PUM-SD-BP-CRCT-015 - Create Contract RSH

MANUAL TRANSAKSI
Title: Contract – Create

Author: Rhesa Syahrial Release: SAP ECC 6.0
Role: Create Contract Status:
Langkah-Langkah Prosedural
1.1. Akses “Contract – Create” dengan:
Via Menus Logistics > Sales and Distribution > Sales > Contract > Create
Via Transaction Code VA41
1.2. Pada tampilan “Create Contract: Initial Screen”, masukkan informasi di field-field yang
dijelaskan dalam tabel berikut:
Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Contract Type Tipe dari Contract Order yang R Input contract type
akan digunakan.
Sales Organization Sales Organization yang R Input sales organization
melakukan transaksi ini.
Distribution Distribution Channel yang R Input distribution channel
Channel melakukan transaksi ini.
Division Division R Input division
Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional
Klik atau tekan “Enter”, maka akan muncul tampilan Create Value Contract Pre Payment : Overview
Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

8-May-2023 663148756.doc 0.0 1 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1.3. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Overview”, masukkan informasi di field-field
yang dijelaskan dalam tabel berikut:
1
2

Sold to party Nama Pelanggan yang membeli R Input nama
order
Ship to party Nama pelanggan yang akan R Input nama
menerima pengiriman barang
PO Number Nomor PO dari Pelanggan O Input nomor PO
Valid from Mulai masa berlaku dari Quantity R Input tanggal
Contract tersebut
Valid to Akhir masa berlaku dari Quantity R Input tanggal
Contract tersebut
Target Quantity Masukkan quantity dari Contract R Input target quantity
tersebut.
Material Nama product / barang R Input material
Description Penjelasan nama product/barang R Input deskripsi

8-May-2023 663148756.doc 0.0 2 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1. Pengisian data pada field : Sold to party dan Ship to party

a. Letakkan kursor di field Sold to party , klik maka akan muncul
tampilan :
b. Pilih tab Customer (general)

c. Pada field Name, masukkan nama customer dimana diawali dan diakhiri dengan tanda * ( karena kita tidak
mengetahui awalan dan akhiran dari nama customer tersebut)
d. Setelah selesai, lalu tekan “Enter” atau klik
e. Maka akan muncul tampilan :
f. Pilih customer yang diinginkan, dengan double click di nomor customer tersebut.
Note :
Jika pengisian Ship to party berbeda kode customernya, maka ulangi lagi langkah seperti di atas.
2. Pengisian data pada field : Validity Contract

a. Letakkan kursor pada field Valid From, klik
Maka akan muncul tampilan :

8-May-2023 663148756.doc 0.0 3 of 25
MANUAL TRANSAKSI

b. Pilih tanggal valid contract, sesuai dengan valid –nya kontrak.
c. Kemudian klik tombol
Note :
Ulangi langkah 1 sampai dengan langkah 3 untuk field Valid to .
3. Pengisian data pada field : Material dan Target quantity
a. Letakkan kursor di field material , klik maka akan muncul tampilan :
b. Pada tab Material by description , isi field material description dengan deskripsi dari product yang akan
dibeli oleh customer dimana diawali dan diakhiri dengan tanda *
c. Tekan “Enter” atau klik maka muncul tampilan :
d. Pilih material dengan double click di kode tersebut.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 4 of 25
MANUAL TRANSAKSI

e. Tekan ”Enter”, maka akan muncul tampilan :
f. Isi field : Target Quantity

8-May-2023 663148756.doc 0.0 5 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1.4. Tampilan “Create Quantity Contract: Overview”
Masuk ke Level Header dengan :

1. Klik menu Goto  Header  Sales
2. Tekan tombol
Dari Level Header kita dapat memasukkan beberapa informasi yang berlaku untuk keseluruhan
dokumen Contract.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 6 of 25
MANUAL TRANSAKSI

Pada tampilan Create Quantity Contract: Header Data, klik Tab-Sales
1.5. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Sales”, masukkan informasi di
field-field yang dijelaskan dalam tabel berikut:

Document date Tanggal pembuatan dokumen R Default akan terisi hari ini,
tetapi dapat dirubah sesuai
kebutuhan
Sales office Pengelompokan berdasarkan region R Automatis terupdate dari
customer master data
Doc Currency Mata uang yang dipergunakan R Input mata uang
untuk transaksi di dokumen
Pricing date Tanggal yang dipergunakan untuk R Input pricing date
pricing
Price List Pengelompokan harga berdasarkan R Input price list

8-May-2023 663148756.doc 0.0 7 of 25
MANUAL TRANSAKSI


produk dan pengelompokan harga
yang bersubsidi atau tidak.
Sales District Menunjukkan lokasi district atau R Input sales district
region yang lebih kecil lagi .
Note :
Pricing date  menentukan tanggal pengambilan harga / condition di Contract dari Pricing Master (VK11)
berdasarkan tanggal “valid from” dan “valid to” di Pricing Master nya.
Klik Tab-Shipping maka akan muncul tampilan Create Quantity Contract: Header Data-Tab
Shipping.
1.6. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Shipping”, masukkan informasi
di field-field yang dijelaskan dalam tabel berikut:

8-May-2023 663148756.doc 0.0 8 of 25
MANUAL TRANSAKSI


Delivery Block Digunakan untuk menghalangi C Default adalah kosong,
pembuatan delivery dapat diisi bila delivery
tidak boleh dibuat
Shipping Menunjukkan bagaimana cara R Input shipping condition
Condition pengiriman
Total Weight Jumlah berat kotor keseluruhan R Menjumlah berat kotor
material yang ada dalam sales (gross weight) dari
order material master
Net Weight Jumlah berat bersih keseluruhan R Menjumlah berat bersih (net
material yang ada dalam sales weight) dari material master
order
Volume Jumlah volume keseluruhan R Menjumlah volume dari
material yang ada dalam sales material master
order
Klik Tab-Billing Document maka akan muncul tampilan Create Quantity Contract:
Header Data-Tab Billing Document.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 9 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1.7. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Billing Document”, masukkan
informasi di field-field yang dijelaskan dalam tabel berikut:

Incoterms Cara pengiriman barang R Input incoterm
Term of Cara pembayaran R Input term of payment
Payment
Invoicing Dates Factory Calendar yang dipakai R Input invoicing dates
dalam pembuatan billing
Billing Date Tanggal pembuatan billing R Input billing date
Financial doc no Nomor financial document yang R Input nomor financial
akan digunakan
Depreciation Jumlah persentase dari nilai R Input jumlah
order yang akan ditanggung oleh persentase
letter of credit

8-May-2023 663148756.doc 0.0 10 of 25
MANUAL TRANSAKSI

Klik Tab-Accounting maka akan muncul tampilan Create Quantity Contract: Header Data-
Tab Accounting.
1.8. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Accounting”, masukkan

ActAssgGr Menunjukkan jurnal yang akan Input Account Asssignment
dipergunakan saat posting Billing Group
Klik Tab-Conditions maka akan muncul tampilan Create Quantity Contract: Header Data-
Tab Conditions.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 11 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1.9. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Conditions”, masukkan
Keterangan :
Nama Field Description Keterangan
Subtotal Total dari Quantity contract Total dari Quantity contract dalam satu
dalam satu document Contract document Contract
MWST Total Tax Total Tax
Klik Tab-Partners maka akan muncul tampilan Create Quantity Contract: Header Data-Tab
Partners.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 12 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1.10. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Partners”, masukkan informasi
di field-field yang dijelaskan dalam tabel berikut:
Partner Function dipergunakan untuk mengisi informasi nama partner yang dipergunakan di dokumen ini.

Sold to party Nama pelanggan yang memesan R Input sold to party
Order
Bill to party Nama pelanggan yang akan R Input bill to party
menerima tagihan order
Payer Nama pelanggan yang akan R Input payer
membayar order ini
Ship to party Nama pelanggan yang akan R Input ship to party
menerima order ini ( alamat
pengiriman)
Note :
Jika payer atau bill to akan diubah dan tidak mengetahui kodenya dapat menggunakan cara pengisian Bisnis
Partner Sold to Party dan Ship to Party.
Klik Tab-Order Data maka akan muncul tampilan Create Quantity Contract: Header Data-Tab.
Order Data.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 13 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1.11. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Order data”, masukkan
Order Data dipergunakan untuk mengisi informasi nomor PO contract, nama project yang dipergunakan di
dokumen ini.
PO number Nomor PO Contract O Input nomor PO contract
Name Nama project yang O Input nama project
menggunakan kontrak
Klik Tab-Status maka akan muncul tampilan Create Quantity Contract: Header Data-Tab.
Status.
1.12. Pada tampilan “Create Quantity Contract: Header Data-Tab Status”, masukkan informasi di
field-field yang dijelaskan dalam tabel berikut:

8-May-2023 663148756.doc 0.0 14 of 25
MANUAL TRANSAKSI

Status pada header level menunjukkan status pada keseluruhan dokumen, penjelasannya adalah sebagai
berikut:
1. Overall Status : Menjelaskan status contract order
a. Open : Belum ada dokumen selanjutnya
b. Being Processed : Sebagian dari item di contract order telah dibuat dokumen selanjutnya
c. Completed : Semua item di contract order telah dibuat ke dokumen selanjutnya
2. Rejection Status : Menjelaskan status rejection
a. Rejected : ada item yang direject
b. Nothing Rejected : tidak ada item yang direject
3. Reference Status : Menjelaskan status reference – Contract dibuat berdasarkan reference
dokumen atau tidak
a. Not Referenced : Contract tidak refer ke dokumen manapun
b. Fully Referenced : Contract dibuat refer ke dokumen
4. Credit Status : Menjelaskan status credit dari Contract apakah terkena credit block atau
tidak
a. Not Approved : Contract tersebut terkena cedit Block
b. Released : Contract tersebut terkena credit Block dan telah direlease
c. Not Relevant : Contract tersebut tidak dicek credit limit
5. Overall blocked Status : Menjelaskan status block keseluruhan dari document.
a. Blocked : Contract tersebut terkena block
b. Not Blocked : Contract tersebut tidak terkena block
Note :
Status akan terupdate jika Contract sudah di save. Jika Contract belum di save, maka statusnya belum
diketahui apakah terkena block atau tidak .
Tekan tombol back untuk kembali ke tampilan Overview.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 15 of 25
MANUAL TRANSAKSI

1.13. Tampilan “Create Quantity Contract: Overview”

1
Untuk masuk ke level item dapat dengan cara :

1. Pilih terlebih dahulu itemnya dengan menekan tombol kotak di depan item yang bersangkutan atau
meletakkan kursor di item tersebut, maka baris item tersebut akan berubah warna.
2. Klik menu Goto  Item  Sales A
3. Double clik di item yang akan kita pilih.
Dari level item, kita dapat memasukkan beberapa informasi yang berlaku HANYA untuk item tersebut saja.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 16 of 25
MANUAL TRANSAKSI

Klik Tab-Sales A maka akan muncul tampilan :

Target Quantity Masukkan informasi Quantity dari R Input target quantity
Contract tersebut per item.
Net value Total net value untuk item Net value akan
bersangkutan sama dengan target
value
Exchange Rate Exchange rate jika menggunakan Jika sesama IDR
kurs asing maka akan terisi 1
Pricing date Tanggal yang dipergunakan untuk R Input pricing date
pricing
Reason for Diisi jika item yang bersangkutan O Input alas an direject
rejection akan direject/disclosed

8-May-2023 663148756.doc 0.0 17 of 25
MANUAL TRANSAKSI

Klik Tab Sales B maka akan muncul tampilan :

Prod Hierarchy Nama Product Hierarchy dari R Automatis
barang yang akan dibeli. Product terupdate dari
Hierachy merupakan
material master
penggelompokan product
berdasarkan aturan tertentu.
Material Group Pengelompokan produk R Automatis
berdasarkan tipe material dan terupdate dari
penggunaannya
material master
Division Division menjelaskan R Automatis
pengelompokan produk terupdate dari
berdasarkan jenis barang
material master
Sales District Menunjukkan lokasi district atau R Automatis akan
region yang lebih kecil lagi . terupdate dari
customer master

8-May-2023 663148756.doc 0.0 18 of 25
MANUAL TRANSAKSI

Klik Tab Shipping , maka akan muncul tampilan :

Plant Nama Plant pengirim R Default akan terupdate
dari Customer Ship to
Party . Dapat dirubah
sesuai dengan
kebutuhan.
Shipping Point Nama Shipping Point tempat R Automatic terupdate
pengiriman dilakukan berdasarkan Plant
Route Route yang digunakan dalam R Automatic terupdate dari
pengiriman master data customer
Note :
Untuk Quantity Contract, plant dan shipping point automatis akan terisi.

8-May-2023 663148756.doc 0.0 19 of 25
MANUAL TRANSAKSI

Klik Tab-Billing Document , maka akan muncul tampilan :

Incoterms1 Cara pengiriman barang R Otomatis mengambil
data dari customer
master
Incoterms1 Keterangan incoterm R Otomatis mengambil
data dari customer
master
Term of Payment Cara pembayaran R Otomatis mengambil
data dari customer
master
Invoicing Date Factory Calendar yang dipakai R Otomatis mengambil
dalam pembuatan billing data dari customer
master
Billing Date Tanggal pembuatan billing R Default akan terisi hari
ini, namun dapat diganti
sesuai dengan kebutuhan
Paymnt Prosedur pembayaran yang R Otomatis mengambil

8-May-2023 663148756.doc 0.0 20 of 25
MANUAL TRANSAKSI


Guarantee dipakai untuk sales order ini data dari customer
Procedure master, dapat diganti
misalnya untuk
penggunaan letter of
credit dalam penjualan
export
Financial doc no Nomor financial document yang R Input nomor letter
akan digunakan of credit yang telah
dibuat sebelumnya
Depreciation Jumlah persentase dari nilai order R Input berapa
yang akan ditanggung oleh letter persentase dari
of credit nilai order yang
akan ditanggung
oleh letter of
credit
Klik Tab-Condition , maka akan muncul tampilan :

8-May-2023 663148756.doc 0.0 21 of 25
MANUAL TRANSAKSI


WK00 Target Value Contract R Target value contract
disini terupdate dari
pengisian item di level
Overview
MWST Tax R Tax automatis
terupdate dari Pricing
Master – Tax ( VK11)
ZPBP PBBKB % R PBBKB automatis
terupdate dari Pricing
Master ZPBP
Note :
Untuk pengisian condition type, dilakukan secara automatic – sehingga tidak diinput manual .
Klik Tab-Account Assignment , maka akan muncul tampilan :

8-May-2023 663148756.doc 0.0 22 of 25
MANUAL TRANSAKSI


Profit Center Profit center R Otomatis akan
mengambil data dari
material master – view
Sales : general/plant
Profitability Menunjukkan apakah data R Supaya billing dapat
Segment pada sales order dapat ditransfer ke
digunakan untuk dalam proses accounting, maka
profitability analysis
tombol harus
berwarna hijau.
Bila profit centre salah,
maka akan tombol
akan berwarna kuning
Profit Center Profit Center R Sesuai dengan profit

Billing centre
Klik Tab-Status , maka akan muncul tampilan :

8-May-2023 663148756.doc 0.0 23 of 25
MANUAL TRANSAKSI


Overall Status Status keseluruhan dari item O Status keseluruhan dari
tersebut item tersebut
Reason for Dipergunakan jika item O Dipergunakan jika item
rejection tersebut akan disclosed tersebut akan disclosed
sehingga tidak dapat
dipergunakan lagi
untuk pembuatan Sales
Order
Reference Status Menjelaskan apakah item O Menjelaskan apakah
tersebut dibuat menggunakan item tersebut dibuat
reference atau tidak menggunakan
reference atau tidak
Note :
Reason for rejection dipergunakan jika ada sisa dari Quantity Contract yang tidak akan dipergunakan lagi,
sehingga harus di closed supaya tidak dapat dipergunakan untuk pembuatan Sales Order.
Status pada item level menunjukkan status pada masing-masing material, penjelasannya adalah sebagai
berikut:
1. Overall Status : Menjelaskan status material
a. Open : Belum ada dokumen selanjutnya
b. Being Processed : Sebagian dari jumlah item tersebut telah dibuat dokumen selanjutnya
c. Completed : Semua jumlah item tersebut telah dibuat ke dokumen selanjutnya
2. Rejection Status : Menjelaskan status rejection, diisi bila material tidak ingin dilanjutkan ke
delivery atau proses selanjutnya, sehingga status dari material akan
menunjukkan “completed”
3. Delivery Status : Menjelaskan status delivery

8-May-2023 663148756.doc 0.0 24 of 25
MANUAL TRANSAKSI

a. Not Delivered : Item belum dibuat ke delivery order
b. Partially Delivered : Sebagian jumlah item telah dibuat ke delivery order
c. Fully Delivered : Seluruh jumlah item telah dibuat ke delivery order
Jika sudah selesai membuat dokumen Value Contract, tekan tombol save untuk menyimpan
dokumen Contract, sehingga akan keluar nomor Value Contract

8-May-2023 663148756.doc 0.0 25 of 25

PUM-SD-BP-CRCT-015 - Create Contract RSH

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PUM-SD-BP-CRCT-015 - Create Contract RSH

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL TRANSAKSI

Title: Contract – Create

1.1. Akses “Contract – Create” dengan:

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

1. Pengisian data pada field : Sold to party dan Ship to party

b. Pilih tab Customer (general)

2. Pengisian data pada field : Validity Contract

Maka akan muncul tampilan :

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

b. Pilih tanggal valid contract, sesuai dengan valid –nya kontrak.

c. Kemudian klik tombol

3. Pengisian data pada field : Material dan Target quantity

a. Letakkan kursor di field material , klik maka akan muncul tampilan :

d. Pilih material dengan double click di kode tersebut.

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

e. Tekan ”Enter”, maka akan muncul tampilan :

f. Isi field : Target Quantity

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

1.4. Tampilan “Create Quantity Contract: Overview”

Masuk ke Level Header dengan :

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Pada tampilan Create Quantity Contract: Header Data, klik Tab-Sales

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Nama Field Deskripsi R/O/C Input dari User Comments

Catatan: R: Required; O: Optional; C: Conditional

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

Perubahan Terakhir: Nama File: <nama_file>.doc Versi: Halaman:

Title: Contract – Create

1. Overall Status : Menjelaskan status contract order

a. Open : Belum ada dokumen selanjutnya