BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem dan Prosedur

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Untuk mengetahui pengertian sistem, berikut ini definisi sistem

menurut Mulyadi (2001: 2) adalah “sekelompok unsur yang erat berhubungan

satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan

tertentu”.

Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai

sistem sebagai berikut:

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur,

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang

bersangkutan,

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem,

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem

yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall,

2007: 6). Sistem adalah rangkaian dua atau lebih komponen-komponen yang

saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

(Romney,2004: 7)

Adapun untuk mengetahui pengertian prosedur, berikut ini pngertian

prosedur menurut Mulyadi (2001: 5) adalah “suatu urutan klerikal, biasanya

commit to user
 6

melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat

untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang

terjadi secara berulang-ulang”.

B. Pengertian Sistem Akuntansi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 3) adalah “organisasi

formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk

menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

memudahkan pengelolaan perusahaan”. Tujuan umum pengembangan sistem

akuntansi menurut Mulyadi (2001: 19-20) antara lain:

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah

ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur

informasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi

dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban

dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi klerikal dalam penyelenggaraan catatam akuntansi.

C. Unsur Sistem Akuntansi

Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi

pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku

commit to user
 7

pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2001: 3-5). Adapun uraian mengenai

pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Formulir

Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan

formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam

(didokumentasikan) di atassecarik kertas. Formulir sering pula disebut

dengan istilah media karena, formulir merupakan media untuk mencatat

peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan

formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama

kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah

faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek.

2. Jurnal

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk

mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data

lainnya. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,

jurnal penjualan, dan jurnal umum.

3. Buku Besar

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya

dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai

dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan

keuangan.

commit to user
 8

4. Buku Pembantu

Data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya

lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku

besar pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

5. Laporan

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa

neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan

harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok

penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar

saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi

yang merupakan keluaran sistem akuntansi.

D. Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian

1. Persediaan

Persediaan adalah semua barang milik entitas pemerintah daerah yang

disimpan di gudang atau tempat penyimpanan lain yang dimaksudkan

untuk mendukung kegiatan operasional entitas pemerintah daerah

(Bastian dan Soepriyanto, 2003: 66). Pengukuran persediaan di entitas

pemerintahan dijelaskan dalam PSAP sebagai berikut:

a. Biaya perolehan apabila diperoleh dengan pembelian,

b. Biaya standar apabila diperoleh dengan memperoleh harga sendiri,

c. Nilai wajar apabila diperoleh dengan cara lainnya, seperti donasi.

commit to user
 9

2. Sistem Akuntansi Pembelian

Sistem akuntansi pembelian digunakan oleh perusahaan untuk

pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi, 2001:

299).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Menurut Mulyadi (2001: 299-310) sistem akuntansi pembelian

memiliki beberapa unsur sebagai berikut:

a. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian antara lain:

1) Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan

pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang

dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan.

2) Fungsi pembelian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

3) Fungsi penerimaan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan

terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari

pemasok/supplier guna menentukan dapat atau tidaknya barang

tersebut diterima oleh perusahaan.

commit to user
 10

4) Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah

fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.

b. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi

pembelian terdiri dari:

1) Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan

pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada

fungsi pembelian.

2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat

permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk

memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat

pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok

yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh

perusahaan.

3) Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order

pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan

kepada unit-unit organisasi lain dalan perusahaan (misalnya fungsi

penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat

commit to user
 11

utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh

perusahaan.

4) Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
mengenai jenis kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari

pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang

untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tertentu.

5) Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-

dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order

pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok)

dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan

dokumen sumber sebagai catatan utang.

6) Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari

transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan

manajemen.

c. Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian

adalah:

1) Surat permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang

atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

commit to user
 12

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu

seperti yang tercantum dalam surat tersebut.

2) Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi

(tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang

besar.

3) Surat order pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok

yang telah dipilih.

4) Laporan penerimaan barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan

bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,

spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam

surat order pembelian.

5) Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order

pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut

dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,

spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang

bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.

commit to user
 13

6) Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
yang sekaligus sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur

mengenai maksud pembayaran.

d. Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian adalah:

1) Register bukti kas keluar (voucher register)

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

2) Jurnal pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account

payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3) Kartu utang

Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account

payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk

mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam

pencatatan utang, perusahaan menggunakan voucher payable

commit to user
 14

procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah bukti kas

keluar yang belum dibayar.

4) Kartu persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

E. Simbol-simbol Umum Bagan Alir

Bagan alir (flowchart) program mengilustrasikan urutan proses logis

yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan program (Romney,

2004: 197-199). Bagan alir program tersebut menggunakan simbol-simbol

seperti berikut ini:

commit to user
 15

Simbol Nama Keterangan

Dokumen Dokumen tersebut dapat dipersiapkan dengan tulisan tangan

atau dicetak dengan komputer

3
Beberapa tembusan Digambarkan dengan cara menumpuk simbol dokumen dan
2 dari satu dokumen mencetak nomor dokumen di bagian depan sudut kanan atas
1

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
Jurnal, Buku besar, Digunakan untuk mewakili jurnal dan buku besar
input/output

Pemrosesan dengan Fungsi pemrosesan dengan komputer biasanya menghasilkan

komputer perubahan atas data atau informasi

Proses manual Pelaksanaan pemrosesan yang dilakukan secara manual

Proses pendukung Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh peralatan selain

(auxiliary operation) komputer

File File untuk menyimpan dokumen

Arus dokumen atau proses Arah pemrosesan atau arus dokumen

Arus data atau informasi Arus data/informasi digunakan untuk memperlihatkan data
yang di copy dari satu dokumen ke dokumen lain

Anotasi Komentar deskriptif tambahan atau catatan penjelasan untuk

klarifikasi

Keputusan Digunakan dalam sebuah program komputer untuk

On-page connector Menghubungkan arus pemrosesan di satu halaman yang sama

Off-page connector Suatu penanda masuk dari, atau keluar ke halaman lain

Gambar II.1 Simbol-simbol umum bagan alir

Sumber: Romney, (2004) Sistem Informasi Akuntansi

commit to user