Alur Administrasi

FKIA KABINET FASCINATE

Forum Kajian Ilmiah dan Akademi

FK UNSRI 2021-2022
Alur
Administrasi PEMBUATAN SURAT

PERMINTAAN NOMOR SURAT

PERMINTAAN TANDA TANGAN

PENGIRIMAN SURAT

ALUR PENDANAAN PROKER

FKIA FK UNSRI
Surat yang dibutuhkan tergantung dari jenis prokernya

FKIA FK UNSRI
 Frequently Asked Question
Apa itu Proposal, Surat Izin Kegiatan, Laporan Pra Kegiatan,
Laporan Pasca Kegiatan?
Kapan waktu terbaik untuk mengirimkan surat tersebut?

Proposal = Surat bercover dan berjilid yang berisikan rancangan kegiatan, rancangan anggaran,
susunan acara, dan susunan kegiatan. Wajib diberikan kepada dekanat.
Waktu pengiriman surat = H-14 acara, dan H-21 jika ada pengajuan dana kepada Dekanat.

Surat Izin Kegiatan = Surat wajib pada setiap program kerja utama dan gabungan dan
biasanya diberikan kepada dekanat bersamaan dengan proposal.
Waktu pengiriman surat = H-14 acara

FKIA FK UNSRI
 Frequently Asked Question
Apa itu Proposal, Surat Izin Kegiatan, Laporan Pra Kegiatan,
Laporan Pasca Kegiatan?
Kapan waktu terbaik untuk mengirimkan surat tersebut?

Laporan Pra Kegiatan = Surat berbentuk softfile yang diberikan kepada DPM. Isinya sama
seperti dengan proposal namun tanpa cover.
Waktu pengiriman laporan = H-14 acara

Laporan Pasca Kegiatan = Laporan pertanggungjawaban yang diberikan kepada dekanat (di
berikan cover dan dijilid) dan DPM (soft file tanpa cover). LPJ memiliki isi yang mirip dengan
proposal, namun bila ada perubahan di bagian anggaran di perbaiki, dan mencantumkan nota
bukti pembayaran + sertifikat + dokumentasi kegiatan.
Waktu pengiriman laporan = H+3 acara

FKIA FK UNSRI
 Frequently Asked Question
Selain surat yang telah disebutkan, apa ada surat lain yang perlu dilampirkan?

Surat Bantuan Dana Dekanat = surat permohonan bantuan dana dari program kerja yang
telah disetujui di rapat koordinasi (Rakoor). Surat diajukan setelah proposal dan surat izin
kegiatan telah disetujui oleh dekanat.
Surat Tugas Narasumber dan Juri = Surat yang dikeluarkan ketika ingin mengajukan nama
narasumber yang masih dalam lingkup FK Unsri.
Surat Undangan
Surat Undangan Dekanat = surat dikirimkan setelah proposal dan surat izin kegiatan telah
disetujui dan ditandatangani oleh dekanat.
Surat undangan Gubernur mahasiswa = surat dikirimkan ke email BEM KM FK Unsri lalu di
konfirmasi ke sekretaris umum
Surat undangan narasumber

FKIA FK UNSRI
 Frequently Asked Question
Di mana bisa melihat contoh surat dan template surat?
Template Surat = bit.ly/FormatSuratFascinate2021
Surat Tahun Lalu = bit.ly/SuratSOLID2020

Surat yang telah dikeluarkan setiap divisi harus diarsipkan, dimana?

bit.ly/SuratFascinate21

FKIA FK UNSRI
Alur
Administrasi PEMBUATAN SURAT

PERMINTAAN NOMOR SURAT

PERMINTAAN TANDA TANGAN

PENGIRIMAN SURAT

ALUR PENDANAAN PROKER

FKIA FK UNSRI
 Alur Permintaan Nomor Surat
Setelah sudah pasti berkas dan surat yang akan dibuat, minta nomor
surat ke sekre divisi (tuliskan nomor surat yang dibutuhkan, ex: 1.
Surat Izin, 2. Surat Undangan).

DIVISI .....
Sekre divisi berkoordinasi
dengan sekre umum melalui *NAMA PROKER*
Grup Line Sekre FKIA sesuai 1. SURAT IZIN KEGIATAN
2. SURAT UNDANGAN
dengan format berikut:
3. SURAT PERMOHONAN

Sekre umum
memberikan nomor
surat melalui sekre
divisi

FKIA FK UNSRI
Alur
Administrasi PEMBUATAN SURAT

PERMINTAAN NOMOR SURAT

PERMINTAAN TANDA TANGAN

PENGIRIMAN SURAT

ALUR PENDANAAN PROKER

FKIA FK UNSRI
 Alur Permintaan Tanda Tangan
KETUM DAN GUBMA

SEKRE PROKER KE SEKRE DIVISI

Setelah semua file sudah selesai dan sudah rapih, sekre proker berkoordinasi dengan sekre
divisi untuk permintaan tanda tangan ketua umum dan gubma

SEKRE DIVISI KE SEKRE UMUM

Sekre divisi sudah men-check kembali surat dan berkoordinasi dengan sekre umum
melalui Grup Line Sekre FKIA FK Unsri, sesuai dengan pembagian sebagai berikut:
Aqilla: KI & PKM, Kader, Danus
Ririn: PA, Eksternal, Infokom

Sekre umum kemudian akan memberikan tanda tangan ketua umum dan memintakan
tanda tangan gubma ke sekre BEM

FKIA FK UNSRI
Alur
Administrasi PEMBUATAN SURAT

PERMINTAAN NOMOR SURAT

PERMINTAAN TANDA TANGAN

PENGIRIMAN SURAT

ALUR PENDANAAN PROKER

FKIA FK UNSRI
 Alur Pengiriman Surat

SURAT SUDAH SURAT DIBAWA SURAT IZIN DAN FOLLOW UP: JIKA SURAT
SELESAI DAN OLEH HUMAS KE PROPOSAL MINTA NOMOR SUDAH ADA,
SUDAH DICEK RESEPSIONIS DIANTAR KE AGENDA KE FOTOCOPY
OLEH SEKUM LOKET PERTAMA RESEPSIONIS, SURAT DAN
SETELAH DAPAT SCAN
NOMOR BAWA
KE LOKET
PERTAMA DAN
BILANG MAU
FOLLOW UP

FKIA FK UNSRI
 Alur Pengiriman Surat

Loket Bagian Loket Bagian

Akademik Kemahasiswaan

Loket Pertama
(Bagian Kemahasiswaan)

FKIA FK UNSRI
Skema Alur Administrasi

FKIA FK UNSRI
Alur
Administrasi PEMBUATAN SURAT

PERMINTAAN NOMOR SURAT

PERMINTAAN TANDA TANGAN

PENGIRIMAN SURAT

ALUR PENDANAAN PROKER

FKIA FK UNSRI
Alur Pengajuan Dana ke Dekanat

FKIA FK UNSRI
TERIMA KASIH