PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA KANTOR KECAMATAN SUSUKANLEBAK

LAPORAN

Disusun sebagai syarat telah PKL pada Kompetensi Keahian AKL

Tahun Pelajaran 2023/2024

NAMA : LYRA LESTARI

NIS : 212210378
KELAS : XII AKL 5

PEMERINTAH DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

DINAS PENDIDIKAN
CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH X
SMK NEGERI 1 LEMAHABANG
Jalan KH. A Wahid Hasyim Nomor 76 Telepon (0231) 635308
Email : surat@smkn1lemahabang.sch.id website : www.smkn1lemahabang.sch.id
Kecamatan Lemahabang Kabupaten Cirebon, 45183

1
2
 LEMBAR PENGESAHAN

Pembimbing Industri Dunia Kerja

IDA, S.IP
NIP.19800530 200901 1 003

Mengetahui :
Direktur /Kepala Instansi
Kantor Kecamatan Susukanlebak

CARMIN,S.Pd.SD.,
Pembina Tingkat 1
NIP.19721110 199603 1 001

i
 PEMERINTAH DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
DINAS PENDIDIKAN
CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH X
SMK NEGERI 1 LEMAHABANG
Jalan KH. A Wahid Hasyim Nomor 76 Telepon (0231) 635308
Email : surat@smkn1lemahabang.sch.id website : www.smkn1lemahabang.sch.id
Kecamatan Lemahabang Kabupaten Cirebon, 45183

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Laporan : Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor
Kecamatan Susukanlebak
Nama Siswa : LYRA LESTARI
NIS : 212210378
Kompetensi Keahlian : Akuntansi dan Keuangan Lembaga

Disetujui Oleh :
Ketua Kompetensi Keahlian, Guru Pembimbing,

MUSLIM,S.Pd NANA RAHMAT PURNAMA,S.Pd.

NIP.19691010 200701 1 019 NIP.19691123 200701 1 005

Mengetahui
Kepala Sekolah, Waka Hubin,

Dra. Hj.OON PATONAH,M.Si. ASMADI,S.Pd.

NIP.19671001 199403 2 007 NIP.19730917 200801 1 005

ii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja
Lapangan dengan baik. Kegiatan Prakerin merupakan kegiatan yang sangat
penting untuk diselenggarakan karena melalui kegiatan ini siswa/i dapat mengenal
mengetahui bagaimana dunia kerja dan dunia usaha sebenarnya. Dengan begitu,
siswa/i memiliki pengalaman yang cukup untuk mulai memasuki dunia kerja
dan/atau dunia usaha.
Tujuan penyusunan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah
sebagai pemenuhan tugas yang dimaksud untuk memenuhi nilai dan kelengkapan
bukti belajar pada Program Keahlian Akuntansi dan Keuangan Lembaga SMK
Negeri 1 Lemahabang. Selain itu, juga berguna sebagai bukti pertanggung
jawaban bahwa siswa/i telah melaksanakan Prakerin di Industri.
Dengan tersusunnya laporan akhir, penulis mengucapkan terima kasih
kepada segenap pihak yang telah membantu baik secara moral maupun material
dalam pelaksanaan Prakerin serta dalam penyusunan laporan ini. Penulis
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Dra, Hj. Oon Patonah, M,Si selaku Kepala Sekolah SMK Negeri 1
Lemahabang
2. Bapak Asmadi, S.Pd selaku Waka Hubin SMK Negeri 1 Lemahabang
3. Bapak Nana Rahmat Purnama, S.Pd selaku Guru Pembimbing PKL dari
SMK Negeri 1 Lemahabang
4. Ibu Lilis Ernawati ,S.Pd selaku Pembimbing Laporan PKL
5. Bapak Muslim, S.Pd selaku Ketua Program Keahlian Akuntansi dan
Keuangan Lembaga
6. Ibu Iceu Mariceu, S.Pd selaku Wali Kelas 12 Akuntansi dan Keuangan
Lembaga 5

iii
7. Bapak dan Ibu Guru Keluarga Besar SMK Negeri 1 Lemahabang yang telah
memberikan motivasi dan bimbingannya
8. Bapak Carmin, S.Pd ,SD selaku Camat Susukanlebak Kabupaten Cirebon
9. Bapak Ida, S.IP, selaku Pembimbing di Kantor Kecamatan Susukanlebak
10. Seluruh Staff Kantor Kecamatan Susukanlebak, yang telah memberikan
bimbingan dan arahan pada Praktik Kerja Lapangan
11. Kedua orangtua ku yang selalu mendukung dalam proses penyusunan
laporan praktik kerja lapangan ini.

Dalam penyusunan laporan ini mungkin masih jauh dari kesempurnaan,

maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun
demi kemajuan di masa yang akan datang.
Semoga laporan ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan
pengetahuan bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.

Lemahabang, September 2023

Penulis,

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI............................................................. i

LEMBAR PERSETUJUAN SEKOLAH........................................................... ii
KATA PENGANTAR......................................................................................... iii
DAFTAR ISI........................................................................................................ v

BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang...................................................................................... 1
1.2. Tujuan................................................................................................... 2
1.3. Manfaat................................................................................................. 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Kantor Kecamatan Susukanlebak............................................ 4
2.2. Strukur Organisasi KantorKecamatan Susukanlebak........................... 8
2.3. Uraian Tugas (Job Description)............................................................ 9
2.4. Visi dan Misi1....................................................................................... 16
BAB III LANDASAN TEORI
3.1. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar............................................ 17
3.2. Fungsi atau Tujuan Surat Masuk dan Surat Keluar.............................. 18
3.3. Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar.............................. 19
3.4. Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar.................................... 19
3.4. Tahapan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar........................... 20
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan........................................................................................... 24
4.2. Saran...................................................................................................... 25

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 26
LAMPIRAN......................................................................................................... 27

v
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sebagaimana diamanatkan dalam amandemen Undang-Undang sistem
pendidikan Nasional No. 20 tahun 2003, bahwa tanggung jawab pendidikan
harus melibatkan peran serta masyarakat. Oleh karena itu ketertiban Dunia
Usaha/Dunia Industri secara integral untuk memajukan pendidikan dalam
proses mencerdaskan anak bangsa adalah suatu bagian yang sangat
diharapkan, karena pada akhirnya akan dapat mendorong pertumbuhan
pembangunan secara nasional.
Selain itu di dalam PP No. 29 tahun 1990 pasal 3 ayat (2) tentang
Pendidikan Menengah Kejuruan mengutamakan penyiapan siswa untuk
memasuki lapangan kerja serta mengembangkan sikap profesional untuk
dapat bekerja dalam bidang tertentu. Hal ini sejalan dengan kebijakan Link
And Match yang pada dasarnya merupakan cara memandang bahwa
pendidikan bagian integral dari kehidupan masyarakat, oleh karena itu
pendidikan harus dirancang dan dilaksanakan dalam kaitan yang harmonis,
selaras dengan aspirasi kebutuhan yang tumbuh dan berkembang di
masyarakat.
Atas dasar itu diharapkan para siswa nantinya memiliki etos kerja
yang meliputi : Kemampuan kerja. Motivasi kerja, inisiatif, kreatifitas. Hasil
pekerjaan yang berkualitas. Disiplin waktu dan kerajinan dalam bekerja.
Untuk mendeteksi perkembangan para siswa peserta PKL di Dunia
Usaha/Industri diperlukan suatu perangkat yang dapat memberikan informasi
tentang kualitas dan jenis kegiatan praktek siswa Perangkat dimaksud disebut
“Jurnal” ini berfungsi sebagai suatu bentuk laporan kegiatan siswa selama
bekerja di Dunia Usaha/Industri.

1
1.2. Tujuan
Tujuan Penyelenggaraan Prakerin terbagi menjadi dua, yaitu:
1.2.1. Tujuan Umum
1. Menghasilkan tenaga profesional yang memiliki keahlian yaitu
tenaga kerja yang memiliki tingkat pengetahuan keterampilan dan
etos kerja yang sesuai dengan lapangan kerja
2. Memperoleh link and match Atar sekolah dan dunia kerja
3. Memberikan pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman
kerja sebagai bagian pendidikan
4. Meningkatkan efesiensi proses pendidikan oleh penelitian tenaga
kerja yang berkualitas profesional.

1.2.2. Tujuan Khusus

1. Dapat merasakan secara langsung bagaimana aktifitas yang
dilakukan oleh para tenaga kerja.
2. Memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk menjadi
tenaga kerja tampil dan produktif dengan tuntutan dunia kerja.
3. Mempersiapkan para peserta didik untuk belajar secara mandiri
bekerja secara tim dan mengembangkan potensi secara kreativitas
sesuai dengan bakat dan minta.
4. Meningkatkan kepribadian peserta didik sehingga mampu
berinteraksi, berkomunikasi dan memiliki rasa tanggung jawab serta
disiplin yang tinggi.
5. Maksud dan tujuan diadakannya Prakerin adalah untuk mendidik
siswa agar tidak merasa canggung lagi untuk terjun dalam
masyarakat setelah lulus pendidikan dan sebagai seorang teknisi
tingkat menengah harus memiliki kemampuan kerja dan senang
akan pekerjaan, dapat mengolah dan mampu menghasilkan
pemikiran para ahli di tingkat atas, serta dengan diadakannya

2
 Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini ditiap perusahaan, siswa dapat
mengetahui sampai dimana pengelolaan keuangan sekarang ini.

1.3. Manfaat
1.3.1. Manfaat Bagi Siswa
1. Mendapatkan pengetahuan tentang dunia kerja yang sesungguhnya,
sehingga tidak canggung lagi bila memasuki dunia kerja nantinya.
2. Dapat mempraktekkan teori yang sudah diajarkan di sekolah.\
3. Mendapatkan pengalaman baru yang belum pernah didapatkan di
sekolah.
4. Belajar beradaptasi, dan berkomunikasi, dengan sekelompok orang
yang sudah memiliki pengalaman bekerja.

1.3.2. Manfaat Bagi Sekolah

1. Mempererat silaturahim dengan Perusahaan/Instansi tempat siswa
PKL.
2. Mengenalkan siswa dengan dunia kerja, sehingga siswa dapat
menerapkan teori yang diberikan sekolah.
3. Meningkatkan kualitas dan mutu sekolahan dengan bekerjasama
dengan Perusahaan /Instansi lain.

1.3.3. Manfaat Bagi Perusahaan atau Instansi

1. Mempererat tali silaturahim dengan berbagai sekolah.
2. Mempermudah pekerjaan kantor, dengan adanya siswa yang PKL di
Perusahaan/Instansi tertentu, tentu dapat mempermudah pekerjaan.

3
 BAB II
GAMBARAN UMUM KANTOR KECAMATAN

2.1. Sejarah Kantor Kecamatan Susukanlebak

Kecamatan Susukan Lebak merupakan sebuah wilayah yang terletak
di sebelah timur Kabupaten Cirebon. Sebelum adanya pemekaran kecamatan,
Susukan Lebak termasuk sebagai salah satu kelurahan/desa yang berada di
bawah Kecamatan Lemahabang. Namun, sejak terjadinya pemekaran
sejumlah kecamatan di Kabupaten Cirebon, Susukan Lebak didapuk menjadi
salah satu kecamatan di Kabupaten Cirebon yang melingkupi beberapa desa
di bagian selatan Kecamatan Lemahabang dan sejumlah desa di bagian barat
Kecamatan Karang Sembung.
Sejatinya, sejak dulu Desa Susukan Lebak sudah sangat dikenal
masyarakat luar. Hal ini antara lain karena sejumlah prestasi yang ditorehkan
Desa Susukan Lebak dan masyarakatnya. Beberapa prestasi tersebut antara
lain keberhasilan Desa Susukan Lebak sebagai juara 1 lomba kebersihan desa
se-Jawa Barat pada tahun 1964. Akibat prestasi tersebut, Desa Susukan Lebak
sempat menjadi percontohan bagi desa-desa lainnya di seluruh Indonesia.
Susukan Lebak dikenal keindahannya karena memiliki desain interior
yang rapih dan indah. Kerapihan dan keindahan terlihat di sepanjang jalan
utama Desa Susukan Lebak yang memiliki pagar bercat putih. Keindahan

4
lainnya adalah adanya air mancur di depan pendopo Balai Desa Susukan
Lebak. Air mancur ini merupakan pelengkap hiasan taman di samping Tugu
Apollo, Burung Garuda yang mencengkeram bola dunia, dan pohon beringin
yang berdiri megah. Adapun pagar bercat putih sebagai simbol bersatunya
visi masyarakat setempat untuk menjadikan Desa Susukan Lebak sebagai
wilayah yang mencintai kebersihan, keindahan, dan kerapihan.
Nama Susukan Lebak sendiri tidak diketahui sejak kapan munculnya.
Susukan Lebak berasal dari dua kata dalam bahasa Sunda, yakni susukan dan
lebak. Dari sisi etimologi, Susukan Lebak bermakna sungai yang berada di
dataran rendah. Makna ini akan sesuai jika disandingkan dengan nama sebuah
desa di sebelahnya, Susukan Tonggoh yang kurang lebih bermakna sungai
yang berada di dataran tinggi.
Adapun jejak peninggalan Mbah Nurul Kalam, selain masjid adalah
makam yang terletak di Blok Pahing Desa Susukan Lebak. Hingga saat ini,
makam tersebut terawat cukup baik dan kerap dikunjungi para peziarah dari
berbagai daerah. Di Kecamatan Susukan Lebak dibangun Tugu Appollo
sebagai lambang bahwa masyarakat Susukan Lebak berpikiran luas, cinta
iptek, dan visioner serta terdapat Tugu Garuda sebagai simbol nasionalisme.
 Topografis
Kecamatan Susukan Lebak terletak pada ketinggian 2000 meter di atas
permukaan laut.
 Geografis
Sejak ditetapkan sebagai sebuah kecamatan, Desa Susukan Lebak
memisahkan diri dari Kecamatan Lemahabang. Dengan status barunya
tersebut, maka Kecamatan Susukan Lebak merupakan satu dari 40
kecamatan di Kabupaten Cirebon yang memiliki luas wilayah 2.788 Ha,
terdiri dari tanah darat seluas 2.286 Ha dan tanah sawah seluas 502 Ha.
Wilayah Kecamatan Susukan Lebak secara geografis memiliki posisi
strategis, yaitu terletak pada 108 08 38 108 24 02BT dan 7 10 7 26 32 LS

5
 di bagian utara wilayah Kabupaten Cirebon, dan merupakan pintu masuk
dari arah Bandung-Jakarta.
Kedudukan dan jarak dari ibu kota Provinsi Jawa Barat(Bandung) adalah
105 km dan dari ibu kota negara(Jakarta) adalah 255 km melalui Tol
Palimanan Kanci.
Secara geografis, Kecamatan Susukan Lebak berbatasan:
 Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Karangsembung,
Cirebon
 Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Sedong, Cirebon
 Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Lemahabang, Cirebon
 Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Karangwareng,
Cirebon
 Kelurahan atau Desa
Secara struktural, Kecamatan Susukanlebak membawahi tiga belas
kelurahan/desa, antara lain;
1) Kelurahan/Desa 8) Karang Mangu
2) Ciawiasih 9) Pasawahan
3) Ciawijapura 10) Sampih
4) Curug 11) Susukan Agung
5) Curug Wetan 12) Susukan Lebak
6) Kaligawe 13) Susukan Tonggoh
7) Kaligawe Wetan 14) Wilulang

 Sosiologis
Jumlah Kepala Keluarga (KK) yang tinggal di Kecamatan Susukan Lebak
adalah 11.115 dengan 18.678 orang penduduk laki-laki dan 18.332 orang
penduduk perempuan.
Kehidupan sehari-hari penduduk Kecamatan Susukan Lebak tidak jauh
berbeda dengan kecamatan lain yang berlatar belakang pedesaan.
Aktivitas di bidang pertanian masih mendominasi sebagian besar

6
penduduknya. Selain pertanian, di kecamatan ini juga terdapat industri
pengerukan pasir seperti yang ada di Desa Kaligawe dan di Blok Dongkol
Desa Asem yang berbatasan dengan Kecamatan Lemahabang. Pengguna
hasil industri tersebut tersebar di wilayah Kabupaten Cirebon serta
Kabupaten Kuningan. Selain itu terdapat pula pengrajin bata merah yang
di antaranya terdapat di Desa Curug dan sebelah timur Desa Susukan
Agung.
Dalam bidang seni dan budaya Kecamatan Susukan Lebak memiliki
banyak kelompok-kelompok pagelaran seni seperti organ tunggal,
kesenian buroq, shalawatan, Dog-dog, dan lain sebagainya. Tradisi
keagamaan pun sangat terasa di wilayah ini. Puluhan pesantren salafiyah
(tradisional) yang dihuni ribuan santri dari sejumlah daerah di Indonesia
terdapat di beberapa desa, antara lain Pasawahan, Asem, dan
Karangmangu.

7
2.2. Strukur Organisasi KantorKecamatan Susukanlebak

STRUKTUR ORGANISASI
KANTOR KECAMATAN SUSUKANLEBAK

8
2.3. Uraian Tugas (Job Description)
2.3.1. Kepala Camat
1. Kepala Camat mempunyai tugas pokok memimpin dan
menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi Kantor Kecamatan
Susukanlebak.
2. Untuk menjelaskan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Camat
memiliki fungsi :
1) Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan
perundang- undangan
2) Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat
3) Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas
pelayanan umum
4) Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan
ketertiban umum
5) Membinana penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat
Kecamatan.
6) Membina penyelenggaraan pemerintahan Desa dan/atau
Kelurahan.
7) Melaksanakan pelayanaan masyarakat yang menjadi ruang
lingkup tugasnya dan/atau yang belum dapat dilaksanankan
pemerintahan Desa/Kelurahan.

2.3.2. Sekretaris Camat

1. Sekretaris Camat sebagai unsur staf mempunyai tugas pokok
membantu Kepala Camat dalam menyelenggarakan kesekretariatan
kantor kecamatan susukanlebak yang meliputi keorganisasian,
ketatausahaan, pelaporan, kerumahtanggaan, kepegawaian,
keuangan.
2. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud Sekretaris
Camat mempunyai fungsi:

9
 a. Penyelenggaraan kegiatan administrasi umum dan ketata
usahaan
b. Penyelenggaraan persiapan penyusunan anggaran kecamatan.
c. Penetapan penyusunan kegiatan dan pengendalian kecamatan.
d. Penetapan pelaksanaan pengelolaan administrasi perkantoran,
kearsipan, kerumahtanggaan,perlengkapan, dokumentasi,
perpustakaan dan kepegawaian kecamatan.
e. Penyelenggaraan pembinaan organisasi dan tata laksana
dilingkungan kecamatan.
f. pembinaan tertib administrasi, organisasi dan hukum
dilingkungan kecamatan.
g. Pengkoordinasian administrasi pelayanan publik dibidang
penyelenggaraan pemerintahan daerah diwilayah kecamatan.
h. Fasilitasi penetapan rumusan kebijakan pengelolaan
administrasi kepegawaian perangkat daerah lainnya diwilayah
kecamatan.\
i. Pelaksanaan koordinasi dengan perangkat daerah, DPRD,
Pemerintah, pemerintah propinsi dan intansi terkait dibidang
pengelolaan kesekertariatan kecamatan.

2.3.3. Kasubag Program dan Keuangan

1. Kepala Kasubag Program dan Keuangan mempunyai tugas pokok
membantu sekretaris dalam melaksanakan kegiatan umum dan
mengevaluasi, merencanakan, dan melaporkan pelaksanaan tugas
pelayanan dan pengelolaan administrasi dan program kecamatan.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala
Kasubag Program dan Keuangan mempunyai fungsi:

10
 a. Melaksanakan urusan administrasi keuangan yang meliputi
penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggung jawaban serta
laporan keuangan;
b. Melaksanakan penyiapan dan melakukan pengelolaan
administrasi keuangan;
c. Pelaksanaan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) dan
Dokumen Perubahan Pelaksanaan Anggaran (DPPA);
d. Melaksanakan persiapan usulan Surat Perintah Pembayaran
(SPP) untuk diproses lanjut;
e. Melaksanakan penyusunan laporan keuangan;
f. Melaksanakan penyusunan laporan bulanan;
g. Verifikasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) keuangan;
h. Mengumpulkan dan mengolah data dalam rangka penyiapan
bahan dalam rangka pemeriksaan dan tindak lanjut hasil
pemeriksaan;
i. Melaksanakan pengusulan, penyusunan, perumusan,
penginventarisasian program kerja tahunan untuk dibahas
dalam rencana pembangunan daerah;

2.3.4. Kasubag Umum dan Kepegawaian

1. Kepala Kasubag Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas
pokok membantu sekretaris dalam melaksanakan kegiatan umum
dan melakukan penyiapan perumusan, pengkoordinasian,
pelaksanaan, pemantauan, evaluasi serta pelaporan meliputi
pembinaan ketatausahaan, hukum, kehumasan, keorganisasian dan
ketatalaksanaan, kerumahtanggaan, kearsipan, kepegawaian dan
pelayanan administrasi.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala
Kasubag Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi:

11
 a. Melaksanakan urusan ketatalaksanaan, hubungan masyarakat
dan hukum;
b. Melaksanakan urusan administrasi kepegawaian;
c. Melaksanakan pengusulan, penyusunan, perumusan,
penginventarisasian program kerja tahunan untuk dibahas
dalam rencana pembangunan daerah;
d. Melaksanakan urusan rumah tangga;
e. Menerima, membaca, mengagenda dan mendistribusikan surat
masuk sesuai dengan tujuan surat;
f. Melaksanakan persiapan administrasi perjalanan dinas
pegawai;
g. Melaksanakan pengendalian surat masuk sesuai dengan
penataan kearsipan pola baru;
h. Meneliti konsep surat dan menyesuaikan dengan tata naskah
yang berlaku;
i. Mempersiapkan dan menyusun rencana kegiatan dan
mempersiapkan pelaksanaan kegiatannya.

2.3.5. Kasi Pemerintahan

1. Kepala Kasi Pemerintahan mempunyai tugas pokok membantu
camat dalam menyiapkan bahan rumusan kebijakan dan
pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan yang meliputi
pengembangan otonomi daerah, politik dalam negeri, dan
administrasi publik, kependudukan hukum dan perundang-
undangan.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Kasi
Pemerintah mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kasi
pemerintahan.

12
 b. Pelaksanaan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang
tugasnya.
c. Penyusunan rencana program dan kegiatan pelayanan
penyelenggaraan pemerintahan kecamatan.
d. Pelaksanaan fasilitasi dan pembinaan pengkoordinasian
pengumpulan data yang berkaitan dengan hukum dan
perundang-undangan.
e. Pelaksanaan fasilitasi dan pembinaan pengkoordinasian
pengumpulan data yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan desa dan/ atau kelurahan, organisasi
kemasyarakatan di desa dan/ atau kelurahan.
f. Pelaksanaan pelayanan penyelenggaraan pemerintahan
kecamatan.
g. Pelaksanaan fasilitasi dan pembinaan pengkoordinasian
pengumpulan data yang berkaitan dengan perimbangan
keuangan daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan.
h. Pelaksanaan penetapan penyelenggaraan pembinaan dan
fasilitas pemberian rekomendasi serta koordinasi pelaksanaan
pengumpulan data dibidang pengembangan otonomi daerah,
politik, dalam negeri dan administrasi publik serta
kependudukan.
i. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pemerintahan
kecamatan dengan instansi terkait lainnnya.

2.3.6. Kasi Ketentraman dan Ketertiban Umum

1. Kepala Kasi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai
tugas pokok membantu camat dalam menyiapkan bahan rumusan
kebijakan dan pelaksanaan tugas camat dalam bidang pelayanan
dan pengendalian ketentraman dan ketertiban umum.

13
 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Kasi
Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai fungsi:
a. Pengkoordinasian dan fasilitas penyelenggaraan PEMILU
dengan instansi terkait.
b. Pembinaan pengendalian operasional Polisi Pamong Praja
dalam pelaksanaan ketentraman dan ketertiban umum serta
membantu pelaksanaan operasional Penegakan Peraturan
Daerah dan Peraturan/Keputusan Bupati.
c. Pelaksanaan pembinaan dan satuan perlindungan masyarakat
melalui kesegiaan dan penanggulangan bencana dserta
peningkatan sumber daya manusia satuan linmas.
d. Pelaksanaan penyusunan rencana dan program
penyelenggaraan pemerintahan pengendalian ketentraman dan
ketertiban umum, fasilitas dan bantuan pelaksanaan
operasional Penegakan Peraturan Daerah dan
Peraturan/Keputusan Bupati diwilayahnya Kecamatan.
e. Pengkoordinasian dan pembinaan pengendalian dan
ketentraman dan ketertiban umum, kesatuan bangsa dan
perlindungan masyarakat dengan instansi terkait.
f. Pelaksanaan fasilitasi dan koordinasi teknis pelaksanaan
operasional penyidikan peraturan Daerah dengan instansi
terkait.
g. Pelaksanaan koordinasi ketentraman dan ketertiban umum
dengan instansi terkait lainnya.

2.3.7. Kasi Ekonomi, Pembangunan dan Sosial

1. Kepala Kasi Ekonomi, Pembangunan dan Sosial mempunyai tugas
pokok melaksanakan dan membina pembangunan serta
mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat.

14
 2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Kasi
Ekonomi, Pembangunan dan Sosial mempunyai fungsi:
a. Memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan aparat
pelaksana dan staf Seksi Perkonomian dan Pembangunan.
b. Melaksanakan pemantauan kegiatan perindustrian,
perdagangan, pertambangan, kepariwisataan, perkoperasian,
dan bantuan pembangunan.
c. Mendorong partisipasi masyarakat untuk ikut serta dalam
perencanaan pembangunan lingkup kecamatan dalam forum
musyawarah perencanaan pembangunan di kelurahan dan
kecamatan.
d. Pelaksanaan fasilitas, pembinaan dan pengkoordinasian di
bidang keluarga bencana dan pembangunan keluarga
sejahtera.\
e. Pelaksanaan fasilitas pemberian rekomendasi di bidang
kesejahteraan sosial.
f. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas kasi
ekonomi, pembangunan dan sosial.

2.3.8. Kasi Pelayanan Publik

1. Kasi Pelayanan Publik merupakan suatu kegiatan pelayanan yang
telah disediakan sesuai dengan administrasi.
2. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Kepala Kasi
Pelayanan Publik mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan Pelayanan
b. Pengelolaan informasi\
c. Pengawasan internal\
d. Pelayanan konsultasi
e. Penyuluhan kepada masyarakat\
f. Pengelolaan pengaduan masyarakat

15
2.4. Visi dan Misi
Visi :
Adapun pagar bercat putih sebagai simbol bersatunya visi masyarakat
setempat untuk menjadikan Desa Susukan Lebak sebagai wilayah yang
mencintai kebersihan, keindahan, dan kerapihan.

Misi :
1. Mewujudkan pelaksanaan ekonomi daerah dan pemerintah umum
dikamtor Kecamatan Susukanlebak
2. Meningkatkan kapasitas akuntabilitas kinerja birokrasi dikamtor
Kecamatan Susukanlebak.

16
 BAB III
LANDASAN TEORI

3.1. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam
suatu instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim
oleh instansi atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa berasal dari
instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang lain.
Setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat
dikatakan sebagai surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat dapat
digunakan sebagai bahan yang otentik sekaligus landasan bagi institusi atau
perusahaan untuk melaksanakan suatu kegiatan.
Maka dari itu, dalam perusahaan atau institusi perlu melakukan
pengaturan atau pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga kegiatan
institusi atau perusahaan bisa terlaksana secara maksimal. Sementara itu,
pengertian surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh sebuah
instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan
atau bagian dari suatu instansi atau perusahaan.
Selain itu, surat keluar bisa dipahami sebagai surat yang sudah
lengkap dari suatu instansi, organisasi, perusahaan, atau lembaga lainnya.
Surat yang sudah lengkap yaitu surat yang memiliki tanggal, nomor, stempel,
hingga tanda tangan oleh pihak yang berwenang. Surat keluar biasanya
digunakan sebagai bentuk inisiatif untuk memberikan jawaban atau
tanggapan terkait isi dari surat masuk yang telah terima. Maksud dari
pembuatan surat keluar adalah untuk menciptakan hubungan timbal yang baik
sehingga kedua belah pihak bisa mendapatkan suatu keuntungan tertentu.
Proses pengelolaan surat keluar bisa ditentukan oleh besar kecilnya
suatu perusahaan atau organisasi. Misalnya saja, untuk perusahaan atau
organisasi yang terbilang masih kecil dan tidak terlalu memiliki kegiatan

17
 yang kompleks. Maka pengaturan dan pengelolaan surat bisa diberikan
kepada seorang pegawai saja. Namun, bagi perusahaan atau organisasi yang
memiliki kegiatan yang sangat kompleks, pengelolaan surat perlu melibatkan
beberapa pegawai dengan tugasnya masing-masing.

3.2. Fungsi atau Tujuan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut beberapa fungsi dan tujuan dari kedua surat ini :
1. Fungsi atau Tujuan Surat Masuk
a) Alat komunikasi antara para pihak yang berkepentingan
b) Sebagai bentuk perwakilan dari pembuat surat
c) Sebagai arsip atau dokumentasi perusahaan/instansi
d) Bisa menjadi pedoman pelaksanaan kerja
e) Sebagai alat pengingat terkait suatu event, kegiatan, dan semacamnya
f) Bukti tertulis terkait suatu hal, sehingga bisa menjadi acuan bila
dibutuhkan di masa depan
2. Fungsi atau Tujuan Surat Keluar
a) Sama seperti surat masuk, surat keluar juga bisa menjadi alat
komunikasi antar pihak
b) Suatu alat tata usaha
c) Bentuk perwakilan dari penulis surat atau yang berkepentingan\
d) Alat bukti tertulis dengan pihak luar, sehingga surat ini bisa menjadi
acuan bila terjadi hal tak diinginkan\
e) Alat ukur kemajuan perusahaan atau instansi, tergantung dengan siapa
pihak lainnya atau jenis surat yang keluar

18
3.3. Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar
Mengelola surat masuk dan surat keluar dengan baik dapat
membantu meningkatkan kinerja suatu perusahaan karena distribusi surat
tepat sasaran.
Berikut ini adalah beberapa manfaat yang didapatkan jika
menangani surat masuk dan surat keluar dengan baik:
1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.\
3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah
ditemukan ketika diperlukan.
4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan
surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.
Dalam proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar ada dua pola yang
umum dilakukan, yaitu:
1. Pola sentralisasi, yaitu penanganan surat masuk dan keluar yang
dilakukan secara terpusat. Pola ini banyak digunakan di lembaga
pemerintahan atau BUMN.
2. Pola desentralisasi, yaitu penanganan surat yang dilakukan di setiap
bagian dari uni yang ada di suatu perusahaan. Pola ini banyak digunakan
oleh Badan Usaha Milik Swasta (BUMS).

3.4. Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar

Mengacu pada pengertian surat masuk dan surat keluar di atas, ada
tiga jenis surat masuk dan keluar yang ada pada suatu organisasi/ perusahaan.
Berikut ini adalah jenis-jenis surat masuk dan surat keluar tersebut:
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau
pegawai/ karyawan dan sifatnya pribadi yang dikirimkan oleh suatu
pihak, baik itu perorangan maupun perusahaan/ organisasi.

19
 2. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi/
organisasi untuk keperluan administrasi. Beberapa yang termasuk di
dalam surat dinas ini adalah:
1) Surat dinas rutin/ biasa
2) Surat dinas penting
3) Surat dinas rahasia

3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh badan-badan usaha
atau perusahaan dimana isinya adalah untuk kepentingan bisnis.

3.4. Tahapan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Umumnya, ada beberapa tahapan pengelolaan kedua surat ini, yaitu:\
1. Tahapan Pengelolaan Surat Masuk
Penerimaan surat masuk dapat terlaksana dengan baik apabila dilakukan
sesuai dengan tahapan yang baik pula. Berikut ini adalah beberapa
tahapan penerimaan surat yang baik, yaitu:
1) Penerimaan surat
Pola pengelolaan atau nerimaan surat masuk di setiap kantor pada
dasarnya berbeda-beda. Khusus pengelolaan sistem buku agenda,
penerimaan surat dilakukan oleh Tata Usaha.
2) Penyortiran surat
Surat yang telah diterima oleh bagian tata usaha atau bagian
administrasi akan dilakukan pemisahan atau penyortiran.
3) Pembukaan surat
Surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin
pembuka surat atau pisau pembuka surat. Kemudian, Kamu dapat
melakukan pencocokan alamat surat dengan alamat pada amplopnya.
Jika terdapat perbedaan data antara alamat amplop dengan isi surat,

20
 maka amplop dapat disatukan dibelakang surat dengan stapler.
Namun, apabila ada kesamaan data antara alamat tujuan pada amplop
dengan alamat pada kertas surat, maka amplop tidak perlu disatukan.
4) Pencatatan atau registrasi
Pencatatan surat dapat dikerjakan dengan memakai buku agenda.
Pencatatan sendiri sangat penting untuk dilakukan. Hal ini bisa
digunakan untuk mengetahui volume surat yang masuk, dalam kurun
waktu harian, mingguan, bulanan, bahkan juga tahunan.
5) Penyertaan lembar disposisi
Kemudian, surat yang dilampiri lembar disposisi untuk mencatat
instruksi pimpinan atau atasan terkait dengan penanganan hingga
proses selanjutnya dari masuknya surat tersebut.
6) Pencatatan di buku ekspedisi intern
Selanjutnya, surat dapat disampaikan kepada pihak yang dituju. Surat
tersebut bisa divatat dalam buku ekspedisi intern.
7) Surat
Berikutnya, surat bisa didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit
pengolah atau unit kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.
8) Klasifikasi surat
Cara untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau
sekretaris dalam unit pengolah atau unit kerja harus membaca
beberapa surat yang telah dilakukan penyortiran.
9) Penyampaian surat
Kemudian, beberapa surat yang ada di secretaries desk file dapat
segera disampaikan kepada atasan atau pimpinan. Hal ini dapat
membuat ia dapat memberikan disposisi surat.
10) Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan
Setelah pimpinan atau atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada
tiga hal yang bisa ditindaklanjuti dari disposisi surat. Tiga hal itu,
yakni surat diedarkan, surat dibalas, atau surat disimpan.

21
2. Tahapan Pengelolaan Surat Keluar
Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dasarnya berbeda. Berikut
ini adalah beberapa tahapan pengelolaan surat keluar yang perlu
diperhatikan, diantaranya yaitu:
a. Konsep Surat
Konsep surat bisa disebut juga dengan istilah draft. Pembuatan konsep
surat dapat disusun dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau
yang sesuai dengan keinginan pimpinan. Oleh karena itu, dalam
sebuah surat harus memiliki konsepnya.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah disetujui dan diberi kode atau nomor surat,
surat dapat langsung diserahkan kepada unit pengolah. Setelah itu,
seorang kepala unit pengolah harus memiliki tekun dan teliti pada saat
melakukan pemeriksaan pada hasil pengetikan konsep surat tersebut.
Setelah melalui koreksi, maka konsep surat tersebut telah memiliki
bentuk surat yang sesuai dengan ketentuan yang ada.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Kemudian, konsep yang telah disetujui oleh pimpinan tersebut dapat
dilakukan pengetikan dalam bentuk akhir pada kertas, tentu saja
dengan kepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Selanjutnya, surat yang telah diketik di kertas dapat diserahkan
kepada pimpinan atau pihak yang memiliki wewenang untuk
memberikan tanda tangan.
e. Pencatatan
Dalam proses melakukan pencatatan, beberapa kegiatan yang perlu
dilakukan yaitu, sebagai berikut:
a) Surat yang telah diberi tanda tangan, di stempel serta kelengkapan
yang lain, seperti lampiran dan amplop.

22
 b) Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda
oleh petugas yang disebut agendaris.
c) Surat dinas yang telah selesai dilakukan pencatatan dalam buku
agenda telah siap dikirim kepada pihak yang dituju.
f. Pengiriman surat
Untuk pengiriman surat sendiri bisa dikerjakan dengan dua macam
cara, yaitu dikirim secara langsung atau melalui pos.
g. Penyimpanan surat
Pada saat mengatur surat keluar, lembar utama dikirim ke alamat yang
dituju, sementara lembar yang kedua bisa disimpan dengan
menggunakan sistem kearsipan. Sistem kearsipan setiap organisasi
atau perusahaan biasanya berbeda.

23
 BAB IV
PENUTUP

4.1. Kesimpulan
Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa penerapan
kegiatan Praktik Kerja Lapangan yang diselenggarakan sekolah bekerja sama
dengan pihak ( Du/Di ) sangat bermanfaat bagi siswa/i untuk mengetahui
seperti apa dan bagaimana sistem kerja yang diterapkan organisasi atau
instansi. Bahkan tidak hanya sekadar mengetahui dan melihat akan tetapi
mengerti dan paham mengerjakan sesuatu yang terkait pekerjaan pegawai di
suatu organisasi atau instansi tersebut.
Kegiatan prakerin ini juga merupakan wadaha untuk melatih dan
meningkatkan keterampilan, keahlian, kreatifitas, ketelitian, kerja keras, dan
tanggung jawab siswa/i serta dapat membuka dan memperluas wawasan umum
juga cakrawala berpikir.
Dengan berakhirnya masa prakerin ini, penulis mengucapkan
sedalam-dalamnya terimakasih kepada seluruh pegawai di lingkup KANTOR
KECAMATAN SUSUKANLEBAK yang secara langsung maupun tidak
langsung telah memberikan penulis pengalaman yang sangat berharga. Baik itu
praktik mengenai sistem kerja di lingkup KANTOR KECAMATAN
SUSUKANLEBAK maupun ajaran moral yang sangat membangun.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang
telah membantu penulis dalam penyelesaian laporan ini serta memohon maaf
apabila kesalahan atau kekurangan dalam penulisan karena seperti kata pepatah
‘tak ada gading yang tak retak’. Begitu pula dengan laporan prakerin yang
disusun penulis ini.

24
4.2. Saran
Terkait saran yang penulis akan sampaikan merupakan hal yang diharapkan
menjadi pertimbangan dalam kegiatan prakerin selanjutnya.
1. Saran untuk Sekolah
a. Menyediakan ( Du/Di ) yang sesuai untuk dijadikan prakerin.
b. Pemantauan guru pembimbing terhadap siswa agar lebih intensif.
c. Koordinasi antar guru pembimbing dan pembimbing Du/Di lebih
ditingkatkan.

2. Saran untuk Instansi

a. Kedisiplinan yang menjadi kunci dalam bekerja agar tetap dijunjung
tinggi.
b. Keharmonisan dalam bekerja ditingkatkan demi etos kerja yang lebih
baik.
c. Pelayanan prima yang lebih diutamakan.

3. Saran untuk Siswa/i

a. Siswa/i harus dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan dunia kerja.
b. Siswa/i harus lebih kreatif dan inisiatif dalam bekerja.
c. Mengutamakan kepentingan bersama di atas kepentingan pribadi.

25
 DAFTAR PUSTAKA

 Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta :

Gramedia Pustaka Utama
 Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan
Praktek.
 Yogyakarta: Rineka Cipta.
 Atmosudirjo, Prajudi. 2001. Kesekretariatan dan Administrasi
Perkantoran.
 Yogyakarta : Ghalia Indonesia
 Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
 Basuki, Solistyo. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta :
Gramedia Pustaka Utama
 Buku Pedoman Penyusunan Prakerin SMK Negeri 1 Lemahabang Tahun
Pelajaran X
 Panduan Praktik Kerja Lapangan SMK Negeri 1 Lemahabang

26
LAMPIRAN

27
28