URUTAN KERJA 

PENGAWASAN DALAM PROYEK

KONSTRUKSI

Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari

rencana, maka pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar
kejadian-kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera
diselesaikan dengan baik.

Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan

terhadap pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada standar dan peraturan yang
berlaku dengan bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan
perencanaan proyek.

Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan

standart yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang system informasi,
membandingkan pelaksanaan dengan standart, menganalisis kemungkinan adanya
penyimpangan antara pelaksanaan dan standart, kemungkinan mengambil
tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif
dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan

pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:

1.   Menentukan sasaran.

2.   Menentukan standart dan criteria sebagai acuan dalam rangka mencapai
sasaran.

3.   Merancang atau menyusun system informasi, pemantauan, dan laporan hasil
pelaksanaan pekerjaan.

4.   Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah
direncanakan).

5.   Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.

6.   Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, criteria, dan
sasaran yang telah ditentukan.

Setelah  mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi

unsur-unsur pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek
yaitu:

1.   Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (cost control).

2.   Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (quality control).

3.   Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (time control).

Pengawasan dan Pengendalian Biaya Proyek (Cost Control)

Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan tentang anggaran yang
telah ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak dapat menafsirkan
bahwa sebesar anggaran itulah akhir biaya proyek. Anggaran adalah suatu
perkiraan yang disusun berdasarkan informasi yang tersedia pada saat pembuatan
anggaran. Ada beberapa asumsi yang digunakan untuk merumuskan
ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga menjadi bagian dari anggaran
proyek. Oleh sebab itu, rencana proyek yang dibuat sebelum dimulai dan
dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah memuuat sifat:
1.      Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan.

2.      Rencana proyek dapat menjadi landasan bersama semua pihak dalam
komunikasi mengenai proyek selama masa kerja proyek.

Dengan dimilikinya sifat-sifat ini dalam rencana proyek, semua pihak akan dapat
mengetahui bahwa anggaran proyek dapat meningkat lebih besar selama proyek
berjalan dan dapat pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya
setelah proyek selesai asalkan proyek tersebut dapat berjalan secara efektif dan
efisien.

Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadi karena

ketidakpastian, sehingga dapat menambah beban atau dapat sama sekali tidak
menimbulkan beban proyek seperti yang diperkirakan sebelumnya. Sehubungan
dengan itu, program menghemat biaya proyek wajib menjadi bagian dari disiplin
manajemen proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja
untuk dapat menekan biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawasan dan
pengendalian biaya proyek setidak-tidaknya perlu mencakup pengawasan dan
pengendalian:

1.   Jadwal pembiayaan (cash flow)

2.   Besarnya keseluruhan biiaya proyek.

Manajer proyek perlu mengawasi dan mengendalikan para pegawainya yang

bertanggung jawab menimbulkan pengeluaran-pengeluaran. Pengawasan dan
pengendalian bukan hanya melalui prosedur dan metode serta kebijaksanaan,
namun perlu diperhatikan pula bagaimana jalannya koordinasi untuk memecahkan
hambatan-hambatan dan perbedaan pendapat diantara mereka dan perbedaan
pendapat dalam unit kerjanya sendiri, kecepatan mereka mengambil keputusan
terhadap masalah yang dibawahnya, bagaimana mereka memberi petunjuk kepada
bawahan dalam memecahkan masalah, apakah mereka menyarankan cara kerja
yang lebih baik, dan apakah mereka berusaha menciptakan iklim atau lingkungan
pengawasan dan pengendalian  menghargai pelaksanaan tugas yang baik dan
memberikan kritik terhadap pelaksanaan tugas yang tidak memuaskan.

Dalam proyek ini pengendalian biaya dilakukan dengan memeriksa apakah biaya
yang sudah dikeluarkan sesuai dengan kemajuan atau progress prestasi yang telah
dicapai. Hal ini dapat diketahui dengan melihat kurva S, kurva S secara grafis
menyajikan beberapa ukuran kemajuan komulatif pada suatu sumbu tegak,
terhadap waktu pada sumbu mendatar. Kurva S ini digambarkan pada suatu
diagram yang menunjukkan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Diagram ini disebut
bar chart. Jumlah biaya yang dikeluarkan dapat diukur menurut kemajuan yang
dicapai.

Bar chart adalah diagram batang yang menggambarkan berbagai pekerjaan yang
dapat diselesaikan dalam satu-satuan waktu tertentu. Dalam suatu proyek, bar
chart diuraikan menjadi beberapa macam pekerjaan kemudian diperkirakan waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing pekerjaan tersebut.
Lamanya waktu ini diperkirakan data-data yang dipakai serta pengalaman kerja
sebelumnya dan dibuat secara parallel tanpa mengabaikan cash flow dari biaya.
Bar chart dilengkapi dengan kurva S untuk membandingkan antara lamanya suatu
pekerjaan dengan bobot.

Karena satuan waktu yang dipakai adalah mingguan, maka elevasi terhadap biaya
yang telah dikeluarkan dilakukan mingguan pula. Besarnya biaya yang telah
dikeluarkan ini dibandingkan dengan rencana anggaran biaya dan dicari
prosentasenya. Dengan mengetahui nilai prosentase dan posisi waktu saat ini
dapat digambarkan kurva S actual ke bar chart yang memuat kurva S rencana.
Dengan membandingkan kurva S actual dengan kurva S rencana dapat diketahui
apakah pembiayaan proyek berjalan sesuai dengan rencana atau tidak.

Dari perbandingan kurva S actual dan kurva S rencana akan diperoleh

kemungkinan:

 Kurva S actual berada dibawah kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan

pekerjaan mengalami keterlambatan.
 Kurva S actual berhimpit dengan kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan
pekerjaan tepat sesuai dengan pekerjaan.
 Kurva S actual berada diatas kurva S rencana, ini berarti pelaksanaan
pekerjaan lebih cepat dari rencana.