Administr

asi 2021
Senat Mahasiswa
Fakultas Kedokteran 2021

Parlemen Asa Karya

 PERKENALA
N KOMISI
Komisi 1 Komisi 2
CP : CP :
Line : rizkykhalmas_tpwt (Rizky) Line : zenitrhmngrm (Zenit)
Wa : 08978038005 (Chintya) Wa : 08571249855 (Ayu)

BEM: Sospol, Kesma, Harkam BEM: PSDM, Kestra

HIMAKU : Kastrat, Kesma HIMAKU : PSDM, Hublu
HIMKA : Sospol, Kesma HIMKA : PSDM, Hubeks
HMIG : Kastrat, Kesma HMIG : PSDM, Hublu
HIMFASI : Advokesma HIMFASI : PSDM, Hublu
HIMKAGI : Advokesma HIMKAGI : PSDM, IKP
UKM : PMK Biro :AMSA, JMKI
UKM :IMPULS
 PERKENAL
Komisi 3 AN KOMISI Komisi 4
CP : CP :
Line : hasna1262 (Hasna) Line : faridaags (Farida)
Wa : 08998774504 (Salma) Wa : 085700773341 (Nanda)

BEM: Riskel, Mikat BEM: Pengmas, Ekotif, KMI, PMO, PH

HIMAKU : Riset, Senior, Pendpro, Diklat HIMAKU : Pengmas, Ekuin, KMI, Litbang, PH
HIMKA : Peka, Mikat HIMKA : Dimas, Ekobis, Infokom, Litbang, PH
HMIG : PPK, PKM, Minbak HMIG : Pedsos, Ekobis, Infokom, Litbang, PH
HIMFASI : Riskel, Mikat HIMFASI : Pengmas, Ekobis, Medinfo, PMO, PH
HIMKAGI : Riskel, Mikat HIMKAGI: Pengmas, Menha, IKP, PH
Biro &BSO: KN, PSM, Basket, Futsal, MCA, Biro : GBM
Maladica, RHEU, DimerC, KSIK, TRIZI UKM : PRMK
UKM : AVICENNA
● Pengajuan SK pembicara / delegasi : http://
bit.ly/PengajuanSK Link Gform
● Pengajuan surat tugas dan surat izin
meninggalkan kuliah : http://
Penting
bit.ly/pengajuanSuratTugas

● Pengajuan surat rekomendasi beasiswa : http://

bit.ly/SuratRekomendasiBeasiswaFK Diisi sesuai
kebutuhan
● Pengajuan ST Dosen (dosen Undip) yang
menjadi pembicara atau moderator pada
kegiatan : http://bit.ly/STDosen

● Pengumpulan SPJ Komplit (sudah memakai

foto kegiatan) :
http://bit.ly/pengumpulanSPJ2021
 Langkah-Langkah Pengajuan
SK Honoranium Pembicara
atau Delegasi Melalui Gform
diatas
1. Membuat proposal, surat menyelenggarakan kegiatan dan
permohonanan SK honoranium pembicara atau delegasi.
Proposal dan surat tersebut harus sudah dikoreksi SM FK
dan setelah itu disahkan dengan tanda tangan yang tertera
di proposal dan surat

2. Membuat SPJ sebelum kegiatan tanpa menyertakan foto

kegiatan. SPJ tersebut harus sudah dikoreksi SM FK

3. Mengisi http://bit.ly/PengajuanSK
 Langkah-Langkah Pengajuan
Surat Tugas & Izin Meningggalkan
Kuliah (Delegasi) Melalui Gform
diatas
1. Membuat surat pernyataan delegasi (format ada di
http://bit.ly/FormatAdministrasiFK2021 ) dan file nama-
nama peserta, nim, prodi (sudah ada di link
http://bit.ly/FormatAdministrasiFK2021 dengan nama
file Surat Izin Meninggalkan Kuliah_Surat Tugas)
Note : Perihal pada surat bisa disesuaikan kebutuhan (misal
hanya perlu Surat Tugas maka bisa ditulis Surat Tugas tanpa
mencantumkan izin meninggalkan kuliah)
2. Mengisi http://bit.ly/pengajuanSuratTugas

Setiap ada Kegiatan Pendelegasian WAJIB membuat surat tersebut

 Langkah-Langkah Pengajuan
Surat Tugas / ST Dosen Undip Sebagai
Pembicara / Moderator Melalui Gform
diatas
1. Membuat file nama dosen, materi yg disampaikan,
keterangan sebagai pembicara/moderator

2. Mengisi http://bit.ly/STDosen
 Link Gform
● Format Kesekretariatan 2021 : http:// Penting
bit.ly/FormatAdministrasiFK2021

● Mengecek SK pembicara / delegasi, ST

dosen, ataupun surat tugas / izin dari
kemahasiswaan, dan surat rekomendasi
Gform info
beasiswa yang sudah jadi : http://
bit.ly/FILEORMAWA2021

CP Kesekretariatan :
Line : dinialviolita (Dini)
Wa : 081903896410 (Adevina)
 FORMAT
MENGIRIM
~Email
~Email SM FK~ADMINISTRASI Ormawa~
KE EMAIL SM FK Menggunakan email
officialsmfkundip@gmail.com ormawa atau email
bidang ormawa

~Subje
~ISI~
Menyampaikan salam,
k~
• Arsip : Proposal dan Surat
maksud dan tujuan, serta (beserta nama kegiatan)
lampiran file untuk • Konsultasi : Proposal dan
dikonsultasikan (ms. word) Surat (beserta nama
kegiatan)
Jika Arsip lebih baik dibuat • Revisi : Proposal dan
dalam bentuk rar dan file Surat (beserta nama
nya pdf kegiatan)
 Alur Administrasi Mengajukan Proposal dan
LPJ
Draft Proposal atau Dikoreksi oleh Komisi SM FK (file dikirim
Dikoreksi oleh
LPJ yang diajukan Sekretaris Ormawa ke email SM FK dan melakukan
beserta suratnya konfirmasi melalui CP Komisi)

ACC REVISI

Dilengkapi tanda tangan Dilengkapi tanda tangan

Ormawa Fakultas

dan cap ormawa dan cap ormawa

Ormawa Prodi
Proposal dan surat yang sudah dicap dan
dittd kemudian dikumpulkan ke:
1. TU secara offline langsung ke FK
2. kemahasiswaan@fk.undip.ac.id
Dilengkapi tanda tangan Dilengkapi tanda 3. officialsmfkundip@gmail.com
Dosen Pembimbing tangan Kaprodi
 1.
Propos
al
Format Proposal Kegiatan
dan Delegasi, serta Surat
yang menyertai
 Jenis Proposal
1. Proposal Kegiatan Fakultas
2. Proposal Kegiatan Prodi
3. Proposal Delegasi Fakultas
4. Proposal Delegasi Prodi
 Surat Yang Menyertai Proposal Kegiatan

1. Kegiatan dengan Pembicara NON

RKAT atau Tanpa Pembicara : Surat
Permohonan Izin Menyelenggarakan
Kegiatan

2. Kegiatan dengan Pembicara RKAT :

Surat Permohonan Izin
Menyelenggarakan Kegiatan dan SK
Honorarium Pembicara
 Surat Yang Menyertai Proposal Delegasi

Delegasi :
Surat Permohonan SK Delegasi
 A. Halaman Depan Proposal

Judul Kegiatan : Nama Kegiatan yang

dilaksanakan (jelas bukan singkatan
yang rumit)

No proposal :
No/UN7.5.4/Ormawa/Bidang/Tahun
UN7.5.4 : kode wajib FK
 B. Halaman Pengesahan Proposal
Berisi :
- Judul Kegiatan
- Identitas Ketua Pelaksana
- Jangka Waktu Pelaksanaan
- Biaya yang Diperlukan
- Tanda tangan (dilengkapi dari kanan
lalu kekiri dan terakhir ke bawah)

Kegiatan / Delegasi Prodi : Tanda Tangan

Kaprodi
Kegiatan / Delegasi Fakultas : Tanda
Tangan Dosen Pembimbing

Fakultas Prodi
 C1. Isi Proposal Kegiatan

• Pelaksana Kegiatan : Ormawa

• Bidang
• Kegiatan dan Sub Kegiatan (ada tabel
ketentuan setelah slide ini)
• Judul Kegiatan : Seperti yang di cover
• Latar Belakang : Lebih diperjelas dan
diperinci (tidak disarankan menulis latar
belakang dengan singkat)
• Tujuan Kegiatan : jika hanya 1 tidak perlu
diberi numbering
 C1. Isi Proposal Kegiatan
No. Kegiatan Sub. Kegiatan

1 Pengembangan Kelembagaan Workshop/ Sosialisasi/ Seminar Bidang Kemahasiswaan

Kemahasiswaan
Pengelolaan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

Pengelolaan Organisasi Kemahasiswaan (Ormawa)

2 Peningkatan Kewirausahaan Mahasiswa Pelatihan Kewirausahaan

3 Peningkatan Kreatifitas Mahasiswa Kelompok Studi Penelitian Mahasiswa

4 Peningkatan Softskill Pendidikan Karakter

5 Pengiriman Delegasi Mahasiswa Lomba dalam Bidang Minat dan Kreativitas Mahasiswa
 C1. Isi Proposal Kegiatan

• Indikator Keberhasilan : terdiri dari

indikator kualitatif dan kuantitatif
• Sasaran Kegiatan
• Waktu dan Kegiatan
• Teknis Kegiatan : berisi mengenai tatanan /
gambaran acara yang akan dilaksanakan
secara singkat dari awal hingga akhir
 C1. Isi Proposal Kegiatan
• Daftar Pembicara :
o Jika tidak menggunakan
pembicara di salah 1 kategori
harap tidak menghapus tabel
tersebut, hanya perlu
mengosongi saja
o Jika pembicara NON RKAT /
Tidak Dibayar : bagian No. Rek
dan Bank diberi tanda setrip (-)
• Jadwal Kegiatan : berisi rundown
acara (sudah dirincikan waktu dan
sesinya)
 C1. Isi Proposal Kegiatan

• Susunan Panitia
• Rincian Anggaran : sesuai dengan
nomor akun (slide berikutnya)
 C1. Isi Proposal Kegiatan
No. Kode Akun
1 5211/ Belanja Persediaan (Bahan Pakai Habis)
2 5226/ Belanja Makan dan Minum Rapat
3 5227/ Belanja Bahan Habis Pakai Kegiatan
4 5231/ Belanja Jasa Penggandaan dan
Pengiriman
5 5237/ Belanja Jasa Sewa dan Iklan
6 5241/ Belanja Jasa Partisipasi Kegiatan Ilmiah
7 5249/ Belanja Jasa Lainnya
Keterangan
Pembelian ATK, kertas, buku pedoman
Makan, Minum, Snack
ATK untuk keperluan Seminar Kit, obat-obatan, print,
cetak leaflet, backdrop, brosur dll
Fotokopi dan jilid, pengiriman
Sewa Ruang, Sewa Sound system, dll
Biaya untuk delegasi
Honor Narasumber, Moderator
 C2. Isi Proposal Delegasi

Perbedaan proposal kegiatan dengan

proposal delegasi
• Setelah Judul kegiatan terdapat
"Penyelenggara Kegiatan"
• Susunan panitia diganti menjadi
“daftar peserta delegasi”
2. LPJ
Format LPJ Kegiatan dan
Delegasi, serta Surat yang
menyertai
 Jenis LPJ
1. LPJ Kegiatan Fakultas
2. LPJ Kegiatan Prodi
3. LPJ Delegasi Fakultas
4. LPJ Delegasi Prodi
 Surat Yang Menyertai LPJ Kegiatan &
Delegasi
1. Kegiatan dengan NON RKAT : Surat
Pengantar Laporan Pertanggung Jawaban

2. Kegiatan dengan RKAT : Surat

Pengantar Laporan Pertanggung Jawaban
dan Permohonan Pencairan Dana
 A. Halaman Depan LPJ

Judul Kegiatan : Nama Kegiatan yang

dilaksanakan (jelas bukan singkatan
yang rumit)

No proposal :
No/UN7.5.4/Ormawa/Bidang/Tahun
UN7.5.4 : kode wajib FK
 B. Halaman Pengesahan LPJ
Berisi :
- Judul Kegiatan
- Identitas Ketua Pelaksana
- Jangka Waktu Pelaksanaan
- Biaya yang Diperlukan
- Tanda tangan (dilengkapi dari kanan
lalu kekiri dan terakhir ke bawah)

Kegiatan / Delegasi Prodi : Tanda Tangan

Kaprodi
Kegiatan / Delegasi Fakultas : Tanda
Tangan Dosen Pembimbing

Fakultas Prodi
 C1. Isi LPJ Kegiatan

• Pelaksana Kegiatan : Ormawa

• Bidang
• Kegiatan dan Sub Kegiatan (sesuai materi
sebelumnya)
• Judul Kegiatan : Seperti yang di cover
• Latar Belakang : Lebih diperjelas dan
diperinci (tidak disarankan menulis latar
belakang dengan singkat)
 C1. Isi LPJ Kegiatan
• Tujuan Kegiatan : jika hanya 1 tidak perlu
diberi numbering
• Indikator Keberhasilan : terdiri dari
indikator kualitatif dan kuantitatif. Setelah
itu dijelaskan apakah indikator tercapai atau
tidak dengan menyertakan keadaan aktual
• Sasaran Kegiatan
• Waktu dan Kegiatan
• Teknis Kegiatan : berisi mengenai tatanan /
gambaran acara yang akan dilaksanakan
secara singkat dari awal hingga akhir
 C1. Isi LPJ Kegiatan
• Daftar Pembicara :
o Jika tidak menggunakan
pembicara di salah 1 kategori
harap tidak menghapus tabel
tersebut, hanya perlu
mengosongi saja
o Jika pembicara NON RKAT /
Tidak Dibayar : bagian No. Rek
dan Bank diberi tanda setrip (-)
• Jadwal Kegiatan : berisi rundown
acara
 C1. Isi LPJ Kegiatan

• Susunan Panitia
• Rincian Anggaran : sesuai dengan
nomor akun (seperti materi
sebelumnya)
 C1. Isi LPJ Kegiatan

• Deskripsi Kegiatan : penjelasan

mengenai evaluasi secara umum
• Evaluasi dan Saran : sesuai dengan
sie yang ada (dijelaskan secara
rinci)
• Foto-foto Kegiatan
 C2. Isi LPJ Delegasi

Perbedaan LPJ kegiatan dengan LPJ

delegasi
• Setelah Judul kegiatan terdapat
"Penyelenggara Kegiatan"
• Susunan panitia diganti menjadi
“daftar peserta delegasi”
• Foto kegiatan diganti “Foto
Sertifikat” : 1 halaman 1
sertifikat (bisa diubah menjadi
landscape)
3. Surat
Keluar &
Masuk
 Nomor Surat
Kegiatan Ormawa Kegiatan Bidang
No: Nomor No: Nomor
Surat/UN7.5.4/Ormawa/Tahun Surat/UN7.5.4/Ormawa/Bidang/Tahun
Contoh: Contoh:
No: 001/UN7.5.4/BEM/2020 No: 001/UN7.5.4/BEM/SOSPOL/2020

KETENTUAN
• Setiap kegiatan menggunakan nomor surat yang berbeda.
• Setiap kegiatan yang jenis suratnya berbeda menggunakan nomor
surat yang berbeda.
• Setiap jenis surat yang sama dalam satu kegiatan menggunakan
satu nomor surat.
 Mekanisme Surat Keluar

• Surat keluar dibuat atas persetujuan Ketua organisasi kemahasiswaan dan

ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan.
• Setiap surat keluar diperbanyak sesuai kebutuhan.
• Penomoran surat dicatat pada buku arsip surat keluar.
• Mekanisme penandatanganan dilaksanakan dari pihak yang jabatannya
paling rendah hingga yang paling tinggi.
 Pengarsipan Surat Keluar

Tanggal Tujuan
No Nomor Surat Perihal Keterangan
Surat Surat
Surat
Khoirotun Keterangan Pengajuan
 1  10-02-2021 001/UN7.5.4/SM FK/2021
Nisa F Aktif Beasiswa
Organisasi
 Pengarsipan Surat Masuk

Tanggal Asal Tanggal

No Nomor Surat Perihal Keterangan
Diterima Surat Surat
Pengawasan
    BEM FK    
Kegiatan X
Anggaran
ormawa fk
undip 2021
-Banggar SM FK 2021-
 Rincian anggaran tahun 2021

Delegasi Kegiatan Total

Rp. Rp. Rp 423.400.000,00
255.000.000,00 168.400.000,00
 1. Alur Pengajuan SPJ Kegiatan Delegasi/Narasumber/Moderator
Disahkan Upload :
Proposal + Surat Dikoreksi 1. Proposal+Surat
ACC dengan mengisi Pengajuan SK
Penyerta Komisi SM FK
TTD yg SAH (pdf)
2. SPJ (docx/doc)
Revisi
SPJ/SPJ Diserahkan ke
sementara Kemahasiwaan Konfirmasi
Koreksi Komisi
untuk ACC dgn isi : Ke Mba
SM FK
narasumber http:// Ayu
/moderator bit.ly/Pengajuan
SK

Serahkan ke Kemahasiwaan SK jadi

Lengkapi SPJ
kembali dgn isi : Cek :
Komplit (dgn Proses SK
http://bit.ly/pengumpulanS http://bit.ly/FILEO
foto kegiatan)
PJ2021 RMAWA2021
 2. Alur Pengajuan SPJ Kegiatan Proker
Disahkan
Proposal + Surat Dikoreksi Kegiatan
ACC dengan mengisi
Penyerta Komisi SM FK dilaksankan
TTD

Revisi
SPJ

Dikoreksi
SM FK

Revisi
Revisi

Berkas SPJ : Diserahkan ke

- Asli 1 rangkap ACC Kemahasiswaan ACC
- Fotokopi 1 rangkap (Mba Ayu)
 3. Alur Pencairan Dana Organisasi Mahasiswa

Dikoreksi Kwitansi Online Dicap Toko, Kwitansi

oleh di Materai, ttd dan yg sudah
Berkas SPJ Keuangan Kemahasiswaan Nama Penerima dicap
(Mba Ayu) Toko

Menunggu
Dana Cair
 Format
&Syarat
Kelengkapan
SPJ
 Spj delegasi
1. Cover (Lembar ke-1)
2. Keg, Sub Keg, Nama Keg, Tanggal Pelaksanaan, Ormawa (Lembar ke-2)
- Nama Kegiatan diisi dengan Jelas bukan singkatan
3. Daftar peserta delegasi (Lembar ke-3)
- Nama Lengkap
- NIM
- Program Studi
- NPWP (Jika ada)
- No. Rekening a/n (HARUS a/n YANG BERSANGKUTAN)
- Nama Bank
4. Foto Buku Tabungan (No. Rekening harus terlihat jelas) (Lembar selanjutnya)
5. Bukti bayar dan Invoice dari penyelenggaran (Lembar selanjutnya)
6. Pamflet/leaflet/guideline atau pengumuman lain yang menunjukkan BIAYA DELEGASI (Lembar
selanjutnya)
 Spj pembicara/Narasumber/Moderator
1. Cover (Lembar ke-1)
2. Keg, Sub Keg, Nama Keg, Tanggal Pelaksanaan, Ormawa (Lembar ke-2)
- Nama Kegiatan diisi dengan Jelas bukan singkatan
3. Daftar pembicara/narasumber/moderator (Lembar ke-3)
- Nama Lengkap
- NIM (Apabila mahasiswa Undip)
- Jabatan
- Instansi
- NPWP
- No. Rekening a/n (HARUS a/n YANG BERSANGKUTAN)
- Nama Bank
- Honor yang diberikan
 Lanjut…

4. Foto Buku Tabungan (No. Rekening harus terlihat jelas) (Lembar selanjutnya)
5. Foto NPWP
6. CV Ringkas
7. Rundown Acara
8. Screenshoot kegiatan (Minimal 3 foto)  dapat dilengakapi saat kegiatan sudah berlangsung
 Spj Kegiatan proker

1. Cover (Lembar ke-1)

2. Keg, Sub Keg, Nama Keg, Tanggal Pelaksanaan, Ormawa (Lembar ke-2)
- Nama Kegiatan diisi dengan Jelas bukan singkatan
3. Nota Asli ditempel dikertas (Lembar ke-3)
- Nota ditempelkan pada kertas A4, satu nota satu kertas A4 (jika terdapat 2 atau lebih nota yang berasal
dari toko yang sama serta kode akun yang sama, bisa dijadikan 1 dihalaman kertas A4)
- Untuk nota pembelian > Rp. 1.000.000,00 wajib menggunakan e-fraktur
4. Jika terdapat konsumsi, Daftar Hadir Konsumsi sesuai dengan jumlah pesanan
5. Untuk Cetak/5227 apabila tidak ada e-fraktur,maka wajib melapirkan fotokopi KTP
Standar Biaya Umum Universitas Diponegoro Menurut Peraturan Rektor
No.27 Tahun 2020

Orang per Jam per

Kegiatan
 Aturan Pembiayaan Delegasi
Menurut SK Rektor No.229/UN7.P/HK/2020

Bantuan untuk Pengiriman Delegasi Dalam Negeri

a) Wilayah Pulau Jawa
• Maks. Rp 750.000/ org/ kegiatan
b) Wilayah Luar Pulau Jawa (Indonesia Tengah dan Barat)
● Maks. Rp 1.000.000/ org/ kegiatan
c) Wilayah Luar Pulau Jawa (Indonesia Timur)
● Maks. Rp. 1.250.000/ org/ kegiatan

Bantuan untuk Pengiriman Delegasi Luar Negeri

a) ASEAN
●Maks. Rp 2.500.000/ org/ kegiatan
b) ASIA
● Maks. Rp 3.500.000/ org/ kegiatan
c) Afrika dan Australia
● Maks. Rp 4.500.000/ org/ kegiatan
d) Eropa dan Amerika
● Maks. Rp 6.000.000/ org/ kegiatan

*Biaya delegasi untuk Tim/ Kelompok maksimal 5 orang

 KETENTUAN SPJ
KEUANGAN
KEGIATAN
1. MAHASISWA
Hal-hal yang tidak dapat :
diajukan SPJ
● Seminar Kit
● Konsumsi
● Cetak sertif
● Pembayaran pulsa/kuota/ovo
atau sejenisnya
● Serta lain-lain yang tidak
diperlukan selama online
 Lanjutt…

2. SPJ Kegiatan dikumpulkan maksimal 3 bulan setelah kegiatan, apabila kegiatan

dilaksanakan pada bulan akhir Triwulan (Maret, Juni, September, November) maka
HARUS dikumpulkan pada bulan tersebut.
3. Dengan Ketentuan :
Berkas Delegasi/ Proker sudah dikoreksi, lengkap, benar tanpa revisi, dan sudah
Pengajuan SK (untuk delegasi/narasumber).
4. Pengajuan SK Kegiatan Mahasiswa maksimal H-7 MINGGU Sebelum Kegiatan
5. Pengumpulan SPJ lebih dari tanggal kunci maka berkas ditolak
6. Kegiatan :
Jan – Feb – Mar  Maret
Apr – Mei – Jun  Juni
Jul – Aug – Sep  Sep
Okt – Nov – Des  Pertengahan November
7. Kegiatan Desember harap ditiadakan.
 TW I
deadline : 19 Maret

TW II
deadline : 18 Juni

TW III
deadline : 17 Sept

TW IV
deadline : 19 Nov
Rencana
Program
Kerja
Format dan Timeline
 Timeline Rencana Program

• 7 MARET 2021 : Deadline ormawa mengumpulkan rencana program

kerja dan delegasi selama satu tahun kepengurusan
• 10 MARET 2021 : Deadline SM FK merekap
• 13 Maret 2021 : Deadline ormawa mebgumpulkan balik hasil rekapan
yang sudah FIX ke SM FK
• Dilanjutkan ke proses pengesahan program kerja dan proses SUPD

Note : Format ada di file teams Administrasi FK 2021

 Mekanisme Pengumpulan
1. Setiap ormawa mengumpulkan rencana progam kerja dalam bentuk
word
2. File yang dikirim merupakan file yang sudah disatukan dari semua
bidang dan perbidang (Kecuali UKM, BSO, dan Biro langsung
dijadikan 1)
3. Seluruh file dimasukkan dalam folder dengan format nama Rencana
Proker_Nama Ormawa/Nama Bidang Ormawa
4. Dikirim kepada email officialsmfkundip@gmail.com dalam bentuk
rar/zip dengan subjek Rencana Program Kerja_Nama Ormawa serta
diperkenankan dikirim menggunakan email ormawa bukan email
perseorangan
Format : Bisa diunduh di file teams
Format : Bisa diunduh di file teams
Format : Bisa diunduh di file teams
 Sekian
&
Terimak
asih