BHS - Is02.006.01 - Mail Handling - Bi
BHS - Is02.006.01 - Mail Handling - Bi
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu menangani surat
masuk dan keluar/ mail handling.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi menangani
surat masuk dan keluar/ mail handling guna memfasilitasi peserta latih sehingga
pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Menangani surat masuk;
2. Menangani surat keluar.
BAB II
MENANGANI SURAT MASUK
Penerimaan Surat
Penyortiran Surat
o Surat dinas dikenal dengan surat resmi, yaitu surat yang menyangkut
kepentingan surat tugas dan kegiatan organisasi atau perusahaan. Yang
menjadi ciri-ciri surat dinas biasanya di bagian amplop tertera
logo/cap/stempel organisasi atau perusahaan.
o Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang dan ditunjukkan langsung
kepada pimpinan atau pegawai yang menyangkut kepentingan pribadi.
Contohnya surat tagihan kartu kredit atas nama pimpinan, surat
pemberitahuan dari organisasi atau perusahaan terkait keanggotaan
pimpinan, dsb.
Surat dinas dapat dikelompokkan menjadi surat dinas rutin, penting dan
rahasia:
o Surat rutin/biasa, yaitu surat yang tidak termasuk dalam golongan surat
penting, rahasia atau pribadi. Surat ini relatif singkat, biasanya tidak
membutuhkan tindak lanjut, hanya berupa informasi dan suatu kegiatan.
o Surat penting, yaitu surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut,
apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu
kelancaran pekerjaan.
Pencatatan Surat
Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat yang
masuk atau diterima oleh suatu organisasi. Ada tiga macam buku agenda,
yaitu:
o Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat surat masuk dan
surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri).
Kartu kendali berfungsi untuk mencatat dan mengendalikan surat masuk dan
surat keluar. Selain itu, kartu kendali juga berfungsi sebagai alat penelusuran
untuk menemukan lokasi surat dengan tepat dan cepat. Kedudukannya bisa
sebagai pengganti buku agenda. Jumlah kartu kendali yang digunakan rangkap
3, dengan warna yang berbeda (lembar I warna putih, lembar II warna kuning,
lembar III warna merah).
Untuk surat biasa, surat dicatat oleh pencatat surat dalam lembar pengantar
(LP) I dan II. Pencatat surat meneruskan surat beserta LP I dan LP II kepada
pengarah surat. Pengarah surat menyimpan LP I, kemudian surat dan LP II
diteruskan kepada unit pengolah. Unit pengolah menyimpan LP II dan
meneruskan surat kepada pimpinan disertai dengan lembar disposisi (LD) I dan
II. Pimpinan menindaklanjuti dan memberi disposisi. LD I dan fotokopi surat
diserahkan kepada unit tujuan surat, sedangkan LD II disimpan oleh unit
pengolah.
Untuk surat rahasia, surat dicatat oleh pencatat surat dalam lembar pengantar
rahasia (LPR) I dan II tanpa membuka amplop surat. Pencatat surat
meneruskan surat beserta LPR I dan LPR II kepada pengarah surat. Pengarah
surat menyimpan LPR I, kemudian surat dan LPR II diteruskan kepada unit
pengolah. Unit pengolah menyimpan LPR II dan meneruskan surat kepada
pimpinan.
CONTROL CARD
Enclosure:
From: To:
Note:
Pengarahan Surat
DISPOSITION SLIP
Date :
Subject :
From :
1.
2.
3.
Note:
CIRCULATION SLIP
Subject: Code:
From :
To :
Letter content in :
brief
Receiver: Sender:
CIRCULATION SLIP
(CONFIDENTIAL)
Subject: Code:
From :
To :
Receiver: Sender:
2. Mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia dalam buku ekspedisi
Buku ekspedisi digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan diantar dan
sebagai tanda bukti penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom tanda
terima dan tanda tangan penerima. Dilihat dari tujuan pengirimannya, surat
keluar ada dua macam yaitu surat keluar intern organisasi dan surat keluar untuk
tujuan ekstern organisasi. Oleh karena itu, ada buku ekspedisi intern dan buku
ekspedisi ekstern. Buku ekspedisi intern digunakan bila surat keluar ditujukan
2. Mencatat surat yang diklasifikasikan penting atau rahasia secara baik dan benar
dalam buku ekspedisi
BAB III
MENANGANI SURAT KELUAR
Setelah menerima perintah, kita membuat dan menyusun konsep surat sesuai
dengan permintaan dan persetujuan pimpinan. Surat yang telah selesai
dikonsep dan diketik diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.
Jika masih terdapat kesalahan, pimpinan akan menyerahkan surat tersebut
kembali untuk diperbaiki.
Pengetikan Surat
Racangan surat atau konsep surat yang telah disetujui pimpinan dan
diperbaiki selanjutnya diketik dan diserahkan untuk ditandatangani dan
diberikan stempel perusahaan.
Penomoran dan Pencatatan Surat
Setelah konsep surat disetujui dan ditandatangani oleh pimpinan, selanjutnya
kita melakukan penomoran dan pencatatan surat pada buku agenda surat
keluar. Pencatatan tersebut dilakukan pada buku pencatatan surat keluar.
Pengiriman Surat
Sebelum dikirimkan, kita hendaknya melakukan pengecekkan kembali dengan
langkah-langkah sebagai berikut:
o Surat-surat yang akan dikirimkan sebelum dimasukkan ke dalam amplop
atau sampul surat sebaiknya dicek terlebih dahulu, periksa kelengkapan
surat seperti alamat surat, alamat pengirim, tanggal, nomor surat, tanda
tangan, cap atau stempel instansi/perusahaan, jumlah lampiran yang
dikirimkan bersamaan dengan surat tersebut. Jika dianggap perlu dan
segera ingin mendapat respons dari perusahaan yang dituju dapat pula
menambahkan tanda-tanda lain pada amplop atau sampul surat seperti
urgent atau confidential.
o Surat yang telah lengkap dan siap dikirim sabaiknya dibuatkan copy surat
terlebih dahulu sebelum dikirmkan sebagai arsip perusahaan.
o Sebagai langkah akhir, kita dapat menyerahkan kepada ekspeditor atau
private courier services untuk dikirmkan. Bila dikirimkan melalui ekspeditor
atau kurir sebaiknya kita meminta perusahaan ekspeditor atau kurir
tersebut untuk menginformasikan data penerima surat pada perusahaan
yang dituju.
Dalam surat bersampul, pembubuhan alamat luar merupakan hal yang penting
untuk diperhatikan. Ketidakjelasan dan kekeliruan dalam penulisan alamat dapat
berakibat fatal. Surat menjadi tidak sampai atau salah alamat. Oleh karena itu,
tulislah alamat itu selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya, seperti nama
penerima surat, nama jalan, nomor rumah atau kantor, nama kota, dan kode pos.
DAFTAR PUSTAKA
A. Dasar Perundang-undangan
1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 2006 tentang Sistem Pelatihan Kerja
Nasional.
3. Permennakertrans Nomor 8 tahun 2014 tentang Pedoman Penyelenggaraan
Pelatihan Berbasis Kompetensi.
B. Buku Referensi
1. Ahmad Sunandar, 2015, Buku Pintar Percakapan Bahasa Inggris, Diva Press,
Yogjakarta.
7. John M. Echols dan Hassan Shadily, 1990, Kamus Indonesia - Inggris, PT.
Gramedia Jakarta.
8. Slamet Riyanto dan Emilia NH, 2016, English for A Tour Guide, Pustaka Pelajar,
Yogyakarta.
D. Referensi Lainnya
1. Browsing Internet
A. Daftar Peralatan/Mesin
B. Daftar Bahan