FILE PENDING

SEBAGAI TEMPAT PENYIMPANAN SEMENTARA

RECORD YANG BELUM SELESAI DIPROSES
AGAR MUDAH MENGINGATNYA UNTUK DIPROSES
KEMBALI

Jl. Pacuan Kuda No. 1-5 Pulo Mas Jakarta Timur – 13210 Indonesia
Telp. ( 021 ) 471-4941- 43 | Fax. ( 021 ) 471-4945 | Email : info@asmi.ac.id
Website : www.asmi.ac.id | SMS Info : ( 021 ) - 9291 - 2674
 FILE PENDING
File Pending
adalah:
Tempat penyimpan record/dokumen yang masih belum
selesai diproses dan akan dilanjutkan penyelesaianya
diwaktu yang akan datang ( satu hari ,dua hari atau lebih)
sesuai kondisi pekerjaan.
Karena record belum dapat diselesaikan (masih dalam proses), maka
record tersebut disimpan didalam file pending agar mudah mengingatnya
untuk ditindak lanjuti sampai dengan selesai diproses dan menjadi Arsip
 FILE PENDING
File Pending terdiri dari :
1. Laci tempat record yang dipending (simpan sementara)
2. Folder/Map dengan Judul tanggal sebanyak 31 map ( 1 sd. 31)
3. Folder/Map dengan Judul Bulan sebanyak 12 ( Januari sd. Desember )
4. Folder/Map dengan Judul Tahun sebanyak 2 sd 5 ( Tahun yang sedang berjalan
dan tahun mendatang )
Cara Penggunaanya :
Folder/Map disusun dalam Laci dengan urutan :
a. Folder Tanggal
b. Folder bulan
c. Folder Tahun
Folder Tanggal yang paling depan adalah sesuai dengan tanggal yang sedang berjalan.
Contoh pada Gambar berikut adalah susunan File Pending Tgl 21 Maret 2023
 FILE PENDING
Folder Tahun

2024
Folder Bulan 2023
Februari
Mei
April
Maret
2
26 1
Folder 31

tanggal 25
26
24
23
22
21

FILE PENDING

FILE PENDING ( FILE PENGINGAT RECORD /DOKUMEN YANG MASIH DALAM PROSES)
 FILE PENDING
Fungsi File Pending adalah :
1. Sebagai tempat menyimpan record/dokumen yang masih belum
selesai diproses
2. Untuk mengingatkan adanya dokumen-dokumen yang masih harus
ditindak lanjuti.
3. Sebagai bukti bahwa masih ada dokumen yang masih dalam prose

Record / dokumen yang belum dapat diselesaikan (masih dalam proses), perlu juga
disimpan didalam file pending agar mudah mengingatnya(reminding), untuk ditindak
lanjuti sampai dengan selesai diproses , dan akhirnya akan menjadi Arsip (sebagai
bukti )
Bila suatu organisasi/perusahaan tidak memiliki File Pending Maka :
1. Organisasi/perusahaan tidak dapat diketahui dokumen –dokumen
apa saja yang masih belum selesai diproses.
2. Organisasi /perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mencari
dokumen yang diperlukan , karena dokumen tersebut belum ada
didalam file arsip tetap (masih dalam proses)
3. Organisasi/perusahaan akan mengalami kesulitan dalam proses
penyimpanan arsip, dan penemuan kebali.
 RECORD MANAGEMENT
RECORD
TETAP
1 SELESAI DIPROSES 2 DISIMPAN Contoh
Surat
Tanah
RECORD DIPROSES RECORD DISIMPAN
IMB,dll
RECORD/DOKUMEN
LAHIR/TERCIPTA
FILE DIMUSNAHKAN

PENDING
2. Proses Penyimpanan dan Penggunaan
1.

Pengawasan dalam Pemusnahan Arsip