RENCANA AKSI PERUBAHAN

INOVASI ADMINISTRASI KELULUSAN DIGITAL

DI SEKOLAH BAHASA LEMDIKLAT POLRI

Oleh :

RYNA SETYANINGSIH SUKEMI, S.E.

NO SIS : 20230307031270

PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN VIII TA. 2023

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI

PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI

BANDUNG

2023

1
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sekolah Bahasa Lemdiklat Polri dipimpin oleh Kepala Sekolah Bahasa yang
bertanggung jawab kepada Kalemdiklat Polri. Dalam pelaksanaan operasional
pendidikan dan pelatihan, Kepala Sekolah Bahasa Lemdiklat Polri dibantu oleh
Subbagrenmin, Urkeu, Urtu, Bagian Tenaga Pendidik (Bag Gadik), Bagian
Pembinaan Siswa (Bag Binsis) dan Bagian Pendidikan dan Pelatihan (Bag Diklat).

Kabag Diklat adalah salah satu unsur pembantu pimpinan/pelaksana staf

yang bertanggungjawab kepada Kepala Sekolah Bahasa Lemdiklat Polri serta
bertugas merencanakan dan melaksanakan semua kegiatan pendidikan dan
pelatihan yang dilaksanakan di Sekolah Bahasa Lemdiklat Polri. Sesuai dengan
tugas pokok dan fungsinya, khususnya di bidang pendidikan dan pelatihan,
beberapa produk / dokumen Bagdiklat yang diorganisasikan oleh Subbag Evadasi
Bagdiklat Sebasa Lemdiklat Polri adalah sertifikat kelulusan beserta lampiran I dan
lampiran II, Keputusan Kalemdiklat tentang pernyataan lulus/tidak lulus peserta
didik dikbangspes Bahasa asing, nilai IELTS Prediction, dan nilai PEPT Bahasa
Inggri

Sebasa Lemdiklat Polri sesuai dengan arah kebijakan dan strategi

Lemdiklat Polri melaksanakan program pendidikan spesialisasi (Dikbangspes)
bahasa asing yang meliputi bahasa Inggris, bahasa Prancis, bahasa Arab, bahasa
Mandarin, bahasa Jepang dan bahasa Indonesia bagi pasis mancanegara. Dalam
rangka pelaksanaan program tersebut sampai akhir pelaksanaan Pendidikan maka
bagian evadasi Sebasa Lemdiklat Polri membuat administrasi kelulusan adalah
sertifikat kelulusan beserta lampiran I dan lampiran II, Keputusan Kalemdiklat
tentang pernyataan lulus/tidak lulus peserta didik dikbangspes Bahasa asing, nilai
IELTS Prediction, dan nilai PEPT Bahasa Inggris, untuk setiap jenis pendidikan
yang sudah dilaksanakan pada tahun anggaran berjalan.

2
 Namun dalam pelaksanaannya sertifikat kelulusan beserta lampiran I dan
lampiran II, Keputusan Kalemdiklat tentang pernyataan lulus/tidak lulus peserta
didik dikbangspes Bahasa asing, nilai IELTS Prediction, dan nilai PEPT Bahasa
Inggris Dikbangspes bahasa asing yang telah di hasilkan masih berbentuk manual
sehingga baik para tenaga pendidik maupun perserta didik yang membutuhkan
dokumen tersebut harus menggandakan sendiri, dan pada akhirnya tidak semua
dapat tersampaikan secara efektif dan efisien, akibatnya output hasil didik yang
diharapkan pun tidak dapat tercapai secara optimal.

B. Tujuan

Agar memudahkan mendapatkan informasi tentang peserta didik diperlukan

optimalisasi pengumpulan dan pengolahan data yang akurat, objektif dan akuntabel
untuk memberikan informasi dan penyajian data yang cepat. Hal ini dimaksudkan agar
data tersebut dapat digunakan sebagai informasi yang diperlukan oleh stakeholder
guna memudahkan penyajian data dan dapat dijadikan pedoman kebijakan bagi
pimpinan untuk peserta didik di masa yang akan datang.
1) Jangka Pendek (60 hari)

a) Meningkatkan kinerja subbag evadasi dalam memberikan pelayanan

kepada peserta didik dan stakeholder;
b) Memudahkan peserta didik dan stakeholder untuk melihat sertifikat
kelulusan beserta lampiran I dan lampiran II, Keputusan Kalemdiklat
tentang pernyataan lulus/tidak lulus peserta didik dikbangspes Bahasa
asing, nilai IELTS Prediction, dan nilai PEPT Bahasa Inggris, melalui
aplikasi online yang up to date;
c) Meningkatkan out put informasi hasil peserta didik.

2) Jangka Menengah ( 61 – 180 hari)

a) Terwujudnya penginputan data sertifikat kelulusan beserta lampiran I dan

lampiran II, Keputusan Kalemdiklat tentang pernyataan lulus/tidak lulus
peserta didik dikbangspes Bahasa asing, nilai IELTS Prediction, dan nilai

3
 PEPT Bahasa Inggris, di server sehingga bisa dilihat dan dicetak kapan
pun dan dimanapun.
b) Terwujudnya aplikasi sistem informasi pada subbag evadasi Bagdiklat
yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan;
c) Tersosialisasikan aplikasi sistem informasi subbag evadasi kepada
seluruh serdik dan stakeholder.

3) Jangka Panjang ( > 6 bulan - 1 tahun)

a) Mengurangi penggunaan kertas (paperless)

b) Pengembangan fitur aplikasi bekerja sama dengan bag Gadik dan Bag
binsis dengan menambahkan fitur data gadik dan data hadir siswa;

C. Manfaat
Dengan tersaji informasi peserta didik yang efektif dan efisien maka Stakeholder
bisa mendapatkan dengan mudah dan cepat tanpa harus mencari di tumpukan
berkas. Data yang tersaji dipergunakan untuk kepentingan peserta didik dan
pimpinan dalam pengambilan keputusan. Adapun manfaat Rencana Aksi
Perubahan tentang pembuatan Aplikasi Sistem Informasi pada Subbag evadasi
Bagdiklat Sebasa Lemdiklat Polri adalah sebagai berikut :

1) Manfaat internal
a) Meningkatknya kinerja subbagevadasi dalam memberikan pelayanan kepada
serdik dan pimpinan;
b) Adanya buku manual dalam menjalankan aplikasi online.

2) Manfaat eksternal
a) Kemudahan serdik dan stakeholder untuk melihat sertifikat kelulusan beserta
lampiran I dan lampiran II, Keputusan Kalemdiklat tentang pernyataan
lulus/tidak lulus peserta didik dikbangspes Bahasa asing, nilai IELTS

4
 Prediction, dan nilai PEPT Bahasa Inggris, melalui aplikasi online yang up to
date;
b) Kepuasan personel meningkat dalam pengaksesan data peserta didik.
c) Meningkatknya out put hasil peserta didik;.

D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dilaksanakan oleh Project Leader selaku peserta
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Polri melihat kondisi yang ada saat ini di Bag
Diklat Sebasa Lemdiklat Polri, dimana belum maksimalnya sistem pengarsipan data
kelulusan peserta didik Dikbangspes Bahasa asing di Bag Diklat serta belum
maksimalnya penyajian data setelah peserta dinyatakan lulus dari Dikbangspes
Bahasa asing di Sebasa Lemdiklat Polri 1 tahun kemudian.
Dengan kondisi di atas, Project Leader berharap di Bag Diklat Sebasa Polri dalam
pengelolaan data administrasi kelulusan terhadap peserta didik tersusun dengan
rapih sebagai acuan kebijakan pimpinan
Berdasarkan hasil pertimbangan tersebut, Paur Evadasi Bag Diklat Sebasa
Lemdiklat Polri selaku Project Leader akan membuat Sistem Aplikasi Pengelolaan
Arsip Data administrasi kelulusan Terhadap peserta didik di Sebasa Lemdiklat Polri.

BAB II
Inovasi dan Output Rencana Aksi Perubahan

Kriteria keberhasilan yang dapat dicapai oleh Project Leader dapat dilihat, yakni
1) Membuat aplikasi Sistem Informasi pada Subbag Evadasi Bagdiklat
Sebasa Lemdiklat Polri secara online;
2) Membuat manual book aplikasi informasi kelulusan;

Output yang dihasilkan:

1) Tersajinya informasi data administrasi kelulusan peserta didik;

2) Berkurangnya tumpukan berkas administrasi kelulusan.

5
 BAB III
TATA KELOLA SUMBER DAYA

1. Tata Kelola Sumber Daya;

a) Diagram Tata Kelola

KABAG DIKLAT sebagai

Sponsor

KASUBBAG EVADASI sebagai

Mentor

Action Leader

COACH

TIM

EFEKTIF

Gambar 2.1. tata kelola

SDM

b) Deskripsi Tata Kelola.

1) Sponsor
(a) Merupakan atasan tertinggi dari Action Leader dalam pelaksanaan
tugas sehari-hari.

6
 (b) Memberikan dukungan, persetujuan dan arahan secara strategis
dan teknis untuk melaksanakan dan mensukseskan pelaksanaan
rencana aksi.
(c) Memberikan dukungan yang bersifat kebijakan untuk
menyukseskan rencana aksi perubahan.

2) Mentor
(a) Memberikan otorisasi kepada peserta diklat PKP untuk menyusun
rencana aksi perubahan.
(b) Mempelajari dan mendalami rencana aksi perubahan peserta diklat
PKP.
(c) Memberikan masukan penyempurnaan terhadap rencana aksi
perubahan peserta diklat.
(d) Memastikan rencana perubahan tersebut membantu peningkatan
kinerja organisasi.
(e) Menjadi sumber inspirasi bagi peserta diklat dalam membantu
rencana aksi perubahan.
(f) Memonitor progress pelaksanaan tahap taking ownership;
(g) Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan dalam
melaksanakan kegiatan – kegiatan selama taking ownership;
(h) Menyetujui rencana aksi perubahan;
(i) Bertindak sebagai pembimbing dan pengawas peserta berdasar
sikap profesionalisme;
(j) Memberikan dukungan penuh kepada peserta diklat dalam
mengimplementasikan aksi perubahan;
(k) Memberikan dukungan kepada peserta dalam mendayagunakan
seluruh potensi sumber daya yang diperlukan dalam
mengimplementasikan aksi perubahan.
(l) Memberikan bimbingan kepada peserta dalam mengatasi kendala
yang muncul selama proses implementasi berlangsung.
(m) Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat.

7
3) Coach
(a) Membantu untuk mengoptimalkan Sumber Daya untuk
mendapatkan hasil yang lebih baik;
(b) Memberikan metodologi dan dukungan proses atas pelaksanaan
Aksi Perubahan;
(c) Memberikan motivasi kepada Action Leader;
(d) Memberikan arahan dan masukan, monitoring serta berkoordinasi
dengan Action Leader terkait aksi perubahan yang dilaksanakan
agar mencapai hasil yang maksimal.
4) Action Leader.
(a) Mengelola Tim agar perubahan dapat terlaksana dan mendapatkan
hasil;
(b) Mengkoordinir agar seluruh tim dapat bekerja dan memberikan
hasil terhadap aksi perubahan;
(c) Memotivasi seluruh tim agar bekerja sesuai harapan;
(d) Action Leader berperan sebagai pemimpin dan motor penggerak
dalam menyelesaikan masalah-masalah secara teknis dan
operasional serta menyiapkan laporan hasil pelaksanaan.
5) Team Efektif
(a) Merupakan Tim Efektif yang bertugas membantu Action Leader
dalam melaksanakan dan menyelesaikan setiap tahapan kegiatan
penyusunan Proyek Perubahan.
(b) Bekerja secara bersama sesuai dengan peran dalam rangka
menyukseskan proyek perubahan;
(c) Komitmen yang kuat untuk mewujudkan project perubahan sesuai
dengan diharapkan.
(d) Memberikan dukungan pada tahap perencanaan sistem, tahap
pembangunan sistem, tahap implementasi sistem, tahap monitoring
8
 dan memberikan feedback terhadap kemajuan laporan
implementasi.

BAB III

STAKEHOLDER

1. Stakeholder
Untuk melangkah lebih jauh, maka perlu dilakukan identifikasi Stakeholder
mana yang akan mendukung, netral dan menentang serta untuk mengetahui
Stakeholder mana saja yang penting dan memiliki pengaruh besar terhadap
rencana aksi perubahan ini.
a) Identifikasi Stakeholder;
untuk menjelaskan siapa saja yang masuk dalam stakeholder dalam
rencana aksi perubahan, jenis stakeholder serta kelompok stakeholder dan
cara strategi komunikasi dalam stakeholder.
1) Diagram Net Map.
Dalam merencanakan suatu proyek perubahan, perlu mengenal
terlebih dahulu siapa saja stakeholder yang berkepentingan terhadap
perubahan itu. Oleh karena itu perlu dibuat suatu peta jaringan atau net
map yang bertujuan memetakan stakeholder yang terkait dengan
perubahan tersebut. Apabila dipetakan dalam net map, maka
Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini dapat
digambarkan sebagai berikut :

9
 Gambar 4.1 Peta Jejaring

KABAG DIKLAT KASUBBAG EVADASI

(MENTOR)
(SPONSOR)

STAKEHOLDR
EKSTERNAL STAKEHOLDR
INTERNAL
PARA KABAG

+/- (4) KASUBBAG

RENMIN
PAUR EVADASI
PARA +++ (7)
KASUBBAG (ACTION LEADER)
PARA
++ (6)
KASUBBAG
BAG DIKLAT

+++ (6)

Keterangan : Keterangan:

++++ : Sangat Mendukung : Perintah:

TIM EFEKIF
+++= : Mendukung : Laporan & Konsultasi

++ : Sedang : Koordinasi

+/- : Netral : Sosialisasi

2) Kuadran Stakeholder.

Setelah mengetahui nilai pengelompokan stakeholder, maka

dirumuskanlah pengelompokan stakeholder berdasarkan pengaruh dan
peran dari masing-masing stakeholder. stakeholder dibagi dalam empat
kuadran sebagai berikut :

10
 PENGARUH TINGGI

LATENTS PROMOTERS

PARA KABAG 1. KA SEBASA

2. WAKA SEBASA
3. KABAG DIKLAT

PERAN PERAN
RENDAH TINGGI
APHATETIC DEFENDERS

PARA KASUBBAG 1. PARA KASUBBAG

BAG DIKLAT
2. TIM EFEKTIF

PENGARUH
RENDAH

Keterangan : Keterangan :

++++ : Sangat Mendukung : Perintah/saran

+++ : Mendukung : Laporan & Konsultasi

++ : Sedang Gambar 4.2 quadran: Stakeholder

Koordinasi

Keterangan :
Promoter : Pengaruh Tinggi dan Peran Tinggi
Laten : Pengaruh Tinggi dan Peran Rendah
Defender : Peran Tinggi dan Pengaruh Rendah

11
 Aphatetics : Peran Rendah dan Pengaruh Rendah

3) Identifikasi Stake Holder

Dalam konteks membangun tim yang efektif, upaya mempengaruhi
stakeholder perlu diawali dengan pengelompokan stakeholder
berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya. Stakeholder
yang terkait dengan proyek perubahan ini secara umum dapat dibagi 2,
yakni Stakeholder Internal dan Stakeholders Eksternal. Identifikasi kedua
stakeholders tersebut dapat dilihat pada tabel berikut :

Tabel 4.1 Identifikasi Satkeholder

NO DESKRIPSI POSISI PENGARUH NILAI

A STAKEHOLDER INTERNAL

1. KABAG DIKLAT AKBP M.A. TRIZA, Sangat Tinggi 9

S.I.P Berperan sponsor yang Mendukung
memberikan nasehat, dukungan, (Promoters)
persetujuan dan arahan atas setiap ++++
kebijakan untuk menyukseskan
rencana aksi perubahan

2 PEMBINA SAIFUL ANWAR, S.Pd.I, Sangat Tinggi 9

M.A. sebagai Mentor Berperan dalam Mendukung
arahan, dukungan, persetujuan, dan (Promoters)
bimbingannya secara langsung kepada ++++
Action Leader atas setiap kegiatan
yang diperlukan dalam rangka
menyukseskan Rencana aksi
Perubahan

12
2. Kasubbagrenmin Sebasa, AKP Sangat Tinggi 8
STEFANIE RIZQI, S.I.Kom. Memiliki Mendukung
peranan dalam membantu kesuksesan (Promoters)
rencana aksi perubahan ++++

3. Para Kasubbag Bag Diklat memiliki Mendukung Sedang 7

peranan dalam membantu kesuksesan (Defender)
rencana aksi perubahan. +++

B STAKEHOLDER EKSTERNAL

1. Para Kabag, Berperan dalam Netral Sedang 4

memberikan saran dan masukan (Aphatetic)
Action Leader +/-

2. Para Kasubbag Mendukung Sedang 6

Berperan dalam memberikan saran (Latens)
dan masukan Action Leader ++

Keterangan :
Dukungan Pengaruh
++++ = Sangat Mendukung 9 – 15 = Sangat Tinggi
+++ = Mendukung 6 – 8 = Tinggi
++ = Sedang 3 – 5 = Sedang
+/- = Netral 1 – 2 = Rendah

13
 BAB IV

Pentahapan Rencana Aksi

Rencana perubahan action plan yang akan dilakukan adalah dimulai dari
tahap onn campus, tahap off campus dan tahap pasca pelatihan.
Tabel 5.1 Tahapan Rencana Aksi Perubahan.

NO TAHAPAN KEGIATAN WAKTU

1 2 3

A. TAHAP OFF KAMPUS 60 HARI

1. Tahap Perencanaan (Planning)

a. Menghadap mentor serta berkonsultasi

mengenai rencana aksi perubahan.

b. Menghadap Sponsor melaporkan hasil

rencana aksi perubahan dan meminta
dukungan serta arahan MINGGU

c. Merumuskan dan mengkoordinasikan KE - I

dengan stakeholder internal

d. Mengkoordinasikan dengan stakeholder

eksternal dalam meminta dukungan
komitmen rencana aksi perubahan.

e. Mengkoordinasikan dengan mentor

sekaligus merumuskan dalam menentukan
pernyataan komitmen rencana aksi
perubahan.

14
 f. Mengkoordinasikan dengan coach/
pembimbing dalam menentukan komitmen
dukungan rencana aksi perubahan.

2. Tahap Pengorganisasian (Organizing).

a. Menyusun pembagian tugas masing-masing

tim efektif dan menyusun rencana
pelaksanaan tugas.

b. Menyusun tim efektif aksi perubahan dan MINGGU

undangan tim efektif serta Menerbitkan Surat KE - II
Perintah tim efektif.

c. Melaksanakan rapat koordinasi dengan tim

efektif aksi perubahan

3. Tahap Pelaksanaan (Actuating)

a. Analisis dan pembuatan alur aplikasi

MINGGU
penjadwalan rencana kegiatan sebasa
KE - III
lemdiklat polri secara online

b. Pembuatan form-form aplikasi penjadwalan

rencana kegiatan sebasa lemdiklat polri
secara online

c. Penyatuan form form aplikasi penjadwalan MINGGU

rencana kegiatan sebasa lemdiklat polri KE – IV
secara online

d. Uji coba aplikasi secara offline

15
 e. Upload aplikasi ke domain

f. Uji coba aplikasi penjadwalan rencana

kegiatan sebasa lemdiklat polri secara online

g. Pembuatan buku manual aplikasi

penjadwalan rencana kegiatan sebasa
lemdiklat polri secara online

h. Sosialisasi kepada stakeholder internal

tentang aplikasi penjadwalan rencana
kegiatan sebasa lemdiklat polri secara online

i. Sosialisasi Kepada Stakeholder eksternal

tentang aplikasi penjadwalan rencana
kegiatan sebasa lemdiklat polri secara online MINGGU
KE-

j. Adanya evaluasi dari mentor tentang aplikasi V

penjadwalan rencana kegiatan sebasa
lemdiklat polri secara online

k. Mengimplementasikan aksi perubahan MINGGU

KE - VI

l. Melaporkan hasil implementasi aksi

MINGGU
perubahan kepada mentor dan pemberian
KE - VII
feedback atas implementasi aksi perubahan

4. Tahap Pengawasan (Controlling)

a. Melaksanakan monitoring pelaksanaan MINGGU

kegiatan Rencana Aksi Perubahan. KE- VIII

16
 b. Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi
berjalannya kegiatan Rencana Aksi
Perubahan

c. Melakukan koordinasi dengan mentor dan

coach serta membuat laporan akhir proyek
perubahan.

B. TAHAP PASCA PELATIHAN

a. Menyimpan berkas laporan di server sehingga bisa dilihat

dan dicetak kapan pun dan dimanapun

b. Proses pencarian laporan akan lebih cepat

c. Percepatan waktu dalam proses pelaporan semakin cepat

d. Mengurangi penggunaan kertas dalam pelaporan

(paperless)

e. Pelaporan terkait pengawasan semua bisa berjalan secara

online sehingga mempermudah dalam pengawasan dan

17
 BAB V

Manajemen Resiko
1. Manajemen Resiko
a. Tidak adanya anggaran didalam proyek perubahan tersebut.
b. Dapat terjadi perubahan obyek didalam proyek perubahan ini yang
disebabkan oleh adanya kendala / faktor internal di organisasi Polri contoh
adanya mutasi mentor ataupun mutasi pimpinan proyek perubahan.
c. Apabila didalam proyek perubahan ini tidak berjalan sesuai harapan maka
akan menimbulkan adanya temuan dari tim pemeriksa baik internal mapun
pemeriksaan eksternal.
No. Potensi Resiko yang terjadi Strategi Mengatasi

1 Akurasi Data Data tidak maksimal Input data maksimal

2 Hacker Aplikasi eror Perlindungan

terhadap apikasi
dengan memasang
system security pada
server dan aplikasi

3 Jaringan Off line Aplikasi tidak dapat Memelihara stabilitas

digunakan jaringan internet
kerana selalu
terhubung denga
internet

4 Server Rusak Aplikasi off Dibuatkan backup

atau server
cadangan.

18
a) Strategi Mengatasi Masalah.
Dengan adanya potensi masalah dan kendala yang mungkin terjadi pada
penyusunan aksi perubahaan ini, maka perlu diterapkan strategi komunikasi

1) Internal
a) Melakukan pembagian waktu dengan penjadwalan yang
menyesuaikan antara pelaksanaan aksi perubahaan dengan
pekerjaan tugas sehari-hari
b) Melakukan Komunikasi kepada Mentor untuk tetap mendukung aksi
Perubahan Tanpa harus mengganti aksi perubahan;
c) Melakukan koordinasi dan komunikasi yang intensif dan persuasif
dengan tim efektif dan stakeholder internal dalam pelaksanaan aksi
perubahaan melalui komunikasi melalui Group WA;
d) Memanfaat sumber daya yang ada secara maksimal dengan cara
memanfaatkan tim efektif untuk melakukan pengawasan;
e) Mencari dukungan anggaran dari pihak ketiga atau sponsor pribadi;

2) Eksternal
a) Mengintensifkan komunikasi dengan semua stakeholder dalam
menjabarkan rencana aksi perubahan guna membangun
kepercayaan dari semua stakeholder;
b) Mengintensifkan komunikasi dengan semua pihak dalam rangka
memberikan pemahaman terkait rencana aksi perubahan yang di
implementasikan, termasuk memberikan deskripsi nilai tambah dari
program aksi perubahan

19
 BAB VI
Penutup

Demikian Rencana Aksi Perubahan ini dibuat untuk selanjutnya dijadikan sebagai
Rancangan Aksi Perubahan guna terciptanya informasi administrasi kelulusan
peserta didik yang up to date, yang dilaksanakan secara online, serta meningkatkan
Pelayanan kecepatan informasi untuk Sebasa Lemdiklat Polri.

PESERTA

RYNA SETYANINGSIH SUKEMI, S.E.

NOSIS 20230307031270

20
21