PERTEMUAN 4

TEKNIK PENYUSUNAN JADUAL PROYEK

A. TUJUAN PERKULIAHAN
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pelaksanaan, teknik dan metode
perencanaan dalam teknik penyusunan jadual proyek, mahasiswa diharapkan mampu:
1. Menjelaskan dan memahami tentang pelaksanaan proyek
2. Menjelaskan tentang kegiatan pokok pelaksanaan proyek
3. Memberikan contoh teknik dan metode pelaksanaan proyek

B. DESKRIPSI MATERI
4.1 Pelaksanaan Proyek

Pelaksanaan atau pekerjaan sebuah proyek konstruksi dimulai dengan

penyusunan perencanaan, penyusunan jadwal (penjadwalan) dan untuk memperoleh
hasil yang sesuai dengan perencanaan diperlukan pengendalian. Sebelum pembahasan
lebih lanjut maka pengertian dari ketiga kegiatan pokok itu diberikan sebagai dasar
pemikiran lebih lanjut.

1. Perencanaan
Perencanaan adalah suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan
sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan
memberikan pegangan bagi pelaksanaan mengenai alokasi sumber daya untuk
melaksanakan kegiatan (Imam Soeharto, 1997). Secara garis besar, perencanaan
berfungsi untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu penjadwalan, anggaran dan
mutu.

Pengertian di atas menekankan bahwa perencanaan merupakan suatu proses,

ini berarti perencanaan tersebut mengalami tahap-tahap pengerjaan tertentu Tahap-
tahap pekerjaan itu yang disebut proses. Dalam menyusun suatu perencanaan yang
lengkap minimal meliputi :

a. Menentukan tujuan.
Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan
yang akan dilakukan.
 b. Menentukan sasaran.
Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu
tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya
c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.
Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian
terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai
d. Memilih alternatif.
Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan
tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu
kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian perlu
dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.
e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan
Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat
dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.

Tahapan perencanaan di atas merupakan suatu rangkaian proses yang

dilakukan sesuai urutannya. Dari proses tersebut perencanaan disusun dan
selanjutnya dilakukan penjadwalan.
2. Penjadwalan

Penjadwalan dalam pengertian proyek konstruksi merupakan perangkat untuk

menentukan aktivitas yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek dalam
urutan serta kerangka waktu tertentu, dalam mana setiap aktivitas harus
dilaksanakan agar proyek selesai tepat waktu dengan biaya yang ekonomis (Callahan,
1992). Penjadwalan meliputi tenaga kerja, material, peralatan, keuangan, dan waktu.
Dengan penjadwalan yang tepat maka beberapa macam kerugian dapat dihindarkan
seperti keterlambatan, pembengkakan biaya, dan perselisihan.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan antara lain :

a. Bagi pemilik :
1) Mengetahui waktu mulai dan selesainya proyek.
2) Merencanakan aliran kas.
3) Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek.
b. Bagi kontraktor:
1) Memprediksi kapan suatu kegiatan yang spesifik dimulai dan diakhiri.
 2) Merencanakan kebutuhan material, peralalan, dan tenaga kerja.
3) Mengatur waktu keterlibatan sub-kontraktor.
4) Menghindari konflik antara sub-kontraktor dan pekerja.
5) Merencanakan aliran kas
6) Mengevaluasi efek perubahan terhadap waktu penyelesaian dan biaya proyek.
3. Pengendalian

R.J. Mockler, 1972, dalam Imam Soeharto (1997) memberikan pengertian

tentang pengendalian. Menurutnya, pengendalian adalah usaha yang sistematis
untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang
sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar, menganalisis
kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian
mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan
secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Berdasarkan pengertian yang diberikan oleh Mockler, maka proses

pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menentukan sasaran.
b. Definisi lingkup kerja.
c. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran.
d. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan hasil
pelaksanaan pekerjaan.
e. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran
yang telah ditentukan.
f. Mengadakan tindakan pembetulan.

Fungsi utama pengendalian adalah memantau dan mengkaji (bila perlu

mengadakan koreksi) agar langkah-langkah kegiatan terbimbing ke arah tujuan yang
telah ditetapkan. Pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan memastikan
penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.
4. RDM, Konstrain, Lead dan Lag

PDM (Precedence Diagram Methode) disebut juga metode preseden diagram

yang menggambarkan jaringan kerja yang termasuk klasifikasi AON (Activity on
 Node) di mana kegiatan ditulis di dalam kotak alan lingkaran. Anak panah dipakai
hanya untuk menjelaskan hubungan ketergantungan di antara kegiatan-kegiatan.

Konstrain menunjukkan hubungan logis antar kegiatan dengan satu garis

dari nodeterdahulu ke node berikutnya. Satu konstrain hanya dapat menghubungkan
dua node. PDM memiliki empat macam konstrain:
a. Konstrain Finish to Start (FS)
b. Konstrain Start to Start (SS)
SS (i-j) =b
c. Konstrain Finish to Finish (FF)
d. Konstrain Start to Finish(SF)
Catatan :
b dan d disebut Lead time (waktu mendahului).
a dan c disebut Lag time (waktu tertunda)
5. Metode Pengendalian Biaya dan Waktu

Penyimpangan terhadap perencanaan sering terjadi, baik terhadap biaya

maupun waktu untuk mengetahui terjadinya penyimpangan secara dini daput
dipergunakan metode varian dan metode earned value alau metode nilai hasil.

Metode-metode ini dipakai untuk pengendalian terhadap biaya dan waktu.

a. Metode Varian
Pengendalian biaya proyek dengan melakukan identifikasi varian pada data
pengeluaran biaya pelaksanaan terhadap biaya rencana secara periodik atau
dalam kurun waktu tertentu.
b. Metode Nilai Hasil {earned value}
Dalam metode ini memakai dasar-dasar asumsi tertentu agar dapat dikembangkan
untuk membuat perkiraan atau proyeksi keadaan masa depan proyek. Metode ini
digunakan untuk :
1) Mengetahui performance proyek dari sisi biaya pada suatu waktu;
a) Apakah pengeluaran biaya > dari rencana.
b) Apakah pengeluaran biaya < dari rencana.
c) Apakah pengeluaran biaya = dari rencana.
2) Mengetahui performance proyek dari sisi jadwal/waktu pada suatu waktu;
a) Apakah waktu pelaksanaan lebih cepat dibanding rencana.
 b) Apakah waktu pelaksanaan lebih lambat dibanding rencana.
c) Apakah waktu pelaksanaan sama dengan rencana.
3) Prediksi biaya untuk menyelesaikan proyek setelah waktu evaluasi ; proyek
untung atau rugi.
4) Prediksi waktu untuk menyelesaikan proyek setelah evaluasi, lebih cepat atau
lebih lambat.
6. Indikator dan Formulasi

Indikator yang digunakan dalam konsep nilai hasil:

a. ACWP (Actual Cost Work Performed) ; jumlah biaya aktual/yang sesungguhnya
untuk suatu pekerjaan yang telah terlaksana dalam kurun waktu tertentu, didapat
dan laporan akuntansi.
b. BCWP (Undated Cost of Work Performed); jumlah nilai hasil pekerjaan yang telah
diselesaikan untuk suatu pekerjaan dalam kurun waktu tertentu, didapat dari
laporan prestasi mingguan.
c. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) ; biaya/anggaran yang direncanakan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, didapat dari time schedule, Bar Chard dan
kurva S.

Ketiga indikator ini memperlihatkan varian biaya dan varian waktu. Varian
biaya adalah penyimpangan pengeluaran biaya aktual untuk pelaksanaan pekerjaan
terhadap prestasi riil dalam satuan biaya Varian biaya = Cost Varian = CV.
Formulasi:
a. CV = BCWP – ACWP
Varian waktu/jadwal adalah penyimpangan prestasi riil (dalam satuan biaya)
terhadap biaya rencana. Varian Jadwal = Schedule Varian = SV.
Formulasi :
b. SV = KCWP – BCWS
Kinerja proyek dari analisis varian biaya dan varian waktu yang mungkin terjadi
dapat dilihat sebagai berikut :
1) CV Positif berarti pekerjaan dilaksanakan dengan biaya kurang dari anggaran;
untung.
2) CV negatif berarti pekerjaan dilaksanakan dengan biaya lebih dan anggaran;
rugi.
 3) CV nol berarti pekerjaan dilaksanakan dengan biaya sama dengan anggaran.
4) SV positif berarti pekerjaan dilaksanakan lebih cepat.
5) SV negatif berarti pekerjaan dilaksanakan terlambat.
6) SV nol berarti pekerjaan dilaksanakan sesuai waktu rencana.

Untuk mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya pada proyek digunakan

indeks kinerja biaya dan indeks kinerja jadwal yang formulasinya adalah :
a. Indeks Kinerja Biaya = Cast Performance Indeks CPI
CPI = BCWP
ACWP
b. Indeks Kinerja Jadwal = Schedule Performance Indeks SPI
SPI = BCWP
BCWS
Keterangan :
– Jika CPI < 1 berarti pengeluaran lebih besar dari anggaran.
– Jika CPI > 1 berarti pengeluaran lebih kecil dari anggaran, pelaksanaan baik.
– Jika CPI = 1 berarti pengeluaran sesuai dengan anggaran.
– Jika SPI < 1 berarti pekerjaan terlambat.
– Jika SPI > 1 berarti pekerjaan lebih cepat
– Jika SPI = 1 berarti pekerjaan sesuai dengan rencana.
Perkiraan Biaya Pekerjaan Tersisa (ETC)

4.2 Teknik dan Metode Perencanaan Proyek

Dalam usaha meningkatkan Kualitas Perencanaan Proyek telah diperkenalkan

berbagai teknik dan metode perencanaan terutama dalam menyusun jadwal, antara lain
Bagan Balok (Bar-Chart), Analisis Jaringan Kerja (CPM, PERT, PDM, GER,T dan lain-lain).
 Meskipun demikian, mengingat teknik dan metode tersebut berfungsi sebagai
alat, maka penggunaannya hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Ketepatan pemilihan teknik dan metode yang dipergunakan.
b. Penguasaan sepenuhnya oleh perencana.
c. Pemahaman aplikasinya oleh penyelia yang hendak menerapkannya di lapangan.

Pengalaman menunjukkan bahwa meskipun pada awalnya teknik-teknik dan

metode-metode tersebut mendapat sambutan yang hangat namun hasilnya tidak cukup
memuaskan, hal ini terutama karena kurangnya persiapan dalam hal melatih dan
memberi pengertian kepada mereka yang langsung berurusan dengan penggunaan
metode tersebut. Baru setelah aspek tersebut diperhatikan hasilnya cukup memuaskan.
1. Sistem Komunikasi dalam Perencanaan

Bila dikomunikasikan dengan baik kepada para pimpinan dan/ atau anggota
organisasi proyek yang bersangkutan, maka perencanaan baik. strategis maupun
operasional akan mendorong mereka bekerja secara optimal sebagai individu
maupun kelompok karena telah memperoleh kejelasan akan maksud dan tujuan
kegiatan yang akan mereka lakukan serta cara melaksanakannya.

Hal ini juga merupakan suatu motivasi karena mereka mengetahui peranan
serta tanggung jawab yang diemban.
2. Top Down dan Bottom Up
 Di samping hierarki, proses perencanaan, khususnya dalam menyusun jadwal,
dapat ditinjau dari sudut lain, yaitu pendekatan yang digunakan. Pendekatan ini
memhedakan langkah awal memulai perencanaan kegiatan proyek serta jadwal yang
hersangkutan dalam rangka memhuat "peta" penyelenggaraan yang hersifat
menyeluruh. Untuk ini dikenal dua pendekatan, yaitu top-down dan bottom up.

Pendekatan top-down herarti perencanaan dimulai dari atas ke bawah. Di sini

proyek digambarkan sehagai satu lingkup kegiatan utuh dari pekerjaan awal sampai
penutupan dan ditentukan kurun waktu pelaksanaannya.

Kemudian menentukan "Milestone" hagi kegiatan tertentu yang dianggap

cukup penting sehagai sasaran antara untuk mencapai Jadwal Penyelesaian Proyek
yang telah ditentukan.

Langkah selanjutnya adalah memecah lehih lanjut menjadi komponen-

komponen kegiatan dengan mempertimhangkan berhagai faktor, seperti Fungsi,
Lokasi, Sifat dan Jenis Pekerjaan, Ukuran, dan lain-lain menjadi paket kerja.

Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah adanya pemecahan yang

bertingkat-tingkat yang memhentuk semacam hierarki piramida sehingga akan
mempermudah pengelolaan dan memperkecil kemungkinan adanya bagian-hagian
yang terlewatkan.

Kesulitan yang timbul adalah dari Segi Alokasi Waktu pada paket kerja. Kurun
waktu pelaksanaan pekerjaan atau jadwal pada paket kerja bukan didasarkan oleh
analisis kehutuhan masingmasing, tetapi didasarkan atas alokasi sesuai target
penyelesaian proyek secara keseluruhan yang telah ditentukan.
Sehingga bila target penyelesaian proyek terlalu ketat dan tidak realistis, maka
pelaksanaan kegiatan di tingkat paket kerja akan selalu di luar sasaran yang
diinginkan.

Pendekatan yang lain, herlawanan dari yang tersebut di atas adalah bottom-up.
Di sini proyek dipecah secara terinci menjadi komponen- komponennya setelah
mempertimhangkan keperluan sumher daya pada tingkat normal.
 Kemudian diperkirakan berapa lama kurun waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan masing-masing komponen tersehut. Dengan memperhatikan adanya
kegiatan yang dapat dikerjakan secara paralel, maka jadwal proyek secara
keseluruhan dihitung berdasarkan kurun waktu semua komponen kegiatan proyek.
Keuntungan dari pendekatan ini adalah paket kerja atau komponen kegiatan
memiliki kurun waktu yang lehih realistis karena penanggung jawah pada tingkat
yang bersangkutan yang menentukannya. Akan tetapi, jadwal penyelesaian proyek
secara keseluruhan yang dihasilkan dari pendekatan bottom-up seringkali ( oleh
herhagai faktor yang umurnnya tingkat penanggung jawah paket kerja tidak memiliki
cukup akses) tidak sesuai dengan target yang ditentukan oleh perusahaan.
3. Kombinasi

Menyadari keunggulan dan kelemahan dua pendekatan di atas, maka

umumnya diamhil cara yang dianggap paling haik, yaitu dimulai dengan pendekatan
top-down . kemudian diadakan reevaluasi mengenai alokasi waktu Jadwal dengan
pendekatan bottom-up, terutama pada tingkat a tau lapisan paket kerja.

Di tingkat ini sejauh mungkin diusahakan tercapai suatu titik temu atau
reconciliation (rekonsiliasi) hasil kedua pendekatan tersebut, termasuk mengkaji
kemungkinan membeli atau memperbaiki jadwal dengan menamhah biaya (cost-
schedule trade off).
4. Perencanaan yang Efektif
 Di atas telah dihahas fungsi, proses, dan Sistematika Perencanaan. Dari
uraian tersebut terlihat hahwa perencanaan melibatkan dua faktor yang
berpengaruh besar terhadap keberhasilannya, yaitu kecakapan perencana dan alat
atau metodenya.

Di samping itu, agar suatu perencanaan berdaya guna maksimal diperlukan

kondisi dan syarat tertentu. Syarat ini bila dipenuhi akan menggerakkan semua pihak
yang berkepentingan untuk ikut serta secara aktif dalam proses implementasi dari
perencanaan tersebut.

Syarat serta kondisi itu antara lain :

a. Penyampaian perencanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengannya. Bagi
perencanaan strategis, para atasan yang memiliki posisi pimpinan pelaksana
hendaknya mengerti dan menguasai sepenuhnya akan maksud dan arti
perencanaan.
b. Penjabaran perencanaan yang bersifat umum menjadi suatu action plan. Untuk
proyek penjabaran ini dikenal sehagai rencana implementasi proyek (RIP).
c. Usahakan sejauh mungkin menggunakan parameter kuantitatif. Misalnya pada
perencanaan jadwal proyek digunakan pencapaian milestone sebagai tolok ukur
menilai kemajuan pekerjaan.
d. Adanya pengkajian ulang (review) secara periodik. Hal ini karena sifat kegiatan
proyek yang dinamis, maka ada bagianbagian yang mungkin belum sepenuhnya
terantisipasi pada perencanaan terdahulu.
e. Penyusunan perencanaan yang realistis yang tidak terlalu optimistis atau
konservatif.
f. Dipikirkan suatu kontinjensi, untuk menanggulangi situasi yang tidak terduga.

C. PERTANYAAN:
1. Jelaskan pengertian dari ketiga kegiatan pokok!
2. Terdapat beberapa hal dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap, jelaskan!
3. Sebutkan dan jelaskan beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penjadwalan!
4. hal-hal yang harus diperhatikan dalam teknik dan metode!
5. Sebutkan syarat perencanaan yang efektif!
D. DAFTAR PUSTAKA
H.Kerzner, Projk Manajemen : A System Approach to Planning scheduling and
controling, Van Nostrand
Imam Soeharto, 1995. Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operasional,
Erlangga, Jakarta
J.J. Moder & C.R.Philips, 1970. Project Management with CPM and Pert, Van Norstrand
Spinner Pete M, Element of Projrk management, Plan, Schedule and Control,Printice hall
Int. Edition