1.

PENGOLAH DATA SURAT MASUK

a. Pengadministrasi Umum
Pengolah data menerima surat masuk dari pos atau biro jasa pos untuk dilakukan pemilahan/sortir, selanjutnya
disampaikan ke Pengadministrasi Umum untuk dilakukan pengagendaan surat masuk
b. Pengadministrasi Umum
melakukan pencatatan surat masuk dan memberikan lembar disposisi untuk dinaikkan kepada Direktur
c. Direktur
memvalidasi dan mendisposisi surat kepada Wakil Direktur
d. Wakil Direktur
memvalidasi dan mendisposisi surat kepada kabag AUK
e. Kabag AUK
memverifikasi disposisi surat dari Wadir/Direktur kepada Kasubag Umum dan BMN
f. Kasubag Umum & BMN
mengarahkan pendistribusian surat masuk kepada unit terkait yang dituju
g. Pengadministrasi Umum
Pengadministrasi umum mencatat disposisi surat dan mendistribusikan melalui caraka kepada unit yang dituju
h. Pengadministrasi Umum
Caraka menyampaikan surat masuk kepada unit yang dituju/terkait.

2. PENGOLAH DATA SURAT KELUAR

a. Pengadministrasi Umum Unit Kerja
memintakan nomor surat kepada pengadministrasi umum surat keluar
b. Pengadministrasi Umum Surat Keluar
pengadministrasi Umum memproses surat keluar dengan mencatat dan memberikan nomor dan melakukan
stempel surat
c. Pengadministrasi Umum Unit Kerja
memproses surat untuk dilakukan memberikan amplop dan mencatat surat ke expedisi unit kerja, selanjutnya
disampaikan kembali kepada caraka untuk dilakukan pengiriman kepada alamat yg dituju

3. KERUMAHTANGGAAN
a. Pengadministrasi Umum Unit Kerja
mengajukan permohonan konsumsi kepada Kabag AUK, dengan membawa surat undangan kegiatan dan daftar
yang diundang
b. Kabag AUK
memvalidasi persetujuan permohonan konsumsi kepada Kasubag Umum dan BMN untuk difasilitasi.
c. Kasubag Umum dan BMN
memverifikasi dan mengarahkan penyediaan konsumsi kepada Pengadministrasi Umum Kerumahtanggaan
d. Pengadministrasi Umum Kerumahtanggaan
mencatat dan menjadwal layanan penyediaan konsumsi dan selanjutnya melakukan pemesanan.
e. Pengadministrasi Umum kerumahtanggan
mendistribusikan konsumsi kepada pengadministrasi umum unit kerja beserta formulir absensi.
f. Pengadministrasi Umum Unit Kerja
setelah selesai kegiatan menyampaikan kembali absensi kegiatan rapat tersebut kpd pengadministrasi
kerumahtanggan.

4. KEARSIPAN
a. Pengadministrasi Umum Unit Kerja
menyerahkan dokumen arsip kepada Pengadministrasi Umum Kearsipan
b. Pengadministrasi Umum Kearsipan
Mencatat penerimaan penyerahan arsip dan melaporkan kepada Kasubag Umum dan BMN
c. Kasubag Umum dan BMN
memverfikasi dan mengarahkan kepada Pengolah Data Kearsipan untuk diproses lebih lanjut.
 d. Pengolah Data Kearsipan
memproses pengolahan data arsip dan menyerahkan dokument arsip kepada Pengadministrasi Umum
Kearsipan untuk dilakukan penyimpanan dan pemeliharaan.
e. Pengadministrasi Umum Kearsipan
Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan

5. KEPROTOKOLAN
a. Tamu Pimpinan
melaporkan atas kunjungan kepada Sekretaris Pimpinan dan mengisi buku tamu
b. Sekretaris Pimpinan
memverifikasi dan memberikan kartu tamu.
c. Sekretaris Pimpinan
melaporkan ke pimpinan terkait untuk mendapatkan petunjuk arahan dan persetujuan.
d. Sekretaris Pimpinan
mengatur pertemuan dengan pimpinan.
e. Tamu Pimpinan
setelah selesai pertemuan dengan pimpinan menyerahkan kembali kartu tamu.

6. KEAMANAN DAN KETERTIBAN KAMPUS

a. Kepala Unit/Penanggungjawab kegiatan
menyampaikan pemberitahuan kegiatan kepada Kabag AUK untuk mendapatkan fasilitas keamanan dan
ketertiban
b. Kabag AUK
memvalidasi kegiatan dan memberikan petunjuk kepada Kasubag Umum dan BMN untuk dilakukan
pengamanan dan ketertiban kegiatan/acara.
c. Kasubag Umum dan BMN
memverifikasi dan memberikan arahan kepada Ka. Satpam untuk melakukan pengaman kegiatan/acara
d. Ka. Satpam
melakukan koordikasi dengan jajaran Staf Satpam dan Parkir untuk pengamanan kegiatan/acara
e. Ka. Satpam
menyampaikan laporan kepada Kasubag Umum dan BMN.

7. PERMOHONAN KEBUTUHAN BARANG HBS PAKAI (ATK & KERUMAHTANGGAAN)

a. Pengadminstrasi umum unit kerja
Mengisi form kebutuhan barang untuk diajukan dan dimintakan persetujuan atasan langsung
b. Atasan langsung
Memvalidasi dan menyetujui permohonan kebutuhan barang habis pakai
c. Pengadminstrasi umum unit kerja
Mengajukan permohonan barang habis pakai kepada kasubag umum dan bmn untuk mendapatkan
persetujuan.
d. Kasubag umum dan bmn
Memverifikasi persetujuan permohonan kebutuhan barang dan memintakan validasi kepada kabag AUK
e. Kabag AUK
Memvalidasi persetujuan permohonan kebutuhan barang untuk diproses pengeluaran barangnya oleh kasubag
umum dan bmn.
f. Kasubag umum dan bmn
Mesdisposisi pengeluaran barang kepada pengolah data barang persediaan
g. Pengolah data barang persediaan
Menyerahkan dan mengarahkan kepada pengelola adm umum untuk dilakukan penjadwalan pengambilan
barang persediaan
h. Pengadministrasi Umum Persediaan
Menyerahkan dan melakukan pengeluaran barang kepada Pengadministrasi Umum Unit Kerja
8. DISTRIBUSI BARANG
a. Pengadminstrasi umum unit kerja
Mengisi form kebutuhan barang inventaris untuk diajukan dan dimintakan persetujuan atasan langsung
b. Atasan langsung
Memvalidasi dan menyetujui permohonan kebutuhan barang inventaris
c. Pengadminstrasi umum unit kerja
Mengajukan permohonan barang inventaris kepada kasubag umum dan bmn untuk mendapatkan persetujuan.
d. Kasubag umum dan bmn
Memverifikasi persetujuan permohonan kebutuhan barang dan memintakan verifikasi kepada kabag AUK
e. Kabag AUK
memverifikasi persetujuan permohonan kebutuhan barang untuk dimintakan validasi persetujuan kepada
wadir bidang umum dan keuangan.
f. Wadir Bidang Umum dan keuangan
Melakukan validasi persetujuan permohonan kebutuhan barang inventaris untuk diproses lebih lanjut oleh
kabag AUK.
g. Kabag AUK
Mengarahkan kepada kasubag umum dan bmn untuk diproses pendistribusian barang inventaris
h. Kasubag umum dan bmn
Mesdisposisi pengeluaran barang inventaris kepada pengolah data barang inventaris
i. Pengolah data barang inventaris
Mengarahkan dan mengkoordinir kepada pengadm umum untuk melakukan pendistribusian barang inventaris
kepada pengadm umum unit kerja.

9. PENATAUSAHAAN BARANG INVENTARIS HASIL PENGADAAN

a. Rekanan
Mengirim barang sesuai SPK dan diserahkan kepada tim penerimaan hasil pekerjaan.
b. Tim penerimaan
Memeriksa barang dan dokumen barang serta membuat berita acara penerimaan dan penyerahan barang oleh
PPK kepada KPA
c. PPK
Memverifikasi berita acara penerimaan dan penyerahan barang kepada KPA
d. KPA
Memvalidasi berita acara penerimaan dan penyerahan barang kepada kabag AUK untuk dilakukan inventarisasi
dan pendistribusian
e. Kabag AUK
Memverifikasi barang hasil pengadaan untuk diinventarisasi dan didistrribusikan oleh kasubag umum dan bmn
f. Kasubag umum dan bmn
Memverifikasi dan mengarahkan barang hasil pengadaan kepada pengolah data barang inventaris untuk
diinventarisasi dan didistribusikan (ditatausahakan)
g. Pengolah data barang inventaris
Melakukan proses penatausahaan barang inventaris (pencatatan, pengklasifikasian), Selesai proses
penatausaahaan inventaris selanjutnya dikoordinasikan kpd pengadministrasi umum barang inventaris untuk
dilakukan kode dan distribusi
h. Pengadministrasi Umum Barang Inventaris
Melakukan kodefikasi/penomoran dan distribusi

10. PEMELIHARAAN DAN PERBAIKAN BMN

a. Kepala Unit Kerja
Mengajukan permohonan surat pemeliharaan dan perbaikan BMN (gedung, peralatan kantor, peralatan lab.
dan mebelair) kepada Wadir Bidang Umum dan Keuangan.
 b. Wadir Bidang Umum dan Keuangan
Melakukan verifikasi dan validasi usulan dari Kepala Unit Kerja dan mendisposisi kepada Kabag Administrasi
Umum dan Keuangan
c. Kabag Administrasi Umum dan Keuangan
Disposisi usulan dari Wadir Bidang Umum dan Keuangan terkait tentang perkerjaan pemeliharaan dan
perbaikan BMN serta mendisposisi kepada Kasubag Umum dan BMN
d. Kasubag Umum dan BMN
Memverifikasi usulan pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan BMN dan mendisposisi kepada Pengelola BMN
untuk dilakukan supervisi dan identifikasi
e. Pengelola BMN
Melakukan supervisi dan melaporkan hasil identifikasi kepada Kasubag Umum dan BMN
f. Kasubag Umum dan BMN
Melakukan verifikasi dan menyusun rencana anggaran biaya pemeliharaan dan perbaikan BMN kepada Kabag
Administrasi Umum dan Keuangan
g. Kabag Administrasi Umum dan Keuangan
Memvalidasi pelaksanaaan perbaikan dan pemeliharaan BMN kepada Kasubag Umum dan BMN
h. Kasubag Umum dan BMN
Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan BMN serta mengkoordinasikan hasil pekerjaaan kepada Pengelola
BMN.
i. Pengelola BMN
Membuat berita acara serah terima hasil pekerjaan perbaikan kepada Kepala Unit Kerja dan didokumentasikan
oleh Pengadministrasi BMN
j. Pengadministrasi Umum BMN
Melakukan pengarsipan berita acara hasil pekerjaan perbaikan.

11. PEMINJAMAN BMN

a. Penanggungjawab Kegiatan
Mengajukan surat permohonan peminjaman dan penggunaan bmn kepada Wadir Bidang Umum dan Keuangan
b. Wadir Bidang Umum dan Keuangan
Memvalidasi surat permohonan dan mendisposisi persetujuan kepada Kabag Administrasi Umum dan
Keuangan
c. Kabag Administrasi Umum dan Keuangan
Memvalidasi surat permohonan dan mendisposisi kepada Kasubag Umum dan BMN
d. Kasubag Umum dan BMN
Memverifikasi surat permohonan dan mendisposisi kepada Pengelola BMN untuk dilakukan identifikasi jadwal
kegiatan
e. Pengelola BMN
Mengidentifikasi jadwal kegiatan kepada Penanggungjawab Kegiatan.

12. PENARIKAN BMN

a. Kepala Unit
Mengajukan permohonan penarikan BMN kepada Wadir Bidang Umum dan Keuangan
b. Wadir Bidang Umum dan Keuangan
Memvalidasi dan mendisposisi kepada Kabag Administrasi Umum dan Keuangan untuk dilakukan penarikan
BMN
c. Kabag Administrasi Umum dan Keuangan
Memvalidasi dan mendisposisi kepada Kasubag Umum dan BMN untuk penarikan BMN
d. Kasubag Umum dan BMN
Mengidentifikasi usulan penarikan BMN dan mendisposisi kepada Pengelola Barang untuk dilakukan supervisi
dan penarikan BMN
e. Pengelola BMN
Melaksanakan penarikan dan menatausahakan BMN