Manage Process

Materi Ajar Pengantar Teknik Sistem dan Industri 2020/2021

Disusun oleh Brigitta, Andreas, dan Tim Penulis

Departemen Teknik Sistem dan Industri

Institut Teknologi Sepuluh Nopember
1
 Kata Pengantar

Bahan bacaan ini adalah hasil tulisan dari asisten-asisten Pengantar Teknik Sistem dan
Industri (PTSI) tahun ajaran 2020/2021 yang berusaha untuk menghimpun informasi dan
pengetahuan dari materi pembelajaran yang pernah digunakan dan informasi eksternal
lainnya. Bahan bacaan ini ditulis dengan tujuan untuk menjadi media tambahan dalam
membantu proses pembelajaran dan pemahaman mahasiswa yang lebih dalam terkait mata
kuliah Pengantar Teknik Sistem dan Industri.

Bahan bacaan ini tidak untuk diperbanyak maupun disebarluaskan. Bahan bacaan ini sangat
tidak disarankan untuk dijadikan satu-satunya sumber pembelajaran mahasiswa. Mahasiswa
tetap diharapkan agar juga dapat memanfaatkan sumber pembelajaran lain termasuk materi
dari dosen dan sumber informasi eksternal lainnya.

Dengan segala kekurangannya, kami berharap bahan bacaan ini tetap dapat digunakan
dengan baik oleh mahasiswa dalam membantu proses pembelajaran.

Salam,
Tim Penulis
Andreas Carmananda Pamungkas
Brigitta Mayori Puteri
Dinis Triandra Prihandito
Sangki Purabaya
Yolla Eka Rahmanda

2
A. Ikhtisar
Manage Process atau proses pengelolaan adalah seperangkat perencanaan yang
harus dimiliki perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Suatu organisasi memiliki tujuan
penting mengapa ia didirikan tergantung dengan jenis organisasinya, seperti profit-
organization dan non profit-organization. Tujuan dari profit-organization yang berfokus
pada pencarian keuntungan sebesar-besarnya akan berbeda dengan non-profit
organization yang mana keuntungan bukanlah tujuan akhirnya. Apa yang harus dilakukan
dan bagaimana cara mencapainya akan diterjemahkan dalam manajemen strategis
(strategic management) suatu organisasi.

Gambar 1. Hubungan Antara Budaya Perusahaan, Kepemimpinan, dan Organisasi

Sumber: Tim Dosen PTSI (2019)

Manajemen strategi erat hubungannya dengan budaya perusahaan (corporate

culture), kepemimpinan (leadership), dan organisasi. Ketiga hal tersebut mempengaruhi
sistem-sistem yang ada di dalam suatu perusahaan seperti pada gambar 1, dimana sistem
manajemen strategis dan sistem manajemen performansi perusahaan merupakan puncak
hirarki dari sistem-sistem yang ada. Di bagian tengah, terdapat sistem pengembangan
produk, sistem manajemen kualitas, sistem logistik, dan sistem lainnya, sedangkan di
bagian bawah hirarki, barulah sistem-sistem lain seperti sistem manajemen risiko, sistem
manajamen proses bisnis, dan sistem lainnya dijalankan. Bahan ajar ini akan berfokus
pada strategic management atau manajemen strategis yang menjadi fundamental jalannya
suatu perusahaan.

B. Strategic Management
Menurut David (2001), strategic management atau majamen strategis adalah seni dan
ilmu dalam perumusan, pelaksanakan, dan pengevaluasi keputusan lintas fungsi (cross
functional decisions) yang memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya.

3
 Gambar 2. Model Manajemen Strategis Komprehensif
Sumber: Tim Dosen PTSI (2019)

Manajemen strategis memiliki tiga bagian, yakni formulasi strategi, implementasi

strategi, dan evaluasi strategi. Model manajemen strategi diawali dengan formulasi strategi
dimana visi dan misi perusahaan ditentukan. Visi dan misi yang dibuat harus diaudit dan dikaji
terlebih dahulu sebelum disahkan. Setelah penentuan visi dan misi, barulah objektif atau
tujuan perusahaan dibuat. Objektif dibagi menjadi dua, yaitu objektif jangka pendek dan
pendek. Dalam objektif jangka pendek, target dapat dicapai secepatnya dan objektif yang ada
menjadi tahapan dalam mencapai performansi jangka panjang. Sementara itu, objektif jangka
panjang memiliki target yang dapat dicapai dalam waktu 3-5 tahun dan aksi yang dilakukan
sekarang akan menghasilkan perfomansi yang diinginkan dalam jangka panjang. Barulah
kemudian strategi dibuat, dievaluasi, dan dipilih.
Setelah formulasi strategi, dilakukanlah implementasi strategi seperti strategi
manajemen, pemasaran, keuangan, riset, pengembangan, dan lainnya. Setelah itu, strategi
dievaluasi kinerjanya apakah baik atau tidak, dan apakah bisa dikembangkan ke depannya.

4
 Gambar 3. Model Manajemen Strategis
Sumber: Tim Dosen PTSI (2019)

Gambar 2 mengelaborasi lebih lanjut model manajemen strategis. Sebelum

memformulasi strategi, perusahaan harus memperhatikan lingkungan sekitar terlebih dahulu
dan mencari informasi sebanyak-banyaknya. Faktor eksternal yang perlu diperhatikan yaitu
alam (sumber daya alam dan iklim), lingkungan sosial, dan analisis industri, sedangkan faktor
internalnya adalah struktur komando, budaya perusahaan (ekspektasi dan nilai-nilai yang
dianut), dan sumber daya lainnya seperti aset, kemampuan pekerja dan alat, kompetensi, dan
ilmu pengetahuan yang relevan.
Setelah menghimpun informasi, barulah formulasi strategi jangka panjang dimulai dari
misi (alasan keberadaan suatu organisasi), objektif/tujuan (kapan hasil pencapaian harus
tercapai), strategi (rencana agar misi dan tujuan dapat tercapai), dan kebijakan (panduan
untuk pembuatan keputusan). Pengimplementasian strategi dimulai dengan penyusunan
program dan taktik (aktivitas yang dibutuhkan untuk menuntaskan rencana), anggaran, dan
prosedur (langkah-langkah untuk melakukan pekerjaan). Terakhir, evaluasi dilakukan untuk
mengetahui kinerja dan hasil nyata dari strategi yang telah dilaksanakan.

5
C. Visi dan Misi
Visi dan misi adalah bagian dari set direction (penentuan arah) dalam CIMOSA. Visi
adalah gambar tujuan yang dibagikan oleh pendiri perusahaan dan pemangku kepentingan
yang mewakili pedoman kolektif untuk memenuhi keinginan atau tujuan organisasi atau
perusahaan. Visi dibuat untuk memproyeksikan tujuan perusahaan 5 hingga 10 tahun ke
depan. Secara eksplisit, visi menjawab pertanyaan: Apa keinginan perusahaan? Ingin menjadi
perusahaan seperti apakah perusahaan kita? Ia merupakan pernyataan umum tentang arah
yang diinginkan pemangku kepentingan untuk perusahaan ke depannya.
Visi selalu disusul dengan yang namanya misi. Misi merupakan pernyataan tujuan
yang membedakan satu perusahaan dengan perusahaan lain yang serupa. Ia merupakan
deklarasi alasan untuk apa suatu perusahaan eksis. Misi memiliki beberapa karakteristik,
seperti mendefinisikan aktivitas bisnis saat ini dan menjadi identitas spesifik suatu
perusahaan. Aktivitas bisnis menyoroti batasan bisnis perusahaan saat ini dan
menyampaikan poin-poin mengenai; Who we are (Siapa kita), What we do (Apa yang kita
lakukan), dan Where are we now (Dimana kita sekarang). Misi sebuah profit-organization
sebagai contoh, bukanlah untuk membuat keuntungan, namun untuk mencari tahu apa yang
harus dilakukan suatu profit-organization agar dapat memiliki keuntungan yang berkelanjutan.
Hanya untung saja tidak cukup kalau hanya sehari-dua hari lalu bangkrut, berkelanjutan atau
sustainable adalah kunci utamanya. Pernyataan misi (mission statement) memiliki beberapa
nama lain seperti pernyataan tujuan (statement of purposes), pernyataan filosofi (statement
of philosophy), dan pernyataan prinsip bisnis (statement of business principles) yang
terkadang diikuti oleh nilai-nilai yang perusahaan anut.
Tugas pertama dalam manajemen strategis adalah membuat visi dan misi yang
strategis. Visi yang strategis menitikberatkan pada masa depan bisnis suatu perusahaan,
seperti kemana perusahaan akan pergi, pasar dan teknologi-produk-pelanggan masa depan
mana yang difokuskan, dan jenis manajemen perusahaan seperti apa yang diinginkan
kedepannya. Sementara itu, misi berfokus pada aktivitas bisnis saat ini, siapa kita dan apa
yang kita lakukan. Di dalam misi ada beberapa hal yang bisa diperhatikan seperti produk dan
jasa yang ditawarkan saat ini, kebutuhan pelanggan, dan kapabilitas bisnis dan teknologi.

D. Strategi
Setelah visi dan misi telah selesai disusun sebagai nilai yang ingin dicapai oleh suatu
perusahaan, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan langkah-langkah untuk mencapai
visi dan misi tersebut. Dalam kerangka bisnis proses CIMOSA, hal ini dapat disebut sebagai
set strategy. Strategi adalah serangkaian rencana tindakan atau aksi yang dilakukan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Penentuan strategi akan sangat penting dalam pencapaian
nilai dan tujuan perusahaan yang sudah terumuskan pada visi dan misi. Suatu perusahaan

6
harus mampu untuk menyeimbangkan kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness)
sebagai faktor dari internal untuk menghadapi ancaman (threat) dan juga kesempatan
(opportunity) sebagai faktor dari eksternal demi tercapainya keunggulan kompetitif
(competitive advantage).
Keunggulan kompetitif merupakan sesuatu yang ingin dicapai setiap perusahaan. Hal
ini adalah keadaan di mana satu perusahaan dianggap lebih unggul dibandingkan
kompetitornya. Oleh karena itu, berbagai perusahaan telah menerapkan adanya manajemen
strategi di dalam perusahaan mereka. Perencanaan dan manajemen dari strategi ini akan
mempunyai hubungan sebab-akibat terhadap berjalannya proses bisnis di dalam suatu
perusahaan. Nilai visi dan misi yang telah ditetapkan oleh perusahaan akan diterjemahkan
menjadi tujuan perusahaan yang konkrit. Langkah-langkah untuk mencapai tujuan ini akan
disusun dalam suatu strategi. Strategi ini akan melahirkan kebijakan-kebijakan efektif yang
berpengaruh terhadap berjalannya operasional bisnis dari setiap perusahaan.

Gambar 4. Sebab-Akibat dari Perencanaan Strategi

Sumber: Tim Dosen PTSI (2019)

Selain keunggulan kompetitif, ada juga yang disebut sebagai value proposition
(proposisi nilai). Value proposition dapat dikaitkan dengan strategi perusahaan menjadi
product leadership (kepemimpinan produk), operational excellence (keunggulan operasional),
dan customer intimacy (keintiman pelanggan). Perusahaan dapat memilih untuk
memfokuskan diri ke salah satu nilai. Masing-masing nilai memiliki rincian sebagai berikut:
• Product Leadership: produk unggul, kecepatan produk/jasa dari perusahaan hingga
sampai ke pasar
• Operational Excellence: biaya yang rendah, kualitas yang tinggi, jasa yang unggul
• Customer Intimacy: kemampuan untuk melakukan kustomisasi produk/jasa serta
hubungan yang mendalam antara pelanggan dan perusahaan dalam jangka panjang

7
E. Langkah Penyusunan Strategi
Pendefinisian misi suatu perusahaan akan sangat berdampak terhadap menyusun
tujuan dan strategi perusahaan. Sumber-sumber dalam menyusun strategi seringkali tidak
hanya didapatkan dari visi, misi, dan tujuan saja, namun dapat berasal dari audit internal dan
eksternal, serta dapat berasal dari pengalaman yang lampau terkait strategi yang berhasil
diimplementasi.
Dalam mengembangkan strategi, ada suatu panduan yang dapat diikuti. Pertama, visi
dan misi yang telah dibuat oleh perusahaan akan dijadikan target dan ekspektasi dari
pemangku kepentingan. Lalu, identifikasi dari kekuatan, kelemahan, ancaman, dan
kesempatan dilakukan untuk mengidentifikasi faktor internal dan faktor eksternal. Langkah ini
sering dibantu dengan adanya matriks SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat).
Setelah identifikasi SWOT dari perusahaan, output dari SWOT dapat digunakan utuk
menentukan kompetensi dan juga faktor kunci sukses dari perusahaan. Hasil idenfikasi
SWOT ini akan disilangkan lagi untuk mendapatkan matriks TOWS (yang mana asalnya
adalah dari kata “SWOT” dibalik). Di dalam matriks TOWS ini, nantinya perusahaan akan
dapat mengidenfikasi strategi yang berfokus pada S-O, W-O, S-T, dan W-T. Strategi S-O
berarti bahwa perusahaan menggunakan kekuatan mereka untuk mencapai keunggulan
dalam kesempatan yang ada. Strategi W-O mengantisipasi serta meminimalisir kelemahan
dalam rangka mencapai keunggulan dalam kesempatan yang ada. Strategi S-T
mengantisipasi ancaman dari lingkungan dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki
perusahaan. Strategi W-T merupakan strategi untuk meminimalisir kelemahan dan ancaman
yang ada. Strategi-strategi yang telah tercipta ini nantinya akan dievaluasi dan dipilih dengan
mempertimbangkan nilai-nilai dari top management dan juga nilai tanggung jawab sosial.
Selanjutnya, strategy akan diturunkan dan diimplementasikan ke level operasional bisnis.

Gambar 5. Panduan Perencanaan Startegi

Sumber: Tim Dosen PTSI (2019)

8
 Gambar 6. Matriks TOWS
Sumber: Tim Dosen PTSI (2019)

F. Implementasi Strategi
Strategi akan menjadi tidak berguna apabila tidak dieksekusi dengan baik. Dalam
setiap perusahaan dan organisasi, biasanya akan selalu ada gap antara strategi dan aksi
nyata yang dilakukan. Robert Kaplan dan David Norton (2004) mengatakan bahwa hanya
10% dari organisasi dan perusahaan yang benar-benar mengeksekusi strategi mereka
dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya penghambat dan penghalang dalam
mengimplementasikan strategi. Beberapa dari penghambat tersebut adalah:
• Vision Barrier: hanya 5% dari tenaga kerja yang memahami strategi yang disusun oleh
perusahaan
• People Barrier: hanya 25% manajer yang memiliki insentif yang terkait dengan strategi
• Management Barrier: 85% dari tim eksekutif hanya mengalokasikan waktu kurang dari
1 jam dalam 1 bulan untuk membahas strategi
• Resource Barrier: 60% dari perusahaan dan organisasi tidak memberikan garis
hubungan antara budget dan strategi yang disusun

9
 Referensi

David, Fred R. (2001). Strategic Management: Concepts & Cases. Prentice Hall.
Kaplan, Robert S., and David P. Norton (2004). Strategy maps: converting intangible assets
into tangible outcomes. Boston: Harvard Business School Press.
Tim Dosen PTSI (2019). Introduction to Industrial & System Engineering: Manage Process.
[Diakses 30 November 2020].

10

Copy protected with Online-PDF-No-Copy.com