Pengertian Nota Toko

Nota merupakan bukti transaksi sah yang telah dilakukan secara tunai yang
biasanya dibuat oleh  pihak penjual dan diberikan kepada pembeli.

Umumnya nota dibuat menjadi dua rangkap, satu  untuk pihak penjual dan satu lagi
untuk pihak pembeli.

Dokumen ini menjadi salah satu bukti sahnya sebuah transaksi, hal tersebut
memang sudah disetujui oleh banyak pihak.

Nota dapat dijadikan bukti saat adanya kesalah dalam sebuah transaksi, Anda bisa 
menggunakan nota tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam kesalahan yang
terjadi.

Dalam suatu perusahaan atau toko, nota dimasukan ke dalam arsip perusahaan
sebagai dokumen yang memuat informasi semua transaksi yang telah dilakukan.

Dokumen arsip tersebut tentu dapat digunakan saat dalam kondisi tertentu. Pada
setiap periode suatu perusahaan pasti membuat rekapan arsip tersebut.

Umumnya penjual juga menggunakan nota tidak hanya sebagai bukti untuk
transaksi yang telah dilakukan, namun juga sebagai dokumen informasi yang
memuat total harga, diskon pembelian, informasi barang, syarat retur, dan lainnya.

Fungsi Nota Toko

Dalam sebuah transaksi, nota yang merupakan salah satu dokumen penting
tentunya nota memiliki fungsi tersendiri.

Beberapa fungsi dari nota adalah sebagai berikut ini:

1. Mengetahui jumlah total pembelian suatu barang. Anda dapat

mengetahui jumlah total dari pembelian barang di nota
2. Mengetahui jumlah barang yang terjual. Sebagai pembeli Anda dapat
mengetahui jumlah barang yang terjual karena adanya nota ini.
3. Sebagai media informasi data penjualan. Saat adanya perselisihan data
dari penjualan, Anda bisa melihat informasi yang terdapat pada nota sebagai
media pembanding. Itulah kenapa beberapa orang biasanya selalu
 mengumpulkan nota setiap kali melakukan transaksi jual beli. Sehingga
mereka bisa memantau  daftar harga dan beberapa informasi penting yang
lain saat melakukan kegiatan transaksi tersebut.
4. Sebagai tanda terima yang sah. Dalam transaksi jual beli tentu dibutuhkan
tanda terima sebagai salah satu bentuk diterimanya barang tersebut, maka
nota dapat dijadikan tanda terima tersebut.
5. Bukti transaksi dalam laporan. Nota juga dapat digunakan sebagai laporan
transaksi sebagai arsip dokumen yang sewaktu-waktu dapat berguna.

Ciri-Ciri yang Terdapat pada Nota Toko

Ada beberapa ciri yang terdapat pada nota sehingga Anda dapat dengan mudah
menebak suatu nota hanya dengan melihat tampilannya saja.

Apa saja ciri-ciri yang terdapat pada nota?

Berikut adalah ciri-cirinya, antara lain:

1. Adanya nama perusahaan/penjual, disertai dengan nomor telepon dan

alamat yang jelas.
2. Nomor nota, sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh perusahaan/penjual
3. Tanggal transaksi, memuat tanggal kapan dilakukannya transaksi pembelian
yang  dilakukan oleh kedua belah pihak.
4. Jumlah barang, memuat jumlah dari barang yang dibeli atau dijual.
5. Jenis barang, memuat jenis barang sesuai ketentuan perusahaan/penjual.
6. Harga satuan, merupakan harga tiap satuan dari barang tersebut.
7. Jumlah harga, merupakan perhitungan penjumlahan hasil harga antara harga
satuan dengan jumlah barang.
8. Total harga, merupakan harga penjumlahan keseluruhan harga yang telah
disepakati.
9. Nama penerima/pembeli, memuat nama penerima atau pembeli dari barang
atau jasa yang dibeli. Biasanya disertai dengan tanda tangan oleh kedua
belah pihak.

Macam-Macam Jenis Nota Toko

Mungkin jika kita melihat sekilas pada nota tidak terdapat perbedaan antara nota
satu dengan yang lain.

Kita melihat perbedaan mungkin hanya pada logo atau nama toko yang terdapat
pada  nota tersebut.
Namun, sebenarnya nota memiliki beberapa jenis. Jenis-jenis nota
tersebut  contohnya nota kontan , debit, dan kredit.

Berikut penjelasan tentang jenis-jenis nota tersebut, antara lain:

1. Nota Kontan

Nota kontan adalah nota yang dibuat atas transaksi pembelian secara tunai.

Nota ini mudah ditemukan, karena memang kebanyakan toko menggunakan nota
ini.

Biasanya nota ini dibuat dengan dua rangkap, satu untuk penjual atau pemilik toko
dan satunya lagi untuk pembeli.

Hal tersebut juga bertujuan agar kita sebagai pembeli memiliki salinan nota yang
dapat berguna jika terjadinya kesalahan.

2. Nota Kredit

Nota kredit adalah nota yang dibuat atas transaksi penerimaan barang yang telah 
dijual secara kredit pada pihak yang bersangkutan.

Barang tersebut merupakan barang yang tidak sesuai pesanan sehingga

dikembalikan.

Penjual atau pemilik toko tentunya akan menyesuaikan kembali barang tersebut
namun hal tersebut sesuai juga dengan perjanjian atau ketentuan penjual atau
pemilik toko.

3. Nota Debet

Nota debet, merupakan nota yang dibuat atas transaksi pengembalian barang yang
telah dibeli secara kredit.

Atau juga terjadinya pengurangan harga faktur karena barang tersebut mengalami
penurunan kualitas atau kerusakan.

Nantinya penjual atau pemilik toko akan menunggu respon dari pihak produsen
barang tersebut untuk ditindak lanjuti.
Saat sudah mendapat respon, maka ia dapat melakukan pencatatan sebagai
penyesuaian arsip dokumen toko tersebut.

Cara Membuat Nota Toko

Untuk membuat nota toko sebenarnya cukup mudah.

Anda bisa menggunakan cara manual menggunakan tulisan tangan, namun lebih
baik menggunakan aplikasi atau software toko pendukung dalam membuat nota ini.

1. Tulis nama toko/ perusahaan lengkap dengan nomor notanya

Dalam membuat nota toko diperlukan nama toko Anda atau perusahaan Anda
beserta alamat lengkap dan nomor yang bisa dihubungi.

Berikan juga nomor nota yang merupakan kode unik, atau bisa juga diambil dari
nomor urut nota.

2. Buat tabel notanya

Buat tabel nota yang berisikan No, Kode Barang, Nama Barang, Jumlah Barang,
Harga Satuan, dan Total Harga.

3. Sediakan kolom dan cap watermark

Jangan lupa untuk menyediakan kolom nama pembeli, tanggal transaksi, dan tanda
tangan Anda sebagai penjual atau pemilik toko dan pembeli.

Serta sediakan juga cap sebagai watermark yang menjadikan nota Anda asli milik
toko atau perusahaan Anda

Itulah pembahasan mengenai pengertian, jenis, fungsi nota dan cara membuat nota
toko yang dapat Anda ketahui.

Dengan memahami serba-serbi dari nota toko mulai dari pengertian, fungsi, jenis,
dan cara membuatnya, diharapkan bisa membantu Anda untuk mengenal lebih jauh
tentang seperti apa nota toko itu yang sebenarnya.
Lebih mudah lagi jika Anda memanfaatkan software akuntansi seperti Mekari
Jurnal, di mana salah satu kegunaannya adalah membuat faktur
dan nota online penjualan secara otomatis.

Jurnal menyediakan 11 template desain profesional yang bisa disesuaikan dengan

keperluan bisnis Anda.

Melalui software akuntansi seperti Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan faktur

secara langsung kepada pelanggan dengan cepat dan mudah. Selain itu, faktur
Jurnal juga dapat digunakan sebagai pelaporan faktur pajak sehingga Anda tidak
perlu repot lagi. Manfaatkan segera aplikasi accounting berbasis web  untuk
membantu pekerjaan Anda.