BIROKRASI

KAMPUS
Himpunan Mahasiswa
Jurusan Teknik Mesin
Tahun 2023
 APA ITU BIROKRASI?

Birokrasi Kampus adalah susunan organisasi yang jabatan serta tugasnya

telah disusun sedemikian rupa , dan menjalankan kinerja dengan mengatur,
misalnya alur administrasi mahasiswa terhadap berbagai keperluan
perkuliahan maupun organisasi.
STRUKTUR ORGANISASI POLSRI
ALUR
BIROKRASI
KAMPUS
 ALUR BIROKRASI
BEM 2023 PROPOSAL
ALUR KONSULTASI PROPOSAL/LPJ KE SEKRETARIS UMUM

1. Proposal/LPJ dikonsultasikan dan diperiksa oleh sekretaris

ormawa masing-masing
sampai di ACC oleh sekretaris ormawa

2. Sekretaris umum ormawa menghubungi sekretaris umum BEM

secara online untuk konsultasi proposal /LPJ dengan alur sebagai
berikut :

a. Sekretaris umum ormawa mengirimkan draft proposal/LPJ

dalam bentuk pdf dengan format nama file

Nama ormawa_no.urutan pembuatan proposal/LPJ_proposal/LPJ

nama Kegiatan

Contoh :
HMJ Teknik Mesin_01_Proposal Pekan Raya Teknik Mesin
BEM Polsri_01_Proposal Upgrading

b. Sekretaris umum BEM memeriksa dan merevisi proposal/LPJ

sampai proposal/LPJ di ACC oleh sekretaris umum BEM
Note : Contoh Lembar Pengesahan
Untuk revisi proposal/LPJ, nama file ditambahkan kata REVISI
Proposal Kegiatan
 ALUR BIROKRASI
Contoh :
PROPOSAL
Revisi1_ HMJ Teknik Mesin_01_Proposal PRTM
Revisi2_ HMJ Teknik Mesin_01_Proposal PRTM

3. Untuk proposal/LPJ yang sudah di ACC oleh sekretaris

umum BEM, sekretaris umum ormawa mengirimkan
proposal/LPJ tersebut untuk di upload di gdrive arsip
proposal/LPJ dalam bentuk pdf dengan format nama file
Nama ormawa_no.urutan pembuatan
proposal_proposal/LPJ nama kegiatan
Contoh :
HMJ Teknik Mesin_01_Proposal PRTM

4. Sekretaris umum ormawa mengkonfirmasi ke sekretaris

umum BEM bahwa proposal/LPJ sudah di upload di gdrive
dengan melampirkan bukti upload dan bukti
chat ACC oleh sekretaris umum BEM

Note :
Konsultasi dapat dilakukan secara online maupun offline.
Jika offline, sekretaris umum
bersama sekretaris pelaksana dapat membuat janji terlebih
dahulu dengan sekretaris
Contoh Lembar Pengesahan
BEM untuk konsultasi di sekretariat BEM Proposal Kegiatan
 ALUR BIROKRASI PROPOSAL
Pengajuan Proposal ke
Pengajuan Persetujuan Ketua BEM (Paraf Sekum,
Paraf Sekretaris Umum
Proposal (HMJ/UKM/Komunitas)
Umum Bendum, dan atau yang
(Dari Panitia) (HMJ/UKM/Komunitas) ditunjuk oleh ketua
BEM)

Pengesahan Ketua
Jurusan
Admin Pimpinan Pengesahan Ketua (Khusus HMJ)
(Pencatatan Surat Masuk Jurusan Persetujuan Ketua BEM
/Keluar) (Khusus HMJ) Pengesahan Dosen
Pembimbing (UKM dan
Komunitas)

Admin Pimpinan Pengesahan Wakil Admin Pimpinan Admin Pimpinan

(Pencatatan Surat Masuk Direktur III (Pencatatan Surat Masuk (Pencatatan Surat Masuk
/Keluar) (Proposal dan Disposisi) /Keluar) /Keluar)

Bidang Keuangan Wakil Direktur II

Fotokopi 2 Rangkap dan
Cap (Jilid Sesuai Warna)
Bidang Kemahasiswaan Wakil Direktur III
 ALUR BIROKRASI LPJ

1. Pembuatan Laporan
Pertanggung Jawaban lalu
konsultasi kepada
Mensesnet BEM dan
Menkeu BEM

Contoh Lembar Pengesahan LPJ

Kegiatan
 ALUR BIROKRASI LPJ KEGIATAN
LPJ KEGIATAN

HMJ
BEM JURUSAN
- TTD KETUPEL
- PARAF MENSESNET - PARAF SEKRETARIS
- PARAF SEKUM
- PARAF MENKEU JURUSAN
- TTD KETUA
- TTD KETUA BEM - TTD KETUA JURUSAN
HIMPUNAN

1. BEM
2. MPM
FOTOCOPY LEMBAGA KEMAHASISWAAN
3. JURUSAN
4. KEMAHASISWAAN RANGKAP 7 - TTD WAKIL - PARAF PEMBINA HMJ
5. LEMBAGA 2 FC + 1
DISEBAR KE DIREKTUR 3 - PARAF
ASLI
KEMAHASISWAAN
6. ARSIP
FORMAT PENOMORAN PADA
SURAT
Contoh Nomor Surat : 03/HMJ TEK-MESIN/Ph/I/2021

Keterangan :
03 = Nomor Urutan Surat
HMJ TEK-MESIN = Nama Instansi
Ph = Jenis Surat Yang Diajukan
I = Bulan Pembuatan Surat
2021 = Tahun Pembuatan Surat
 ALUR BIROKRASI
DISPENSASI
JURUSAN
KEMAHASISWAAN
- PARAF
- PARAF
PEMBUATAN SEKRETARIS
PEMBIMBING HMJ
SURAT JURUSAN
- PARAF
DISPENSASI - TTD KETUA
KEMAHASISWAAN
JURUSAN

SEBAR ARSIP LEMBAGA

- KEMAHASISWAAN - TTD WAKIL
- MPM DIREKTUR 1
 ALUR BIROKRASI
PEMINJAMAN KELAS
- TTD KADIV
SURAT DISETUJUI
PEMBUATAN KESTARI
- TTD KETUA HMJ OLEH KETUA
SURAT
JURUSAN
ALUR PEMINJAMAN ALAT RUMAH TANGGA, KEAMANAN
DAN PEMINJAMAN AULA KPA

HMJ :
Ketua Pelaksana Jurusan :
PEMBUATAN -Paraf Sekretaris
Paraf Sekum Jurusan
SURAT
TTD Ketua -TTD Ketua Jurusan
Himpunan

Lembaga :
Disposisi dari
Wakil Direktur III
ke Kepala Bagian
yang dituju
JANGAN LUPA DISAAT
PENGAJUAN

TERIMA KASIH