TUGAS TUTORIAL 1

MATA KULIAH

Oleh:
Marsa Nadia
042135793

PROGRAM STUDI D-IV KEARSIPAN

FAKULTAS HUKUM, ILMU SOSIAL, DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS TERBUKA
UPBJJ SEMARANG
2022
 SOAL
PSBB yang menjadi kebijakan beberapa daerah di Indonesia telah merubah gaya hidup
masyarakat dalam waktu singkat. Sebagian besar masyarakat lebih banyak menghabiskan
waktunya di dalam rumah. Aktifitas berselancar dengan dunia internet pun semakin
meningkat, mulai dari online learning, online meeting, dan online shopping. Beberapa
platform aplikasi digital juga semakin laris manis di era PSBB ini. Sebut saja zoom, google
meets, whatsapp dan aplikasi teleconference lainnya. Penggunaan aplikasi ini berpotensi pada
meningkatnya jumlah arsip digital yang tercipta maupun yang tersebar. Aktifitas berbagi
dokumen dan data pribadi menjadi suatu hal yang wajar. Berbagai aplikasi komunikasi
tersebut memang unggul dalam memudahkan proses komunikasi di era PSBB. Faktanya,
diperlukan kewaspadaan dalam penggunaan berbagai aplikasi digital di era PSBB ini untuk
menghindari terjadinya cyber crime nantinya. Akibat dari kebijakan ini adalah pelaksanaan
kegiatan pada perusahaan banyak melakukan meeting secara online dan menggunakan
dokumentasi secara digital seperti pengiriman email yang mana artinya banyak dokumen
masuk dalam kategori born digital atau terlahir dalam keadaan sudah digital, ini juga
mengakibatkan semakin berpotensi meningkatnya proses penggandaan melalui teknologi
elektronik atau digital jumlah arsip dalam bentuk digital .
Dari pernyataan di atas kemukakan pendapat anda mengenai jenis copy / penggandaan arsip
yang perlu dibuat!

JAWABAN

Beberapa jenis copy atau penggandaan arsip yang perlu dibuat dari arsip elektronik antara
lain:
1. Backup: Ini adalah salinan arsip elektronik yang dibuat untuk tujuan pemulihan data
dalam kasus kehilangan atau kerusakan data pada arsip utama. Backup harus dibuat
secara teratur dan disimpan di tempat yang aman dan terpisah dari arsip utama.
2. Reproduksi: Ini adalah salinan arsip elektronik yang dibuat untuk tujuan duplikasi atau
distribusi. Reproduksi ini dapat digunakan untuk tujuan pemasaran, promosi, atau
keperluan administrasi lainnya.
3. Konversi format: Ini adalah salinan arsip elektronik yang diubah formatnya untuk
memastikan kelangsungan aksesibilitas arsip pada masa depan. Konversi format dapat
dilakukan jika format asli arsip sudah tidak didukung lagi atau jika format baru lebih
sesuai dengan kebutuhan organisasi.
4. Arsip statis: Ini adalah salinan arsip elektronik yang disimpan secara permanen sebagai
bentuk arsip statis. Arsip statis digunakan untuk memastikan kelangsungan aksesibilitas
arsip pada masa depan tanpa perubahan atau modifikasi.
5. Arsip aktif: Ini adalah salinan arsip elektronik yang disimpan dalam lingkungan
komputer yang aktif dan terus diperbarui. Arsip aktif digunakan untuk tujuan referensi
dan penggunaan sehari-hari.
Penting untuk diingat bahwa salinan arsip elektronik harus disimpan dengan aman dan
terlindungi dari kehilangan, kerusakan, atau akses yang tidak sah. Organisasi harus
mempertimbangkan kebutuhan mereka sendiri dalam membuat dan mengelola salinan arsip
elektronik.