LAPORAN PROGRAM

PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT

Pendampingan Penataan Arsip dan Adminitrasi Kantor Desa Selorejo, Kecamatan Dau,
Kabupaten Malang

OLEH:

Ketua
Dra. Wiwik Wahyuni, M. Pd (NIP. 196412051990012001)

Anggota
1. Alifia Nur Fauzia (NIM. 180241609064)
2. Asa Cahya Mardatillah S (NIM. 18015160260)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
(LP2M)
2021
 HALAMAN PENGESAHAN
1. Judul Pengabdian kepada Masyarakat : Pendampingan Penataan Arsip dan Administrasi
Kantor Desa Selorejo
2. Lokasi : Desa Selorejo, Kecamatan Dau, Kabupaten
Malang
3. Ketua Tim :
a. Nama : Dra. Wiwik Wahyuni, M. Pd
b. NIP : 196412051990012001
c. Jabatan/Golongan : Penata, Lektor/III C
d. Program Studi : Pendidikan Tata Boga
e. Perguruan Tinggi : Universitas Negeri Malang
f. Bidang Keahlian : Tata Boga
g. Alamat Kantor : Jl. Semarang No. 5, Kota Malang

4. Anggota Tim Dosen

a. Jumlah Anggota :-
b. Nama DPL I/ Bidang Keahlian :-
5. Anggota Tim Mahasiswa : Mahasiswa 2 Orang
a. Nama Mahasiswa I/Prodi : Alifia Nur Fauziah/Pendidikan Bahasa Jerman
b. Nama Mahasiswa II/Prodi : Asa Cahya Mardatillah S/PGSD
6. Lembaga/ Institusi Mitra 1 (Jika Ada)
a. Nama Lembaga : -
b. Penanggung Jawab : -
c. Alamat/Telp : -
d. Bidang Kerja/ Usaha :-
7. Biaya Pelaksanaan :-
8. Periode Pelaksanaan :

Mengetahui Malang, Juni 2021

Ketua LP2M, Ketua Tim,
 Abdul Kodir S.Sosio, M.Sosio,

NIP. NIP. 19890716201504002

 BAB II METODE

PELAKSANAAN

A. Pendekatan
Pendekatan yang digunakan berbentuk pendampingan perangkat desa dalam menyusun dan
menata arsip desa, dimana mahasiswa akan mendampingi perangkat desa dalam menyusun
dan menata arsip berupa surat masuk, surat keluar, dan surat SPPT.
B. Tahapan Pelaksanaan
Pada tahapan pelaksanaan kegiatan program kerja “Pendampingan Penataan Arsip dan
Adminitrasi Kantor Desa Selorejo” terdapat beberapa indikator penting penunjang
keberhasilan program kerja KKN UM, yaitu tahap persiapan, dan tahan implementasi
1. Tahap Persiapan
Tahapan ini merupakan awal dari pelaksanaan program kerja. Dimana mahasiswa
KKN akan mempersiapkan proram kerja dengan mengobservasi dan bertanya kepada
perangkat desa apa saja arsip yang perlu ditata dan disusun, kemudian mahasiswa
juga meminta data warga yang akan disusun surat keluar, surat masuk, dan SPPT nya.
2. Tahap Implementasi
Pada tahapan ini adalah saat dimana program kerja dilaksanakan. Mahasiswa akan
datang ke kantor Desa Selorejo dan mulai menyusun arsip mulai dari jam 10 pagi
sampai dengan jam 3 sore. Penataan arsip dan administrasi kantor Desa Selorejo
dilakukan selama 30 hari, mulai dari tanggal 11 Juni 2021 sampai dengan tanggal 10
Juli 2021.

A. Lokasi

Lokasi pelaksanaan proker bertempat di Kantor Desa Selorejo, Kecamatan Dau, Kabupate
Malang, Jawa Timur

D. Durasi Waktu

Pelaksanaan program kerja dilakukan selaama 30 hari. Dibawah ini merupakan durasi kegiatan
dalam seminggu.

No Kegiatan
1 Pelaksaan program
kerja
2 Evaluasi mingguan
Kegiatan pada tabel diatas dilaksanakan selama 4 minggu dan pelaporan hasil kegiatan dilakukan
pada saat selesai melaksanakan program kegiatan. Penyusunan laporan dilakukan selama satu
minggu.
BAB III
PELAKSANAAN KEGIATAN
A. Hasil Pelaksanaan Kegiatan
Program kerja dilakukan dengan menyusun arsip desa berupa surat keluar, surat masuk, SPPT,
serta merekap dan menginput SPPT.
No Arsip yang Disusun
1 Surat Masuk (Surat
permohonan pembuatan
KTP, KK, surat izin, dll)
2 Surat Keluar (Surat
keterangan usaha, surat
domisili, dll)
Hari
Seni
Selasa Rabu Kamis Jumat
n
Kondisi Sebelum Kegiatan
Surat masuk (Surat
permohonan pembuatan
KTP, KK, surat izin, dll)
sebelum dilaksanakan
program kerja dalam
kondisi berantakan dan
bertumpuk dilantai, juga
tidak dimasukkan kedalam
map surat atau rak arsip
dan tercampur antara surat
masuk dan surat keluarnya.
Surat Keluar (Surat
keterangan usaha, surat
domisili, dll) sebelum
Sabtu Minggu
Kondisi Sesudah Kegiatan
Surat masuk (Surat
permohonan pembuatan
KTP, KK, surat izin, dll)
setelah dilaksanakan
program kerja menjadi
rapih dan tersimpan
didalan map surat serta
sudah terkelompokkan
antara surat masuk dan
surat keluarnya.
Surat Keluar (Surat
keterangan usaha, surat
domisili, dll) sesudah

3 Surat Pemberitahuan
Pajak Terutang (SPPT)
dilaksanakan program dilaksanakan program
kerja dalam kondisi kerja menjadi rapih dan
berantakan dan bertumpuk tersimpan didalan map
dilantai, juga tidak surat serta sudah
dimasukkan kedalam map terkelompokkan antara
surat atau rak arsip dan surat masuk dan surat
tercampur antara surat keluarnya.
masuk dan surat keluarnya.
SPPT sebelum kegiatan SPPT setelah kegiatan
program kerja dalam program kerja menjadi
kondisi tercampur antar RT tertata dengan
dan hanya diletakkan dikelompokkan
didalam kardus SPPT juga berdasarkan RT, blok, dan
belum dikelompokkan nomor SPPT nya. Selain
berdasarkan blok dan pengelompokan SPPT,
nomor SPPT nya. SPPT juga dilakukan perekapan
tersebut juga belum data dan penginputan data
direkap dan diinput SPPT warga Desa
kedalam microsoft excel. Selorejo.

B. Permasalahan dalam Pelaksanaan Kegiatan

Dalam melaksanakan program kerja “Pendampingan Penataan Arsip dan Administrasi
Kantor Desa Selorejo” terdapa beberapa kendalan dan permasalahan baik dari mahasiswa,
perangkat desa itu sendiri, dan lingkungan, yang akan diuraikan dalam poin-poin dibawah ini.
Permasalahan yang Datang dari Mahasiwa
Minimnya Pengetahuan Mahasiswa dalam Bidang Administrasi
Tidak semua mahasiswa yang mengikuti KKN berasal dari jurusan administrasi dan memiliki
pengetahuan tentang administrasi. Sehingga seringkali mahasiswa bingung dan membutuhkan
waktu lama dalam mengerjakan program kerja.
Lokasi KKN yang Jauh
Mahasiswa KKN juga terkendala oleh jarak lokasi KKN yang jauh, sehingga perjalanan menuju
desa lama yang membuat waktu pengerjaan program kerja akan terpotong pula.

Permasalahan yang datang dari Perangkat Desa

Minimnya Sumber Daya Perangkat Desa
Perangkat desa yang terbilang sedikit dan terkadang tidak ke kantor desa membuat kegiatan
program kerja sedikit terhambat karena yang mengetahui seluk-beluk administrasi Desa Selorejo
adalah perangkat desa itu sendiri.
Minimnya Pengetahuan Perangkat Desa dalam Bidang Administrasi
Tidak semua perangkat desa memiliki latar belakang dalam bidang administrasi, sehingga
seringkali perangkat desa sendiri bingung arsip mana yang perlu ditata dan disusun.

Permasalahan yang Datang Dari Lingkungan

Pandemi Covid-19
Pandemi yang terjadi saat ini membuat banyak aktivitas terganggu. Dalam pelaksanaan program
kerja juga terdapat kejadian dimana salah satu perangkat desa terpapar virus corona sehingga
udmahasiswa KKN diliburkan selama 10 hari sehingga membuat program kerja yang sudah
disusun menjadi terhambat.

C. Solusi terhadap Masalah

Solusi yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut akan
diurai dalam poin-poin dibawah ini.

Solusi untuk Permasalahan yang Datang dari Mahasiwa

Aktif beranya serta mecari informasi tentang dunia kearsipan dan keadministrasian sehingga bisa
menutupi ketidaktahuan mahasiswa tentang administrasi.

Melakukan koordinasi dan membagi mahasiswa menjadi 2 shift sehingga walaupun waktu
pengerjaan proker terpotong, tetapi sumber daya yang melaksanakan kegiatan tetap banyak dan
kegiatan tetap dapat dilaksanakan tepat waktu.

Solusi untuk Permasalahan yang Datang dari Perangkat Desa

Menambah sumber daya dari mahasiswa KKN sehingga yang melakukan kegiatan tetap banyak
dan kegiatan program kerja beisa berlangsung cepat.
Aktif bertanya dan saling berbagi informasi dengan perangkat desa agar tidak terjadi
miskomunikasi.
Solusi Permasalahan yang Datang Dari Lingkungan
Melaksanakan program kerja dengan protokol kesehatan dengan ketat dan merubah kegiatan
yang sudah diubah menyesuaikan keadaan kantor desa yang salah satu perangkatnya terjangkit
virus corona.