PENGELOLAAN ARSIP KEARSIPAN DI SEKOLAH

Oleh
Asifah Oktavia Putri
Jurusan Teknologi Pendidikan
Email: asifahputri14@gmail.com

Abstrack
PENGELOLAAN ARSIP KEARSIPAN DISEKOLAH

Penulisan Artikel ini bertujuan untuk membahas bagamana cara pengelolaan Arsip
Kearsipan di Sekolah dan mengetahui prosedur pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha di
Sekolah. Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Arsip mempunyai
peranan yang penting dalam sebuah sekolah apabila arsip yang dimiliki kurang baik
pengelolaannya dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan
akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.
 Sistem pengelolaan arsip di Bagian Tata Usaha adalah Sistem penyimpanan arsip,
peminjaman arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan dan pengamanan arsip, serta
pemindahan arsip.  Hal ini dibuktikan dengan belum diberlakukannya pedoman dalam
peminjaman arsip keseluruh peminjam arsip, serta belum diberlakukannya pemusnahan arsip
secara teratur.

Keyword: Arsip, Kearsipan, Pengelolaan, surat, Jenis, Fungsi

A. LATAR BELAKANG
Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, tak terkecuali sekolah
sebagai lembaga pendidikan. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi memerlukan
data dan infromasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting
untuk mendukung sekolah dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang
berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi penting yang dapat
menunjang perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat adalah
arsip.
Arsip dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mengingatkan mengenai
suatu masalah dan sebagai sumber dokumentasi untuk membuat atau mengambil
keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena
itu arsip perlu adanya pengelolaan agar keberadaan arsip tersebut terjaga sejak
penciptaan sampai dengan penyusutan.
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan arsip yang
benar, pelayanan arsip secara cepat, peruntukan penggunaan yang tepat, penyajian
informasi yang dapat disajikan secara lengkap, dan adanya bukti pertanggungjawaban
yang jelas. Mengingat pengelolaan arsip diperlukan untuk menjaga ketersediaan
arsip, maka diperlukan suatu standar operasional baku (SOB).
Standar operasional baku (SOB) ini merupakan suatu kebijakan yang digunakan
untuk menyeragamkan dan mengatur aktivitas pengelolaan arsip, serta mengikat siapa
saja yang 2 melaksanakan pengelolaan tersebut baik menyangkut sumber daya
manusia, standardisasi sarana dan prasarana, prosedur pelaksanaan, serta anggaran
yang dibutuhkan. Dalam kegiatan kearsipan, standar operasional baku (SOB)
merupakan suatu pedoman yang digunakan sebagai acuan dalam mengelola arsip.

B. PERMASALAHAN
Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern,
arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali. Permasalahan yang sering ditemui dalam arsip dan Kearsipan sekolah
adalah sebagai berikut:
1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan.
2. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus
segera disimpan.
 C. KAJIAN TEORITIS

1. Pengertian Arsip
Arsip menjadi salah satu bagian penting dalam sebuah organisasi. Banyak pendapat
yang menguraikan mengenai pengertian arsip, baik dari para ahli maupun dari Undang-
Undang mengenai kearsipan.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 menekankan
bahwa arsip merupakan naskah-naskah dalam bentuk tercetak yang terjadi di dalam
kegiatan lembaga pemerintahan maupun swasta. Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun
2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
pendapat Barthos (2003:1) bahwa arsip (record) yang di dalam istilah Bahasa
Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya diartikan sebagai
setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat
keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa
yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Atas dasar pengertian
di atas, maka yang termasuk ke dalam pengertian arsip itu misalnya: sura-surat, kuitansi,
faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, fotofoto
dan lain sebagainya.
Dipertegas Aulia (2012) arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim atau diterima
suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur
menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk
digunakan kembali secara cepat dan tepat.
Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat diketahui bahwa arsip adalah setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-
keterangan, mengenai suatu subjek yang dibuat maupun diterima oleh lembaga-lembaga
negara maupun pemerintahan, yang disimpan secara teratur menggunakan sistem agar
mempermudah pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.

2. Fungsi Arsip
Terdapat dua pembedaan fungsi arsip oleh undang Undang-Undang RI Nomor 7
Tahun 1971 Pasal (2) yang membedakan penggunaan arsip secara langsung dan tidak
langsung. Isi Undang-Undang ini dipertegas oleh pendapat Wursanto (1991:28) yang
 mengatakan bahwa berdasarkan fungsi dan kegunaan, arsip atau dokumen dapat
dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan
menjadi tiga macam, yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
kerja.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.
c. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
2) Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-
hari.

Aulia (2012) juga menawarkan fungsi arsip yang berbeda, yaitu menjabarkan fungsi
arsip dari segi kegiatan yang dilakukan, yakni:
1) Sebagai alat penyimpanan warkat
2) Sebagai alat bantuan perpustakaan
3) Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadangkadang merupakan
bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijakan perusahaan.
4) Kearsipan berarti menyimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai
kemajuan perusahaan.”

3. Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi
peninjauannya, Menurut Sugiarto (2005: 8) jenis arsip antara lain:
1. Arsip menurut subyek atau isinya Berdasarkan isinya, arsip dibedakan atas: arsip
kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran, arsip pendidikan, dan lainnya.
Contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, daftar nilai, rapor, dll.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik Penggolongan ini lebih pada tampilan fiik
media apa yang digunakan dalam merekam informasi. Wujudnya berupa: Surat, Pita
rekaman, Mikrofilm, Disket, Compact disk (CD).
3. Arsip menurut nilai kegunaanya Yaitu lebih didasarkan pada nilai dan kegunaanya
arsip, diantaranya: Arsip bernilai informasi, arsip bernilai administrasi, arsip bernilai
hukum, arsip bernilai sejarah, arsip bernilai ilmiah, arsip bernilai keuangan, arsip
bernilai pendidikan.
4. Arsip menurut sifat kepentinganya Penggolongan ini lebih didasarkan
penggolonganya, atau urgensinya.
5. Arsip menurut fungsinya Penggolongan ini didasarkan pada fungsi arsip dalam
kegiatan pendukung organisasi, yaitu:
a. Arsip dinamis, Ialah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan organisasi yang bersangkutan.
b. Arsip statis, Ialah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan.
6. Arsip menurut tempat atau pengelolaanya Penggolongan ini didasarkan pada
tempat atau tingkat, serta siapa yang bertanggungjawab
7. Arsip menurut keaslianya
a. Arsip asli, Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik,
cetakan printer, serta tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan
dokumen utama.

b. Arsip tembusan, Yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam
proses pembuatanya bersamaan dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pihak
lain selain penerima dokumen asli.
c. Arsip salinan, Yaitu dokumen yang proses pembuatanya tidak bersama
dengan okumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen dokumen
asli.
d. Arsip petikan, Yaitu dokumen yang berisi dari bagian dokumen asli.
8. Arsip menurut kekuatan hukum Didasarkan legalitas yang dilihat dari sisi hukum,
arsip terbagi atas:
a. Arsip otentik, Arsip yang di atsnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta
bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang
bersangkutan sehingga arsip otentik dapat digunakan sebagai bukt hukum
yang sah.
b. Arsip tidak otentik, Arsip yang diatasnya tiak terdapat tanda tangan asli
dengan tinta, arsip ini berupa foto copy film, mikrofilm.
 D. PEMBAHASAN
Dalam permasalahan yang terjadi di Pengelolaan Arsip dan Kearsipan sekolah yaitu
sulit menemukan kembali surat masuk dan keluar yang ada disekolah. Makanya
diperlukan pengelolaan yang tepat agar tidak adanya surat yang berceceran dan agar surat
tersebut tertata dengan baik.
Dalam pengelolaan Arsip diperlukannya berbagai metode penyimpanan yang tepat.
Berikut adalah beberapa metode yang bisa kita gunakan dalam mengelola Arsip dan
Kearsipan DiSekolah.
1. Sistem Abjad
Pada sistem penataan Arsip ini digunakaan metode Abjad, karena penyusunan Arsip
dilakukan dari Abjad A sampai Z.

2. Sistem Masalah
Pada sistem penataan Arsip ini penyimpaan Arsip berdasarkan masalah dimana surat-
surat di kelompokkan kedalam daftar Indeks untuk menentukan masalah yang ada
pada surat.

3. Sistem Nomor
Pada sistemn penataan Arsip ini penyimpanan dilakukan dengan sistem penomoran,
penomoran ini digunakan sebagai ganti dari nama orang atau suatu badan.

4. Sistem Tanggal
Pada sistem penataan Arsip ini penyimpanan dilakukan berdasarkan urutan tanggal,
bulan, tahun yang mana dijadikan pedoman untuk pengarsipan.

5. Sistem Wilayah
Pada sistem penataan Arsip ini penyimpanan dilakukan berdasarkan wilayah dimana
surat tersebut berasal. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok
wilayah/ kota.

Dalam pengelolaan Arsip tentunya harus ada seorang Pengelola yang mengemban tugas nya
dengan baik dengan segala kegiatannya. Berikut beberapa kegiatan yang harus dikerjakan oleh
seorang pegelola Arsip.
1. Kegiatan Penciptaan
Proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri atas surat masuk dan keluar, dengan
menggunakan 5 metode diatas.

2. Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.

Penyimpanan adalah kegiatan pengecekan data surat yang ditandai oleh lembar Disposisi
dan pemberian kode-kode penyimpanan.
 Penemuan kembali adalah kegiatan yang dimulai dari perintah Arsip dari Pihak Lain dan
mengidentifikasi dari masalah-masalah yang terdapat pada daftar klasifikasi.

3. Kegiatan Penyelamatan
Kegiatan ini bertujuan untuk menyelamatkan arsip dari pihak yang tidak berhak tau,
menyelamatkan dari segala hal yang merusak seperti jamur, rayap dan lain-lain.

4. Kegiatan Penyusutan.
Kegiatan ini bertujuan untuk mengurangi jumlah arsip terutama pada Arsip yang sudah
hilang.
E. KESIMPULAN
Dalam pengelolaan Arsip diperlukannya berbagai metode penyimpanan yang
tepat. Berikut adalah beberapa metode yang bisa kita gunakan dalam mengelola Arsip
dan Kearsipan DiSekolah.
1. Sistem Abjad
2. Sistem Masalah
3. Sistem Nomor
4. Sistem Tanggal
5. Sistem Wilayah
Dalam pengelolaan Arsip tentunya harus ada seorang Pengelola yang mengemban
tugas nya dengan baik dengan segala kegiatannya. Berikut beberapa kegiatan yang harus
dikerjakan oleh seorang pegelola Arsip.
1. Kegiatan Penciptaan
2. Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.
3. Kegiatan Penyelamatan
4. Kegiatan Penyusutan.

F. SARAN
Menurut saya dalam pengelolaan Arsip yang dilakukan disekolah benar-benar
harus teliti, walau tidak seteliti organisasi. Walaupun begitu menurut saya kepala Tata
Usaha harus cermat dalam melakukan pengelolaan dan membentuk unit dalam Tata
Usaha khusus untuk pengelolaan Arsip dan Kearsipan.
 DAFTAR PUSTAKA

Anhar. 1980.Pengurusan Surat Dan Kearsipan. Jakarta: Dekdikbud.

DPR RI. 1971. Undang-undang Nomor 7/1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan

Pokok Kearsipan. Jakarta: Dewan Perwakilan rakyat RI.

https://lib.unnes.ac.id/5182/

Sutarni Tati, dkk .2011. Administrasi Perkantoran. Bandung

W. Widjaja. (1986). Administrasi Kearsipan : Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali.

http://brangkas.id/sistem-penyimpanan-arsip/

http://apkexcellent.blogspot.com/2013/06/masalah-pokok-dalam-kearsipan.html

http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-Aktif#download

Widjaja, AW. 1993. Admistrasi kearsipan suatu pengantar, edisi revisi. Jakarta: PT Raja
Grafindo.

Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga.