“Rendell Company”
I. SEJARAH PERUSAHAAN
Rendell Company ini didirikan pada tahun 1968 dengan tujuan memberikan
representasi kualitas tinggi untuk pasar elektronik di Illinois dan Wisconsin.
Rendell Company memiliki tujuh divisi operasi : yang terkecil mempunyai
angka penjualan per tahun sebesar $ 50 juta, sementara angka penjualan per tahun
yang terbesar sebanyak $500 juta. Masing-masing divis bertanggung jawab kepada
bagian pembuatan dan pemasaran di sektor produksinya masing-masing. Sejumlah
bagian dan komponen di transfer di antara divisi, namun volume bisnis antar
divisinya tidaklah besar.
Fred Bevin adalah seorang pengontrol pada Pengontrol Divisi dari Perusahaan
Rendell. Pengontrol Divisi bertanggung jawab pada financial accounting internal,
auditing, dan analysis of capital budgeting requests. Fred Bevins merasa tidak puas
karena selama ini Pengontrol Divisinya hanya melaporkan pekerjaan kepada
atasaannya yaitu General Manager Divisi. General Manager Divisi membicarakan
budget divisinya dengan manajemen puncak dan Pengontrol Divisi hanya diminta
untuk membicaraka hal-hal teknis dan dia diberlakukan sebagai staff. Dengan
ketidakpuasaan akan tindakan General Manager Divisi ini menginspirasi Bevins
untuk membuat perubahan dengan menerapkan cara baru yang pernah dipelajari di
Martex Company yaitu menerapkan penggambaran tugas dan tanggung jawab
organisasi. Caranya adalah pengawas organisasi dibebani dengan tanggung jawab
dalam menetapkan standar biaya dan keuntungan perusahaan serta mengambil
tindakan yang tepat untuk melihat apakah standar ini sudah tercapai atau belum. Fred
bevins sebagai seorang pengendali perusahaan Rendell Company sangant prihatin
terhadap status organisasi dari para pengendali divisi dalam perusahaan. Selama ini
para pengendali divisi memberikan laporan kepada manajer umum divisi mereka.
Bevins menginginkan perubahan struktur organisasi pengendali divisi, dengan
mengamati penerapan pengendalian di perusahaan lain yaitu perusahaan Martex.
Organisasi pengendali perusahaan bertanggung jawab atas pencatatan keuangan,
auditing internal, dan analisis permintaan anggaran modal. Di perusahaan saat ini
telah terdapat system pengendalian anggaran, akan tetapi pelaporan dilakukan
langsung oleh divisi operasi kepada manajemen puncak tanpa melalui analisis yang
mendalam oleh pengendali perusahaan. Bevins menginginkan peran lebih aktif dan
lebih dalam dari organisasi control perusahaan dalam proses penentuan anggaran dan
analisa kinerja.
II. PERMASALAHAN
1. Rendell ternyata mengalami kesulitan melaksanakan teknik pengendalian yang
lebih modern, dikarenakan adanya hubungan yang kurang baik atau tidak saling
mendukung antara pengendali korporat dan divisi, yang mengakibatkan
terjadinya tambahan biaya anggaran perusahaan untuk memperbaiki hal tersebut.
2. Randell memiliki permasalahan peran pengendali korporasi dan pengendali divisi
yang mana hubungan informasi antar keduanya kurang transparan.
3. Randell ingin mengubah peran organisasi pengendali perusahaan agar dapat
mengikuti seperti peran pengendali perusahaan di perusahaan lain, yakni :
Martex Company.
III. Filosofi Sistem Pengendalian Model Rendell Company dengan Martex Company
Kelebihan Kelemaha
n
Kelebihan Kelemaha
n
DC diberi wewenang untuk Ketidakselarasan tujuan antara DC
menyelenggarakan fungsinya dan DMC dapat menghambat tujuan
sehingga mudah menyesuaikan divisi
dengan program baru Jumlah SDM yang banyak
Masing – masing divisi memiliki menimbulkan tingginya pengeluran
controller yang berjalan beriringan dalam hal penganggaran gaji
Dapat memperlambat
proses pengambilan keputusan
apabilaberkaitan dengan anggaran.
Kesimpulan
Karena sistem akuntansi sudah lama dipakai oleh perusahaan, perubahan mungkin
tidak mudah diterima oleh divisi yang bersangkutan. Perubahan tersebut dapat
menyebabkan kegagalan fungsi dalam struktur organisasi dimana divisi pengontrol yang
melaporkan langsung ke pengontrol perusahaan akan menyebabkan ketidakstabilan pada
otoritas struktur divisi. Dengan demikian, pengendalian harus diberikan dalam
melestarikan struktur kekuasaan di setiap divisi. Lebih baik jika perusahaan menghadapi
masalah pembengkakan dalam anggaran biaya daripada menyerah pada perintah di setiap
divisi dan mengacaukan baris depan dari otoritas. Penjagaan pengontrolan saat ini akan
lebih baik daripada mengubahnya ke dalam struktur Martex dalam mencapai tujuan dan
sasaran perusahaan.
Divisi pengendali Perusahaan Rendell tidak perlu mengadopsi filosofi “ Solid
line” seperti Perusahaan Martex. Hal ini dikarenakan baik struktur lama maupun baru
memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing. Struktur dan kondisi Rendell juga
tidak memungkinkan untuk penerapan filosofi baru ini karena dapat menyebabkan
konflik dan pengucilan fungi pengendali divisi yang menguncang keharmonisan yang
sudah ada hal ini lebih mahal daripada pembengkakan anggaran biaya. Oleh karena itu,
Rendell sebaiknya tetap pada filosofi “ Dotted line” dan pengendali pusat harus bekerja
lebih aktif untuk mengawasi pengendali divisi dan divisi yang ada.
Saran
Me-reorganizing sistem pengendalian tugas melalui peraturan disertai
SOP yang dapat difahami dan diterapkan agar setiap karyawan
memahami tugas dan fungsinya dengan efektif dan efisien.
Laporan yang dibuat harus dapat dipercaya dan tidak bias.
Rendell Company tetap menggunakan system controller lama dengan melakukan
perubahan sesuai kebutuhan dan target yang diinginkan, serta tidak perlu mengadopsi
system martex karena dapat berpotensi ke arah perubahan organisasi yang radikal.
Pengendali perusahaan harus lebih aktif dalam mengawasi sistem pengendalian yang
ada.
PERILAKU DALAM ORGANISASI
II. Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat
“keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan
pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota
individual organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan
tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah
memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian yang memadai
setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi.
Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara
mengurangi biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke
unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kearah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang
diajukan:
1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?
JENIS-JENIS ORGANISASI
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada
gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen
organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu sangat beragam, setidaknya organisasi
bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum :
1. Stuktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang
terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari
masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.
3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi fungsional
Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang
membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi
spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan khusus.
Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil kemungkinan besar
akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan dengan seorang manajer yang
bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus. Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang
terampil harus mampu melakukan supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang
sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu,
keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.
Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional.
Pertama, dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan
efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran)
karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. Oleh karena itu,
tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba yang dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua, jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang
melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka
perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat
atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan
produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-
masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai
divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah
produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasi
kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Meskipun manajemen unit bisnis menjalankan wewenang yang sangat luas terhadap unit-
unitnya, kantor pusat tetap memiliki sejumlah hak preogratif. Setidaknya kantor pusat
bertanggungjawab untuk memperoleh dana bagi perusahaan secara keseluruhan dan
mengalokasiakannya ke berbagai unit bisnis sesuai dengan pemanfaatannya secara maksimal.
Keuntungan dari perusahaan bentuk unit bisnis adalah bahwa struktur ini bisa berfungsi
sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum. Seorang manajer unit bisnis dituntut
untuk bisa menunjukkan semangat kewirausahaan yang sama seperti yang dipunyai CEO dari
perusahaan independent.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan
akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dala organisasi unit
bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap
produk yang dihasilkan oleh unitnya guna menghasilkan laba, melakukan perencanaan,
mengkoordinasikan, dan mengendalikan elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
FUNGSI KONTROLER
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian
manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang
ini adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada
para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk
para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen
perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk
menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan
kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan
personel manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.