BAB IV

HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Kegiatan

4.1.1 Kegiatan Utama

Kegiatan utama yang diberikan Perum Bulog Divre Sulselbar kepada

Penulis selama melakukan KKLP adalah :

a. Rekapitulasi Surat Perintah Kerja (SPK ) untuk kegiatan spraying pada

fumigasi dan spraying rutin.

b. Membuat laporan mingguan Pest Quality Control (PQC).

c. Perhitungan estimasi biaya untuk kegiatan spraying dan sprating pada

fumigasi.

d. Verifikasi berita acara (BA) dan SPK kegiatan Spraying tiap-tip Subdivre

dan Kansilog.

e. Membuat Nota Intern dan Nota Verifikasi.

4.1.2 Kegiatan Tambahan

Selain mengerjakan kegiatan utama penulis juga mengerjakan kegiatan

tambahan yang diberikan oleh bidang lain yaitu :

a. Verifikasi dokumen Raskin.

b. Rekapitulasi rincian penggantian Biaya Operasional Pendistribusian (BOP)

Raskin. Mengarsip MBA 1, MDO dan BAST (Berita Acara Serah Terima)

c. Rekapitulasi temuan dan tindak lanjut hasil verifikasi Raskin tiap Subdivre

dan Kansilog.

39
 40

4.1.3 Masalah dan Solusi

a. Masalah

Masalah yang dihadapi selama KKLP yaitu pada saat penginputan

untuk pembuatan laporan lima belas harian (PQC) terjadi kesalahan atau

perbedaan antara laporan yang dikirim dari tiap-tiap subdivre dengan

laporan bagian Perawatan Kualitas dan Pengendalian Mutu (P2M) yang

biasa disebabkan oleh kesalahan pengimputan atau penggunaan rumus.

b. Solusi

Untuk menyelesaikan masalah yang terjadi, penulis harus

menyesuaikan laporan antara subdivre dan bagian Perwatan Kualitas dan

Pengendalian Mutu (P2M) Perum Bulog Divre Sulselbar dengan meminta

bantuan kepada pembimbing teknis dan pembimbing teknik harus

melakukan koordinasi dengan subrivre untuk menyeimbangkan laporan

yang dibuat.

4.1.4 Temuan Ditempat KKLP

Hal-hal yang penulis dapatkan selama melaksanakan Kuliah Kerja

Lapangan Profesi (KKLP) adalah :

a. Penulis dapat membuat laporan Pest Quality Control (PQC) yang mana

laporan ini berisi laporan kondisi kualitas, umur simpan per enam bulan dan

tingkat serangan hama sesuai dengan arahan yang diberikan oleh

pembimbing teknis ditempat pelaksanaan KKLP.

b. Penulis juga dapat mengetahui bagaimana dunia kerja secara langsung.

 41

4.2 Pembahasan

4.2.1 Pihak-pihak yang terkait

Pihak-pihak yang terkait dalam proses pengeluaran kas bagian

Perawatan Kualitas Dan Pengendalian Mutu (P2M) Perum Bulog Divre

Sulselbar adalah sebagai berikut :

a. Seksi pengendalian Mutu dan Pengendalian Kualitas (P2M)

Melakukan operasional dan Administrasi perasaan serta pengendalian mutu,

kemudian melaporkan kegiatan perawatan dan pengendalian mutu.

b. Kepala Bidang Administrasi dan Keuangan

Memiliki tugas pokok melaksanakan pengelolaan SDM dan Hukum,

Sekretariat, umum, humas, keuangan akuntansi, perpajakan, manajemen

risiko dan kepatuhan.

c. Seksi Keuangan

Melakukan administrasi dan verifikasi seluruh proses penerimaan dan

pengeluaran transaksi keuangan. Seperti membuat Voucher (Bukti

Pengeluaran Kas/Bank).

d. Kepala bidang Operasional dan Pelayanan Publik

Mempunyai fungsi merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, dan

mengevaluasi pelaksanaan yang berkaitan dengan pergudangan, persediaan,

angkutan, perawatan kualitas, dan penyaluran.

 42

e. Kepala Devisi Regional Sulselbar

Mempunyai tugas membawahi seluruh bagian yang ada dalam struktur

organisasi pada Kantor Perum Bulog Divre Sulselbar dan berfungsi untuk

mengawasi pelaksanaan operasional perusahaan.

f. Seksi Akuntansi

Melakukan Pencatatan, pengecekan, pengoreksian, dan pengarsipan seluruh

transaksi keuangan.

4.2.2 Dokumen yang terkait

Adapun dokumen yang digunakan dalam proses pengeluaran kas bagian

Perawatan Kualitas dan Pengendalian Mutu Perum Bulog Divre Sulselbar adalah

sebagai berikut :

a. Nota Intern

Merupakan dokumen yang dikirim oleh Kabid OPP kepada Kepala Bulog

Divre Sulselbar untuk perohonan realisasi pembayaran pelaksaan fumigasi

dan spaying yang dilakukan di gudang Bulog.

b. Nota Verifikasi

Merupakan dokumen yang digunakan untuk mengecek mengenai jumlah

biaya dan pemeriksaan bukti-bukti serta tujuan dana dikeluarkan oleh Perum

Bulog terkait pelaksanaan fumigasi dan spraying digedung Bulog. Dokumen

ini ditandatangani oleh Kepala Bidang Operasional dan Pelayanan Publik,

Kas Keuangan dan Kepala Bidang Administrasi dan Keuangan.

 43

c. Bukti Pengeluaran Kas/Bank

Merupakan dokumen yang berisi penerimaan dana dan jumlah yang harus

dibayarkan oleh Perum Bulog Divre Sulselbar. Dokumen ini ditandatangani

oleh Kepala Bidang Administrasi dan Keungan, Kasi Akuntansi, dan kasi

Keuangan serta penerima dana.

d. Surat Perintah Kerja (SPK)

Telah diuraikan sebelumnya tentang Surat Perintah Kerja bahwa surat

perintah kerja ini dibuat sebagai acuan untuk melaksanakan kegiatan

fumigasi dan spraying di gudang Bulog maupun gudang Fillial yang sengaja

disewa oleh Perum Bulog untuk membantu menyimpang barang komoditi

Bulog.

e. Berita acara fumigasi dan Spraying.

Dokumen Berita Acara berisi berbagai informasi tentang gudang yang

difumigasi dan dispraying seperti nama gudang, alamat gudang, jumlah

komoditi gudang, ukuran gudang, jenis hama yang menyerang, peralatan

yang digunakan serta penggunaan obat.

f. Denah Stafel

Dokumen yang dibuat oleh administrasi pelasana kegiatan fumigasi dan

spraying di gudang. Denah stafel adalah dokumen yang berisi tentang

jumlah tonage barang komoditi yang telah difumigasi dan ukuran gudang

yang dispraying oleh Regional Manager UB-Jastasma dan diketahui oleh

pihak gudang yakni kepala gudang terkait.

 44

g. Debet Nota

Merupakan dokumen yang memuat tentang perhitungan berapa besar

jumlah yang harus dibayarkan Perum Bulog Divre Sulselbar kepada pihak

yang telah melaksanakan kegiatan spraying dan fumigasi.

h. Catatan Akuntansi Pengeluaran Kas

Mencatat transaksi keuangan kas berdasarkan dokumen yang telah

diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

4.2.3 Prosedur Pengeluaran Kas Seksi Perawatan Kualitas Dan Pengendalian

Mutu (P2M)

Langkah-langkah urutan Prosedur Pengeluaran Kas pada Divisi

Perawatan Kualitas dan Pengendalian Mutu:

a. Seksi perawatan kualitas dan pengendalian mutu (P2M) membuat nota

intern sesuai dengan dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan

spraying dan fumigasi, seperti SPK (Surat Perintah Kerja, Berita Acara,

Denah Stapel, Debet Nota verifikasi, dan Nota intern). Pada bagian ini

semua dokumen akan diperiksa dan dicocokkan.

b. Setelah kasi P2M membuat nota intern, kemudian diserahkan kepada kepala

Bidang Operasional dan Pelayanan Publik untuk diperiksa. Apabila nota

intern yang dibuat Kasi P2M disetujui nota Intern tersebut akan diteruskan

kepada Kepala Devisi Regional Perum Bulog Divre Sulselbar.

c. Kepala Devisi Regional Perum Bulog Divre Sulselbar yang telah menerima

nota intern akan memberikan disposisi untuk dilanjutkan ke Kepala Bidang

 45

Administrasi dan Keuangan. Apabila Kadivre tidak memberikan disposisi

maka nota intern akan dikembalikan kepada Kepala Bidang Operasional dan

Pelayanan Publik untuk diperbaiki kembali.

d. Dokumen atau nota intern yang telah mendapatkan disposisi oleh Kepala

Devisi Reginal Perum Bulog Divre Sulselbar akan dikembalikan kepala

seksi P2M untuk dibuatkan nota verifikasi.

e. Nota verifikasi yang dibuat oleh Kasi P2M akan diperbanyak dan diberikan

kepada Kepala Bidang Administrasi dan Keungan untuk diotorisasi,

kemudian di lanjutkan ke seksi keuangan.

f. Setelah seksi keuangan menerima dokumen yang telah diotorisasi oleh

kepala Bidang Administrasi dan Keuangan, maka seksi keuangan akan

membuatkan bukti pengeluaran kas/bank. Bukti pengeluaran kas/bank yang

telah dibuat oleh seksi keuangan kemudian akan kembali diserahkan kepada

Kepala Bidang Administrasi dan Keuangan untuk ditandatangani.

g. Setelah semua dokumen ditandatangani oleh Kepala Bidang Administrasi

dan Keuangan, Kemudian akan diserahkan kepada kasir untuk dilakukan

pencarian atau transfer kerekening pihak yang bersangkutan.

h. Setelah dilakukan pencarian dokumen tersebut akan diserahkan kepada

bagian akuntansi untuk dicatat atau dijurnalkan.

4.2.4 Pengendalian Internal Atas Pengeluaran Kas

Pengendalian Internal atas pengeluaran kas yang dilakukan oleh Perum

Bulog Divre Sulsebar adalah sebagai berikut :

 46

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas unsur pengendalian internal, steruktur organisasi dalam pengeluaran

kas pada perum Bulog Divre sulselbar telah menetapkan pemisahan antara

fungsi akutansi dan fungsi penyimpanan kas. perum Bulog Divre sulselbar

menetapkan bahwa sistem pengeluaran kas tidak boleh dilakukan oleh

bagian akutansi dari awal sampai akhir. Untuk mengeluarkan kas dengan

menggunakan voucher dan tunai melibatkan staf keuangan. Kepada bidang

Administrasi dan keuangan serta pimpinan perusahaan.

b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Transaksi pengeluaran kas hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat

yang berwenang untuk menyetujui terjadi transaksi tersebut. Semua

dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran kas harus diotorisasi

oleh pejabat yang berwenang.

c. Prosedur-prosedur dokumentasi

Setiap dokumen yang diotorisasi akan dibubuhi tandatangan pihak yang

memberikan persetujuan sehingga setiap dokumen dapat diketahui siapa

penanggungjawabnya. Setiap bidang yang bersangkutan akan memiliki yang

difotocopy dan disimpan sebagai arsip bidang terkait.

d. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi

Untuk kas yang ada ditangan disimpan dalam brankas besi yang berada

dalam ruangan tersendiri yang terpisah dengan karyawan lainnya. ruangan

tersebut hanya berisi satu orang yaitu kasir dan hanya pihak yang
 47

berkepentingan yang boleh memasuki ruangan tersebut. Hal ini untuk

melindungi kasir dari kehilangan dan pencurian.

e. Verifikasi Internal Secara Independen.

Perum Bulog Divre Sulselbar memiliki Internal Control Officer (ICO) yang

mempunyai tugas untuk melakukan konfirmasi, evaluasi, verifikasi, dan

review terhadap pelaksanaan kegiatan operasional dan keuangan diwilayah

kerja Divre, sesuai prosedur dan program kerja yang ditetapkan oleh Perum

Bulog dalam rangka penguatan pengendalian internal. Sehingga semua

kegiatan yang berkaitan dengan opersional dan keuangan akan di verifikasi

oleh Internal Control Officer.

f. Pengendalian sumber daya manusia

Perum Bulog Divre Sulselbar melaksanakan penerimaan karyawan secara

objektif untuk mendapatkan karyawan yang bermutu, memiliki pengetahuan

dan kecakapan. Kemudian karyawan akan memperoleh traning agar

menjadi pegawai yang cakap dalam melaksanakan tugas yang dipercayakan.

Karyawan Perum Bulog Divre Sulselbar akan dirotasi sesuai dengan

keputusan yang dikeluarkan oleh Kadivre.

 48

4.2.5 Prosedur Pengeluaran Kas Bagian Perawatan Kualitas danPengendalianMutu

(P2M)

Kabid. Administrasi & Keuangan Seksi Keuangan Seksi Akuntansi

Mulai

Nota Intern 6
Nota Verif 5
Denah Stafel 4
Debet Nota 3
Berita Acara 2
Spk 1

Membuat Nota Intern Mendisposisi

Memeriksa nota
intern

Nota Intern Menyetujui

Fotocopi nota intern

Nota Intern 2 T
Nota Intern 1

Membuat Nota Verfikasi

Nota InterN 1
Nota Verfikasi

6
 49

Kabid. Administrasi & Keuangan Seksi Keuangan Seksi Akuntansi

6
2

Nota Intern 1 Membuat bukti pengeluaran

Bukti
Nota Verifikasi bank
Pengeluaran Kas

Memeriksa dan Nota Intern 1 T

Menandatangani Nota Verfikasi
2
Bukti
Pengeluaran Kas Menjual
Nota Intern 1
Nota Verifikasi

Memeriksa dan
Menandatangani
T

2 2
Bukti
Pengeluaran Kas

Melakukan

Pembayaran

Selesai

Sumber : Bagian Perwatan Kualitas dan Pengendalian Mutu