BHS - Is02.006.01 Bi

BUKU INFORMASI
MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUAR

(MAIL HANDLING)
BHS.IS02.006.01
KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS
DIREKTORAT BINA STANDARDISASI KOMPETENSI DAN PELATIHAN KERJA
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51 Lt. 6.A Jakarta Selatan
2017
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Sektor Jasa Kegiatan Lainnya Bidang Bahasa Inggris BHS.IS02.006.01
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------- 1

BAB I PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------ 2
A. Tujuan Umum --------------------------------------------------------------------- 2
B. Tujuan Khusus -------------------------------------------------------------------- 2
BAB II MENANGANI SURAT MASUK -------------------------------------------------------- 3
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menangani Surat Masuk------------ 3
1. Menerima, Membaca dan Memilah Surat-------------------------------- 3
2. Mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia dalam
buku ekspedisi--------------------------------------------------------------- 11
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Menangani Surat Masuk------------ 12
C. Sikap Yang Diperlukan Dalam Menangani Surat Masuk--------------------- 12
BAB III MENANGANI SURAT KELUAR ------------------------------------------------------- 13
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menangani Surat Keluar------------ 13
1. Memeriksa kelengkapan surat yang dikirim----------------------------- 13
2. Memastikan tujuan surat -------------------------------------------------- 14
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Menangani Surat Keluar------------ 14
C. Sikap Kerja yang Diperlukan dalam Menangani Surat Keluar-------------- 14
DAFTAR PUSTAKA ------------------------------------------------------------------------------- 15
A. Dasar Perundang-undangan ---------------------------------------------------- 15
B. Buku Referensi ------------------------------------------------------------------- 15
C. Majalah atau Buletin-------------------------------------------------------------- 15
D. Referensi Lainnya----------------------------------------------------------------- 16
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN--------------------------------------------------- 16
A. Daftar Peralatan/Mesin----------------------------------------------------------- 16
B. Daftar Bahan----------------------------------------------------------------------- 16
DAFTAR PENYUSUN ---------------------------------------------------------------------------- 17
Judul Modul Mail Handling

Buku Informasi Versi: 2017 Halaman: 1 dari 17
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu menangani surat
masuk dan keluar/ mail handling.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi menangani
surat masuk dan keluar/ mail handling guna memfasilitasi peserta latih sehingga
pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menangani surat masuk;
2. Menangani surat keluar.

BAB II
MENANGANI SURAT MASUK
A. Pengetahuan Yang Diperlukan Dalam Menangani Surat Masuk
1. Menerima, Membaca dan Memilah Surat
Penanganan surat meliputi mengerjakan surat-surat masuk dan surat-surat

keluar. Penanganan surat merupakan kegiatan pemrosesan surat yang dimulai
dari penerimaan surat masuk, penyortiran surat, pencatatan surat, pengarahan
surat, dan penyimpanan surat.
 Penerimaan Surat
Kegiatan yang harus dilakukan dalam penerimaan surat yaitu mengumpulkan

dan menghitung surat yang masuk, memeriksa kebenaran alamatnya,
memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/nama
pejabat), membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa kelengkapan
(apabila ada lampirannya).
 Penyortiran Surat
Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan mengelompokkan surat-

surat menurut jenis dan golongannya. Kegiatan penyortiran surat meliputi,
menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan dinas, memisahkan surat
pribadi untuk pimpinan atau pegawai lainnya, membagi surat dinas menjadi
tiga golongan yaitu dinas rutin, penting dan rahasia. Apabila pimpinan memberi
wewenang kita untuk membaca, kita harus membaca surat dengan teliti dan
saksama karena mungkin surat tersebut memerlukan tanggapan dengan
segera.
Surat dapat dikelompokkan menjadi surat dinas dan surat pribadi.
o Surat dinas dikenal dengan surat resmi, yaitu surat yang menyangkut
kepentingan surat tugas dan kegiatan organisasi atau perusahaan. Yang
menjadi ciri-ciri surat dinas biasanya di bagian amplop tertera
logo/cap/stempel organisasi atau perusahaan.

o Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang dan ditunjukkan langsung
kepada pimpinan atau pegawai yang menyangkut kepentingan pribadi.
Contohnya surat tagihan kartu kredit atas nama pimpinan, surat
pemberitahuan dari organisasi atau perusahaan terkait keanggotaan
pimpinan, dsb.
Surat dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas rutin, penting dan
rahasia:
o Surat rutin/biasa, yaitu surat yang tidak termasuk dalam golongan surat
penting, rahasia atau pribadi. Surat ini relatif singkat, biasanya tidak
membutuhkan tindak lanjut, hanya berupa informasi dan suatu kegiatan.
o Surat penting, yaitu surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut,
apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu
kelancaran pekerjaan.
o Surat rahasia, yaitu surat yang isinya memerlukan perlindungan, karena

jika bocor akan dapat menimbulkan kerugian besar.
 Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku agenda

atau kartu kendali.
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat yang
masuk atau diterima oleh suatu organisasi. Ada tiga macam buku agenda,
yaitu:
o Buku agenda tunggal (single page/Daily mail record) , yaitu buku agenda
yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus
dengan nomor yang berurutan pada setiap halaman dan hanya untuk satu
tahun.

DAILY MAIL RECORD

Rexon
No Date Incoming/ Letter date & Sender/ Letter Additional

. Received/ Outgoing no. Receiver content in info
Date Sent brief
1 October Out October 13,2022 Nec Inquiry -
14,2022 012/RCS/X/2022 Comp catalog
2 October October 17,2022 Nec Catalog and
17,2022 In 017/NCCS/X/2022 Comp price
list/respons
e
o Buku agenda kembar (, yaitu buku agenda yang mencatat surat masuk dan
surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri).
INCOMING MAIL RECORD
No. Date Letter date & no. Sender Letter Add

Received content in info
brief
1 28/10/19 27/10/19 PT ABG AB
210/PT.ABG/10/2019 Request Price
List

OUTGOING MAIL RECORD
No. Date Letter date & Receiver Letter Add info

Sent no. content in
brief
1 31/12/19 30/12/19
05/PT.IS/12/2019
o Buku agenda berpasangan/berganda, yaitu buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu
buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman
kanan untuk mencatat surat keluar, ataupun sebaliknya.
Daily Mail Record
Incoming Mail Outgoing Mail
No Date Letter Sender Letter No Date Letter Receiver Letter

Receiv date & content sent date content

ed no. in brief & no. in brief
Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan
surat keluar. Selain itu, kartu kendali juga berfungsi sebagai alat penelusuran
untuk menemukan lokasi surat dengan tepat dan cepat. Kedudukannya bisa
sebagai pengganti buku agenda. Jumlah kartu kendali yang digunakan rangkap
3, dengan warna yang berbeda (lembar I warna putih, lembar II warna kuning,
lembar III warna merah).
Untuk pengendalian surat penting dengan sistem kartu kendali (KK), KK I

digunakan sebagai pengganti buku agenda dan disimpan oleh pencatat surat.
KK II dan III disatukan dengan surat tersebut dan diserahkan kepada pengarah
surat. Pengarah surat menyimpan KK II kemudian meneruskan surat beserta
KK III ke unit pengolah surat. Unit pengolah mengolah surat yaitu
menyampaikan surat kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
(LD) I dan II. Pimpinan menindaklanjuti dan memberi disposisi. LD I dan
fotokopi surat diserahkan kepada unit tujuan surat, sedangkan LD II disimpan
oleh unit pengolah. Setelah unit tujuan menindaklanjuti dan surat tersebut
akan disimpan, unit pengolah menukar KK III dengan KK II yang dipegang oleh
pengarah surat. Setelah itu, pengarah surat kembali menukar KK III dengan KK
I yang dipegang oleh penata arsip yang artinya surat tersebut juga diarsipkan
oleh penata arsip.
Untuk surat biasa, surat dicatat oleh pencatat surat dalam lembar pengantar
(LP) I dan II. Pencatat surat meneruskan surat beserta LP I dan LP II kepada
pengarah surat. Pengarah surat menyimpan LP I, kemudian surat dan LP II
diteruskan kepada unit pengolah. Unit pengolah menyimpan LP II dan
meneruskan surat kepada pimpinan disertai dengan lembar disposisi (LD) I dan
II. Pimpinan menindaklanjuti dan memberi disposisi. LD I dan fotokopi surat

diserahkan kepada unit tujuan surat, sedangkan LD II disimpan oleh unit

pengolah.
Untuk surat rahasia, surat dicatat oleh pencatat surat dalam lembar pengantar
rahasia (LPR) I dan II tanpa membuka amplop surat. Pencatat surat
meneruskan surat beserta LPR I dan LPR II kepada pengarah surat. Pengarah
surat menyimpan LPR I, kemudian surat dan LPR II diteruskan kepada unit
pengolah. Unit pengolah menyimpan LPR II dan meneruskan surat kepada
pimpinan.
CONTROL CARD
Subject: Code: Date: Incoming/

Outgoing:
Letter content in brief:
Enclosure:
From: To:
Letter Date: Letter No.:
Administrator Name: Signature:
Note:

 Pengarahan Surat
Apabila pencatatan surat menggunakan buku agenda, maka untuk

menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah perlu dilengkapi lampiran
berupa lembar disposisi (disposition slip) pada surat tersebut. Lembar disposisi
berguna sebagai tempat pimpinan memberikan tanggapan atas isi surat
dengan menegaskan berupa instruksi atau informasi.
DISPOSITION SLIP
□ Confidential □ Urgent □ Routine
Mail Record No. :
Date :

Subject :
Letter Date & No. :
From :
Instruction/ Information Forwarded To
1.
2.
3.
Note:
Apabila pencatatan surat menggunakan kartu kendali, maka untuk

menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah perlu dilengkapi lampiran
berupa lembar pengantar (circulation slip) pada surat tersebut. Ada lembar
pengantar yang digunakan untuk mencatat surat rutin/biasa dan ada lembar
pengantar untuk mencatat surat rahasia.
CIRCULATION SLIP
Subject: Code:
From :
To :

Letter content in :
brief
Date Received: Letter Date: Encl.:
Administrator: Forwarded to: Saved by:
Receiver: Sender:
CIRCULATION SLIP
(CONFIDENTIAL)
Subject: Code:
From :
To :
Date Received: Letter Date: Encl.:
Administrator: Forwarded to: Saved by:
Receiver: Sender:
2. Mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia dalam buku ekspedisi
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, untuk pengendalian surat penting

dengan sistem kartu kendali (KK), surat beserta KK II dan KK III diserahkan oleh
pencatat surat kepada pengarah surat. Disini pengarah surat mencatat surat ke
dalam buku ekspedisi pada saat surat tersebut diserahkan kepada unit pengolah.
Untuk pengendalian surat rahasia, surat beserta LPR I dan LPR II diserahkan oleh

pencatat surat kepada pengarah surat, kemudian pengarah surat mencatat surat
tersebut ke dalam buku ekspedisi untuk diteruskan ke pengolah surat.
Buku ekspedisi digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan diantar dan
sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom tanda
terima dan tanda tangan penerima. Dilihat dari tujuan pengirimannya, surat
keluar ada dua macam yaitu surat keluar intern organisasi dan surat keluar untuk
tujuan ekstern organisasi. Oleh karena itu, ada buku ekspedisi intern dan buku
ekspedisi ekstern. Buku ekspedisi intern digunakan bila surat keluar ditujukan
untuk anggota organisasi sendiri, sedangkan buku ekspedisi ekstern digunakan
bila surat yang dikirim ditujukan keluar organisasi.
Internal Expedition Book
No. Letter Letter To Receiver Date Signature

Date No. Received
B. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Menangani Surat Masuk

1. Menerima, membaca dan memilah surat
2. Mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia secara baik dan benar
dalam buku ekspedisi
c. Sikap Yang Diperlukan Dalam Menangani Surat Masuk

a. Harus dilakukan dengan Cermat

b. Harus dilakukan dengan Teliti
c. Harus dilakukan dengan sopan
BAB III
MENANGANI SURAT KELUAR
A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menangani Surat Keluar

1. Memeriksa Kelengkapan Surat yang Dikirim
Surat-surat yang akan dikirim harus diperiksa kelengkapannya. Hal ini
dimaksudkan agar tidak terjadi kekeliruan dalam pengiriman surat. Penanganan
surat keluar dimulai dari menerima instruksi, mengerjakan surat, sampai surat-
surat tersebut dikirimkan.
Proses penanganan surat keluar dimulai dari berikut ini:

 Instruksi atau Perintah Pembuatan Surat (instruction /writing mail)
Pimpinan memberikan instruksi atau perintah untuk membuat surat. Kita
sebaiknya segera mengerjakan surat tersebut.
 Pembuatan Konsep Surat (making/create a concept)
Setelah menerima perintah, kita membuat dan menyusun konsep surat sesuai
dengan permintaan dan persetujuan pimpinan. Surat yang telah selesai
dikonsep dan diketik diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.

Jika masih terdapat kesalahan, pimpinan akan menyerahkan surat tersebut
kembali untuk diperbaiki.
 Pengetikan Surat (Typing the mail)
Racangan surat atau konsep surat yang telah disetujui pimpinan dan
diperbaiki selanjutnya diketik dan diserahkan untuk ditandatangani dan
diberikan stempel perusahaan.
 Penomoran dan Pencatatan Surat (Numbering and recording the mail)
Setelah konsep surat disetujui dan ditandatangani oleh pimpinan, selanjutnya
kita melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat
keluar. Pencatatan tersebut dilakukan pada buku pencatatan surat keluar.
 Pengiriman Surat (sending the mail)
Sebelum dikirimkan, kita hendaknya melakukan pengecekkan kembali dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
o Surat-surat yang akan dikirimkan sebelum dimasukkan ke dalam amplop
atau sampul surat sebaiknya dicek terlebih dahulu, periksa kelengkapan
surat seperti alamat surat, alamat pengirim, tanggal, nomor surat, tanda
tangan, cap atau stempel instansi/perusahaan, jumlah lampiran yang
dikirimkan bersamaan dengan surat tersebut. Jika dianggap perlu dan
segera ingin mendapat respons dari perusahaan yang dituju dapat pula
menambahkan tanda-tanda lain pada amplop atau sampul surat seperti
urgent atau confidential.
o Surat yang telah lengkap dan siap dikirim sabaiknya dibuatkan copy surat
terlebih dahulu sebelum dikirmkan sebagai arsip perusahaan.
o Sebagai langkah akhir, kita dapat menyerahkan kepada ekspeditor atau
private courier services untuk dikirmkan. Bila dikirimkan melalui ekspeditor
atau kurir sebaiknya kita meminta perusahaan ekspeditor atau kurir
tersebut untuk menginformasikan data penerima surat pada perusahaan
yang dituju.
2. Memastikan Tujuan Surat

Dalam surat bersampul, pembubuhan alamat luar merupakan hal yang penting
untuk diperhatikan. Ketidakjelasan dan kekeliruan dalam penulisan alamat dapat
berakibat fatal. Surat menjadi tidak sampai atau salah alamat. Oleh karena itu,

tulislah alamat itu selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya, seperti nama

penerima surat, nama jalan, nomor rumah atau kantor, nama kota, dan kode pos.
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Menangani Surat Keluar
1. Memeriksa Kelengkapan Surat yang Dikirim

2. Memastikan Tujuan Surat
c. Sikap Kerja yang Diperlukan dalam Menangani Surat Keluar

1. Harus dilakukan dengan cermat
2. Harus dilakukan dengan teliti
3. Harus dilakukan dengan sopan
DAFTAR PUSTAKA
A. Dasar Perundang-undangan
1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja
Nasional.
3. Permennakertrans Nomor 8 tahun 2014 tentang Pedoman Penyelenggaraan
Pelatihan Berbasis Kompetensi.
B. Buku Referensi
1. Ahmad Sunandar, 2015, Buku Pintar Percakapan Bahasa Inggris, Diva Press,
Yogjakarta.
2. Betty Schrampfer Azar, 1993, Fundamentals of English Grammar, Binarupa

Aksara, Jakarta.

3. Caroline Lawalata, 2012, Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris, Akademia

Permata, Padang.
4. Durotul Yatimah, 2009, Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran,

Pustaka Setia, Bandung.
5. Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta.
6. John M. Echols dan Hassan Shadily, 1990, Kamus Inggris-Indonesia, PT.

Gramedia Jakarta.
7. John M. Echols dan Hassan Shadily, 1990, Kamus Indonesia - Inggris, PT.
Gramedia Jakarta.
8. Slamet Riyanto dan Emilia NH, 2016, English for A Tour Guide, Pustaka Pelajar,
Yogyakarta.
C. Majalah atau Buletin

1. –
D. Referensi Lainnya
1. Browsing Internet
DAFTAR PERALATAN/MESIN DAN BAHAN
A. Daftar Peralatan/Mesin
No. Nama Peralatan/Mesin Keterangan

1. Laptop, infocus, laserpointer Untuk di ruang teori
2. Printer
3. Hechmachine (stapler/penjepret) 24 dan 10
4. Pelubang kertas
5. Penjepit kertas ukuran kecil dan sedang
6. Standar chart dan kelengkapannya
7. Peralatan Praktik terkait dgn keahlian
peserta (untuk evaluasi praktik)

B. Daftar Bahan
No. Nama Bahan Keterangan

1. Modul Pelatihan (buku informasi, buku kerja, Setiap peserta
buku penilaian)
2. Kertas HVS A4
3. Spidol whiteboard
4. Spidol marker
5. Kertas chart (flip chart)
6. Tinta printer
7. ATK siswa
8. Kamus Inggris – Indonesia
9. Kamus Indonesia – Inggris
DAFTAR PENYUSUN MODUL
NO. NAMA PROFESI
1. Riscy Devi Puspandari, SS, M.Pd  Instruktur BLK Surakarta,

Kemnaker RI


BHS - Is02.006.01 Bi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

BHS - Is02.006.01 Bi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU INFORMASI

MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUAR

KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN R.I.

DAFTAR ISI -------------------------------------------------------------------------------------- 1

Judul Modul Mail Handling

Judul Modul Mail Handling

A. Pengetahuan Yang Diperlukan Dalam Menangani Surat Masuk

1. Menerima, Membaca dan Memilah Surat

Penanganan surat meliputi mengerjakan surat-surat masuk dan surat-surat

Kegiatan yang harus dilakukan dalam penerimaan surat yaitu mengumpulkan

Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan mengelompokkan surat-

Surat dapat dikelompokkan menjadi surat dinas dan surat pribadi.

Judul Modul Mail Handling

o Surat rahasia, yaitu surat yang isinya memerlukan perlindungan, karena

Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku agenda

Judul Modul Mail Handling

DAILY MAIL RECORD

No Date Incoming/ Letter date & Sender/ Letter Additional

INCOMING MAIL RECORD

No. Date Letter date & no. Sender Letter Add

Judul Modul Mail Handling

OUTGOING MAIL RECORD

No. Date Letter date & Receiver Letter Add info

o Buku agenda berpasangan/berganda, yaitu buku agenda yang

Daily Mail Record

Incoming Mail Outgoing Mail

No Date Letter Sender Letter No Date Letter Receiver Letter

Judul Modul Mail Handling

ed no. in brief & no. in brief

Untuk pengendalian surat penting dengan sistem kartu kendali (KK), KK I

Judul Modul Mail Handling

diserahkan kepada unit tujuan surat, sedangkan LD II disimpan oleh unit

Subject: Code: Date: Incoming/

Letter content in brief:

Letter Date: Letter No.:

Administrator Name: Signature:

Judul Modul Mail Handling

Apabila pencatatan surat menggunakan buku agenda, maka untuk

□ Confidential □ Urgent □ Routine

Mail Record No. :

Judul Modul Mail Handling

Letter Date & No. :

Instruction/ Information Forwarded To

Apabila pencatatan surat menggunakan kartu kendali, maka untuk

Judul Modul Mail Handling

Date Received: Letter Date: Encl.:

Administrator: Forwarded to: Saved by:

Date Received: Letter Date: Encl.:

Administrator: Forwarded to: Saved by:

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, untuk pengendalian surat penting

Judul Modul Mail Handling

Internal Expedition Book

No. Letter Letter To Receiver Date Signature

B. Keterampilan Yang Diperlukan Dalam Menangani Surat Masuk

c. Sikap Yang Diperlukan Dalam Menangani Surat Masuk

Judul Modul Mail Handling

a. Harus dilakukan dengan Cermat

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Menangani Surat Keluar

Proses penanganan surat keluar dimulai dari berikut ini:

dikonsep dan diketik diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.

2. Memastikan Tujuan Surat

Judul Modul Mail Handling

tulislah alamat itu selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya, seperti nama