ALUR BIROKRASI SECARA GARIS BESAR

Panitia

Kepala
Jurusan T.
Geofisika ITS

PD FTSP ITS

PR I ITS/
Pembinaan
Kemahasiswa
an

ALUR PERMOHONAN DANA KE JURUSAN

Proposal

Sudah di ACC Sekretaris Umum, Sekretaris

Departemen dan Bendahara Umum

Tanda Tangan
Ketua Panitia
dan Ketua
Himpunan

ACC

Proposal
dibawa ke
Sekertaris
Jurusan

Anggaran
Dana
difotocopy 2
kali untuk
arsip dan
diberikan ke
TU

Tanda Tangan
Ketua Jurusan

Anggaran
Dana dapat
dicairkan

ALUR PERMOHONAN DANA KE SPP/DPP (REKTORAT), DEKANAT DAN IKOMA

Proposal + Surat
Rekomendasi
Kegiatan + Surat
Pengajuan dana
SPP/DPP. Dekanat
dan Ikoma

Sudah di ACC Sekertaris Umum, Sekertaris

Departemen dan Bendahara Umum

Tanda Tangan Ketua

Pelaksana KAHIMA
KAJUR PD FTSP ITS

Kemahasiswaan

PR ITS/Pembinaan
Kemahasiswaan

Mendapatkan
persetujuan
lembar
rekomendasi +
lembar disposisi
dana dari SPP/DPP
dan IKOMA

Surat disposisi
dipergunakan
untuk
pencairan dana
SPP-DPP
setelah
kegiatan (SPJ)

ALUR PENGAJUAN SPJ KE JURUSAN

Anggaran
Dana di ACC
oleh
Sekertaris
Jurusan

Print SPJ di
Kuitansi

ACC
Bendahara
Umum

SPJ +
Anggaran
Dana yang
sudah di ACC
SEKJUR +
Nota/Struk/B
on (Dijadikan
1)

Diberikan ke
TU Jurusan

Dana Cair

Ketua IKOMA

Dana Cair

ALUR PENGAJUAN SPJ KE IKOMA

Proposal +
Lembar
Permohonan
Dana +
Lembar
Rekomendasi
Kegiatan +
Lembar
Disposisi
Dana

Pembuatan
SPJ

ACC
Bendahara
Umum

Tanda
Tangan Ketua
Panitia
KAHIMA
KAJUR PD
FTSP PR ITS

ALUR PENGAJUAN SPJ KE SPP/DPP (REKTORAT)

Proposal +
Lembar
Diserahkan
Permohonan
ke Bagian
Dana +
ACC
Kemahasiswa
Lembar
Pembuatan
Bendahara
an dengan
SPJ Disetujui
Rekomendasi
SPJ
Umum
melampirkan
Kegiatan +
kuitansi dan
Lembar
nota
ALUR PENGAJUAN SPJ KE DEKANAT
Disposisi
ProposalDana+
Lembar
Permohona
Diserahkan
n Dana +
ke Rektorat
ACC
Lembar
Pembuatan
dengan
SPJ
Bendahara
Rekomenda
SPJ
melampirka
Disetujui
Umum
si Kegiatan
n kuitansi
+ Lembar
dan nota
Disposisi
SURAT
Dana PERTANGGUNG JAWABAN (SPJ)

Dana Cair

Dana Cair

Aturan Membuat SPJ:

1. SPJ dibuat pada kuitansi besar masing-masing ranagkap tiga.
2. Terdapat tanda tangan penjual dan stempel pihak yang bersangkutan pada tiap
rangkapnya dan satu lembar disertai dengan materai.
3. Yang bisa di SPJ kan : konsumsi (warung, Non Catering), Perlengkapan
(Transportasi, Sewa Tempat, Sewa Sound), Publikasi dan Dokumentasi (Spanduk,

Poster, Banner, Pamflet, Dokumentasi) dan ATK (Fotocopy, Inventarisasi, Kertas

Sertifikat, Kertas A4, Folio, dan Print)
4. Untuk nominal :
- 250.000 999.999 menggunakan materai Rp 3.000,00.
- 1.000.000-1.999.999 menggunakan materai Rp 6.000,00.
- Pembelian barang 1.000.000,- keatas dilengkapi materai Rp. 6.000,- dilampiri dengan

NPWP dan Faktur Pajak penyedia jasa

- SPJ konsumi maksimal sebesar Rp. 2.000.000 dalam satu SPJ
5. Untuk SPJ Konsumsi disertai dengan absen makan
Dokumen Pencairan Dana Bantuan Kegiatan Mahasiswa :
1. SPJ
2. Surat Rekomendasi Kegiatan/Surat Tugas/Surat Keputusan
3. Persetujuan Permohonan Dana/Lembar Disposisi Dana
4. Kuitansi/Bukti Pembayaran (dibuat rangkap 2) + 1 arsip sendiri
Pengadaan Barang yang Tidak Diperbolehkan :
1. Karangan bunga/bunga meja
2. Cetak kartu nama/kartu ucapan
3. Voucher handphone
4. Materai
5. Souvenir, Hadiah
SPJ diketik diatas kuitansi berukuran jumbo dengan format :
Jurusan/Dekanat
1. Telah diterima dari Kuasa Pengguna Anggaran ITS
2. Nominal Dana
3. Alokasi dana tersebut
4. Tanda tangan dan stempel penjual (diatas materai)
Rektorat (SPP/DPP)
1. Telah diterima dari Kuasa Pengguna Anggaran ITS
2. Nominal Dana
3. Alokasi Dana tersebut
4. Tanda tangan dan stempel penjual (diatas materai)
5. Dibalik kuitansi diberi tanda tangan Ketua HMTG ITS
IKOMA
1. Telah diterima dari Kuasa Pengguna Anggaran ITS
2. Nominal Dana
3. Nama kegiatan sesuai dengan surat permohonan dana
4. Tanda tangan oleh :
a. Ketua Pelaksana (diatas materai)
b. Ketua HMTG ITS (distempel HMTG ITS)
c. Ketua Jurusan
d. PD FTSP ITS
e. Kepala Badan Pembinaan Kemahasiswaan & Hubungan Alumni ITS