PELAYANAN REKAM MEDIS RSUD KOTA BUKITTINGGI

MAKALAH

PENGGUNAAN TRACER

Oleh:

ADE CANDRA, A.Md.PK, SKM

Disusun untuk Penilaian Tenaga Kesehatan Teladan
Rumah Sakit (Rekam Medis) Tahun 2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Taufik dan
Hidayah-Nya sehingga kami dapat menyampaikan usulan Makalah untuk Penilaian Tenaga
Kesehatan Teladan Rumah Sakit untuk Tenaga Perekam Medis Tahun 2023. Pada Makalah
ini kami mengusulkan Inovasi yang akan segera dilaksanakan berupa “Percepatan
Implementasi SIMRS di RSUD Bukittinggi”.
Tujuan program inovasi ini adalah membina ketelitian kerja, disiplin dan
memudahkan pengawasan berkas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan
alat. Kami berharap Inovasi ini akan mendapat dukungan dari seluruh pihak sehingga dapat
mencapai tujuan yang diinginkan.
Dalam penilaian tenaga kesehatan berprestasi ini, kami merasa masih banyak
keterbatasan dan kekurangan, namun dengan tekad sesuai Motto kami : Mulailah dari
tempatmu berada, gunakan yang kau punya, lakukan yang kau bisa“.
Kami mengharapkan masukan dan saran dari seluruh pihak, untuk peningkatan
kuantitas dan kualitas pelayanan pada Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Bukittinggi.
Semoga Makalah ini dapat bermanfaat dan berguna bagi seluruh unsur terkait, akhir
kata kami ucapkan Terima Kasih.

Bukittinggi , April 2023

Hormat Kami,

Ade Candra, A.Md.PK, SKM

NIP. 19831010 200901 1 005
 DATA PRIBADI

Nama : Ade Candra,A.Md.PK,SKM

Tempat/Tanggal Lahir : Padang / 10 Oktober 1983

Alamat : Bukittinggi

No Telp/ Hp & email : HP : 0812 1314 4614

Email : adechandrapkm.ra@gmail.com

Asal instansi : UPTD RSUD Kota Bukittinggi

Alamat Instansi : Jl By Pass Kel. Gulai Bancah Kec. Mandiangin Koto Selayan Kota
Bukittinggi

No Telp/Fax : (0752) 6236117

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis RSUD Kota Bukittinggi

MULAILAH DARI TEMPATMU BERADA.

GUNAKAN YANG KAU PUNYA.
LAKUKAN YANG KAU BISA.

BAB 1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG

Sistem Informasi telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi i

nformasi yang sangat cepat dan telah terbukti berperan dalam berbagai kegiatan.Ke
beradaan system informasi mendukung kinerja peningkatan efisien, efektivitas dan p
roduktivitas bagi berbagai instansi, baik instansi pemerintahan negeri, swasta maupu
n perorangan atau individual. Sector kesehatan yang merupakan salah satu sektor pe
nting yang sedang mendapat perhatian besar dari pemerintah (Haeryanto, 2010).
Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan merupakan bagi
an dari sumber daya kesehatan yang sangat diperlukan dalam mendukung bagian da
ri sumber daya kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan
secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat d
arurat dan penunjang medis lainnya.Rumah sakit juga merupakan bagian penting dar
i suatu system kesehatan, karena rumah sakit meningkatkan kepuasan pasien, ruma
h sakit harus senantiasa meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan harapan pelan
ggan yang dapat dilakukan melalui peningkatan kualitas kerja.Salah satu indikator kin
erja rumah sakit dapat diketahui melalui kelengkapan pengisian rekam medis (Undan
g-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009).
Pada zaman yang sudah modern ini dan globalisasi rumah sakit juga di tuntut
untuk mengikuti perkembangan yang telah ada dalam hali ini adanya kompetisi yang
sangat ketat antar rumah sakit. Hal ini berdampak pada manajerial rumah sakit yang
mengembangkan strategis salah satunya adalah peran system informasi manajemen
di rumah sakit. Dalam hal ini teknologi saat ini berkembang sangat cepat dan
berpengarug pada system informasi manajemen.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan sistem yang m
endukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen dalam menentukan strate
gi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rumah sakit. Rekam medis merupakan su
bsistem dari sistem informasi rumah sakit secara keseluruhan yang memiliki peran sa
ngat penting dalam meningkatkan mutu dan pelayanan di rumah sakit itu sendiri. Pe
nyelenggaraan rekam medis yang dimulai sejak pasien mendaftar, mendapatkan pela
yanan kesehatan sampai keluar rumah sakit. Penyelenggaraan rekam medis merupak
an salah satu bentuk kegiatan yang dilaksanakan guna mencapai pelayanan yang cep
at, akurat, dan tepat sehingga informasi yang dihasilkan lebih efektif dan efisien sehi
ngga dibutuhkan manajemen yang baik dan berkualitas.
Penyelenggaraan rekam medis mulai dari pengisian sampai rekam medis kem
bali ke filing. Rekam medis memberikan informasi yang sebenarnya dan pengisian da
ta harus lengkap supaya menghasilkan data yang benar sampai informasi yang akan
disampaikan dalam bentuk laporan. Data yang salah mengakibatkan pemborosan bia
ya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus diupayakan agar kesalahan data
dapat dikurangi sekecil mungkin. Rumah sakit di Indonesia wajib melakukan pencatat
an dan pelaporan tentang semua kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit 2 sebagaim
ana ketentuan dalam pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tenta
ng Rumah Sakit. Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) yang digunakan di
sebuah rumah sakit harus memberikan kemudahan dalam operasional serta dapat m
engatasi kendala pelayanan pasien yang ada di rumah sakit tersebut.

Manajemen rumah sakit membutuhkan pengelolaan data yang cepat dan akurat
demi menciptakan pelayanan yang berkualitas. Pengelolaan data secara manual, me
mpunyai banyak kelemahan, selain membutuhkan waktu yang lama, keakuratannya
juga kurang dapat diterima karena kemungkinan kesalahan yang sangat besar.

Salah satu penyebab kejadian tersebut adalah manajemen data rumah sakit
di lintas divisi yang belum terintegrasi sepenuhnya. Masalah tersebut bisa diatasi de
ngan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS). Mengutip definisi Kement
erian Kesehatan RI, SIMRS adalah sistem teknologi informasi komunikasi yang mem
proses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit dalam bent
uk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh inf
ormasi secara tepat dan akurat. SIMRS pada dasarnya bertujuan untuk meningkatka
n efisiensi penggunaan sumber daya dan peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.

SIMRS adalah solusi bagi rumah sakit untuk transformasi digital. SIMRS sud
ah diatur dalam regulasi SIMRS yang tertuang pada Permenkes RI Nomor 82 tahun
2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Dalam regulasi SIMRS ter
sebut dinyatakan bahwa setiap rumah sakit wajib menyelenggarakan SIMRS. Namu
 n sayangnya rumah sakit dinilai tidak memiliki pengelolaan IT yang komprehensif, s
ehingga menjadi kendala penerapan maupun pengembangan SIMRS. Pengembang
an SIMRS oleh rumah sakit secara internal tentu membutuhkan waktu dan resourc
e yang cukup banyak. Belum lagi biaya yang dikeluarkan untuk pengembangan SIM
RS yang tidak sedikit.

Standar minimal pembuatan SIMRS diantaranya: membuat pola standar mini

mal SIMRS, mensosialisasikan pola standar minimal SIMRS, membuat aplikasi stand
ar minimal SIMRS.

Dukungan teknologi di zaman digital seperti saat ini memang sangat dibutu
hkan. Dengan SIMRS di mana data terintegrasi, akan memudahkan proses administ
rasi serta pengelolaan data lainnya di rumah sakit menjadi lebih mudah dan efisien.
SIMRS pada akhirnya akan mampu meningkatkan pelayanan rumah sakit menjadi l
ebih cepat. Manfaat ini tidak hanya berdampak positif bagi berbagai pihak di ruma
h sakit, namun juga bagi pasien dan masyarakat secara umum.

Data-data yang dibutuhkan dalam implementasi SIMRS itu salah satunya ada
di rekam medis. Rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maup
un terekam, dan memuat informasi yang cukup dan akurat tentang identitas pasien,
anamnesis, pemeriksaan, penentuan fisik, perjalanan penyakit, laboratorium, diagn
osis, segala pelayanan dan tindakan medis serta proses pengobatan yang diberikan
kepada pasien, dan dokumentasi hasil pelayanan baik yang dirawat inap, rawat jala
n, maupun pelayanan rawat darurat di suatu sarana pelayanan kesehatan. Dengan d
emikian rekam medis merupakan bukti tentang proses pelayanan medis kepada pas
ien. Rekam medis adalah berkas atau dokumen yang berisi catatan tentang identitas
pasien, hasil diagnosa, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberika
n kepada pasien (Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran).

Dampak dari rekam medis yang lengkap dan akurat akan menciptakan data SI
MRS yang valid dan reliable. Pelaksanaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
(SIMRS) secara keseluruhan akan memberikan kemudahan dalam pekerjaan karena p
elaksanaan SIMRS secara online. Informasi yang dihasilkan dari pelaksanaan Sistem I
 nformasi Manajemen (SIMRS) sangatlah penting. Oleh karena itu informasi harus did
ukung oleh data yang relevan dengan kondisi rumah sakit. Informasi merupakan data
yang telah diolah dan dianalisa secara formal dengan cara yang benar dan efektif, se
hingga hasilnya bisa bermanfaat dalam operasional dan manajemen.

B. TUJUAN
1. Meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme, kinerja, serta akses dan
pelayanan pada suatu rumah sakit.
2.

C. SASARAN
1. Tenaga di RSUD Kota Bukittinggi

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN RAWAT JALAN

RSUD KOTA BUKITTINGGI

A. CAKUPAN PELAYANAN

1. Jumlah Pasien

Selama Tahun 2022, jumlah pasien Rawat Jalan RSUD Kota Bukittinggi
sebanyak 5565 orang. Dengan rincian sebagai berikut :

Tabel 2.1
Pasien Rawat Jalan RSUD Kota Bukittinggi Menurut Jenis
Tahun 2022

JENIS
UMUM BPJS
887 4678
5565

Secara umum pasien Rawat Jalan Kebidanan dan Penyakit Kandungan RSUD
Kota Bukittinggi adalah pasien BPJS dan merupakan rujukan dari FKTP.

2. Jumlah Berkas Rekam Medis yang tidak ditemukan

Selama Tahun 2022, jumlah berkas rekam medis yang tidak ditemukan
sebanyak 2 % berkas.

B. PERMASALAHAN PELAYANAN

Beradasarkan Analisa situasi diatas, maka dirumuskan permasalahan

sebagai berikut :

1. Kurangnya tenaga kesehatan yang kompeten dibidang Rekam Medis

2. Kurangnya pengetahuan petugas tentang pentingnya penggunaan trace
r (outgide)
 BAB III

PROGRAM PENGGUNAAN TRACER

Penggunaan tracer (outguide) pada unit penyimpanan rekam medis Petunjuk keluar
adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.Dalam penggun
aannya tracer diletakkan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil (dikelua
rkan) dari rak penyimpanan.Tracer/ petunjuk keluar tetap berada di rak penyimpanan samp
ai rekam medis yang diambil (dipinjam) kembali ke tempat semula (Depkes RI, 2006).

Menurut International Federation of Health Information Management Assosiations (I

FHIMA, 2012), tracer (Outguide) adalah pengganti rekam medis yang dikeluarkan dari penyi
mpanan untuk tujuan apapun. Petunjuk keluar meningkatkan efisien dan keakuratan dalam
peminjaman dengan menunjukkan dimana sebuah rekam medis untuk disimpan saat kemba
li. Ketika penyimpanan kembali, slip permintaan akan dihapus dan tersedia, kosong dari slip
peminjaman pada catatan (Utami,2016).

Berdasarkan hasil penelitian yang menyatakan bahwa tracer (Outguide) yang diguna
kan yaitu dari 5 penelitian terdapat pada hasil penelitian Savitri Citra Budi (2015), Yastori (20
19), Dina Sonia, Mega Fibrinsari Priyaningrum (2018), Suhartinah, Tri Murni M, Novia J (201
9), dan Janatun rofi’ah (2015). Dimana jenis tracer (Outguide) yang baik adalah biasanya uku
rannya sama atau sedikit lebih besar dari rekam medis yang digunakan.

Beberapa fasilitas diruang penyimpanan berkas rekam medis diantaranya ada

(a) ruang dengan suhu ideal untuk penyimpanan berkas dan keamanan dari serangan fisik lai
nnya;

(b) alat penyimpanan berkas rekam medis, bias menggunakan rool o pack, rak terbuka, dan
filling cabinet;

(c) tracer yang digunakan sebagai pengganti berkas rekam medis di rak filling yang dapat dig
unakan untuk menelusur keberadaan rekam medis.
 Kelebihan tracer adalah petunjuk keluar ini tetap berada dalam penyimpanan sampai re
kam medis yang dipinjam dikembalikan dan disimpan kembali. Petunjuk keluar ini dilengkapi
dengan kantong untuk menyimpan slip permintaan.

Dari petunjuk keluar yang berwarna sangat membantu petugas menandai lokasi yang be
nar dengan kantong plastik dapat digunakan untuk menjaga slip penyimpanan agar tidak hil
ang atau mengetahui keterlambatan laporan sampai rekam medis dikembalikan ke penyimp
anan. Karena petunjuk keluar digunakan berulangulang. Maka bahan yang kuat merupakan
hal yang penting.

Dengan demikian tracer (Outguide) yang digunakan pada hasil penelitian tersebut sudah
sesuai karena penyimpanan dianjurkan menggunakan tracer (Outguide), karena memiliki kel
ebihan yaitu:

a) Memudahkan dalam pengambilan rekam medis yang dipinjam.

b) Membina ketelitian kerja, disiplin dan memudahkan pengawasan berkas berkas reka
mmedis yang keluar dari rak penyimpanan.

c) Untuk mempermudah melacak rekam medis apabila ada yang hilang.

Menurut asumsi peneliti bahwa Jenis tracer (Outguide) tersebut biasanya ukurannya se
dikit lebih besar dari rekam medis karena bisa memudahkan petugas dalam mengambil dan
mengembalikan rekam medis dan bisa mengetahui ketika rekam medis tidak ada dalam rak
penyimpanan.

Dari berbagai macam jenis tracer yang baik adalah tracer yang berwarna sangat memba
ntu patugas dalam menandai lokasi yang benar untuk penyimpanan kembali rekam medis. T
racer (Outguide) ini digunakan berulang-ulang kali maka bahan yang digunakan harus kuat.

Dengan adanya tracer (Outguide) di suatu rumah sakit dapat mempermudah dan memp
ercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan, mu
dah dalam pengambilan, mudah dalam pengembalian dari tempat penyimpanan, melindung
i berkas rekam medis dari bahaya kerusakan fisik.
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN
 1. Dengan adanya tracer (Outguide) di suatu rumah sakit dapat mempermudah dan
mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis yang disimpan dalam rak
penyimpanan, mudah dalam pengambilan, mudah dalam pengembalian dari tem
pat penyimpanan, melindungi berkas rekam medis dari bahaya kerusakan fisik.
2. Faktor yang menghambat dalam penggunaan tracer (Outguide) pada tempat pen
yimpanan dokumen rekam medis adalah Sumber Daya Manusia (SDM), sarana da
n prasarana yang kurang mendukung, belum adanya anggaran dana, dan kurangn
ya pengetahuan rekam medis terhadap penggunaan tracer (Outguide)

B. SARAN
1. Sebaiknya pada pelayanan kesehatan perlu melengkapi diri dengan tempat penyi
mpanan berkas rekam medis menggunakan tracer (Outguide) untuk mengganti r
ekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun.
2. Dalam rangka turut menyumbangkan pemikiran dengan penggunaan tracer (Out
guide) di rumah sakit guna menunjang kualitas rekam medis di rumah sakit maka
disarankan sebaiknya untuk rumah sakit memberikan pelatihan kepada petugas r
ekam medis mengenai design dan penggunaan tracer (Outguide) di rumah sakit d
an agar segera membantu peningkatan kualitas pelayanan di rumah sakit.