PENATALAKSANAAN SURAT MENYURAT

Kode Nomor : 029/DIREKSI No. Revisi : 01 Halaman : 1/4

Ditetapkan :
SPO
Administrasi Tanggal Terbit: 21 / 02 / 2023
Pelayanan dr. E. Dyah Noviani, MARS
Direktur

PENGERTIAN 1. Penatalaksanaan surat menyurat merupakan salah satu sarana penyampaian informasi di
lingkungan PT Medikaloka Hermina Tbk (PT MH Tbk) yang isinya memberitahukan tentang s
esuatu, seperti aktivitas organisasi, keputusan, rekaman berita atau mengirim gambar:

a. Penatalaksanaan surat menyurat terbagi menjadi 2 (dua), yaitu:

1) Surat masuk adalah kegiatan mengelola surat (termasuk dokumen) masuk meliputi
kegiatan penerimaan, pencatatan/agenda, disposisi, distribusi dan penyimpanan.

2) Surat keluar adalah kegiatan mengelola surat (termasuk dokumen) keluar meliputi
kegiatan penyusunan surat, pencatatan, pengiriman dan penyimpanan.

b. Berdasarkan jangkauan penggunaannya surat terbagi menjadi 2 (dua), yaitu:

1) Surat Internal adalah surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu
kantor/instansi, meliputi surat edaran/pengumuman, memoramdum, surat tugas dan
surat undangan internal.

2) Surat Eksternal adalah surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak-
pihak di luar kantor/instansi, meliputi surat dinas, undangan eksternal, surat
keterangan, surat kuasa, surat pengantar, surat pesanan, surat perintah kerja dan
perjanjian kerja sama.

2. Disposisi adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat, y
ang langsung dituliskan pada surat bersangkutan atau pada lembar khusus.

TUJUAN 1. Terdapat ketertiban administrasi dan keseragaman dalam penatalaksanaan surat menyurat di lin
gkungan PT MH Tbk.

2. Agar surat dapat segera ditindaklanjuti dan ditanggapi oleh pejabat/staf terkait.

KEBIJAKAN Peraturan Direktur Utama PT Medikaloka Hermina Tbk Nomor 187/PER-DIR/MH/III/2022

tentang Pengelolaan Surat menyurat di Lingkungan PT Medikaloka Hermina Tbk

PROSEDUR A. Surat Masuk

Surat masuk harus ditindaklanjuti dalam waktu 1 x 24 jam sejak surat diterima sampai didispos
isikan ke Bidang/Bagian terkait.

1. Penerimaan Surat

Sekretaris RS atau Staf Administrasi Departemen PT MH Tbk

a. Menerima surat hard file dari kurir, pos, satuan pengamanan (satpam)/security atau
soft file dari Document Management System/DMS (email/Aplikasi Manpro).
* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS HERMINA CILEDUG SECARA TERTULIS *
Halaman 1
 PENATALAKSANAAN SURAT MENYURAT

Kode Nomor : 029/DIREKSI No. Revisi : 01 Halaman : 2/4

Ditetapkan :
SPO
Administrasi Tanggal Terbit: 21 / 02 / 2023
Pelayanan dr. E. Dyah Noviani, MARS
Direktur
b. Kelompokan surat yang diterima sesuai klasifikasi keamanannya, kemudian dicatat
dalam agenda surat masuk. Kategori klasifikasi keamanan, meliputi:

1) Rahasia (R): disampaikan langsung kepada pihak terkait atau pihak yang dituju.

2) Biasa (B): membuka, membaca dan memahami keseluruhan isi dan maksud dari
surat tersebut sehingga dapat ditindaklanjuti dengan jelas.

c. Lampirkan lembar disposisi yang dilengkapi dengan tanggal, nomor dan perihal surat
masuk diterima, kemudian menyampaikan surat masuk tersebut kepada Direktur
RS/Kepala Departemen PT MH Tbk.

2. Disposisi Surat

a. Sekretaris RS atau Staf Administrasi Departemen PT MH Tbk menyampaikan surat

masuk/surat yang diterima kepada Direktur RS/Kepala Departemen PT MH Tbk baik
secara langsung (hard file) atau melalui DMS (soft file) untuk diketahui, kemudian
catat bukti penyampaian pada agenda surat masuk.

b. Direktur RS/Kepala Departemen PT MH Tbk

1) Memberikan catatan/arahan pada lembar disposisi hal-hal yang perlu

ditindaklanjuti terkait dengan surat tersebut.

2) Menyerahkan kembali surat tersebut kepada Sekretaris RS atau Staf

Administrasi Departemen PT MH Tbk untuk didistribusikan sesuai dengan isi
disposisi.

c. Sekretaris RS menyerahkan surat yang telah mendapat disposisi Direrktur RS kepada

Manajer RS terkait (sesuai disposisi) secara langsung atau melalui Staf Administrasi
Bidang/Bagian RS.

d. Staf Administrasi Departemen PT MH Tbk menyerahkan surat yang telah mendapat

disposisi Kepala Departemen kepada Manajer terkait (sesuai disposisi).

e. Manajer Bidang/Bagian RS atau Departemen PT MH Tbk (sesuai disposisi)

menelaah dan menindaklanjuti disposisi surat:

1) Surat tidak perlu ditindaklanjuti, maka dikembalikan kepada Sekretaris RS atau

Staf Administrasi Departemen PT MH Tbk untuk di Arsip.

2) Surat perlu ditindaklanjuti, maka lakukan tindak lanjut, jika tindak lanjut berupa
balasan surat maka lakukan proses penyusunan surat keluar.

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS HERMINA CILEDUG SECARA TERTULIS *
Halaman 2
 PENATALAKSANAAN SURAT MENYURAT

Kode Nomor : 029/DIREKSI No. Revisi : 01 Halaman : 3/4

Ditetapkan :
SPO
Administrasi Tanggal Terbit: 21 / 02 / 2023
Pelayanan dr. E. Dyah Noviani, MARS
Direktur

B. Surat Keluar (Penyusunan sampai Distribusi Surat)

1. Penyusunan Surat

a. Manajer Bidang/Bagian RS atau Departemen PT MH Tbk

1) Lakukan pengumpulan data/membuat laporan dan lain sebagainya sesuai

informasi yang akan disampaikan pada surat atau tindak lanjut dari surat masuk
yang diterima.

2) Susun draft surat balasan/jawaban untuk selanjutnya diserahkan kepada

Sekretaris atau Staf Administrasi Bidang/Bagian di RS atau Staf Administrasi
Departemen PT MH Tbk.

b. Sekretaris atau Staf Administrasi Bidang/Bagian di RS atau Staf Administrasi

Departemen PT MH Tbk mengajukan persetujuan secara langsung atau melalui DMS
kepada:

1) Di Departemen PT MH Tbk:
a) Surat yang bersifat teknis : - Diparaf oleh Manajer terkait di
masing-masing departemen sebelah kanan nama Kepala
Departemen PT MH Tbk
- Ditandatangani oleh Kepala
Departemen PT MH Tbk terkait
b) Surat yang bersifat strategis : - Diparaf oleh Kepala Departemen PT
dan kapasitas tertentu MH Tbk terkait di sebelah kiri nama
(keuangan, sistem, sumber Direksi dan Sekretaris Korporasi PT
daya manusia dan sejenisnya) MH Tbk di sebelah kanan nama
Direksi;
- Ditandatangani oleh Direksi PT MH
Tbk terkait.

2) Di RS Hermina: untuk surat yang bersifat starategis atau teknis dengan

kapasitas tertentu di tandatangani oleh Direktur RS.

2. Pengiriman Surat

Sekretaris atau Staf Administrasi Bidang/Bagian di RS atau Staf Administrasi

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS HERMINA CILEDUG SECARA TERTULIS *
Halaman 3
 PENATALAKSANAAN SURAT MENYURAT

Kode Nomor : 029/DIREKSI No. Revisi : 01 Halaman : 4/4

Ditetapkan :
SPO
Administrasi Tanggal Terbit: 21 / 02 / 2023
Pelayanan dr. E. Dyah Noviani, MARS
Direktur
Departemen PT MH Tbk

a. Beri nomor surat sesuai ketentuan pada surat yang telah ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang, di mana nomor surat diambil dari worksheet nomor surat pada
google drive atau pada buku nomor surat keluar yang telah tersedia.

b. Kirim/distribusikan surat yang sudah ditandatangani dan diberi nomor surat ke pihak
yang dituju melalui kurir atau Document Management System/DMS (email/Aplikasi
Manpro).

c. Lakukan mengarsipan surat.

Catatan:

SPO Administrasi Pelayanan ini merupakan revisi dari SPO Nomor 017/DIREKSI tentang
Penatalaksanaan Surat Menyurat, revisi 00, tahun 2013

UNIT TERKAIT Seluruh unit kerja

* DILARANG MENGGANDAKAN DOKUMEN INI TANPA SEIZIN DIREKSI RS HERMINA CILEDUG SECARA TERTULIS *
Halaman 4