PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PERSONAL RECORDS MAHASISWA PADA AMIK

MAHAPUTRA RIAU BERBASIS WEB

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Mencapai Gelar Ahli Madya Pada

Jenjang Pendidikan Diploma III Jurusan Manajemen Informatika

Disusun oleh
CHAWLA FEBI SUGESTI
20 20 00 08

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIK MAHAPUTRA
2023
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Personal records adalah arsip yang berhubungan dengan kehidupan

individu/pribadi. Arsip merupakan tempat penyimpan data pusat berupa rekaman

peristiwa atau kegiatan yang disimpan dalam bentuk tulisan, gambar, video, yang

akan digunakan dalam pengambil keputusan [1]. Setiap instansi atau lembaga

menjadikan arsip sebagai salah satu sumber informasi pnting dalam proses

kegiatan administrasi dan manajemen, dimana dokumen arsip akan terus

bertambah dengan berjalannya waktu [2].

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Mahaputra Riau

adalah salah satu lembaga/instansi perguruan tinggi swasta yang beralamat di

jalan H.R Soebrantas No.77 Panam, Pekanbaru. Setiap tahun kampus AMIK

Mahaputra Riau menerima peserta baru. Sebelum memasuki perkuliahan

mahasiswa wajib menyerahkan data-data pribadi sebagai persyaratan untuk

menandakan bahwa mereka merupakan salah satu mahasiswa di kampus AMIK

Mahaputra Riau. Dan juga ketika sudah mengikuti perkuliahan, mahasiswa

diwajibkan untuk menyerahkan kartu rencana studi(KRS) dan data kartu hasil

studi(KHS) setiap memasuki semester baru. Kemudian pihak kampus melakukan

pengumpulan data yang akan disimpan di dalam map khusus untuk pengarsipan.

Pengarsipan data mahasiswa masih dilakukan dengan cara manual seperti

mengumpulkan semua berkas-berkas yang berhubungan dengan mahasiswa agar

pihak kampus dapat mengetahui informasi data lengkap dari mahasiswa tersebut.

Namun dalam pengarsipan dengan cara manual, sering terjadi permasalahan

seperti ada mahasiswa yang mengumpulkan persyaratannya tidak serentak atau

tidak tepat waktu. Jadi sering terjadi kehilangan berkas karena pada saat

penyerahan berkas belum tentu langsung diarsipkan, sebelumnya harus mencari

terlebih dahulu berkas sesuai angkatan arsipnya lalu bisa diarsipkan.

Dari permasalahan diatas, sangat cocok dibangun sebuah sistem informasi

personal records mahasiswa berbasis web, yang diharapkan agar dapat

memudahkan pencarian data lengkap mahasiswa dan tidak akan terjadinya

kehilangan berkas.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas maka

penulis merumuskan beberapa masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana agar tidak terjadinya kerusakan dan kehilangan berkas

personal records mahasiswa?

2. Bagaimana membangun sebuah sistem informasi yang dapat

mengelola personal records data mahasiswa AMIK Mahaputra Riau?

1.3 Batasan Masalah

Melihat batasan permasalahan sangat luas, maka membatasi ruang lingkup

penelitian yaitu :

1. Sistem ini hanya ditujukan untuk mengelola personal records data

mahasiswa.
 2. Sistem informasi personal records mahasiswa AMIK Mahaputra Riau

dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Database

Mysql.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Adapun beberapa tujuan serta manfaat penelitian tugas akhir ini

diantaranya sebagai berikut :

1.4.1 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian sebagai berikut:

1. Untuk menganalisa permasalahan personal records mahasiswa pada

AMIK Mahaputra Riau.

2. Membangun sistem informasi personal records mahasiswa untuk

menjaga data-data mahasiswa agar tetap aman.

3. Menerapkan sistem informasi yang berbasis Web dalam membangun

sistem personal records mahasiswa AMIK Mahaputra Riau.

4. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendiidkan Diploma III

pada kampus AMIK Mahaputra Riau.

1.4.2 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:

a. Bagi Penulis

Menambah wawasan dan pengalaman penulis dalam bidang

programming dan teknologi informasi dalam hal-hal yang berkaitan

 dengan personal records mahasiswa atau personal records jenis

lainnya.

b. Bagi Instansi

Mempermudah BAAK dalam mengelola data mahasiswa dan

mempermudah dalam mengetahui data lengkap mahasiswa, hal ini

tentunya membuat proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

c. Bagi Mahasiswa

Menambah informasi kepada mahasiswa dan sebagai referensi bagi

mahasiswa selanjutnya untuk meneliti yang sejenis, dan juga sebagai

salah satu wujud berbentuk pendidikan nyata yang diberikan kepada

mahasiswa.

1.5 Metode Penelitian

Penulis ini telah melakukan penelitian guna mendapatkan data atau

informasi yang akurat mengenai sistem yang berjalan untuk dianalisa agar penulis

dapat mengetahui kelemahan atau kekurangan yang ada pada sistem yang dibahas.

1.5.1 Jenis Data

Jenis data yang penulis gunakan adalah :

Data Kualitatif : Data informasi yang berbentuk kata verbal bukan dalam bentuk

angka. Untuk mendapatkan data kualitatif yaitu dengan melakukan wawancara,

observasi, diskusi, dan pengamatan.

1.5.2 Sumber Data

a. Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung yaitu berasal dari

hasil wawancara oleh Saudari Putri, A.Md yang menangani pengarsipan di

kampus AMIK Mahaputra Riau. Data primer yang diperoleh penulis

seperti akta kelahiran, ijazah, KTP, kartu keluarga, formulir pendaftaran

mahasiswa baru, formulir registrasi mahasiswa, kartu rencana studi (KHS)

dan kartu hasil studi (KHS).

b. Data Sekunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh dari berbagai bahan pustaka

seperti buku, jurnal, maupun artikel.

1.5.3 Teknik Pengumpulan Data

Dalam metode analisis dan perancangan ini yaitu dilakukan kegiatan menganalisis

serta merancang sistem.

a. Wawancara

Metode wawancara dilakukan dengan metode tanya jawab langsung

dengan pihak kampus bagian Biro Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan(BAAK) yang menangani pengarsipan yaitu Saudari

Putri, A.Md berkaitan dengan informasi pengelolaan personal

records mahasiswa.

b. Observasi

Metode yang dilakukan penulis untuk mengumpulkan data dan

mendapatkan informasi yang diperlukan untuk proses penelitian

 dengan cara mengunjungi tempat penelitian secara langsung pada

kampus AMIK Mahaputra Riau yang beralamat di jalan H.R

Soebrantas No.77 Panam, Pekanbaru.

c. Penelitian Laboratorium

Penelitian ini dilakukan didalam laboratorium sebagai sarana

pembuatan program personal records mahasiswa.

Dan penulis memanfaatkan perangkat laptop, dengan spesifikasi

sebagai berikut :

1. Hardware (Perangka Keras)

a. Laptop HP

b. Intel(R) Celeron(R) N4120 CPU

c. Memory 4.00 GB

d. Flashdisk 32 GB

2. Software (Perangkat Lunak)

a. Sistem operasi windows 11

b. Aplikasi Microsoft Word 2010

c. XAMPP

d. phpMyAdmin

e. Sublime

f. Mozila Firefox
1.5.4 System Development Life Cycle (SDLC)

System Development Life Cycle (SDLC) adalah proses pengubahan dan

pembuatan sistem, model serta metodologi yang digunakan untuk

mengembangkan sistem-sistem tersebut, antara lain :

1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Prototype digunakan sebagai alat mendemonstrasikan rencana dan

rancangan untuk menemukan masalah yang ada dan memberikan solusi

terhadap masalah tersebut. Penggunaan metode dengan model awal ini

memungkinkan pengguna mengenali dengan baik jalannya sistem serta

memberikan gambaran dari sistem yang akan dibangun melalui prototype

yang akan dievaluasi oleh pengguna. Prototype yang telah melalui evaluasi

oleh pengguna selanjutnya akan dijadikan produk akhir sebagai output dari

penelitian ini. Metode ini juga membantu proses analisa kebutuhan

dikarenakan sering terjadinya kesulitan penjelasan kebutuhan secara detail

dari pengguna. Sebaiknya spesifikasi kebutuhan sudah harus disepakati

agar manajemen waktu proyek dapat dikontrol dengan baik. Berikut

beberapa tahapan metode prototype:

 Membangun/ Mendengar-
Memperbaiki
Mock-up kan Pelanggan

Pelanggan
Melihat/
Menguji
Mork-up

Gambar 1.1 System Development Life Cycle Model Prototype

Berikut uraian tahapan pada gambar diatas:

1. Proses mengidentifikasi kebutuhan Pengguna

Dalam tahap ini adanya proses wawancara dengan pihak asrama yaitu

sekretaris AMI-SG mengenai permasalahan dalam pengarsipan surat,

hasil wawancara adalah kebutuhan atau permintaan pembuatan sistem

yang dibutuhkan.

2. Proses pengembangan kebutuhan menjadi prototype.

Proses ini adalah awal pembuatan prototype dari kebutuhan yang

didapatkan. Fungsi utama yang dibuat adalah fungsi input output pada

sistem.

3. Proses pengecekan prototype

 Pada proses ini akan dilakukan pengecekan dengan pengguna. Apakah

prototype yang dibuat sudah sesuai kebutuhan atau tidak. Bila sudah

memenuhi kebutuhan maka prototype tersebut sudah bisa dilanjutkan

menjadi sistem. Namun, bila belum memenuhi kebutuhan pengguna

maka pembangunan harus kembali ketahan identifikasi kebutuhan agar

bisa lebih secara tepat mengetahui kebutuhan pengguna. Proses akan

berulang hingga prototype diterima.

4. Sistem siap digunakan.

Proses ini menandakan bahwa pembangunan sistem telah sukses dan

langsung bisa digunakan menjadi sistem sepenuhnya.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam membaca dan mengikuti aturan penulisan yang ada,

maka tugas akhir ini dibagi menjadi beberapa bab yang berisi tentang penjelasan

kerangka laporan dengan sistematika penulisa sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan beberapa mengenai laar belakang,

rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang diambil dari beberapa kutian buku,

yang berupa pengertian dan definisi. Bab ini menjelaskan konsep

dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem

 informasi, dan definisi lainnya yang berkaitan dengan topik yang

dibahas berdasarkan referensi.

BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini berisi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi,

pembahasan mengenai tugas dan wewenang, analisis sistem saat

ini, permasalahan yang dihadapi.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisi semua informasi yan berhubungan dengan

rancangan sistem yang diusulkan, rancangan database dan

tampilan program yang dibuat.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dari hasil analisis dan

rancangan sistem yng dilakukan serta saran-saran yang dapat

penulis berikan untuk lebih memaksimalkan kinerja sistem yang

diusulkan.
 Dan penulis memanfaatkan perangkat laptop, dengan spesifikasi

sebagai berikut :

3. Hardware (Perangka Keras)

e. Laptop HP

f. Intel(R) Celeron(R) N4120 CPU

g. Memory 4.00 GB

h. Flashdisk 32 GB

4. Software (Perangkat Lunak)

g. Sistem operasi windows 11

h. Aplikasi Microsoft Word 2010

i. XAMPP

j. phpMyAdmin

k. Sublime

l. Mozila Firefox

1.5.5 System Development Life Cycle (SDLC)

System Development Life Cycle (SDLC) adalah proses pengubahan dan

pembuatan sistem, model serta metodologi yang digunakan untuk

mengembangkan sistem-sistem tersebut, antara lain :

2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Prototype digunakan sebagai alat mendemonstrasikan rencana dan

rancangan untuk menemukan masalah yang ada dan memberikan solusi

terhadap masalah tersebut. Penggunaan metode dengan model awal ini

memungkinkan pengguna mengenali dengan baik jalannya sistem serta

memberikan gambaran dari sistem yang akan dibangun melalui prototype

yang akan dievaluasi oleh pengguna. Prototype yang telah melalui evaluasi

oleh pengguna selanjutnya akan dijadikan produk akhir sebagai output dari

penelitian ini. Metode ini juga membantu proses analisa kebutuhan

dikarenakan sering terjadinya kesulitan penjelasan kebutuhan secara detail

dari pengguna. Sebaiknya spesifikasi kebutuhan sudah harus disepakati

agar manajemen waktu proyek dapat dikontrol dengan baik. Berikut

beberapa tahapan metode prototype:

Membangun/ Mendengar-
Memperbaiki
Mock-up kan Pelanggan

Pelanggan
Melihat/
Menguji
Mork-up

Gambar 1.1 System Development Life Cycle Model Prototype

 Berikut uraian tahapan pada gambar diatas:

1. Proses mengidentifikasi kebutuhan Pengguna

Dalam tahap ini adanya proses wawancara dengan pihak BAAK yaitu

bagian pengarsipan Putri, A.Md mengenai permasalahan dalam

personal records mahasiswa, hasil wawancara adalah kebutuhan atau

permintaan pembuatan sistem yang dibutuhkan.

2. Proses pengembangan kebutuhan menjadi prototype.

Proses ini adalah awal pembuatan prototype dari kebutuhan yang

didapatkan. Fungsi utama yang dibuat adalah fungsi input output pada

sistem.

3. Proses pengecekan prototype

Pada proses ini akan dilakukan pengecekan dengan pengguna. Apakah

prototype yang dibuat sudah sesuai kebutuhan atau tidak. Bila sudah

memenuhi kebutuhan maka prototype tersebut sudah bisa dilanjutkan

menjadi sistem. Namun, bila belum memenuhi kebutuhan pengguna

maka pembangunan harus kembali ketahan identifikasi kebutuhan agar

bisa lebih secara tepat mengetahui kebutuhan pengguna. Proses akan

berulang hingga prototype diterima.

4. Sistem siap digunakan.

Proses ini menandakan bahwa pembangunan sistem telah sukses dan

langsung bisa digunakan menjadi sistem sepenuhnya.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam membaca dan mengikuti aturan penulisan yang ada,

maka tugas akhir ini dibagi menjadi beberapa bab yang berisi tentang penjelasan

kerangka laporan dengan sistematika penulisa sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan beberapa mengenai laar belakang,

rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat

penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang diambil dari beberapa kutian buku,

yang berupa pengertian dan definisi. Bab ini menjelaskan konsep

dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem

informasi, dan definisi lainnya yang berkaitan dengan topik yang

dibahas berdasarkan referensi.

BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini berisi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi,

pembahasan mengenai tugas dan wewenang, analisis sistem saat

ini, permasalahan yang dihadapi.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisi semua informasi yan berhubungan dengan

rancangan sistem yang diusulkan, rancangan database dan

tampilan program yang dibuat.

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dari hasil analisis dan

rancangan sistem yng dilakukan serta saran-saran yang dapat

penulis berikan untuk lebih memaksimalkan kinerja sistem yang

diusulkan.