JABATAN KERJA RAYA MALAYSIA

MANUAL PEMANTAUAN, PENGUKURAN &

PELAPORAN PENCAPAIAN PRESTASI
PELAN BISNES CAWANGAN / JKR NEGERI

Disediakan Oleh:
Bahagian Pengurusan Perubahan dan Prestasi
Cawangan Dasar dan Pengurusan Korporat
IPJKR MALAYSIA

JANUARI 2019
1 | 11
KANDUNGAN MUKA SURAT

1. PENDAHULUAN 3

2. OBJEKTIF 3

3. CARTA ALIR 4

4. PROSES KERJA 7

5. LAMPIRAN

Lampiran 1 : Template Format Pelan Bisnes Cawangan / Negeri – Mengikut

Tema (format excel)
Lampiran 2 : Template Pemantauan dan Pengukuran Prestasi Pelan Bisnes
Cawangan / Negeri (format excel)
Lampiran 3 : Contoh Slide Pembentangan Pelaporan Pencapaian Pelan Bisnes
Cawangan / Negeri (format Power Point)

2 | 11
1.0 PENDAHULUAN

Manual Pemantauan, Pengukuran dan Pelaporan Pencapaian Prestasi Pelan Bisnes

Cawangan / JKR Negeri ini menerangkan dengan terperinci langkah demi langkah yang
perlu diambil bagi memudahkan Cawangan / JKR Negeri dalam memantau, mengukur
dan melaporkan pelaksanaan Pelan Bisnes di peringkat Cawangan / JKR Negeri masing-
masing. Pelaksanaan ini perlulah selari dengan pelaksanaan Pengurusan Strategik
Jabatan dan menggunapakai dokumen-dokumen berikut sebagai panduan utama:

i. Pelan Strategik JKR 2016-2020

ii. Pelan Bisnes Jabatan 2016-2020
iii. Dasar Pengurusan Risiko dan Garis Panduan Pengurusan Risiko JKR
Malaysia (Versi 2017)

2.0 OBJEKTIF

Panduan ini memperincikan prosedur dan proses kerja bagi memastikan proses
pemantauan, pengukuran dan pelaporan pencapaian Prestasi Pelan Bisnes Cawangan /
JKR Negeri yang dihasilkan adalah selari dan seragam di antara setiap Cawangan / JKR
Negeri.

Tujuan utama penghasilan dokumen ini adalah untuk memastikan bahawa Pegawai
Prestasi dan Pegawai Pemantau Risiko Cawangan / JKR Negeri dapat:

i. Menjadikan dokumen ini sebagai bahan rujukan dan panduan bagi memulakan
proses pemantauan dan pengukuran Pelan Bisnes Cawangan / JKR Negeri
ii. Mengetahui turutan kerja dan langkah demi langkah yang perlu diambil
iii. Menjadikan pelaporan pencapaian Prestasi Pelan Bisnes Cawangan / JKR Negeri
dilaksanakan secara berkala setiap tahun dan pembentangan pelaporannya
dijadikan agenda tetap dalam Mesyuarat Pengurusan Cawangan / JKR Negeri
iv. Mempercepatkan proses pembelajaran
3 | 11
 MANUAL PEMANTAUAN, PENGUKURAN & PELAPORAN PENCAPAIAN
PRESTASI PELAN BISNES CAWANGAN / JKR NEGERI

CARTA ALIR
Mula

Pilih scorecard Pengarah Caw / Negeri, TKPKR & KPKR yang berkaitan dan terkini
(Rujuk Pelan Strategik JKR 2016-2020 & Pelan Bisnes Jabatan yang telah dikemaskini
mengikut tahun semasa)

Masukkan maklumat scorecard (pengukuran) dan maklumat berkaitan dalam Format Pelan
Bisnes Cawangan / Negeri mengikut Tema Strategik (Tema 1 – 5) (Rujuk Lampiran 1)

Kenalpasti Pemilik (Bahagian dalam Cawangan / Negeri) yang bertanggungjawab bagi

setiap pengukuran tersebut

Edarkan Format Pelan Bisnes Cawangan / Negeri yang telah disediakan kepada semua
Bahagian di dalam Cawangan / Negeri masing-masing.

Setiap Bahagian juga perlu memasukkan pengukuran penting berdasarkan Fungsi

Bahagian tersebut (selain yang terdapat dalam scorecard)

Bahagian dalam Cawangan / Negeri yang bertanggungjawab perlu menetapkan Pelan

Tindakan & Pelan Operasi serta melengkapkan Format Pelan Bisnes yang telah
diedarkan

Setiap Bahagian juga perlu mengenalpasti dan mencadangkan pengukuran dari

Bahagian masing-masing untuk dijadikan sebagai SKT / KPI Pengarah (high impact)

Kumpul semua cadangan Pengukuran dan SKT / KPI Pengarah mengikut Bahagian.

4 | 11
A
 A

Untuk memuktamadkan pengukuran dalam Pelan Bisnes Cawangan / Negeri, dicadangkan

diadakan bengkel / mesyuarat yang dihadiri oleh Pengarah dan semua Ketua Bahagian.
Pengarah perlu bersetuju dengan semua pengukuran dan SKT / KPI Pengarah yang
dicadangkan oleh setiap Bahagian

Pengarah akan memilih antara 10 -15 bil SKT / KPI Pengarah sahaja bagi tahun tersebut
(Persediaan untuk pelaporan KPI JPA -Fasa 2 Tier 2)
Keseluruhan SKT Pengarah yang dicadangkan oleh semua Bahagian disusun mengikut
keutamaan (KPI KPKR, KPI TKPKR, KPI Pengarah)

Isikan Template Pemantauan dan Pengukuran Prestasi Pelan Bisnes Cawangan / Negeri
(Rujuk Lampiran 2) berdasarkan kepada pengukuran yang telah dipersetujui

Pelan Pengurusan Risiko (ERM) Cawangan / Negeri disediakan berdasarkan kepada Pelan
Bisnes Cawangan / Negeri yang telah dimuktamadkan

Pelan Bisnes Cawangan / Negeri didokumenkan

PEMANTAUAN PELAN BISNES / PELAN PENGURUSAN RISIKO SECARA SUKUAN

Pegawai Prestasi Cawangan / Negeri akan meminta setiap Bahagian untuk melaporkan
pencapaian pengukuran Bahagian
(pada minggu pertama sukuan berikutnya)

Pegawai Prestasi Cawangan / Negeri akan menganalisis pencapaian pengukuran

setiap Bahagian (termasuk SKT Pengarah)

Setiap Bahagian perlu mengkaji dan merancang semula Pelan Pengurusan Risiko (ERM)
Cawangan / Negeri bagi pengukuran yang tidak mencapai sasaran secara sukuan (jika
ada)

5 | 11
 A

Kemaskini Status Risiko dalam Pelan Pengurusan Risiko Cawangan / Negeri

PELAPORAN PELAN BISNES / PELAN PENGURUSAN RISIKO SECARA SUKUAN

Pencapaian Pelan Bisnes dan Pelan Pengurusan Risiko Cawangan / Negeri secara sukuan
akan dibentangkan dalam Mesyuarat Ketua Bahagian / Mesyuarat Pengurusan
Cawangan / Negeri masing-masing secara berkala

Sediakan Pelaporan Pencapaian Pelan Bisnes Cawangan / Negeri (dalam format Power
Point) untuk dibentangkan, seperti contoh di Lampiran (Rujuk Lampiran 3)

Mulai 2017 sehingga 2020:

Pencapaian Tema mengikut Cawangan / Negeri dilaporkan kepada Peneraju Tema
secara sukuan.

Mulai 2019 sehingga 2020:

Pencapaian Prestasi Keseluruhan Cawangan/Negeri dilaporkan kepada Sekretariat
Pelan Strategik JKR (B3P, CDPK) secara sukuan

KEMASKINI PELAN BISNES CAWANGAN / NEGERI SETIAP TAHUN

Kenalpasti pengukuran / SKT / KPI Pengarah yang baharu berdasarkan scorecard KPKR,
TKPKR, Pengarah Cawangan / Negeri & Fungsi Bahagian

Dokumenkan Pencapaian Tahunan Pelan Bisnes dan edarkan kepada semua Bahagian
Kemaskini Dokumen Pelan Pengurusan Risiko Cawangan / Negeri

Tamat

6 | 11
PROSES KERJA

Pelaksanaan Pemantauan, Pengukuran & Pelaporan Pencapaian Prestasi Pelan

Bisnes Cawangan / JKR Negeri

BIL TANGGUNGJAWAB / PROSES KERJA PEGAWAI LAIN

TINDAKAN YANG ADA
HUBUNGAN /
DIRUJUK

1 Pegawai Prestasi Cawangan / Pilih scorecard Pengarah Sekretariat Pelan

Negeri Cawangan / Negeri, TKPKR & Strategik JKR
KPKR yang berkaitan dan (B3P, CDPK)
terkini
(Rujuk Pelan Strategik JKR Peneraju Tema
2016-2020 & Pelan Bisnes
Jabatan yang telah dikemaskini
mengikut tahun semasa)

2 Pegawai Prestasi Cawangan / Masukkan maklumat scorecard Sekretariat Pelan

Negeri (pengukuran) dan maklumat Strategik JKR
berkaitan dalam Format Pelan (B3P, CDPK)
Bisnes Cawangan / Negeri
mengikut Tema Strategik Peneraju Tema
(Tema 1 – 5)
(Rujuk Lampiran 1)

3 Pegawai Prestasi Cawangan / Kenalpasti Pemilik (Bahagian Pegawai Prestasi

Negeri dalam Cawangan / Negeri) Bahagian
yang bertanggungjawab bagi
setiap pengukuran tersebut

4 Pegawai Prestasi Cawangan / Edarkan Format Pelan Bisnes Pegawai Prestasi

Negeri Cawangan / Negeri yang telah Bahagian
disediakan kepada semua
Bahagian di dalam Cawangan /
Negeri masing-masing.

5 Pegawai Prestasi Bahagian Setiap Bahagian juga perlu Pegawai Prestasi

memasukkan pengukuran Cawangan /
penting berdasarkan Fungsi Negeri
Bahagian tersebut

7 | 11
BIL TANGGUNGJAWAB / PROSES KERJA PEGAWAI LAIN
TINDAKAN YANG ADA
HUBUNGAN /
DIRUJUK

6 Pegawai Prestasi Bahagian Bahagian dalam Cawangan / Pegawai Prestasi

Negeri yang bertanggungjawab Cawangan /
perlu menetapkan Pelan Negeri
Tindakan & Pelan Operasi
serta melengkapkan Format
Pelan Bisnes yang telah
diedarkan

7 Pegawai Prestasi Bahagian Setiap Bahagian juga perlu Pegawai Prestasi

mengenalpasti dan Cawangan /
mencadangkan pengukuran Negeri
dari Bahagian masing-
masing untuk dijadikan
sebagai SKT / KPI Pengarah
(high impact)

8 Pegawai Prestasi Cawangan / Kumpul semua cadangan Pegawai Prestasi

Negeri Pengukuran dan SKT / KPI Bahagian
Pengarah mengikut Bahagian.

9 Pegawai Prestasi Cawangan / Untuk memuktamadkan Pengarah

Negeri pengukuran dalam Pelan Cawangan /
Bisnes Cawangan / Negeri, Negeri, Ketua
dicadangkan diadakan bengkel Bahagian,
/ mesyuarat yang dihadiri oleh Pegawai Prestasi
Pengarah dan semua Ketua Bahagian
Bahagian

10 Pengarah Cawangan / Negeri Pengarah Cawangan / Negeri Ketua Bahagian,

perlu bersetuju dengan semua Pegawai Prestasi
pengukuran dan SKT / KPI Bahagian
Pengarah yang dicadangkan
oleh setiap Bahagian

8 | 11
BIL TANGGUNGJAWAB / PROSES KERJA PEGAWAI LAIN
TINDAKAN YANG ADA
HUBUNGAN /
DIRUJUK

11 Pengarah Cawangan / Negeri Pengarah akan memilih antara

10 -15 bil SKT / KPI Pengarah
sahaja bagi tahun tersebut
(Persediaan untuk pelaporan
KPI JPA –Tier 2, Fasa 2)
Keseluruhan SKT / KPI
Pengarah yang dicadangkan
oleh semua Bahagian disusun
mengikut keutamaan (KPI
KPKR, KPI TKPKR, KPI
Pengarah)

12 Pegawai Prestasi Cawangan / Isikan Template Pemantauan Sekretariat Pelan

Negeri dan Pengukuran Prestasi Pelan Strategik JKR
Bisnes Cawangan / Negeri (B3P, CDPK)
berdasarkan kepada
pengukuran yang telah
dipersetujui
(Rujuk Lampiran 2)

13 Pegawai Pemantau Risiko Pelan Pengurusan Risiko Sekretariat Pelan

Cawangan / Negeri (ERM) Cawangan / Negeri Pengurusan
disediakan berdasarkan Risiko (ERM)
kepada Pelan Bisnes Jabatan
Cawangan / Negeri yang telah (B3P, CDPK)
dimuktamadkan

14 Pegawai Prestasi Cawangan / Pelan Bisnes Cawangan /

Negeri Negeri didokumenkan

15 Pegawai Prestasi Cawangan / PEMANTAUAN PELAN Pegawai Prestasi

Negeri BISNES SECARA SUKUAN Bahagian

Pegawai Prestasi Cawangan /

Negeri akan meminta setiap
Bahagian untuk melaporkan
pencapaian pengukuran
Bahagian
(pada minggu pertama sukuan
berikutnya)

9 | 11
BIL TANGGUNGJAWAB / PROSES KERJA PEGAWAI LAIN
TINDAKAN YANG ADA
HUBUNGAN /
DIRUJUK

16 Pegawai Prestasi Cawangan / Pegawai Prestasi Cawangan / Pegawai Prestasi

Negeri Negeri akan menganalisis Bahagian
pencapaian pengukuran setiap
Bahagian (termasuk SKT / KPI
Pengarah)

17 Pegawai Prestasi Bahagian PEMANTAUAN PELAN

PENGURUSAN RISIKO (ERM)
SECARA SUKUAN

Setiap Bahagian perlu

mengkaji dan merancang
semula Pelan Pengurusan
Risiko (ERM) Cawangan /
Negeri bagi pengukuran yang
tidak mencapai sasaran
secara sukuan (jika ada)

18 Pegawai Pemantau Risiko Kemaskini Status Risiko dalam Pegawai Prestasi

Cawangan / Negeri Pelan Pengurusan Risiko Bahagian
Cawangan / Negeri

19 Pegawai Prestasi Cawangan / PELAPORAN PELAN BISNES Pegawai Prestasi

Negeri / PELAN PENGURUSAN Bahagian
RISIKO SECARA SUKUAN
Pencapaian Pelan Bisnes dan
Pelan Pengurusan Risiko
Cawangan / Negeri secara
sukuan akan dibentangkan
dalam Mesyuarat Ketua
Bahagian / Mesyuarat
Pengurusan Cawangan /
Negeri masing-masing secara
berkala

10 | 11
BIL TANGGUNGJAWAB / PROSES KERJA PEGAWAI LAIN
TINDAKAN YANG ADA
HUBUNGAN /
DIRUJUK

20 Pegawai Prestasi Cawangan / Sediakan Pelaporan

Negeri Pencapaian Pelan Bisnes
Cawangan / Negeri (dalam
format Power Point) untuk
dibentangkan, seperti contoh di
Lampiran (Rujuk Lampiran 3)

21 Pegawai Prestasi Cawangan / Pencapaian Tema mengikut Peneraju Tema

Negeri Cawangan / Negeri dilaporkan
kepada Peneraju Tema secara
sukuan.

22 Pegawai Prestasi Cawangan / Pencapaian Prestasi Sekretariat Pelan

Negeri Keseluruhan Cawangan / Strategik JKR
Negeri dilaporkan kepada (B3P, CDPK)
Sekretariat Pelan Strategik JKR
(B3P, CDPK) secara sukuan

23 Pegawai Prestasi Cawangan / KEMASKINI PELAN BISNES Pegawai Prestasi

Negeri CAWANGAN / NEGERI Bahagian,
SETIAP TAHUN
Sekretariat Pelan
Kenalpasti pengukuran / SKT / Strategik JKR
KPI Pengarah yang baharu (B3P, CDPK)
berdasarkan scorecard KPKR,
TKPKR, Pengarah Cawangan / Peneraju Tema
Negeri & Fungsi Bahagian

24 Pegawai Prestasi Cawangan / Dokumenkan Pencapaian Pegawai Prestasi

Negeri dan Pegawai Tahunan Pelan Bisnes dan Bahagian
Pemantau Risiko Cawangan / kemaskini Dokumen Pelan
Negeri Pengurusan Risiko Cawangan /
Negeri

25 Pegawai Prestasi Cawangan / Edarkan dokumen pencapaian

Negeri tahunan dan ERM Cawangan /
Negeri kepada semua
Bahagian

11 | 11