PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

Di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

(Tanggal 15 Desember 2022 s.d 15 April 2023)

Laporan ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Sekolah (US) dan
Ujian Kompetensi Keahlian (UKK)

Disusun oleh:
Anggelika Hanum Pratiwi
XI OTKP 3
ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK N 1 BATEALIT
Jl Raya Batealit-Bangsri KM 1 Bringin Batealit Jepara Kode Pos 59641
Telp. (0291) 7519269, Website : www.smkn1batealit.sch.id
e-mail: smknbatealit@gmail.com

i
 LEMBAR PENGESAHAN

Mengesahkan Laporan Pelaksanaan Praktik Kerja Instansi (PRAKERIN)

Program Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Nama / NIS : Anggelika Hanum Pratiwi

Tempat Prakerin : Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah

Waktu : Pada Tanggal 15 Desember s/d 15 April

Mengesahkan

Pembimbing Sekolah Pembimbing Lapangan

LILIS WULANSARI, S.Pd REZKY DWIJATMIKO ADI, A.Md.

NIP. 19900503 202221 2 009 NIP. 19771114 201101 1 001

Mengetahui,
Plt. Kepala Bidang Layanan dan
Pemanfaatan Arsip

Ir. LISTYATI PURNAMA RUSDIANA, M.Si

NIP. 19680710 199311 2 001

i
 KATA PENGANTAR

Segala puja dan puji syukur kehadirat Allah Swt., yang telah melimpahkan
rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua, sehingga dapat membuat laporan Praktik
Kerja Industri (PRAKERIN) ini. pada kegiatan praktik kerja industri kali ini, sehingga
siswa dan siswi prakerin dapat menyelesaikan kegiatan tersebut dengan baik tanpa ada
kendala apapun dan sesuai yang diinginkan.
Kegiatan prakerin yang diadakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) sangat
memberikan banyak manfaat bagi siswa dan siswi yang melaksanakan kegiatan
tersebut, yaitu dapat menambah pengetahuan dan memperluas wawasan.selain itu juga
peserta prakerin mempunyai pengalaman dalam bekerja sebelum terjun kedunia bekerja
yang sesungguhnya.
Laporan ini disusun berdasarkan hasil praktik kerja industri yang dilaksanakan
di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah ,yang di laksanakan pada
tanggal 15 Desember 2022 sampai dengan 15 April 2023 dengan maksud untuk
menambah pengetahuan dan wawasan dalam belajar dan dapat mengetahui cara kerja di
Lembaga Dinas tersebut.
Tersusunnya laporan ini juga tidak terlepas dari bimbangan bapak/ibu guru, oleh
karena itu pada kesempatan kali ini kami ucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Suswanto Djony Purnawan, S.Pd., M.Pd. selaku Kepala Sekolah SMK
Negeri 1 Batealit Jepara.
2. Ibu Lilis Wulansari, S.Pd selaku Ketua Jurusan Program Keahlian Administrasi
Perkantoran serta pembimbing saya di SMK Negeri 1 Batealit.
3. Bapak Muhammad Zainuddin, S.Pd selaku Wali Kelas saya.
4. Bapak Edy Supriyanta, ATD, SH, MM Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah yang telah mengizinkan kami prakerin di Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
5. Bapak Drs Widhi Setyawan, MM Kepala Bidang Pembinaan Pengembangan dan
Pengawasan Kearsipan (P3K) yang telah membimbing selama dibidang P3K.
6. Bapak Drs. Dedy Supriyadi, M,Si Kepala Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang telah membimbing

ii
 selama dibidang LPA serta pimpinan pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah.
7. Ibu Eryana Damayanti,SS,M,Hum.., Kasubagg UMPEG Dinas Kearsipan dan
Perpustakan Provinsi Jawa Tengah telah membimbing selama berada di bidang
UMPEG.
8. Bapak Yusadar Armunanto SH,MH selaku Kepala Bidang Pengembangan
Perpustakaan yang telah membimbing selama dibidang (PP)
9. Bapak Imam Sanyoto, SE, Sub koordinator Kepala Seksi Layanan Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Jawa Tengah.
10. Bapak Rezky Dwijatmiko Adi, A.Md selaku pembimbing lapangan di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
11. Ibu Dra. Endang Retno T.W..,MM..,Arsiparis Ahli Madya Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
12. Seluruh Para karyawan di Bidang P3K, Sub Bagian UMPEG,Bidang PP serta
Bidang LPA di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah yang
telah memberikan bimbingan, pengarahan dan ilmu yang bermanfaat selama
prakerin.
13. Serta Orang tua saya yang selalu mendukung saya.
14. Teman-teman saya yang saya sayangi.

Kegiatan prakerin ini juga sangat membantu peserta prakerin dalam belajar ilmu
baru, yang belum dipelajari disekolah.
Semoga Laporan Praktik Kerja Industri (Prakerin) di Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Temgah dapat menambah wawasan dan pengetahuan bagi
pembaca serta bermanfaat bagi semuanya.

Jepara, April 2023

Peserta prakerin

Anggelika Hanum Pratiwi

iii
 MOTTO DAN PERSEMBAHAN

MOTTO
1. Ayo semangat!! Karena semangatmu hari ini keberhasilanmu Dimasa depan.
2. Allah tidak akan menguji hambanya melebihi batas kemampuannya, maka
bersabarlah!
3. Hiasilah hidup kamu dengan kesabaran dan tetap dijalan Allah..
4. Tiada kesuksesan yang dapat diraih tanpa adanya usaha untuk itu perlu, kerja
keras dan doa.
5. Tak ada kata TERLAMBAT untuk menjadi yang kau impikan.

PERSEMBAHAN
1. Karya tulis ini , penulis mempersembahkan kepada :
a. Ayah, Ibu, dan Kakak tercinta
b. Keluarga SMK N 1 Batealit
c. Keluarga besar Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
d. Guru-guru Otomatisasi Tata Kelola dan Perkantoran
e. Teman-teman kelas XI OTKP 3 SMK N 1 Batealit

iv
 DAFTAR ISI
LAPORAN.............................................................................................................................
LEMBAR PENGESAHAN...................................................................................................
KATA PENGANTAR..........................................................................................................
MOTTO DAN PERSEMBAHAN.......................................................................................
DAFTAR ISI........................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................
1.1 LATAR BELAKANG PELAKSANAAN PRAKERIN.........................................

1.2 TUJUAN PRAKERIN.............................................................................................

1.3 MANFAAT PRAKERIN.........................................................................................

BAB II PROFIL DINAS......................................................................................................

2.1 SEJARAH DU/DI....................................................................................................

2.2 STURKTUR ORGANISASI...................................................................................

2.3 DENAH TEMPAT KERJA.....................................................................................

2.4 KETENAGAKERJAAN.......................................................................................

2.5 CAKUPAN KEGIATAN......................................................................................

BAB III PELAKSANAAN.................................................................................................

3.1 WAKTU DAN TEMPAT......................................................................................

3.2 METODE PENGUMPULAN DATA...................................................................

3.3 METODE ANALISA DATA................................................................................

BAB IV PEMBAHASAN...................................................................................................
4.1 MESIN DAN PERALATAN................................................................................

4.2 TAHAPAN KERJA...............................................................................................

4.3 PEMBAHASAN....................................................................................................

BAB V PENUTUP..............................................................................................................
5.1 SIMPULAN...........................................................................................................

5.2 SARAN..................................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................................

v
LAMPIRAN........................................................................................................................
FOTO KEGIATAN..........................................................................................................

JADWAL KEGIATAN....................................................................................................

vi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG PELAKSANAAN PRAKERIN

Praktik Kerja Industri (Prakerin) adalah suatu kegiatan pendidikan,pelatihan dan
pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha maupun dunia industri. Kegiatan
tersebut sebagai suatu upaya pendekatan untuk meningkatkan mutu siswa-siswi Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) dengan kompetensi keahlian sesuai dengan bidangnya.
Praktik Kerja Industri (Prakerin) juga merupakan salah satu kurikulum yang
harus ditempuh oleh siswa-siswi Sekolah baik SMK maupun SMA dll, agar
mendapatkan pengalaman yang lebih luas mengenai dunia industri dan menambah
wawasan sehingga ilmu yang belum didapatkan selama disekolah bisa didapatkan di
dunia industri dan menjadi berguna, serta menjadi suatu gambaran dan dorongan untuk
suatu saat siswa-siswi tersebut bekerja di dunia industri yang sesungguhnya.
Sekolah Menangah Kejuruan (SMK) merupakan lembaga yang memiliki suatu
kegiatan wajib salah satunya ialah Praktik Kerja Industri (Prakerin), Prakerin ialah
sebuah kegiatan yang memiliki tingkat penting dan memberikan pengalaman terjun
langsung ke dunia industri dan akan meningkatkan mental siswa-siswi saat bekerja
nantinya serta ketika terjun ke dunia industri siswa-siswi nantinya sudah tahu dan
mengerti apa yang harus dikerjakan.

1.2 TUJUAN PRAKERIN

Kegiatan prakerin yang diadakan di sekolah tingkat smk merupakan kegiatan wajib
yang harus dilaksanakan oleh siswa-siswi prakerin yang dilakukan setiap tiga tahun
sekali, dan kegiatan prakerin yang dilakukan juga mempunyai beberapa tujuan yaitu:
1. Untuk menambah pengetahuan dan memperluas wawasan peserta prakerin.
2. Untuk mengaplikasikan hasil belajar yang diajarkan dari sekolah.
3. Untuk memperkenalkan kepada peserta prakerin tentang dunia bekerja.
4. Untuk memberikan pengalaman kepada peserta prakerin tentang bekerja sebelum
terjun ke dunia kerja yang sesungguhnya.
5. Agar mampu menjadi partner kerja yang baik.

1
6. Agar mampu menjalin kerjasama dengan baik terhadap instansi atau Lembaga.

1.3 MANFAAT PRAKERIN

Kegiatan prakerin yang dilaksanakan peserta prakerin banyak memberikan manfaat
bagi peserta prakerin, berikut beberapa manfaat tersebut:
7. Dapat menambah wawasan.
8. Dapat mengenal dunia kerja dan mempunyai pengalam didunia kerja sebelum
terjun ke dunia kerja yang sesungguhnya
9. Mendapat banyak pengalaman yang belum didapatkan sebelumnya.
10. Peserta prakerin menjadi lebih tertib terhadap peraturan.
11. Dapat memperluas pengetahuan.
12. Mendapat ilmu baru yang belum pernah didapat dari sekolah.
13. Peserta prakerin menjadi lebih disiplin terhadap waktu.

2
 BAB II
PROFIL DINAS

2.1 SEJARAH DU/DI

Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terbentuk dari
penggabungan dua lembaga kearsipan yang ada di Provinsi Jawa Tengah,yaitu Eks
Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah dan Eks Kantor Arsip Nasional Wilayah
Provinsi Jawa Tengah. Kantor Arsip Provinsi Jawa Tengah awalnya adalah Pusat Arsip
Daerah Provinsi Jawa Tengah yang dibentuk berdasarkan keputusan Gubenur Kepala
Daerah Tingkat 1 Jawa Tenggah tanggal 16 Juni1980 Nomor.061/34:1980 tentang
Pembentukan,Susunan Organisasi,dan Tata Kerja Pusat Arsip Daerah Tingkat 1Jawa
Tengah. Dalam keputusan tersebut dinyatakan bahwa Pusat Arsip Tingkat 1 Provinsi
Jawa Tengah adalah Unit Pelaksanaan Daerah (UPD) Tingkat 1 Provinsi Jawa Tengah,
lembaga ini baru dapat direalisasikan pada tahun 1988. Sehingga kurun waktu 1980-
1987,tugas pembinaan dan pengembangan Kearsipan Jawa Tengah dilaksanakan oleh
bagian Tata Usaha Umum dan Arsip pada Biro Umum Sekretaris Wilayah Daerah
Tingkat 1 Jawa Tengah.
Perkembangan selanjutnya, seiring dengan berlakunya otonomi Daerah, maka
kedua lembaga kearsipan diatas digabung menjadi satu dengan nama Badan Arsip
Daerah Provinsi Jawa Tengah. Penggabungan kebijakan tersebut adalah Undang-
Undang Otonomi Daerah Nomor 22 Tahun 1999 serta Peraturan Daerah Provinsi Jawa
Tengah Nomor8 Tahun 2001 tentang pembentukan, kedudukan, tugas pokok, fungsi,
dan susunan organisasi Badan-Badan Provinsi Jawa Tengah Nomor 44 Tahun 2002
tentang penjabaran, tugas pokok, dan fungsi serta Tata Kerja Badan Arsip Daerah
Provinsi Jawa Tengah.
Kantor Arsip Daerah sebelumnya tahun 1980 di Tambaksari dekat Tanjung Mas
Semarang dengan nama Pusat Arsip Daerah Tingkat 1 Jawa Tengah yang dibentuk oleh
keputusan Gubenur KDH TK 1 Jawa Tengah Nomor 061/134/1980 tanggal 16 Juni
1980. Selanjutnya disempurnakan dengan Peraturan Daerah Tingkat 1 Provinsi Jawa
Tengah Nomor 4 Tahun 1993 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah
Provinsi Jawa Tengah yang mempunyai tugas pokok membina dan mengelola kearsipan
di lingkungan pemerintah Provinsi Daerah Tingkat 1 Jawa Tengah khususnya arsip
dinamis. Kantor Arsip Nasional Wilayah Provinsi Jawa Tengah sesuai dengan

3
keputusan kepala ANRI Nomor OT 00/390/36/1994 tugas pokok mengelola arsip
stastis.
Kegiatan Kearsipan dilaksanakan di gedung pembekalan milik Pemerintah
Daerah Tingkat 1 Jawa Tengah. Waktu itu pemerintah Tingkat 1 Jawa Tengah belum
memiliki gedung penyimpanan arsip yang baik, jadi dititipkan dalam gudang, kemudian
keluarlah Keputusan Daerah Tingkat 1 Jawa Tengah bekerjasama dengan ANRI.
Langkah awal penyelamatan arsip-arsip di gudang Tambaksari diadakan penyuluhan
pengelolaan arsip inaktif di lingkungan Setwilda Tingkat 1 Jawa Tengah . Kemudian
arsip dipindahkan ke gudang yang terletak di Jalan Rinjani No.7 Semarang. Karena
dikhawatirkan arsip tersebut akan semakin rusak.
Arsip-arsip inaktif dipindahkan hanya untuk sementara, Dalam memilih lokasi
ada beberapa hak yang harus dipertimbangkan yaitu,jauh dari keramaian, bebas banjir,
udara sejuk dan mudah dijangkau maka Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah
memilih daerah Srondol yang berlokasi di Jalan Dr. Setiabudi No.201 C Semarang
Pada awal berdiri, Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah kurang dapat
merealisasikan kegiatannya karena suatu hal, Antaranya adalah keterbatasan SDM yang
terampil di bidang kearsipan, kurangnya sarana dan prasarana, serta minimnya dana
sehingga tugas pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh Bagian TU dan Ekspedisi Biro
Umum Setwilda Tingkat 1 Jawa Tengah. Bertempat di bumi Srondol. Kearsipan Jawa
Tengah semakin maju dan berkembang sejak 1990-An. Badan Provinsi Jawa Tengah
dan Arsip Nasional RI wilayah Jawa Tengah.
Dengan terbitnya undang-undang Nomor 22 tahun 2000 telah mengubah
dinamika pemerintah RI. Langkah awal yang ditempuh untuk menyelamatkan arsip
adalah melaksanakan bimbingan teknik Akuisi Nasional Orde Baru dan Kabinet
Reformasi di berbagai tempat, baik tingkat Provinsi maupun Kabupaten se-Jawa
Tengah. Tanggal 06 Juni 2008 berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah
Nomor 7 Tahun 2008 Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah bergabung dengan
Kantor Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah, menjadi Badan Arsip dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Selanjutnya dalam rangka melaksanakan amanat Undang-undang Nomor 32 Tahun
2004 tentang Pemerintah Daerah dan dalam melaksanakan urusan pemerintah yang
diserahkan oleh Pemerintah Pusat kepada Pemerintah Daerah sebagaimana diatur dalam

4
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah
antara Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota serta
Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat
Daerah,maka Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah terbentuk
berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016 yang
merupakan gabungan dua instansi yaitu Dinas Kearsipan Daerah Jawa Tengah dan

Kantor Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah.

Gambar 2.1 Kantor Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov.Jateng

2.1.1 VISI DAN MISI

Lembaga tersebut memiliki visi dan misi yaitu sebagai berikut:

VISI
Arsip dan Perpustakaan Sebagai Sumber Informasi dan Sebagai Ilmu
Pengetahuan Yang Berkualitas dan Berdaya Saing.

5
 MISI
a. Meningkatkan kualitas SDM Arsip dan Perpustakaan.
b. Mengembangkan Sistem Kearsipan Kearsipan dan Perpustakaan berbasis
teknologi informasi
c. Meningkatkan kualitas sarana dan prasarana Kearsipan dan Perpustakaan
d. dan,Meningkatkan manajemen kelembagaan Arsip dan Perpustakaan

2.2 STURKTUR ORGANISASI

Berikut ini adalah struktur organisasi yang ada pada Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.

6
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Dinas Kearsipan dan perpustakaan Prov. Jateng
2.2.1. LINGKUP TUGAS

Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah sebagai berikut:
A. Kepala Dinas
B. Sekretariat
1. Sub Bagian Progam
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
3. Sub Bagian Keuangan
C. Bidang Pembinaan Pengembangan dan Pengawasan Kearsipan
1. Sub Koordinator Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan
2. Sub Koordinator Pengawasan Kearsipan
D. Bidang Pengelolaan dan Pelestarian Arsip
1. Sub Koordinator Akuisisi Arsip
2. Sub Koordinator Pengolahan Arsip
3. Sub Koordinator Pelestarian Arsip
E. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip
1. Sub Koordinator Layanan Arsip
2. Sub Koordinator Pemanfaatan Arsip
F. Bidang Pengembangan Perpustakaan
1. Sub Koordinator Pembinaan Perpustakaan
2. Sub Koordinator Pembudayaan Kegemaran Membaca
3. Sub Koordinator Pengembangan dan Kerjasama Perpustakan
G. Bidang Pengelolaan Perpustakaan
1. Sub Koordinator Deposit dan Pelestarian Bahan Perpustakaan
2. Sub Koordinator Akuisisi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan
3. Sub Koordinator Layanan dan Otomasi
H. Kelompok Jabatan Fungsional
1. Fungsional tertentu Arsiparis
2. Fungsional tertentu Pustakawan

7
2.3 DENAH TEMPAT KERJA
2.3.1 Denah Lokasi

Gambar 2.3 .1 Denah lokasi Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov. Jateng

2.4 KETENAGAKERJAAN
Pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah memiliki penunjang kerja
untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan sehari-hari, terdiri dari ASN (Aparatur Sipil
Negara) dipimpin oleh Kepala Dinas, Sekretaris, 3 Kasubagg, 5 Kabid (Kepala Bidang),
13 Sub Koordinator, 40 Arsiparis, 41 Pustakawan, 1 Analisis Kepegawaian, 63
Fungsional Umum, sehingga jumlah seluruh pegawai adalah 165 PNS dan 194 Staf
Keseluruhan.
1. Edy Supriyanta, ATD, SH, MM sebagai Kepala Dinas Arpus Jateng.
2. Sapta Hermawati, SH, MM sebagai Sekretaris
3. Drs. Widhi Setyawan, MM sebagai Kabid P3k

8
4. Yusadar Armunanto, SH,MH Kabid PP
5. Drs. Dedy Supriyadi, M.Si Kabid LPA
6. Niken Aroem Ardhani, SH,MM Kabid PPA
7. Eryana Damayanti, SS,M.Hum Kasubbag UMPEG
8. Ir. Listyati Purnama Rusdiana, M.Si Kabid Deposit dan Pengolahan Bahan
Perpustakaan
9. Nurul Laili Hasanah, SE Kasubbag Keuangan
10. Darmawaty Hatta, S.STP, MAP Kasubbag Progam

2.5 CAKUPAN KEGIATAN

Kegiatan Prakerin di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah
berjalan selama 16 minggu yaitu tanggal 15 Desember 2022- 15 April 2023 Pada Dinas
ini melaksanakan di bidang UMPEG, P3K, PP, LPA.
Unit tempat kerjanya sebagai berikut:
1. Bidang UMPEG (Sekretariat Sub Bidang Umum dan Kepegawaian)
Tugas:
a. Melakukan pengelolaan administrasi kepegawaian
b. Hukum
c. Humas
d. Organisasi tata laksana
e. Sarpras di lingkungan dinas
2. Bidang P3K (Pembinaan, Pengembangan, dan Pengawasan Kearsipan)
Tugas:
a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan pembinaan, pengembangan, dan
Pengawasan Kearsipan
b. Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas sumber
daya manusia bidang kearsipan
c. Pelaksaan koordinasi, konsultasi, bimbingan dan supervise kearsipan
d. Pelaksaan pengawasan penyelenggaraan kearsipan
e. Pelaksaan penilaian dan monitoring hasil pengawasan kearsipan
3. Bidang PP (Pengembangan Perpustakaan)
Tugas:

9
 a. Mendistribusikan Berkas ke Unit pengolah Kasubbag Umum Kepegawaian
b. Pengolahan bahan perpustakaan
c. Pelestarian arsip-arsip bahan perpustakaan
4. LPA (Layanan Pemanfaatan Arsip)
Tugas Bidang:
d. Pelaksaan pemanfaatan arsip
e. Pelaksanaan layanan teknis kearsipan
f. Penyelenggaran sistem informasi yang berkaitan dengan kearsipan
dilaksanakan setiap hari Senin s/d hari Jum’at jam 07.00 pagi jam 15.30
sore dan 14.00 (pada hari jum’at)

10
 BAB III
PELAKSANAAN

3.1 WAKTU DAN TEMPAT

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) ini merupakan salah satu bentuk kegiatan
yang berlandaskan pada setiap tiga (3) tahun sekali pada sekolah menengah kejuruan
(SMK) yaitu pada kelas XI atau pada kelas 2 (dua) SMK disemester akhir (Genap),
yaitu pada tanggal 15 Desember 2022 s/d 15 April 2023 dan berlangsung kurang lebih
empat (4) bulan , dengan jadwal efektif 5 hari praktek kerja dalam seminggu.
Tempat berlangsungnya untuk praktek kerja industri (PRAKERIN) yaitu di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa Tengah yang beralamat di Jl. Dr. Setiabudi
No.201 C.Srondol. Berikut ini adalah jadwal kerja di Dinas Arpus Jateng selama lima
hari kerja dalam satu minggu:

Jadwal Kegiatan PKL

Jam
Hari Jam Istirahat Jam Pulang Pakaian
Masuk
Senin –Selasa 07.00 12.00 – 13.00 15.30 Osis + Wearpack
Rabu –Kamis 07.00 12.00 – 13.00 15.30 Identitas+Wearpack
Jumat 07.00 12.00 – 13.00 14.00 Kaos Olahraga

Jadwal Penempatan/ Kegiatan Selama Prakerin

No Bulan/Tanggal Bagian Urain Kegiatan
Penempatan/Bidang
1 15-12-2022 - Penyerahan siswa Prakerin
ke DU/DI serta
- Penyerahan surat praktek
kerja industri secara luring
2 19-12-2022 s/d Sekretariat (TU - Pengenalan limgkungan
13-01-2023 Sekretaris,Umum,Progam) Dinas Arpus
- Pembagian penempatan

11
 tempat kerja siswa prakerin
- Mengentri data surat masuk
dan keluar yang telah di catat
ke dalam buku agenda
melalui aplikasi excel
- Mengagenda surat masuk dan
keluar
- Mengendalikan surat masuk
dan keluar secara elektronik
melalui aplikasi SIKD
(Sistem Informasi Arsip
Dinamis)
- Mendistribusikan surat ke
unit pengolah, serta
mendistribusikan sesuai
koordinasi dari pimpinan
- Mencetak kartu disposisi dan
kartu kendali
- Menata kartu kendali pada
filling cabinet
- Mengagendakan berkas
dengan cara memfotocopy
- Mengangkat / Menerima
telepone masuk
- Memberi penomoran pada
surat keluar
- Menyusun berkas maupun
surat in aktif untuk
didistribusikan di depo
penyimpanan
- Menyetempel berkas dan
surat

12
3 16-01-2023 s/d P3K - Mengagendakan surat masuk
14-02-2023 (Pembinaan, dan keluar
Pengembangan, dan - Mendistribusikan surat keluar
Pengawasan Kearsipan) kepada bidang-bidang
- Mendistribusikan surat
masuk ke unit pengolah
- Menerima telephone
- Melakukan alih media /
Mengscan berkas-berkas
maupun surat-surat melalui
aplikasi epson scan
- Memberi nomor skat filling
cabinet
- Menggandakan nordin (Nota
Dinas) dengan cara
memfotocopy
- Menyusun surat berdasarkan
klasifikasi pada filling
cabinet
- Melakukan pengeksporan
data kerja pegawai
menggunakan flashdisk
- Memberikan penomoran
surat keluar secara manual
4 15-02-2023 s/d PP - Manuver arsip in aktif
16-03-2023 (Pengembangan - Mengagendakan surat masuk
Perpustakaan) dan keluar
- Mendistribusikan surat ke
resepsionis maupun ke unit
pengolah yang bersangkutan
- Memberikan layanan
pemustaka di ruang terbitan

13
 berkala
- Membantu pengisian data
diri pemustaka pada ruang
terbitan berkala
- Menggandakan surat maupun
berkas dengan cara
memfotocopy
- Menyetempel berkas surat-
surat
- Mencetak sertifikasi
akreditasi perpustakaan
sekolah
- Memberi stempel amplop
surat, serta menempelkan
alamat tujuan
- Memasukan surat kedalam
filling cabinet
Membantu menyiapkan
sertifikasi untuk dikirimkan
melalui pos
- Membuat daftar nama peserta
BIMTEK (Pelatihan
Bimbingan Teknis)
5 17-03-2023 s/d LPA - Menginput data SIKS
15-04-2023 (Layanan dan (Sistem Informasi Kearsipan
Pemanfaatan arsip) Statis)
- Merapikan buku di ruang
Layanan
-

14
3.2METODE PENGUMPULAN DATA
Data yang diperolah didapatkan dari berbagai sumber diantaranya :
1.Berdasarkan Interview / Wawancara
Memperoleh data dengan melakukan Interview atau mewawancarai salah satu karyawan
yang ada di dinas tersebut, dengan bertanya mengenai beberapa hal yang berkaitan
dengan sejarah berdirinya, tenaga kerja dan berbagai informasi yang dapat dijadikan
sebagai bahan untuk menyusun laporan ini, Adapun pegawai yang diwawancarai adalah
sebagai berikut:
a.Rezky Dwijatmiko Adi, A.Md selaku pembimbing lapangan saya
b.Wulan Nita Juliati, SH selaku pegawai bidang Umpeg (analisis kepegawaian)
Kemudian didapatkan hasil sebagai berikut :
a.Mendapatakkan struktur Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa
Tengah
b.Mendapat data nama pegawai beserta jabatannya
2.Berdasarkan Observasi
Dengan melakukan observasi atau pengamatan disekitar kantor tersebut untuk
memperoleh data-data sekaligus untuk beradaptasi dengan lingkungan kantor tersebut
untuk dijadikan sebagai bahan untuk menyusun laporan.
3.Berdasarkan Pencarian di Internet atau Literatur
Mencari informasi di Internet merupakan kegiatan mencari data secara tidak langsung
dari obyeknya, data yang didapat sudah berbentuk tulisan yang sudah diolah sehingga
tidak pelu mengolah kembali data yang didapat. Literatur (Kepustakaan) pada metode
ini adalah dengan jalan mengambil dan mencari refrensi dari buku serta situs internet
yang berkaitan dengan topik yang digunakan sebagai bahan data. Adapun hasil
pengumpulan data pada metode ini penulis mencari refrensi sebagai bahan data sebagai
berikut:
1) Dokumen-dokumen dari situs internet Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi
Jawa Tengah yang meliputi : Profil, Misi dan Visi, Struktur Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Sebagai bahan data pembuatan laporan Praktik
Kerja Instantsi. (https://arpusda.jatengprov.gp.id)

15
2) Sebagai contoh atau refrensi sebagai bahan data pembuatan laporan praktik kerja
instansi, saya melihat serta mengamati hasil laporan dari mahasiswa-mahasiswa
antara lain atas nama:
a) Nurliana Sagieta Mahasiswa Universitas Gajah Mada Tahun 2019
b) Luthfi Hardian Effendi Mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta 2021

3.3 METODE ANALISA DATA

Data yang diperolah didapatkan dari berbagai sumber diantaranya :
a. Berdasarkan Interview / Wawancara
Memperoleh data dengan melakukan Interview atau mewawancarai salah seorang
karyawan yang ada dikantor tersebut, dengan bertanya mengenai beberapa hal yang
berkaitan dengan sejarah berdirinya, tenaga kerja dan berbagai informasi yang dapat
dijadikan sebagai bahan untuk menyusun laporan ini.
b. Berdasarkan Observasi
Dengan melakukan observasi atau pengamatan disekitar kantor tersebut untuk
memperoleh data-data sekaligus untuk beradaptasi dengan lingkungan kantor tersebut
untuk dijadikan sebagai bahan untuk menyusun laporan.
c. Berdasarkan Pencarian di Internet atau Literatur
Mencari informasi di Internet merupakan kegiatan mencari data secara tidak langsung
dari obyeknya, data yang didapat sudah berbentuk tulisan maupun gambar yang sudah
diolah sehingga tidak perlu mengolah kembali data yang didapat dan juga mengamati
dari buku laporan mahasiswa untuk dijadikan bahan tambahan referensi agar data yang
didapat lebih jelas informasinya

16
 BAB IV

PEMBAHASAAN

4.1 MESIN DAN PERALATAN

Di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah tersebut menyediakan
berbagai macam mesin dan peralatan kantor untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan.mesin-mesin yang digunakan antara lain:

4.1.1 Mesin Kantor

a. Komputer
Digunakan untuk mengerjakan berbagai macam pekerjaan seperti membuat
surat, proposal, dan mengetik data-data yang di perlukan.keberadaan komputer
dalam suatu kantor atau instansi sangat membantu dalam menyelesaikan
pekerjaan dan dapat mempercepat pekerjaan.
b. Printer
Digunakan untuk mencetak hasil pekerjaan yang telah dikerjakan seperti
mencetak surat dan pekerjaan lain yang ingin dicetak.pada dasarnya mesin
printer fungsinya hampir sama dengan mesin fotocopy hanya saja printer harus
disambungkan dengan computer terlebih dahulu.
c. Telepon
Digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak lain, untuk menyampaikan
informasi dari seseorang keorang lain.telepon sangat membantu pekerjaan di
kantor dalam berkomunikasi.
d. Scanner
Scanner berfungsi untuk menyalin suatu data ke komputer yang fungsinya juga
hamper sama dengan foto kopi atau printer hanya saja proses penggandaanya
yang berbeda.
e. Foto copy
Untuk menggandakan dokumen berupa bentuk kertas buku maupun media
lainya.

17
 f. Proyektor
Digunakan untuk menampilkan vidio, gambar serta data dari komputer pada
sebuah layar yang biasanya ditampatkan di permukaan yang datar misalnya
adalah permukaan tembok.
g. Mesin cpu
Digunakan untuk menautkan perangkat komputer menerima dan menjalankan
perintah sebagai perangkat lunak.
h. Mesin Tik
Alat untuk membuat surat pernyataan maupun surat resmi
4.1.2 Peralatan dan Perlengkapan Kantor
a. Stapler
Digunakan untuk membendel kertas satu dengan yang lain, stapler dalam suatu
kantor juga sangat dibutuhkan karena dapat membantu pekerjaan kantor, agar
kertas-kertas tidak tececer dan dapat di simpan dengan rapi.
b. Perforator
Digunakan untuk melubangi kertas yang perlu dilubangi.
c. Stempel
Digunakan untuk menyetempel dokumen-dokumen yang perlu distempel
seperti surat dan dokumen-dokumen lain.
d. Filling Cabinet
Digunakan untuk menyimpan dokumen dokumen supaya meminimalisir
berbagai kerusakan.
e. Map Gantung
Sebagai tempat penyimpan berkas pada filling cabinet atau tempat penyimpanan
khusus lain berkas-berkas berisi data akan ditempatkan pada map gantung,
kemudian dimasukkan kedalam filling cabinet atau alat lain secara vertikal.
f. Penggaris
Pengaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar
garis
g. Gunting
Digunakan untuk menggunting kertas-kertas atau barang-barang.

18
 h. Mesin Fotocopy
Digunakan untuk membuat salinan berkas dari dokumen , buku dengan bentuk
lembaran

4.1.3 Bahan Habis Pakai

No. Nama Alat Fungsi dan Kegunaan

1 Alat Tulis Kantor Sebagai jalan penunjang jalannya aktivitas kantor dan
(ATK) membantu kelancaran pekerjaan di kantor sehari-harinya.
2 Tinta (Print, Tsebagai bahan untuk memperlancar dalam kegiatan penulisan
Bolpoint, Stempel, maupun pencetakan suatu dokumen.
dan lain-lainnya)
3 Stopmap Berupa kertas yang digunakan untuk tempat menyimpan atau
menaruh suatu dokumen yang sudah disepsifikasikan.
4 Amplop Untuk membungkus surat agar terlihat rapi dan terjaga
kerahasiaannya, keamanannya dan kesopanannya.
5 Staples Bahan habis pakai yang berbentuk huruf “U” yang digunakan
untuk mengisi isi staples jika habis.
6 Paper Klip Untuk menyaukan dua lembar kertas atau lebih berdasarkan
prinsip tekanan dan untuk menjepit kertas.

4.1 TAHAPAN KERJA

Adapun tahapan kerja yang dilakukan masing-masing kegiatan selama prakerin

di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah adalah:
a. Mengagendakan surat masuk dan keluar.
b. Mendistribusikan surat.
c. Scan dokumen.
d. Mengimput surat masuk dan keluar.
e. Menyusun kartu kendali kuning ke dalam filing cabinet.
f. Menyusun kartu kendali putih ke dalam filing cabinet.

19
g. Mengentri data cuti karyawan.
h. Imput data SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional).
i. Menggandakan dokumen (fotocopy).
j. Menyetempel berkas-berkas.
k. Membuat lampiran inventaris arsip tekstual Badan Arsip Daerah Provinsi Jateng.
l. Manuver arsip.
m. Mencetak berkas dokumen.
n. Manuver arsip in aktif.
o. Membuat daftar peserta BIMTEK (bimbingan teknis)
Kegiatan yang telah disebutkan adalah kegiatan yang telah dilakukan selama
prakerin di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Prov Jateng selama waktu empat
bulan.

4.2 PEMBAHASAN

Prakerin atau praktik kerja industri yang biasanya dilakukan oleh siswa siswi
smk sebagai syarat kelulusan dan juga sebagai syarat kenaikan kelas.kegiatan
prakerin yang dilakukan siswa dan siswi smk sangat memberikan banyak manfaat dan
juga memberi banyak pengalaman kepada peserta prakerin, sehingga peserta prakerin
mempunyai gambaran tentang dunia bekerja.
Untuk bekerja di suatu instansi atau perusahaan harus dapat disiplin dan
mempunyai keahlian dalam bekerja, sehingga suatu pekerjaan dapat terselesaikan.
Pada kali ini penulis akan menyebutkan beberapa kegiatan yang telah dilakukan
di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Jl Dr.Setiabudi, No. 201 C
Srondol Semarang. Selama penulis prakerin di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah melakukan beberapa kegiatan yaitu,
a. Mengangendakan surat masuk dan keluar
Mengagendakan surat masuk dan keluar adalah kegiatan mencatat surat masuk dan
keluar ke dalam buku agenda.buku agenda ini biasanya disebut daily mail record.
b. Mendistribusikan surat
Mendistribusikan surat merupakan kegiatan dalam mengirimkan surat surat-surat
baik dalam instansi sendiri(intern) maupun ke instansi lain (ekstren).

20
c. Scan dokumen
Scan adalah proses pemindai objek dokumen yang akan diubah menjadi data digital
berupa file. Proses scan dokumen bisa dilakukan dengan image capture. Langkah-
langkahnya adalah seperti berikut:
1. buka aplikasi image capture
2. Pilih scanner dari menu sebelah kiri aplikasi tersebut.
3. Pilih lokasi penyimpanan file dari drp-drown menu yang muncul setelah
mengklik "picture".
4. Pilih ukuran yang dibutuhkan dari daftar yang ada
5. Sesuaikan aturan lainnya lewat "show details".
6. Pilih scan dan dokumen akan mulai diproses.
d. Menginput surat masuk dan keluar
Memasukkan data dari kartu kendali surat masuk dan keluar kedalam Exel.
e. Menyusun kartu kendali kuning
Menyusun kartu kendali kuning dilakukan dengan cara memasukkan kartu kendali
kuning ke dalam laci almari sesuai dengan bulan dan nama unit pengolahnya.
f. Menyusun kartu kendali putih
Menyusun kartu kendali putih dilakukan dengan cara memasukkan kartu kendali
putih ke dalam laci almari sesuai dengan bulan dan nomor daftar klarifikasinya.
g. Mengentri data cuti karyawan
dilakukan dengan cara melalukan pengajukan data cuti karyawan setelah itu
dinomori dengan cara mengentri data cuti karyawan melalui aplikasi SIKN pada
tabel (surat keluar).
h. Input data SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional)
SIKN adalah sistem informasi kearsipan nasional yang dikelola oleh ANRI yang
menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional. Input data SIKN
dilakukan untuk memuat suatu informasi. Informasi yang dimuat dalam SIKN
adalah informasi mengenai arsip dinamis dan arsip statis.
i. Menggandakan dokumen berupa surat (fotocopy)
yaitu dilakukan dengan cara Pastikan bahwa printer sudah dihidupkan.
1.Tekan tombol “SALIN”.
2.Layar siaga Salin ditampilkan.

21
 3.Masukan Kertas.
4.Muat dokumen asli pada kaca platen atau di ADF.
5.Tentukan pengaturan yang diperlukan.
6.Setelah itu tinggal menunggu berkas salinan yang keluar.
j. Membuat lampiran inventaris arsip tekstur Badan Arsip Daerah Provinsi Jateng
Inventaris arsip adalah sarana bantu penemuan arsip kembali arsip statis yang
memuat uraian informasi dari daftar arsip statis yang dilengkapi dengan
pendahuluan dan lampiran. tujuan dari membuat lampiran inventaris arsip adalah
untuk mempermudah pengguna arsip mencari arsipnya.
k. Menyetempel berkas-berkas
berfungsi sebagai tanpa pengenal dari orang yang namanya tertera atau tanda
tangannya tercantum dalam dokumen. Sebenarnya, dengan nama dan tanda tangan
pun, kehadiran dan persetujuan seseorang bisa diketahui. Namun dengan stempel,
keyakinan atas persetujuan semakin kuat. Dengan cara:
1.cari stempel yang digunakan untuk menstempel surat tersebut.
2.cari tinta stempel.
3.lalu tekan stempel tersebut ke tinta lalu stempel lah surat tersebut.
l. Manuver arsip
adalah kegiatan penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan masalah
serta disusun sesuai skema, yaitu memasukan arsip kedalam folder. Berkas yang
telah disusun dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah arsip dan nomor
urut arsip.
m. Mencetak berkas dokumen
Adalah kegiatan pencetakan dokumen yang semua berbentuk digital menjadi
bentuk fisik dengan bantuan alat print serta kertas sebagai penunjangnya.
n. Manuver arsip in aktif
Yaitu kegiatan yang melibatkan unsur organisasi, barang, peralatan, dan biaya
untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Sehingga rendahnya biaya yang
diperlukan serta dapat menghemat ruang penyimpanan untuk menyimpan arsip-
arsip lainya.
o. Membuat daftar peserta BIMTEK (bimbingan teknis)

22
Merupakan kegiatan bimbingan dimana para peserta bimtek diberi pelatihan-
pelatihan yang bermanfaat meliputi membangun tim kerja Efektif, Teknik
Komunikasi dalam konteks Pelayanan Prima

23
 BAB V
PENUTUP

5.1 SIMPULAN
Kegiatan prakerin (praktek kerja industri) yang dilaksanakan siswa tingkat
(SMK) merupakan kegiatan yang sangat bermanfaat yaitu dapat menambah wawasan
dan memperluas pengetahuan, siswa dan siswi prakerin dapat mengetahui dunia bekerja
secara langsung dan mempunyai gambaran tentang dunia bekerja.siswa dan siswi
prakerin juga mempunyai pengalaman bekerja sebelum terjun kedunia pekerjaan secara
langsung.
Dalam dunia bekerja atau dunia usaha diperlukan kedisiplinan dan kemampuan
bekerja sesuai dengan bidang keahlian yang dilaksanakan.disiplin terhadap waktu dan
terhadap peraturan yang ada di suatu kantor atau Lembaga juga harus ditaati atau di
patuhi.
Pada praktek kerja industri di Dinas Kearsipan dan Perpustakan Provinsi Jawa
Tengah kali ini penulis merasa bangga karena bisa mendapat ilmu yang baru yang
sebelumnya belum didapatkan dari sekolah dan mendapat banyak pengalaman di Dinas
tersebut.
kegiatan praktek kerja industri telah terlaksana dengan baik tanpa kendala dan
suatu halangan apapun.sehingga kegiatan dapat terlaksana dengan lancar dan sesuai
dengan yang diharapkan oleh penulis.
Oleh karena itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah kerena telah bersedia menerima
penulis dengan baik dan telah bersedia membimbing dan mengarahkan penulis selama
prakerin di Dinas tersebut berlangsung.

24
5.2 SARAN
Berdasarkan Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) yang dilaksanakan pada
tanggal 15 Desember 2022 hingga 15 April 2023 di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Provinsi Jawa Tengah secara luring. Penulis memiliki beberapa saran untuk instansi
tempat pelaksanaan magang.
Saran untuk Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah dapat
memaksimalkan arsip yang telah di alih media agar dapat di sajikan kepada pengguna
arsip serta siswa dan siswi prakerin tetap dapat menjaga hubungan yang baik antar
karyawan pada suatu Lembaga Dinas atau kantor dan dapat menjalin kerja sama dengan
baik antar karyawan.dan semoga ilmu yang didapat siswa dan siswi prakerin menjadi
lebih bermanfaat dan dapat dijadikan sebagai motivasi baik untuk kedepan.
Serta saran untuk sekolah semoga bapak dan ibu guru pembimbing dari sekolah
tetap dapat membimbing dan mengarahkan siswa dan siswi agar menjadi lebih
baik.serta agar dapat meningkatkan keberhasilan Prakerin

25
 DAFTAR PUSTAKA

https://arpusda.jatengprov.go.id

Nurlina Sagieta Mahasiswa Universitas Gadjah Mada Tahun 2019

Luthfi Hardian Effendi Mahasiswa Universitas Sebelas Maret Surakarta Tahun 2021

26
 LAMPIRAN
FOTO KEGIATAN

A. Bidang UMPEG (Sekretariat)

1. Menyimpan Kartu Kendali Putih dan Kuning

2. Menyetempel Berkas-berkas

27
3. Mengagendakan Surat Masuk dan Keluar

4. Mendistribusikan Surat ke Unit-unit Pengolah

5. Mengentri Data Surat Masuk Melalui Aplikasi (SIKD)

28
6. Menomori Surat

7. Mencetak Lembar Disposisi

29
 B. Bidang P3K (Pengembangan , Pembinaan dan Pengawasan)
1. Mengendalikan Surat Masuk dan Keluar

2. Melakukan Alih Media Surat/ Dokumen

30
3. Menggandakan Berkas Surat-surat atau Fotocopy

4. Menomori Skat Filling Cabinet

31
C. Bidang PP (Pemgembangan Perpustakaan)

1. Menjaga serta Menata Berkas /Majalah di Ruang Terbitan Berkala

2. Memberikan Layanan Kepada Memustaka Koleksi Surat Kabar di Ruang

Terbitan Berkala

32
3. Manuver Arsip In Aktif

4. Membantu Menyiapkan Pengiriman Dokumen Sertifikasi Melalui Pos

33
D. BIDANG LPA ( LAYANAN DAN PEMANFAATAN ARSIP)
1. Menginput Data SIKS ( Sistem Informasi Kearsipan Statis) Daftar Arsip TWEEDE
WATERSTAAT TE SEMARANG Periode tahun 1915-1924

34
JADWAL KEGIATAN

35