SQAM IGP Indonesia

Prepared by : QAS – PT .
IGP
SUPPLIER QUALITY
Edition : 5th Rev. : 00
ASSURANCE MANUAL
Page : 1 of 64
SUPPLIER QUALITY ASSURANCE MANUAL
(5th Edition)
Design & manufacture of Propeller Shaft, Manufacture of Front &
Rear Axle & Associated parts for Passenger Cars, SUV’s and Comercial
JL. Pegangsaan Dua Blok A3, KM 1.6
Kelapa Gading, Jakarta Utara, Jakarta - INDONESIA 14250

Prepared by : QAS – PT . IGP
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 2 of 64
PENDAHULUAN
Supplier Quality Assurance Manual (SQAM) PT. IGP dibuat dan dikembangkan
berdasarkan pada persyaratan ISO/TS16949 dan bertujuan meningkatkan kepuasan
pelanggan terutama dalam aktivitas pengelolaan Supplier yang terintegrasi demi
kepentingan dan kerjasama yang menguntungkan melalui evaluasi kinerja,
pengelolaan tanggung jawab dan kesesuaian terhadap spesifikasi produk yang
dihasilkan oleh Supplier.
PT. IGP berharap setiap Supplier dapat memahami secara detail dari isi persyaratan-
persyaratan didalam SQAM ini dan bila ada yang perlu penjelasan lebih lanjut dapat
menghubungi QA Division atau Purchasing Division PT. IGP.
Jakarta, 01 Mei 2012
Thomas Ismoyo Wahyu Sunandar

QA Deputy Division Head Purchasing Deputy Division Head
PT. Inti Ganda Perdana PT. Inti Ganda Perdana
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 3 of 64
Ringkasan Perubahan (SQAM) Edisi ke-5
1. Pemisahan dokumen SQAM antara PT. GKD dan PT. IGP.
2. Perubahan Personal In-charge di PT. IGP.
3. Penjelasan detail aktivitas yang dilakukan Purchasing Division, QA

Division, PPC Dept dan QC Dept dalam pengelolaan Supplier.
4. Revision of Supplier Rank and supplier performance evaluation aspects.
5. Revisi beberapa form terkait.

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 4 of 64
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ........................................................................................................... 4
KATA PENGANTAR ............................................................................................. 6
1. PENDAHULUAN................................................................................................ 7
1.1. TUJUAN, SASARAN DAN RUANG LINGKUP ............................................................. 7
1.2. KOORDINASI DAN MANAJEMEN............................................................................... 8
1.3. PENENTUAN PERWAKILAN SUPPLIER .................................................................... 8
2. AKTIVITAS PERSIAPAN PRODUKSI SUPPLIER ..................................... 10
PHASE I : PLAN AND DEFINE (RENCANA DAN LINGKUP) ................................... 10
PHASE 2 : PRODUCT DESIGN & DEVELOPMENT (DESAIN PRODUK &
PENGEMBANGAN) ......................................................................................................... 11
PHASE 3 : PROCESS DESIGN & DEVELOPMENT (PERENCANAAN PROCESS &
PENGEMBANGAN) ......................................................................................................... 12
PHASE 4 : PRODUCT & PROCESS VALIDATION (VALIDASI PRODUK &
PROSES)............................................................................................................................ 13
PHASE 5 : FEEDBACK, ASSESSMENT & CORRECTIVE ACTION (UMPAN
BALIK, EVALUASI & TINDAKAN PERBAIKAN) ...................................................... 15
2.2. SUPPLIER PART TRACKING TEAM (SPTT) ............................................................ 16
3. KONTROL KUALITAS PRODUKSI MASSAL ............................................ 17
3.1. SISTEM INSPEKSI ........................................................................................................ 17
3.2. IDENTIFIKASI PRODUK UNTUK DAPAT DITELUSURI ....................................... 18
3.3. MASALAH KUALITAS PRODUK ............................................................................... 19
3.4. SPECIAL QUALITY ACCEPTANCE .......................................................................... 23
3.5. PERMINTAAN PERUBAHAN PROSES ( PCR ) ......................................................... 25
3.6. PERMINTAAN PERUBAHAN SPESIFIKASI PRODUK (ECR) ................................ 27
4. EVALUASI SUPPLIER & PENGEMBANGAN ........................................... 30
4.1. SUPPLIER PERFORMANCE EVALUATION ............................................................ 31
4.2. PENGEMBANGAN SUPPLIER .................................................................................... 33
4.3. AUDIT SUPPLIER ......................................................................................................... 36
4.4. SUPPLIER ENVIRONMENT & SAFETY CONCERN................................................ 38
APPENDIX 1 (SUPPLIER REPRESENTATIVE INFORMATION) ............... 40
APPENDIX 2 (PRODUCTION PREPARATION PLAN).................................. 41
APPENDIX 3 (DESIGN FAILURE MODE & EFFECTS ANALYSIS) ........... 42
APPENDIX 4 (PROCESS FLOW CHART) ....................................................... 42
APPENDIX 5 (PROCESS FAILURE MODE & EFFECTS ANALYSIS) ........ 43
APPENDIX 6 (PART INSPECTION STANDARD) ........................................... 44
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 5 of 64
APPENDIX 7 (CONTROL PLAN / QUALITY CONTROL PROCESS

CHART) ................................................................................................................ 48
APPENDIX 8 (INVESTIGATION SHEET AND SOC FREE LAB TEST) ...... 54
APPENDIX 9 (PACKING STANDARD) ............................................................ 55
APPENDIX 10 (PART SUBMISSION WARRANT) .......................................... 55
APPENDIX 11 (SISTEM TRACEABILITY MAPPING) .................................. 57
APPENDIX 12 (REQUEST FOR SPESIAL ACCEPTANCE) .......................... 58
APPENDIX 13 (PROCESS CHANGE REQUEST) ............................................ 59
APPENDIX 14 (PROCESS CHANGE INSTRUCTION) ................................... 60
APPENDIX 15 (ENGINEERING CHANGE REQUEST).................................. 61
APPENDIX 16 (ENGINEERING CHANGE INSTRUCTION) ......................... 62
APPENDIX 17 (QUALITY CONFIRMATION CHECK SHEET) ................... 63
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 6 of 64
KATA PENGANTAR
Kebutuhan dasar terhadap SQAM yang dipersyaratkan oleh PT. IGP akan terpenuhi
melalui terjalinnya kerjasama yang saling menguntungkan, perjanjian kinerja dan
pengelolaan tanggung jawab antara PT.IGP dan supplier.
Buku manual ini dipersiapkan sebagai pegangan supplier mengenai aturan dan
prosedur terhadap Kesepakatan Bersama antara PT. IGP dan supplier, dimana tujuan
akhirnya adalah kepuasan Customer PT.IGP dengan cara :
1. Menghasilkan produk berkualitas sesuai spesifikasi yang disepakati (Quality).
2. Biaya Rendah (Cost).
3. Lead time pendek dan delivery on time (Delivery).
Semua part yang disuplai ke PT. IGP harus sesuai dengan standar desain di drawing
dan Inspection Standard PT. IGP.
SQAM ini menjelaskan prosedur dan dokumen yang dibutuhkan supplier untuk
menghasilkan standar kualitas dari PT. IGP. Prosedur yang dimaksud adalah Trial
Production Preparation, Start dan Volume Production serta pengukuran untuk
menjamin kualitas setiap part yang disuplai ke PT. IGP dari supplier.
Supplier harus memahami buku manual ini sebagai pedoman kerja dalam
menghasilkan produk berkualitas terbaik mulai dari proses trial production sampai
dengan proses mass production. Perwakilan Supplier untuk SQAM ini, bertanggung
jawab untuk mendistribusikan dan memberikan pelatihan kepada semua bagian
terkait dalam pelaksanaan manual ini di supplier.
Quality Assurance Division
PT. INTI GANDA PERDANA

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 7 of 64
1. PENDAHULUAN
1.1. TUJUAN, SASARAN DAN RUANG LINGKUP
TUJUAN
Tujuan dari SQAM PT. IGP ,adalah memberikan informasi ke semua Supplier PT.
IGP tentang persyaratan minimal yang harus dipenuhi untuk menjamin kualitas,
servis, pengiriman dan harga terhadap part yang dikirimkan ke PT. IGP sesuai
dengan persyaratan dari PT. IGP, dari mulai tahapan trial hingga tahapan produksi
masal.
SASARAN
1. Mengkomunikasikan dengan jelas ke semua Supplier tentang harapan dan

persyaratan minimal yang diinginkan untuk menjamin kualitas Parts yang
dikirimkan oleh Supplier ke PT. IGP.
2. Mendorong keterbukaan dan kebebasan berkomunikasi terhadap ide-ide,

informasi dan pemberitahuan adanya masalah antara supplier dan PT. IGP.
3. Membuat perencanaan menyeluruh untuk menjamin kelancaran produksi awal

di PT. IGP dan Supplier berdasarkan perencanaan proyek dan komunikasi
yang efektif.
4. Mendefinisikan prosedur dan dokumen quality assurance di supplier yang

harus diikuti dan digunakan oleh supplier untuk menjamin pelaksanaan sistem
kualitas yang efektif melalui perbaikan berkelanjutan, built-in quality, and
pencegahan masalah kualitas.
5. Menjamin kualitas produk PT. IGP secara menyeluruh mulai dari supplier,
sehingga memenuhi persyaratan kualitas dan kepuasan customer dari PT. IGP.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 8 of 64
RUANG LINGKUP
Manual ini berlaku untuk semua supplier yang memproduksi material dan part yang
akan digunakan pada produk PT. IGP.
1.2. KOORDINASI DAN MANAJEMEN

Semua aktivitas yang dijabarkan dari persyaratan yang telah didefinisikan pada
manual ini dikoordinasikan dan dikelola oleh Purchasing Division PT. IGP (PRC -
IGP) Semua departemen yang berkaitan dengan manual ini akan dicantumkan pada
setiap dokumen yang relevan. PRC -IGP sebagai penghubung antara supplier dan
PT. IGP..
1.3. PENENTUAN PERWAKILAN SUPPLIER

TUJUAN
a. Untuk menjamin kelancaran komunikasi antara PT. IGP dan supplier.
b. Untuk menjamin distribusi informasi diterima tepat waktu dan tepat sasaran.
c. Untuk menjelaskan aturan dan tanggung jawab supplier.
RUANG LINGKUP
Alur informasi kualitas antara PT. IGP dengan Supplier, dalam hal :
a. Aktivitas persiapan produksi.
b. Aktivitas pelaksanaan pengiriman (delivery realization).
c. Identifikasi dan tindakan perbaikan terhadap masalah kualitas.
d. Penanganan claim dari customer.
e. Informasi lainnya yang berkaitan dengan masalah produksi.

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 9 of 64
TANGGUNG JAWAB SUPPLIER :
a. Menentukan personel yang bertanggung jawab terhadap semua fungsi dan aspek
kualitas serta delivery produk.
b. Menentukan personel yang bertanggung jawab terhadap setiap aktivitas pada

masing-masing shift.
c. Memberitahukan perihal perubahan penanggung jawab (point a dan b) dalam

jangka waktu 10 hari.
d. Mengelola semua dokumen salinan dari SQAM PT IGP.
e. Menggunakan format "Supplier Representative Information Form'' (lihat

Appendix 1) dalam menentukan supplier contact personnel atau apabila terjadi
perubahan personal yang bertanggung jawab, serta melampirkan struktur
organisasi terbaru.
f. Membuat sistem pengendalian dokumen qualitas yang jelas dan mengirimkan ke

PT. IGP.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 10 of 64
2. AKTIVITAS PERSIAPAN PRODUKSI SUPPLIER

2.1. AKTIVITAS PERSIAPAN PRODUKSI DI SUPPLIER
TUJUAN
Menjabarkan rangkaian proses selama persiapan produksi untuk menjamin kualitas

part dan komponen pada saat produksi massal. Persyaratan ini merupakan persiapan
produksi minimum oleh supplier.
RUANG LINGKUP
Aktivitas koordinasi antara PT. IGP dengan Supplier pada setiap tahapan langkah
aktivitas persiapan produksi dan dokumen apa saja yang harus disiapkan oleh
Supplier untuk diserahkan ke PT. IGP.
Aktivitas persiapan produksi di Supplier dibagi menjadi 4 tahap dasar, yaitu:
a. Plan & Define (Rencana dan Lingkup)
b. Product Design & Development (Desain Produk & Pengembangan)
c. Process Design & Development (Desain Proses & Pengembangan)
d. Product & Process Validation (Validasi produk dan proses)
e. Feedback, Assessment and Corrective Action (Umpan balik, evaluasi dan

tindakan perbaikan)
PHASE I : PLAN AND DEFINE (RENCANA DAN LINGKUP)

TUJUAN
Memastikan seluruh persyaratan SQAM PT. IGP telah dipelajari dan dipahami
oleh supplier, dikonfirmasi dapat dipenuhi oleh supplier, serta memastikan
perencanaan di supplier sinkron dengan rencana persiapan produksi dari PT. IGP.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 11 of 64
RUANG LINGKUP
Dimulai sejak Supplier menerima LOI (Letter of Intent) sampai dengan pembuatan
rencana persiapan produksi.
TANGGUNG JAWAB SUPPLIER
1. Memastikan bahwa semua dokumen tehnik diterima.
2. Mengetahui semua persyaratan dari technical drawing, spesifikasi teknik dan

dokumen yang lain.
3. Membuat rencana persiapan produksi. Sample rencana persiapan produksi bisa

dilihat di Appendix 2.
PHASE 2 : PRODUCT DESIGN & DEVELOPMENT (DESAIN

PRODUK & PENGEMBANGAN)
TUJUAN
Memastikan produk yang di desain oleh Supplier sesuai dengan persyaratan produk,
spesifikasi produk dan jadwal desain yang di minta oleh PT. IGP.
RUANG LINGKUP
Sejak diterimanya persyaratan produk (Design Goals, Reliability & Quality Goals,
Product Assurance plan) dari PT. IGP, sampai dengan dikirimnya output desain
(Design Failure Mode and Effects Analysis, Prototype, Engineering Drawing, dll.)
kepada PT. IGP.
1. Memastikan menerima, mengetahui dan memahami setiap persyaratan produk

yang diajukan oleh PT. IGP.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 12 of 64
2. Melakukan dan mendokumentasikan desain produk sesuai dengan persyaratan

dan melakukan review dengan Departemen Engineering PT. IGP untuk setiap
tahapan desain. Dokumentasi desain yang harus dikirim ke PT. IGP adalah:
a. Design Failure Mode and Effects Analysis (DFMEA) lihat Appendix 3
b. Approval Engineering Drawings
c. Prototype
d. Engineering Specification
e. Material Specification
f. Testing Plan
g. Testing Result
PHASE 3 : PROCESS DESIGN & DEVELOPMENT

(PERENCANAAN PROCESS & PENGEMBANGAN)
TUJUAN
Memastikan kemampuan proses dan persiapan fasilitas produksi di supplier mampu

untuk memenuhi semua persyaratan dan spesifikasi produk yang diharapkan dari PT.
IGP terutama untuk karakteristik khusus/special characteristic.
RUANG LINGKUP
Melakukan desain proses berikut pembuatan segala fasilitasnya dalam rangka

merealisasikan proses tersebut.
1. Membuat Draft Part Inspection Standard (PIS) dan mengirimkan ke PT. IGP
untuk persetujuan. Untuk Form PIS lihat Appendix 6.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 13 of 64
2. Melakukan desain proses dan membuat Process Flow Chart (PFC, lihat Appendix
4) dan Floor Plan Layout.
3. Membuat dokumen terkait dengan perencanaan kualitas (detail dokumen yang

diminta oleh PT. IGP termasuk PPAP akan disampaikan pada saat SPTT –
Supplier Part Tracking Team)
4. Membuat perencanaan pengadaan mesin, tooling, material dan fasilitas produksi

yang lain serta merealisasikannya.
5. Mengidentifikasi karakteristik khusus (Special Characteristic) pada setiap

dokumen kualitas, jalur dan proses dengan pemberian simbol khusus sesuai yang
tertuang dalam Drawing Produk ( S : Safety Item : Fitting / fungsi.)
PHASE 4 : PRODUCT & PROCESS VALIDATION (VALIDASI

PRODUK & PROSES)
TUJUAN
Untuk menjamin bahwa proses produksi massal sudah siap dijalankan oleh Supplier
dan sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan oleh PT. IGP.
RUANG LINGKUP
Aktivitas dimulai dari trial produksi, evaluasi dan produksi massal serta initial
control.
1. Melakukan trial produksi sesuai dengan jumlah yang telah disepakati.
2. Melakukan evaluasi terhadap hasil trial produksi untuk memastikan spesifikasi

dapat terpenuhi.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 14 of 64
3. Mengirimkan produk hasil trial beserta inspection sheet ke PT. IGP untuk
dievaluasi. Apabila hasil evaluasi oleh Supplier Quality Engineering PT. IGP
(SQE IGP) menyatakan OK berarti boleh untuk dilakukan produksi massal.
Tetapi apabila hasilnya NG maka Supplier harus melakukan tindakan perbaikan
yang diperlukan dan melakukan trial lagi.
4. Supplier harus menyiapkan PPAP submission level 3 dan dikirim ke SQE IGP
yang meliputi :
PPAP List
1. Latest Approved Drawing
2. Design FMEA (desain dilakukan oleh Supplier) lihat Appendix 3… S
3. Process Flow Chart (lihat Appendix 4)………………………………. S
4. Process FMEA (lihat Appendix 5)……………………………………. S
5. Part Inspection Standard (lihat Appendix 6) ………………………… S
6. QCPC / Control Plan (lihat Appendix 7) ………………………….. S
7. MSA (Measurement System Analysis) …………………...................S
8. Inspection Data Result ……………............................…………... S
9. ISIR (Initial Sample Inspection Result) ……………………………... S
10. Mill Sheet …………………………………………………………… S
11. Investigation Sheet and SoC Free Lab Test (lihat Appendix 8)……… S
12. Performance Test Result ……………………………………………. S
13. Initial Capability Studies (Pp/ Ppk & Cp /Cpk ) …………………….. S
14. Qualified Laboratory Doc. (Lab Scope) ……………………………. R
15. Appearance Approval Report (AAR), if applicable ………………... S

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 15 of 64
16. Sample Product ……………………………………………………… S
17. Master Sample ………………………………………………………. R
18. Checking Aid (if any) ……………………………………………….. R
19. Record of Compliance with Cust. Specific Req. (if any) …………… S
20. Packing Standard (lihat Appendix 9)………………………………. S
21. Part Submission Warrant (PSW) lihat Appendix 10)………………. S
22. Quality Confirmation Check Sheet (QCCS) lihat Appendix 17 ......S
Remarks
S (Submit) = Supplier harus mengirimkan dokumen yang diminta oleh PT. IGP dan
mengendalikan salinan termasuk waktu yang dibutuhkan pada saat proses produksi.
R (Retain) = Supplier harus mengendalikan dokumen ini termasuk waktu yang dibutuhkan pada
saat proses produksi sehingga mudah untuk ditemukan serta bisa dibaca dan tersedia saat diminta
oleh PT. IGP.
PHASE 5 : FEEDBACK, ASSESSMENT & CORRECTIVE

ACTION (UMPAN BALIK, EVALUASI & TINDAKAN
PERBAIKAN)
TUJUAN
Mengidentifikasi masalah yang timbul dan segera memperbaikinya agar tidak terjadi
masalah pada tahap produksi berikutnya.
RUANG LINGKUP
Pengendalian awal pada saat produksi massal, identifikasi masalah dan tindakan
perbaikannya.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 16 of 64
1. Menentukan kriteria dan batasan periode pengendalian awal bersama PT. IGP
pada saat awal proyek.
2. Mengevaluasi kapasitas dan kapabilitas proses.
3. Mengidentifikasi setiap potensi dan masalah yang timbul pada saat

pengendalian awal serta memperbaikinya.
4. Jika diperlukan oleh PT. IGP, Supplier wajib mengirimkan man power
sebagai Quality Residence Engineer selama tahap pengendalian awal.
2.2. SUPPLIER PART TRACKING TEAM (SPTT)

DEFINISI & TUJUAN
SPTT adalah tim lintas bagian dari PT. IGP yang bertujuan untuk memastikan setiap
tahapan persiapan produksi di Supplier memenuhi persyaratan dari PT. IGP dalam
hal pemenuhan target waktu, jumlah & kualitas produk.
RUANG LINGKUP
Melakukan evaluasi di Supplier mengenai progres persiapan produksi pada setiap

tahapan.
1. Mempersiapkan laporan progres pencapaian persiapan produksi. (Mesin,

Fasilitas dan Tool Progress–lihat Appendix 11, Capacity Study Sheet–lihat
Appendix 12 serta Trial Status)
2. Membuat perencanaan tindakan perbaikan jika persiapan produksi tidak sesuai

dengan rencana yang telah dibuat.
3. Mempersiapkan setiap persyaratan sesuai dengan ruang lingkup setiap tahapan

SPTT yang disampaikan oleh PT. IGP pada saat awal proyek.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 17 of 64
3. KONTROL KUALITAS PRODUKSI MASSAL

3.1. SISTEM INSPEKSI
TUJUAN
Untuk memastikan bahwa produk yang dikirim ke PT. IGP telah dilakukan inspeksi
sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
RUANG LINGKUP
Aktivitas inspeksi yang harus dilakukan oleh Supplier yang meliputi:
a. Incoming inspection
b. In process inspection
c. Final product inspection
d. Pre delivery inspection
1. Melakukan inspeksi terhadap semua material maupun produk yang dikirim ke

PT. IGP berdasarkan PIS dan QCPC/Control Plan.
2. Semua material maupun produk yang dikirim ke PT. IGP status hasil
inspeksinya OK.
3. Hasil inspeksi harus dicatat dalam lembar inspeksi (inspection sheet) dan
semua record harus disimpan dalam jangka waktu minimal 3 tahun atau
rentang waktu khusus jika diminta oleh PT. IGP.
4. Material maupun produk yang dikirim ke PT. IGP harus diberi label yang
sesuai untuk mengidentifikasi: nama produk, nomor produk, tanggal
pengiriman, kuantitas dan status hasil inspeksi (OK) dan/atau sistem
identifikasi mampu telusur yang lain.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 18 of 64
5. Apabila diminta PT. IGP, Supplier harus melampirkan hasil inspeksi

(inspection sheet) bersama produk yang dikirim. Sampel yang diinspeksi juga
disertakan dan diidentifikasi dengan label/marking supaya mudah diverifikasi.
Sampel yang disertakan juga harus mewakili lot / batch produksi yang dikirim
ke PT. IGP.
3.2. IDENTIFIKASI PRODUK UNTUK DAPAT DITELUSURI

TUJUAN
1. Untuk memastikan bahwa setiap material maupun produk yang dikirim ke PT.
IGP dapat teridentifikasi secara jelas dan mampu dilakukan penelusuran.
2. Mampu melokalisir masalah apabila terjadi produk yang bermasalah.
RUANG LINGKUP
Identifikasi ini berlaku untuk material, produk setengah jadi (WIP), produk jadi yang
ada di tempat Supplier maupun produk yang dikirimkan ke PT. IGP.
1. Menerapkan sistem identifikasi produk yang sesuai sehingga tiap produk yang
dihasilkan dapat ditelusuri tanggal pembuatan, dies/cetakan yang digunakan dan
material yang digunakan serta informasi lainnya yang relevan.
2. Mendokumentasikan sistem identifikasi yang diterapkan seperti : kode, marking

simbol dan lain sebagainya. Sistem identifikasi ini harus diinformasikan secara
tertulis kepada SQE IGP. Untuk contoh pendokumentasian sistem traceability
lihat Appendix 13.
3. Mampu melokalisir apabila ada produk yang bermasalah baik di PT. IGP,
Customer PT. IGP, Pemakai Akhir maupun di internal Supplier.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 19 of 64
3.3. MASALAH KUALITAS PRODUK

TUJUAN
1. Untuk memastikan apabila terjadi produk bermasalah dapat dilakukan tindakan

secara cepat dan benar sehingga dampaknya dapat dikurangi.
2. Untuk memastikan setiap masalah produk dapat diidentifikasi penyebabnya

supaya dapat dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan.
RUANG LINGKUP
Produk bermasalah yang dimaksud adalah produk yang ditemukan di tempat

Supplier, PT. IGP, Customer PT. IGP dan Pengguna Akhir.
3.3.1 MASALAH KUALITAS YANG DITEMUKAN DI SUPPLIER
1. Melokalisir produk yang bermasalah supaya tidak terkirim ke proses selanjutnya.
2. Menginformasikan ke SQE IGP apabila ada kemungkinan produk bermasalah

sudah terkirim.
3. Melakukan investigasi dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.
4. Menginformasikan masalah yang diprediksikan akan menggangu proses delivery

ke PT. IGP sebelum hari delivery.
5. Menyerahkan laporan identifikasi masalah dan tindakan perbaikan ke SQE IGP

dalam waktu 1 hari untuk defect flowout dan 5 hari untuk occurance.
6. Menyerahkan monitoring implementasi PICA kepada SQE IGP.

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 20 of 64
3.3.2 MASALAH KUALITAS YANG DITEMUKAN DI PT. IGP
1. Melakukan tindakan segera untuk memeriksa lot produk yang terlibat di PT. IGP
dan bila perlu dilakukan sortir atau repair untuk mencegah terjadinya shortage di
PT. IGP.
2. Segera melakukan penggantian terhadap produk yang bermasalah.
3. Mengutus orang yang berkompeten untuk mengambil keputusan sehubungan

dengan masalah kualitas untuk menghadiri undangan PT.IGP.
4. Mengganti semua biaya kerugian yang timbul akibat kesalahan Supplier
6. Menyerahkan laporan identifikasi masalah dan tindakan perbaikan ke Supplier

Quality Engineering PT. IGP dalam waktu 1 hari untuk defect flowout dan 5 hari
untuk occurance.
7. Jika terjadi masalah yang berulang atau membutuhkan waktu perbaikan yang
lama maka Supplier harus menempatkan Quality Residence Engineer di
receiving area PT. IGP sampai masalah tersebut dianggap selesai.
3.3.3 MASALAH KUALITAS YANG DITEMUKAN DI CUSTOMER PT. IGP
1. Bersama PT.IGP memeriksa lot produk di customer PT. IGP dan bila perlu
melakukan sortir atau repair untuk mencegah terjadinya shortage di customer PT.
IGP.
2. Segera melakukan penggantian terhadap produk yang bermasalah.
3. Mengutus orang yang berkompeten untuk mengambil keputusan sehubungan

dengan masalah kualitas untuk menghadiri undangan PT.IGP
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 21 of 64
4. Mengganti semua biaya kerugian yang timbul akibat kesalahan Supplier.
6. Menyerahkan laporan identifikasi masalah dan tindakan perbaikan ke SQE IGP

dalam waktu 1 hari untuk defect flowout dan 5 hari untuk occurance.
7. Jika terjadi masalah yang berulang atau membutuhkan waktu perbaikan yang
lama maka Supplier harus menempatkan Quality Residence Engineer di
receiving area PT. IGP sampai masalah tersebut dianggap selesai.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 22 of 64
PROBLEM OCCURED FOUND AT SUPPLIER LOCATION

PRODUCT QUALITY PROBLEM HANDLING FLOW CHART
PROBLEM OCCURED FOUND AT SUPPLIER LOCATION
Localized all Investigation

PICA
SUPPLIER
Problem part before and planning PICA

PICA Implementation
Quality Found delivered to PT. for corrective Monitoring
& Monitoring
IGP action
yes
Quality Submit PICA

QA - PT. IGP
PICA Progress of Closed?

Problem
Report Implementation
no
Supplier make Problem NG part separated from PICA Monitoring should be held
Report, if; OK part after all problem was closed
1. Part from PT. IGP
NOTE
2. Part from Supplier

has already delivered
to PT. IGP
PROBLEM OCCURED FOUND AT PT. IGP/CUSTOMER

PRODUCT QUALITY PROBLEM HANDLING FLOW CHART
CAR
Investigation
PICA
SUPPLIER
QPR Replacement & planning for PICA

PICA Implementation
or Sortir part corrective Monitoring
& Monitoring
action
yes
CAR
QA- PT. IGP
QPR PICA PICA Follow-up Closed?

Problem
Quality Found
no
QPR released for Quality Problem

QPR released
which for Quality
was found in IGP Problem
process Supplier replace all problem part PICA Monitoring should be held
or finish
which product
was andatalso
repeated problem
1 month and/or sorter all part which was after all problem was closed
found in Receiving area which delivered to PT. IGP
was repeated at 1month periode
NOTE
CAR released for new Quality Replacement cost process &

CAR released for new Quality
Problem or
Problem problem
which foundwhich was not
at receiving service are submitted at Report
area (not in
repeated repeated
1 monthin 1month) Claim to Supplier
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 23 of 64
3.4. SPECIAL QUALITY ACCEPTANCE

TUJUAN
Special Quality Acceptance bertujuan untuk mencegah terjadinya Line Stop di PT.
IGP akibat shortage material akibat tidak tersedianya waktu yang mencukupi bagi
Supplier untuk menangani problem penyimpangan kualitas tersebut.
RUANG LINGKUP
Semua part yang mempunyai problem penyimpangan kualitas tetapi tidak

berpengaruh terhadap fungsi dan safety dari produk akhir.
1. Mengirimkan dokumen Request for Special Acceptance (RFSA) ke SQE IGP

beserta sampel (minimal 3 pieces), hasil inspeksinya dan Recovery Action Plan.
(Lihat Appendix 14 untuk format RFSA)
2. Bila RFSA disetujui, memberikan identitas khusus pada produk tersebut saat
delivery.
3. Menanggung semua biaya proses testing produk sesuai special quality

acceptance.
4. Ikut menanggung kerugian yang dialami oleh PT. IGP sehubungan dengan claim
dari Customer PT. IGP terhadap kualitas produk tersebut.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 24 of 64
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 25 of 64
3.5. PERMINTAAN PERUBAHAN PROSES ( PCR )

TUJUAN
Untuk memastikan bahwa setiap perubahan proses terkendali dalam jangka waktu
sesuai jadwal guna mengantisipasi potensi terjadinya masalah QCD dan safety yang
akan terjadi.
RUANG LINGKUP
Meliputi:
a. Perubahan sumber / supplier
b. Perubahan lokasi manufaktur / Re-layout
c. Perubahan proses / metode
d. Perubahan Tool / Mesin
TANGGUNG JAWAB SUPPLIER ( Inisiatif Supplier )
1. Menjamin perubahan tidak dilakukan sebelum mendapatkan persetujuan

dari PT. IGP.
2. Membuat dan mengirimkan Process Change Request (PCR) Form ke PRC -

PT. IGP (Lihat Appendix 15) minimal 4 bulan sebelum pelaksanaan
perubahan.
3. Dalam pengajuan PCR, supplier harus melampirkan data evaluasi efek dari
perubahan ( kapasitas dan kapabilitas proses manufaktur, inspection item /
system, man power, sub-supplier ) & data safety stock untuk pengiriman
selama proses perubahan.
4. Apabila PCR disetujui, menyerahkan trial result setelah perubahan dilakukan

dan PPAP ke SQE IGP untuk persetujuan produk.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 26 of 64
5. Melaksanakan join trial di PT. IGP, apabila diperlukan
6. Jika produk sudah disetujui, menginformasikan ke SQE IGP untuk

pengiriman pertama produk mass production.
7. Menyertakan tag identitas Initial Product ketika pengiriman pertama untuk

membedakan dengan produk sebelumnya.
8. Initial control harus dilakukan dalam jangka waktu minimal 3 bulan.
TANGGUNG JAWAB SUPPLIER ( Inisiatif PT. IGP )
1. Melakukan perubahan proses sesuai permintaan dari PT. IGP berdasarkan

Process Change Instruction (PCI). (Lihat Appendix 16)
2. Melakukan review perubahan, membuat schedule perubahan serta menghitung

safety stock untuk pengiriman selama perubahan.
3. Melakukan perubahan terhadap proses dan produk dan

mengimplementasikan perubahan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
4. Melakukan trial serta menyerahkan trial result dan PPAP ke SQE IGP untuk
persetujuan produk.
5. Melakukan koordinasi internal supplier yang berkaitan dengan perubahan

yang diajukan.
6. Menginformasikan ke PT. IGP saat pengiriman produk pertama setelah

perubahan. Informasi perubahan ini harus disertakan saat pengiriman produk
dan harus ada identitas khusus untuk bisa membedakan dengan produk
sebelumnya.

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 27 of 64
3.6. PERMINTAAN PERUBAHAN SPESIFIKASI PRODUK (ECR)

TUJUAN
Memastikan bahwa setiap perubahan produk maupun material terkendali dalam

jangka waktu sesuai jadwal.
RUANG LINGKUP
Meliputi:
a. Perubahan Dimensi / Toleransi
b. Perubahan Material (Jenis / Type)
c. Perubahan Desain Produk
TANGGUNG JAWAB SUPPLIER ( Inisiatif Supplier )

1. Menjamin perubahan tidak dilakukan sebelum mendapatkan persetujuan
dari PT. IGP.
2. Membuat dan mengirimkan Engineering Changer Request (ECR) Form ke
PRC - PT. IGP (Lihat Appendix 17) minimal 4 bulan sebelum pelaksanaan
perubahan.
3. Dalam pengajuan ECR, supplier harus melampirkan data performance produk

(data inspeksi, data capability dan data uji produk serta evidence pembahasan
awal dengan SQE IGP)
4. Apabila ECR disetujui, PT. IGP akan menerbitkan ECI dan Supplier dapat
melakukan perubahan serta mengimplementasikan perubahan sesuai jadwal
dan mereview perkembangannya dalam waktu 2 minggu kerja.
5. Menyerahkan laporan hasil trial dan PPAP ke SQE IGP untuk persetujuan
produk.
6. Melaksanakan join trial di PT. IGP, apabila diperlukan.

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 28 of 64
7. Jika produk sudah disetujui, menginformasikan ke SQE IGP untuk

pengiriman pertama produk mass production.

TANGGUNG JAWAB SUPPLIER ( Inisiatif PT. IGP )
1. Melakukan perubahan terhadap produk sesuai permintaan dari PT. IGP

berdasarkan Engineering Change Instruction (ECI). (Lihat Appendix 18)
2. Melakukan review schedule perubahan yang direncanakan dan

mendiskusikannya dengan PT. IGP.
3. Melakukan perubahan terhadap produk sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
4. Melakukan koordinasi ke semua bagian internal supplier yang berkaitan dengan

perubahan yang diajukan.
5. Menyerahkan laporan hasil trial dan PPAP ke SQE IGP untuk persetujuan
produk.
6. Melaksanakan join trial di PT. IGP, apabila diperlukan.
7. Jika produk sudah disetujui, menginformasikan ke SQE IGP untuk pengiriman
pertama produk mass production.


SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 29 of 64
FLOW CHART PROCESS CHANGE REQUEST INISIATIF DARI SUPPLIER
FLOW CHART PROCESS CHANGE REQUEST INISIATIF DARI PT. IGP

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 30 of 64
FLOW CHART ENGINEERING CHANGE REQUEST INISIATIF DARI SUPPLIER
FLOW CHART ENGINEERING CHANGE INSTRUCTION YANG DITERBITKAN PT. IGP

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 31 of 64
4. EVALUASI SUPPLIER & PENGEMBANGAN

4.1. SUPPLIER PERFORMANCE EVALUATION
Vendor Peformance Report dikirimkan ke Supplier setiap bulan, setiap semester dan
setiap tahun oleh Purchasing PT. IGP untuk mengukur supplier performance dalam
aspek kualitas dan delivery.
Aspek penilaian Supplier Performance, adalah sebagai berikut;

SUPPLIER PERFORMANCE CRITERIA
Quality Delivery
Rank Quality
Stop Line Rejection Quantiy On Time QPR Reply
Problem
RANK (SL) Ratio Ratio Ratio (PR)
(RP)
(RR) (QR) (TR)
Priority 1 Priority 2 Priority 3
A (Very Good) - 0 ppm NO
100% 100%
B (Good) ≤ Target 100%
Non Special NO
C (Fair) < 100% < 100% < 100%
Characteristic
D (Poor) > Target < 80% < 80% ≤ 75%
Special
E (Very Poor) YES < 50% < 50% ≤ 50%
Characteristic
Definisi Kriteria Supplier Performance
A. Ranking Quality Problem (RP)
Setiap masalah kualitas yang diterbitkan, akan diklasifikasikan berdasarkan

Part Inspection Standard. Untuk Special Characteristic/Safety Item ( .S. ),
akan menjadi item paling penting. Target pencapaian adalah tidak ada problem
kualitas untuk Special Characteristic. Jika terjadi problem kualitas pada Special
Characteristic, Supplier akan mendapatkan kriteria E atau “sangat buruk”.
B. Stop Line (SL)
Supplier akan dievaluasi jika supplier tersebut menyebabkan line stop di PT.
IGP atau Customer PT. IGP. Target pencapaian adalah tidak ada line stop di PT. IGP
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 32 of 64
maupun Customer PT. IGP. Jika Supplier menyebabkan line stop, supplier tersebut
akan mendapatkan kriteria E atau “sangat buruk”.
C. Reject Ratio (RR)
Rejection Ratio (RR) adalah perbandingan antara jumlah part reject dari
supplier setiap bulan dan jumlah part yang dikirim setiap bulan (%). Target
pencapaian harus dicapai sesuai dengan klausul perjanjian jual-beli yang telah
disepakati.
B. Quantity Ratio (QR)
Quantity Ratio (QR) adalah perbandingan antara jumlah total part yang
dikirim oleh supplier setiap bulan dan jumlah part yang tercatat dalam Purchase
Order (PO) setiap bulan. Target pencapaian adalah 100%.
C. On Time Ratio (TR)
On-Time Ratio (TR) adalah perbandingan antara aktual waktu kedatangan

part (jumlah & waktu) dari supplier dan schedule delivery setiap bulannya (%).
Target pencapaian adalah 100%.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 33 of 64
D. QPR Reply (PR)
Jika terjadi problem kualitas, PT. IGP akan menerbitkan Quality Problem
Report (QPR). Setiap QPR yang diterbitkan memerlukan jawaban atau balasan. PT.
IGP akan memonitor setiap jawaban atau balasan dari QPR tersebut. QPR Reply
adalah perbandingan antara QPR yang diterbitkan oleh PT. IGP dan QPR yang
sudah terjawab atau dibalas oleh supplier. Target pencapaian QPR reply adalah
100%.
4.2. PENGEMBANGAN SUPPLIER

PT. IGP akan melakukan pengembangan sesuai dengan hasil Evaluasi Performance
Supplier dan persyaratan sistem manajemen mutu ISO/TS16949 untuk
meningkatkan quality performance supplier, serta pengembangan sesuai dengan ISO
14001 dan OHSAS 18001 untuk meningkatkan sistem manajemen lingkungan,
kesehatan dan keselamatan kerja terutama dalam hal pengendalian limbah B3,
penyakit akibat kerja dan kecelakaan kerja di Supplier.
Level pengembangan berdasarkan kebutuhan Supplier untuk memenuhi persyaratan

dan tingkat kepentingan dari produk atau jasa yang dihasilkan.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 34 of 64
4.2.1. Pengembangan berdasarkan Supplier Performance Report meliputi;
4.2.1.1. Pengembangan Minor
Pengembangan dilakukan jika saat evaluasi bulanan Supplier mendapatkan

perfomance “sangat buruk” / Rank E atau dalam evaluasi semesteran Supplier
mendapatkan performance “buruk”/ Rank D sebanyak 3kali atau lebih.
Metode pengembangan:
BOD (Board of Director) Supplier harus mempresentasikan identifikasi

masalah, analisa akar penyebab masalah, tindakan perbaikan dan pencegahan
kepada Tim Pengembangan PT. IGP.
4.2.1.2. Pengembangan Mayor
Pengembangan dilakukan jika dalam evaluasi semesteran, Supplier

mendapatkan performance “buruk”/Rank D sebanyak 6kali atau mendapatkan
performance “sangat buruk”/Rank E sebanyak 3kali atau lebih.
Metode Pengembangan:
 BOD Supplier harus melakukan presentasi kondisi aktual sistem

manajemen mutu dan rencana perbaikannya kepada Tim Pengembangan
supplier PT. IGP.
 Audit Supplier.
 Support dari Tim Pengembangan Supplier PT. IGP dalam menjalankan

perbaikan sistem manajemen mutu oleh Supplier (jika diperlukan)
4.2.2. Pengembangan berdasarkan persyaratan ISO 9001 / ISO/TS16949
Dalam hal Supplier tidak/belum bersertifikasi ISO9001 atau ISO/TS16949 maka

PT. IGP akan memastikan Supplier tersebut memenuhi persyaratan ISO9001 atau
ISO/TS16949 dalam proses produksinya.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 35 of 64
Metode :
 PT. IGP akan melakukan audit sesuai persyaratan ISO9001 atau

ISO/TS16949.
 Mendorong Suppliers untuk melakukan sertifikasi ISO9001 atau

ISO/TS16949.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 36 of 64
4.3. AUDIT SUPPLIER

Dalam upaya memastikan kesesuaian penerapan persyaratan SQAM PT. IGP di
Supplier, maka akan dilakukan Audit Supplier.
TUJUAN
1. Untuk menjamin semua persyaratan di manual ini dilakukan oleh Supplier

dan diimplementasikan secara konsisten.
2. Untuk memberikan masukan dalam rangka perbaikan efektifitas sistem

manajemen mutu di internal Supplier.
3. Membantu Supplier dalam menerapkan sistem manajemen mutu yang

dipersyaratkan ISO9001 atau ISO/TS16949, ISO14001 & OHSAS18001.
RUANG LINGKUP
Audit ini dilaksanakan ke setiap Supplier dan disesuaikan dengan kebutuhan dan
kemampuan dari PT. IGP. Pelaksanaan audit mencakup sistem manajemen mutu,
produk, proses, pengelolaan lingkungan dan sistem manajemen K3.
TANGGUNG JAWAB SUPPLIER:
1. Memberikan konfirmasi/jawaban terhadap rencana pelaksanaan audit dari PT.

IGP secara tertulis setelah menerima informasi audit.
2. Menunjuk Perwakilan Supplier yang bertanggung jawab terhadap proses

pelaksanaan audit dan dapat menjelaskan masalah yang mungkin terjadi saat
pelaksanaan audit.
3. Menyediakan informasi yang berhubungan dengan proses audit seperti

dokumen, catatan, produk, dll.
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 37 of 64
4. Supplier melakukan self assessment sesuai dengan checklist dari PT. IGP di
internal Supplier untuk mereview sistem manajemen di Supplier sebelum
pelaksanaan audit.
5. Menerima/menyetujui semua hasil audit dengan menandatangani laporan hasil

audit.
6. Melakukan respon terhadap hasil audit dengan melakukan rencana tindakan

perbaikan dan pencegahan. Respon ini harus dikirimkan ke PT. IGP dalam
jangka waktu maksimal 2 minggu kerja setelah proses audit.
Determine the Obtains self

need for a System assessment from
Audit, either of potential
existing or suppliers unless
potential supplier already available
Audit Team
develop audit Lead Auditor Selects Lead
plan selects Audit Auditor
Team
Audit Team
Audit Team Supplier meet
reports
conducts minimum
findings to
audit requirements
Supplier
Audit team reports Audit team reports

Audit team findings to findings to Closes the audit
conducts supplier with Is corrective supplier with NO and forwards
follow-up to request corrective action request corrective complete records
verify action(s) required? action(s) to Purchasing
corrective
action(s)
Supplier
Implements
corrective
action
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 38 of 64
4.4. SUPPLIER ENVIRONMENT & SAFETY CONCERN

Supplier harus mempunyai kesadaran sebagai perusahaan yang ramah lingkungan,
mencegah kecelakaan kerja dan terhadap program dari customer (Global SoC Free).
Diyakini bahwa dengan mengimplementasikan sistem manajemen lingkungan dan
keselamatan kerja secara konsisten, Supplier akan memberikan kontribusi positif
terhadap pelestarian lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja karyawan.
TUJUAN
1. Memastikan Supplier akan memberikan kontribusi positif terhadap

pemeliharaan lingkungan dan keselamatan kerja.
2. Menjamin bahwa Supplier memperhatikan dan mengimplementasikan semua

peraturan dan hukum yang berhubungan dengan lingkungan, keselamatan dan
kesehatan kerja.
RUANG LINGKUP
Memperhatikan lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja untuk produk dan

proses di area kerja Supplier demi memenuhi hukum dan peraturan lainnya.
TANGGUNG JAWAB SUPPLIER:
1. Merencanakan, melaksanakan dan mengelola prosedur yang berlaku dengan

tujuan untuk mengindentifikasi dan mengelola peraturan dan kondisi
lingkungan, serta semua yang berhubungan dengan aspek lingkungan dan
keselamatan kerja, baik aktivitas, produk, dan pelayanan yang dihasilkan oleh
perusahaan.
2. Supplier harus mempunyai sistem manajemen lingkungan yang

didokumentasikan melalui:
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 39 of 64
A. Sistem manual dan prosedur lingkungan, berisikan aktivitas operasional

secara detail, personal yang bertanggung jawab, dan waktu
pelaksanaan. (termasuk Aktivitas Global SoC Free)
B. Dokumen penunjang seperti: Instruksi kerja, tabel petunjuk, material

safety data sheet (MSDS), dan prosedur operasional penunjang lainnya.
C. Dokumen sebagai bukti pelaksanaan dari sistem manajemen

lingkungan dan pemenuhan terhadap peraturan pemerintah terkait
dengan lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja, seperti : form,
check sheet, UKL/UPL, dll.
3. Setiap bulan, Supplier harus memberikan informasi mengenai performance

safety secara tertulis kepada PT. IGP.
To : Purchasing Dept.
CC : - Quality Assurance Dept.
- Warehouse Dept.
Phone : 021 - 4602755
ext : 136
Purchasing Department fax : 021 - 4615933
SUPPLIER REPRESENTATIVE INFORMATION

Issue Date :
Supplier Name :
Address :
We appoint below person (s) as Supplier Representative :
FUNCTION NAME TITLE PHONE / FAX EMAIL ADDRESS NOTE
Supplier
Representative
Quality
Engineering
SUPPLIER QUALITY
Production
ASSURANCE MANUAL
Planning & Control

Delivery
Edition : 5th
We as management appoint Supplier Representative (s) with Authority and Responsibility to establish effectiveness of information flow between all of our internal
Page : 40 of 64
functions and PT. IGP.

APPENDIX 1 (Supplier Representative Information)
Note : Supplier Representative, President Director,

If there is a change, within 10 days, it should be
informed to Purchasing Department - PT. IGP
.................................................. ..................................................
Signature Signature
Rev. : 00
Revision record Date . .
Parts Production Preparation Plan Company
Part Number Part Name Model variation Division
APPROVED CHECKED PREPARED
1. Reason (Circle the most appropriate one) 5. Production Preparation Plan

(1)New supplier (new item) (2)New mechanism/function
(3)New method (4)Key function No. Item Division 2011 2012
(5)Combination parts 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
(6)Frequent ECI (7)Same tooling for Proto/Prod Master Schedule/IGP
(8)Long Prod Prep Lead time Quantity
(9)Others( )
2. Product Outline Qty required
(Please provide rough sketch and others) Supplier
1) Proc DRW, RDDP, Prod DRW

Plan Actual
2) Prod Prep Planning
(1)Process planning
(2)Tooling/facility design
(3)Tooling procurement(until tuning)
(4)Die/Jig proc(until tuning)
-Witness trial before installation
-Pre-check before installation
-Check jig accuracy
-Installation
3. Outline of Manufacturing Process -Final tuning
-Inspection/audit
(5)Prepare C/F
3) Prod Prep Plan
SUPPLIER QUALITY
(1)Production Trial
ASSURANCE MANUAL
(2)Worker training
(3)Supplier kick-off meeting

4) Standards
(1)Parts Inspection Standard
(2)QC Process Chart
(3)Standard Operation Procedure
APPENDIX 2 (Production Preparation Plan)
5) Develop/submit/approve PIC
4. Production Capacity (monthly) 6) Manufacturing quality check
(1)Regular capacity (1)First article inspection
(2)Max capacity (2)Reliability test
(3)Initial variation control
7) ECI
Edition : 5th
(3)Projected demand (peak) N-12 = units/M, (1)Major ECI

N-6 = units/M (2)Minor ECI
Page : 41 of 64
(4)Planned volume /Month 8) Color/Grain Approval
9) Limit Sample
10) Countermeasures
against defects
6. Progress in Production Tooling/Process

Prod Tooling(finish) Prod Process(finish) Progress(A:prod tooling/process, B:prod tooling/tent process, C:prototype tooling Reason of provisional countermeasures Provisional countermeasures (Description)
Planned Actual Planned Actual
Original
Rev. : 00
Potential
Failure Mode and Effects Analysis
___ System : - Automobile (Design FMEA)
___ Subsystems : - Body Closures FMEA Number : FMEA / 1234
___ Component : - Front Dool LH Design Responsibility : Body Engineering Page: 1 of 5
Model Year(s)/Program(s) : 199X/Lion4dr/Wagon Prepared by: A. Tote - X64212 - Body Eng.
Core Team T. Fender - Car Product Dev., C. Childers - Manufacturing., J. Ford - Assy Ops
Rev. Date : 03/03/2003 FMEA Date (Orig.) : 02/28/2003
Current Design Action Results

Responsibility &
Potential Effect(s) of Potential Cause(s) of
Item / Function Requirement Potential Failure Mode Controls Controls Recommended Action Target Completion
Actions Taken
RPN
Failure Failure
RPN
Date
Severity
Prevention Detection Completion Date
Severity
Detection
Detection
Occurence
Classification
Occurrence
Front Door LH Maintain Integrity Integrity breach Corroded interior 5 Upper edge of Design 3 Vehicle 7 105 Laboratory A. Tote (Body Based on test 5 2 3 30
H8HX-000-A of Inner door allows environ lower door panels protective wax requirements durability test. T- accelerated Engineer) results (test no.
panel access of Inner application (#31268) and S18 (7) corrosion test 0X 09 03 1481) upper
door panel specified for inner best practice edge spec raised
door panels is too (BP3455) 125
low 0X 09 30
Insufficient wax Design 3 Vehicle 7 105 Laboratory A. Tote (Body Based on test 5 2 3 30
thickness specified requirements durability test. T- accelerated Engineer) results (test no.
(#31268) and S18 (7) corrosion test 0X 09 03 1481) upper
best practice edge spec raised
Deteriorated life of (BP3455) 125
door leading to: 0X 09 30
- Unsatisfactory Design of J. Smythe (Body DOE shows 25% 5 2 3 30
appearance due to Experiments (DOE) Engineer) variation in
rust through paint on Wax Thickness 0X 10 18 specified
over time thickness is
- Impaired function acceptable
of Interior door 0X 10 25
SUPPLIER QUALITY
hardware
ASSURANCE MANUAL
Inappropriate wax Industry 2 Physical and 5 50 None

formulation standard MS- Chemical Lab
specified 1893 test - Report
No. 1265 (5)
Vehicle
durability test T-
118 (7)
Corner design 5 Design aid with 7 175 Team evaluation T. Edwards (Body Based on test : 5 1 1 5
prevents spray non-functioning using production Engineer and Assy 3 additional vent
Note : equip from reaching spray head (8) spray equipment Ops) holes provided in
Edition : 5th
Panduan pengisian dan Evaluasi all areas Vehicle and specified wax 0X 10 25 affected areas
durability test. T- (errorr-proofed)
Page : 42 of 64
Penilaian Severity, Occurence dan 118 (7) 0X 12 15

Detection mengacu pada Buku
“Potential Failure Mode & Effects Insufficient room 4 Drawing 4 80 Team evaluation Body Engineer and Evaluation 5 2 4 40
APPENDIX 3 (Design Failure Mode & Effects Analysis)
between panels for evaluation of using design aid Assy Ops showed adequate
Analysis” 4th Edition yang spray head access spray head buck and spray 0X 11 15 access
access (4) head 0X 12 15
diterbitkan oleh Chrysler, Ford & Vehicle
General Motor durability test T-
Rev. : 00
118 (7)
PROCESS FLOW CHART SUPPLIER :
PREPARED :
Part Name (Part Number) APPROVED :

MODEL : XXXX
DATE :
REVISION :
PROCESS PROCESS MACHINE
M/C CODE OP. NO. FLOW PROCESS REMARKS
NAME ILLUSTRATION NAME QTY
WSP- CUTTING
1.1 CUTTING 1 NEW MACHINE
0000 MACHINE
ROBOT
WSP-
1.2 MACHINING ARCH 1 NEW MACHINE
0000
WELDING
APPENDIX 4 (Process Flow Chart)
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
ROBOT
WSP-
1.2 WELDING ARCH 1 NEW MACHINE
0000
WELDING
STORAGE
Edition : 5th
Page : 43 of 64
APPROVED CHECKED PREPARED

Process Quality Inspection
Transportation Quantity Inspection
Delivery Process & Quality Inspection
Storage Process & Quantity Inspection
Rev. : 00
POTENTIAL
FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS
Part No.: xxx-xxx-xxxx (PROCESS FMEA) FMEA Number : PFMEA - 00000
Item: xxxxxxxxxxxxxxxxxx Process Responsibility : Mfg Engineering Prepared by : A. Tote - Mfg Engineering
Model Year(s)/Vehicle(s) : Key Date : 03/03/2003 Date (Orig.) : 03/03/03
Team: T. Fender - Mfg. Engineering., C. Childers - Manufacturing., J. Ford - Assy Ops Date (Rev.) : 03/03/03
Process Current Process Action Results

step Responsibility &
Potential Failure Potential Effect(s) Potential Cause(s) of Recomended
Requirement Controls Controls R.P.N Target Completion Action Taken
e
Mode of Failure Failure Actions R.P.N
Date
Severity
Prevention Detection Completion Date
Detection
Function
Classification
Occurenc
Severity
Occurence
Detection
OP 70: Cover inner Insufficient w ax Allow s integrity 7 Manually inserted spray None 8 Variables check for 5 280 Add positive depth Mfg Eningeering by Stop added sprayer 7 2 5 70
Manual door panel coverage over breach of inner door head not inserted far film thickness stop to sprayer 0X 10 15 checked online
application of low er surfaces specified surfaces panel enough Visual check for
w ax inside w ith w ax to coverage
door panel specification Corroded Interior Automate spraying Mfg Engineering by Rejected due
thickness low er door panel 0X 12 15 complexity of
different doors on
Deteriorated life of the same line
door leading to: Spray head clogged Test spray at start- 5 Variable check for 5 175 Use Design of Mfg Engineering by Temp and Press 7 1 5 35
SUPPLIER QUALITY
- Unsatisfactory - Viscosity too high up and after idle film thickness experiments (DOE) 0X 10 01 Limits w ere
ASSURANCE MANUAL
appearance due to - Temperature too low periods and on viscosity vs determined and limit
rust through paint - Pressure too low preventive Visual check for temperature vs controls have been
over time maintenance coverage pressure installed.
- Impaired function of program to cleam Control charts show
Interior door heads process is in control
hardw are Cpk=1.85
Spray head deformed due Preventive 5 Variable check for 5 70 None
to Impact maintenance film thickness
Edition : 5th
Note :
programs to maintain
Page : 44 of 64
Panduan pengisian dan Evaluasi heads Visual check for

Penilaian Severity, Occurence dan coverage
Detection mengacu pada Buku Spray time sifficient None 5 Operator 7 245 Install Spray timer Maintenance Automatic spray 7 1 7 49
APPENDIX 5 (Process Failure Mode & Effects Analysis)
“Potential Failure Mode & Effects instructions XX/XX/XX timer installed-

operator starts
Analysis” 4th Edition yang Lot sampling (visual) spray, timer controls
diterbitkan oleh Chrysler, Ford & check coverage of shut-off control
Rev. : 00
General Motor critical areas charts show

process is in control
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 45 of 64
APPENDIX 6 (Part Inspection Standard)

4.1 Definisi Part Inspection Standard
Part Inspection standard mendefinisikan setiap karateristik produk termasuk

dimensi, appearance dan performance berikut methode dan frekuensi
pengecekannya. Selain itu Part Inspection Standard juga merupakan jaminan kualitas
dari produk yang dikirim ke PT. IGP.
4.2 Form dan cara pengisian
1. Referensi pengisian PIS
1.1 Drawing produk
1.2 Technical Standard
- JIS (Japanese Industrial Standards)
- ISO (International Standards)
- ANSI (American National Standards Institue)
- DTS (Daihatsu Technical Standards)
- TS (Toyota Standards)
- dan lain-lain
2. Panduan Pengisian
2.1 Isi halaman judul dengan data yang sesuai (Part Name, Part Number, Material,
Weight, nomor dokumen, dll)
2.2 Isi kolom Drawing dengan gambar yang disertai nomor-nomor penunjukan
setiap karakteristik produk yang sesuai.
2.3 Isi kolom karakteristik produk dengan data yang sesuai;
2.3.1 INSPECTION ITEM :

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 46 of 64
- Dimensi penting, jika ada toleransi geometri maka harus dicantumkan

sebagai inspection item
- Fungsi
- Performance:
> Material
> Kekuatan Pengelasan
> Torque/Pengencangan
> dan lain-lain
- Treatment (Heat/Surface Treatment), termasuk penggunaan grease

dan oli jika dipersyaratkan
- Keterangan/Note yang tercantum dalam drawing produk
- Appearance/penampakan
- dan lain-lain
2.3.2 STANDARD VALUE :
- Allowance toleransi dari setiap item inspeksi
- Toleransi harus tertulis untuk semua item inspeksi (dimensi)
2.3.3 INSPECTION INSTRUMENT
- Peralatan/instrumen yang digunakan untuk proses inspeksi
2.3.4 RANK :
- Diisi dengan simbol karakteristik khusus/special characteristic sesuai

dengan yang tercantum pada drawing produk ( S )
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 47 of 64
2.3.5 SAMPLING PLAN :
- Metode dan jumlah pengambilan sampel inspeksi baik pada saat proses
maupun saat delivery
2.3.6 IGP SAMPLING PLAN :
- Diisi sesuai dengan kebutuhan PT. IGP (diisi oleh PT. IGP)
2.3.7 REMARKS :
- Diisi dengan keterangan tambahan jika diperlukan untuk memperjelas

setiap item inspeksi
2.4 Isi kolom nama PT dan tanda tangan pada kolom approval pada bagian bawah
form
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 48 of 64
BLANK FORM Page 1 of 2

MODEL :
DATE OF ISSUED : 01/02/2011
XXXX REF. NO : -
SUPPLIER MATERIAL GENERAL TOL WEIGHT
PT. AAA - BBB STKM 13 B JIS 0000 25 kg
PART INSPECTION STANDARD

(FOR PURCHASED PART)
PART NO. : X33X-Z22Z / X32X-Z11Z
PART NAME : TUBE, R/L
DOC. NO. : 001/PIS/XXXX/TUBE/I/05
PT. INTI GANDA PERDANA PT. AAA - BBB
QA Dept. SQE Sect. Staff Director QA Manager Staff

REVISION COLUMN
REVISION REQUEST REVISE DATE TPMI / REVISION REQUEST

REVISION RECORD
IGP - SQE MARK ECI NO. SUPPLIER - QA
SQE DISTRIBUTE TO : DIVISION :

QA Dept. Staff Director QA Manager Staff
Sect.
DRAFT PT. IGP QUALITY ASSURANCE DIVISION
x FINAL
SUPPLIER QUALITY ASSURANCE
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 49 of 64
Page 2 of 2
MODEL
PART INSPECTION STANDARD
XXXX DOC. NO. : 001/PIS/XXXX/RA/I/05
PART NO : PART NAME : MATERIAL GENERAL TOL. WEIGHT
X33X-Z22Z
TUBE, R/L STKM 13 B JIS 0000 25 kg
X32X-Z11Z
SKETCH:
INSPECTION ITEM STANDARD VALUE INSPECTION SAMPLING PLAN REMARK

NO RANK
NOMINAL TOLERANCE INSTRUMENT In Process At Delivery
Chemical Composition C : 0.25 Max
Si : 0.35 Max Every
1 Mn : 0.30 ~ 0.90 Mill sheet Receiving 1/Lot
P : 0.040 Max
S : 0.040 Max
Mechanical Properties Yield point :
Min 304 ( N/mm2 ) or
Min 31 kgf/mm2 ) Every
2 Tensile strength : Mill Sheet Receiving 1/Lot
Min 441 ( N/mm2 ) or
Min 45 ( kgf/mm2 )
Elongation (%) : Min 20
Appearance No Dent AQL 2.5
No Rust AQL 2.5

3 Visual Check 3 / Lot
No Injurious Scratch AQL 0.01
No Crack AQL 0.01
4 Outter Diameter Ø 57 ± 0.20 Vernier Caliper 1 / Hour 3 / Lot

+0.25
5 Thickness 4.5 - 0.10 Vernier Caliper 1 / Hour 3 / Lot
6 Roundness Max 0.30 Vernier Caliper 1 / Hour 3 / Lot

7 Deviasi Thickness Max 0.18 Vernier Caliper 1 / Hour 3 / Lot
8 Height of Beads + 0.20 mm / - 0.10 mm Vernier Caliper 1 / Hour 3 / Lot
NO REVISION RECORD ITEM NO DATE PT.IGP SUPPLIER
APPROVED BY PT. IGP PREPARED BY SUPPLIER

APPROVED CHECKED STAFF APPROVED CHECKED STAFF
Q
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 50 of 64
APPENDIX 7 (Control Plan / Quality Control Process Chart)

5.1 Definisi Control Plan / Quality Control Process Chart
Control Plan / Quality Control Process Chart adalah dokumentasi sistem atau proses
yang diperlukan dalam rangka mengendalikan produk agar sesuai dengan
persyaratan pelanggan. Tujuan dibuatnya Control Plan/Quality Control Process
Chart adalah mengidentifikasi setiap tahapan proses dan metode yang digunakan
untuk mengendalikan kualitas proses manufaktur untuk menjamin agar produk yang
dihasilkan sesuai dengan keinginan pelanggan.
5.2 Form dan panduan pengisian
1. KOLOM HEADER
- Isi kolom header dengan informasi yang sesuai (Nomor Produk, Nama Produk,
Model, Nama Supplier, dll
- Kolom Core Team diisi dengan nama manpower yang ikut serta dalam
mereview atau menyusun Control Plan/Quality Control Process Chart
2. KOLOM PART/PROCESS NUMBER
- Isi dengan nomor proses (identifikasi urutan proses) dan beri simbol proses
seperti dalam Process Flow Chart
3. KOLOM PROCESS NAME / OPERATION DESCRIPTION
- Diisi dengan nama proses sesuai urutan proses dalam Process Flow Chart (raw
material sampai dengan delivery):
* Material
* Persiapan produksi
* Proses sub–assembling (misal; roughing, fine machining)

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 51 of 64
* Proses assembling
* Proses finishing
* Final Inspection
* Packaging
* Storage
* Delivery
5. KOLOM MACHINE, DEVICE, JIG, TOOLS FOR MFG
- Diisi dengan Nama mesin/tools yang digunakan dalam proses produksi
6. KOLOM NOMOR (CHARACTERISTIC)
- Diisi nomor urut setiap karakteristik/item control
7. KOLOM PRODUCT (CHARATERISTIC)
- Diisi dengan item kontrol yang bisa dikonfirmasi pada produk (Misal :
Dimensi, Hardness, Appearance, Penetrasi Welding dll)
8. KOLOM PROCESS (CHARACTERISTIC)
- Diisi dengan item kontrol dari proses yang berpengaruh pada karakteristik
produk namun tidak bisa dilakukan konfirmasi pada produk dengan pengecekan
100%. (Misal : Penetrasi Welding  Item kontrol dari proses adalah Ampere,
Voltage, Jarak Torch, Gas Flow Rate dll)
9. KOLOM SPECIAL CHARACTERISTIC
- Diisi dengan simbol special characteristic/karakteristik khusus sesuai dengan

simbol yang tertuang dalam gambar produk.
10. KOLOM PRODUCT/PROCESS/SPEC/TOLERANCE

SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 52 of 64
- Diisi dengan standard dari item kontrol produk maupun proses dan toleransi
yang diijinkan.
11. KOLOM EVALUATION/MEASUREMENT TECHNIQUE
- Diisi dengan metode kontrol yang digunakan untuk mengontrol setiap item
kontrol (misal; Pemeriksaan visual, pengukuran dengan vernier caliper,
pengukuran dengan mistar, dll)
12. KOLOM SAMPLE (SIZE / FREQ)
- Diisi dengan jumlah part yang disampling/data yang diambil (SIZE) dan
frekuensi pengambilan sample (FREQ). (misal; 1 / 50pcs, 1 / jam, 1 / lot, dll)
13. CONTROL METHOD
- Diisi dengan cara mengontrol setiap item kontrol baik proses maupun produk.
(misal; pencatatan pada checksheet oleh operator, pengecekan oleh group
leader, pemberian tanda pemeriksaan pada produk, dll)
14. KOLOM REACTION PLAN
- Diisi dengan rencana penanggulangan jika item kontrol tersebut terjadi

penyimpangan. (misal; scrap produk, repair produk, re-adjust parameter mesin,
penggantian tool, dll)
X Date ( Orig. ) Date ( Rev. )
PROTOTYPE PRE LAUNCH PRODUCTION
20-Jan-95 Rev 01 ( 11 Juli 2005 )
Doc. No. Part Number / Latest Change Level
QUALITY CONTROL PROCESS CHART PT. IGP - QUALITY ASSURANCE DEPARTMENT
FM/QCO/03-M- 4333-2222
0053 4311-1111
Part Name / Description Key Contact / Phone Core Team :
Setiawan / (62-21) 333222 ext. (SUPPLIER) - QUALITY ASSURANCE
TUBE, R/L Jony, Nurman, Waluyo
105
Supplier / Plant Supplier Code Supplier / Plant Approval / Date Other Approval / Date ( If Req'd )
PT. AAA-BBB 728669135 Hemawan Budi Seroja
Process Characteristic Methods
Part / Machine ,
Name / Evaluation / Sample
Process Device , Jig , Product / Process / Spec / Control Reaction Plan
No. Product Process Measurement
Char.
Operation
Special
Number Tools For Mfg Tolerance Size Freq Method
Description Technique
Receiving 1 Outer Diameter Ø 57 ±0,20 Vernier Caliper 5
Inspection by
+0,25
1.1 QCO 2 Thickness 4,5 Vernier Caliper
+0,10
No Dent, Rust, Scratch,
6 Appearance Visual Check AQL 2,5
Crack
C : 0.25 Max, Every Quarantine and return
Checksheet
Receiving to Supplier
Chemical Si : 0.35 Max,
composition
7 Mn : 0.30 ~ 0.90, Mill Sheet 100%
( STKM 13B ) P : 0.040 Max
S : 0.040 Max
Cutting Cutting Appearance Free from scratch Visual Check
1 100% 100% by Operator Quarantine, Repair or
Machine
Check Sheet Reject Produk
1.2 2 Length 150 ±0,5 Vernier Caliper 1 Hour
by Operator
Welding Arc Welding Must be continue, no
1 Bead Condition Visual Check 100% 100% by Operator
Robot crack, blow hole, under
5 ±2,0 Every Start
1.3 2 Length of welding Steel Ruler 1 by Operator
Production Quarantine, Repair or
SUPPLIER QUALITY
3 Penetration Reject Produk

ASSURANCE MANUAL
- Leg Length 3.0 Min Every Start Checksheet

Macro Check 1
- Penetration Depth 0.20 x t Min Production by Inspector
4 Parameter Welding
Current 240 A ~ 260 A Amper meter

Voltage 30 V ~ 32 V Volt Meter
First Checksheet Readjust Machine
Gas flows 20 ~ 25 L / min Flow Meter 1
Product by Operator Parameter
Speed 23 cm/min Display Machine
Torch Height 20 ~ 25 mm Steel Ruler
Edition : 5th
Final Appropriate within Appropriate within Appropriate within Checksheet Quarantine, Repair or
1 1 100
Page : 53 of 64
Inspection Inspection Std Inspection Std Inspection Std by Inspector Reject Produk
Storage - Saving of finish goods Must be keeped under Visual Inspection Move to under roof (Dry
1 100% 100% by Operator
roof area (Dry Area) Area)
2 Flow part Must be FIFO In Out Fifo Card 100% 100% by Operator Return to storage
Symbol : REVISON RECORD :
Process Quality Inspection
Transportation Quantity Inspection
Delivery Process & Quality Inspection
0
Rev. : 00
1 1 11.07.05 13.2.2 Perubahan toleransi ±0,3 -> hermaw an

Storage Process & Quantity Inspection -0,30

ITEM
NO. MARK DATE DESCRIPTION APPROVED
NO.
Approved Checked Prepared
SoC Investigation Sheet Result

Request
Date of
Com SoC Purpose Cost Switch for The
Material SoC
No. Part Number Part Name plied Containing of SoC Fluctu Over Switch- Remark
Part use Over
? ation ECR or
Day/Month/
Drawing Actual Pb Cd Hg Cr6+ Year PCR
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Edition : 5th
Page : 54 of 64
APPENDIX 8 (Investigation Sheet and SoC Free Lab Test)

Rev. : 00
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 55 of 64
APPENDIX 9 (Packing Standard)
PACKING SPECIFICATION
UNIQUE NO.
Order system E- Kanban Part
X33X-Z111Z-01
Model No.
Order of Man
Part Number Part Name Supplier Q'TY(s) Part Name STOPPER
Packing Hours
1 TP 331 Box ADIWIRA 1 Supplier PT. AAA - BBB
2 52116-OKO50-00 Stopper PT. AAA-BBB 10 Supp.Code
3 Separator (wood) PT. AAA-BBB 7 Box type ADIWIRA TP 331
4 Alas (wood) PT. AAA-BBB 1 BOX Size 295 x 295 x 85 mm
5 Packing Lot 10 Q'TY/BOX

6 Weight 7 kg/BOX
7 PC Rack
8 Line Rack
9 Man Hours Packing Others Total

10 (sec) - - -
(Photographic Image of Packing) (Points in Packing Work)
1. QC Pass Label.
2. Production Date.
(Part Identification Point)
Tag & QC Pass Label

PT. INTI GANDA PERDANA
SQE PRC PPIC
No. Modify Date Section Person
2
Supplier :
Engineering Quality Delivery
4
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 56 of 64
APPENDIX 10 (Part Submission Warrant)

PART SUBMISSION WARRANT
P art Name : P art Number :
T ype :
Safet y and/or
Government Regulat ion : Yes No Engineering Drawing Change Level : Revisi 1 Dat ed :
Addit ional Engineering Changes : Dat ed :
Shown on Drawing No. : P urchase Order No. : Weight (kg):
Checking Aid No. : Engineering Change Level : Dat ed :
S UPPLIER MANUFAC TURING INFO RMATIO N S UBMIS S IO N INFO RMATIO N
Dimensional Mat erials/Funct ional Appearance

Supplier Nam e & supplier code
Cust omer Name/Division :
Street Address Buyer/Buyer Code :
Applicat ion :
City /State/Postal Code
Not e : Does t his part cont ain any rest rict ed or report able subst ances YES NO
Are plast ic part s indent ified wit h appropriat e ISO making code YES NO
REAS O N FO R S UBMIS S IO N
Init ial Submission Change t o Opt ional Const rruct ion or Mat erial
Engineering Change(s) Sub-Supplier or Mat erial Source Change
T ooling: T ransfer, Replacement , Refurbishment , or addit ional Change in P art P rocessing
Correct ion of Discrepancy P art s P roduced at Addit ional Locat ion
T ooling inact ive > t han 1 year Ot her - please spcify
REQ UES TED S UBMIS S IO N LEVEL (C h e ck O n e )
Level 1 - Warrant only (and for designat ed appearance it ems, an Appearance Approval Report ) submit t ed t o cust omer
Level 2 - Warrant wit h product samples and limit t ed support ing dat a submit t ed t o cust omer
Level 3 - Warrant wit h product samples and complet e support ing dat a submit t ed t o cust omer
Level 4 - Warrant and ot her requirement s as define by cuct omer
Level 5 - Warrant wit h product samples and complet e support ing dat a reviewed at supplier's manufact uring locat ion
S UBMIS S IO N RES ULTS
T he result s for dimensional measurement s mat erial and funct ional t est appearance crit eria st at ist ical process package
t he result s meet all drawing and specificat ion requirement s : Yes No (if "NO" - Explanat ion Required)
Mold / Cavit y / P roduct ion P rocess……………………………..
DEC LARATIO N
I hereby affirm t hat t he samples represent ed by t his warrent are represent at ive of our part s and have been made t o t he applicable
P roduct ion P art Approval P rocess Manual 3rd Edit ion Requirement s. I furt her warrant t hese samples were
produce at product ion rat e of……300…./ 8 hours. I have not ed any deviat ion from t his declarat ion bellow
EXP LANAT ION/COMMENT S :
P rint Name : T it le: P hone No. : Fax No :
Supplier Aut horized Signat ure : Dat e :
FOR CUST OMER ONLY
P art Disposit ion Approved Reject ed P art Funct ion Approval : Approved
Ot her Waived
Cust omer Name Cust omer Signat ure Dat e

TUBE, R/L
MODEL A Barcode
MODEL B Puch Date
MODEL C Puch Date TUBE WELDING CUTTING TUBE WAREHOUSE MATERIAL SUPPLIER
Tanggal Produksi & Tag Barang Tanggal Produksi Tag Barang Tanggal Produksi LOKAL Tag Barang Tgl. Pengiriman
Group Laporan Harian Produksi Laporan Harian Produksi Tag Barang Tgl. Kedatangan
Laporan Harian Produksi Laporan Supply
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
APPENDIX 11 (Sistem Traceability Mapping)

Edition : 5th
Page : 57 of 64
Rev. : 00
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 58 of 64
APPENDIX 12 (Request for Spesial Acceptance)

REQUEST FOR SPECIAL ACCEPTANCE
To : Attn : Date :
Condition f or Acceptance or reason f or Non Acceptance Date Issue No.
Judgement
ACCEPTANCE NON ACCEPTANCE
Approved Checked In Charge
Comments f rom Departments and examiners concerned
Result of Inspection / Testing
PROBLEM :
Identif ication of special acceptance product Expected due date Order No.
of judgement
Identif ication of corrected product Delivery date of Purchasing dept. concerned

corrected product
Type of special acceptance Machinery model Applicant. ( Supplier or Mf g. Section )

Used as Used only Checking used QA Dept. ENG. Dept.
it is af ter special of every
additional w ork w ork
No. of Qty Unit Price Amount of loss due to disposal
Manager Manager
Model Part No. Part Name Part cetegory
No inspection / Saf ety / Essential Quality /
History control / General
Issue date …………………………………
APPROVAL STAGE: A B PCR No …………………………………
PROCESS CHANGE REQUEST
To: PROCUREMENT & VENDOR DEV DIVISION ATTN : SUBMISSION DATE :
MODEL : SUPPORTING DOCUMENTS ATTACHED : PARTS CHARACTERISTIC TO BE AFFECTED : ESTIMATED
SUB-SUPPLIER CHANGE REQUEST PRICE CHANGE
PART NO : QC PROCESS CHART +
Piece
INSPECTION STANDARD -
PART NAME : PART EVALUATION RESULT PROPOSED IMPLEMENTATION DATE :
PPAP SCHEDULE
REASON : CHANGE ITEM : FROM :
QUALITY ECI ( No. ) SOURCE CHANGE TOOLING SUPPLIER :
COST OTHERS MFG LOCATION MAN POWER
CAPACITY ( ) MFG PROCESS OTHERS ( ) MANUFACTURING LOCATION :
CHANGE CONTENTS DESCRIPTION
COMPLETED BY SUPPLIER
PREVIOUS PROCESS : NEW PROCESS : CONTACT PERSON : APPROVED CHECKED PREPARED
NAME :
PLAN STAGE
DEPT/DIV :
PHONE/MOBILE:
EMAIL :
ANSWER / INSTRUCTION TO PLAN

TO :
ITEM YES NO DATE COMMENT THIS PROCESS CHANGE PLAN IS : DATE
MEETING BEFORE DELIVERY INADEQUATE,RE-SUBMIT PLAN PRC Dept. H. ENG Dept. H. QAS Dept H.
SUPPLIER QUALITY
IGP APPROVAL
SAMPLE SUBMISSION APPROVED NOT APPROVED
ASSURANCE MANUAL
PROCESS AUDIT COMMENTS :

OTHERS
APPENDIX 13 (Process Change Request)
SUPPLIER SAMPLE SUBMISSION TIMING

SUPPLIER DATE
SHIP DATE: '
PRODUCT APPROVAL APPROVED CHECKED PREPARED APPROVED FOR INITIAL CONTROL PRC Dept. H. ENG Dept. H. QAS Dept H.
A (INITIAL SAMPLE EVALUATION) QTY :__________
NOT APPROVED
SAMPLE ID: '
Edition : 5th
Page : 59 of 64

SUPPLIER DATE
SHIP DATE: '
APPROVAL STAGE
MASS APPROVED CHECKED PREPARED INITIAL QUALITY CONFIRMED PRC Dept. H. ENG Dept. H. QAS Dept H.
B PRODUCTION QTY :__________ Product Identification DATE
(INITIAL CONTROL)
SAMPLE ID: '
ROUTING : SUPPLIER PT. IGP PRC PT. IGP Tech. Admin PT. IGP Proc. ENG & SQE PT. IGP PRC SUPPLIER ( REPEAT FOR EACH REQUIRED APPROVAL STAGE )
Rev. : 00
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 60 of 64
APPENDIX 14 (Process Change Instruction)

PCI No :
Ref. No :
PROCESS CHANGE DATE :
INSTRUCTION SUPPLIER :
ENGINEERING ( ECI ) APPROVED PREPARED
DIVISION
PROCESS NAME MODEL MACHINE NAME

PROCESS NO MERK LINE
REASON FOR REQUEST COMMENTS :
Performance Improvement
Productivity Improvement
Cost Reduction
Others ( Describe )
CONTENTS OF REQUEST
Related Document : Attached Not Attached

DUE DATE PRIORITY :
Urgent Important No Priority
PROCESS ENGINEERING COMMENT

ESTIMATE OF MODIFICATION LEAD TIME :
REQUEST ACCEPTED
CANNOT ACCEPTED
REMARKS :
REASON
DATE :
APPROVED PREPARED
Issue date …………………………………
APPROVAL STAGE: A B PCR No …………………………………
ENGINEERING CHANGE REQUEST
To: PROCUREMENT & VENDOR DEV DIVISION ATTN : SUBMISSION DATE :
MODEL : SUPPORTING DOCUMENTS ATTACHED : PARTS CHARACTERISTIC TO BE AFFECTED : ESTIMATED ESTIMATED
MERIT COST ANALYSIS SCHEDULE MASS CHANGE PRICE CHANGE
PART NO : QC PROCESS CHART CYCLE TIME + +
Piece Piece
INSPECTION STANDARD EVALUATION - -
PART NAME : PART EVALUATION RESULT PROPOSED IMPLEMENTATION DATE :
PPAP
REASON : CHANGE ITEM : FROM :
QUALITY PERFORMANCE DIMENSION /SPECIFICATION SUPPLIER :
COST IMPROVEMENT MATERIAL
CAPACITY OTHERS HEAT TREATMENT MANUFACTURING LOCATION :
PRODUCTIVITY OTHERS ( )
CHANGE CONTENTS DESCRIPTION
COMPLETED BY SUPPLIER
CURRENT CONDITION : FUTURE CONDITION CONTACT PERSON : APPROVED CHECKED PREPARED
PLAN STAGE
NAME :
DEPT/DIV :
PHONE/MOBILE:
EMAIL :
ANSWER / INSTRUCTION TO PLAN

TO :
ITEM YES NO DATE COMMENT THIS PROCESS CHANGE PLAN IS : DATE
MEETING BEFORE DELIVERY INADEQUATE,RE-SUBMIT PLAN PRC Dept. H. ENG Dept. H. QAS Dept H.
SUPPLIER QUALITY
IGP APPROVAL
SAMPLE SUBMISSION APPROVED NOT APPROVED
ASSURANCE MANUAL
PROCESS AUDIT COMMENTS :

OTHERS
SUPPLIER DATE
SHIP DATE: '
PRODUCT APPROVAL APPROVED CHECKED PREPARED APPROVED FOR PRC Dept. H. ENG Dept. H. QAS Dept H.
APPENDIX 15 (Engineering Change Request)
A (INITIAL SAMPLE EVALUATION) QTY :__________ INITIAL CONTROL

NOT APPROVED
SAMPLE ID: '
Edition : 5th

Page : 61 of 64
SUPPLIER DATE
SHIP DATE: '
APPROVAL STAGE
MASS APPROVED CHECKED PREPARED INITIAL QUALITY CONFIRMED PRC Dept. H. ENG Dept. H. QAS Dept H.
C PRODUCTION QTY :__________
(INITIAL CONTROL)
SAMPLE ID: '
ROUTING : SUPPLIER PT. IGP PRC PT. IGP Tech. Admin PT. IGP Proc. ENG & SQE PT. IGP PRC SUPPLIER ( REPEAT FOR EACH REQUIRED APPROVAL STAGE )
Rev. : 00
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 62 of 64
APPENDIX 16 (Engineering Change Instruction)

ECI No :
Ref. No :
ENGINEERING CHANGE DATE :
INSTRUCTION DEPT. :
ENGINEERING ( ECI ) APPROVED PREPARED
DIVISION
PROCESS NAME MODEL MACHINE NAME

PROCESS NO MERK LINE
REASON FOR REQUEST COMMENTS :
Performance Improvement
Productivity Improvement
Cost Reduction
Others ( Describe )
CONTENTS OF REQUEST
Related Document : Attached Not Attached

DUE DATE PRIORITY :
Urgent Important No Priority
PROCESS ENGINEERING COMMENT

ESTIMATE OF MODIFICATION LEAD TIME :
REQUEST ACCEPTED
CANNOT ACCEPTED
REMARKS :
REASON
DATE :
APPROVED PREPARED
SUPPLIER QUALITY
ASSURANCE MANUAL
Page : 63 of 64
APPENDIX 17 (Quality Confirmation Check Sheet)

QCCS
Quality Confirmation Check Sheet
New Part/New Project Design Change Process Change others __________________
Clasification of Part
Supllier : Material :
Model : Weight : gr
Part name :
Part number : ECR\PCR\ECI No : _____________________________
ALL REQUIRED QUALITY DOCUMENT HAVE BEEN SUBMITTED AND APPROVED BY FOLLOWING DETAILS :
1.PRODUCTION PREPARATION
QUALITY DOCUMENT AVAILABLE REMARK
Process Flow Chart
Quality control process ( QCPC )
Proses Failure Methode Effect Analysis(PFMEA)
2.QUALITY STANDARD PREPARATION

QUALITY DOCUMENT YES NO REMARK
Part Inspection Standard
Checking Fixture ( C/F ) Specification
Limit Sample
3.PART QUALITY PREPARATION

MEET No
QUALITY & EVALUATION DOCUMENT Good on REMARK
Good Requirment
Cond. No Good
Appearance
Dimention
Material properties
Material chemical composition ( Mill Sheet )
Hardness
SST
Thickness Painting
Fiber Flow
Colour Check
Check IGP (Receiving)
FOT ( Fitting On Test )
Soc Free Test
4.PACKAGING STANDARD
PACKAGING STANDARD DOCUMENT YES NO REMARK
Packaging Specification
Rust / Dust Proofing
Supplier :
EXPLANATION OF TEMPORARY COUNTERMEASURE Approved Checked Incharge
TO BE TAKEN ABOVE CATEGORIES WHICH DO NOT
MEET REQUIREMENTS ARE ATTACHED
Director Manager Staff
Judgement by IGP - QAS

Reasons & Conditions
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Quality Assurance
Delivery Accepted
Approved Checked Incharge
ACCEPTED
Delivery accepted
Conditionally
REJECT Resubmition

SQAM IGP Indonesia

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SQAM IGP Indonesia

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Prepared by : QAS – PT .

SUPPLIER QUALITY ASSURANCE MANUAL

Design & manufacture of Propeller Shaft, Manufacture of Front &

JL. Pegangsaan Dua Blok A3, KM 1.6

Kelapa Gading, Jakarta Utara, Jakarta - INDONESIA 14250

Jakarta, 01 Mei 2012

Thomas Ismoyo Wahyu Sunandar

Ringkasan Perubahan (SQAM) Edisi ke-5

1. Pemisahan dokumen SQAM antara PT. GKD dan PT. IGP.

2. Perubahan Personal In-charge di PT. IGP.

3. Penjelasan detail aktivitas yang dilakukan Purchasing Division, QA

4. Revision of Supplier Rank and supplier performance evaluation aspects.

5. Revisi beberapa form terkait.

APPENDIX 7 (CONTROL PLAN / QUALITY CONTROL PROCESS

1. Menghasilkan produk berkualitas sesuai spesifikasi yang disepakati (Quality).

2. Biaya Rendah (Cost).

3. Lead time pendek dan delivery on time (Delivery).

Quality Assurance Division

PT. INTI GANDA PERDANA

1. Mengkomunikasikan dengan jelas ke semua Supplier tentang harapan dan

2. Mendorong keterbukaan dan kebebasan berkomunikasi terhadap ide-ide,

3. Membuat perencanaan menyeluruh untuk menjamin kelancaran produksi awal

4. Mendefinisikan prosedur dan dokumen quality assurance di supplier yang

1.2. KOORDINASI DAN MANAJEMEN

1.3. PENENTUAN PERWAKILAN SUPPLIER

a. Untuk menjamin kelancaran komunikasi antara PT. IGP dan supplier.

c. Untuk menjelaskan aturan dan tanggung jawab supplier.

a. Aktivitas persiapan produksi.

b. Aktivitas pelaksanaan pengiriman (delivery realization).

c. Identifikasi dan tindakan perbaikan terhadap masalah kualitas.

d. Penanganan claim dari customer.

e. Informasi lainnya yang berkaitan dengan masalah produksi.

TANGGUNG JAWAB SUPPLIER :

b. Menentukan personel yang bertanggung jawab terhadap setiap aktivitas pada

c. Memberitahukan perihal perubahan penanggung jawab (point a dan b) dalam

d. Mengelola semua dokumen salinan dari SQAM PT IGP.

e. Menggunakan format "Supplier Representative Information Form'' (lihat

f. Membuat sistem pengendalian dokumen qualitas yang jelas dan mengirimkan ke

2. AKTIVITAS PERSIAPAN PRODUKSI SUPPLIER

Menjabarkan rangkaian proses selama persiapan produksi untuk menjamin kualitas

Aktivitas persiapan produksi di Supplier dibagi menjadi 4 tahap dasar, yaitu:

a. Plan & Define (Rencana dan Lingkup)

b. Product Design & Development (Desain Produk & Pengembangan)

c. Process Design & Development (Desain Proses & Pengembangan)

d. Product & Process Validation (Validasi produk dan proses)

e. Feedback, Assessment and Corrective Action (Umpan balik, evaluasi dan

PHASE I : PLAN AND DEFINE (RENCANA DAN LINGKUP)

TANGGUNG JAWAB SUPPLIER

1. Memastikan bahwa semua dokumen tehnik diterima.

2. Mengetahui semua persyaratan dari technical drawing, spesifikasi teknik dan

3. Membuat rencana persiapan produksi. Sample rencana persiapan produksi bisa

PHASE 2 : PRODUCT DESIGN & DEVELOPMENT (DESAIN

TANGGUNG JAWAB SUPPLIER

1. Memastikan menerima, mengetahui dan memahami setiap persyaratan produk

2. Melakukan dan mendokumentasikan desain produk sesuai dengan persyaratan

a. Design Failure Mode and Effects Analysis (DFMEA) lihat Appendix 3

b. Approval Engineering Drawings

PHASE 3 : PROCESS DESIGN & DEVELOPMENT

Memastikan kemampuan proses dan persiapan fasilitas produksi di supplier mampu

Melakukan desain proses berikut pembuatan segala fasilitasnya dalam rangka

TANGGUNG JAWAB SUPPLIER

3. Membuat dokumen terkait dengan perencanaan kualitas (detail dokumen yang