Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis Instruktur : Yuharani

MAKALAH

Menulis Surat, Menulis Memo, Menulis Email

Disusun Oleh Kelompok 2 :

Ayu Sulaiman Nasution
Wilda Yoseva Sibuea
Kelas ABP 4

Administrasi Bisnis Perkantoran

YAYASAN PENA INTELEKTUAL

SMART FAST GLOBAL EDUCATION

T.A 2019/2020
2
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kita ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat limpahan
rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan
baik dan tepat pada waktunya. Dalam makalh ini penulis membahas mengenai
“Menulis Surat, Menulis Memo, dan Menulis Email’.

Makalah ini dibuat menggunakan berbagai sumber seperti internet dan buku-buku
referensi sehingga penulis harap makalah ini bias bermamfaat dan menjadi pedoman
bagi kita semua dalam belajar.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena
itu penulis mengundang saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk
penyempurnaan makalah selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini memberikan mamfaat untuk kita semua.

Pekanbaru, 17 Oktober 2019

Penulis,

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar........................................................................................................i

Daftar Isi..................................................................................................................ii

Bab 1 Pendahuluan.................................................................................................1

I.1 Pendahuluan.............................................................................................1

I.2 Rumusan Masalah....................................................................................2

I.3 Tujuan......................................................................................................2

I.4 Mamfaat...................................................................................................2

Bab II Pembahasan.................................................................................................3

II.1 Pengertian Surat......................................................................................3

II.2 Pengertian Memo....................................................................................4

II.3 Pengertian Email.....................................................................................4

II.4 Pesan Positif, Negatif, dan Persuasif......................................................5

Bab III Penutupan...................................................................................................6

III.1 Kesimpulan............................................................................................6

III.2 Daftar Isi................................................................................................6

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo yang

memberikan mamfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung
mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis
dengan hati-hati, perhatian, dan jelas. Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang
disampaikan oleh pemimpin kepada bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan
baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran
atau hasilnya tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara
logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. Ide yang disampaikan ini akan dapat
memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi audiens.
Mengorganisasi pesan-pesan baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi
komunikator.

Sejalan dengan semakin pesatnya pertumbuhan dan perubahan ekonomi dan

kegiatan bisnis yang berjalan. Strategi dan konsep komunikasi yang tepat dalam
menjaga keberlangsungan hidup dari usahanya, terutama dalam mencapai tujuan yang
diinginkan yaitu untuk mendapatkan konsumen agar usahanya tetap berjalan.
Terwujudnya komunikasi efektif dari berbagai pesan-pesan bisnis. Maka dari itu
sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena dapat
terciptanya komunikasi, maka terciptanya hubungan akrab antar komunikator dengan
komunikar sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud.

1
B. Rumusan Masalah

1. Apa Pengertian Surat, Memo, dan Email

2. Apa itu Pesan Positif, Pesan Negatif, dan Pesan Persuasif dalam Komunikasi
Bisnis

C.TUJUAN

1. Menjelaskan Pengertian Surat, Memo, dan Email

2. Menjelaskan Pesan Positif, Negatif, Persuasif

D. MAMFAAT

1. Kita dapat mengetahui apa itu Surat, Memo, dan Email

2. Kita dapat mengetahui apa itu Pesan Positif, Negatif, dan Persuasif dalam
Komunikasi Bisnis

2
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Surat
a. Pengertian surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan
maksud pesan dari isi pengirim. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan
amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan
pengiriman surat maka nilai yang tercantum diperangko harus semakin
besar juga.
b. Fungsi surat
Adapun fungsi sebuah surat adalah sebagai berikut:
1. Sebagai sarana komunikasi
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan/permintaan atau
permohonan, buah pikiran gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
c. Jenis Surat
1. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi.
2. Surat dinas, komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas
dan kegiatan dinas instansi.
3. Surat niaga, surat yang dipergunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan,
perindustrian, dan usaha jasa.

3
B. Memo
a. Pengertian Memo
Memo ialah suatu tulisan singkat, jelas dan dapat tentunya mudah
dipahami yang ditujukan pada seseorang bersifat informasi biasanya
penulisannya tidak lebih dari sepuluh baris, penulisannya bsa diketik
ataupun dengan tulisan tangan.
b. Tujuan dan Fungsi Memo
Tujuan penulisan memo yaitu untuk meminta atau memberikan informasi
ataupun petunjuk pada seseorang yang berkompeten.
Fungsi memo yaitu sebagai bentuk komunikasi yang berisi arahan,
permintaan, atau keterangan tentang sesuatu yang harus dilakukan atau
diselesaikan dengan segera.
c. Jenis Memo
1. Memo resmi, merupakan suatu surat pernyataan hubungan resmi dari
pemimpin kepada bawahannya yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga
atau instansi.
2. Memo tidak resmi, merupakan sebuah nota atau surat pernyataan tidak
resmi yang ditujukan pada teman, saudara atau orang yang mempunyai
hubungan sangat dekat.

C. Pengertian Email
1. Pengertian Email
Email ialah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau
pesan dengan format digital. Email banyak dapat diakses dengan mudah
dengan berbagai gadget seperti komputer maupun ponsel smartphone.
2. Fungsi dan Mamfaat Email
1). Mengirim dan menerima pesan
2). Mengirim dan menerima file

4
 3). Sebagai identitas diri
4). Email untuk mendaftar di berbagai situs
5). Email untuk media pemasaran
3. Jenis Jenis Email
1) Pop Mail (post office protocol), adalah jenis email yang didapatkan
oleh pengguna dari ISP yang menjadi langganan atau alamat email
pekerja yang diberikan perusahaan kepada pegawainya.
2) Webmail, adalah email yang berbasis webside.
3) Forward Mail, adalah jenis layanan email yang memforward atau
meneruskan email yang diterima pengguna ke alamat email yang lain.

D. Pesan Positif, Negatif, dan Persuasif

1. Pesan Positif
Adapun contoh pesan positif dalam berbagai bentuk komunikasi bisnis
mengacu pada kategorisasi pesan positif menurut Thill dan Bovee (2013)
adalah sebagai berikut:
1). Jawaban atas permintaan informasi tindakan
2). Tanggapan yang diberikan ketika perusahaan membuat kesalahan
3). Tanggapan yang diberikan ketika konsumen membuat kesalahan
4). Tanggapan yang diberikan ketika pihak ketiga membuat kesalahan
5). Surat rekomendasi
6). Berbagi informasi rutin
7). Rillis berita
8). Mengirim ucapan selamat, penghargaan, atau ucapan belasungkawa
2. Pesan Negatif
Ketika memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan,
mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau memberitahukan
perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra
organisasi bisnis secara negatif, ada tiga hal yang perlu diperhatikan,

5
 yaitu: (1) penyampaian bad-news, (2) penerimaan pesan tersebut, (3)
menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Disamping itu, perlu
juga dijaga citra organisasi/perusahaan sebaik mungkin.
3. Pesan Persuasif
Adapun cara membuat pesan persuasif dalam komunikasi bisnis adalah
sebagai berikut:
1. Menarik khalayak, menurut teori AIDDA periklanan, fungsi
periklanan yang utama adalah untuk menarik perhatian khalayak.
Untuk itu, jika kita ingin khalayak membeli produk atau layanan yang
ditawarkan, maka kita harus memperoleh perhatian khalayak terlebih
dahulu.
2. Membangkitkan minat khalayak, membangkitkan minat khalayak
hendaknya dilakukan dengan tetap memperhatikan karakteristik
khalayak sasaran.
3. Memutilasi tindakan, tahapan dimana kita mempengaruhi khalayak
sasaran untuk mengambil tindakan.
4. Menguatkan posisi dimata khalayak, memeriksa kembali bahasa yang
digunakan mengingat fungsi bahasa dalam komunikasi bisnis yakni
5. sebagai alat komunikasi, apakah ide atau gagasan yang disampaikan
didukung dengan data yang cukup dan terpercaya.
6. Mengantisipasi keberatan, terkadang khalayak bersikap menolak
terhadap pesan-pesan persuasif yang disampaikan sehingga
menimbulkan hambatan komunikasi bisnis.

6
 BAB III
PENUTUPAN

A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan tentang pengertian surat, memo, dan
email, dalam penulisannya dapat menambah pengetahuan kita dan
memberikan mamfaat penting. Yaitu dokumen yang ditulis dengan baik
cenderung mencapai tujuannya. Sedangkan pesa bada news adalah
penyampaian informasi yang kurang menyenangkan dengan tetap menjaga
atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi audiens dalam arti tidak
mengurangi citra diri yang ada.
Internet sebagai jaringan public yang sangat besar layaknya
yang dimiliki suatu jaringan public elektronik yaitu murah, cepat, dan
kemudahan akses menggunakan elektronik data sebagai media
penyampaian pesan/data sehingga dapat dilakukan pengirim dan
penerimaan informasi secara mudah dan ringkas.

B. Daftar Pustaka
a. https://pakarkomunikasi.com.id
b. https://id.scribd.com.id
c. https://media.neliti.com.id
d. https://pendidikanku.com
e. https://www.pelajaran.co.id
f. Setiawan.samhis.memo.www.gurupendidikan.co.id
g. Zakaria.E-mail.www.nesabamedia.com

7
8