2021

SOP, FAQ, USER GUIDE

Flow Setting Management – izidok klinik

Versi 1.0
PT. Medlinx Asia Teknologi

customercare@izidok.co.id telp. 021 -723 7982

ii
DAFTAR ISI

Daftar isi .................................................................................................................................................. i

1. SOP - Flow Setting Management ............................................................................................. 1
1.1 User/Pengguna ................................................................................................................... 1
1.2 General/Procedure ............................................................................................................. 2
2. FAQ – Flow Setting Management ............................................................................................ 4
3. User Guide – Flow Setting Management ............................................................................... 15
Pemilik Klinik ........................................................................................................................... 15
a. Registrasi ........................................................................................................................... 15
b. Menambahkan Klinik & PIC Klinik ..................................................................................... 18
c. Menambahkan Manajemen Lainnya................................................................................. 24
d. Menu Role Manajemen (Menambah & Menghapus Role) ............................................... 27
e. Halaman Ubah Klinik ......................................................................................................... 31
f. Menghapus PIC Klinik atau Manajemen ........................................................................... 31
g. Mengganti PIC Klinik Sementara ....................................................................................... 32
PIC Klinik .................................................................................................................................. 34
a. Halaman Inisiasi ................................................................................................................. 34
b. Menambahkan Dokter, Perawat, dan Staff lainnya .......................................................... 35
c. Menghapus Dokter, Perawat dan Staff lainnya................................................................. 42
d. Menambahkan Jadwal Poliklinik pada menu manajemen Poliklinik ................................ 43
4. USER GUIDE – Manajemen Tarif ..................................................................................... 44
a. Tabel Data.......................................................................................................................... 45
b. Tambah Tarif ..................................................................................................................... 45
c. Edit Data ............................................................................................................................ 46
d. Upload Data Tarif (Bulk Upload)........................................................................................ 46
e. Download Data .................................................................................................................. 49
f. Hak Akses Fitur Manajemen Tarif ..................................................................................... 50
5. USER GUIDE – Manajemen Obat & BHP ................................................................................. 50
a. Tabel Data.......................................................................................................................... 51
b. Tambah Data Obat & BHP ................................................................................................. 52
c. Edit Data ............................................................................................................................ 53
d. Upload Data Obat & BHP................................................................................................... 54
e. Download Data .................................................................................................................. 56

iii
 f. Hak Akses Fitur Manajemen Obat & BHP.......................................................................... 58
6. USER GUIDE – Daftar/List Data Pasien ................................................................................... 58
a. Tabel Data.......................................................................................................................... 58
b. Tambah & Edit Data Pasien ............................................................................................... 59
c. Hapus Data Pasien ............................................................................................................. 60
d. Cetak Kartu Pasien............................................................................................................. 60
e. Upload Data Pasien ........................................................................................................... 60
f. Hak Akses Fitur Data Pasien .............................................................................................. 63
7. USER GUIDE – Registrasi Antrean ........................................................................................... 63
8. USER GUIDE – List Antrean ..................................................................................................... 66
9. USER GUIDE – Rekam Medis ................................................................................................... 68
a. Penulisan Rekam Medis .................................................................................................... 68
b. Penyimpanan Rekam Medis .............................................................................................. 72
10. USER GUIDE – Pembayaran..................................................................................................... 72
11. USER GUIDE – Cara Membeli Paket Berlangganan/Memperpanjang Paket ...................... 77

iv
v
 1. SOP – Flow Setting Management
a. User /Pengguna

Pemilik Klinik, merupakan :

- Orang yang melakukan pendaftaran pertama kali pada website izidok klinik
- Orang yang memiliki akses untuk menambahkan, mengedit, menghapus :
a. Klinik Cabang (sesuai jumlah yang dimiliki)
b. PIC Klinik
c. Tim Manajemen lainnya
- Dapat melakukan pengaturan role / role management untuk user PIC dan Manajemen.
- Dapat melakukan penggantian/pemindahan akun pemilik dengan melakukan perubahan
email
- Dapat merangkap role ganda sebagai Dokter / PIC Klinik melalui fitur role management jika
dibutuhkan (disesuaikan dengan keadaan di masing-masing klinik).
- Hanya 1 orang / 1 Akun.

Manajemen, merupakan :
- Orang yang memiliki akses untuk menambahkan, mengedit, menghapus :
a. Klinik Cabang (sesuai jumlah yang dimiliki)
b. PIC Klinik
c. Tim Manajemen lainnya
- Dapat melakukan pengaturan role / role management untuk user PIC
- Dapat merangkap role ganda sebagai Dokter / PIC Klinik melalui fitur role management jika
dibutuhkan (disesuaikan dengan keadaan di masing-masing klinik).
- Dapat berjumlah lebih dari 1 orang, sehingga Akun untuk Manajemen bisa lebih dari 1.

PIC Klinik, merupakan :

- Orang yang memiliki akses untuk menambahkan, mengedit, menghapus :
a. Dokter
b. Perawat
c. Frontdesk
- Dapat melakukan pengaturan role / role management untuk Dokter, Perawat, Frontdesk
- Dapat merangkap role ganda sebagai Dokter / Pemilik / Manajemen melalui fitur role
management jika dibutuhkan (disesuaikan dengan keadaan di masing-masing klinik).
- Memiliki akses menu Manajemen Poliklinik, yaitu menambahkan Poliklinik yang terdaftar
pada klinik, jadwal poliklinik, dan dokter jaga poliklinik.

1
b. General Procedure

Pemilik Klinik / Manajemen

1. Pemilik/manajemen setelah selesai melakukan registrasi dan aktivasi akun, dapat login dan
menambahkan Klinik & PIC yang dimiliki.
2. Link aktivasi akun akan dikirimkan ke email yang digunakan saat mendaftar, dengan batas
1 x 24 jam untuk melakukan aktivasi.
3. Jika aktivasi akun melewati batas 1 x24 jam, maka Pemilik dapat melakukan registrasi ulang.
4. Sebelum menambahkan PIC Klinik, terlebih dahulu Pemilik harus menambahkan klinik.
5. Penulisan Nama Klinik, diharapkan dapat berbeda antara Klinik satu dan lainnya untuk
mempermudah pengguna lain saat login apabila terdaftar di beberapa klinik.
Contoh : Klinik Citra Sehat 1, Citra Sehat 2. atau dibedakan dengan cara menuliskan singkatan
lokasi, seperti: Klinik Citra Bksi, Klinik Citra Jksel.
6. Pemilik/manajemen dapat menambahkan PIC untuk setiap Klinik : 1 Klinik, 1 Akun PIC (untuk
fase ini).
7. Sehingga apabila terdapat pengguna lain yang ingin menggunakan akun PIC Klinik, maka 1
akun PIC yang telah dibuat dapat digunakan bersama.
8. Jika terdapat 1 orang PIC mengatur lebih dari 1 klinik, maka PIC tersebut dapat menyiapkan
alamat email dan no. handphone yang berbeda untuk didaftarkan/dibuatkan akun sebagai
PIC klinik lainnya.
9. Setelah pemilik/manajemen menambahkan PIC maupun tim manajemen lainnya, akan
terkirim link aktivasi ke email yang didaftarkan dengan batas waktu melakukan aktivasi 1x24
jam. Pemilik/Manajemen dapat segera memberitahu PIC yang bersangkutan untuk
mengecek email dan segera melakukan aktivasi.
10. Jika PIC / Manajemen yang ditambahkan tidak melakukan aktivasi akun dalam batas waktu
1x24 jam maka Pemilik/Manajemen dapat mengirimkan ulang email aktivasi, melalui table
PIC / Manajemen – Kirim Ulang Email Aktivasi
11. Setelah melakukan aktivasi, PIC /Manajemen dapat login dengan menggunakan password
yang telah diset saat aktivasi.
12. Untuk melakukan penggantian PIC, maka Pemilik/Manajemen dapat melakukannya dengan
mengedit nama, email, no. handphone PIC tersebut pada Tabel PIC Klinik atau menghapus
secara keseluruhan data PIC tersebut dan menggantinya dengan yang baru.
13. Pemilik/Manajemen dapat menon-aktifkan sementara akun PIC Klinik jika dibutuhkan pada
halaman Tabel PIC Klinik – Edit Data

2
14. Pemilik/Manajemen dapat menambahkan Manajemen lainnya sebagai pengguna dengan
email dan no. handphone yang berbeda dengan yang digunakan oleh Pemilik saat daftar
pertama kali.
15. Pemilik dapat menjadikan seorang PIC/Manajemen memiliki role dokter melewati menu role
management.
16. Untuk mencabut role sebagai PIC, Manajemen, atau Dokter, pemilik dapat melakukannya
melalui halaman edit role di menu Role Management
17. Akun Pemilik tidak dapat dihapus/ dinon-aktifkan, namun dapat diubah kepemilikannya
dengan cara mengganti email/no.handphone dengan milik Pemilik yang baru.
18. Jika pemilik menambah role/mengganti role/menghapus role seorang pengguna, maka
pengguna tersebut disarankan untuk melakukan re-login agar data terupdate.

PIC Klinik
1. PIC Klinik, setelah ditambahkan oleh Pemilik/Manajemen, dapat login, dan melakukan Inisiasi
(Pengisian alamat dan jumlah dokter), lalu masuk ke aplikasi.
2. PIC Klinik dapat menambahkan dokter, dengan menyiapkan :
a. Nama lengkap Dokter (dengan gelar depan/belakang)
b. Email
c. No. handphone
d. No. SIP
e. Masa berlaku SIP
f. Spesialisasi (Umum, Gigi, Spesialis Lainnya)
3. PIC Klinik bisa menambahkan Dokter lain yang sudah terdaftar di cabang lainnya namun masih
1 Pemilik
4. PIC Klinik bisa menambahkan Perawat dan Frontdesk dengan informasi seperti Nama, email,
dan No. handphone.
5. 1 orang Perawat dapat merangkap sebagai Frontdesk jika diperlukan (disesuaikan dengan
keadaan klinik masing-masing)
6. PIC Klinik dapat menambahkan Perawat dan Frontdesk yang sudah terdaftar di cabang lainnya
namun masih 1 pemilik.
7. Setelah PIC Klinik menambahkan Dokter, Perawat, Frontdesk, maka link aktivasi akun akan
terkirim ke email yang didaftarkan. PIC Klinik dapat segera memberitahu
Dokter/Perawat/Frontdek yang bersangkutan untuk mengecek email dan segera
melakukan aktivasi.

3
 8. Dokter, perawat, frontdesk dapat melakukan aktivasi akun pada email dalam batas waktu
1x24 jam
9. Jika Dokter/Perawat/FrontDesk tidak melakukan aktivasi akun dalam batas waktu 1x24 jam
maka Pemilik/Manajemen dapat mengirimkan ulang email aktivasi, melalui table
Dokter/Perawat/Frontdesk – Kirim Ulang Email Aktivasi
10. Setelah melakukan aktivasi, Dokter/Perawat/Frontdesk dapat login dengan menggunakan
password yang telah diset saat aktivasi.
11. Saat ini PIC dapat mendaftarkan email/no.handphone yang sudah digunakan sebagai PIC,
Pemilik/Manajemen untuk didaftarkan sebagai Dokter.
12. PIC Klinik dapat menambahkan Poliklinik yang tersedia di Klinik, jadwal poliklinik, dokter jaga
poliklinik pada menu Manajemen Poliklinik.

Berikut merupakan flowchart untuk Pemilik Klinik, Manajemen, PIC Klinik untuk flow Setting
Management – izidok Klinik :

2. FAQ – Flow Setting Management

a. Registrasi Awal

No. Role Topik Pertanyaan Jawaban

1. Pemilik Daftar Apa yang dibutuhkan untuk 1 email dan no.
Klinik Akun mendaftar akun klinik izidok ? handphone yang akan
dibuatkan menjadi akun
utama pemilik Klinik

4
2. Pemilik Daftar Saya sudah daftar, apa yang harus Setelah mendaftar, buka
Klinik Akun saya lakukan? email yang telah
didaftarkan, akan
terdapat link aktivasi
untuk dapat login ke
dalam akun
3 Pemilik Aktivasi Mengapa ketika link aktivasi diklik Batas waktu melakukan
Klinik Gagal muncul notifikasi telah berakhir, aktivasi adalah 1x24 jam,
apa yang harus saya lakukan? sehingga jika lebih dari
waktu tersebut maka
aktivasi gagal. Silakan
kembali untuk melakukan
registrasi ulang

b. Login & Penggunaan Fitur (Pemilik Klinik)

No. Role Topik Pertanyaan Jawaban

1 Pemilik/Man Lupa Email Apakah saya bisa menggunakan Ya, bisa. Anda bisa login
ajemen no. handphone untuk login jika dengan email/no.
saya lupa email saya? handphone yang
didaftarkan saat registrasi

2 Pemilik/Man Lupa Apakah saya bisa mengganti Ya, bisa. Silakan klik tulisan
ajemen Password password saya jika saya lupa? lupa password yang
berada di halaman login
3 Pemilik/Man Ganti Ketika sudah login kedalam Ya, bisa. Anda dapat klik
ajemen Password akun, Apakah saya tetap bisa tombol di kanan atas
mengganti password saya? dekat nama profil Anda
dan pilih ubah password

4 Pemilik/Man Tidak bisa Kenapa saya tidak bisa login Silakan cek kembali
ajemen login setelah input password beserta password atau
email / no. handphone saya? email/no.handphone
Anda. Untuk Password,
izidok menggunakan min.
6 karakter dengan
campuran huruf besar,
huruf kecil dan angka.

Dan pastikan Anda

memilih tipe Akun : Klinik.

5 Pemilik/Man Tambah Saya sudah masuk ke dalam Anda dapat pergi menuju
ajemen Klinik & akun, bagaimana caranya menu Setting
PIC menambahkan klinik & PIC? Management – Tambah
Klinik & PIC, lalu :

1. Tambahkan Klinik
terlebih dahulu
melalui tombol
‘Tambah Data
Klinik’

5
 2. Selesai
menambahkan
klinik, klik tab ‘PIC
Klinik’, lalu masuk
ke tombol
‘Tambah Data PIC’
6 Pemilik/Man Tambah Bisakah saya menambahkan Saat ini 1 email &
ajemen PIC email dan no.handphone yang no.handphone hanya bisa
sama untuk PIC di lebih dari 1 didaftarkan sebagai 1 PIC
klinik? di 1 klinik.

Untuk klinik lainnya, dapat

disiapkan email & no.
handphone berbeda.
Namun jika nama PIC ingin
diisi dengan nama PIC
yang sama, diperbolehkan.

7 Pemilik/Man Tambah Bisakah saya membuat 2 akun Saat ini tidak bisa. 1 klinik
ajemen PIC PIC untuk 1 klinik? hanya memiliki 1 akun PIC.
Sehingga apabila terdapat
pengguna lain yang ingin
mengakses/menggunakan
akun PIC, maka pengguna
tersebut dapat
menggunakan akun yang
sama.

*Disarankan setiap klinik

menggunakan email klinik
masing-masing cabang
untuk didaftarkan,
sehingga akun lebih
bersifat general untuk
klinik tersebut, bukan
spesifik untuk perorangan.

8 Pemilik/Man Tambah Mengapa muncul notifikasi Terdapat beberapa

ajemen PIC email/no. handphone telah kemungkinan :
terdaftar saat saya 1. Email / no.
menambahkan PIC? handphone
telah terdaftar
sebagai PIC di
1 klinik
2. Email / no.
handphone
telah terdaftar
sebagai
perawat/front
desk

6
 3. Email / no.
handphone
telah terdaftar
sebagai role
lain di klinik
beda pemilik

9 Pemilik/Man Tambah Bisakah saya menambahkan Ya, bisa. Anda bisa

ajemen PIC seseorang menjadi PIC dan mendaftarkan email yang
Dokter sekaligus? sama untuk PIC, Dokter,
jika memang keadaannya
demikian.

10 Pemilik/Man Tambah Selain Pemilik/Manajemen, saya Ya, bisa. Anda bisa

ajemen PIC juga adalah PIC Klinik cabang X,
bisakah saya mendaftarkan
kembali email yang sudah
digunakan sebagai pemilik untuk
mendaftar sebagai PIC?
mendaftarkan email yang
sama untuk PIC, meskipun
sudah pernah digunakan
sebagai
Pemilik/Manajemen.

11 Pemilik/Man Tambah Apakah saya bisa menambahkan Tidak bisa. Saat ini 1 email
ajemen PIC email/no. handphone yang & no.handphone hanya
sudah terdaftar sebagai PIC di bisa didaftarkan sebagai 1
klinik lain ? PIC di 1 klinik.

12 Pemilik/Man Tambah Saya sudah menambahkan PIC Memberitahukan PIC

ajemen PIC saya, apa yang harus dilakukan? untuk dapat segera
mengecek email dan
melakukan aktivasi dalam
jangka waktu 1x24 jam

13 Pemilik/Man Aktivasi PIC saya memberitahukan Anda dapat mengirimkan

ajemen PIC gagal bahwa ketika link aktivasi diklik
muncul notifikasi telah
berakhir/expired, apa yang
harus saya lakukan?
kembali email aktivasi
dengan cara klik Action
‘Kirim Ulang Email
Aktivasi’ di table menu
setting management pada
PIC yang gagal aktivasi

14 Pemilik/Man Aktivasi Salah satu pengguna yang Anda dapat mengirimkan

ajemen Manajeme merupakan Manajemen
n Gagal memberitahukan bahwa ketika
link aktivasi diklik muncul
notifikasi telah
berakhir/expired, apa yang
harus saya lakukan?
kembali email aktivasi
dengan cara klik Action
‘Kirim Ulang Email
Aktivasi’ di table menu
setting management pada
manajemen yang gagal
aktivasi

7
15 Pemilik/Man Hapus PIC Jika PIC saya dihapus apakah Ya, bisa mengganti dengan
ajemen saya dapat menggantinya PIC baru pada halaman
dengan PIC baru? tambah PIC, dengan
memasukkan email &
no.handphone PIC yang
baru
16 Pemilik/Man Hapus PIC Jika PIC saya dihapus, Apakah Tidak, data tidak akan
ajemen data Dokter, Perawat, & hilang. Ketika akun PIC
Frontdesk, Rekam Medis di baru dibuat kembali maka
Klinik Cabang X akan hilang? data Dokter, perawat,
Frontdesk, bahkan Rekam
Medis yang sebelumnya
dimasukkan akan muncul

17 Pemilik/Man Non- Bisakah saya menon-aktifkan Bisa, Anda bisa menon-

ajemen Aktifkan sementara akun PIC saya di 1 aktifkan PIC Anda melalui
PIC klinik tertentu? menu role management
atau edit data PIC di menu
setting management,
dengan mengubah toggle
menjadi non-aktif

18 Pemilik/Man Mengganti Karena alasan tertentu (Cuti, 1. PIC tersebut harus

ajemen PIC dsb) PIC klinik saya perlu di non-aktifkan
digantikan untuk sementara terlebih dahulu
waktu. Bagaimana caranya agar (melalui menu
akses akun PIC tsb bisa role
dipindahkan sementara namun management/setti
dengan tidak menghilangkan ng manajement
akun PIC tersebut? (edit))
2. Setelah itu masuk
ke halaman role
management,
pilih salah satu
pengguna yang
telah terdaftar
sebagai
manajemen/Dokte
r, namun tidak
memegang role
sebagai PIC klinik.
Terapkan/assign
pengguna
tersebut menjadi
PIC Klinik baru.

Untuk mengembalikan
akses akun ke PIC lama,
hapus role PIC baru yang
menggantikan

8
 sebelumnya, lalu Aktifkan
kembali PIC lama (yang
sebelumnya non-aktif)
dengan cara mengaktifkan
toggle di menu role
management/setting
management(edit)).

Ingat bahwa akun PIC

lama tidak dapat di
aktifkan sebelum akun PIC
yang menggantikan di
non-aktifkan.

19 Pemilik/Man Non- Bisakah saya menon-aktifkan Bisa, Anda bisa menon-

ajemen Aktifkan sementara akun tim manajemen aktifkan Manajemen Anda
Manajeme saya? melalui halaman role
n management atau edit PIC
di table menu setting
management, dengan
mengubah toggle menjadi
non-aktif
20 Pemilik/Man Non- Apa yang terjadi ketika saya Jika dinon-aktifkan, user
ajemen aktifkan non-aktifkan seorang user? tidak dapat login ke dalam
User akun izidok untuk semua
role terkait yang dimiliki
oleh dirinya.

21 Pemilik Akses Jika saya menambahkan orang Akses menu milik

untuk lain sebagai Manajemen, akses Manajemen saat ini sama
Manajeme menu apa saja yang dimiliki oleh dengan pemilik, namun
n Manajemen tersebut? Manajemen hanya bisa
melakukan pengaturan
role untuk PIC
22 Pemilik Email/No. Mengapa muncul notifikasi Terdapat beberapa
Handphon email/no. handphone telah kemungkinan :
e telah terdaftar saat saya 1. Email / no.
terdaftar menambahkan Manajemen? handphone telah
(Tambah terdaftar sebagai
Manajeme perawat/frontdesk
n) 2. Email / no.
handphone telah
terdaftar sebagai
Manajemen
lainnya

23 Pemilik Fitur Role Apa yang bisa saya lakukan pada Mengatur role
Manageme fitur role management sebagai (menghapus/menambah)
nt Pemilik Klinik ? dari :
a. Diri Sendiri
(Pemilik)

9
 b. Manajemen
c. PIC
d. Dokter

24 Manajemen Fitur Role Apa yang bisa saya lakukan pada Mengatur role
Manageme fitur role management sebagai (menghapus/menambah)
nt Manajemen ? dari : PIC Klinik

25 Pemilik/Man Hapus role Bagaimana jika saya tidak Selama belum klik
ajemen user sengaja menghapus role seorang ‘Simpan’ Anda dapat pilih
user di halaman edit role kembali role yang sempat
management? di terhapus dan data akan
tetap kembali.

26 Pemilik Ganti Apakah saya bisa mengganti Ya, Bisa, Anda bisa masuk
email/no. email dan no. Handphone yang ke table halaman tambah
handphon didaftarkan saat awal registrasi? Manajemen, dan nama
e bagi Anda sebagai pemilik akan
Pemilik berada di bagian paling
atas pada table. Klik ‘edit’
untuk mengubah data
email/no. handphone.

c. Login & Penggunaan Fitur (PIC Klinik)

No. Role Topik Pertanyaan Jawaban

1 PIC Klinik Lupa Email Apakah saya bisa Ya, bisa. Anda bisa login
menggunakan no. handphone dengan email/no.
untuk login jika saya lupa handphone yang didaftarkan
email saya? saat registrasi

2 PIC Klinik Lupa Apakah saya bisa mengganti Ya, bisa. Silakan klik tulisan
Password password saya jika saya lupa? lupa password yang berada
di halaman login
3 PIC Klinik Ganti Ketika sudah login kedalam Ya, bisa. Anda dapat klik
Password akun, Apakah saya tetap bisa tombol di kanan atas dekat
mengganti password saya? nama profil Anda dan pilih
ubah password

4 PIC Klinik Tidak bisa Kenapa saya tidak bisa login
login setelah input password
beserta email / no.
handphone saya?
Silakan cek kembali
password atau
email/no.handphone Anda.
Untuk Password, izidok
menggunakan min. 6
karakter dengan campuran
huruf besar, huruf kecil dan
angka.

Dan pastikan Anda memilih

tipe Akun : Klinik.

10
5 PIC Klinik Akses menu Saya sudah login apa yang bisa Anda dapat :
PIC saya lakukan sebagai PIC? a. Menambahkan
Dokter
b. Menambahkan
Perawat/Frontdesk
c. Menambahkan
Poliklinik

6 PIC Klinik Cara Tambah Bagaimana caranya saya Anda dapat masuk ke menu
Dokter, menambahkan/membuat Setting Management –
Perawat, akun untuk Dokter, Perawat, Tambah Dokter & Staff, klik
Frontdesk Frontdesk ? tombol ‘Tambah Data’.

7 PIC Klinik Pendaftaran Bisakah saya menambahkan
email/no.HP email/no.handphone yang
saat tambah sudah terdaftar sebagai
Dokter/Staff dokter/perawat/Frontdesk di
klinik cabang lain (masih 1
pemilik) untuk didaftarkan lagi
sebagai
Dokter/perawat/Frontdesk di
klinik cabang milik saya?
Ya bisa, Anda dapat kembali
mendaftarkan
email/no.handphone
Dokter/perawat/Frontdesk
yang sudah digunakan ke
klinik lain.

8 PIC Klinik Pendaftaran Bisakah saya menambahkan Ya bisa, Anda dapat

email/no.HP email/no.handphone yang mendaftarkan
saat tambah sudah digunakan sebagai email/no.handphone yang
Dokter/Staff PIC/Pemilik/Manajemen sudah digunakan oleh
sebagai PIC/Pemilik/Manajemen
Dokter/Perawat/Frontdesk? sebagai Dokter.

Untuk perawat/Frontdesk,
saat ini tidak bisa
menggunakan
email/no.handphone yang
sama dengan yang sudah
digunakan sebagai
PIC/Pemilik/Manajemen

9 PIC Klinik Email/no. HP Mengapa muncul notifikasi Terdapat beberapa

telah email/no. handphone telah kemungkinan :
terdaftar saat terdaftar saat saya 1. Email / no.
tambah menambahkan Dokter? handphone telah
Dokter terdaftar sebagai
Dokter di klinik
tersebut
2. Email / no.
handphone telah
terdaftar sebagai
perawat/frontdesk

11
 3. Email / no.
handphone telah
terdaftar sebagai
role lain di klinik
beda pemilik

10 PIC Klinik Email/no. HP Mengapa muncul notifikasi Terdapat beberapa

telah email/no. handphone telah kemungkinan :
terdaftar saat terdaftar saat saya 1. Email / no.
tambah menambahkan handphone telah
Perawat/Fron Perawat/Frontdesk? terdaftar sebagai
tdesk perawat/Frontdesk
di klinik tersebut
2. Email / no.
handphone telah
terdaftar sebagai
perawat/frontdesk
3. Email / no.
handphone telah
terdaftar sebagai
role lain di klinik
beda pemilik

11 PIC Klinik Tambah Apakah saya bisa Ya, Bisa. Anda dapat
Perawat/Fron mendaftarkan 1 orang yang mendaftarkan 1 orang yang
tdesk sama sebagai sama sebagai
perawat/Frontdesk? perawat/Frontdesk.

12 PIC Klinik Tambah Saya sudah menambahkan Anda dapat menghubungi

Dokter/Staff dokter/perawat/Frontdesk, tim izidok, untuk dapat
tidak muncul namun nama yang dilakukan pengecekan pada
pada tabel dimasukkan tidak muncul nomer HP : 0878-8081-0414
dalam table, apa yang harus Atau ke 021-7237982
saya lakukan ?

13 PIC Klinik Tambah Saya sudah menambahkan Memberitahukan Dokter,

Dokter/Staff Dokter/Perawat/Frontdesk
saya, apa yang harus
dilakukan?
perawat, front desk, untuk
dapat segera mengecek
email dan melakukan
aktivasi akun dalam jangka
waktu 1x24 jam untuk bisa
login ke dalam akun klinik.

12
14 PIC Klinik Aktivasi Dokter/staff saya
Dokter/Staff memberitahukan bahwa
ketika link aktivasi diklik
muncul notifikasi telah
berakhir/expired, apa yang
harus saya lakukan?
Anda dapat mengirimkan
kembali email aktivasi
dengan cara klik Action
‘Kirim Ulang Email Aktivasi’
di table menu setting
management pada PIC yang
gagal aktivasi

15 PIC Klinik Hapus Apa yang terjadi jika saya Jika Anda menghapus satu
Dokter/Staff hapus data seorang pengguna, maka pengguna
Dokter/perawat/Frontdesk tersebut akan kehilangan
dari table? akses ke dalam akun izidok
klinik dan tidak bisa masuk
ke dalam akun.
16 PIC Klinik Ubah Data Apakah saya bisa melakukan Ya bisa melalui action ‘Edit
Dokter perubahan Nama dokter, No. Data’ yang berada pada
SIP, email, no. handphone jika table.
dibutuhkan?

17 PIC Klinik Non-Aktifkan Bisakah saya menon-aktifkan Bisa, Anda bisa menon-
Dokter/Staff sementara akun seorang aktifkan Dokter, Perawat,
dokter/perawat/frontdesk ? atau Frontdesk Anda melalui
halaman role management
atau halaman edit data di
table menu setting
management, dengan
mengubah toggle menjadi
non-aktif

18 PIC Klinik Non-Aktifkan Apa yang terjadi ketika saya Jika dinon-aktifkan, user
Dokter/Staff non-aktifkan seorang user? tidak dapat login ke dalam
akun izidok untuk semua
role terkait yang dimiliki
oleh dirinya.

19 PIC Klinik Fitur Role Apa yang bisa saya lakukan Mengatur role
Management pada fitur role management (menghapus/menambah)
sebagai PIC Klinik ? dari : Dokter, Perawat,
Frontdesk
20 PIC Klinik Hapus role Bagaimana jika saya tidak Selama belum klik ‘Simpan’
user sengaja menghapus role Anda dapat pilih kembali
seorang user di halaman edit role yang sempat di
role management? terhapus dan data akan
tetap kembali.

13
21 PIC Klinik Ganti Apakah saya bisa mengganti Anda dapat mengganti
email/no. email dan no. Handphone email/no.handphone
handphone yang digunakan untuk login? dengan memberitahukan
bagi PIC email/no.handphone Anda
yang baru kepada tim
Manajemen Klinik
22 PIC Klinik Menonaktifka Apakah saya bisa menghapus / Tidak, Anda hanya dapat
n akun Sendiri menonaktifkan akun saya mengubah
sendiri sebagai PIC? email/no.handphone
dengan data baru. Untuk
menonaktifkan akun PIC,
hanya pemilik/manajemen
yang bisa melakukan.
23 PIC Klinik Menambahka Bagaimana cara saya Anda dapat menuju menu
n Poliklinik menambahkan Poliklinik Manajemen Poliklinik dan
menambahkan Poliklinik
melalui tombol ‘Tambah
Poliklinik’

24 PIC Klinik Tidak bisa Saya tidak menemukan dokter Pastikan bahwa Dokter yang
menambahka saat menambahkan dokter didaftarkan sudah
n Dokter di untuk Poliklinik melakukan aktivasi akun,
Manajemen karena jika statusnya masih
Poliklinik ‘Menunggu Aktivasi’ maka
Dokter tidak akan muncul
pada saat menambahkan
Poliklinik.

Jika Dokter sudah aktif

namun tetap tidak muncul,
Anda dapat menghubungi
nomer berikut : HP : 0878-
8081-0414
Atau ke 021-7237982 untuk
dapat dilakukan
pengecekkan oleh tim izidok

25 PIC Klinik Tidak bisa Saya tidak bisa menyimpan Pastikan Anda telah mengisi
menyimpan perubahan Jadwal Poliklinik seluruh kolom, termasuk
Jadwal maupun menambah Poliklinik status Poliklinik
Poliklinik baru, apa yang harus (Buka/Tutup).
dilakukan?
Jika seluruh kolom telah
terisi namun Anda tetap
tidak bisa menyimpan
jadwal poliklinik Anda, Anda
dapat menghubungi nomer
HP : 0878-8081-0414

14
 Atau ke 021-7237982 untuk
dapat dilakukan
pengecekkan oleh tim izidok

3.USER GUIDE – Flow Setting Management

Pemilik Klinik
a. Registrasi
Masuk ke halaman beta.izidok.id lalu klik daftar disini

Pilih daftar sebagai ‘Klinik’.

Isikan seluruh kolom, lalu klik DAFTAR.

15
Setelah klik DAFTAR, Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Silakan cek email yang
digunakan saat pendaftaran untuk melakukan aktivasi akun. Aktivasi akun harus dilakukan
dalam waktu 1x24 jam. Jika melewati batas waktu tersebut, maka registrasi harus di ulang.

16
Anda akan mendapatkan email aktivasi, klik tombol ‘Konfirmasi Email’

Setelah klik tombol Konfirmasi email, maka akun akan teraktivasi, Anda dapat mulai
melakukan login.

17
 Saat login, pastikan Anda memilih tipe akun Klinik untuk dapat masuk ke dalam akun

b. Menambahkan klinik dan PIC Klinik

Pemilik Klinik atau Manajemen dapat mulai menambahkan Klinik dan PIC Klinik melalui
menu ‘Tambah Klinik & PIC’

18
Setelah masuk ke halaman, Anda dapat klik tombol ‘Tambah Data Klinik’

Pada halaman tambah data klinik, isi seluruh kolom dan klik ‘Selesai’ jika telah terisi
seluruhnya. Pastikan nama klinik tidak sama antara satu dan lainnya. Anda dapat
mencantumkan inisial lokasi jika diperlukan. Contoh : Klinik A JKT, Klinik B BDG

Setelah klik ‘Selesai’, data klinik yang telah ditambahkan akan muncul pada table daftar
klinik. Anda dapat melakukan perubahan nama, jenis klinik, ataupun no.izin klinik pada
tombol actions

19
Setelah menambahkan klinik, Pemilik/Manajemen dapat klik tab ‘PIC Klinik’ untuk masuk ke
halaman daftar PIC

Pada halaman daftar PIC Klinik, klik ‘Tambah Data PIC’ untuk mulai menambahkan PIC

Pada halaman tambah data PIC, silakan isi seluruh kolom. 1 email & no.handphone hanya
dapat digunakan untuk 1 klinik. Pastikan email belum pernah didaftarkan sebagai PIC Klinik
sebelumnya.

20
Setelah klik ‘Selesai’ maka email aktivasi akan langsung dikirimkan ke email yang didaftarkan
pada halaman tambah PIC. Lakukan aktivasi dalam waktu 1x24jam untuk dapat
menggunakan akun.

Setelah menambahkan PIC Klinik, maka PIC yang ditambahkan akan muncul pada table
daftar PIC Klinik dengan status ‘Menunggu Aktivasi’

PIC klinik akan menerima link aktivasi pada emailnya, untuk aktivasi klik tombol ‘Konfirmasi
Email’

21
Setelah klik tombol ‘Konfirmasi Email’, maka PIC akan diminta untuk setting password yang
akan digunakan untuk login kedalam akun.

Setelah berhasil setting password, maka PIC dapat mulai login ke dalam akun

Apabila PIC tidak mendapatkan email aktivasi, maka Pemilik/Manajemen dapat mengirimkan
ulang email aktivasi melalui tombol ‘Actions’ – Kirim Ulang Email Aktivasi.

22
Untuk melakukan perubahan data PIC, Pemilik/Manajemen dapat masuk ke halaman ‘Edit
Data PIC’ melalui tombol ‘Actions’

Pada halaman edit data PIC, Pemilik/Manajemen dapat mengubah email, no.handphone,
maupun nama klinik jika dibutuhkan. Jika email diubah maka akan dibutuhkan kembali re-
aktivasi akun melalui link yang terkirim ke email baru.

Pada halaman edit data PIC, Pemilik/Manajemen juga dapat menon-aktifkan PIC jika
diperlukan. Jika dinon-aktifkan maka PIC tidak akan dapat login ke dalam akunnya sampai
diaktifkan kembali.

23
 Pemilik juga dapat mengubah Klinik yang di assign kepada seorang PIC. Namun pastikan
klinik yang dipilih belum memiliki PIC untuk dapat mengubah nama klinik.

c. Menambahkan Manajemen lainnya

Pemilik dapat menambahkan Manajemen lainnya yang akan memiliki akses menu yang sama
dengan dirinya, melalui menu ‘Tambah Manajemen’

24
Setelah masuk ke halaman daftar Manajemen, untuk mulai menambahkan dapat klik
‘Tambah Data’

Pada halaman tambah pemilik/Manajemen, isikan seluruh kolom dan klik ‘Selesai’

Setelah klik ‘Selesai’, maka email aktivasi akan dikirimkan ke email yang didaftarkan.
Pastikan aktivasi akun dilakukan dalam waktu 1x24 jam. (Tata cara aktivasi sama dengan
pengguna lainnya, masuk ke email, klik tombol ‘Konfirmasi Email, set password yang
digunakan dan klik selesai)

25
Manajemen yang ditambahkan akan muncul pada table daftar manajemen.

Apabila manajemen yang didaftarkan tidak menerima email aktivasi, maka dapat dikirimkan
kembali email aktivasi melalui tombol ‘Actions’ – Kirim ulang email aktivasi.

Bagi pemilik, jika ingin mengubah data email atau no.handphone yang didaftarkan maka
dapat melakukannya pada halaman ‘Edit Data’ (Pemilik akan selalu berada pada daftar
paling atas di table ‘Daftar Manajemen’)

26
d. Menu Role Manajemen (Menambah & Menghapus Role)

Pada halaman ini, bagi Pemilik Klinik, akan terlihat user yang terdaftar sebagai manajemen,
PIC Klinik dan Dokter. Sedangkan bagi Manajemen, akan terlihat user yang terdaftar sebagai
PIC Klinik.

27
Melalui tombol ‘pensil’ yang berada pada bagian ‘Actions’ table User Role Management,
Pemilik akan masuk ke halaman edit role. Pada halaman ini, pemilik dapat menambahkan
role seorang user, baik sebagai Dokter, PIC Klinik, maupun Manajemen.

Sebagai contoh, role pengguna di bawah ini akan ditambahkan sebagai Dokter. Sebelumnya
pengguna tersebut merupakan PIC Klinik.

Untuk menambahkan pengguna tersebut sebagai Dokter, maka pemilik harus mengisikan
lokasi klinik tempat Dokter tersebut akan ditempatkan, no. SIP, masa berlaku SIP, dan
Spesialisasi Dokter tersebut.

Setelah berhasil ditambahkan sebagai Dokter, maka pengguna tersebut akan otomatis
muncul pada table daftar dokter di Klinik yang dipilih

28
Melalui halaman edit role, pemilik juga dapat menambahkan role seseorang menjadi PIC
Klinik jika sebelumnya

Jika seseorang ditambahkan sebagai PIC Klinik, maka Pemilik akan diminta untuk memilih
Klinik. Klinik yang dapat dipilih adalah klinik yang belum miliki PIC.

29
Selain itu, Pemilik juga dapat menambahkan role seseorang sebagai Manajemen melalui
halaman ini. Setelah memilih role dan klik Simpan, maka pengguna tersebut akan muncul
otomatis pada table ‘Daftar Manajemen’ sebagai Manajemen.

Pada halaman edit role juga terdapat toggle yang sama dengan yang berada di halaman
setting management, yaitu toggle untuk menon-aktifkan seorang pengguna. Jika toggle di
non-aktifkan maka pengguna yang dinon-aktifkan tidak dapat login ke dalam akun sampai
toggle tersebut diaktifkan kembali.

30
e. Halaman ubah klinik

Apabila pengguna terdaftar pada >1 klinik cabang, maka akan terdapat menu ubah klinik
agar pengguna dapat berpindah ke akun klinik cabang lainnya.

f. Menghapus PIC Klinik atau Manajemen

Pemilik klinik dapat menghapus total akses seorang PIC Klinik atau Manajemen, dengan cara klik
tombol ‘Hapus Data PIC’ atau ‘Hapus Data’ pada menu Setting Manajemen.

31
 Namun yang perlu diperhatikan, menghapus pada bagian ini akan menyebabkan terhapusnya
role lain yang dimiliki oleh pengguna tersebut. Misal, apabila seorang PIC Klinik, selain menjadi
PIC juga memiliki role sebagai Dokter, maka jika dihapus dengan cara diatas, role PIC dan Dokter
milik pengguna tersebut akan hilang. Jika yang dimaksud adalah menghapus salah satu role akses
yang dimiliki (misal dari yang awalnya PIC & Dokter, menjadi PIC saja atau Dokter saja, maka hal
tersebut dapat dilakukan pada menu Role Manajemen (baca poin 3d) yang dimiliki oleh Pemilik
Klinik.

g. Mengganti PIC Klinik sementara

Apabila terdapat PIC Klinik yang perlu digantikan sementara (namun aksesnya tetap ada/tidak
dihapus semisal karena cuti atau hal lainnya), terdapat 2 cara yang bisa di gunakan :

1. Dihandle secara operasional/SOP yaitu PIC yang cuti bisa memberikan password dan akses
akunnya sementara kepada PIC pengganti.
2. Jika akun PIC yang dimiliki ingin dilimpahkan kepada manajemen/pemilik yang sudah
memiliki akun di izidok, maka dapat di set dengan cara berikut :

a. Non-aktifkan terlebih dahulu PIC Klinik yang akan digantikan/non-aktif sementara waktu
pada menu role manajemen, Edit Role (tanda ‘Pensil’) (Dapat dilakukan oleh Pemilik)

32
b. Cari Pengguna yang ingin diset untuk menggantikan PIC Klinik tersebut. Masuk kehalaman
Edit Role, tambahkan role PIC Klinik untuk pengguna tersebut lalu klik Simpan.

c. Maka kini, PIC Klinik sudah dapat diakses dengan pengganti baru sementara.
d. Untuk mengembalikan akses kepada PIC lama, hapus terlebih dahulu role sebagai PIC Klinik
di pengguna yang menggantikan. Setelah itu aktifkan kembali role PIC Klinik yang lama.
e. Jika pengganti sebelumnya masih aktif sebagai PIC Klinik, maka ketika PIC Klinik lama
mengaktifkan akunnya, akan muncul pop-up sebagai berikut :

33
PIC Klinik

a. Halaman Inisiasi
Setelah PIC berhasil melakukan aktivasi akun dan login pertama kali, maka PIC akan masuk
ke halaman inisiasi awal, untuk mengisikan jumlah dokter yang berada di klinik tersebut dan
juga alamat klinik.

Jika selesai, maka PIC akan langsung masuk ke aplikasi (halaman dashboard).

34
b. Menambahkan Dokter, Perawat dan Staff Lainnya
Jika PIC ingin menambahkan Dokter, Perawat, dan staff. Maka PIC dapat masuk ke menu
‘Tambah Dokter & Staff’.

Di halaman Daftar Dokter, PIC dapat klik tombol ‘Tambah Data’ untuk mulai menambahkan
dokter.

35
PIC Klinik dapat menambahkan Dokter dengan mengisikan kolom-kolom pada halaman
tambah Dokter. Pastikan dokter belum dimasukkan sebelumnya untuk dapat menyimpan
data. Seluruh kolom bersifat wajib diisi.

PIC Klinik dapat menambahkan Dokter yang telah memiliki akun di klinik cabang lain (namun
masih 1 pemilik).

Setelah berhasil memasukkan data, maka sama seperti pengguna lainnya, akan terkirim link
aktivasi melalui email yang didaftarkan. Dokter dapat melakukan aktivasi dalam waktu
1x24 jam sebelum link aktivasi berakhir.

36
Dokter yang sudah ditambahkan akan muncul pada table daftar dokter dengan status
menunggu aktivasi. Jika Dokter sudah melakukan aktivasi, maka status akan berubah
menjadi aktif.

Apabila Dokter belum menerima email aktivasi maka PIC Klinik dapat mengirimkan kembali
email aktivasi melalui tombol ‘Actions’ – Kirim Ulang Email Aktivasi.

Apabila PIC Klinik ingin mengubah data Dokter maka PIC dapat klik tombol ‘Action’ untuk
masuk ke halaman Edit Data Dokter.

37
Pada halaman Edit Data Dokter, PIC dapat mengubah data email, no.handphone, mengupdate
no. SIP, dan data lainnya jika dibutuhkan. Jika mengganti email, maka Dokter akan
memerlukan reaktivasi kembali melalui link yang dikirimkan ke email baru.

Pada halaman ini juga PIC dapat menon-aktifkan akun Dokter jika dibutuhkan melalui toggle
‘Account Status’. Jika dinonaktifkan, maka Dokter tidak dapat login untuk sementara waktu
kedalam akun.

38
Untuk menambahkan Perawat dan Frontdesk, PIC Klinik dapat menekan tab ‘Perawat &
Frontdesk’

Lalu PIC Klinik akan diarahkan ke halaman Daftar Perawat & Frontdesk, pengguna dapat klik
tombol ‘Tambah Data Staff’.

Pada halaman tambah data perawat & Frontdesk, PIC klinik dapat memilih untuk
mendaftarkan seseorang menjadi Perawat, Frontdesk, maupun keduanya (double-role).

PIC Klinik dapat menambahkan Perawat/Frontdesk yang telah memiliki akun di klinik cabang
lain (namun masih 1 pemilik).

39
Setelah berhasil memasukkan data, maka sama seperti pengguna lainnya, akan terkirim link
aktivasi melalui email yang didaftarkan. Perawat/Frontdesk dapat melakukan aktivasi
dalam waktu 1x24 jam sebelum link aktivasi berakhir.

Perawat/Frontdesk yang berhasil ditambahkan akan muncul pada table Daftar Perawat &
Frontdesk dengan status menunggu aktivasi. Status akan berubah menjadi aktif apabila
telah aktivasi.

40
Apabila Perawat/Frontdesk tidak menerima email aktivasi, maka PIC Klinik dapat
mengirimkan kembali email aktivasi melalui tombol ‘Actions’ – Kirim Ulang Email Aktivasi.

Jika diperlukan, PIC Klinik juga dapat mengubah data Perawat & Frontdesk melalui tombol
‘Actions’ – Edit data

Pada halaman edit, PIC dapat mengubah nama staff, email, dan no.handphone. Jika
pengguna ingin mengubah role perawat/ Frontdesk maka dapat dilakukan di halaman edit
role (menu Role Management).

41
c. Menghapus dokter, perawat dan staff lainnya

Pemilik klinik dapat menghapus total akses seorang Dokter,Perawat atau staff lainnya, dengan
cara klik tombol ‘Hapus Data Dokter’ atau ‘Hapus Data’ pada menu Setting Manajemen.

Namun yang perlu diperhatikan, menghapus pada bagian ini akan menyebabkan terhapusnya
role lain yang dimiliki oleh pengguna tersebut. Misal, apabila seorang Dokter, selain menjadi
Dokter juga memiliki role sebagai PIC Klinik, maka jika dihapus dengan cara diatas, role Dokter dan
PIC Klinik milik pengguna tersebut akan hilang. Jika yang dimaksud adalah menghapus salah satu
role akses yang dimiliki (misal dari yang awalnya PIC & Dokter, menjadi PIC saja atau Dokter saja,
atau dari yang awalnya Perawat & Frontdesk, menjadi Perawat saja atau Frontdesk saja, maka hal
tersebut dapat dilakukan pada menu Role Manajemen (baca poin 3d) yang dimiliki PIC Klinik.

42
d. Menambahkan Jadwal Poliklinik & Dokter pada menu Manajemen Poliklinik

Pada menu manajemen Poliklinik, PIC Klinik dapat menambahkan Jadwal Poliklinik yang
dimiliki oleh klinik tersebut melalui tombol ‘Tambah Poliklinik’

PIC Klinik dapat mengisikan seluruh kolom mengenai data Poliklinik yang akan disimpan.

43
 PIC Klinik dapat menggunakan simbol ‘+’ untuk menambahkan Jadwal Poliklinik lainnya jika
memang terdapat lebih dari 1 hari.

Selain itu PIC Klinik juga dapat menambahkan Dokter jaga Poliklinik. Dokter akan muncul
pada pilihan droplist ‘Tambah Dokter’ apabila Dokter telah melakukan aktivasi akun.

Pada bagian tambah Dokter, jika Dokter berhalangan hadir dan perlu digantikan dengan
dokter lainnya, maka pengguna bisa menambahkan Dokter pengganti di halaman ini agar
nama dokter tersebut muncul dan dapat dipilih saat pasien melakukan Registrasi Antrean
(Lebih jelasnya Lihat USER GUIDE – Registrasi Antrean).

Apabila data Poliklinik berhasil ditambahkan, maka data akan muncul pada table daftar
Poliklinik.

4. USER GUIDE - Manajemen Tarif

Menu manajemen tarif dimiliki oleh role PIC Klinik (fitur lengkap) dan Front Desk (hanya fitur bulk
upload). Pada role lain, manajemen tarif hanya terdapat tabel dan fungsi pencarian saja.

Pada menu Manajemen Tarif, pengguna dapat menambahkan daftar harga layanan, edit harga
layanan, hapus harga layanan. Terdapat fitur Upload Data untuk memasukkan data dalam jumlah
banyak sekaligus, dan Download Data untuk menarik daftar tarif yang sudah dibuat di izidok.

44
 a. Tabel Data

Pada bagian tabel, pengguna dapat melihat daftar layanan yang telah disimpan sekaligus melakukan
filter pencarian berdasarkan poliklinik, kategori layanan, nama layanan, kode layanan, dan tarif.
Terdapat pula tombol Action yang terdiri dari tombol Edit Data dan Hapus Data

Lalu pada bagian atas tabel, terdapat tombol Download Data, Upload Data, dan Tambah Tarif (Jika
role pengguna merupakan PIC). Yang akan dijelaskan pada poin berikutnya.

b. Tambah Tarif

Setelah klik tombol Tambah Tarif pada bagian atas tabel, maka pengguna akan masuk ke halaman
tambah tarif. Pada halaman ini, pengguna dapat memasukkan layanan sesuai dengan kategori
layanan yang dimiliki dan sesuai dengan poliklinik yang dimiliki.

Nama poli yang muncul pada dropdown list kolom Poli adalah nama poli yang sudah disimpan
sebelumnya pada halaman Manajemen Poliklinik.

45
Tombol Tambah, disebelah tombol ‘Keluar’ berfungsi untuk menambahkan baris kolom jika akan
memasukkan lebih dari 1 daftar layanan. Dan tanda Minus dapat di klik untuk menghapus baris yang
ingin dihilangkan.

Jika menambahkan nama layanan yang persis sama, untuk kategori yang sama serta poli yang sama,
atau sudah tersimpan sebelumnya maka akan muncul validasi nama layanan sudah terdaftar.

Setelah klik Simpan maka layanan yang dimasukkan akan masuk ke dalam tabel data tarif.

c. Edit Data

Untuk melakukan edit data, pengguna dapat menuju bagian ACTIONS pada Tabel Data tarif dan klik
Edit Data. Pada halaman ini pengguna dapat mengubah nama layanan, kode, maupun poli dan
kategori.

d. Upload Data Tarif (Bulk Upload)

Apabila pengguna ingin memasukkan tarif layanan untuk jumlah yang banyak sekaligus, maka
pengguna dapat menggunakan fitur Upload Data. Setelah klik tombol Upload Data pengguna akan
masuk ke halaman Upload Data

46
Pada halaman Upload Data, pengguna dapat klik Download Template untuk memasukkan data
layanan dengan format excel. Tampilan excel sebagai berikut :

Pengguna dapat menuliskan layanan yang dimiliki pada excel. Tata cara pengisian terlampir pada
web di bagian Cara Pengisian Template

Setelah layanan ditulis pada template excel yang telah disediakan, pengguna dapat upload kembali
excel yang telah diisi melalui tombol ‘Upload File’. Pastikan data tidak lebih dari 500 baris (jika data
yang dimiliki > dari 500 disarankan upload dibagi menjadi beberapa kali.)

47
Setelah upload, akan muncul progress bar, tunggu hingga progress bar selesai dan data yang berhasil
serta gagal diupload akan muncul pada halaman preview.

Jumlah data yang diupload akan ditunjukkan dan ditampilkan pada halaman preview. Data yang
sudah berhasil dapat disimpan ataupun dihapus.

Data yang gagal diupload, dapat didownload dan diperbaiki. Akan terdapat keterangan penyebab
gagalnya upload pada kolom paling kanan pada excel hasil download data gagal.

48
Pengguna dapat langsung memperbaiki di halaman tersebut dan menguploadnya kembali dengan
format yang benar.

e. Download Data

Fitur Download Data berfungsi jika pengguna ingin menarik data tarif layanan yang sudah di simpan
di aplikasi izidok. Pengguna dapat mencheck-list daftar layanan yang ingin di tarik, lalu klik Download
Data dan data akan terdownload dalam format excel. Fitur Download Data ini juga dapat digunakan
apabila pengguna ingin mengubah harga sekaligus pada beberapa layanan. Layanan yang ingin
diubah dapat didownload, diubah datanya dan kembali di upload pada halaman upload data.

Untuk menchecklist semua data tarif pada halaman tersebut, pengguna dapat check-list box paling
atas, sebagai berikut :

49
Setelah dichecklist dan klik Download Data, berikut tampilan hasil data dalam excel yang berhasil
ditarik :

Jika pengguna ingin mengubah data seperti nama, kode, atau tarif, pengguna dapat langsung
mengubahnya di halaman ini, dan menguploadnya kembali pada halaman upload data.

f. Hak Akses Fitur Manajemen Tarif

Fitur manajemen tarif dapat diakses oleh PIC atau role yang rangkap dengan PIC dan Frontdesk
maupun role yang rangkap dengan Frontdesk.

Namun role Frontdesk tidak memiliki akses untuk menambah, edit, atau hapus tarif layanan (hanya
PIC yang memiliki akses tersebut). Frontdesk hanya bisa melakukan bulk upload dan mencari layanan
di tabel data tarif.

5. USER GUIDE – Manajemen Obat & BHP

Menu manajemen obat dan BHP dimiliki oleh role PIC Klinik (fitur lengkap) dan Front Desk. Pada
role lain, manajemen obat dan BHP hanya terdapat tabel dan fungsi pencarian saja.

Pada menu Manajemen Obat & BHP, pengguna dapat menambahkan daftar nama obat/bahan
habis pakai, edit harga, hapus harga. Terdapat fitur Upload Data untuk memasukkan data dalam

50
jumlah banyak sekaligus, dan Download Data untuk menarik daftar obat dan BHP yang sudah dibuat
di izidok.

a. Tabel Data

Pada bagian tabel, pengguna dapat melihat daftar obat yang telah disimpan sekaligus melakukan
filter pencarian berdasarkan kategori obat, nama obat, kode obat, jenis obat dan tarif.

Sedangkan pada tabel daftar bahan habis pakai, pengguna dapat melihat daftar habis pakai dan
melakukan filter pencarian berdasarkan kode, nama, dan harga.

Terdapat pula tombol Action yang terdiri dari tombol Edit Data dan Hapus Data

Lalu pada bagian atas tabel, terdapat tombol Download Data, Upload Data, dan Tambah
Obat/Tambah BHP (Jika role pengguna merupakan PIC). Yang akan dijelaskan pada poin berikutnya.

51
 b. Tambah Data Obat & BHP

Setelah klik tombol Tambah Obat pada bagian atas tabel, maka pengguna akan masuk ke halaman
tambah obat. Pada halaman ini, pengguna dapat memasukkan kode obat, nama obat, kategori, jenis,
dan harga.

Untuk halaman Tambah BHP, pengguna dapat menambah nama BHP, kode BHP dan harga.

Pada halaman tambah obat, kode obat tidak boleh sama dengan yang sudah dimasukkan
sebelumnya, jika kode obat sudah terdaftar dan dimasukkan kembali, akan muncul validasi ‘Kode
obat tidak boleh sama’

Pengguna dapat memilih pilihan ‘Lainnya’ jika pengguna tidak mengetahui kategori atau jenis dari
obat yang dimasukkan.

52
Tombol Tambah, berfungsi untuk menambahkan baris kolom jika akan memasukkan lebih dari 1
daftar obat. Dan tanda Minus dapat di klik untuk menghapus baris yang ingin dihilangkan.

Setelah klik Simpan maka layanan yang dimasukkan akan masuk ke dalam tabel data Obat & BHP.

c. Edit Data

Untuk melakukan edit data, pengguna dapat menuju bagian ACTIONS pada Tabel Data dan klik Edit
Data. Pada halaman ini pengguna dapat mengubah kolom yang perlu diubah.

Berikut merupakan halaman Edit untuk Bahan Habis Pakai :

Dan berikut merupakan halaman Edit untuk Obat :

53
 d. Upload Data Obat & BHP (Bulk Upload)

Apabila pengguna ingin memasukkan data obat dan bahan habis pakai untuk jumlah yang banyak
sekaligus, maka pengguna dapat menggunakan fitur Upload Data. Setelah klik tombol Upload Data
pengguna akan masuk ke halaman Upload Data

Pada halaman Upload Data, pengguna dapat klik Download Template untuk memasukkan data
layanan dengan format excel. Tampilan excel sebagai berikut :

Tampilan excel untuk upload data obat :

Tampilan excel untuk upload bahan habis pakai :

Pengguna dapat menuliskan data obat dan bahan habis pakai yang dimiliki pada excel. Tata cara
pengisian terlampir pada web di bagian Cara Pengisian Template

54
Setelah data obat dan BHP ditulis pada template excel yang telah disediakan, pengguna dapat
upload kembali excel yang telah diisi melalui tombol ‘Upload File’. Pastikan data tidak lebih dari 500
baris (jika data yang dimiliki > dari 500 disarankan upload dibagi menjadi beberapa kali.)

Setelah upload, akan muncul progress bar, tunggu hingga progress bar selesai dan data yang berhasil
serta gagal diupload akan muncul pada halaman preview.

55
Jumlah data yang diupload akan ditunjukkan dan ditampilkan pada halaman preview. Data yang
sudah berhasil dapat disimpan ataupun dihapus.

Data yang gagal diupload, dapat didownload dan diperbaiki. Akan terdapat keterangan penyebab
gagalnya upload pada kolom paling kanan pada excel hasil download data gagal.

Pengguna dapat langsung memperbaiki di halaman tersebut dan menguploadnya kembali dengan
format yang benar.

e. Download Data

Fitur Download Data berfungsi jika pengguna ingin menarik data obat dan BHP yang sudah di simpan
di aplikasi izidok. Pengguna dapat mencheck-list daftar layanan yang ingin di tarik, lalu klik Download
Data dan data akan terdownload dalam format excel. Fitur Download Data ini juga dapat digunakan
apabila pengguna ingin mengubah harga sekaligus pada beberapa obat/BHP. Obat/BHP yang ingin
diubah dapat didownload, diubah datanya dan kembali di upload pada halaman upload data.

56
Untuk menchecklist semua data tarif pada halaman tersebut, pengguna dapat check-list box paling
atas, sebagai berikut :

Setelah dichecklist dan klik Download Data, berikut tampilan hasil data dalam excel yang berhasil
ditarik :

Jika pengguna ingin mengubah data seperti nama, kode, atau tarif, pengguna dapat langsung
mengubahnya di halaman ini, dan menguploadnya kembali pada halaman upload data.

57
 f. Hak Akses Fitur Manajemen Obat & BHP

Fitur manajemen tarif dapat diakses oleh PIC atau role yang rangkap dengan PIC dan Frontdesk
maupun role yang rangkap dengan Frontdesk.

Namun role Frontdesk tidak memiliki akses untuk menambah, edit, atau hapus tarif layanan (hanya
PIC yang memiliki akses tersebut). Frontdesk hanya bisa melakukan bulk upload dan mencari layanan
di tabel data tarif.

6. USER GUIDE – Daftar/List Data Pasien

a. Tabel Data

Tabel data pasien akan memuat seluruh daftar pasien klinik yang telah terdaftar sebagai pasien.
Pada tabel dapat dilakukan pencarian berdasarkan no. rekam medis, nama pasien, jenis kelamin
dan nomor HP.

58
Pada tabel akan terdapat tombol Upload Data dan Tambah Pasien. Selain itu juga pada bagian
Actions akan muncul pilihan sebagai berikut :

b. Tambah & Edit Data Pasien

Tambah Data Pasien dan Edit Data Pasien dapat dilakukan oleh Role PIC dan Role Frontdesk.

Pada halaman Tambah Pasien, pengguna dapat menambahkan identitas pasien. Yang wajib diisi
adalah nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat dan no.handphone. Kolom lain tidak
wajib untuk diisi. Tampilan halaman Edit Data Pasien sama dengan halaman Tambah Pasien.

Pengguna dapat memilih untuk langsung memasukkan pasien ke antrean atau simpan data pasien
saja dengan mengubah toggle yang berada di sisi kanan bawah.

Jika memilih untuk memasukkan pasien ke antrean, maka setelah klik ‘SIMPAN’ pengguna akan
dikembalikan ke halaman Registrasi Antrean.

59
 c. Hapus Data Pasien

Data Pasien hanya bisa dihapus jika pasien belum memiliki rekam medis. Jika pasien sudah memiliki
rekam medis maka data tidak bisa dihapus.

d. Cetak Kartu Pasien

Pada halaman cetak kartu pasien, pengguna dapat mencetak kartu pasien/mendownload kartu
pasien dalam bentuk PDF.

e. Upload Data Pasien

Apabila pengguna ingin memasukkan data pasien dalam jumlah banyak sekaligus, maka pengguna
dapat menggunakan fitur Upload Data. Setelah klik tombol Upload Data pengguna akan masuk ke
halaman Upload Data

Pada halaman Upload Data, pengguna dapat klik Download Template untuk memasukkan data
pasien dengan format excel. Tampilan excel sebagai berikut :

60
Pada halaman excel ini yang wajib diisi hanya Nama lengkap, No. Handphone, Tanggal Lahir, Jenis
Kelamin, dan Alamat. Pengguna dapat menuliskan data pasien yang dimiliki pada excel. Tata cara
pengisian terlampir pada web di bagian Cara Pengisian Template

Setelah layanan ditulis pada template excel yang telah disediakan, pengguna dapat upload kembali
excel yang telah diisi melalui tombol ‘Upload File’. Pastikan data tidak lebih dari 500 baris (jika data
yang dimiliki > dari 500 disarankan upload dibagi menjadi beberapa kali.)

Setelah upload, akan muncul progress bar, tunggu hingga progress bar selesai dan data yang berhasil
serta gagal diupload akan muncul pada halaman preview.

61
Jumlah data yang diupload akan ditunjukkan dan ditampilkan pada halaman preview. Data yang
sudah berhasil dapat disimpan ataupun dihapus.

Data yang gagal diupload, dapat didownload dan diperbaiki. Akan terdapat keterangan penyebab
gagalnya upload pada kolom paling kanan pada excel hasil download data gagal.

62
Pengguna dapat langsung memperbaiki di halaman tersebut dan menguploadnya kembali dengan
format yang benar.

f. Hak Akses Fitur Data Pasien

Fitur data pasien dapat diakses oleh PIC atau role yang rangkap dengan PIC dan Frontdesk maupun
role yang rangkap dengan Frontdesk.

7. USER GUIDE – Registrasi Antrean

63
Halaman Registrasi Antrean dimiliki oleh PIC dan Frontdesk. Pada halaman ini pengguna dapat
mendaftarkan pasien, baik pasien baru maupun pasien lama, ke antrean.

Caranya dengan :

1. Pilih terlebih dahulu tanggal konsultasi

2. Cari nama pasien, akan terdapat tanggal lahir disamping nama pasien untuk mencari apabila
terdapat nama yang sama

3. Jika pasien tidak ditemukan, pasien dapat ditambahkan terlebih dahulu sebagai pasien baru,
dan Aktifkan toggle ‘Masukkan Pasien ke Antrean’ agar pasien langsung masuk ke halaman
Registrasi Antrean.

4. Setelah nama pasien terisi, maka data pasien lainnya akan otomatis terisi. Pengguna dapat
mengisikan kolom lainnya seperti Poliklinik yang ingin dikunjungi, Dokter, slot waktu, dan
kategori pasien

64
5. Nama Dokter yang muncul akan sesuai dengan poliklinik yang dipilih, namun jika Dokter
yang bersangkutan tidak hadir dan perlu digantikan oleh dokter lain, maka pengguna
(PIC/Frontdesk) dapat menambahkan dokter pengganti di menu Manajemen Poliklinik, agar
Dokter pengganti tersebut dapat muncul di kolom ini :

6. Slot waktu dan poliklinik yang muncul merupakan yang sudah disimpan sebelumnya pada
menu Manajemen Poliklinik. Silakan masukkan jadwal poliklinik di Manajemen Poliklinik jika
sebelumnya belum dimasukkan

7. Apabila slot waktu sudah habis, namun masih ada pasien yang ingin didaftarkan, maka
pengguna dapat memilih pilihan ‘Custom Slot’ yang muncul di kolom slot waktu, dimana
pasien yang didaftarkan akan mendapatkan slot waktu sesuai dengan waktu didaftarkan.

65
8. Jika sudah terisi, pengguna bisa lanjut mengisikan kolom ‘INFORMASI LAINNYA’, dimana
pengguna dapat mengisi informasi mengenai anamnesis, tanda-tanda vital (TB, BB, Tekanan
Darah, Respirasi dan Suhu), dan Informasi lainnya.

9. Pengguna dapat klik ‘Simpan’ jika sudah selesai mengisi data antrean, dan akan muncul
pemberitahuan no. antrean pasien

8. USER GUIDE – List Antrean

Setelah berhasil memasukkan pasien melalui Registrasi Antrean, maka nama pasien akan
muncul pada menu ‘Antrean’. Pada menu ini pengguna dapat melihat pasien yang terdaftar di
antrean hari ini maupun di antrean akan datang.

List Antrean akan dimiliki oleh role PIC, Frontdesk, Perawat dan Dokter, namun Actions akan
disesuaikan berdasarkan role.

66
Pasien akan diurutkan berdasarkan slot waktu yang didaftarkan. Status pasien akan
menampilkan tulisan ‘Menunggu’, ‘Konsultasi’ (Jika Dokter sudah mulai menulis rekam medis),
dan ‘Selesai’ (Jika Dokter sudah selesai menuliskan rekam medis/konsultasi sudah selesai)

Pasien yang Statusnya Menunggu, masih dapat dibatalkan konsultasinya. Untuk yang Statusnya
sudah ‘Konsultasi’ tidak bisa dibatalkan, namun hanya bisa di reschedule.

Berikut merupakan cara melakukan reschedule, reschedule dapat dilakukan pada pasien yang
berstatus ‘Menunggu’ pada Antrean Hari Ini dan pada pasien-pasien yang masih berada di list
Antrean Akan Datang.

Pada halaman reschedule pengguna dapat mengubah tanggal konsultasi, lalu selanjutnya dapat
dilanjutkan dengan memilih poliklinik, dokter dan slot konsultasi yang ingin diubah.

67
 Jika sudah selesai dapat klik ‘Ubah’ dan reschedule berhasil dilakukan.

Pada list antrean, pasien yang telah selesai akan masih tetap berada di list antrean hari ini
selama 12 jam kedepan, untuk mempermudah pengguna apabila ingin melakukan pengecekan
terkait list antrean pasien.

9. USER GUIDE – Rekam Medis

a. Penulisan Rekam Medis

Dokter dapat mulai menulis rekam medis jika pasien sudah terdaftar sebagai pasien di hari tersebut.
Jika pasien belum didaftarkan pada list antrean, Dokter tidak bisa menulis/membaca rekam medis.

Untuk menulis rekam medis, dokter dapat menuju menu Antrean, dan pada pasien yang berstatus
‘Menunggu’ Dokter dapat klik pada bagian Actions ‘Tulis Rekam Medis’. Dokter akan diarahkan ke
halaman rekam Medis sebagai berikut :

68
Pada halaman rekam medis, apabila Dokter perlu untuk membaca kembali riwayat rekam medis
pasien sebelumnya, maka Dokter dapat klik tombol ‘Lihat Riwayat’ dan Dokter akan masuk ke
halaman riwayat rekam medis.

Pada halaman penulisan rekam medis, Dokter dapat :

1. Menuliskan tanda-tanda vital, apabila sebelumnya sudah dituliskan saat Registrasi Antrean
maka data akan otomatis terisi

2. Menuliskan anamnesis, dapat menggunakan format teks (keyboard) atau pena (apabila
Dokter memiliki tablet dengan pen)

69
3. Menuliskan Pemeriksaan fisik dan memberi tanda pada ilustrasi tubuh yang telah disiapkan.

4. Menuliskan diagnosis berdasarkan ICD X :

5. Menuliskan tata laksana yang telah diberikan kepada pasien. Dokter dapat memasukkan
tindakan/obat/bhp yang digunakan sehingga nanti apa yang telah dimasukkan akan tercatat
dibagian pembayaran.

70
6. Menuliskan hasil pemeriksaan penunjang dan mengunggah dokumen pemeriksaan penunjang
pasien seperti USG, hasil lab, dan lainnya dalam format jpeg, jpg, pdf, word, dan excel,
maksimal 5 file.

7. Mengirimkan reminder konsultasi selanjutnya kepada pasien melalui email. Reminder akan
dikirimkan 1 hari sebelum waktu konsultasi

8. Jika konsultasi sudah selesai dan pasien sudah bisa melakukan pembayaran, maka Dokter
dapat checklist ‘Konsultasi Selesai’ dan klik SIMPAN, agar nama pasien tercatat di list
kasir/pembayaran dan status di antrean berubah menjadi SELESAI

71
 9. Namun jika Dokter perlu untuk menyimpan rekam medis, namun sebenarnya proses
konsultasi belum selesai, pengguna dapat klik tombol SIMPAN, tanpa checklist ‘Konsultasi
Selesai’.
10. Jika status pasien sudah ‘SELESAI’ namun dokter perlu melakukan pengubahan rekam
medis/edit rekam medis, maka Dokter dapat masuk kembali ke halaman rekam medis melalui
Actions ‘Edit Rekam Medis’ di antrean. Edit rekam medis hanya dapat dilakukan 12 jam dari
waktu konsultasi dan hanya bisa melakukan perubahan pada tanggal tersebut saja.

b. Penyimpanan Rekam Medis

Rekam Medis seluruh pasien tersimpan pada akun PIC Klinik.

10.USER GUIDE – Pembayaran

Pembayaran dapat diakses oleh pengguna yang memiliki role Frontdesk atau PIC. Pada halaman
ini, pasien yang status konsultasinya sudah ‘SELESAI’ akan masuk ke tabel list pembayaran.

72
Pada tabel ini terdapat filter berdasarkan tanggal, poliklinik, dokter, kategori pasien, dan metode
pembayaran. Sehingga pengguna dapat mencari transaksi pembayaran berdasarkan filter
tersebut jika dibutuhkan.

Apabila pembayaran BELUM LUNAS, maka akan terdapat tombol hijau untuk masuk ke halaman
pembayaran.

Jika tombol hijau di klik, maka pengguna akan masuk ke halaman pembayaran sebagai berikut :

73
Cara penggunaan halaman pembayaran adalah sebagai berikut :

1. Pengguna dapat memasukkan tindakan/obat/bahan habis pakai pada kolom pertama.

Pengguna dapat mengetikkan nama tindakan/obat/lainnya dan akan otomatis dilakukan
pencarian berdasarkan hasil yang diketik.

2. Masukkan QTY sesuai dengan yang dibutuhkan dan QTY akan otomatis mengalikan dengan
harga satuan yang telah di input :

3. Diskon dapat di input dalam bentuk persentase maupun rupiah dan Diskon dapat diterapkan
untuk setiap item. Harga setiap item setelah didiskon akan ditampilkan pada kolom
Subtotal.

4. Total merupakan hasil penjumlahan dari subtotal dan Total Nett merupakan harga total
dengan Diskon atau tanpa Diskon. Diskon pada bagian bawah akan memotong harga Total.

74
5. Jika pengguna merasa perlu melakukan print struk untuk pembeli sebelum dilakukan
pembayaran, maka pengguna bisa klik tombol PREVIEW STRUK dan pengguna akan masuk
ke halaman berikut :

6. Pada halaman preview struk pengguna dapat melakukan print struk dengan klik tombol
PRINT STRUK yang berada di bagian kiri atas.
7. Jika pembayaran telah selesai, pengguna dapat langsung klik BAYAR untuk memproses
pembayaran pasien
8. Setelah klik BAYAR maka pengguna akan diminta untuk memilih metode pembayaran yang
akan digunakan oleh pasien, yaitu TUNAI atau TRANSFER.

9. Jika memilih metode pembayaran TRANSFER maka pengguna akan diminta untuk
memasukkan Nama Bank dan Nama Pengirim.

75
10. Jika telah selesai, klik LANJUTKAN PEMBAYARAN dan pembayaran pun selesai. Pengguna
akan diarahkan kepada halaman struk yang telah LUNAS.

11. Pengguna juga dapat mengirimkan struk yang telah lunas kepada pasien dengan menekan
tombol EMAIL STRUK

12. Email struk yang berhasil dikirimkan akan terkirim ke email pasien dalam bentuk PDF :

76
11.USER GUIDE – Cara Membeli Paket Berlangganan /
Memperpanjang Paket

Setiap klinik akan mendapatkan kuota 2000 rekam medis setiap bulannya (Paket Essential). Jika
kebutuhan kuota rekam medis paket essential tidak mencukupi kebutuhan klinik, maka saat kuota
rekam medis tersisa 200, 100 dan 50 akan dikirimkan email reminder ke PIC bahwa kuota akan habis.
Email yang diterima adalah sebagai berikut :

PIC klinik harus melakukan konfirmasi dengan memilih/klik salah satu pilihan di atas. Jika memilih
perpanjang paket, maka PIC klinik akan mendapatkan balasan email sebagai berikut :

77
PIC Klinik dapat menunggu hingga tim marketing izidok menghubungi PIC klinik untuk melakukan
perpanjangan paket.

Namun PIC Klinik dapat memilih untuk menunggu hingga masa berlaku habis dan paket essential
kembali diberikan, jika kuota yang tersisa masih mencukupi kebutuhan klinik.

Jika kuota rekam medis telah habis, atau 0, cara untuk melakukan pembelian paket dapat dengan
klik tombol ‘LEBIH LANJUT’ pada bagian dashboard, dan akan muncul pop-up konfirmasi berikut :

PIC Klinik dapat memilih salah satu pilihan yang muncul. Jika PIC Klinik memilih beli kuota rekam
medis, maka akan muncul pop-up sebagai berikut :

PIC Klinik dapat menunggu hingga tim marketing izidok menghubungi untuk melakukan pembelian
paket.

78
79