PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

(Tanggal 15 Desember 2022 s/d 15 April 2023

Laporan ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Sekolah (US), dan
Ujian Kompetensi Keahlian (UKK)

Disusun oleh:
AYU TRIZUL KARISA
OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK NEGERI 1 BATEALIT

Jl. Raya Batealit Bangsri KM 1 Bringin Batealit Jepara Kode Pos 59461

Telp. (0291) 7519269, Website : www.smkn1batealit.sch.id

e-mail : smknbatealit@gmail.com
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI PADA DINAS KEARSIPAN

DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI JAWA TENGAH

Diajukan memenuhi salah satu syarat mengikuti Ujian Sekolah (US) dan Ujian
Kompetensi Keahlian (UKK) di SMK NEGERI 1 BATEALIT

AYU TRIZUL KARISA

(0063943)

Telah diperiksa dan disetujui sebagai Laporan Praktik Kerja Industri

Semarang, April 2023

Mengesahkan,

Pembimbing Sekolah Pembimbing Lapangan

Lilis Wulansari, S.Pd Rezky Dwijatmiko Adi, A.Md

NIP. 099005032022212009 NIP. 097711142011011001

Mengetahui

Kepala Bidang
Layanan dan Pemanfaatan Arsip

KATA PENGANTAR
Assalamu`alaikum Wr. Wb

Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan rahmat
serta hidayah-Nya.Sehingga Laporan Praktik Kerja Industri yang telah dilaksanakan dan
dapat terselesaikan dengan baik. Saya sebagai penulis laporan ingin mengucapkan
terima kasih kepada segenap pihak bersangkutan yang telah membantu dan
membimbing pelaksanan kegiatan praktik kerja industri dari awal hingga akhir. Yang
bertempatkan di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, yang
dimulai dari tanggal 15 Desember 2022 s/d 15 April 2023. Penulis ingin mengucapkan
terima kasih sebanyak-banyaknya terutama kepada :

1. Allah SWT yang melimpahkan rahmat serta inayah-Nya.

2. Kedua orang tua yang telah mendukung kegiatan prakerin selama ini.

3. Bapak Suswanto Djony Purnawan M.Pd selaku Kepala Sekolah SMK NEGERI 1
BATEALIT yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan Praktik Kerja
Industri ( PRAKERIN).

4. Ibu Lilis Wulansari, S.Pd selaku pembimbing prakerin yang telah memberikan
bimbingan dan pengarahan kepada saya selama prakerin.

5. Bapak Drs, Edy Supriyanta, ATD, SH, MH Kepala Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang telah mengizinkan kami untuk melakukan
kegiatan prakerin di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

6. Bapak Yusadar Armunanto, SH,MH Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaaan

(PP) yang telah membimbing kami selama menjalankan prakerin di bidang PP Dinas
Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

7. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip (LPA) yang telah membimbing kami selama
menjalankan prakerin di Bidang LPA Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah.

8.Kasubag SEKRETARIAT yang telah membimbing kami selama menjalankan

prakerin di Bidang SEKRETARIAT Dinas Kearsipan Dan Pepustakaan Dinas
Kearsipam Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

9. Kepala Bidang Pembinaan Pengembangan dan Pengawasan Kearsipan (P3K) yang

telah membimbiing kami selma menjalankan prakerin di bidang P3K Dinas Kearsipan
Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

10. Bapak Imam Sanyoto, SE, Sub Koordinator Layanan Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

11. Bapak Rezky Dwijatmiko Adi selaku pembimbing prakerin Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
12. Ibu Drs, Endang Retno T.W, MM, Arsiparis Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.

13. Seluruh Staff bidang PP, LPA, UMPEG dan P3K di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang telah memberikan bimbingan, pengarahan,
dan ilmunya selama menjalankan kegiatan prakerin.

Laporan ini disusun berdasarkan buku pedoman Praktik Kerja Industri

(PRAKERIN) SMK Negeri 1 Batealit dan beberapa sumber dari internet dan sesi
wawancara. Isi dari laporan kegiatan Praktik Kerja Industri ini disesuaikan dengan
pedoman untuk memenuhi salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Sekolah (US) dan
Ujian Kompetensi Keahlian (UKK).

Mengingat kurangnya pengetahuan dan penyusunan maka saya menyadari

bahwa dalam penyusunan laporan ini masih banyak terdapat kekurangan dan kesalahan.
Maka dengan ini, saya mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun diri
dari pembaca untuk kesempurnaan dalam penyusunan pembuatan tugas akhir
selanjutnya.

Wassalamu`alaikum Wr Wb

Semarang, April 2023

Ayu Trizul Karisa

MOTTO

Masa depan berada di tanganmu sendiri, bukan di tangan orang lain

 Kamu harus bisa berdiri di atas kakimu sendiri, dan janganlah kamu bergantung
kepada orang lain
Carilah tempat dimana kamu merasa dihargai bukan dibutuhkan
Setiap takdir ada hikmahnya, setiap hikmah ada pelajaran hidupnya
Orang sukses bukan tercipta dari diri seseorang yang pemalas, akan tetapi
tercipta dari diri seseorang yang mau berusaha
Jika hasil tidak memuaskanmu, maka jangan bersedih sebab ini adalah awal dari
proses menuju ke suksesan mu
Hidup adalah kegagalan dan kekecewaan yang tidak ada akhirnya
Jika dirimu merasa lelah, maka ingatlah pada kedua orang tuamu bahwa mereka
lebih lelah darimu
Percayalah apa yang telah direncanakan oleh tuhanmu yakni lebih baik dari apa
yang kamu rencanakan.
Jadilah dirimu sendiri, tanpa menghiraukan diri orang lain

PERSEMBAHAN

 Tuhan YME yang telah memberikan karunia-Nya kepada penulis sehingga

penulis bisa membuat laporan ini dengan baik.
 Kedua orang tua tercinta yang selalu membimbing, mendoa`akan dan
mendukung penulis untuk menyusun laporan ini.
 Bapak/Ibu guru SMK N 1 Batealit yang telah memberikan ilmu kepada penulis.
 Kepala Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang telah
memberikan kesempatan serta izin penulis untuk melaksanakan Praktik Kerja
Industri.
 Pembimbing sekolah yang telah membimbing dan mengarahkan penulis untuk
menyusun laporan ini.
 Pembimbing lapangan yang telah membimbing dan mengarahkan penulis
selama menjalankan Praktik Kerja Industri di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
 Seluruh Staff dan pegawai PP, LPA, UMPEG, dan P3K Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang telah menerima dan membimbing
penulis selama menjalankan Prakerin.
 Teman-teman yang telah menemani dan bekerjasama dengan penulis dalam
melewati tantangan selama dalam masa Prakerin.

DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL................................................................................................ i

KATA PENGANTAR.............................................................................................. ii

MOTTO DAN PERSEMBAHAN........................................................................... iii

DAFTAR ISI............................................................................................................. iv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Prakerin............................................................ 1

1.2 Tujuan Prakerin.............................................................................................. 2
1.3 Manfaat Prakerin............................................................................................ 2

BAB II PROFIL DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN PROVINSI

JAWA TENGAH

2.1 Profil Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah ................
2.2 Sejarah Singkat Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. 3
2.3 Visi Misi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah........... 4
2.4 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah ........................................................................................................... 5
2.5 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
2.6 Denah Tempat Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
2.7 Ketenagakerjaan.............................................................................................

BAB III PELAKSANAAN

3.1 Waktu Dan Tempat........................................................................................

3.2 Jenis dan Bentuk Kegiatan Prakerin..............................................................
3.3 Metode Pelaksanaan Kegiatan Prakerin.........................................................

BAB IV PEMBAHASAN

4.1 Metode Pengumpulan Data............................................................................

4.2 Mesin dan Peralatan.......................................................................................
4.3 Tahapan Kerja................................................................................................
4.4 Pembahasan Tahapan Kerja...........................................................................

BAB V PENUTUP

Kesimpulan................................................................................................................
Saran...........................................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

- Foto Kegiatan

- Jadwa Kegiatan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Prakerin
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) merupakan lembaga yang memiliki salah
satu kegiatan yang wajid dijalankan oleh siswanya pada setiap masa pendidikannya di
SMK yaitu PRAKERIN. Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) adalah suatu bentuk
penyelenggaraan dari sekolah yang memadukan secara sistematik dan sinkron antara
program pendidikan di sekolah dengan program pengesahan yang diperoleh melalui
kegiatan bekerja secara langsung di dunia kerja untuk mencapai suatu tingkat keahlian
profesi.
Yang bertujuan untuk mempersiapkan tenaga kerja siap pakai dalam dunia
industri. Untuk itu dibutuhkan kerja sama antara dunia pendidikan dengan dunia
industri, dengan demikian para siswa diharapkan bersifat cepat, tanggap dan kritis serta
profesional. Selain itu dapat menerapkan antara teori dan praktek yang diperoleh di
sekolah kedalam dunia industri.
Dimana sifat tersebut dapat dibentuk melalui tiga unsur utama yaitu ilmu
pengetahuan, teori dan praktek. Ilmu pengetahuan dan teori dapat dipelajari dan
dikuasai kapan dan dimana saja kita berada, sedangkan praktek tidak dapat diajarkan
tetapi dapat dikuasai melalui proses mengerjakan pekerjaan tersebut secara langsung
pada bidang profesi itu sendiri.
Dalam kegiatan praktik kerja lapangan ini, penulis mendapatkan kesempatan
untuk melakukan praktik kerja lapangan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah. Banyak di kalangan masyarakat milenial yang kurang begitu paham apa
itu Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dan apa tugas serta fungsi
dari dinas tersebut. Maka dari itu, melalui laporan ini penulis berharap bahwa pembaca
akan mengerti dan mendapatkan pengetahuan serta wawasan mengenai Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

1.2 TUJUAN PRAKERIN

Tujuan dari pelaksanaan PRAKERIN (Praktek Kerja Industri) adalah sebagai
berikut:
 1) Meningkatkan mutu dan relevansi serta mengembangkan hubungan antara
sekolah dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
2) Menghasilkan tamatan yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan etos kerja
yang baik sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
3) Mengasah pengetahuan dan keterampilan yang telah diberikan selama di sekolah
ke dunia Industri.
4) Meningkatkan efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan pendidikan menengah
kejuruan melalui penggunaan sumber daya pendidikan yang ada di dunia kerja.
5) Menambah keterampilan serta wawasan dalam dunia usaha serta pengalaman.
6) Mewujudkan visi dan misi sekolah.
7) Sebagai salah satu syarat mengikuti Ujian Sekolah (US) dan Ujian Kompetensi
Keahlian (UKK).
8) Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai
bagian dari proses pendidikan.
9) Mengimplitasikan antara pendidikan disekolah dengan pendidikan diluar
sekolah.

1.3 MANFAAT PRAKERIN

Manfaat dari adanya PRAKERIN adalah sebagai berikut:
1) Memperoleh wawasan yang luas mengenai dunia kerja.
2) Meningkatkan rasa percaya diri, disiplin dan tanggung jawab.
3) Mengetahui arti penting disiplin dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas.
4) Dapat memahami, memantapkan dan mengembangkan pengetahuan yang
diperoleh dari sekolah.
5) Dapat membandingkan kemampuan antara yang diperoleh di sekolah dengan
yang dibutuhkan di dunia kerja.
6) Menyiapkan agar siswa mampu memilih karir, mampu berkompetensi, dan
mampu mengembangkan diri.

BAB II
PROFIL DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN
PROVINSI JAWA TENGAH
2.1 Profil Dinas Kearsipan Dan Peprustakaan Provinsi Jawa Tengah
Arsip dianggap sebagai sumber informasi yang memerlukan pengelolaan dan
manajemen yang baik untuk dapat menciptakan efektivitas, efisiensi dan produktivitas
untuk organisasi. Oleh karena itu pengelolaan arsip secara baik dan benar perlu
dilakukan, supaya informasi yang terdapat didalamnya dapat tersampaikan pada yang
membutuhkan. Sejak tahun 1812 sudah ada pengelolaan arsip. Pentingnya arsip sebagai
bahan penelitian dan sumber informasi masa lampau menjadi dasar pendirian lembaga
yang bergerak di bidang Kearsipan dan berbagai peninggalan, seperti berupa gambar,
foto-foto dan dokumen.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah berdini pada tahun
1980 atas usulan Kepala Tata Usaha Umum dan Arsip pada Biro Umum Setwilda
Tingkat I Jawa Tengah. Gagasan tersebut kemudian disetujui oleh Gubernur Jawa
Tengah, Soepardjo Rustam. Selanjutnya, dikeluarkan Surat Keputusan Gubernur No.
016/136/1980 tanggal 16 Juni 1980 tentang Pembentukan Susunan dan Tata Kerja Arsip
Daerah Tingkat I Jawa Tengah. Pusat arsip daerah sangat penting bagi kelembagaan
arsip di daerah
Gubernur Jawa Tengah mengangkat Suradi S.H. sebagai Kepala Pusat Arsip
Provinsi Jawa Tengah pada tahun 1988 guna memaksimalkan kinerja lembaga yang
bertugas menangani arsip di wilayah administratif Provinsi Jawa Tengah Pembaruan
dan perbaikan terus berjalan, hingga pada tahun 1993 berdasarkan Keputusan Presiden
No. 92 tahun 1993 tanggal 11 Oktober 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan Organisasi, Tata Kerja ANRI dan Keputusan Kepala ANRI
No.OT.00/290/30/1994 tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja ANRI, maka
perwakilan ANRI berubah menjadi ANRI Wilayah,
Pada tahun 2000, sesuai dengan UU no 22 tahun 1999 dan PP 25 tahun 2000
kantor Kearsipan daerah digabung dengan Arsip Nasional wilayah Propinsi Jawa
Tengah menjadi Badan Arsip Propinsi Jawa Tengah. Pada tanggal 27 April 1993 sesuai
dengan Peraturan Daerah Tingkat 1 Jawa Tengah no 4/1993 arsip daerah propinsi Dati
I Jawa Tengah yang bertugas mengelola Kearsipan dilingkungan pemerintah provinsi
daerah khususnya arsip dinamis. Kantor arsip nasional wilayah propinsi Jawa Tengah
dibentuk sesuai keputusan kepala ANRI no OT00/390/1994 yang betugas mengelola
arsip statis.
 Perkembangan selanjutnya, dengan diberlakukannya Otonomi Daerah maka
kedua lembaga kearsipan diatas digabung menjadi satu dengan nama Badan Arsip
Provinsi Jawa Tengah. Kebijakan yang mendasari penggabungan tersebut adalah
Undang-Undang Otonomi Daerah Nomor 22/1990 serta Peraturan Daerah Nomor 8
Tahun 2001 yaitu tentang Pembentukan, Kedudukan, Tugas Pokok, Fungsi dan Susunan
Organisasi Badan-Badan Propinsi Jawa Tengah yang kemudian dijabarkan dalam
Keputusan Gubernur Jawa Tengah No. 44 Tahun 2002 tentang Penjabaran Tugas Pokok
dan Fungsi serta Tata Kerja Badan Arsip Propinsi Jawa Tengah.
Struktur organisasi, kedudukan, tugas pokok dan fungsi Badan Arsip Daerah
diatur dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah no 8 tahun 2001 pasal 47.
Undang-Undang No. 32 tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah dan dalam
melaksanakan urusan pemerintah yang diserahkan oleh Pemerintah Daerah sebagaimana
diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang pembagian
pemerintahan antara pemerintah. Pemerimah Daerah Provinsi dan Pemerintah
Kabupaten/Kota. Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat Daerah, maka Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
digabungkan berdasarkan Peraturan Daerah No. 7 tahun 2008 yang terdiri dari dua
instansi yaitu Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah dan Kantor Perpustakaan
Daerah Jawa Tengah.
Berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 54 Tahun 2008 tanggal
20 Juni 2008 tentang Pembentukan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah sebagai
Unit Pelayanan Teknis Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Untuk perkembangan terbaru Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
telah berubah menjadi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sesuai
dengan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016. Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah lembaga kearsipan yang ada di tingkat
provinsi Lembaga Kearsipan Provinsi Jawa Tengah memiliki khazanah arsip yang
sangat banyak, dengan berbagai bentuk dan format yang beraneka ragam. Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah beralamat di Jl. Dr. Setiabudi No.
201C Komplek Diklat Provinsi Jawa Tengah, Srondol Kulon, Banyumanik, Kota
Semarang.

Gambar 2.1 Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

2.2 Sejarah Singkat Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
Sejarah Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah sebagai berikut :
 Embrio kegiatan kearsipan dilaksanakan disebuah gudang kawasan Tambaksari
Semarang, berdekatan dengan pelabuhan Tanjung Mas Semarang sebagai
gudang penyimpanan arsip.
 Tahun 1980 disebut Pusat Arsip Daerah Keputusan Gubernur Kepala Daerah
Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor 061/134/1980 tanggal 16 juni
1980 tentang Pembentukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Daerah
Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah.
 Tahun 1983 sebagai Pusat Arsip Daerah diresmikan Gubernur Jawa Tengah,
Bpk. Soepardjo Rustam pda tanggal 2 April 1983.
 Tahun 1988 menjadi Kantor Arsip Daerah sebagai UPD (Unit Perangkat
Daerah). Persetujuan Mendagri Nomor 061.1/2464/SJ tanggal 10 Juni 1988
perihal Persetujuan Organisasi dan Keputusan Mendagri Nomor 15 Tahun 1988
tentang Pedoman Pembengukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah
Tk. I Prop. Jawa Tengah di Lingkungan Srondol.
  Tahun 1993 berdiri Perwakilan Arsip Nasional RI di Jawa Tengah atau
ANRIWIL Keputusan Presiden Nomor 92 Tahun 1993 tanggal 11 Oktober 1993
tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, Tata Kerja Arsip
Nasional RI dan Keputusan Kepala ANRI Nomor OT.00/290/30/1994 tentang
Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI.
 Perwakilan ANRI terletak bersebelahan dengan Kantor Arsip Daerah Tk. I
Propinsi Jawa Tengah, yaitu di Srondol.
 Tahun 2001 menjadi Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah, merupakan
gabungan dari dua instansi yaitu Arsip Nasional Wilayah (ANRIWIL) Provinsi
Jawa Tengah dan Kantor Arsip Daerah (KAD) Provinsi Jawa Tengah
berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) No. 8 Tahun 2001 dan Peraturan
Daerah No. 4 Tahun 2005 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa
Tengah.
 Berlaku UU No. 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah, maka Tahun 2008
menjadi Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, merupakan
gabungan dari Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah dan Kantor
Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 Tahuun 2008 tanggal 7
Juni 2008 tentang Organisasi dan Tata kerja Badan Perencanaan Pembangunan
daerah, Inspektorat, Lembaga Teknis. Hal ini diperkuat dengan Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 87 tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok,
Fungsi dan Tata Kerja (tupoksi) Badan Arsip Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah.
 Tahun 2016 menjadi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Peraturan Gubernur Jawa Tengah nomor 74 Tahun 2016 tanggal 15 Desember
2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.
 Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 36 Tahun 2018 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

2.3 Tugas dan Fungsi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
TUGAS POKOK:
Tugas pokok Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan sesuai dengan Peraturan
Gubernur Jawa Tengah Nomor 36 Tahun 2018 tentang Organisasi Dan Tata Kerja
Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan
perpustakaan sebagaimana yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

FUNGSI:
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana tersebut diatas Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah melaksanakan fungsi Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan sesuai dengan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 36 Tahun 2018
tentang Organisasi Dan Tata Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah adalah sebagai berikut :
 Perumusan kebijakan teknis bidang kearsipan dan perpustakaan
 Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum bidang kearsipan
dan perpustakaan
 Pembinaan, pengembangan dan pengawasan kearsipan, pengelolaan dan
pelestarian arsip, layanan dan pemanfaatan arsip, deposit dan pengolahan bahan
perpustakaan, pengembangan perpustakaan.
 Pelaksanaan kebijakan bidang pembinaan, pengembangan dan pengawasan
kearsipan, pengelolaan dan pelestarian arsip, layanan dan pemanfaatan arsip,
deposit dan pengolahan bahan perpustakaan, pengembangan perpustakaan.
 Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang pembinaan, pengembangan dan
pengawasan kearsipan, pengelolaan dan pelestarian arsip, layanan dan
pemanfaatan arsip, deposit dan pengolahan bahan perpustakaan, pengembangan
perpustakaan;
 Pelaksanaan dan pembinaan adminstrasi dan kesekretariatan kepada seluruh unit
kerja dilingkungan Dinas
 Pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh Gubernur sesuai dengan
tugas dan fungsinya.

2.4 Visi Misi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
 Visi Dan Misi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah
sebagai berikut:

Visi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan :

Arsip Dan Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi Dan Ilmu Pengetahuan
Yang Berkualitas Dan Berdaya Saing

Misi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan :

 Meningkatkan Kualitas SDM Arsip Dan Perpustakaan
 Meningkatkan Kualitas Sarana Dan Prasarana Kearsipan Dan
Perpustakaan
 Mengembangkan Sistem Kearsipan Dan Perpustakaan Berbasis
Teknologi Informasi
 Meningkatkan Manajemen Kelembagaan Arsip Dan Perpustakaan

2.5 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa

Tengah
 Gambar 2.5 Struktur organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah
Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
berdasarkan Peraturan Gubernur Provinsi Jawa Tengah Nomor 36 Tahun 2018 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
sebagai berikut :
A. Kepala Dinas
B. Sekretariat
1. Sub Bagian Program
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3. Sub Bagian Keuangan
C. Bidang Pembinaan Pengembangan dan Pengawasan Kearsipan
1. Sub Koordinator Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan
2. Sub Koordinator Pengawasan Kearsipan
D. Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip
1. Sub Koordinator Akuisisi Arsip
2. Sub Koordinator Pengolahan Arsip
3. Sub Koordinator Pelestarian Arsip
E. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip
1. Sub Koordinator Deposit dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
2. Sub Koordinator Akuisisi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan
3. Sub Koordinator Layanan dan Otomatisasi
G. Bidang Pengembangan Perpustakaan
1. Sub Koordinator Pembinaan Perpustakaan
2. Sub Koordinator Pengembangan dan Kerjasama Perpustakaan
3. Sub Koordinator Pembudayaan Kegemaran Membaca
H. Kelompok Jabatan Fungsional
1. Fungsional tertentu Arsiparis
2. Fungsional tertentu Pustakawan
2.6 Denah Tempat Kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Gambar 2.6 Denah tempat Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

KETERANGAN :
GEDUNG A: Gedung perkantoran Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah. Luas 1.366 m² terdiri dari 4 lantai.
GEDUNG B: Depo Penyimpanan Arsip Statis luas 2.500 m² terdiri dari 4 lantai.
GEDUNG C: Depo Penyimpanan Arsip Inaktif luas 4.802.9 m² terdiri dari 5 lantai
GEDUNG D: Ruang Pengolahan Arsip
Luas lahan : 18.107 m²
Jalan Dr. Setiabudi No.201 C, Srondol Semarang

2.6 Ketenagakerjaan
Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan sehari-harinya, di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Adapun memiliki penunjang kerja, terdiri dari
ASN (Aparatur Sipil Negara)di pimpin oleh seorang Kepala Dinas, Sekretaris, 3
Kasubag, 5 Kabid, 13 Sub Koordinator, 40 Arsiparis, 41 Pustakawan, 1 Analisis
Kepegawaian, 63 Fungsional Umum, 165 Jumlah PNS, 29 Non PNS dan Staff
Keseluruhan.
No Nama Jabatan/Tugas
1 Edy Supriyanta, ATD,SH,MH Kepala Dinas Arpus Prov Jateng
2 Sapta Hermawati, SH,MH Sekretaris
3 Yusadar Armunanto, SH,MH Kabid PP
4 Kabid LPA
5 Eryana Damayanti, SS.M.Hum Kasubbag Umum dan Kepegawaian
6 Kabid P3K
7 Nurul Laili Hasanah, SE Kasubbag Keuangan
8 Darmawaty Hatta, S.STP,MAP Kasubbag Program
 BAB III
PELAKSANAAN
3.1 Waktu Dan Tempat
Tempat pelaksanaan prakerin di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah yang beralamatkan di Jl. Dr Setiabudi No. 201C Semarang, Jawa Tengah.
Dengan waktu pelaksanaannya selama 4 bulan yang dimulai pada tanggal 15 Desember
2022 s/d 15 April 2023.

3.2 Jenis Dan Bentuk Kegiatan Prakerin

Kegiatan Praktik Kerja Industri ini dilaksanakan dalam waktu kurang lebih 16
minggu (5 hari kerja) terhitung mulai tanggal 15 Desember 2022 s.d 15 April 2023.
Kegiatan Prakerin dilaksanakan di Kantor Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah di Bidang PP, LPA, Sekretariat dan P3K. Penentuan waktu dan lokasi
penempatan prakerin adalah sebagai berikut :

Jadwal Kegiatan Prakerin

Hari Jam Masuk Jam Istirahat Jam Pulang Pakaian
Senin-Selasa 07.00 12.00-13.00 15.30 Osis + Wearpack
Rabu-Kamis 07.00 12.00-13.00 15.30 Identitas + Wearpack
Jum`at 07.00 12.00-13.00 14.00 Olahraga
Tabel 3.2 Ketentuan jam kerja/kegiatan setiap harinya
 Penentuan Waktu dan Lokasi Penempatan Prakerin adalah sebagai berikut :

3.3 Metode Pelaksanaan Kegiatan Prakerin

???????????

BAB IV
PEMBAHASAN

4.1 Metode Pengumpulan Data

Untuk menyempurnakan data-data yang di butuhkan dalam penyusunan laporan
ini, maka penyusunan ini melakukan metode pengumpulan data berdasarkan 4 teknik
pengumpulan data yaitu:
4.1.1 Studi literatur
Studi Literatur merupakan teknik yang biasa disebut juga sebagai studi pustaka,
yakni penelusuran data melalui kepustakaan yang memuat teori-teori karya ilmiah soft
copy dan hard copy .
Berdasarkan hasil pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis melalui
teknik studi literatur di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan, penulis mencari referensi
dan bahan data sebagai berikut :
1) Situs website Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang
meliputi, profil, visi-misi, tugas dan fungsi, dan struktur organisasi.
2) Pencarian melalui situs web di internet mengenai pengertian menginput data,
mengagendakan surat masuk dan keluar, rekap data serta jenis-jenis teknik
pengumpulan data dan melihat beberapa referensi contoh laporan di berbagai situs web.
4.1.2 Dokumentasi.
 Metode dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang memanfaatkan
berbagai hal atau variabel, seperti: surat kabar, majalah, prasasti, catatan, transkrip,
surat, agenda, dan lain-lain.
Berdasarkan hasil pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis melalui
teknik dokumentasi di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan, penulis mendapat bahan data
sebagai berikut :
1) Foto denah tempat kerja Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah.
2) Foto lampiran yang digunakan sebagai bahan bukti melaksanakan tugas.
4.1.3 Metode observasi.
Dalam metode observasi peneliti dituntut untuk cermat dan teliti terhadap setiap
gerakan, proses, atau kejadian. Observasi atau mengamati adalah aktivitas yang tidak
mudah. Peneliti harus memposisikan dirinya se-objektif mungkin dan tidak terpengaruh
situasi lapangan.
Berdasarkan hasil pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis melalui
metode observasi yang dilakukan dengan mengamati keadaan sekitar di Dinas
Kearsipan Dan Perpustakaan, penulis mendapat bahan data sebagai berikut :
1) Nama lengkap beserta pendidikan pegawai yang telah tercantum pada lembar
pengesahan dan lembar kata pengantar.

4.2 Mesin Dan Peralatan

A. Mesin kantor
Mesin kantor (Office Machine) merupakan alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor
yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
Berikut mesin-mesin kantor yang ada di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah :
NO NAMA MESIN FUNGSI DAN KEGUNAAN
1 Komputer Mesin computer bisa disebutkan sebagai mesin
kantor yang serbaguna. Mesin computer bekerja
dengan memakai tenaga listrik dengan kekuatan
pengeloaan data yang luas serta bermacam. Diluar
itu, terkecuali dapat memproses data mesin
computer dapat juga dipakai dalam menaruh data
 dengan kemampuan yang begitu besar.
2 Pesawat telephone fungsi pesawat telepon intercom sebagai alat
intercom komunikasi yang dipergunakan untuk
menyampaikan warta atau keterangan dalam
lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian
ke bagian lain yang terletak di dalam satu instansi
3 Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk
cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di
atas kertas
4 Scanner Mesin scanner termasuk juga semacam mesin
pengganda yang bisa menyalin lagi kembali
beragam sistem, keadaan atau kondisi fisik satu
lembaran atau kertas lewat pembuatan master sheet
lewat cara merekam.
Mesin scanner bekerja seperti mesin foto copy yang
bisa menyalin satu dokumen. Bedanya, pada hasil
copy dari mesin scanner, bukanlah ada dibawah
tetapi selain dokumen aslinya.
5 Mesin tik Mesin tik yaitu satu diantara mesin kantor yang
bermanfaat untuk menuliskan kata atau surat pada
lembaran – lembaran dengan jalan di tulis. Pada
kantor - kantor, mesin tik yang bisa dipakai
diklasifikasikan jadi sebagian type, yaitu :
a. Berdasar pada gandaran : mesin tik berdasar pada
gandaran dibedakan jadi dua, yaitu mesik tik
memakai kait (gandaran) serta mesin tik tak
memakai gandaran.
b. Berdasar pada pencetak huruf : dibagi dalam tiga
grup, yaitu mesin tik batang huruf, bola huruf serta
roda huruf
c. Berdasar pada susunan tuts : dibagi jadi dua yaitu
mesin tik ideal serta universal
d. Berdasar pada tenaga penggerak : dibagi dalam
dua type yaitu mesin tik manual serta mesin tik
 elektris
e. Berdasar pada ukuran bodi : dibagi dalam dua
type yaitu mesin tik ukuran standar, semi standar
serta portabel
f. Berdasar pada ukuran huruf : ada tiga type yakni
mesin tik pica, elite, micro serta PS (Proportional
Spacing)
6 Fotocopy Mesin foto copy yaitu satu diantara mesin kantor
yang bertindak sebagai mesin penggandaan. Mesin
ini adalah satu alat penggandaan yang cukup
praktis untuk dipakai. Mesin pengganda type ini
bisa siap dipakai setiap waktu saat dibutuhkan
untuk melipat-gandakan dokumen. Diluar itu,
dokumen atau warkat dapat juga dengan gampang
digandakan dalam jumlah yang dikehendaki kurun
waktu yang relatif singkat sesuai sama keperluan,
serta tanpa ada mengakibatkan kerusakan bahan
aslinya.
7 Proyektor Proyektor LCD adalah salah satu jenis proyektor
yang digunakan untuk menampilkan video, gambar,
atau data dari komputer pada sebuah layar atau
sesuatu dengan permukaan datar seperti tembok,
dsb.

B. Peralatan kantor
Perlatan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu barang habis pakai dan barang
tidak habis pakai. Berikut pengertian dan macam-macam jenis barang habis pakai dan
barang tidak habis pakai :
a. Peralatan kantor barang habis pakai
Peralatan kantor habis pakai merupakan benda-benda di kantor yang hanya bisa
digunakan satu kali pemakaian karena akan habis. Berikut macam-macam perlatan
kantor barang habis pakai yang ada di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah :
1) Staples
 Di kantor, ada dokumen berlubang dan dokumen tanpa lubang. Tentu
saja untuk dokumen yang mungkin memiliki lubang seperti salinan, hampir
selalu menggunakan staples untuk menyatukannya. Untuk itu keberadaan
langkah-langkah tersebut sangat penting, dan kebutuhannya tergantung pada
berapa banyak dokumen yang didokumentasikan di kantor.
2) Kertas
Kertas diartikan sebagai salah satu alat kantor yang tidak dapat
dipisahkan karena semua dokumen harus ditulis di atas kertas. Tetapi kertas
juga merupakan barang habis pakai. Baru dipakai sekali atau dua kali. Saat
menggunakan kertas pastinya hanya mengisi pada bagian muka atau hanya
belakangnya saja. Itulah mengapa disebut sebagai peralatan habis pakai.
3) Tinta Printer
Jenis-jenis peralatan kantor habis pakai selanjutnya yaitu tinta printer.
Tidak semua kantor ada saat ini, dan sangat sedikit yang tidak memiliki printer.
Printer adalah peralatan kantor yang cukup tahan lama, tetapi tinta tidak. Tinta
printer cepat habis tergantung jumlah cetakan. Setelah dipakai maka tinta ini
tidak akan bisa digunakan kembali di perusahaan.
4) Stabilo
Stabilo biasanya digunakan untuk memberikan tanda pada kalimat atau
kata tertentu menjadi salah satu peralatan kantor yang habis pakai. Karena
ketika sudah habis tidak bisa di isi kembali dan harus diganti dengan yang baru.
5) Spidol
Spidol adalah suatu alat tulis yang ukurannya lebih besar dari pulpen
dan menggunakan tinta tebal.
6) Bolpoin
Adalah alat tulis yang ujungnya menggunakan bola kecil yang berputar
untuk mengontrol pengeluaran tinta kental yang disimpan dalam kolom
berbentuk silinder.

b. Peralatan kantor barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai merupakan salah satu jenis barang yang merujuk
kepada barang yang dapat dipakai berulang kali bukan hanya sekali. Berikut macam-
macam perlatan kantor barang tidak habis pakai yang ada di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah :
1. Stopmap Folio
Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di
mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan
menggunakan tali.
Cara penggunaan:
Buka stopmap
Simpan dokumen dalam stopmap
Tutup stopmap

2. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler
digerakkan dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya
mekanik, serta baru befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat
dari bahan logam sehingga cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples
dinamakan staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap
kuat. Jika terjadi kemacetann di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler.
Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasl dari
suara yang dikeluarkan saat ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.

3. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator digerakkan
dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator membuat
lubang dengan diameter 5 mm. Perforator terbuat dari logam.
Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut :
1. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan,
papan nama, plastik, dan lain-lain.
2. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi ketas yang akan
disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
3. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan
dimasukkan ke dalam ordner.
Cara kerja menggunakan perforator adalah sebagai berikut :
1. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas
dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
2. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh
batas tepi perforator.
3. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang

4. Numerator
Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat
pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya.
Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun
cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada bantalan huruf, b) Atur
nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator
1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6
digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih
dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis, Terdapat
pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya.
Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering.

5. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian,
ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan.
Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file
berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

6. Jepitan kertas (paper clip)

Jepitan kertas (paper clip) Adalah alat yang terbuat dari logam dan
dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun, mengumpulkan, mengelompokan)
surat-surat dan lampiran-lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer sehingga tidak
hilang.
Cara pemakaianya yaitu :
Pertama tekan kawat pada paper clip
Kemudian jepit kertas

C. Bahan Baku
Bahan baku perkantoran adalah benda-benda atau bahan-bahan yang dipakai
setipa harinya dikantor, guna membantu kelancaran aktivitas sehari-hari yang sifatnya
cepat habis pakai.
Berikut nama dan kegunaan bahan baku yang ada di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa tengah.Bahan baku yang ada di Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Provinsi Jawa tengah :
No Nama Alat Fungsi dan Kegunaan
1 Alat Tulis Kantor Dengan adanya peralatan perkantoran maka pekerjaan
(ATK) akan lebih mudah untuk dilaksanakan. Selain
mempermudah peralatan kantor juga dapat
mempercepat hasil kerja
2 Tinta Printer menghasilkan cetakan dokumen ataupun gambaran
yang sangat tajam, pekat dan tahan air.
3 Staples Alat ini umumnya digunakan untuk menggabungkan
beberapa lembar kertas, misalnya membungkus
makanan agar isinya tidak keluar. Selain itu, alat ini
ternyata juga mampu menggabungkan benda-benda
dengan permukaan keras dan tebal, seperti taplak meja,
jok kendaraan, dan lain sebagainya.
4 Paper Klip Penjepit kertas atau klip adalah alat untuk untuk
menyatukan dua lembar kertas atau lebih berdasarkan
prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa
mudah dilepas lagi. Penggunaan klip lebih praktis
daripada menggunakan lem atau stapler.
5 Kertas Fungsi kertas adalah sebagai media untuk menulis,
melukis, mcetak, dan lain sebagainya. Kertas tersedia
dalam berbagai pilihan ukuran dan ketebalan. Ukuran

6 Stopmap
yang paling umum digunakan adalah A4 dan legal.
Dari segi perawakannya, stopmap folio memiliki daun
penutup pada tiap sisi. Fungsi daun penutup tersebut tak
lain agar surat atau berkas di dalamnya tidak mudah
jatuh. Untuk seorang arsiparis, stopmap folio digunakan
untuk menyimpan dokumen inaktif

7 Stapler Stapler, pengokot, cekrekan atau jegrekan adalah alat

untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara
memasukkan staples berbentuk huruf "U" yang terlipat
di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung
melebihi tebal kertas
8 Label Warna Label warna biasanya digunakan untuk
mengidentifikasi atau menandai apa saja yang menjadi
pokok utama dari tugas tersebut.

4.3 Tahapan Kerja

Kompetensi yang didapatkan selama Prakrik Kerja Industri (PRAKERIN) di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :
1. Menginput data dupak 2022/2023
2. Merekap data dupak
3. Mengagenda surat masuk dan keluar
4. Mengentri data menggunakan SIKS (Sistem informasi Kesejahteraan Sosial)
5. Mengagenda daftar autentifikasi surat masuk dan keluar
6. Mengentri data menggunakan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)
7. Menata personal file pegawai
8. Menyimpan kartu kendali masuk kedalam filling cabinet
9. Menyimpan surat masuk dan keluar kedalam filling cabinet
10. Menyortir surat izin cuti tahunan, surat izin cuti sakit dan surat perintah tugas
4.4 Pembahasan Tahapan Kerja
4.4.1 Bidang Pengembangan Perpustakaan (PP) :
1. Menginput data
Input data ialah sebuah kegiatan dalam memberikan atau untuk memasukan
data dan program yang akan diproses didalam computer. Pada setiap system, data
merupakan satu kesatuan dari beberapa komponen yang saling berkaitan dan
teruhubung, maka dari itu input data merupakan salah satu hal terpenting yang menjadi
bagian dari system computer. Sehingga dengan adanya input, maka system computer
akan berjalan sesuai dengan keinginan pengguna.
2.Merekap data.
Rekap data adalah suatu kegiatan yang meringkas data sehingga menjadi lebih
berguna dalam bentuk, susunan, sifat atau isinya. Lebih lanjut, rekap data harus
dilakukan sebuah perusahaan. Seperti mengelola data keuangan dalam pembuatan
laporan keuangan.

4.4.2 Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip (LPA)

1. Mengentri data menggunakan SIKS
Sistem Informasi Kesejahteraan Sosial (SIKS) adalah sistem informasi yang
terdiri dari beberapa komponen yaitu pengumpulan, pengolahan, penyajian dan
penyimpanan data kesejahteraan sosial yang dilaksanakan secara berjenjang dan
berkesinambungan.
2.Mengagenda daftar autentifikasi surat masuk dan keluar.
Mengagendakan Surat Masuk Yang dimaksud dengan mengagendakan surat
adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda. Buku
agenda masuk ini biasa disebut daily mail record, petugas pencatat surat disebut
agendaris atau mail clerk.
4.4.3 Sub Bagian Umum dan Kepegawaian (UMPEG)
???????????

BAB V
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Kegiatan Praktek Kerja Industri merupakan kegiatan yang sangat bermanfaat
bagi siswa/I, dan dapat mengenal lebih jauh bagaimana cara bekerja di lapangan sesuai
keahlian masing-masing siswa. Sehingga siswa dapat melihat gambaran mengenai
kegiatan bidang usaha dimasa yang akan datang, serta siswa/I mengetahui standar
kompetensi yang akan dijadikan peluang kerja dan kesempatan kerja,
 Dalam dunia usaha dibutuhkan kedisiplinan yang cukup baik, instansi-instansi
biasanya memerlukan pegawai yang disiplin, terampil,, rajin dan cerdas. Maka dari itu
kegiatan prakerin ini sangatlah bermanfaat bagi tamatan sekolah nantinya.
Pada praktek kerja industri ini di perlukan keahlian yang cukup dan dapat
menguasai keahlian tersebut. Selama penulis melaksanakan Prakerin (Pratek Kerja
Industri) di Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, penulis merasa
bersyukur telah di berikan kesempatan untuk menjalankan prakerin disini sekaligus
merasa bangga bisa mendapatkan ilmu yang belum pernah penulis dapatkan
sebelumnya serta memperoleh banyak pengalaman.
Tujuan lain Prakerin adalah menambah wawasan luas dan supaya bisa berpikir
lebih kritis dan profesional bagi pribadi penulis. Serta bisa memiliki kepribadian yang
lebih baik dan pengembangan diri yang di inginkan penulis selama ini.
Praktek Kerja Industri ini terlaksana dengan baik, dengan program keahlian
masing-masing tanpa halangan apapun dan penulisnya mengucapkan banyak terima
kasih kepada Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang telah
bersedia menerima penulis dengan baik dan bersedia mendampingi penulis selama
prakerin berlangsung. Tanpa adanya pelaksanaan prakerin ini penulis tidak akan pernah
mendapatkan ilmu yang telah didapat selama masa prakerin ini

5.2 Saran
Bagi siswa/i yang melakukan kegiatan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN)
saran yang paling penting adalah menjaga nama baik sekolah di mana perusahaan
tempat di laksanakan kegiatan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) dan selalu
mematuhi peraturan yang ada di perusahaan. Selain itu bagi siswa/I yang melaksanakan
Prakerin usahakan untuk bersifat disiplin dan tanggung jawab atas tugas yang telah di
berikan oleh perusahaan amupun instansi. Diharapkan untuk para peserta Prakerin lebih
dulu mempersiapkan diri sebelum terjun langsung bekerja di perusahaan/instansi.
Untuk Instansi saya berharap kedepannya dapat lebih membimbing para peserta
Prakerin dengan lebih baik tanpa ada rasa sungkan. Diharapkan perusahaa/instansi yang
di tempati siswa/I Prakerin dapat meningkatkan skill para peserta Prakerin dalam
menghadapi dunia kerja.
 DAFTAR PUSTAKA
Program Studi Ilmu Sejarah Universitas Negeri Yogyakarta, Panduan pelaksanaan
praktik kerja lapangan, Yogyakarta : Fakultas Ilmu Sosial Universitas Negeri
Yogyakarta, 2017/2018.
Website: arpusda.jatengprov.go.id
 LAMPIRAN
FOTO KEGIATAN

A. Bidang Pengembangan Perpustakaan (PP)

Merekap data DUPAK

Mengagendakan surat masuk

Menginput data
 Buku agenda surat masuk

Tempat kartu kendali surat masuk

 Lembar disposisi

B. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip (LPA)

Menginput data buku perpustakaan

Merekap data buku perpustakaan
 Mengentri data menggunakan SIKS

C. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian (UMPEG)

Menata personal file pegawai

Menginput daftar pegawai pns di Dinas Arpus Prov Jateng

Menyimpan surat masuk dan keluar ke dalam filling cabinet

Menyimpan kartu kendali surat masuk ke dalam filling cabinet