LAPORAN RESIDENSI

IMPLEMANTASI SISTEM PELAYANAN

MINIMUM INSTALASI REKAN MEDIS DI
RUMAH SAKIT ROYAL PRIMA TAHUN 2022

Disusun Untuk Memenuhi Program Residensi Di Rumah Sakit Royal

Prima Medan

Disusun oleh :

1. Edy Susanto (213307050005)

2. Marthin Loodwyk Simanjuntak (213307052041)

3. Mei Riauly Wira Purba (213307052019)

4. Michael Halim (213307052006)

5. Denis Sri Bohalima (213307050044)

6. Muhammad Al Razi Lubis (213307012020)

7. Yohana Chistiani Marpaung (213307052001)

8. Yuti Paramitha Agatha (213307052054)

9. Zulvan Jaya Putra Zai (213307052030)

10. Ilham Akbar Lubis (213307052052)

11. Hendra Salim (213307052034)

12. Hafiz Hawari Siregar (213307052012)

13. Jaskaran Dilon (213307052036)

Pembimbing
Supervisor Lapangan : Putranto Manalu, SKM., MPh

PROGRAM STUDI MAGISTER KESEHATAN MASYARAKAT MINAT STUDI

MANAJEMEN ADMINISTRASI
UNIVERSITAS PRIMA
INDONESIA
2022
 HALAMAN PENGESAHAN

“IMPLEMANTASI SISTEM PELAYANAN MINIMUM

INSTALASI REKAN MEDIS DI RUMAH SAKIT ROYAL PRIMA
TAHUN 2022”

Disusun Untuk Memenuhi Program Residensi Di Rumah Sakit Royal

Prima Medan

Disusun oleh :
1. Edy Susanto (213307050005)

2. Marthin Loodwyk Simanjuntak (213307052041)

3. Mei Riauly Wira Purba (213307052019)

4. Michael Halim (213307052006)

5. Denis Sri Bohalima (213307050044)

6. Muhammad Al Razi Lubis (213307012020)

7. Yohana Chistiani Marpaung (213307052001)

8. Yuti Paramitha Agatha (213307052054)

9. Zulvan Jaya Putra Zai (213307052030)

10. Ilham Akbar Lubis (213307052052)

11. Hendra Salim (213307052034)

12. Hafiz Hawari Siregar (213307052012)

13. Jaskaran Dilon (213307052036)

Telah disetujui dan dipresentasikan pada tanggal 27 Agustus 2022

Oleh :
Supervisor Utama :

(Putranto Manalu, SKM., MPh)

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha

Penyayang, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis

dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Residensi yang telah dilaksanakan di

Royal Prima Medan. Laporan Residensi di tulisdalam rangka memenuhi

sebagai persyaratan dalam memenuhi Akhir Semester dalam perkuliahan

Magister Kesehatan Masyarakat di Universitas Prima Indonesia.

Proses pembuatan Laporan Residensi ini tidak terlepas dari kendala dan

hambatan, namun berkat bimbingan, bantuan dan penjelasan dari berbagai

pihak akhirnya Laporan Residensi ini dapat diselesaikan. Oleh karena itu

dalam kesempatan ini, kelompok sampaikan ucapkan terima kasih yang tiada

terhingga kepada:

1. Ketua Pembina Yayasan Perguruan Tinggi Prima Indonesia Bapak Prof.

Dr. dr. Nyoman Ehrich Lister, M.Kes, Sp. KKLP, AIFM, AIFO-K

Universitas Prima Indonesia Medan.

2. Rektor Universitas Prima Indonesia Medan Ibu Prof. Dr. Crismis

Novalinda Ginting, M.Kes.

3. Ketua Program Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Universitas

Prima Indonesia Medan Ibu Prof. Dr. Ermi Girsang SKM, M.Kes.

ii
4. Sekretaris Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Universitas

Prima Indonesia Medan Ibu dr. Sri lestari Ramadhani Nasution, MKM.

5. Bapak Putranto Manalu, SKM., MPh sebagai Pembimbing Residensi

Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Universitas Prima

Indonesia Medan.

6. Ibu dan Bapak Staf Akademik Program Studi Magister Kesehatan

Masyarakat Universitas Prima Indonesia Medan.

7. Bapak, Ibu dan teman-teman seangkatan di Program Studi Magister

Kesehatan Masyarakat Universitas Prima Indonesia Medan.

Tim menyadari bahwa Laporan Residensi ini masih jauh dari

kesempurnaan oleh karena itu segala saran dan kritik yang bersifat

membangun demi kesempurnaan Laporan Residensi ini penulis terima dengan

senang hati.

Medan , 20 Agutus 2022

Penulis

iii
 DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAAN .......................................................................... i

KATA PENGANTAR ......................................................................................... ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................ iv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vi

DAFTAR TABLE................................................................................................. vii

DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... viii

DAFTAR SINGKATAN .................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Tujuan ...................................................................................................... 2

1.3 Manfaat .................................................................................................... 3

BAB II METODE KEGIATAN

2.1 Pelaksanaan Kegiatan............................................................................. 4

2.2 Tahap orientasi umum Rumah ............................................................... 4

2.3 Tahap Identifikasi Masalah .................................................................... 5

2.4 Tahap Penyelesaian Masalah ................................................................. 5

2.5 Tahap Pembuatan laporan ...................................................................... 6

BAB III GAMBARAN UMUM

3.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Royal Prima Medan ............................ 7

3.2 Rumah Sakit Royal Prima Medan .......................................................... 7

iv
 3.2.1 Visi ................................................................................................ 7

3.2.2 Misi ............................................................................................... 8

3.3 Tugas pokok dan Fungsi ........................................................................ 8

BAB IV ANALISA SITUASI UNIT KERJA

4.1. Analisis Situasi Struktur Organisasi di Instalasi Gawat Darurat

Rumah Sakit Royal Prima Medan ......................................................... 10

4.2 Struktur Organisasi Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit

Royal Prima Medan................................................................................ 11

4.3 Identifikasi Program Patient Safety dan masalahnya di

Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit Royal Prima Medan ................... 11

BAB V IDENTIFIKASI DAN PRIORITAS MASALAH

5.1 Kerangka Teori....................................................................................... 13

5.2 Identifikasi Masalah ............................................................................... 13

BAB VI ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

6.1 Analisis Penyebab Masalah.................................................................... 15

6.2 Alternatif Pemecahan Masalah............................................................... 16

BAB VII RENCANA INTERVENSI

7.1 Palan of Action (POA) ........................................................................... 17

BAB VIII PENUTUP .......................................................................................... 19

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 21

LAMPIRAN ......................................................................................................... 22

v
 DAFTAR GAMBAR

Nomor Judul Halaman

3.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Royal Prima Medan ........................ 22

4.1 Struktur Organisasi Instalasi Gawat Darurat

Rumah Sakit Royal Prima Medan ........................................................ 22

6.1 Fish Bone .............................................................................................. 25

vi
 DAFTAR TABEL

Nomor Judul

Tabel 5.1 Permasalahan dari Sumber Data Pendukung

Tabel 7.1 Plan of Action (POA) Unit Instalasi Gawat Darurat (IGD)

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Judul Halaman

1. Surat Permohonan izin Residensi UNPRI.............................................. 31

2. Surat Ijin Melakukan Residensi RS ............................................................ 32

viii
 DAFTAR SINGKATAN

IGD : Instalasi Gawat Darurat

PoA : Plan of Action

RS : Rumah Sakit

SDM : Sumber Daya Manusia

ix
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes RI, 2018). Rekam Medis
adalah berkas berisi catatan dan dokumen tentang pasien yang berisi identitas,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada sarana pelayanan kesehatan
untuk rawat jalan, rawat inap baik dikelola pemerintah maupun swasta
(permenkes nomor 209/MENKES/PER/III/2008). Rekam medis merupakan salah
satu pilar penting dalam suatu rumah sakit karena mengandung aspek
administrasi, aspek medis, aspek hukum, aspek penelitian, aspek pendidikan dan
aspek dokumentasi.
Untuk menghasilkan rekam medis yang baik, akurat dan lengkap serta dapat
dipertanggungjawabkan sangat dipengaruhi oleh kerjasama yang baik antara
dokter, perawat, bidan dan tenaga kesehatan lainnya. Ada banyak rumah sakit
swasta di kota Medan salah satunya adalah Rumah Sakit Royal Prima Medan
yang merupakan rumah sakit umum swasta tipe B yang memiliki visi menjadi
rumah sakit unggulan dibidang pelayanan kesehatan, pendidikan serta penelitian
dan pengembangan kesehatan dengan mengutamakan kepentingan kesehatan
masyarakat dituntut untuk memberikan pelayanan kesehatan paripurna yang
berkualitas dengan penerapan mutu sesuai standar salah satunya adalah
keberadaan unit rekam medis pada suatu rumah sakit.
Hal ini karena sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat
berguna sebagai landasan untuk menilai kinerja unit pelayanan medis, sehingga
dapat digunakan untuk evaluasi kinerja dan kepuasan pasien yang akan
mempengaruhi pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan selanjutnya.
Program Studi S2 Kesehatan Masyarakat Fakultas Kedokteran Universitas
Prima Indonesia Medan menyusun dan menyelenggarakan program residensi
untuk memberikan pengalaman yang nyata bagi mahasiswa Pascasarjana. Dimana

1
kegiatan residensi ini ditujukan untuk meningkatkan pemahaman mahasiswa
dalam mengaplikasikan teori dan konsep kepemimpinan dan manajemen Rumah
Sakit dalam membantu rumah sakit menyelesaikan masalah melalui upaya
mengidentifikasi permasalahan pelayanan terkait Implementasi Sistem Pelayanan
Minimum Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Royal Prima Tahun 2022.
Berdasarkan hal tersebut, maka kegiatan residensi difokuskan di unit
Instalasi Rekam Medis, sehingga diharapkan melalui kegiatan residensi ini dapat
memberikan kontribusi dalam memecahkan masalah yang bersifat teknis
operasional dari aspek manajemen rumah sakit tertentu, untuk meningkatkan
manajemen khususnya di unit Instalasi Rekam Medis melalui beberapa alternatif
penyelesaian masalah kepemimpinan dan manajemen Rumah Sakit dengan
pendekatan Fish Bone Analysis. Sehingga diharapkan rumah sakit dapat
meningkatkan mutu pelayanan di unit Instalasi Rekam Medis secara umum yang
akhirnya dapat meningkatkan mutu pelayanan kesehatannya.

1.2 Tujuan
1. Tujuan Umum
Setelah menyelesaikan kegiatan residensi mahasiswa diharapkan mampu
menerapkan konsep dan teori kepemimpinan dan manajemen Rumah Sakit
di unit Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Royal Prima Medan.
2. Tujuan Khusus
Setelah menyelesaikan residensi ini mahasiswa mampu:
a. Mengidentifikasi kebutuhan dan masalah pelayanan yang terkait
dengan kepemimpinan dan manajemen Rumah Sakit berdasarkan
analisis situasi nyata di unit Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit
Royal Prima Medan.
b. Menetapkan prioritas kebutuhan dan masalah manajemen rumah sakit
bersama pihak unit Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Royal Prima
Medan.
c. Menyusun tujuan dan rencana alternatif pemenuhan kebutuhan dan
penyelesaian masalah yang telah dirumuskan.

2
 d. Mengusulkan alternatif pemenuhan kebutuhan dan penyelesaian
masalah yang bersifat teknis operasional bagi unit Instalasi Rekam
Medis Rumah Sakit Royal Prima Medan.
e. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada aspek masukan, proses, hasil
dan dampak pada manajemen rumah sakit.
f. Merencanakan tindak lanjut dari hasil yang dicapai berupa upaya
mempertahankan dan memperbaiki hasil melalui kerjasama dengan
unit terkait di unit Instalasi Rekam Medis Royal Prima Medan.

1.3 Manfaat
1. Bagi Program Studi Magister Kesehatan Masyarakat Fakultas
Kedokteran Universitas Prima Indonesia Medan, residensi dapat
meningkatkan kualitas proses belajar mengajar yang melibatkan
mahasiswa secara aktif dalam kegiatan admisistrasi dan manajemen
secara nyata di rumah sakit.
2. Bagi Rumah Sakit Royal Prima Medan, manfaat residensi adalah
mahasiswa dapat memberikan kontribusi terhadap rumah sakit atau
instansi pelayanan kesehatan untuk menyelesaikan masalah yang
bersifat teknis operasional dari suatu aspek manajemen pelayanan
instalasi tertentu, sehingga diharapkan dapat membantu rumah sakit
atau instansi pelayanan kesehatan untuk meningkatkan mutu
pelayanan.
3. Bagi mahasiswa Program studi Magister Kesehatan Masyarakat
Fakultas Kedokteran Universitas Prima Indonesia Medan, manfaat
residensi adalah memperluas wawasan dan menciptakan kreatifitas,
inovasi dalam mengaplikasikan administrasi dan manajemen Rumah
Sakit di rumah sakit.

3
 BAB II
METODE KEGIATAN

Pada bab ini mahasiswa residensi menuliskan metode dan pelaksanaan

kegiatan mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, penulisan laporan, sampai
seminar residensi beserta jadwal pelaksanaannya. Pada metode dijelaskan
bagaimana cara siswa memperoleh data, informasi yang diperlukan dalam
pembuatan laporan dengan cara observasi (melihat langsung program kegiatan
yang dilakukan), wawancara mendalam dan penelusuran dokumen.

2.1 Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan, mahasiswa memaparkan langkah-langkah kegiatan
Residensi yang dimulai dari proses persiapan yang dilakukan seperti: melakukan
proses administrasi perizinan, melakukan diskusi dengan pembimbing. Pada tahap
pelaksanaan, mahasiswa menjelaskan bagaimana prosedur dan kegiatan yang akan
dilakukan guna memperoleh akurasi informasi data yang dibutuhkan. Mengikuti
program-program yang relevan sesuai dengan tujuan residensi. Pada tahap akhir
kegiatan residensi mahasiswa mampu menjelaskan target akhir dari residensi
antara lain adanya laporan residensi, dan seminar.

2.2 Tahap Orientasi Umum Rumah

Pada tahap ini kegiatan meliputi:
1. Mahasiswa menunjukan jadwal residensi, proposal dan surat pengantar serta
menyelesaikan administrasi yang berhubungan dengan residensi

2. Perkenalan dengan Direktur Rumah Sakit/ Staf, Pembimbing Lapangan tempat

residensi didampingi pembimbing residensi

3. Perkenalan dengan Direktur Rumah Sakit/ Staf, Pembimbing Lapangan tempat

residensi didampingi pembimbing residensi

4. Diskusi dengan Direktur Rumah Sakit/ Staf, Pembimbing Lapangan,Kepala

4
 Instalasi Rekam Medis di tempat residensi

5. Pengumpulan data input, proses dan output dari aspek unit kerja Rekam
Medis yang akan dikaji

2.3.Tahap Identifikasi Masalah

Dengan menggunakan data input, proses dan output dari aspek Unit Kerja
di Instalasi Rekam Medis yang akan dikaji pada tahap orientasi umum, maka
bersama pembimbing residensi dilakukan identifikasi masalah bersama staf
Instalasi Rekam Medis RS Royal Prima. Teknik identifikasi dapat dilakukan
dengan pendekatan Plan of Action.

Dari permasalahan yang diidetifikasi, dengan mempertimbangkan waktu

keterbatasan sumber daya dan kewenangan atau kemampuan untuk mengatasi
masalah yang ada, maka masalah yang akan diatasi adalah masalah yang termasuk
dua (2) prioritas utama. Prioritas masalah dapat dilakukan dengan memperhatikan
aspek kecenderungan besar dan seringnya kejadian masalah (magnitude),
besarnya kerugian yang ditimbulkan (severity), bisa dipecahkan (manageability),
dan ketersediaan sumber daya (affordability).

2.4.Tahap Penyelesaian Masalah

Penetapan prioritas masalah aspek kajian dari input, proses dan output yang
telah disepakati bersama staf tempat residensi dilanjutkan dengan penetapan tujuan
dan seleksi alternatif pemecahan masalah yang dirumuskan dalam bentuk
pertanyaan yang mencakup apa, siapa, dimana dan berapa lama tujuan yang ingin
dicapai
1. Pembuatan rencana kegiatan (plan of action) dengan mempertimbangkan
biaya, waktu, sarana, teknologi, dan kebijakan yang ada di Rumah Sakit
2. Presentasi dan sosialisasi dari rencana kegiatan
3. Implementasi rencana kegiatan.

5
2.5. Tahap Pembuatan Laporan
1. Kunjungan akhir dari pembimbing residensi
2. Presentasi hasil akhir residensi
3. Penyerahan laporan pada rumah sakit tempat residensi dilaksanakan

6
 BAB III

GAMBARAN UMUM

3.1. Gambaran Umum Rumah Sakit Royal Prima Medan

Rumah Sakit Royal Prima Medan merupakan salah satu rumah sakit swasta
terbesar dan akan menjadi pusat rujukan bagi masyarakat khususnya Kota Medan
dan masyarakat Sumatera Utara pada umumnya. Sebuah moment yang
membanggakan, pada tanggal 17 Mei 2011, Wakil Menteri Pendidikan Nasional
RI Bapak Prof. Dr. Fasli Jalal, PhD. melakukan peletakan batu pertama
pembangunan Rumah Sakit Royal Prima. Pada tanggal 14 Februari 2013, Kepala
Dinas Kesehatan Propinsi Sumatera Utara telah mengeluarkan surat Izin
Operasional Sementara kepada RS Royal Prima Medan No.
440.442/1641/II/TAHUN 2014. Pada tanggal 16 Februari 2014 RS. Royal Prima
Medan diresmikan oleh Wakil Gubernur Propinsi Sumatera Utara Bpk. Ir. H.
Tengku Erry Nuradi, M.Si dengan Izin Operasional Tetap dari Dinas Kesehatan
Provinsi Sumatera Utara yang ditandatangani oleh Kepala Dinas Kesehatan
Provinsi Sumatera Utara, dr. Siti Hatati Surjantini, M.Kes.

High Quaity Care Is Our Priority

- Perawatan bermutu tinggi adalah prioritas kami

3.2 Visi dan Misi Rumah Sakit Royal Prima Medan

3.2.1 Visi
Menjadi Rumah Sakit Unggulan dibidang pelayanan kesehatan,
pendidikan serta penelitian dan pengembangan kesehatan dengan
mengutamakan kepentingan kesehatan masyarakat

7
3.2.2 Misi

 Menyelengarakan pelayanan kesehatan yang paripurna yang bermutu

dan profesional berdasarkan bukti dan riset ilmu pengetahuan

 Meningkatkan kompetensi SDM secara terus menerus sesuai dengan

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kedokteran

 Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana/prasarana pelayanan

kesehatan pendidikan serta penelitian sesuai dengan perkembangan
teknologi dan kebutuhan masyarakat

 Melaksanakan fungsi pendidikan yang berbasis bukti dan penelitian di

bidang kesehatan yang komprehensif dan terintegrasi

 Menciptakan lingkungan kerja yang saling bersinergi dan menjunjung

tinggi nilai-nilai kemanusiaan serta meningkatkan kesejahteraan
pihak-pihak terkait

 Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dalam upaya memperkuat

peran rumah sakit dalam pelayanan dan pendidikan kesehatan

 Melaksanakan pengabdian kepada kepentingan kesehtan masyarakat

3.3 Tugas Pokok dan Fungsi

a. Tugas Pokok

Tugas pokok Rumah Sakit Royal Prima Medan adalah menyelenggarakan

fungsi perumahsakitan, melalui upaya–upaya pelayanan kesehatan kuratif dan
rehabilitatif yang terpadu dengan pelaksanaan kegiatan kesehatan promotif dan
preventif.
b. Fungsi

Dalam melaksanakan tugas pokok, Rumah Sakit Royal Prima Medan

8
melaksanakan fungsi – fungsi sebagai berikut :

1. Fungsi Utama
a) Pelayanan medik, penunjang medik dan keperawatan
Meliputi segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan di bidang pelayanan medik,
penunjang medik serta keperawatan bagi masyarakat yang membutuhkan

b) Rujukan
Meliputi segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan di bidang rujukan pasien dan
rujukan diagnostik kerumah sakit lain dimana fasilitaslebih lengkap

c) Pendidikan dan pelatihan

Meliputi segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan penyelenggaraan pendidikan
tenaga kesehatan tingkat Diploma III, Strata I yang dilaksanakan di luar
rumah sakit serta melaksanakan pelatihan dalam rangka peningkatan
profesionalisme dan ketrampilan bagi karyawan tenaga medis dan para medis
sesuai tingkat dan kebutuhan pelayanan kesehatan

d) Pembinaan profesi karyawan tenaga medis dan para medis

Meliputi segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan di bidang peningkatan
profesionalisme melalui penyelenggaraan seminar, loka karya, temu ilmiah
dan penulisan karya ilmiahkedokteran/kesehatan dalam rangka alih teknologi

2. Fungsi Pembinaan
Meliputi segala usaha, pekerjaan, dan kegiatan di bidang perencanaan dan
anggaran, pengorganisasian, pengendalian dan pengawasan dalam rangka
mendukung tugas pokok.

9
 BAB IV
ANALISIS SITUASI UNIT KERJA

4.1 Analisis Situasi Struktur Organisasi Di Instalasi Rekam Medis Rumah

Sakit Royal Prima

1. Direktur Utama

a. Nama Jabatan : Direktur Utama (Prof, Dr. Achsanuddin Hanafie, Sp.An.,KIC,

KAO)

b. Atasan Langsung : -

c. Bawahan Langsung : Direktur Yanmed

d. Pengertian Jabatan : Seorang pejabat yang memenuhi dan memiliki kemampuan

untuk diberi tugas dan tanggung jawab serta wewenang untuk mengelola
bagian Unit

e. Tujuan Jabatan : Terselenggaranya pengelolaan Unit Radiologi secara efektif

dan efisien

f. Persyaratan Jabatan :

1. Dokter umum/ dokter spesialis

2. Memiliki pengalaman berorganisasi
3. Berakhlak baik

g. Fungsi dan tanggung jawab :

Fungsi : Menetapkan dan mengendalikan kebijakan, pengelolaan pelayanan

medis, keperawatan, penunjang medis dan administrasi sesuai dengan tata kelola
rumah sakit

10
Tanggung jawab :

1. Menetapkan kebijakan pelayanan medis Unit Rekam Medis

2. Menetapkan kebijakan rekamn Unit Rekam Medis

3. Menetapkan kebijakan pelayanan penunjang medis Unit Rekam medis

4. Menetapkan kebijakan pelayanan administrasi Unit Rekam Medis

5. Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Unit Rekam

Medis.

2. Direktur Yanmed

a. Nama Jabatan : Direktur Utama (Dr. Dr. Bungaran Sihombing, Sp. U(K))

b. Atasan Langsung : Direktur Utama

c. Bawahan Langsung : Kepala Instalasi Rekam Medis

d. Tugas : Melaksanakan pengelolaan pelayanan medis dengan kekhususan

pelayanan kesehatan di bidang Rekam Meids

3. Kepala Instalasi Rekam Medis

a. Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis (Putri Nofiana A. Md RMIK)
b. Atasan Langsung : Direktur Pelayanan Medis
c. Bawahan Langsung : penanggung Jawab Pendaftaran, coding, rekam medis
rawat jalan , assembling, pelaporan, distribusi, administrasi
d. Tugas : Merencanakan langkah-langkah kegiatan, mengembangkan,
mengatur, memantau dan mengawasi system kerja rekam medis mulai dari
Pendaftaran, coding, rekam medis rawat jalan, assembling, pelaporan,
distribusi, dan administrasi

11
12
 BAB V
IDENTIFIKASI DAN PRIORITAS MASALAH

5.1. Kerangka Teori

Input Proses Output

Kebijakan/SPO 1. Pemeriksaan Sistem Pelayanan Minimal
Kelengkapan Rekam Rekam Medis yaitu :
Sarana/Prasarana Medis 1. Pengisian rekam
Sistem Kelola 2. Pemeriksaan medis lengkap 24 jam
Rekam Medis Kelengkapan setelah mendapat
Informed Consent pelayanan
3. Pemantauan 2. Kelengkapan
Penyediaan rekam informed consent
medis Rawat Jalan 3. Waktu penyediaan
4. Pemantauan rekam medis rawat
Penyediaan rekam jalan < 10 menit
medis Rawat Inap 4. Waktu penyediaan
rekam medis rawat
inap < 15 menit

5.2. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah dilakukan melalui wawancara langsung kepada Kepala

Instalasi Rekam Medis maka didapatkan beberapa masalah yang dihadapi di unit
Rekam Medis RS Royal Prima Medan, yaitu:

1 . Kurangnya kelengkapan pengisian data rekam medis dalam 24 jam

2. Kurangnya ruang dan lemari tempat penyimpanan rekam medis

3. Sistem tata kelola rekam medis masih belum komputerisasi

13
Permasalahan didapat dari sumber data pendukung, yang dapat dilihat pada tabel.

Tabel 5.1

Permasalahan dari Sumber Data Pendukung

No Permasalahan Sumber Data

Mendukung
1 Kurangnya kelengkapan pengisian data rekam Hasil Wawancara
medis dalam 24 jam
2 Kurangnya ruang dan lemari tempat Hasil Wawancara
penyimpanan rekam medis
3 Sistem tata kelola rekam medis masih belum Hasil Wawancara
komputerisasi

14
 BAB VI
ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAH

6.1. Analisis Penyebab Masalah

Untuk mencari penyebab dari masalah yang sudah ditetapkan dan lokasi
masalah yang sudah diketahui dapat dilakukan dengan menggunakan Diagram
Tulang Ikan (Fish Bone) sehingga menyebabkan pelayanan Rekam Medis belum
optimal. Rincian penyebab masalah antara lain :

1 . Kurangnya kelengkapan pengisian data rekam medis dalam 24 jam

2. Kurangnya ruang dan lemari tempat penyimpanan rekam medis
3. Sistem tata kelola rekam medis masih belum komputerisasi

Kebijakan/SP Sarana/Pras
O arana

Kurangnya Kurangnya
kelengkapan ruang dan
pengisian data lemari
rekam medis tempat
dalam 24 jam penyimpanan
rekam medis

Pelayanan
Rekam
Medik
Sistem tata kelola belum
rekam medis masih Optimal
belum
komputerisasi

Sistem Kelola
Rekam Medis

Gambar 1. Fish Bone Penyebab Masalah di Unit Rekam Medis

15
6.2. Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah melakukan analisis penyebab masalah, maka perlu dilakukan alternatif
pemecahan masalah, antara lain sebagai berikut :

1. Melakukan edukasi terhadp dokter ataupun perawat untuk kelengkapan

rekam medis
2. Menyediakn ruangan tambahan dan penambahan lemari untuk
penyimpanan rekam medis
3. Segera menbantu pembentukan sistem kelola rekam medis secara
komputerisasi

16
 BAB VII

RENCANA INTERVENSI

(Plan of action)

Setelah diketahui alternative pemecahan masalah di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Royal Prima maka dibuatlah rencana intervensi
dalam bentuk Plan of Action (POA) seperti tabel di bawah ini.

No Kegiatan Tujuan Metode Tindakan Sasaran Waktu Orang

Pelaksanaan terkait yang
bertanggung
jawab
1 Pemeriksaan Tergambarnya Melakukan Pengecekan Pemeriksaan Dokter, Setelah Dokter,
Kelengkapan tanggung jawab rekam medis sesuai rekam medis Perawat Pasien Perawat,
Rekam Medis dokter dalam dengan Permenkes RI no dilakukan setiap menerima Kepala
kelengkapan 269/Menkes/Per/III/2008 hari pelayanan Instalasi
informasi reka Periode Rekam
medis pengumpulan data Medik
dilakukan setiap
bulan yang
kemudian dianalisa
setiap 3 bulan

17
2 Pemeriksaan Tergambarnya Mengecek kelengkapan Pemeriksaan Dokter, Setelah Dokter,
Kelengkapan tanggung jawab inform consent setelah inform consent Perawat Paisen Perawat,
Informed dokter untuk kelengkapan rekam dilakukan setiap mendapatkan Kepala
Consent memberikan medis hari informasi Instalasi
kepada pasien Periode tindakan Rekam
dan mendapat pengumpulan data medis Medik
persetujuan dilakukan setiap
bulan yang
kemudian dianalisa
setiap 3 bulan
3 Pemantauan Tergambarnya Menghitung waktu yang Pengumpulan data Penanggung Pada saat Penanggung
Penyediaan kecepatan diperlukan untuk dilakukan setiap jawab pendaftaran jawab
rekam medis pelayanan menyediakan rekam hari Pendaftaran pasien Pendaftaran,
Rawat Jalan pendaftaran medis rawat jalan Periode Kepala
rawat jalan pengumpulan data Instalasi
dilakukan setiap Rekam
bulan yang Medis
kemudian dianalisa
setiap 3 bulan
4 Pemantauan Tergambarnya Menghitung waktu yang Pengumpulan data Penanggung Pada saat Penanggung
Penyediaan kecepatan diperlukan untuk dilakukan setiap jawab pendaftaran jawab
rekam medis pelayanan menyediakan rekam hari Pendaftaran pasien Pendaftaran,
Rawat Inap rekam medik medis rawat inap Periode Kepala
rawat inap pengumpulan data Instalasi
dilakukan setiap Rekam
bulan yang Medis
kemudian dianalisa
setiap 3 bulan

18
 BAB VIII

PENUTUP

Rekam medis merupakan berkas yang berisikan catatan dan dokumen

mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan

lainnya yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis mempunyai sifat yang

sangat rahasia karena isi dari rekam medis merupakan data penting yang berisi

tentang data pribadi, penyakit yang diderita, riwayat penyakit dan diagnosis

lainnya. Rekam medis yang baik atau bermutu adalah rekam medis yang akurat,

lengkap, terpercaya, valid, tepat waktu, dapat digunakan untuk kajian, seragam,

dapat dibandingkan dengan standar yang disepakati diterapkan, terjamin

kerahasiaannya, dan mudah diperoleh melalui sistem komunikasi antar yang

berwenang. (Suhartinah, 2019)

RS Royal Prima mempunyai kewajiban dalam penyelenggaraan rekam

medis baik dalam pencatatan hasil kegiatan pelayanan maupun dokumentasi hasil

pelayanan tersebut sebagai bagian dari penyelenggaraan rekam medis tersebut.

Komponen pelayanan rekam medis rumah sakit yang fungsi manajemennya terdiri

dari : Dokter, perawat, Penanggung jawab pendaftaran, Kepala instalasi rekam

medik. Pada kunjungan yang kami lakukan, kami melakukan wawancara langsung

kepada Dokter, perawat, Penanggung jawab pendaftaran, Kepala instalasi rekam

medik

Dari hasil wawancara, kami menyimpulkan ada 3 topik masalah, yaitu :

(1) Kurangnya kelengkapan pengisian data rekam medis dalam 24 jam,

19
(2) Kurangnya ruang dan lemari tempat penyimpanan rekam medis,

(3) Sistem tata kelola rekam medis masih belum komputerisasi

Berangkat dari masalah yang didapat, kelompok kami berencana untuk

membuat rencana intervensi dalam bentuk Plan of Action (POA). Diantaranya
adalah :

(1) Pemeriksaan kelengkapan rekam medis,

(2) Pemeriksaan kelengkapan informed concent,

(3) Pemantauan penyediaan rekam medis rawat jalan, dan

(4) Pemantauan penyediaan rekam medis rawat inap.

Dengan demikian diharapakan dapat meningkatkan sistem pelayanan

instalasi rekam medis di RSU Royal Prima Medan.

20
 DAFTAR PUSTAKA

Kemenkes Kesehatan RI. 2018. Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien.

Jakarta: Kemenkes RI. Diakses pada tanggal 25 September 2020 dari

https://www.persi.or.id/images/regulasi/permenkes/pmk42018.pdf

Joint Comission International. (2018). Hospital Patient Safety Goals. 4th Edition.

Oarkbrook Terrace-Illinois: Department of Publication Joint Comission

Resources.

Australasian College For Emergency Medicine (2017). Emergency Department

design guidlines. Diakses pada tanggal 15 September 2021 dari

https://acem.org.au/Standards-Publications/Policies-Guidelines.aspx.

Departemen Kesehatan RI. (2008). Panduan Nasional Keselamatan Pasien

Rumah Sakit (Patient Safety). Jakarta: Menteri Kesehatan

Republik Indonesia.

21
Lampiran 1

22
Lampiran 2

23
24