Berliana - Buku Kerja Mail Handling

BUKU KERJA
MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUAR/

MAIL HANDLING
BHS.IS02.006.01
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
DIREKTORAT BINA STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PELATIHAN KERJA
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan
2017
DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

DIREKTORAT JENDERAL
PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Sektor Jasa Kegiatan Lainnya Bidang Bahasa Inggris BHS.IS02.006.01
PENJELASAN UMUM
Pelatihan berbasis kompetensi mengharuskan proses pelatihan memenuhi unit

kompetensi secara utuh yang terdiri atas pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja.
Dalam buku informasi menangani surat masuk dan keluar/ mail handling telah
disampaikan informasi apa saja yang diperlukan sebagai pengetahuan yang harus
dimiliki untuk melakukan praktik/keterampilan terhadap unit kompetensi tersebut.
Setelah memperoleh pengetahuan dilanjutkan dengan latihan-latihan guna
mengaplikasikan pengetahuan yang telah dimiliki tersebut. Untuk itu diperlukan buku
kerja menangani surat masuk dan keluar/ mail handling ini sebagai media praktik dan
sekaligus mengaplikasikan sikap kerja yang telah ditetapkan karena sikap kerja melekat
pada keterampilan.
Adapun tujuan dibuatnya buku kerja ini adalah:
1. Prinsip pelatihan berbasis kompetensi dapat dilakukan sesuai dengan konsep yang
telah digariskan, yaitu pelatihan ditempuh elemen kompetensi per elemen
kompetensi, baik secara teori maupun praktik;
2. Prinsip praktik dapat dilakukan setelah dinyatakan kompeten teorinya dapat
dilakukan secara jelas dan tegas;
3. Pengukuran unjuk kerja dapat dilakukan dengan jelas dan pasti.
Ruang lingkup buku kerja ini meliputi pengerjaan tugas-tugas teori dan praktik per
elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja berdasarkan SKKNI Sektor Jasa
Kemasyarakatan, Sosial, Budaya dan Perorangan Lainnya. Ruang lingkup buku kerja ini
meliputi pengerjaan tugas-tugas teori dan praktik per elemen kompetensi dan kriteria
unjuk kerja berdasarkan SKKNI Sub-sektor Jasa Kegiatan Lainnya Bidang Bahasa Inggris
Untuk Tenaga Administrasi Profesional.
Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

Buku Kerja Versi: 2017 Halaman: 1 dari 16
DAFTAR ISI
PENJELASAN UMUM --------------------------------------------------------------------------- 1

DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------- 2
BAB I Menangani Surat Masuk------------------------------------------------------------- 3
A. Tugas Teori----------------------------------------------------------------------- 3
B. Tugas Praktik--------------------------------------------------------------------- 7
C. Cek Lis Pengamatan Sikap------------------------------------------------------ 8
BAB II Menangani Surat Keluar-------------------------------------------------------------- 10
A. Tugas Teori --------------------------------------------------------------------- 10
B. Tugas Praktik -------------------------------------------------------------------- 13
C. Cek Lis Pengamatan Sikap----------------------------------------------------- 14
BAB II CEK LIS TUGAS ------------------------------------------------------------------------ 16

BAB I
MENANGANI SURAT MASUK
A. Tugas Teori
Perintah : Jawablah soal di bawah ini

Waktu Penyelesaian : 60 menit
Soal :
1. Jelaskan pengertian surat dinas!

Jawaban:
letters concerning the interests of letters of assignment and activities of the
organization or company. What characterizes the official letter is usually on the
envelope is the logo / stamp / stamp of the organization or company.
2. Jelaskan pengertian surat pribadi!
Jawaban:
A letter made by someone and shown directly to the leader or employee

regarding personal interests. For example, a credit card bill in the name of the
leader, a notification letter from an organization or company related to the
leader's membership, etc.
3. Jelaskan pengertian surat rahasia!
Jawaban:
Letters whose contents require protection, because if leaked will be able to

cause great losses.
4. Jelaskan kegiatan penyortiran surat!
Jawaban:
Activities to separate and group letters according to their types and groups. Mail
sorting activities include, classifying letters into personal and official letters,
separating personal letters for leaders or other employees, dividing official
letters into three groups, namely routine, important and confidential services.
5. Jelaskan kegiatan pencatatan surat!

Jawaban:
Recording incoming mail can be done using an agenda book or control card.
6. Jelaskan pengertian buku agenda!
Jawaban:

is a book used to record letters that enter or are received by an organization
7. Sebutkan dan jelaskan tiga macam buku agenda!

Jawaban:
1. Single Page : Agenda book used to record incoming and outgoing letters at
once with sequential numbers on each page and only for one year.
2. Separate page: Agenda book that records incoming and outgoing letters
respectively (separate books).
3. Double page: an agenda book used to record incoming and outgoing letters
in one book. The left page is for recording incoming mail and the right page
is for recording outgoing mail, or vice versa.
8. Jelaskan pengertian kartu kendali!

Jawaban:
The control card serves to record and control incoming and outgoing mail. In
addition, the control card also serves as a search tool to find the location of the
mail precisely and quickly. Its position can be as a substitute for the agenda
book. The number of control cards used is in duplicate 3, with different colors
(sheet I in white, sheet II in yellow, sheet III in red).
9. Jelaskan pengertian lembar pengantar!

Jawaban:
Often mail items like journals and some documents need to be seen by a
number of staff. To save photocopying relevant pages, a circulation slip can be
attached to the mail item, with a list of people who will need to see the item.
Otherwise an inter-office envelope is used with staff names written on the front.
10. Jelaskan pengertian buku ekspedisi!

Jawaban:
The expedition book is used to record the letters to be delivered and as proof of
receipt of letters because it is equipped with a receipt column and the
recipient's signature.
Lembar Evaluasi Tugas Teori Menangani Surat Masuk

Semua kesalahan harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum ditandatangani.
No. Benar Salah

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Apakah semua pertanyaan Tugas Teori Menangani Surat Masuk dijawab dengan
benar dengan waktu yang telah ditentukan?
YA TIDAK
NAMA TANDA TANGAN

..................................
PESERTA ..............................................
.
..................................
PENILAI ..............................................
.
Catatan Penilai :

B. Tugas Praktik
a. Elemen Kompetensi : Menangani Surat Masuk
b. Waktu Penyelesaian : 180 menit

c. Capaian Unjuk Kerja :
Setelah menyelesaikan tugas membuat Menangani Surat Masuk peserta

mampu:
1) Menerima, membaca dan memilah surat
2) Mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia dalam buku
ekspedisi
d. Daftar Alat/Mesin dan Bahan :
No. Nama Barang Keterangan
A PERALATAN :
1) Laptop
2) Speaker
3) Projector
4) Printer
B PERLENGKAPAN :
1) Whiteboard
2) Spidol Warna:hitam, biru, merah, hijau
3) Kertas A4 100 lembar
4) Clipboard Dilengkapi dengan kertas clipboard
5) Kamus Inggris – Indonesia
6) Kamus Indonesia – Inggris
e. Indikator Unjuk Kerja (IUK):
1) Mampu menerima, membaca dan memilah surat.
2) Mampu mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia dalam

buku ekspedisi
f. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Keselamatan dan kesehatan kerja yang perlu dilakukan pada waktu
melakukan praktik kerja ini adalah :

1) Bertindak berdasarkan sikap kerja yang sudah ditetapkan sehingga

diperoleh hasil seperti yang diharapkan, jangan sampai terjadi kesalahan
karena ketidak-telitian dan tidak taat asas.
2) Waktu menggunakan komputer, printer, dan alat lainnya mengikuti
petunjuknya masing-masing yang sudah ditetapkan.
g. Standar Kinerja
1) Dikerjakan selesai tepat waktu, waktu yang digunakan tidak lebih dari
yang ditetapkan.
2) Toleransi kesalahan 25% dari hasil yang harus dicapai, tetapi bukan
pada kesalahan kegiatan kritis.
h. Tugas
Abstraksi Tugas Praktik I
Menangani surat masuk meliputi menerima surat, membaca surat, memilah
surat, serta mencatat surat bahasa Inggris.
i. Instruksi Kerja
Tugas praktek I secara individu. Ada lima surat bahasa Inggris yang masuk
(terlampir). Kerjakan penanganan surat masuk sebagai berikut:
1) Terimalah surat-surat yang masuk.
2) Bacalah surat-surat yang masuk.
3) Pilahlah surat-surat yang masuk.
4) Catatlah surat-surat yang masuk.
C. Pengamatan Sikap Kerja

CEK LIS PENGAMATAN
MENANGANI SURAT MASUK
INDIKATOR UNJUK KERJA NO. KUK K BK KETERANGAN
Harus dilakukan dengan cermat, teliti dan sopan 1.1

a. Daftar Cek Unjuk Kerja Tugas I

PENCAPAIAN PENILAIAN
NO DAFTAR TUGAS/INSTRUKSI POIN YANG DICEK
YA TIDAK K BK
1. Perintahkan peserta menangani surat Penguasaan tata
masuk. bahasa dan
perbendaharaan kata,
pemilahan surat dan
pencatatan surat
Perintahkan peserta menangani surat Penguasaan tata
2. masuk. bahasa dan
perbendaharaan kata,
pemilahan surat dan
pencatatan surat
Apakah semua instruksi kerja tugas praktik Menangani Surat Masuk dilaksanakan
dengan benar dengan waktu yang telah ditentukan?
YA TIDAK
NAMA TANDA TANGAN

..................................
PESERTA ..............................................
.
..................................
PENILAI ..............................................
.
Catatan Penilai :

BAB II
MENANGANI SURAT KELUAR
A. Tugas Teori
Perintah : Jawablah soal di bawah ini pada kertas yang telah

disediakan
Waktu Penyelesain : 60 menit
Soal :
1. Jelaskan alasan surat harus diperiksa kelengkapannya!
Jawaban:
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
2. Jelaskan proses penanganan surat keluar!
Jawaban:
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
3. Jelaskan langkah-langkah pengecekkan kembali surat sebelum dikirimkan!
Jawaban:
..........................................................................................................
..........................................................................................................
……………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

4. Jelaskan alasan surat yang akan dikirim sebaiknya dibuatkan copy surat
terlebih dahulu!
Jawaban:
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
5. Jelaskan alasan tujuan surat harus dipastikan!
Jawaban:
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
Lembar Evaluasi Tugas Teori Menangani Surat Keluar
Semua kesalahan harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum ditandatangani.
No. Benar Salah

1.
2.
3.
4.
5.
Apakah semua pertanyaan Tugas Teori telah dijawab dengan benar dengan waktu
yang telah ditentukan ?
YA TIDAK

NAMA TANDA TANGAN

..................................
PESERTA ..............................................
.
..................................
PENILAI ..............................................
.
Catatan Penilai :

B. Tugas Praktik
a. Elemen Kompetensi : Menangani Surat Keluar

b. Waktu Penyelesain : 90 menit
c. Capaian Unjuk Kerja :
Setelah menyelesaikan Menangani Surat Keluar peserta mampu:
1) Memeriksa kelengkapan surat yang dikirim
2) Memastikan tujuan surat
d. Daftar Alat/Mesin dan Bahan :
No. Nama Barang Keterangan

A PERALATAN :
1) Laptop
2) Speaker
3) Projector
4) Printer
B PERLENGKAPAN :
1) Whiteboard
2) Spidol Warna:hitam, biru, merah, hijau
3) Kertas A4 100 lembar
4) Clipboard Dilengkapi dengan kertas clipboard
e. Indikator Unjuk Kerja (IUK):
1) Mampu memeriksa kelengkapan surat yang dikirim

2) Mampu memastikan tujuan surat
f. Keselamatan dan kesehatan kerja yang perlu dilakukan pada waktu

melakukan praktik kerja ini adalah :
1) Bertindak berdasarkan sikap kerja yang telah digariskan

2) Ikuti petunjuk penggunaan peralatan dengan baik
g. Standar Kinerja
1) Dikerjakan selesai tepat waktu, waktu yang digunakan tidak lebih dari
yang ditetapkan.
2) Toleransi kesalahan 5% dari hasil yang harus dicapai, tetapi bukan pada
kesalahan aspek kritis.
h. Tugas Abstraksi Tugas Praktik II
Menangani surat keluar meliputi memeriksa kelengkapan surat dan

memastikan tujuan surat.
i. Intruksi kerja
Tugas praktek II secara individu. Ada sebuah surat bahasa Inggris yang akan
dikirim (terlampir). Kerjakan penanganan surat keluar sebagai berikut:
1) Periksalah surat yang akan dikirim.
2) Pastikan tujuan surat yang akan dikirim.
C. Pengamatan Sikap Kerja
CEK LIS PENGAMATAN

MENANGANI SURAT KELUAR
INDIKATOR UNJUK KERJA NO. KUK K BK KETERANGAN
D. Daftar Cek Unjuk Kerja Tugas II
PENCAPAIAN PENILAIAN
NO DAFTAR TUGAS/INSTRUKSI POIN YANG DICEK
YA TIDAK K BK
keluar. bahasa dan
perbendaharaan kata
keluar. bahasa dan
perbendaharaan kata
Apakah semua instruksi kerja tugas praktik Menangani Surat Keluar telah
dilaksanakan dengan benar dan dalam waktu yang telah ditentukan?

YA TIDAK
NAMA TANDA TANGAN

..................................
PESERTA ..............................................
.
..................................
PENILAI ..............................................
.
Catatan Penilai :
BAB II
CEK LIST TUGAS

PENILAIAN
NO. TUGAS UNJUK KERJA TGL
K BK
1. Elemen Kompetensi 1
2. Elemen Kompetensi 2
Apakah semua tugas unjuk kerja Menangani surat masuk dan Menangani surat
keluar telah dilaksanakan dengan benar dan dalam waktu yang telah ditentukan?
YA TIDAK
NAMA TANDA TANGAN

..................................
PESERTA ..............................................
.
..................................
PENILAI ..............................................
.
Catatan Penilai :


Berliana - Buku Kerja Mail Handling

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Berliana - Buku Kerja Mail Handling

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU KERJA

MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUAR/

KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I.

Pelatihan berbasis kompetensi mengharuskan proses pelatihan memenuhi unit

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

PENJELASAN UMUM --------------------------------------------------------------------------- 1

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

Perintah : Jawablah soal di bawah ini

1. Jelaskan pengertian surat dinas!

A letter made by someone and shown directly to the leader or employee

Letters whose contents require protection, because if leaked will be able to

5. Jelaskan kegiatan pencatatan surat!

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

is a book used to record letters that enter or are received by an organization

7. Sebutkan dan jelaskan tiga macam buku agenda!

8. Jelaskan pengertian kartu kendali!

9. Jelaskan pengertian lembar pengantar!

10. Jelaskan pengertian buku ekspedisi!

Lembar Evaluasi Tugas Teori Menangani Surat Masuk

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

Semua kesalahan harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum ditandatangani.

No. Benar Salah

NAMA TANDA TANGAN

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

b. Waktu Penyelesaian : 180 menit

Setelah menyelesaikan tugas membuat Menangani Surat Masuk peserta

e. Indikator Unjuk Kerja (IUK):

1) Mampu menerima, membaca dan memilah surat.

2) Mampu mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia dalam

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

1) Bertindak berdasarkan sikap kerja yang sudah ditetapkan sehingga

C. Pengamatan Sikap Kerja

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

a. Daftar Cek Unjuk Kerja Tugas I

NAMA TANDA TANGAN

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

Perintah : Jawablah soal di bawah ini pada kertas yang telah

1. Jelaskan alasan surat harus diperiksa kelengkapannya!

2. Jelaskan proses penanganan surat keluar!

3. Jelaskan langkah-langkah pengecekkan kembali surat sebelum dikirimkan!

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

5. Jelaskan alasan tujuan surat harus dipastikan!

Lembar Evaluasi Tugas Teori Menangani Surat Keluar

Semua kesalahan harus diperbaiki terlebih dahulu sebelum ditandatangani.

No. Benar Salah

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

NAMA TANDA TANGAN

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

a. Elemen Kompetensi : Menangani Surat Keluar

d. Daftar Alat/Mesin dan Bahan :

No. Nama Barang Keterangan

e. Indikator Unjuk Kerja (IUK):

1) Mampu memeriksa kelengkapan surat yang dikirim

f. Keselamatan dan kesehatan kerja yang perlu dilakukan pada waktu

1) Bertindak berdasarkan sikap kerja yang telah digariskan

Menangani surat keluar meliputi memeriksa kelengkapan surat dan

C. Pengamatan Sikap Kerja

CEK LIS PENGAMATAN

D. Daftar Cek Unjuk Kerja Tugas II

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling

NAMA TANDA TANGAN

Judul Modul: Menangani Surat Masuk dan Keluar/ Mail Handling