BAB III

PERILAKU DALAM ORGANISASI

 Pentingnya Perilaku Organisasi
dalam SPM

Sistem Pengendalian Manajemen mempengaruhi

perilaku manusia
Sistem pengendalian manajemen yang baik
mempengaruhi sedemikian rupa sehingga memiliki
tujuan yang selaras, artinya tindakan individu yang
dilakukan untuk meraih tujuan pribadi juga akan
membantu mencapai tujuan organisasi.
 Keselarasan Tujuan

Tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen adalah

memastikan sejauh mungkin tingkat keselarasan tujuan (goals
congruence) yang tinggi.

Dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada 2

pertanyaan penting yang diajukan :
1. tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi
kepentingan diri mereka sendiri
2. apakah tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi
tersebut
 Faktor-Faktor yang mempengaruhi Keselarasan tujuan

Faktor-Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah norma mengenai perilaku yang diharapkan
di dalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya.
Norma ini mencakup sikap atau etos kerja yang diwujudkan melalui
loyalitas terhadap organisasi, keuletas, semangat dan kebanggaan
yang dimiliki pegawai dalam menjalankan tugas (bukan hanya
sekedar tepat waktu)

Faktor Internal
Budaya
Gaya manajemen
Organisasi informal
Persepsi dan Komunikasi
 Sistem pengendalian formal

Aturan - aturan

Aturan adalah seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan
pengendalian termasuk di dalamnya adalah instruksi jabatan, pembagian kerja,
prosedur standar operasi, panduan, dan tuntunan etis.

Ada beberapa jenis aturan :

pengendalian fisik
Manual
Pengamanan sistem
Sistem pengendalian tugas
 Proses Kendali Secara Formal

Suatu rencana strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi.

Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan itu
Exhibit 2-1 The formal Control Process

Goals and Other

Rules information
strategies

Yes
Was
Responsibility Report
Strategic performance
Budgeting center actual versus
planning satisfactory?
performance plan

No

Revise Revise Corrective

action
M easurement

Feedback

Communication
 Jenis-Jenis Organisasi

Struktur funsional, didalamnya manajer bertanggung jawab atas fungsi

yang terspesialisas seperti prioduksi dan pemasaran
Stuktur unit bisnis, didalamnya para unit manager bertanggung jawab
atas aktivitas- aktivitas dari masing masing unit, dan unit bisnis
berfungsi sebagai bagian yang semi independen dari perusahaan.
Struktur matriks, didalamnya unit- unit fungsioanal memiliki tanggung
jawab ganda.
 Struktur Organisasi Fungsional

CEO

Mnjer Mnjer
Manufaktur Pemasaran

Mnjer Mnjer Mnjer Mnjer

Pabrik 1 Pabrik 2 Wilayah 1 Wilayah 2
 struktur unit bisnis
Struktur unit bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas
aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian semi
independen dari perusahaan.

Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan

masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Unit bisnis bertanggung jawab
atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah ptoduk.
Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan
koordinasi kerja dari departemen pemasaran dan departemen produksi.

Keuntungan dari bentuk perusahaan unit bisnis ini adalah:

bahwa struktur organisasi ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi
manajemen secara umum
unit bisnis lebih dekat dengan prduknya dibandingkan dengan kantor pusat,
maka manajer unit bisnis dapat membuat keputusan produksi dan
pemasaran yang lebih dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh
kantor pusat.
Memberi reaksi cepat terhadp ancaman atau peluang baru.

Kerugian dari bentuk ini adalah :

adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasi
sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional dikerjakan di kantor
pusat
jumlah spesialis dalam menjalankan fungsinya menjadi sangat sedikit.
 Struktur Organisasi Unit Bisnis

CEO

Mnjer Unit Mnjer Unit

Bisnis X Bisnis Y

Mnjer Mnjer Mnjer Mnjer

Pabrik X Pemasaran Pabrik Y Pemasaran
 Struktur Matriks
Struktur matriks, didalamnya unit-unit
fungsional memiliki tanggung jawab ganda
CEO

CEO CEO

CEO CEO

CEO CEO
 Fungsi Kontroller
Kontoler adalah orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan
mengoperasikan sistem pengandalian manajemen

Fungsi kontroler :
merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian
menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (ternasuk
pengembalian pajak ) kepada para pemegang saham dan pihak eksternal
lainnya
menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan
lapioran ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal
anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikan ke
dalam anggaran tahunan secara keseluruhan
melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur pengendalian
untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang
memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit
operasional
mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi
dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi
pengendali.
 Latar Belakang
Fred Bevins sebagai seorang pengendali Perusahaan Rendell Company
sangat prihatin terhadap status organisasi dari para pengendali divisi
dalam perusahaan. Selama ini para pengendali divisi memberikan
laporan pada manajer umum divisi mereka. Bevins menginginkan
perubahan struktur organisasi pengendali divisi, dengan mengamati
penerapan peran pengendali di perusahaan lain yakni Martex.
Organisasi pengendali perusahaan bertanggung jawab atas pencatatan
keuangan, auditing internal, dan analisis permintaan anggaran modal.
Di perusahaan saat ini telah terdapat sistem pengendalian anggaran,
akan tetapi pelaporan dilakukan langsung oleh divisi operasi kepada
manajemen puncak tanpa melalui analisis yang tajam oleh pengendali
perusahaan. Bevins menginginkan peran lebih aktif dan lebih dalam
dari organisasi control perusahaan dalam proses penentuan anggaran
dan analisa kinerja.
 Konteks Permasalahan
Bevins, sangat tertarik untuk membuat semacam perubahan
di dalam organisasi pengendali perusahaan Rendell Company
dimana ia sebagai pengendali perusahaan lebih berperan aktif
dalam penentuan anggaran dan analisa kinerja. Meskipun
demikian, dengan prosedur dimana pengendali divisi
memberikan laporan langsung kepada manajer umum divisi,
Bevins merasa sulit untuk melakukan tugasnya sebagai
pengendali perusahaan.
Sementara, loyalitas pengendali divisi adalah kepada manajer
divisi sehingga Bevins tidak mendapatkan informasi yang
cukup tentang apa yang sebenarnya terjadi pada masing-
masing divisi. Untuk menyelesaikan permasalahan ini, Bevins
bermaksud untuk mengadopsi Metode Perusahaan Martex
sebagai solusinya.
 Pernyataan Masalah
Rendell ternyata mengalami kesulitan untuk
melaksanakan teknik pengendalian yang lebih modern,
dikarenakan adanya hubungan yang kurang baik atau
tidak saling mendukung antara pengendali korporat
dan divisi.
Rendell memiliki permasalahan antara peran
pengendali korporasi dan pengendali divisi yang mana
hubungan informasi antar keduanya kurang transparan.
Bevins bermaksud mengubah peran organisasi
pengendali perusahaan agar dapat mengikuti seperti
peran pengendali perusahaan di perusahaan lain, yakni
Perusahaan Martex.
Pertanyaan
1. Filosofi apakah yang digunakan Martex dalam fungsi pengendali? Haruskah Rendell
menerapkan filosofi ini?
Martex menggunakan filosofi fungsional dimana pengendali divisi langsung melapor kepada
pengendali korporat dengan tujuan transparansi dalam isu pengendalian anggaran. Dengan
stuktur ini, informasi yang didapatkan oleh pengendali korporat dari pengendali divisi dirasa lebih
valid dan dapat dipercaya.
Namun, apa yang dilakukan oleh Martex ini juga mempunyai kelemahan. Salah satunya adalah
pada lambatnya proses dalam pengambilan keputusan. Hal ini dapat menurunkan produktivitas
perusahaan secara keseluruhan.
Menurut kami, Rendell sebaiknya tidak mengubah struktur organisasi pengendali perusahaan
yang telah ada karena menurut penilaian kami, bukan metode yang dipilih oleh Rendell yang
salah, namun, implementasinya yang belum berjalan dengan baik. Dengan demikian, perlu
dilakukan perubahan terhadap pelaksanaan pelaporan (transparansi) dan perangkat sistem
pengendalian tambahan.
2. Kepada siapakah seharusnya pengendali divisi dalam Perusahaan Rendell
melapor? Mengapa?
Dengan tetap mempertahankan struktur yang ada, dalam perusahaan Rendell,
pengendali divisi seharusnya melapor kepada manajer umum divisi dengan analisa
yang memadai dari pengendali korporat sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk
pencapaian efisiensi dimana hubungan antara pengendali dan manajer umum divisi
yang lebih baik sehingga menciptakan komunikasi yang baik pula di antara keduanya.
Namun, hubungan yang baik tersebut juga memiliki kelemahan, diantaranya: Adanya
info yang masih bias dari pengendali divisi kepada pengendali korporat sehingga
mempersulit implementasi program atau sistem pengendalian yang baru dan adanya
fakta tendensi beberapa penyimpangan yang tetap tersembunyi dalam anggaran
biaya. Hal ini dapat dihindari dengan melakukan pergantian shift dan transfer (rotasi)
di dalam divisi untuk mencegah terjadinya penyembunyian atas keuangan yang cacat
yang dilakukan antara pengendali divisi dengan manajer divisi dan manajer divisi
dengan stafnya.
3. Bagaimana seharusnya hubungan antara pengendali perusahaan dan pengendali divisi?
Langkah konkret apa sajakah yang sebaiknya diambil untuk membangun hubungan ini?
Hubungan antara pengendali perusahaan dan divisi seharusnya adalah terbuka. Dimana
pengendali divisi tidak seharusnya menutup-nutupi apa yang diketahuinya mengenai divisi
dimana ia bertugas. Yang harus dilakukan untuk menciptakan hubungan ini adalah dengan
menciptakan suatu sistem hubungan yang mendukung penerapan sistem pengendalian yang baru
dan melakukan perubahan organisasi
4. Apakah diperlukan perubahan-perubahan besar dalam tanggung jawab dasar dari
pengendali perusahaan atau pengendali divisi?

Tidak perlu adanya perubahan dari tanggungjawab dasar pengendali perusahaan dan pengendali
divisi. Pengendali perusahaan sudah merincikan sistem akuntansi yang harus diikuti divisi dan
prosedur dalam penganggaran dan pelporan kinerja. Hanya pengendali perusahaan harus bekerja
lebih giat lagi untuk mengawasi divisi dan terlibat lebih aktif dalam penyusunan anggaran.
Pengendali divisi juga tidak diharapkan berperan dalam menyampaikan informasi yang
menysatkan.
Kesimpulan
Pengendali Korporat sebaiknya menempatkan pengendali divisi di bawah pengawasannya.
Manajer Divisi sebaiknya menyadari tentang otoritas dan fungsi dari pengendali divisi dalam
hal keuangan dan status kinerja divisi yang dipimpinnya. Perlu diingat bahwa pengendali divisi
bekerja dengan manajer divisi, bukan bekerja di bawah manajer divisi.
Pengendali divisi sebaiknya menyadari tentang etika dan tanggung jawab yang dipikulnya.
Laporan harus dibuat harus dapat dipercaya dan tidak bias.
Rendell tidak perlu mengadopsi sistem Martex, karena dapat berpotensi ke arah perubahan
organisasi yang radikal. Perusahaan saat ini baiknya mencari perangkat sistem control yang
lebih baik dan dilaksanakan dengan baik pula. Pelatihan dan pengembangan dan
pengembangan sistem untuk pengendalian korporat dan divisi perlu diberikan perhatian.
Pelatihan dan pengembangan dan pengembangan sistem untuk pengendalian korporat dan
divisi perlu diberikan perhatian.
Kami merekomendasikan perusahaan agar menggunakan tahun minimum pengabdian untuk
staf di dalam pengendalian korporat sebelum ditunjuk sebagai pengendali divisi.
Korporat juga perlu melakukan pergantian shift dan transfer (rotasi) di dalam divisi untuk
mencegah terjadinya penyembunyian atas keuangan yang cacat yang dilakukan antara
pengendali divisi dengan manajer divisi dan manajer divisi dengan stafnya.