LAPORAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF SURAT MASUK DAN KELUAR DENGAN SISTEM
BUKU AGENDA
TIM UMUM (SEKRETARIAT)
DI BALAI BESAR LOGAM DAN MESIN
KOTA BANDUNG

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PGRI KOTA BANDUNG

JL.CIUMBULEUIT ATAS NO 48 TLP.(0821 1978 4456)
BANDUNG 2023

Di buat:
Sebagai satu syarat untuk mengikuti
UJi Kompetensi SMK PGRI KOTA BANDUNG

Nama : Ediriko
NIS : 1164925
Program keahlian : Administrasi Perkantor
 LEMBAR PENGESAHAN I

Menegtahui dan menyetujui

Dari SMK PGRI KOTA BANDUNG

Ketua Program keahlian Pembimbing

Administrasi Perkantoran

Kurnia Sutriana,S.E Novia Dara Selvira

Kepala Sekolah
SMK PGRI KOTA BANDUNG

Drs. Yeni Anisah

 LEMBAR PENGESAHAN II

Mengetahui dan menyetujui

DU/DI SMK PGRI KOTA BANDUNG
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT, atas petunjuk, rahmat,
dan karunianya-Nya penulis dapat melaksanakan dan menyelesaikan Laporan Praktek
Kerja Industri dengan baik sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian Praktek Kerja
Lapangan yang telah penulis laksanakan di Balai Besar Logam dan Mesin mulai tanggal 9
januari 2023 sampai 03 april dengan judul laporan “ Proses Penanganan Surat Masuk dan
surat keluar Pada Bagian Tim Umum Sekretariat di Balai Besar Logam dan Mesin”
Dengan ini penulis menyadari bahwa laporan ini tidak akan tersusun dengan baik
tanpa adanya bantuan dari banyak pihak, baik pihak keluarga, pihak sekolah, maupun dari
tempat prakerin.
Terima kasih yang sebesar-besarnya penulis ucapkan kepada Kedua orang tua ,
yang tidak hentinya memberikan do’a , semangat dan dukungannya dalam menyelesaikan
tugas akhir ini. Penulis juga ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada
1. Yeni Anisah S.pd selaku Kepala Sekolah SMK PGRI KOTA Bandung.
2. Kurnia Sutriana,S.E selaku Ketua program keahlian adminitrsi perkamtoran
SMK PGRI KOTA Bandung
3. Novia Dara Selvira, selaku guru Pembimbing Tugas Akhir.
4. Seluruh Guru dan Staff karyawan SMK PGRI KOTA Bandung.
5. Gunawan., selaku Kepala Balai Besar Logam dan Mesin Bandung.
6. Iis Siti Aisah., Selaku Pembimbing I yang telah meluangkan banyak waktu,
memberikan bimbingan, masukan, serta memberikan nasehat kepada penulis
untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Rusmini, selaku Pembimbing II yang telah meluangkan banyak waktu,
memberikan bimbingan, serta memberikan nasehat ataupun motivasi untuk
menyelesaikan tugas akhir ini.
8. Seluruh Staff dan Karyawan di Balai Besar Logam dan Mesin Kota Bandung.
Semoga Allah SWT. memberikan limpahan rahmat dan balasan yang berlipat atas
segala bantuan dan bimbingan yang telah diberikan kepada penulis.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih atas segala dukungan, arahan,
bimbingan, dan bantuan dari pihak-pihak terkait sehingga laporan ini dapat tersusun
dengan baik dan penulis berharap semoga dengan tersusunnya laporan ini dapat bermanfaat
bagi penulis dan pembaca.

Bandung, 2023
Penulis,

Ediriko
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN I ......................................................................................... i

LEMBAR PENGESAHAN II ...................................................................................ii

KATA PENGANTAR .....................................................................................................iii

DAFTAR ISI.....................................................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................1

1.1LATAR BELAKANG ........................................................................................2

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN..................................................................................3

BAB II PENGELOLAAN ARSIP AKTIF SURAT MASUK DAN KELUAR ..........4

2.1 URAIAN TEORITIS..........................................................................................5

2.1.1 PENGERTIAN SURAT MASUK DAN KELUAR....................................6

2.1.2 JENIS SURAT ..............................................................................................7

2.1.3 FUNGSI SURAT MASUK DAN KELUAR ...............................................8

2.1.4 PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA...............9

2.1.5 PENANGANAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA............10

BAB III TINJAUAN INSTANSI/PERUSAHAAN.......................................................11

3.1 SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN..........................................................12

3.1.1 STRUKTUR ORGANISASI .......................................................................13

3.1.2 JOB DESCRIPTION ...................................................................................14

BAB IV PEMBAHASAN ...............................................................................................15

4.1 TEKNIK PELAKSANAAN...............................................................................16

4.1.1 JADWAL PELASANAAN............................................................................17

4.1.2 HASIL PENELITIAN ..................................................................................18

4.1.3 SKEMA KERJA PENANGANAN SURAT MASUK ...............................19

4.1.4 SKEMA KERJA PENANGANAN SURAT KELUAR .............................20

4.1.5 URAIAN TEORITIS SURAT MASUK.....................................................21

4.1.6 URAIAN TEORITIS SURAT KELUAR....................................................22

BAB V PENUTUP ..........................................................................................................23

5.1 KESIMPULAN ...................................................................................................24

5.2 SARAN.................................................................................................................25

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................26

LAMPIRAN-LAMPIRAN..............................................................................................27
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pelaksanaan Praktek Kerja Industri adalah sebuah pelatihan dan pembelajaran
yang dilaksanakan di Perusahaanatau Instansi yang relevan dengan kompetensi
keahlian yang dimiliki masing-masing sekolah, dalam upaya meningkatkan mutu
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dan juga menambah bekal untuk masa
mendatang bagi siswa dalam memasuki dunia kerja.
Di masa sekarang ini, perkembangan teknologi yang semakin berkembang pesat
membuat persaingan kerja semakin ketat. Oleh karena itu, kemampuan atau
kompetensi yang dimiliki setiap orang harus dapat memenuhi standar dari pekerjaan
yang diinginkan. Dengan adanya kegiatan Prakerin ini, diharapkan siswa/siswi dapat
belajar dan memperdalam kompetensi keahlian yang sesuai dengan pekerjaan yang
dikerjakan.
Kegiatan Prakerin yang dilaksanakan oleh penulis di Balai Besar Logam dan
Mesin bagian sekretariat merupakan salah satu program SMK PGRI KOTA Bandung
dalam mengembangkan teori yang telah dipelajari di sekolah sehingga dalam
prakteknya ada kesinambungan antara yang dipelajari dengan pekerjaan yang
dikerjakan.
Di bagian sekretariat penulis mengerjakan beberapa pekerjaan yang
berhububungan dengan surat menyurat, diantaranya menginput surat keluar,membuat
folder file. Oleh karena itu, laporan ini ditulis berdasarkan apa yang telah dikerjakan
oleh penulis selama Prakerin,yang berjudul “pengelolaan arsip aktif surat masuk dan
keluar bagian seketariat di balai besar logam dan mesin”

1.2 Maksud dan Tujuan

1. Untuk mengetahui proses penanganan surat keluar pada bagian sekretariat di
Balai Besar Logam dan Mesin.
2. Untuk mengetahui proses penanganan surat keluar dengan sistem buku agaenda
pada bagian sekretariat di Balai Besar Logam dan Mesin.
3. Mengetahui perbedaan atau persamaan antara teori dengan praktek secara
langsung.
 BAB II

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF SURAT MASUK DAN KELUAR DENGAN

SISTEM BUKU AGENDA

2.1 Uraian Teorotis

2.1.1 Pengertian surat masuk dan keluar
Pada dasarnya surat adalah informasi tertulis yang digunakan sebagai alat
komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan surat menyurat.
Secara umum surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan
corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa surat adalah menyampaikan informasi
secara tertulis dari satu pihak ke pahak lain, berupa pemberitahuan, pernyataan,
pemikiran, dan sebagainya.
Dalam penanganan surat menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk
menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Banyak sarana dan prasarana
yang dapat menunjang kelancaran pengurusan/pengelolaan surat menyurat di
Perusahaan atau Instansi antaralain menggunakan kartu kendali, lembar
disposisi, map, folder, buku agenda, guide, filling kabinet dll.
2.1.2 Jenis Surat
A. Jenis Jenis Surat Berdasarkan Pembuatan Surat
1. Surat Pribadi
Yang dimaksud dengan surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi ini
dibagi menjadi bagian,yaitu:
- Surat pribadi yang isinya bersifat setengah resmi. Contohnya dalam
hal ini adalah surat lamaran pekerjaan, surat ijin untuk tidak masuk
sekolah / kantor / kuliah dan sejenisnya.
- Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan. Contohnya dalam
hal ini adalah surat untuk sahabat, surat perkenalan, surat untuk
orangtua dan keluarga, dan sejenisnya.
 2. Surat Resmi
Yang dimaksud dengan surat resmi adalah surat yang menyangkut
masalah tugas dalam sebuah organisasi baik itu suatu instansi / lembaga
kepada seseorang atau lembaga / instansi lainnya. Conot surat resmi,
Misalnya surat dari seorang bendahara perusahaan kepada bagian
akuntan publik atau audit keuangan yang bertugas memantau kondisi
keuangan dari perusahaan tersebut.
B. Jenis Jenis Surat Berdasarkan Pesan Surat
1. Surat Niaga
Yang dimaksud dengan surat niaga adalah surat yang dibuat oleh
badan-badan usaha atau organisasi perusahaan yang isinya menyangkut
kepentingan niaga atau bisnis. Misalnya surat yang dikirimkan oleh
perusahaan A kepada perusahaan B yang berisi permintaan suatu barang
tertentu yang menjadi objek usaha atau bisnis mereka.
2. Surat Dinas
Yang dimaksud dengan surat dinas adalah surat yang dibuat oleh
suatu instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal-soal kedinasan.
Contohnya adalah surat-surat yang dikeluarkan oleh pemerintah pusat
kepada masing-masing pemerintah daerah yang berisi suatu instruksi
tertentu
C. Jenis Jenis Surat Berdasarkan Wujud Surat
5. Telegram
Telegram adalah suatu tulisan atau tanda atau berita yang dikirimkan dari jarak
jauh melalui pesawat bernama telegraf. Sarana pengiriman pesan jenis ini sekarang
sudah tak terlalu populer setelah adanya SMS dan berbagai sarana pengiriman
pesan lainnya yang lebih praktis.
D. Jenis Jenis Surat Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
6. Memorandum/ Memo
Memo merupakan pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan
singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. memo ini biasanya dibuat oleh atasan
kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat
memo.
E. Jenis Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
7. Surat Biasa (Isi pesan dapat diketahui oleh umum)
 Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa
mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya surat undangan atau surat
edaran.
8. Surat Rahasia
Ini juga merupakan surat yang isinya bersifat rahasia, namun skala kerahasiaannya tidaklah
setinggi atau sebesar surat yang tergolong sebagai ‘sangat rahasia’. Untuk surat golongan
ini bisa dicontohkan surat dari sebuah perusahaan perbankan kepada seorang nasabahnya,
yang berisi laporan keuangan dari saldo milik nasabah atau deposito milik sang nasabah

2.1.3 Fungsi Surat

Fungsi surat adalah selain sebagai alat komunikasi surat juga berfungsi sebagai Duta
Organisasi karena Semua surat membawa pesan kepada pihak - pihak di dalam maupun di luar
organisasi/perusahaan,dan Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya
pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas perusahaan

2.1.4 Penanganan Surat masuk Sistem Agenda

Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat
menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku
agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar
dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
1) Buku Agenda Berpasangan
Buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakan untuk mencatat data surat
masuk dan surat keluar pada buku yang sama. Data surat masuk biasanya dicatat pada
bagian sebelah kiri buku, sedangkan pencatatan data surat keluar pada bagian sebelah
kanan buku.
Contoh Gambar Buku Agenda Berpasangan
 3) Buku Agenda Tunggal / Campuran
Buku agenda tunggal/ campuran adalah buku agenda yang digunakan untuk mencacatat
Surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) padaTap
halaman untuk satu halaman

Contoh Gambar Buku Agenda Tunggal:

Tanggal Tanggal
N dan dan Lampira
M/ Dari/ Perihal Ke
o Terima Nomor n
K Kepada t
Surat

1 4/4/201 2/3/201 M PT.maju pesanan 1 lembar _

8 8 lancar

2 5/4/201 3/4/201 K PT. lancar Penawara _

8 8 jaya n barang _

2) Buku Agenda Kembar

Buku agenda kembar adalah dua buah buku yang digunakan untuk mencatat data
surat masuk dan surat keluar. Satu buah buku khusus untuk mencatat data surat masuk –
petugas pencatatnya bernama agendaris; dan satu buku lagi khusus untuk mencatat data
surat keluar – petugas pencatatnya disebut verbalis

Contoh Gambar Buku Agenda Kembar:

Buku Agenda Surat Masuk:

No Tanggal Tanggal No Surat Perihal Dari Kepada Kode Ket

Surat Klasifikasi
Terima

1 29 April 27 April 120/ Penawaran PT.Surya Pemasaran TU.00.08 -

2018 2018 ITB.12/ harga kencana
TU/2018

2 29 April 29 April 0B9/VB/ Permohona SMK Pelatihan PKL.06.12 -

2018 2018 04/2018 n Kerja Silih
Lapangan Asih

Buku Agenda Surat Keluar:

N Tang No Perihal Kepada Lampir Penanda Kode Ke

o gal Surat an Klasifik t
tangan asi

1 5 Mei 32/ Surat SMK - ER TU.20.0 -

2018 BVC/05 balasa Silih 8
n Asih
/2018 Permo
honan
PKL

2 6 mei 33/ Surat PT. 2 ER PKL.06. -

2018 BVC/ Pesana Indah Lembar 11
05/2018 n Jaya
4) Lembar Disposisi
Pengertian disposisi adalah merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut suatu
penyelesaian terhadap urusan atau surat masuk. Sedangkan pengertian disposisi surat
adalah catatan berupa tanggapan, saran atau intruksi setelah surat itu dibaca oleh pimpinan

Contoh Lembar Disposisi:

2.1.5 Penanganan surat keluar sistem buku agenda

1.Pembuatan konsep surat

Draft adalah sebutan lain dari konsep suatu surat. Dulu saat belum ada computer, orang
yang bertugas membuat draft harus membuat konsep surat terlebih dahulu secara tertulis
yang dituliskan diatas kertas. Hal ini berguna untuk meminalisir kesalahan dalam menulis
surat.
2.Persetujuan konsep
Lalu jika konsep telah dibuat, maka langkah selanjutnya adalah diserahkan kepada
pimpinan guna untuk mendapat persetujuan darinya mengenai apakah surat yang telah
ditulis tersebut benar atau tidaknya.
3. Pencatatan
Jika telah mendapat persetujuan dari pimpinan maka harus dicatat ke dalam buku agenda
surat keluar guna untuk pendafaran nomor surat.
4. Pengetikan konsep surat
Setelah mendapat nomor surat, tentunya langkah selanjutnya adalah pengetikan surat
tersebut. Untuk memastikan kualitas surat tersebut rapi maka wajib diketikkan oleh juru
ketik.
5. Pemeriksaan pengetikan
Setelah selesai mengetikkan sebuah surat, juru ketik wajib memeriksa kata dami kata
hasil ketiknya tersebut apakah ada kesalahan atau tidak.
6. Penandatangan
Jika dirasa sudah sangat baik, maka serahkan kepada pejabat yang berwenangn untuk
memberi tanda tangan dan nama terangnya dalam surat tersebut.
7. Pemberian cap dinas
Lalu jangan lupa untuk memberikan cap atau stempel guna menjaga keformalitasan.
8. Melipat surat
Jika sudah, maka lipatlah surat tersebut.
9. Penyampulan
Masukkan surat kedalam amplop ataupun sampul yang memiliki kop surat.
10. Pengiriman
Bisa menggunakan jasa pengiriman ataupun menggunakan kurir.
11. Penyimpanan
Surat asli tidak disimpan melainkan hanya tembusan yang disimpan sebagai arsip.

BAB III

TINJAUAN INSTANSI/PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat Balai Besar Logam dan Mesin

A. SEJARAH PERUSAHAAN
BALAI BESAR LOGAM DAN MESIN
 
Balai Besar Logam dan Mesin (BBLM) berdiri pada tahun 1969 berdasarkan SK
Direktorat Jenderal Perindustrian Dasar No. 48 / Kpts. DD / Perdas, dengan nama Proyek
Pusat Pengembangan Industri Pengerjaan Logam atau lebih dikenal dengan nama Metal
Industries Development Center (MIDC).
Pada tanggal 9 Maret 1979 berdasarkan Surat Keputusan Menteri Perindustrian No.
45 / M / SK / 1979, proyek MIDC berubah status menjadi Balai Besar Logam dan Mesin,
dan berada di bawah lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan industri(BPPI)
Departemen Perindustrian Republik Indonesia.  Ketika terjadi penggabungan antara
Departemen Perindustrian dan Perdagangan tahun 2002, BBLM berada di bawah
Direktorat Jenderal Industri dan Dagang Kecil Menengah (IDKM), lalu pada tahun 2005
BBLM kembali lagi berada di bawah BPPI sesuai dengan pemisahan kembali Departemen
Perindustrian dan Departemen Perdagangan.
Saat ini BBLM berada di bawah naungan Badan Penelitian dan Pengembangan
Industri (BPPI) Kementerian Perindustrian Republik Indonesia sesuai dengan Peraturan
Menteri Perindustrian No. 58/M-IND/PER/6/2015 tanggal 12 Juni 2015.
                Sejak pendiriannya, BBLM telah bekerjasama dengan Pemerintah Kerajaan
Belgia (1969 – 1987), UNIDO (1975–1978), Pemerintah Republik Federal Jerman (1976),
NIRIN (1995 – 2000) dan Japan International Cooperation Agency – JICA (1999 –
2004).   Saat ini kerja sama yang sedang dilaksanakan yaitu dengan Korea Institute of
Materials Science (KIMS) dalam bidang penelitian dan pengembangan material
engineering.

VISI DAN MISI

Balai Besar Logam dan Mesin Kota Bandung mempunyai VISI,MISI , NILAI &
MOTTO yang sebagai berikut:
a. VISI
BBLM menjadi lembaga litbang terkemuka di bidang design proses dan produk
engineering.
b. MISI
- Melakukan litbang terapan desain produk, material, proses dan kepastian mutu
dibidang logam dan mesin.
- Memberikan pelayanan teknis : konsultasi & supervisi, penilaian kesesuaian,
pengembangan kompetensi SDM, sertifikasi produk, sertifikasi personil dan sistem
manajemen mutu bagi industri logam dan mesin.
- Penyebarluasan dan membantu penerapan teknologi di bidang logam dan mesin
kepada masyarakat industri.
c. NILAI
Tekun, jujur, berintegritas dan pelayanan prima.
d. MOTTO
“Hasil litbang dan pelayanan berkualitas.”
3.1.1 struktur Organisasi
3.1.2 Job Description
1. Balai Besar Logam dan Mesin
- Melaksanakan pengembangan industri Logam dan Permesinan;
- Melakukan Penelitian terapan serta layanan pengujian;
- Memberikan Jasa keteknikan dan peningkatan SDM.
2. Bagian Tata Usaha
- Memberikan pelayanan Teknis;
- Memberikan Administratif kepada semua unsur lingkungan BBLM.
3. Subbagian Program dan Pelaporan
- Melakukan urusan Program;
- Melakukan urusan Monitoring;
- Mengevaluasi dan penyusunan laporan.
4. Subbagian Keuangan
- Melakukan urusan Keuangan;
-Menatausahakan Inventarisai barang milik Negara.
5. Subbagian Kepegawaian
- Melaksanakan Perencanaan dan Pengembangan keahlian/pelatihan pegawai;
- Mengurus urusan kepegawaian dan kesejahteraan pegawai.
6. Subbagian Umum
- Melakukan urasan surat menyurat,kearsipan;
- Mengurus perjalanan dinas,rumah tangga,keamananperlengkapan;
- Melakukan pemeliharaa dan perawatan gedung,perlatan kantor dan laborturium.
7. Sekretraiat
Bagian Sekretariat berada dibawah bagain Subbagian Umum
- Membantu Subbag umum menyiapkan bahan bahan dalam rangka menyusun
jadwal acara kegiatan Administrasi pimpinan Balai besar Logam dan
Mesin,menerima tamu, menerima telepon dan menyampaikan pesan untuk
pimpinan bila ada telepon dari pihak luar maupun intern kantor;
- Mengingatkan kepada Ka. BBLM tentang waktu, tanggal dan tempat acara
kegiatan sesuai jadawl yang telah ditentukan pada catatan buku agenda;
- Menerima dan mencatat pada buku agenda surat masuk baik surat undangan,
dinas, dan rahasia yang ditujukan kepada Kepala Balai Logam dan Mesin;
-Memberikan penomeran Surat Keluar, MoU, Berita Acara, SPPD, Surat Keputusan
dan Surat Tugas;
- Mengirim/Mem-Fax Surat Keluar untuk ditunjukan ke intansi lain;
-Mengagendakan Surat masuk dan keluar untuk dicatatat pada buku agenda tentang
Nomor, Tanggal, Perihal, Dari mana, Ditujukan kemana dan Siapa yang mengirim;
- Menyusun, Menyimpan dan mengarsipkan surat-surat masuk dan keluar
ditempat penyimpanan.
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Teknik pelaksanaan

4.1.1 Jadwal Pelaksanaan
Kegiatan pelaksanaan praktek kerja lapangan telah berlangsung selama empat bulan
terhitung dari tanggal 9 januari sampai 3 april 2023 dengan dengan pengawasan dari
beberapa pihak yaitu:Pembimbing di instansi dan guru monitoring.

Kegiatan prakerin dilaksanakan pada:

No Hari Waktu Kegiatan Prakerin

2. Senin - Jumat 08.00 – 16.00 WIB -menginput surat keluar bblm bulan
januari – april pada intranet bblm
(agenda surat keluar)

-membbuat folder file arsip

-menginput surat keluar bblm bulan

januari – desember pada intranet
kemenprin (agenda surat keluar)
4.1.2 Hasil Penelitian
4.1.3 Skema Kerja Penanganan Surat Masuk
4.1.4 Skema Kerja Penanganan Surat Keluar

1.pembuatan konsep surat

2.pengetikan

3.mengetik surat dalm bentuk akhir

4.penandatanganan

5.pencatatan

6.pengiriman surat

7.penyimpanan surat
4.1.5 Uraian Teoritis surat masuk
1. Penerimaan Surat
Surat diterima di sekretriat melalui Email sekretariat atau pos.

2. Pernyotiran Surat
Kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima oleh sekretariat menjadi dua
kelompok, Surat Dinas dan Surat Pribadi. Surat Pribadi diberikan langsung kepada
yang bersangkutan, sedangkan Surat Dinas diproses di bagian sekretariat.

3. Pengisian Lembar Disposisi

Surat yang sudah disortir selanjutnya dicatat pada lembar disposisi. Setelah lembar
disposisi diisi, tempelkan lembar disposisi pada bagian depan surat masuk asli
menggunakan stapler.

4. Pencatatan ke Buku Agenda

Setelah mengisi lembar disposisi surat dicatat dalam buku agenda menurut
klafikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Format yang digunakan pada buku
agenda yaitu; No agenda,Tanggal terima surat, Tanggal surat, No surat, Isi/perihal
surat, Dari/asal surat, Kepada, Kode klafikasi. Keterangan. Pengagendaan dibagian
sekretariatdicatatat juga di sistem kompoterisasi.

5. Penyerahan kepada Kepala Balai

Menyerahkan surat masuk yang telah dicatat dibuku agenda kepada sekertaris
untuk di serahkan kepada kepala balai.

6. Pendistribusian Surat
Setelah surat kembali ke bagian sekretariatsurat akan di copy dan akan di
distribusikan kepada yang bersangkutan, surat copy-an diberikan sedangkan surat
asli di bawa kembali ke bagian sekretariat.

7. Penyimpanan Surat
Setelah surat di distribusikan, surat masuk akan di simpan atau di simpan
dibagian sekretariat sesuai kode klasifikasi surat masuk
4.1.6 Uraian Teoritis surat keluar

1. Pembuatan konsep surat

Konsep surat bisa disebut juga dengan istilah draft. Pembuatan konsep surat dapat disusun
dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang sesuai dengan keinginan pimpinan. Ol
eh karena itu, dalam sebuah surat harus memiliki konsepnya.

8. Pengetikan

Apabila konsep surat telah disetujui dan diberi kode atau nomor surat, surat dapat langsung
diserahkan kepada unit pengolah. Setelah itu, seorang kepala unit pengolah harus memiliki
tekun dan teliti pada saat melakukan pemeriksaan pada hasil pengetikan konsep surat terse
but. Setelah melalui koreksi, maka konsep surat tersebut telah memiliki bentuk surat yang s
esuai dengan ketentuan yang ada.

9. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Kemudian, konsep yang telah disetujui oleh pimpinan tersebut dapat dilakukan pengetikan
dalam bentuk akhir pada kertas, tentu saja dengan kepala surat atau kop surat.

4. Penandatanganan

Selanjutnya, surat yang telah diketik di kertas dapat diserahkan kepada pimpinan atau piha
k yang memiliki wewenang untuk memberikan tanda tangan.

5. Pencatatan

Dalam proses melakukan pencatatan, beberapa kegiatan yang perlu dilakukan yaitu, sebaga
i berikut:

a. Surat yang telah diberi tanda tangan, di stempel serta kelengkapan yang lain, seperti lam
piran dan amplop.

b. Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda oleh petugas yang diseb
ut agendaris.

c. Surat dinas yang telah selesai dilakukan pencatatan dalam buku agenda telah siap dikiri
m kepada pihak yang dituju.

6. Pengiriman surat

Untuk pengiriman surat sendiri bisa dikerjakan dengan dua macam cara, yaitu dikirim secar
a langsung atau melalui pos.

10. Penyimpanan surat

Pada saat mengatur surat keluar, lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, seme
ntara lembar yang kedua bisa disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Sist
em kearsipan setiap organisasi atau perusahaan biasanya berbeda.
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan merupakan kegiatan yang bermanfaat bagi para siswa
dan siswi, Mengenalkan siswa/siswi pada pekerjaan lapangan di dunia usaha atau industri
sehingga pada saatnya mereka terjun ke dalam pekerjaan yang sesungguhnya dapat
beradaptasi dengan cepat

5.2 Saran

Pada bagian akhir laporan ini, penulis akan menyampaikan saran-saran tentang
pelaksanaan Praktek Kerja Industri antara lain sebagai berikut :
1. Bagi siswa atau siswi yang akan melakukan kegiatan Praktek Kerja Indutri
(PRAKERIN) saran yang paling penting adalah menjaga nama baik sekolah di
mana perusahaan tempat di laksanakan kegiatan Praktek Kerja Industri
(PRAKERIN) dan mematuhi peraturan yang ada di perusahaan.
2. Bagi Perusahaan di harapkan meningkatkan kembali kedisiplinan para pegawai
karena pada saat jam-jam keraja, pegawai sering meninggalkan ruangan. Hubungan
karyawan dengan siswa/i Prakerin diharapkan selalu terjaga keharmonisannya agar
dapat tercipta suasana kerjasama yang baik.
3. Bagi pihak sekolah semoga bisa melengkapi fasilitas sesuai dengan jurusan nya
karena siswa/i butuh pengalaman praktek yang seharusnya
4. Semoga saran yang penulis kemukakan dapat bermanfaat bagi peusahaan dan
siswa/i yang melakukan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN).
 DAFTAR PUSTAKA

http://tutorialkuliah.blogspot.com/2013/07/pengertian-surat-pengolahan-surat-/
http://www.materidosen.com/2017/01/29-jenis-jenis-surat-lengkap.html
www.bblm.go.id/index.php/visidanmisi
www.bblm.go.id/index.php/sejarah
www.bblm.go.id/index.php/stukturorganisasi
https://brainly.co.id/tugas/3357922
http://administrasiumum.blogspot.com/2015/06/6-fungsi-surat-secara-umum-yang-
perlu.html
http://www.bacaanpopuler.com/2017/12/contoh-format-buku-agenda-tunggal.html
https://dian4nggraeni.wordpress.com/2015/01/21/penanganan-surat-sistem-buku-agenda/
http://anitanet.saff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/forum-buku-agenda-surat-masuk
http://anitanet.saff.ipb.ac.id/arsiparis/diklat/forum-buku-agenda-surat-keluar
LAMPIRAN – LAMPIRAN