Standar Operasional Prosedur / SOP : KEPADA PSR

PHARMA : PERMINTAAN DAN PENYERAHAN PRODUK

A. VALIDASI

Disiapkan oleh: Disetujui untuk dijalankan: Disahkan oleh:

HoP BPI HoP BP2 HoL ROC

SIW Direktur
PresDir
B. TUJUAN
Menyediakan dan menjelaskan Standar Operasional Prosedur bagi karyawan yang
bekerja di lingkungan PT. Tigaraksa Satria, Tbk sebagai panduan dalam menjalankan
peran dan tanggungjawab sehingga proses kerja dilakukan secara tepat, efisien dan
efektif untuk mendukung tercapainya obyektif perusahaan.

c. KEBIJAKAN UMUM
Value Penambahan LOA
2 juta ASM/O dan RSM
> 2 juta s.d 5 juta RSM dan Hop BP2
1. Estimasi kebutuhan stock yang diajukan dalam CGR adalah dengan

mempertimbangkan masa/periode PSR dalam suatu area coverage serta potensi

penjualan, sejak pengambilan produk sampai dengan kembali lagi ke kantor untuk

melakukan pertanggungjawaban atas penjualan dan sisa stock.

2. Maksimum pengambilan dalam CGR oleh PSR ditentukan sebagai berikut :

a. Pengambilan stock harian dengan pertanggungjawaban stock harian
Standar Operasional Prosedur / SOP : PSR
PHARMA : PERMINTAAN DAN PENYERAHAN PRODUK KEPADA
1.500.000,- atau sebanyak 2 (dua) karton produk,
b. Pengambilan stock mingguan dengan
pertanggungjawaban stock mingguan : RP
5.000.000,- atau sebanyak 7 (tujuh) karton produk,
c. Dengan pertimbangan geografis untuk area tertentu dan efektivitas cakupan
area apabila terdapat kebutuhan lebih dari RP 5.000.000,- per minggu, maka
dapat dilakukan pengajuan proposal penambahan CGR mengacu pada ketentuan
LOA sebagai berikut :

3. Penjualan dengan nilai melebihi ketentuan pada point 2 1(dua) per-BPS rnSka
dapatdiberlakukan proses TO (Taking Order), dimana pengiriman produk akan dilakukan oleh
team delivery.

4. Masa/periode PSR berada dalam suatu area coverage dibatasi maksimal 1 (satu)
minggu sehingga pertanggungjawaban stock dilakukan maksimal 1 (satu) minggu
dari pengambilan barang.
5. Apabila belum dilakukan penyelesaian atas pengambilan stock periode sebelumnya,
maka permintaan pengambilan stock selanjutnya tidak boleh diberikan.
6. Pengiriman produk ke alamat tempat tinggal PSR dimungkinkan apabila telah
mendapat persetujuan secara tertulis dari HOP BP2, Regional OTC Coordinator dan
Head of Logistic dengan pertimbangan efektivitas penjualan dan resiko yang
terukur.

7. Proses administrasi Pharma di cabang dilakukan oleh Admin Pharma. Khusus untuk

cabang yang tidak memiliki Admin Pharma, AOTC bertanggungjawab langsung

terhadap proses control adminitrasi Pharma melalu timnya.

D. SINGKATAN
: Pharma Sales Representative
Standar Operasional Prosedur / SOP : PSR

PHARMA : PERMINTAAN DAN PENYERAHAN PRODUK KEPADA

2. PSS/P : Pharma Sales Supervisor/Promotor
3. ASM/O : Area Sales Manager/Officer

4. ROM : Regional OTC Manager

5. RSM : Regional Sales Manager
16. PO :
6. NCWOM : National Central Warehouse
Manager
: Head of Process
8. CGR : Canvas Goods Request
9. : Kredit Limit
10. PJP : Permanent Journey Plan
11. Sloc : Storage Location
12. DN : Delivery Notes
13. TO : Taking Order
14. RS : Rumah Sakit
15. BPS : Bidan Praktek Swasta
E. PETUNJUK PELAKSANAAN
1. PSR mengajukan permintaan outstanding AR dan PJP PSR ke Admin Pharma untuk
mengetahui jumlah RS/BPS yang masih memiliki AR yang belum terbayar, serta

untuk mengetahui jumlah RS/BPS yang harus dikunjungi oleh PSR.

2. Admin Pharma melakukan cetak outstanding AR per RS/BPS atas nama PSR pada
Tira SnD T-code ARR 38 dan KL PSR, serta PJP PSR kemudian diserahkan kepada
masingmasing PSR.

3. PSR menerima PJP dan outstanding RS/BPS dari Admin Pharma, selanjutnya PSR
mencantumkan estimasi kebutuhan stock pada form CGR, tanda tangan pada
lembar CGR, dan mengajukan CGR kepada PSS/P dengan melampirkan Bukti
Penyelesaian Stock periode sebelumnya, Data Outstanding RS/BPS dan KL PSR.

4. PSS/P meiakukan review kewajaran stock yang diajukan oleh PSR dan melakukan
koreksi permintaan stock setelah memastikan bahwa pengambilan stock periode

sebelumnya telah diseiesaikan. PSS/P melakukan analisa outstanding piutang

RS/BPS, selanjutnya tanda tangan pada lembar CGR lalu menyerahkan kembali

lembar CGR yang telah ditanda tangan, Bukti Penyelesaian Stock periode

sebelumnya, dan Data Outstanding Piutang kepada PSR.

Standar Operasional Prosedur / SOP : PSR
PHARMA : PERMINTAAN DAN PENYERAHAN PRODUK KEPADA
5. Setelah memperoleh seiuruh dokumen dari PSS/P, PSR
menyimpan Bukti

Penyelesaian Stock periode sebelumnya, PJP PSR, dan

Data Outstanding Piutang RS/BPS yang akan dijadikan dokumen mendukung oleh

PSR dalam melakukan aktivitas penjualan, sedangkan CGR yang telah divalidasi oleh

PSS/P diserahkan kepada Admin

Pharma.
6. Atas pengajuan CGR dari PSR, Admin Pharma melakukan validasi KL outlet :
a. Apabila KL masih dalam batas toleransi yang ditentukan, maka Admin

Pharma akan mencantumkan tanda tangan pada 'embar CGR,

b. Apabila KL outlet telah melewati batas toleransi yang ditentukan, maka

Admin
Pharma akan mencantumkan tanda tangan dan memberikan catatan pada
lembar CGR yang menyatakan bahwa outlet tersebut telah melebihi KL serta
mencantumkan nitai dan persentase over KL outlet tersebut.
 Standar Operasional Prosedur / SOP : PSR

PHARMA : PERMINTAAN DAN PENYERAHAN PRODUK KEPADA

7.
Admin Pharma menyampaikan CGR PSR ke CC/AOTC untuk:dilakükari validasi.

8. Berdasarkan CGR yang telah divalidasi oleh CC/AOTC, Admin Pharma melakukan PO
transfer per-PSR di SAP dari Sloc gudang utama ke Sloc virtual Pharma.
9. Admin Pharma menginfokan kepada Admin Gudang bahwa telah diakukan PO

Transfer di SAP. Admin Gudang akan melakukan proses cetak DN per-PSR berdasarkan
PO Transfer yang dibuat oleh Admin Pharma dan melakukan persiapan penyiapan produk.

10. Admin Gudang meminta approval dari Kepala Gudang pada lembar CGR dan DN. Sebelum
Kepala Gudang melakukan approval, Kepala Gudang harus memastikan
bahwa CGR telah divalidasi oleh AOTC.
11. Produk diserahkan kepada PSR berdasarkan DN, wajib ditandatangani dan dicantumkan
nama jelas serta tanggal oleh penyerah dan penerima.
12. DN yang telah divalidasi oleh penyerah dan penerima akan didistribusikan oleh Admin
Gudang sebagai berikut :
a. Lembar asli : file Admin Pharma
b. Lembar kedua : file Admin Gudang
c. Lembar ketiga : file "SR
13. Atas dasar DN yang diterima dari Admin Gudang, maka Admin Pharma melakukan Good
Receipt pada Sloc Virtual PSR, dimana 'embar DN sign dan CGR akan diarsip oleh
Admin Pharma.
Standar Operasional Prosedur / SOP : PSR

PHARMA : PERMINTAAN DAN PENYERAHAN PRODUK KEPADA

14. Admin Pharma melakukan proses booking stock di
TIRA SnD per-PSR dengan mekanisme DB to DB (Data
Base ke Data Base) dari sistem TIRA SnD ke sistem
SAP, dimana pada proses ini akan tercatat :
a. Penambahan stock di TIRA SnD per-PSR,
b. Penambahan stock di SAP pada Sloc per-PSR,
c. Pengurangan stock di SAP pada Sloc Virtual Pharma.

PENGIRIMAN KE ALAMAT RUMAH PSR

1. ASM/O mengajukan rekapitulasi secara tertulis dan menyampaikan kepada RSM .
daftar nama dan alamat lengkap PSR atas rencana pengiriman produk yang ditujukan
ke alamat rumah PSR.

2. Berdasarkan pertimbangan efektifitas penjualan dan resiko.: yang •terukur, RSM memberikan

persetujuan awal dengan mencantumkan nama jelas dan tanda tangan serta tanggal persetujuan,

kemudian mengajukan kepada HOP SP5, HOP BP2, Head of Logistic dan Regional OTC

Coordinator.

3. Berdasarkan pertimbangan efektivitas penjualan dan resiko yang terukur, maka HOP SP5,

HOP BP2, Head of Logistic dan Regional OTC Coordinator memberikan persetujuan akhir

dengan mencantumkan nama jelas dan tanda tangan serta tanggal persetujuan.

4. Copy lembar persetujuan akan disampaikan oleh RSM ke HOP SP5, Head of Logistic,

Regional OTC Coordinator, ROM dan ASM/.O cabang yang mengajukan.

5. Proses pengiriman produk ke alamat tempat tinggal PSR dapat dijalankan di cabang setelah

'embar persetujuan tersebut telah disampaikan dan diterima.

F. LAMPIRAN
Standar Operasional Prosedur / SOP : PSR

PHARMA : PERMINTAAN DAN PENYERAHAN PRODUK KEPADA

1. Flowchart
2. Referensi, form dan lampiran lainnya