MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI SDN 2

CIRAPUHAN

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat menempuh Ujian Sekolah dan
pertanggungjawaban dalam pelaksanaan Kegiatan Prakerin

Disusun oleh :
Nama :Entin Saptinah
Nis. :

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK PGRI SELAAWI
TAHUN PELAJARAN 2022/2023
HALAMAN PRINSIP

Motto:

"A person who never made a mistake never tried anything new." (Orang yang tak pernah
melakukan kesalahan adalah orang yang tak pernah mencoba sesuatu yang baru).

"The harder the conflict, the more glorious the triumph." (Semakin sulit perjuangannya,
semakin besar kemenangannya).

"The Experience is learning and the best teacher". (Pengalaman adalah pembelajaran
dan guru terbaik).

Terjemahan ayat Al -Qur'an:

Firman Allah
‫وسعها إال نفسا ً هللا يكلف ال‬, yang artinya bahwa Allah tidak membebani seseorang di luar
kemampuannya. (Al-Baqarah: 286)
 MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI SDN 2

CIRAPUHAN

Disusun oleh:
Nama :Entin Saptinah
Nis :

Nama tempat prakerin :SDN 2 CIRAPUHAN

Alamat :Kp. Sindang kopo, Desa .Cirapuhan
Kecamatan selaawi ,kabupaten garut
Disahkan di :SDN 2 CIRAPUHAN
Pada tanggal :

Disahkan Oleh:

Pinpinan/ Pembingbing pkl

Direktur perusahaan Manager perusahaan

Cucu Nur Hayati.spd.i Asep Ginanjar,s.p.pd.

 MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI SDN 2

CIRAPUHAN

Disusun oleh:
Nama :Entin Saptinah
Nis :

Disahkan di :SMK PGRI SELAAWI

Pada tanggal :

Disahkan oleh :
Kaprog ap Pembingbing pkl

Danyu Suryani S,E Asep ginanjar,S.Pd.

Disetujui oleh
Kepala smk pgri selaawi

Dr.H Entis suntara,s.pd,i,m.si

Nip.-196906152014091001
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah Swt. karena atas rahmat dan hidayah-

Nya penulis dapat menyelesaikan laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini tepat

waktu.

Laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yang berjudul “MENANGANI

SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI SDN 2 CIRAPUHAN” ini dibuat sebagai

bahan pertanggungjawaban dalam melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)

selama 2 bulan terhitung mulai tanggal 22 Juli 2022 s.d. 22 September 2022. Selain itu,

pembuatan laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini dimaksudkan pula untuk

memenuhi syarat menempuh ujian kompetensi keahlian pada kompetensi kejuruan

Administrasi Perkantoran.

Penulis menyadari laporan prakerin ini masih banyak kekurangan, bahkan jauh dari

kata sempurna. Namun, atas rahmat Allah Swt., bantuan, serta bimbingan dari berbagai pihak

akhirnya laporan prakerin ini dapat terwujud. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati

penulis menerima kritik dan saran dari berbagai pihak.

Selesainya pembuatan laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini tidak

terlepas dari do'a, dorongan, dukungan, bimbingan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh

karena itu, sudah selayaknyalah penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan

yang tinggi kepada semua pihak yang telah berjasa kepada penulis.

Ucapan terima kasih dan penghargaan yang tinggi ini penulis sampaikan kepada

yang terhormat:

1. Dr.H. Entis Suntara, S.Pd.,M.Si. selaku kepala sekolah SMK PGRI Selaawi yang

telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melaksanakan Praktek Kerja

Industri (PRAKERIN), serta menyediakan fasilitas kenyamanan belajar bagi penulis.

 2. Danyu Suryani,SE selaku Kaprog AP (Administrasi Perkantoran) yang telah

mengarahkan, membimbing dan memberikan motivasi kepada penulis untuk

melaksanakan prakerin.

3. Asep ginanjar selaku Guru pembimbing siswa dan pembimbing penulisan laporan

kegiatan di SMK PGRI Selaawi.

4. Cucu nur hayati selaku kepala sekolah SDN 2 Cirapuhan

5. Cucu nur hayati selaku guru pembimbing siswa di SDN 2 Cirapuhan

6. Para petugas di SDN 2 Cirapuhan yang membantu dan mendukung penulis dalam

melaksanakan tugas di sekolah tersebut.

7. Bapak/Ibu guru dan staf Administrasi SMK PGRI Selaawi, serta rekan-rekan dan

seluruh siswa kelas XII baik kejuruan AP maupun TKJ.

8. Orang istimewa yang selalu memotivasi dan memberikan dukungan kepada penulis

yang tiada hentinya.

9. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung

sehingga penyusunan laporan prakerin dapat diselesaikan.

Secara khusus penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada keluarga penulis yang

selalu memberi semangat kepada penulis untuk menyelesaikan laporan prakerin ini. Berkat

do'a dan kegigihanya dalam membakar semangat penulis, akhirnya tugas yang sangat

berharga ini berhasil diselesaikan. Semoga semua do'a, dukungan, bimbingan dan bantuan

yang telah diberikan oleh semua pihak di atas mendapatkan pahala berlimpah dari Allah Swt.

DAFTAR ISI
HALAMAN PRINSIP
LEMBAR PENGESAHAN
a. Dari tempat prakerin
b. Dari sekolah
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
1.2. Rumusan Masalah
1.3. Tujuan Penulisan
1.4. Teknik Pengumpulan Data
1.5. Waktu dan Tempat Kegiatan Prakerin
BAB II RUANG LINGKUP PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Perusahaan
2.2. Struktur Organisasi Perusahaan
2.3. Gambaran Pekerjaan
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Landasan Teori
3.2. Uraian Materi
3.3. Pengalaman Prakerin di Lapangan
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP PENULIS

BAB I

Pendahuluan
1.1.latar belakang masalah

Salah satu tugas Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) adalah menghasilkan lulusan atau

tenaga kerja yang terampil di tingkat menengah. Dengan adanya pelaksaan Pendidikan Sistem Ganda

(PSG)/Prakerin ini, yang dimaksud dengan PSG/Prakerin adalah adalah suatu bentuk kegiatan siswa-

siswi yang bersifat ekstrakurikuler yang diwajibkan oleh sekolah selama dua bulan yang merupakan

salah satu persyaratan yang utama untuk mengikuti Ujian Nasional (UN). Maka diharapkan pihak

sekolah dan DU/DI dapat memberikan kesempatan kepada siswa dan siswi Sekolah Menengah

Kejuruan (SMK) PGRI Selaawi agar dapat membandingkan antara teori yang didapat di sekolah

dengan kenyataan yang terjadi di dunia usaha.

Siswa dibekali dengan sejumlah pengetahuan dan keterampilan secara teoritis sesuai dengan

program studi masing-masing. Tanpa adanya kerja sama lembaga pendidikan dengan dunia kerja dan

instansi yang terkait, mustahil kegiatan tersebut akan berhasil guna dapat menciptakan tenaga-tenaga

terampil yang siap kerja.

Dengan demikian siswa-siswi dapat memperdalam dan memperluas pengetahuan dan pengalaman

terhadap dunia kerja. Hal ini sangat penting untuk pedoman siswa-siswi karena menjadi bekal untuk

menghadapi dunia kerja yang akan dijalaninya kelak. Maka dari itu laporan penulis diberi judul

“SISTEM PENGARSIPAN BERDASARKAN SISTEM NOMOR".Dalam kegiatan prakerin ini, arsip

dan pengarsipan adalah hal/kegiatan rutin di MTs Ma'arif Putrajawa yang merupakan mata pelajaran

produktif AP (Administrasi Perkantoran) yang sering penulis lakukan dan kerjakan.

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi

pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang

berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi

masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban menajemen. Arsip dapat bermanfaat secara

optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip

dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Apabila suatu arsip

sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan

mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban. Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara
manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga keakuratan dari

sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya ruang, waktu dan biaya. Ketidak efektifan

ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak dan

lainnya. Ketidak efektifan waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena ketidak rapian

dalam administrasi. Ketidak efektifian biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga

membutuhkan perawatan dan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.

Pengarsipan adalah setiap catatan baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat

keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persolan) ataupun peristiwa yang dibuat orang

untuk membantu daya ingat demi keperluan organisasi atau perusahaan baik untuk keperluan

administrasi maupun kepentingan pembuktian nyata dari data tersebut. Pengarsipan dapat diartikan

sebagai proses mengklasifikasi, menata dan menyimpan arsip agar arsip tersebut dapat cepat

ditemukan pada saat dibutuhkan. Dapat juga dikatakan bahwa fungsi dasar pengarsipan adalah

menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman dan suatu cara yang memungkin penemuan arsip

tertentu dengan cepat.

Perusahaan milik pemerintah maupun swasta berhati-hati dan serius dalam melaksanakan

penyimpanan arsip. Hal ini sangat berguna dalam memudahkan kegiatan administrasi

perusahaan atau organisasi tersebut. Menyikapi perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi serta arus informasi di era globalisasi ini, perlu adanya sistem administrasi yang

akurat baik dalam instansi pemerintahan maupun swasta Setiap organisasi dalam mencapai

tujuannya dibutuhkan informasi yang akurat termasuk data lama (arsip).

1.2. Rumusan masalah

dari adanya latar belakang masalah di atas maka dapat diperoleh rumusan masalah sebagai

berikut:

1. Apa yang di maksud pengarsipan surat masuk dan keluar

2. Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar

3. Cara pengurusan surat masuk dan surat keluar si sdn 2 cirapuhan

1.3 tujuan penulisan

1. Untuk mengetahui sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar

2. Untuk mengetahui apa yg d maksud sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar

3. Untuk mengetahui alat bantu/kelengkepan apa saja yang di gunakan pada pengarsipan

surat masuk dan surat keluar

4. Untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan dan menemukan kembali surat masuk

dan surat keluar

1.4.Teknik pengumpulan data.

Adapun teknik pengumpulan data dalam penyusunan laporan dengan melaksanakan

beberapa cara, antara lain :

1. Interview(wawancara)

Dengan cara menanyakan nya kepala kepala sekolah dan para guru yang ada di sekolah

Sdn 2 Cirapuhan.

2. Mengikuti kegiatan prakerin di lapangan /observasi

Dengan membaca data yang ada di sdn 2 cirapuhan dan memahami apa saja yank

dilakukan saat melaksanakan kegiatan prakerin.

3. Mencari sumber lain melalui media internet.

1.5 waktu dan tempat kegiatan prakerin

Adapun waktu dan tempat kegiatan prakerin.yaitu sebagai berikut:

Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan prakerin di laksanakan terhitung dari tanggal 22 juli

2022 s.d 24 september 2022 yang berlokasi di sdn 2 cirapuhan yang beralamat kp. Sindang

kopo desa cirapuhan kecamatan selaawi kabupaten garut

 BAB II

Ruang lingkup sdn 2 cirapuhan

2.1 Sejarah singkat sdn 2 cirapuhan

SDN 2 Cirapuhan adalah Sekolah Dasar yang bertempat di kp.Sindangkopo Desa Cirapuhan

Kecamatan Kabupaten Garut Provinsi Jawa Barat dengan kode pos 44187 yang pertama kali didirikan

sejak tahun 1968.

SDN 2 Cirapuhan memiliki sebidang tanah milik desa cirapuhan yang beralamat di sindang

kopo desa cirapuhan kecamatan selaawi yang bernomor persil 144 dengan panjang 37 M lebar 20 M

dan luas seluruhnya yaitu 740 M2.

SDN 2 cirapuhan berbatasan sebelah utara dengan Carik Desa SDN 1 cirapuhan

sebelah timur Carik Desa kantor pemerintahan desa di sebelah selatan berbatasan dengan

saluran air cilombang dan sebelah barat berbatasan dengan Carik desa dengan status tanah

tersebut adalah guna pakai.

SDN 2 Cirapuhan mempunyai Visi Misi sebagai berikut:

Visi :

•Terciptanya insan yang beriman, unggul dalam prestasi dan berbudi luhur

Misi :

1. Meningkatkan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2. Mengembangkan kegiatan pembelajaran yang aktif, kreatif, inovatif dan

menyenangkan.

3. Menumbuhkan semangat berprestasi.

4. Menerapkan dan membiasakan perilaku bernuansa islami yang dilandasi iman dan

taqwa dalam kehidupan di sekolah.

Profil SDN 2 Cirapuhan

 a. Nama Instansi : SDN 2 Cirapuhan

b. Alamat Instansi :

c. Jalan/Kampung : Kp. Sindang Kopo

d. Desa : Cirapuhan

e. Kecamatan : Selaawi

f. Kabupaten : Garut

g. Provinsi : Jawa Barat

h. Kode Pos : 44187

2.2. Struktur organisasi sdn 2 cirapuhan

2.3 Gambaran Pekerjaan SDN 2 Cirapuhan

 Gambaran pekerjaan SDN 2 CIRAPUHAN sebagai lembaga pendidikan secara umum

menyelenggarakan pendidikan sekolah dasar. Penyelenggaraan pendidikan tersebut adanya

proses belajar dan mengajar serta pelayanan administrasi ketatausahaan. Adapun secara

khusus gambaran pekerjaan SDN 2 CIRAPUHAN yaitu sebagai berikut:

1. Kepala sekolah sebagai pendidik yaitu membimbing guru, karyawan, siswa, dan staf

melalui pelatuhan atau program sekolah seperti penataan, diklat, seminar, diskusi,

dan sebagainya.

2. Kepala sekolah sebagai manajer yaitu mengelola administrasi kegiatan belajar dan

ketenagapendidikan, pembelajaran, administrasii administrasi kesiswaan

administrasi sarana/prasarana.keuangan, dan aadministras

3. Wali kelas berperan dalam kepengurusan dan pengelolaan kelas serta

penyelenggaraan administrasi kelas.

4. Koordinasi Instruktur melaksanakan proses pembelajaran rutin pada peserta

pelatihan,melakukan usulan perubahan kurkulum dan sarana prasarana sesuai

kebutuhan dan perkembangan teknologi.

 BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatuorganisasi/perusahaan yang berasal dari

seseorang atau dari suatu organisasi.Sedangkan surat keluar adalah surat-surat yang

dikeluarkan/dibuat suatuorganisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik

perseoranganmaupun kelompok.

Dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi, ada dua pola yang di gunakan,Yaitu:

1. Pola Sentralisasi

Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat,yaitu ada unit

tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh

bagian yang ada di kantor tersebut, termasukmenangani surat masuk dan surat keluar.

2. Pola DisentralisasiPola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian

dariunit yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan olehseorang

sekretaris atau dibantu oleh beberapa orang administrasi pada unitmasing-masing.

Dalam penanganan surat ada beberapa perlengkapan yang harusdisediakan, yaitu:

1. Baki surat (tray)Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada. Selain itu, dapat

berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya, seperti baki suratkeluar, baki

surat masuk dan baki surat tunda. Baki surat diletakkan di mejasekretaris dan meja pimpinan

yang mudah dijangkau

2. Buku agenda surat masuk

 agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda. Buku

ini digunakan untuk mencatat data surat yang masuk atou keluar.

3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasiaPeralatan ini

harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistemkartu kendali. Peralatan ini

digunakan untuk mencatat data surat yang masukmaupun keluar.

4. Secretaries desk file

Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengankelompok berkas yang

ditangani.

5. Alat tulis

Contoh alat tulis antara lain pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler,dan penjepit

kertas.

6. Kertas dan amplop

Kertas surat (dengan kop surat atau polos) dan amplop dengan berbagaiukuran.

7. Alat pembuka surat

Dapat berupa alat manual, seperti pisau atau gunting, atau yang elektrikdengan mesin

pembuka surat.

8. Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel pperusahaa

9. Formulir tanda terima/Buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisidigunakan pada

pola sentralisasi.Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan

10. Lembar disposisi

 Lembaran isi untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan prosestindak lanjut

dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada

pola desentralisasi, disposisi langsung padasuratnya.

3.1.1 Pengurusan surat masuk dan surat keluar

a. Pengurusan surat masuk

Prosedur pengurusan surat masuk sistem agenda adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan surat

Penerimaan suratPenerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di

bagian depan kantor atau front office,seperti satpam dan resepsionis

(receptionist ).Kegiatannya mulai dari menerima sampai menyimpan arsip. Karena

tempatmereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yangmasuk,

baik yang diantar oleh petugas maupun seorang kurir, merekalah yangseringkali menerima

surat. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiapsurat yang masuk, meneliti

ketepatepatan alamat dan menaandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah di terima.

2. Penyortiran surat

Penyortiran suratSetelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan

berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk perseorangan danmenyangkut masalah

pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamatyang dituju, tetapi apabila surat

itu merupakan surat dinas karena menyangkutkepentingan perusahaan/organisasi, maka surat

tersebut harus diproses lebihlanjut.

3. pencatatan surat

Pencatatan suratPencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas

dapatmembuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakansurat

dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidakdiperbolehkan membaca

surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatanini sangat penting dilakukan, karena

dapat diketahui volume surat masuk setiaphari, minggu, bulan dan tahun. Juga memudahkan
 dalam penyimpanan sehinggasurat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya

petugasmembubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat.Kemudian

petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan denganmelampirkan lembar disposisi

untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitandengan penanganan atau proses selanjutnya dari

surat tersebut.

4. Pengarahan surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat

berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena

pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan

dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus

memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan

dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh

pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan

instruksi pimpinan tersebut.

5. Penyampaian surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar oposisi, maka surat tersebut berikut

lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di

lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut

diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat

surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus

menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.

Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :

 Buku ekspedisi intern

Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di

dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

  Buku ekspedisi ekstern

Buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di

luar organisasi/perusahaan.

6. Penyimpanan surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha

untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad,

sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

3.2.Pengurusan surat keluar

A .Sistem Buku Agenda

1. Pembuatan konsep

Konsep surat sering disebut dengan draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer, untuk

membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas

buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi banyak kesalahan. Saat ini

mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang

lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah

langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang

lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

2. Persetujan konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan

persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai

atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka

pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

3. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku

agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor

surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

4. Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya

dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul

surat yang akan digunakan.

5. Pemeriksaan pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai

ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walaupun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa

angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus

memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu,

konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

6. Penandatanganan surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab

terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

7. Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai

tanda sahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian

cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan

tersebut.

8. Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat

surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar

Ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling

cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu

dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

9. Menyampul surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan

direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

 Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

 Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

 Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul

disebelah kiri.

 Perangko secukupnya.

 Pengiriman susurat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur

pengurusan surat, baik surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat

yang tepat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

1) jenis surat;

2) .informasi yang tercantum dalam surat;

3) tujuan/alamat surat;

4) volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1) Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada

alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta
 tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku

Ekspedisi Ekstern.

2) Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan

menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah

dikirim melalui pos.

3) Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

4) Melalui internet.

10.Penyimpanan surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2

disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan.

Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

1. Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar

kedua untuk arsip.

2. Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup

dibuat satu lembar saja, setelah ditandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin

pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk

alamat yang dituju.

3.3 Pengalaman Prakerin di SDN 2 Cirapuhan

Rentang waktu yang begitu singkat yakni kurang lebih 2 bulan penulis

melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) di SDN 2 Cirapuhan memberikan

pengalaman tersendiri. Pengalaman tersebut di bagi dalam pengalaman umum dan

pengalaman khusus. Pengalaman umum Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) di SDN 2

Cirapuhan yaitu pelaksanaannya dapat dilewati dengan baik.

 Adapun pengalaman khusus melaksanakan Praktik Kerja Industri

(PRAKERIN) di SDN 2 CIRAPUHAN ini yaitu sebagai berikut.

1. Rentang waktu 2 bulan lamanya menjadi gambaran dan garapan bidang pekerjaan di

SDN 2 Cirapuhan.

2. Penulis mendapatkan pengetahuan dalam dunia Industri dan pendidikan.

3. Waktu pelaksanaan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini yang 2 bulan lamanya

penulis mendapatkan banyak pengalaman dalam dunia industri dan pendidikan.

4. Penulis menjadi bisa mengembangkan pelajaran yang dipelajari disekolah sesuai

dengan kompetensi jurusan Teknik Komputer dan Jaringan (TKJ).

5. Penulis juga diajarkan kedisiplinan dan etika dalam dunia industri dan dunia

Pendidikan.
Adapun rincian singkat penulis dalam melaksanakan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)

di SDN 2 Cirapuhan tersaji pada tabel berikut:

N
KEGIATAN KETERANGAN
O

Pemberangkatan menuju SDN 2 Peserta Prakerin bersama pembimbing

Cirapuhan pada tanggal 21 juli 2022

1

Serah terima peserta prakerin kepada Peserta Prakerin bersama pembimbing

kemitraan SDN 2 Cirapuhan pada tanggal 21 juli 2022

2

3 Pengarahan bidang pekerjaan peserta Peserta Prakerin bersama kemitraan

prakerin bersama kemitraan SDN 2 SDN 2 Cirapuhan Muda pada tanggal 21

Cirapuhan juli 2022

4 Penempatan bidang dan bekerja Dilaksanakan oleh peserta prakerin pada

sesuai perintah yang diperintahkan waktu efektif sesuai kerja masing-

masing

5 Monitoring pembimbing sekaligus Dilaksanakan pada tanggal 24 september

penarikan peserta prakerin sebagai 2022

akhir kegiatan prakerin.

 BAB IV PENUTUP

4.1.KESIMPULAN

Praktik Kerja Industri (prakerin) merupakan kegiatan yang sangat bermanfaat bagi

siswa-siswi yang mengenyam pendidikan di sekolah menengah kejuruan (SMK).

Melalui kegiatan ini siswa-siswi dapat mengenal dan mengetahui lebih jauh bagaimana

pelaksanaan kerja di lapangan sesuai dengan keahliaan dan kompetensi yang dimiliki

masing-masing.

Di satu sisi, siswa-siswi dapat melihat gambaran mengenai peluang kegiatan

berwirausaha di masa yang akan datang. Siswa-siswi akan mengetahui standar kompentensi

yang akan dijadikan peluang kerja dan kesempatan kerja. Dengan peluang dan kesempatan

tersebut siswa-siswi dapat memanfaatkan keadaan untuk nantinya dijadikan lapangan

pekerjaan.

Pelaksanaan praktik kerja industri (prakerin) dibutuhkan kualifikasi keilmuan dan

keterampilan yang cukup demi menjalankan beban tugas yang diberikan. Hal ini sempat

dialami oleh penulis yang siap ditempatkan untuk menangani lembar tugas siswa yang

ditata dengan sistem kearsipan. Penulis pun merasa bangga karena melalui garapan bidang

pekerjaan tersebut bisa mendapatkan ilmu, wawasan, dan pengalaman untuk dijadikan

pedoman bekerja di masa yang akan datang.

Pendek kata, praktik kerja industri (prakerin) yang telah dilaksanakan penulis di MTs

Ma’arif putrajawa ini dapat terlaksana dengan baik dan lancar sesuai dengan kompetensi

yang dimiliki dan fungsi serta peran kerja yang diarahkan.

4.2.SARAN

Pada bagian ini penulis merumuskan beberapa saran yang ditujukan untuk pihak

MTs Maarif Putrajawa, pihak sekolah, dan pihak pembaca. Adapun saran tersebut yaitu

sebagai berikut.

1. SDN 2 CIRAPUHAN

a. Semoga ruang lingkup kerja bisa lebih kondusif serta lebih meningkatkan cara kerja

yang efektif dan efisien.

b. Pembimbing maupun staf-staf instansi dapat memberikan perhatiannya kepada

peserta prakerin dengan memberikan arahan yang lebih baik dalam memberikan

beban kerja.

c. Diharapkan dalam pelaksanaan prakerin selanjutnya pihak SDN 2Cirapuhan dapat

kembali bekerja sama dengan SMK PGRI Selawi.

2. Pihak sekolah

a. Pembelajaran di sekolah lebih ditingkatkan terutama praktik kompetensi kejuruan

yang akan berguna untuk memasuki dunia kerja.

b. Sarana dan prasarana yang mendukung proses pembelajaran lebih baik dilengkapi

guna mendukung pembelajaran yang efektif.

3. Pihak pembaca

a. Diharapkan dengan adanya penulisan laporan ini, pihak pembaca dapat mengetahui

dan mempunyai gambaran aktivitas penulis selama melaksanakan prakerin.

Semoga penulisan aporan ini dapat menjadi contoh yang baik demi penulisaan laporan

praktik kerja industri (prakerin) selanjutnya.

 DAFTAR PUSTAKA

Djuharie, S. 2005. Panduan Membuat Karya Tulis. Bandung: Penerbit Yamma

Widya

Riyanto, Y. 2010. Metodologi Penelitian Pendidikan. Surabaya: Penerbit SIC. Trian, M.

2016. Penanganan Arsip yang Baik. Makalah (Daring). Tersedia:

http://www.eb.com:180/cgibin/g:DocF=macro/5004/45/0.html. (28 Agustus 2020)

Ubadillah, A. 2015. Sistem Kerasipan. Artikel (Daring). Tersedia: http://
core.kmi.open.ac.uk/download/pdf/12153145 pdf. (28 Agustus 2020)
LAMPIRAN-LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP PENULIS