SEJARAH ERP

Tahun Peristiwa

1960-an Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian Inventory (Inventory Control)

1970-an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning) yang menerjemahkan
jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time-phased net, untuk
perencanaan dan pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku
1980-an MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan
operasi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi

1990-an MRP –II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber
daya manusia, pengelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas
sistem organisasi usaha (business enterprise), yang kemudian dikenal dengan
istilah Enterprise Resource Planning (ERP)
2000-an Enteded ERP menjadi ERP II

TAHAPAN REVOLUSI ERP

 Page |210

Sistem ERP adalah sistem informasi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber
daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim dan dihitung secara
efisien dan dapat merespom kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.Sistem ERP merupakan
sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya
operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya
kerugian akibat 'machine fault' dan lain-lain. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem
yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem
human resource. ERP(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun
distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses umum
yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk
pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga
harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini banyak
timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya,
bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh
sistem ERP, atau merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. Management
sebagai ganti dari sistem produksi sebelumnya.

Implementasi sebuah sistem ERP umumnya akan memerlukan proses re-engineering

(perubahan / penyempurnaan proses bisnis/ industri), selama proses implementasi anda
mempunyai kesempatan untuk memperbaiki proses proses yang kurang sempurna ataupun
mengganti proses bisnis dengan sistem yang lebih modern yang paling sesuai dengan bisnis.
 Page |310

Materiil Requirement Planning

MRP digunakan untuk melakukan simulasi persamaan industri manufaktur, dengan

menggunakan jadwal perencanaan (master schedule) untuk menjawab produk apa yang akan
diproduksi, daftar pengadaan material (bill of material) untuk menjawab bahan material yang
diperlukan untuk membuat produk, daftar saldo persediaan untuk menjawab bahan material
apa yang sudah dimiliki dan bahan material yang harus dibeli.

Close Loop MRP

Alat bantu berupa sistem untuk mendukung perencanaan hingga penjualan dan produksi
(Sales and Distributor Planning), jadwal pembuatan produk(Master Schedulling), perkiraan
perencanaan penjualan dan perencanaan order kunsumen (Demand Management), serta
analisa sumber daya

Ruang Lingkup
 Page |410

Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Sama seperti tahap sebelumnya, hanya ada penambahan elemen sebagai berikut :

1. Perencanaan penjualan dan operasi, proses yang digunakan untuk menyeimbangkan

antara permintaan dan persediaan, sehingga management dapat melakukan kontrol
terhadap aspek operasional dan bisnis.

2. Antarmuka keuangan, kemanpuan menerjemahkan rencana operasional(satuan bentuk

pieces, kg, gallon,satuan lainnya) menjadi satuan biaya(dalam mata uang tertentu).

3. Simulasi kemampuan melakukan analisis “what if” untuk mendapatkan jawaban yang
mungkin diterapkan, baik dalam satuan unit maupun dalam jumlah uang.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Dasar ERP diturunkan dari MRP II, tetapi proses bisnisnya diperluas dan lebih sesuai
diterapkan pada kondisi perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis. Dengan sistem ERP,
maka integrasi keuangan lebih ditekankan, alat bantu rantai – pasok, dukungan atas bisnis
melintas batas fungsi organisasi, bahkan melintas antar perusahaan dapat dilakukan dengan
mudah. Tujuan utama implementasi ERP adalah agar perusahaan dapat menjalankan bisnis
dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif, dan jauh lebih baik dari
sebelumnya.

Extended ERP II

Perluasan dari fungsi- fungsi yang ada pada sistem ERP, yaitu mencakup fungsi-fungsi yang
dapat menjembatani komunikasi dengan suplier dan konsumen. Sistem ini tidak hanya
berfokus pada konsumen, proses produksi, transaksi real time, management asset perusahaan,
bahkan berfokus pada usaha optimasi seluruh jaringan bisnis, termasuk integrasi dengan
supplier

ASPEK ERP ERP II

Peranan Optimasi Enterprise Partisipasi elemen pada rantai bisnis proses

perusahaan,

dukungan

penuh e-commerce

Domain Manufaktur dan Semua segmen dan sektor pada perusahaan

Distribusi

Fungsi Produksi, Penjualan, Lintas Industri, Sektor tertentu, proses industri spesifik
Distribusi dan Proses
 Page |510

Keuangan

Proses Menangani proses Terhubung dengan mitra bisnis

internal, tertutup
terhadap proses
eksternal

Arsitektur Dukungan pada web, Berbasis web, terbuka,fleksibel terhadap integrasi

tertutup, arsitektur
dengan
bersifat monopolitik
sistem lain dengan berbasis komponen

Infrastruktur sistem ERP

Technology

Process
People Operation

Karakteristik Sistem ERP

Menurut daniel O’leary adalah sebagai berikut :

1. Paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server,
apakah secara tradisional atau berbasis jaringan.

2. Memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

3. Memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

 Page |610

4. Menggunakan database perusahaan secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

5. Memungkinkan akses data secara real time.

6. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

7. Menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan perusahaan
multinasional.

8. Memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan

pemrograman kembali.

Manfaat Sistem ERP

Menurut james A O’brien adalah sebagai berikut :

1. Kualitas dan Efisiensi

2. Penurunan Biaya.

3. Pendukung Keputusan.

4. Kelincahan Perusahaan.

5. Sistem Terintegrasi

6. Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang

7. Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi.

8. Sistem ERP dapat memudahkan ekstrasi informasi.

9. Sistem ERP menghasikan informasi

10. Sistem ERP menciptakan struktur organisasi.

11. Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas.

12. Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis.

Konsep ERP

1. ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas
semua aliran informasi diperusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, sumber
daya manusia, rantai pasok dan informasi konsumen.

2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang
mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas
area fungsional dalam sebuah organisasi

3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antar muka diseluruh
enterprise.
 Page |710

Konsep ERP

Financial Dan Accounting

• Cost Center and Profit Center

• Account Payable

• Account Receivable

• Cash/ Bank Management (Cash Flow Management)

• Treasury Management

• General Ledger(Income Statement & Balance Sheet)

Sales dan Distribution

• Sales Quotation

• Sales Order

• Shipping

• Good Issue

• Invocing

• Credit Control

• Komisi,Discount,Creadit Notes

Manufacturing

• Order Production
 Page |810

• Bill of Material

• Planning Producting Control –Order Production

• Master Planning

• Schedulling

• MRP(material requirement planning)

• Product costing

Inventory

• Inventory Movement(transfer)

• Inventory Management

• Multiple Warehouse Location

• Product Category

• Product Items

• Physical and Valuation Inventory

Procurement

• Purchase Requisition and Approval

• Purchase Order and Approval

• Good Receipt

• Invoice Verification

• Purchase Return

Human Resource

• Employee Schedulling

• Training

• Development Employement

• Payroll,Benefit,Bonut,Overtime

• Job Description

• Self Service HR

• Struktur Organisasi and Workflow analysis

 Page |910

Plant

• Pengurangan biaya operasional dalam produksi

• Peningkatan efisiensi(work clearance management, maintenance execution,service

part,document management, maintanance budgeting dan integrasi dengan accounting
assets)

Customer Relationship Management

• Customer Campaign

• Customer Interaction Center

• Customer Self Service Online Inquiry

• Lead and Activity Tracking(Information, Service, Charge,Account, Warranty,help)

• Knowledge base, Sales Report,Sales Support, Sales Qualification

• Consistent user experience

• Personalization of Service

• Realtime access enterprise info

Businness Intelligence

• Sistem informasi untuk pengambilan keputusan bagi management, seperti Decision

Support Sistem(DSS),yang Inovatif dan Intuitif Interface untuk kepentingan analisis
data transaksi agar memperoleh kinerja bisnis

• Merupakan proses interaktif untuk eksplorasi dan analisis informasi yang terstruktur
dan pada domain tertentu(data warehouse)untuk mengetahui pola bisnis tertentu,
sehingga membantu pengambilan keputusan.

Karakteristik Sistem ERP

Menurut Daniel O’Leary :

• Paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server,
apakah secara tradisional atau berbasis jaringan

• Memadukan sebagian besar dari proses bisnis

• Memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan

 Page |10

• Menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali
saja

• Memungkinkan akses data secara real time

• Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

• Menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan perusahaan
multiinasional

• Memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa melakukan

pemrograman kembali
 Page |1

Aplikasi Sistem ERP

(Procurement, Sales Dan Distribusi,
Finance dan Accounting, Inventory)

Siklus sistem procurement dimulai dari aktivitas pembuatan pembelian(purchase requisition)

dari departemen. Setelah form permintaan disetujui oleh atasan departemen terkait dan
disampaikan ke departemen pembelian, maka petugas departemen pembelian akan
melakukan pemilihan pihak pemasok negosiasi harga, dan kemudian diterbitkan pesanan
pembelian (purchase order) sebagai bukti bahwa perusahaan telah menyetujui proses
pembelian kepada pihak pemasok. Kemudian proses penerimaan barang(good receipt) oleh
gudang berdasarkan pesanan pembelian tersebut. Berdasarkan kesepakatan, maka pemasok
melakukan penagihan yang disertai faktur, faktur pajak untuk proses pembayaran. Proses
verifikasi penagihan (invoice verification) oleh departemen keuangan. Setelah itu, dilakukan
proses pembayaran kepada pemasok sebagai bukti pelunasan atas barang yang dibeli.

Siklus sistem procurement

Laporan Yg Dihasilkan sistem procurement

• Laporan status permintaan pembelian

• Laporan status pesanan pembelian

• Laporan pembelian

• Laporan retur pembelian

• Laporan kontrol pembelian

•
 Page |2

Sales Dan Distribusi

Siklus manajemen penjualan dimulai dari kegiatan pre-sales(sales contract) yaitu negosiasi
hatrga dengan pihak pelanggan yg kemudian disertai dengan pembuatan penawaran
harga(quotation). Kemudian dilanjutkan dengan pemrosesan order penjualan (sales order).
Sekarang ini, penerapan sistem ERP ini dapat dilakukan menggunakan web based. Setelah
itu, administrasi penjualan mengecek persediaan barang digudang, untuk menyediakan
barang yang diperlukan untuk memenuhi order penjualan. Hal ini dikenal dengan istilah
Inventory Sourcing.Setelah barang tersedia, maka dilakukan proses shipping yaitu aktivitas
mengirimkan barang ke tempat pelanggan dengan pembuatan surat jalan(SJ) dan Delivery
Order(DO). Kemudian dilanjutkan dengan aktivitas billing yaitu proses pembuatan faktur
komersial, faktur pajak, kwintansi yg disampaikan ke pelanggan untuk proses penagihan.
Berdasarkan tagihan tersebut, pelanggan melakukan pembayaran, jika dilihat dari segi
perusahaan , akan dilakukan proses penerimaan atas nilai piutang pelanggan (receipt account
receivable)

Siklus Sales Dan Distribusi

Kegunaan Sales Dan Distribusi

• Meningkatkan pelayanan terhadap kepuasan pelanggan, yaitu mempercepat proses

peneriamaan pesanan sampai pengiriman barang dengan tepat waktu

• Memberikan informasi penjualan dan analisa penjualan yang dibutuhkan pihak

pelanggan
 Page |3

• Membuat perencanaan penjualan untuk perhitungan kebutuhan bahan material,

perencanaan pembelian dan produksi barang dimasa depan.

Karakteristik modul Sales Dan Distribusi

• Fasilitas mengelola dan penginputan kontrak penjualan dan order penjualan

• Fasilitas overdue limit kredit, untuk pembatasan order penjualan terhadap saldo
piutang yang sudah jatuh tempo tapi belum dilakukan pembayaran oleh dihak
pelanggan

• Fasilitas untuk penginputan transaksi penjualan dalam multi curency

• Fasilitas delivery schedule untuk membuat delivery order berdasarkan sales order yg
segera harus dikirim dgn memperhitungkan jumlah saldo persediaan di gudang.

Siklus Sales Dan Distribusi

Kegunaan Sales Dan Distribusi

• Meningkatkan pelayanan terhadap kepuasan pelanggan, yaitu mempercepat proses

peneriamaan pesanan sampai pengiriman barang dengan tepat waktu

• Memberikan informasi penjualan dan analisa penjualan yang dibutuhkan pihak

pelanggan

• Membuat perencanaan penjualan untuk perhitungan kebutuhan bahan material,

perencanaan pembelian dan produksi barang dimasa depan
 Page |4

Karakteristik modul Sales Dan Distribusi

• Fasilitas mengelola dan penginputan kontrak penjualan dan order penjualan

• Fasilitas overdue limit kredit, untuk pembatasan order penjualan terhadap saldo
piutang yang sudah jatuh tempo tapi belum dilakukan pembayaran oleh dihak
pelanggan

• Fasilitas untuk penginputan transaksi penjualan dalam multi curency

• Fasilitas delivery schedule untuk membuat delivery order berdasarkan sales order yg
segera harus dikirim dgn memperhitungkan jumlah saldo persediaan di gudang

• Fasilitas delivery order untuk transaksi pengiriman barang tepat waktu

• Fasilitas sales invoice (faktur komersial, faktur pajak,kwitansi) secara otiomatis untuk
proses penagihan ke pelanggan

• Fasilitas sales return untuk transaksi pengembalian barang (return jual) dari
pelanggan dengan alasan tertentu

Dalam aktivitas sales dan distribusi, sistem informasi dituntut untuk semakin
fleksibel,user friendly yang canggih, agar mampu mengikuti dan menangani berbagai
perubahan dan keadaan tertentu secara tepat dan cepat, seperti : proses perubahan
harga,alokasi persediaan,fleksibel penggunaan sistem barcode, mendukung kegiatan
promosi, ketepatan waktu pengiriman dan pengecekan batas plafond kredit.

Laporan Yg Dihasilkan Sales Dan Distribusi

• Laporan Sales Kontrak dan Outstanding Sales Kontrak

• Laporan Sales Order dan Outstanding Sales Order

• Laporan Penjualan

• Laporan Analisa Penjualan

• Laporan Retur penjualan

• Laporan Delivery Update

• Laporan Komisi Sales person

• Laporan Kredit Pelanggan

• Laporan Gross Profit

Account Payable
 Page |5

aktivitas utama meliputi verifikasi penagihan (invoice verification dan pembayaran

(payment), dan laporan yang dihasilkan seperti :

1. Analisa umur hutang usaha (aging schedule)

2. Daftar saldo hutang usaha per pemasok

3. Kartu hutang usaha per pemasok

4. Laporan rincian hutang usaha per pemasok

5. Laporan uang muka per pemasok

6. Laporan rincian pembayaran hutang usaha

Account Payable adalah kegiatan untuk mengelola dan mengendalikan usaha kepada
pemasok secara lebih mudah, shg memungkinkan perusahaan dapat membuat perencanaan
pembayaran yang tepat sesuai dengan masing – masing umur hutang. Kegunaan account
payable :

1. Fasilitas partial payment dan full payment dlm pembayaran hutang usaha

2. Fasilitas limit kredit

3. Fasilitas hold, untuk memblock hutang – hutang yang blm boleh dibayar

4. Fasilitas untuk mencatat transaksi uang muka pembelian

5. Fasilitas pengentryan transaksi hutang dalam multi currency

6. Fasilitas pencatatan koreksi hutang

Account Receivable

Account receivable dpt dikendalikan seluruh aktivitas berkaitan piutang usaha, yaitu dgn
memberikan informasi yang real time ttg saldo piutang usaha yg sudah jatuh tempo dan dpt
digunakan sbg dasar untuk pembuatan perencanaan penagihan yg efektif. Kegunaan account
receiable yaitu :

1. Fasilitas partial recept dan full receipt dlm pelunasan piutang usaha

2. Fasilitas limit kredit

3. Fasilitas billing, utk membuat formulir penagihan untuk piutang yg segera jatuh
tempo shg menjamin penagihan piutang yg tlh jatuh tempo secara tepat waktu

Kegunaan account receivable yaitu :

1. Fasilitas confirmation later, untuk laporan saldo piutang langganan yg dikirim

langsung ke langganan dpt dicetak maupun diemail langsung scr otomatis untuk
konfirmasi piutang kpd pelanggan
 Page |6

2. Fasilitas account receivable receipt, untuk mencatat transaksi piutang usaha yg timbul
akibat transaksi penjualan dan untuk mencatat transaksi uang muka penjualan

3. Fasilitas pengentryan transaksi piutang usaha dalam multi curency

4. Fasilitas penginputan transaksi koreksi piutang usaha dan transaksi kredit note

Account Receivable

Laporan – laporan yg dihasilkan :

1. Laporan analisa umur piutang (aging account receivable)

2. Analisa piutang giro mundur

3. Daftar saldo piutang usaha (rinci dan ringkasan)

4. Kartu piutang dan detail kartu piutang per pelanggan

5. Laporan piutang per distribusi general ledger (ringkasan dan rincian)

6. Laporan rincian penerimaan piutang usaha(per periode)

7. Laporan saldo uang muka per pelanggan

General Ledger

General ledger merupakan jantungkan sistem informasi accounting karena akan

dihasilkan laporan keuangan( financial reporting) untk mengetahui kondisi keuangan
suatu perusahaan spt laporan neraca, laporan laba rugi, laporan analisa rasio keuangan
dan laporan keuangan lainnya. Kegunaan general ledger yaitu :

1. Fasilitas multi currency bagi kode perkiraan yang mempunyai mata uang equvalensi
dlm mata uang asing

2. Fasilitas jurnal berulang untuk mempermudah dan mempercepat entry transaksi untuk
transaksi yg berulang

• Tersedia fasilitas budget yg dpt dibandingkan dgn actual secara cepat dan mudah

Kegunaan general ledger yaitu :

• Penyajian laporan keuangan scr otomatis(automatic reporting

• Sistem pelaporan yg bertingkat dan informatif

• Dapat menyimpan data untuk periode yg tak dibatasi dan hanya dibatasi oleh
kapasitas hard disk yg digunakan

• Dirancang sedemikian rupa, shg build un early warning sistem pd saat penginputan
transaksi maupun pd saat penyimpanan transaksi
 Page |7

• Fasilitas posting dan unposting per periode, shhg memudahkan jika terjadi kekeliruan
data pd periode sebelumnya dpt dilakukan proses unposting general ledger.

Model Inventory

Melalui model inventory, maka akan dapat dikendalikan persediaaan bagi perusahaan,
sehingga dapat meminimalkan tingkat persediaan, dimana akan berdampak terhadap
penggunaan modal kerja yang dapat digunakan untuk menumpuk jumlah persediaan menjadi
lebih rendah tanpa harus menganggu kelancaran proses produksi. Juga dapat mengurangi
tingkat kerugian persediaan yang tak terpakai lagi (obselence),rusak(damage) dan persediaan
yang kadaluarsa (expired date)

Alasan perlu adanya inventory

1. Dapat memenuhi kebutuhan pelanggan pada waktu tertentu

2. Mengambil keuntungan ketika ada potongan harga dari pihak pemasok

3. Menghindari dari fluktuasi harga meningkat

4. Menyediakan persediaan cadangan (buffer) untuk kondisi permintaan yang tidak

menentu

5. Menjaga kelangsungan proses produksi.

Klasifikasi Inventory

1. Raw material

2. Work in process

3. Finished goods

Raw Material

Merupakan bahan dasar dari suatu industri yang digunakan untuk memproduksi barang siap
jual ke pihak pelanggan. Tapi hal ini tergantung dari jenis perusahaan masing – masing,
 Page |8

dimana raw material diperusahaan dapat menjadi sebagai Finished goods dari perusahaan
lainnya.

Work in process

Merupakan inventory yang sudah diolah untuk diproses menjadi barang jadi (Finished
goods), yang masih setengah jadi (dalam proses penyelesaian). Dalam perusahaan industri
manufaktur, maka proses Work in process memerlukan biaya proses mesin, bahan pembantu,
tenaga kerja.

Finished goods

Merupakan barang yang siap dikirim atau siap dijual kepada pihak pelanggan. Dalam
manufaktur, maka Finished goods merupakan barang dari proses terakhir yang disimpan
dalam gudang untuk siap dijual ke pihak pelanggan.

Just in Time

Inventory identik dengan menumpukan sejumlah uang atau investasi yang akan menganggu
cash flow suatu perusahaan, terlebih jika inventory tersebut tidak bergerak. Just in Time
adalah s

1. Inventory berkurang, shg investasi dlm inventory berkurang, yg akhirnya akan

mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan

2. Barang yg kadaluarsa (obsolete inventory) akan lebih sedikit

3. Kualitas inventory akan meningkat

4. Mengurangi proses inspeksi dan pengerjaan kembali

5. Deteksi inventory yang cepat jika terjadi cacat inventory yang diakibatkan proses
produksi

6. Biaya penanganan inventory mengalami penurunan seperti hand-ling cost, carrying

cost

7. Kebutuhan ruangan atau gudang berkurang, shg dpt meminimalisasi invetasi gudang

8. Lead time menjadi lebih pendek

 Page |9

9. Produktivitas meningkat

10. Fleksibilitas lebih besar

11. Hubungan dengan pihak supplier menjadi lebih baik

12. Aktivitas penjadwalan dan kontrol menjadi lebih sederhana

13. Kapasitas meningkat

14. Penggunaan SDM menjadi lebih edisien

15. Lebih banyak variasi produk

16. Kepuasan pelanggan menjadi lebih besar

17. Respon yang lebih cepat thdp pesanan pelanggan

Karakteristik Modul Inventory

1. Fasilitas Inventory Adjusment, untuk melakukan koreksi persediaan yg terjadi krn

kerusakan, selisih stock, penyusutan, penguapan dsb

2. Fasilitas Inventory Transfer, untuk mencatat proses perpindahan/ mutasi stock antar
gudang, perubahan jenis produk, serta laporan dan analisa persediaan yg berguna
untuk memudahkan pengendalian persediaan

3. Fasilitas stock validation, untuk pengendalian stock minus, dimana dilakukan validasi
transaksi inventory agar tidak melebihi stock yang tersedia

4. Fasilitas perhitungan inventory turn over(tingkat perputaran persediaan)per item

persediaan
 Page |10

Tahapan Rantai persediaan yang terintegrasi

Tahapan Rantai persediaan yg terintegrasi

Tahap I : masing – masing fungsi bisnis tdk saling berhubungan dan mengerjakan
sendiri – sendiri tanpa melihat fungsi bisnis lainnya, spt fungsi purchasing, material
control, production, sales, distribusi

Tahap II : perusahaan mulai menggabungkan beberapa fungsi bisnis yg berdekatan, spt

purchasing dgn material control menjadi material management, production menjadi
manufacturing management, sales dan distribusi menjadi distribusi

Tahap III : perusahaan mulai mengintegrasikan dan terdapat relasi yg kuat antar bagian
terkait, shg terbentuk integrasi internal perusahaan

Tahap IV : Perusahaan menggabungkan internal perusahaan dgn eksternal, yaitu supllier

dan customer, shg terjadi management rantai persediaan (supply chain management) dr
pihak supplier, fungsi internal dan pihak customer

Laporan yg dihasilkan

• Laporan data history persediaan

• Informasi harga beli dan harga jual persediaan

• Laporan penerimaan persedian

• Laporan pengeluaran persediaan

• Kartu persediaan ‘
 Page |11

• Laporan stock dan mutasi persediaan

• Laporan status persediaan

• Laporan perubahan jenis produk, koreksi persediaan, retur pengeluaran persediaan

 Page |1

Aplikasi Sistem ERP

(Produksi dan Operasi
Customer Relationship Manajemen
Sumber Daya Manusia)

Produksi dan Operasi

Hal utama dalam produksi dan operasi adalah perencanaan produksi, perencanaan (forecasting)
yg akurat kebutuhan bahan dari sales order yg diterima, dan perbandingan standar costing
dengan actual cost(accounting)

Pendekatan penyusunan perencanaan produksi agar menjadi akurat, maka harus didasarkan pada
forecasting penjualan untuk periode tertentu dan posisi persediaan. Maka dapat dilakukan
demand management(permintaan manajemen) terdiri atas : perhitungan kebutuhan
bahan(material requirement planning) yang diteruskan proses pembelian, scheduledetail proses
produksi.

Pendekatan Perencanaan Produksi (Production Planning) dalam sistem ERP

Kegunaaan Modul Produksi

Mengatur jadwal produksi dgn cepat sesuai dengan schedule pengiriman dari order penjualan
dan rencana penjualan dgn mempertimbangkan ketersediaan material dan kapasitas produksi

Meningkatkan pengendalian penggunaan material per work order untuk mencapai tingkat
efisiensi kegiatan produksi
 Page |2

Karakteristik modul produksi

Fasilitas penginputan Tarif Standar Direct Labor dan FOH per Mesin

Fasilitas perhitungan Bill Of Material (BOM) per Work Order Produksi

Fasilitas perhitungan Standar Pra-Kalkulasi per Work Order Produksi

Fasilitas penginputan Work Order Produksi dan Permintaan Barang per Work Order Produksi

Fasilitas penginputan Penerimaan Hasil Jadi dan Detail Pemakaian Bahan per Work Order

Fasilitas penginputan Retur Penerimaan Hasil Jadi untuk reproses produksi

Fasilitas penginputan Koreksi Work In Process (WIP)

Siklus Umum Proses Bisnis Perusahaan Produk Dan Jasa

 Page |3

Laporan Yg Dihasilkan

Laporan Biaya Standar Pra-Kalkulasi Work Order Produksi

Laporan Profit/Loss by Work Order Produksi (Rincian dan Summary)

Laporan Penerimaan Hasil Jadi(perperiode,perWork Order produksi)

Laporan Analisa Variance Bahan baku per Work Order Produksi

Laporan Analisa Variance Pembebanan Direct Labor dan FOH per Work Order Produksi

Laporan Proses Produksi-Kapasitas Utilisasi dan Efisiensi Mesin (Rincian dan Summary)

Laporan WIP Status dan Summary WIP

Laporan Outstanding per Work Order Produksi

Laporan Summary Cost of Goods Sold per Work order Produksi

Laporan Waste Produksi

Laporan Pemakaian bahan per Work Order Produksi

Laporan BOM Variance( Volume Variance, Price Variance, Usage Variance)

Customer Relationship Manajemen

CRM merupakan sebuah pendekatan baru dalam mengelola hubungan korporasi dan
pelanggan pada level bisnis sehingga dapat memaksimumkan komunikasi, pemasaran melalui
pengelolaan berbagai kontak yang berbeda dengan pelanggan. Pendekatan ini memungkinakn
untuk mempertahankan pelanggan dan memberikan nilai tambah terus menerus pada pelanggan,
selain juga memperoleh keuntungan yang berkelanjutan.

Hal yang perlu dipahami adalah bahwa dari luar, pelanggan yang berinterkasi dengan
perusahaan hanya memahami bisnis yang dilakukan oleh perusahaan sebagai satu entitas, tidak
lebih; meskipun pelanggan juga berinteraksi dengan sejumlah pekerja yang berbeda peran dan
departemennya. Semua itu tetap dianggap sebagai satu kesatuan. Dengan CRM, dukungan pada
proses bisnis, informasi tentang pelanggan dan interaksinya dapat dimasukkan, disimpan, diakses
oleh semua staf pada berbagai unit kerja dengan tujuan untuk meningkatkan layanan yang
 Page |4

diberikan pada pelanggan, dan menggunakan informasi kontak pelanggan untuk target
pemasaran.

Implementasi CRM akan memberikan dampak manfaat bagi korporasi seperti akan
memungkinkan untuk memperoleh keseimbangan dalam bagaimana menggunakan sumber daya
untuk pemasaran agar mendapat nilai lebih pada segmen tertentu, meningkatkan interaksi
pelanggan yang akan mendukung pengalaman branding pada pelanggan, mendongkrak
produktivitas penualan melalui pemetaan proses menggunakan teknologi baru, menetapkan
tujuan penjualan dan menentukan reward untuk pencapaiannya, fokus pada gab antara harapan
pelanggan dan pengalaman layanan saat ini, dengan menggunakan alat analisis akan dapat
ditingkatkan pemahaman organisasi tentang pelanggan.

Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak
modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu
perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan,
baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan
Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk
menyimpan dan mengambil informasi secara real-time.Informasi tersebut harus dapat dipercaya,
dapat diakses dan mudah disebarluaskan.
Program CRM merupakan suatu proses interaksi pelanggan dgn sistem, dimana pelanggan dpt
memperoleh informasi berguna seperti : status order, kontak person in charger, fungsi sales, yg akhirnya
bertujuan untuk dpt meningkatkan hubungan baik dgn pelanggan

Customer Relationship Manajemen

Solusi CRM adalah penyediaan informasi yg dibutuhkan untuk mendukung program penjualan,
pelayanan, dan pemasaran. Manfaat CRM dpt berupa penyederhanaan proses bisnis, meningkatkan
kualitas dan akurasi data, menyediakan akses bagi pengguana atau unit bisnis thdp sumber daya yg sama

Manfaat CRM

Menyediakan layanan pelanggan yg lebih baik

Membuat all center yg lebih efisien

Menyederhanakan proses pemasaran dan penjualan

Mendapatkan pelanggan baru

Mengetahui secara detail pelanggan dan pelanggan yg baik

 Page |5

Mengetahui produk yg dibutuhkan pelanggan dan produk yg tdk dibutuhkan pelanggan

Mengetahui kapan waktu dan bagaimana pelanggan membeli

Mengetahui karakteristik pelanggan

Mengidentifikasi dan menggolongkan level pelanggan

Mengetahui memperkirakan produk yg akan dibeli pelanggan

Mengetahui untuk membina hubungan baik dgn pelanggan untuk waktu yg akan datang

Keuntungan CRM menurut Efraim Turban

Biaya yg relatif rendah dlm merekrut calon pelanggan

Tidak memerlukan pelanggan yg banyak dlm melakukan pemeliharaan proses bisnis yg terus
menerus (steady business volume)

Meningkatkan perluasan segmrntasi dan target penjualan dan pelayanan, shg memperoleh
keuntungan dgn jumlah pelanggan yg besar

Meningkatkan tingkat loyalitas pelanggan

Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan

Melakukan evaluasi tdhp pembelian pelanggan dan bgmn dpt menciptakan produk baru

Melakukan perpindahan dari fokus produk ke fokus pelanggan

Usaha agar CRM dalam IT Development

Kebutuhan persiapan termasuk alokasi waktu dan uang, membangun tujuan yg realistik, dan
memperoleh komitmen dari top manajemen

Penyesuaian proses bisnis berjalan

Pelatihan dan keterlibatan aktif tiap pengguna

Yakinkan tingkat integrasi sistem

Ukuran Tingkat Keberhasilan CRM

Mengurangi pembuatan laporan

Mengurangi biaya dlm melakukan proses bisnis

 Page |6

Meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan eksternal

Meningkatkan produktivitas kerja

Meningkatkan penjualan

Laporan Yang Dihasilkan

Layanan dan dukungan untuk pelanggan

Laporan Customer Interaction

Laporan Customer Self Service online inquiry

Lead and Activity trancking

Laporan sales

Laporan sales support

Laporan sales qualification

Sumber Daya Manusia

Fungsi management SDM adalah melibatkan perekrutan, penempatan,evaluasi, kompensasi,dan

pengembangan karyawan dari suatu organisasi.

Tujuan dari management SDM adalah penanganaan SDM yg efektif dan efisien dalam
perusahaan.

Sistem SDM dirancang untuk mendukung perencanaan untuk memenuhi kebutuhan personel
perusahaan, mengembangkan potensi karyawan, mengendalikan semua kebijakan dan program
personel.

Human Resource Information System –HRIS

Untuk memahami apa itu HRIS, Anda perlu memahami apa itu HRM karena keduanya memiliki
keterkaitan yang sangat erat. HRM adalah praktik mengelola tenaga kerja dalam suatu organisasi
untuk membantu bisnis mendapatkan keunggulan kompetitif. Dikenal juga sebagai departemen
SDM, praktik ini dirancang untuk mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai
objektivitas bisnis.

HRIS (Human Resource Information System) atau yang juga dikenal sebagai HRMS (Human
Resource Management Software) adalah perangkat lunak untuk mengelola berbagai kegiatan
yang berkaitan dengan SDM melalui sistem yang tersentralisasi. Ini berarti termasuk penggajian,
pembayaran pajak, proses rekrutmen, kehadiran dan cuti, dan evaluasi kinerja karyawan.
 Page |7

Dengan HRIS, manajer HRD dapat melacak berbagai informasi tentang karyawan seperti data
pribadi, pekerjaan, informasi gaji, pengeluaran, dan lain-lain. Manajer HRD juga dapat
membatasi siapa saja yang bisa mengakses sistem ini, informasi mana yang bisa dilihat oleh
karyawan, dan mana yang hanya boleh diakses oleh manajemen.

HRIS adalah salah satu modul yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat diintegrasikan
dengan beberapa modul lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sama seperti sistem ERP, HRIS
tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak
berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile.

Manfaat HRIS

HRIS atau HRM software telah menjadi salah satu perangkat lunak yang wajib dimiliki oleh
perusahaan, apapun jenis dan ukurannya. Ada banyak manfaat yang diberikan oleh perangkat
lunak HRD ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

Meningkatkan keamanan data karyawan

Data karyawan bersifat personal dan seharusnya hanya boleh diakses oleh orang-orang yang
berkepentingan saja. Sistem HRM memungkinkan manajer HRD untuk mengontrol siapa saja
yang dapat mengakses informasi dalam sistem, sehingga risiko pencurian data dapat
diminimalkan.

Memudahkan pendistribusian gaji

HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human
error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat
diminimalkan, sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

Bukti penggajian dapat dibuat hanya dalam hitungan menit dan semuanya tersimpan di dalam
sistem, sehingga manajemen dan karyawan dapat melacaknya dengan mudah. Manajer juga
dapat melihat laporan penggajian setiap bulannya dan melihat komponen-komponen gaji dari
setiap karyawan (tunjangan, uang lembur, dan lain-lain).

HRIS dapat mendukung penggunaan yg strategis, taktis dan operasional dlm SDM suatu
organisasi yang meliputi:

a. Perekrutan, pemilihan dan pemberian pekerjaan

b. Penempatan kerja

c. Penilaian kinerja

d. Analisis manfaat karyawan

 Page |8

e. Pelatihan dan pengembangan karyawan

f. Kesehatan, keselamatan dan keamanan karyawan

Sistem Informasi SDM

Dalam mengimplementasikan ERP, terkadang Sumber Daya Manusia internal perusahaan

merasa belum siap untuk mengikuti training (pelatihan), merasa tidak bisa atau merasa tidak
aman jikau menerima perubahan. Permasalahan ini akan berdampak mengganggu atau
menghambat proses persiapan Sumber Daya Manusia. Untuk mengatasi hal tersebut, maka
perusahaan dapat menempuh beberapa tahapan sebagai berikut :

Mensosialisasikan bahwa teknologi diperlukan untuk meningkatkan daya saing dan

kemampuan perusahaan. Untuk itu Sumber Daya Manusia harus memiliki daya adaptasi
dengan lingkungan teknologi yang terus berkembang.
Pelatihan dilakukan secara bertahap, karena peningkatan ketrampilan membutuhkan tahapan
proses, jika tidak Sumber Daya Manusia akan mengalami kesulitan dalam beradaptasi.
Penggantian Sumber Daya Manusia perusahaan dengan melakukan perekrutan terhadap
tenaga kerja baru yang sudah menguasai teknologi informasi. Namun perlu dipertimbangkan,
karena penggantian tenaga kerja baru dapat dirasakan sebagai ancaman atas kelangsungan
pekerjaan bagia Sumber Daya Manusia yang ada.
Menciptakan dan mempersiapkan penghargaan bagi Sumber Daya Manusia yang berhasil
menyelesaikan pelatihan dan mempersiapkan diri dengan baik. Penghargaan tersebut dapat
memberikan dorongan bagi Sumber Daya Manusia untuk berkembang
 Page |9

Jenis-jenis Pelatihan untuk karyawan

Dalam pelatihan ERP untuk karyawan, materi pelatihan yang disusun secara sistematika dan
sederhana, sehingga mudah dipelajari dan dapat dijadikan sebagai buku panduan bagi setiap
level pengguna dalam menjalankan suatu aplikasi program. Agar pelatihan dapat memberikan
hasil yang optimal kepada peserta pelatihan, maka perlu diperhatikan jenis-jenis pelatihan, yaitu
sebagai berikut :

Operator Training
Materi pelatihan yang diberikan pada operator training merupakan prosedur-prosedur
teknis yang perlu dibicarakan dalam operator training, seperti :
- Aktivitas Rutin (Daily Run Activities)
Merupakan langkah-langkah teknis dalam menjalankan suatu aplikasi program, yaitu
dari mulai sampai mengakhiri suatu transaksi harian.
- Penyusunan Laporan-laporan (Periodic Report Preparation)
Merupakan langkah-langkah teknis dalam membuat atau mempersiapkan penyusunan
laporan-laporan dari suatu aplikasi program.
- Prosedur dalam keadaan darurat (Emergency Procedure)
Merupakan tindakan-tindakan teknis yang harus dilakukan jika terjadi keadaan darurat,
seperti komputer server hange, terjadi mati lampu, dan lain sebagainya,

Direct Pengguna Training

Materi pelatihan yang diberikan kepada level direct pengguna atau secondary pengguna,
yaitu staf (personil) yang secara langsung terlibat dalam menangani atau menggunakan
sistem ERP.
Hal-hal yang perlu dibahas dan diuji, adalah sebagai berikut :
- Data Entry Procedure, yaitu langkah melakukan data entri setiap transaksi aplikasi
program.
- Inquiries, yaitu perintah-perintah yang harus dientry dalam setiap transaksi aplikasi
program
 Page |10

- Mengedit (mengubah) data yang sudah dientry, yaitu langkah-langkah yang harus
dilakukan dalam melakukan mengedit suatu data yang sudah dilakukan entry sebelumnya.
- Running Report , yaitu perintah-perintah yang harus dilakukan dalam menyusun suatu
laporan-laporan dari suatu aplikasi program.

Management Pengguna Training.

Materi pelatihan yang diberikan kepada level management berupa konsep mengenai
Sistem Informasi dan Komputerisasi, Pengendalian (kontrol) dalam sistem informasi,
Prosedur dasar perubahan dari manual ke otomatisasi.

Faktor – faktor dalam penilaian SDM

• Kompetensi

• Komitmen

• Keserasian

• Efektifitas Biaya

Laporan Yg Dihasilkan

• Laporan Employee Schedulling

• Trainning

• Development Employement

• Penggajian, benefit,bonus, overtime

• Laporan job description

• Struktur organisasi and work flow analysis

 Page |1

IMPLEMENTASI ERP

Pokok Bahasan

Manfaat Penerapan ERP

Kendala Implementasi ERP

Pemilihan Sistem ERP

Manfaat Penerapan ERP

Manfaat implementasi sistem ERP yang baik tidak terbatas pada lingkungan internal perusahaan,
tetapi juga dapat diperluas secara vertical dan horizontal.

Implementasi sistem ini memerlukan integrasi data-data yang ada, sehingga data-data tersebut
tidak hanya tersimpan didalam sistem saja tetapi tidak dapat memberikan manfaat .

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan
peran serta pelanggan.

Sebagian besar sistem ERP yang ditawarkan dalam bentuk COTS (Commersial Off The Shelf)
yaitu solusi bisnis berupa paket aplikasi terpadu yang dikelompokkan berdasarkan spesialisasi
proses bisnis, fungsi dan industry tertentu.

Paket COTS pada umumnya memuat tiga elemen yaitu:

1. Data yaitu berupa satu sumber daya yang terintegrasi untuk seluruh perusahaan, entry data
hanya dilakukan satu kali.

2. Integrasi yaitu mengolah, menyimpan, dan memindahkan data menggunakan satu paket
software.

3. Fungsionalitas modul yaitu proses menentukan interaksi program dengan basis data.

Migrasi Data

setelah proses testing dan penyesuaian Sistem ERP dilakukan, tahap selanjutnya adalah migrasi
data dari Sistem lama ke Sistem ERP yang baru. Tahap ini merupakan tahap yang paling penting,
mengingat kebutuhan dan tujuan menggunakan Sistem ERP adalah menghasilkan data yang
lenih akurat, maka ketika proses migrasi. Jangan sampai data-data “Sampah” masih ikut dalam
Sistem ERP baru.

Berikut adalah tips & strategi dalam migrasi data Sistem ERP :
 Page |2

 Tentukan pihak-pihak PIC yang bertanggung jawab sebagai project manager dalam
implementasi Sistem ERP. PIC ini sebagai penghubung antara pengguna dan vendor serta
bertanggung jawab secara internal atas proses migrasi data.
 Vendor Sistem ERP akan membuat suatu program khusus untuk membaca data ke Sistem
ERP baru. Sehingga proses jadi lebih cepat dibandingkan input data secara manual.
 Persiapkan data dengan detail dan rapih sesuai dengan format kebutuhan dari vendor.
Karena migrasi data ke Sistem baru akan dilakukan oleh vendor Sistem ERP, sehingga
akan lebih mempercepat dan memudahkan jika format file sesuai dengan kebutuhan
vendor Sistem ERP.
 Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang
nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP baru
 Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk data
tertentu atau data parsial. Hal ini untuk menghindari “missing link” jika data tidak masuk
kesecara keseluruhan.

Sistem ERP merupakan sistem yang memiliki integrasi antar proses transaksi yang akan
dijalankan perusahaan. Hal inilah yang menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data
transaksi semua bagiann dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru
tersebut. Jika ada data terkait yang akan digunakan dalam sistem ERP tetapi tidak lengkap
dalam proses migrasi, besar kemungkinan sistem ERP tersebut akan terganggu dalam
proses implementasinya.

Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP :

4. Mengidentifikasi data yang akan di migrasi

5. Menentukan waktu dari migrasi data

6. Membuat template data

7. Menentukan alat untuk migrasi data

8. Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi

9. Menentukan pengarsipan data

KENDALA IMPLEMENTASI ERP

1. Teknis

Masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi model display.
 Page |3

Terminologi istilah yang sama sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dll yang
digunakan harus dirubah sesuai istilah dalam ERP.

Dalam manajemen tradisional Manajer menandatangani tumpukan kertas sebagai tanda

persetujuan, sedangkan Approval dalam ERP dilakukan melalui media tersebut (model display)

2. Budaya

Implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut perubahan-perubahan yang

harus dilakukan karyawan, diantaranya harus aware terhadap penggunaan software tersebut
(contoh: selalu update data).

3. Politik

• Kendala berasal dari dalam / luar departemen IT

• Karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang

• Karyawan di luar departemen IT merasa terancam karena sebagian pekerjaan akan

dilakukan oleh software ERP.

Keengganan user departemen lain karena adanya unsur ”ketidakpercayaan” terhadap departemen
IT. Ketidakpercayaan timbul karena ketakutan bahwa data atau laporan rahasia akan diketahui
oleh bagian IT selaku administrator.

PEMILIHAN SISTEM ERP

Keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan Anda dimulai dari pemilihan software
yang tepat. Sistem ERP yang paling bagus sekalipun, jika tidak tepat untuk perusahaan Anda,
akan berakibat kegagalan implementasi. Untuk mendapatkan sistem ERP yang tepat, ikuti cara
para konsultan dalam memilih software yang benar.

Banyak sistem ERP yang sudah terkenal dan sudah ‘proven’ digunakan oleh ratusan bahkan
ribuan perusahaan. Namun keberhasilan implementasi software pada perusahaan berbeda-beda,
ada yang berhasil baik ada yang gagal. Perusahaan analis Gartner, mengatakan “75% ERP
implementation gagal”. Apa sebabnya? Bagaimana untuk mengurangi risiko kegagalan?

Keberhasilan implementasi software yang cukup kompleks seperti sistem ERP, dimulai dari
kemampuan mendefinisikan kebutuhan perusahaan (requirements) dengan baik dan lengkap.
Para konsultan dalam membantu perusahaan memilih software seringkali menggunakan 3
kategori kebutuhan perusahaan:
 Page |4

1. Functional Requirements
2. Vendor Requirements
3. Technical Requirements

Functional Requirements

Functional requirements adalah daftar kebutuhan dari segi fungsinya. Dengan kata lain, fungsi
apa sajakah yang sekarang terjadi atau yang akan dibutuhkan. Fungsi ini bisa dikelompokan lagi
ke modul-modulnya seperti misalnya fungsi di accounting, inventory management, sales, dan
purchase.

Contohnya di bagian accounting, salah satu functional requirementnya misalnya ‘jurnal ke buku
besar harus melalui proses posting’. Functional requirements bisa juga memuat spesifikasi suatu
kebutuhan, misalnya ‘Kode Chart of Accounts harus dapat memuat 34 alphanumeric character’.

Sedangkan di bagian Inventory Management, functional requirementnya dapat berupa ‘Sistem

harus dapat mengelola multi lokasi dan multi gudang’ atau ‘Metode penilaian inventory harus
dapat menggunakan metode Weighted Average’.

Semua functional requirements ini perlu didefinisikan dan didokumentasikan dengan baik agar
jelas bagi perusahaan sendiri dan vendor yang nanti akan diundang. Proses pendefinisian
functional requirements dalam suatu perusahaan akan memakan waktu dan tenaga. Agar dapat
berjalan dengan baik perlu ditunjuk orang atau tim yang akan melaksanakan pembuatannya.

Keterlibatan manajemen pun penting dalam keberhasilan pembuatan dokumen functional

requirements. Karena pembuatan ini akan melibatkan semua bagian, sosialisasi pekerjaan ini dan
dukungan manajemen akan membawa hasil yang lebih optimal.

Vendor Requirements
Vendor requirements adalah kriteria yang dibutuhkan dalam menilai vendor software yang
menjadi kandidat. Meskipun biasanya tidak panjang, bahkan dalam project yang lebih kecil, hal
ini bisa diabaikan, paling tidak ada beberapa hal minimum yang perlu menjadi syarat atau
kondisi pemilihan software.

Hal yang utama dalam kriteria vendor misalnya berapa lama vendor sudah beroperasi. Ini dalam
menunjukan seberapa stabil perusahaan tersebut sehingga dapat memberikan support yang
dibutuhkan dalam jangka panjang.

Dari pengalaman kami, ada beberapa perusahaan yang mengaku bahwa software yang dibeli
tidak dapat disupport lagi karena vendornya sudah tidak ada. Hal ini mempunyai dampak buruk
mengingat investasi yang dikeluarkan, baik dari segi dana dan sumber daya manusia, akan sia-
sia.
 Page |5

Technical Requirements
Technical requirements adalah kriteria teknis yang biasanya berhubungan dengan teknologi yang
digunakan. Misalnya saja, solusi yang ditawarkan harus berjalan di Windows OS karena server
Anda sudah menggunakan Windows. Atau database yang digunakan tidak boleh menggunakan
database tertentu.

Proses pemilihan software ERP sebaiknya dilakukan dengan melalui beberapa tahap analisis
sebagai berikut:

1. analisis strategi bisnis

2. analisis sumber daya manusia
3. analisis infrastruktur
4. analisis software

1. Analisis Strategi Bisnis

 Bagaimana level kompetisi di pasar & apa harapan pelanggan?

 Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?

 Apa strategi bisnis perusahaan dan obyektif yang ingin dicapai?

 Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan & proses bisnis yang diinginkan?

 Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?

 Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada, dan adakah rencana kerja untuk mencapai
objektif dan prioritas tersebut?

 Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?

. 2. Analisa Sumber Daya Manusia

 Bagaimana komitmen top manajemen terhadap usaha untuk implementasi ERP?

 Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akan menggunakannya?
 Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
 Apa yang diharapkan para calon user terhadap ERP?
 Adakah konsultan dari luar yang disiapkan untuk membantu proses persiapan?
3. Analisa Infrastruktur
 Page |6

 Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent

office systems, communication system dan auxiliary system)
 Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
 Apa infrastruktur yang harus disiapkan?

Analisa Perangkat Lunak

a. Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi
perusahaan?

b. Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk
kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari

c. Seberapa banyak waktu implementasi yang tersedia

d. Apakah perangkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis
perusahaan

IMPLEMENTASI ERP

• Penerapan ERP pada perusahaan akan mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan.

• Penerapan didukung oleh keempat komponen teknologi yaitu humanware, technoware,

organware dan infoware.

• Secara garis besar, terdapat tiga pendekatan umum yaitu :

1. Penggunaan satu paket software utuh (vendor utuh).

2. Kombinasi dari beberapa paket software (berbagai vendor, best of breed).

3. Kostumisasi atau membuat sendiri paket software ERP

Tahapan Implementasi Sistem ERP

Secara umum , tahapan implementasi sistem ERP meliputi :

1. Tahapan Perencanaan

2. Tahapan Analisis

3. Tahapan Desain

4. Tahapan Dukungan Teknis

 Page |7

5. Tahapan Implementasi

Tahapan Perencanaan

Langkah awal implementasi adalah membentuk komite pengarah, yang bertugas untuk
mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup proyek sistem ERP untuk menentukan
Project Leader dan anggota tim dalam membangun sistem.

Tugas Tim Project :

1. Mendefinisikan masalah yg akan diselesaikan oleh sistem ERP san menentukan ruang
lingkup proyek secara lebih rinci.

2. Mengevaluasi alternatif pendekatan pada ERP, seperti : solusi kostumisas, satu kesatuan
paket, integrasi beberapa paket sodtware atau kombinasi dari beberapa alternatif dan
memilih salah satu solusi

3. Membuat jadwal dan anggaran proyek dengan memperhatikan studi kelayakan dan
melaporkan setiap temuan yg signifikan kepada komite pengarah secara tertulis maupun
secara lisan.

Tahapan Analisis

Komite pengarah telah sepakat untuk menjalankan proyek implementasi sistem ERP dan
sudah menentukan pendekatan yang akan dilakukan. Tim mulai membentuk kelompok
kerja dan mendefinisikan kebutuhan pengguna. Pihak konsultan luar dapat dilibatkan
hanya untuk membantu kelompok kerja dalam menjalankan aktivitas analisis ini.

Tugas Tim Project

1. Mengevaluasi vendor yang dapat memenuhi kebutuhan dan membuat rekomendari

kepada tim pengarah, yg akan memilih vendor dan kemudian tim akan melakukan
evaluasi lebih rinci atas vendor terpilih

2. Mengidentifikasikan inisiatif rekayasa ulang proses bisnis yang mungkin diperlukan

berdasarkan pendekatan sistem ERP dan paket yang dipilih. Meskipun tidak selalu
menjadi alternatif yang baik, perusahaan dapat mempertimbangkan solusi untuk
melakukan kostumisasi paket

Tahapan Analisis

Setelah itu, maka perwakilan vendor dan pihak konsultan dapat dilibatkan proses analisi, dimana
komite pengarah dan tim proyek akan diberikan pelatihan intensif mengenai konsep dan
operasional sistem oleh pihak konsultan
 Page |8

Tahap akhir adalah akan dihasilkan sebuah prototipe sistem ERP diberbagai fungsi organisasi
untuk melakukan simulasi dan menunjukkan integrasi antar modul pengguna dan identifikasi
sesuai kebutuhan.

Akhirnya tim proyek akan membuat laporan rekomendasi kepada pengarah untuk proses
persetujuan dan verifikasi kelanjutan proyek.

Tahapan Desain

Dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor atau konsultan yang telah dipilih. Tingkat
desain tergantung pada pendekatan sistem ERP, jika memilih satu kesatuan paket, maka
antarmuka sebagian besar sudah ditentukan, dan kostumisasi biasanya dilakukan pada bagian2
minor saja.

Tahapan Dukungan Tenis

Untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka panjang, maka dukungan teknis
dr para pengguna sangatlah diperlukan. Walaupun semua pengguna sudah mendapatkan
pelatihan yang insentif, namun staff dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk
perubahan sistem yang drastis dan komprehensif, misalnya perbaikan koreksi kesalahan program
yang ditemukan pengguna dlm menjalankan sistem baru. Jika terjadi kesalahan program, maka
diperlukan respon yang cepat dari konsultan atau project leader untuk menjaga kepercayaan
pengguna terhadap sistem baru dan demi mendukung kelancaran dan efektifitas kerja.

Untuk itu, diperlukan pemeliharaan sistem untuk menjaga kinerja sistem agar tetap optimal.
Demikian pula pelaksanaan audit sistem dpt dilakukan secara periode untuk mengetahui apakah
tujuan sistem ERP sudah tercapai sesuai yang diharapan.

Tahapan Implementasi

Setelah perusahaan menentukan paket software terpilih yg akan digunakan dan dilakukan
kostumisasi, maka tahapan berikutnya adalah melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan
paket, maka program sudah dirancang dan diterapkan permodul. Misalnya : fungsi pembelian,
inventory, pembayaran.

Dalam tahapan implementasi, semua rencana rekayasa ulang proses bisnis diterapkan, karena
semua hardware, software, data, jaringan sudah diterapkan, maka hanya dua hal yang perlu dikaji
yaitu orang dan prosedur.

Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan komponen dan program lain,
maka tahap selanjutnya adalah :
 Page |9

1. Pembuatan prototype sistem, yang dilanjutkan dengan dilakukan validasi beberapa kali
iterasi dan dilakukan revisi hingga akhirnya sistem siap dijalankan

2. Verifikasi dan pengujian keseluruhan sistem dan dilakukan beberapa konfigurasi ulang
untuk meningkatkan kinerja sistem

3. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan kpd semua pengguna
sistem

4. Membuat rencana konversi “roll out” sistem, yg meliputi jadwal instalasi sistem
diseluruh organisasi dgn pendekatan strategi konversi terpilih.

Antisipasi Kegagalan

Berbicara tentang sistem ERP berarti kita sedang membicarakan sebuah sistem yang besar dan
juga memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi. Kenapa? Karena software ERP memiliki
berbagai macam fungsi dan teknologi. Selain itu software ERP juga sangat berkaitan dengan
proses bisnis.

Karena itulah, berhasil atau gagalnya pengimplementasian software ERP akan memiliki dampak
yang besar bagi kelangsungan bisnis suatu perusahaan. Meski telah banyak kompilasi best
practice dari paket – paket ERP yang telah “matang” tetap tidak menutup kemungkinan akan
kegagalan yang dapat terjadi.

Resiko Kegagalan Implementasi ERP

Kegagalan yang dapat di timbulkan ketika gagal melakukan implementasi ERP memiliki jenis dan
tingkatan yang beragam. Ada perusahaan yang ketika gagal melakukan implementasi ERP menyebabkan
distribusinya kacau sehingga memunculkan kerugian dan juga reputasi yang memburuk. Selain dari itu
ada juga dampak kegagalan implementasi ERP yang tidak berdampak langsung terhadap bisnis
perusahaan namun menimbulkan kerugian dalam bentuk lain seperti waktu implementasi yang tak
kunjung usai, besarnya biaya implementasi yang harus dikeluarkan karena beberapa sebab dan
lain sebagainya.

Lalu apakah dengan adanya resiko – resiko tersebut kita harus mundur dari peluang yang
ditawarkan oleh sistem ERP?

Tentu tidak. Seperti yang Anda tau, dalam keputusan bisnis semua memiliki resiko. Tidak ada
jalan aman dalam sebuah bisnis. Bahkan jika Anda memilih untuk tidak menggunakan sistem
ERP pada bisnis Anda, cepat atau lambat Anda akan menemukan resiko lain yang mungkin tidak
kalah menyeramkannya.
 Page |10

Jadi apa yang harus dilakukan?

Yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi resiko – resiko tersebut sehingga Anda dapat
meminimalisir dan menghindari diri Anda dari kegagalan implementasi sistem ERP.

Kegagalan ERP biasanya disebabkan oleh :

1. Kompleksitas inheren dalam implementasi ERP

2. Harapan yang tidak realistis
3. Isu konsultan luar
4. Kustomisasi aplikasi yang terlalu berlebihan
5. Pelatihan yang kurang memadai
6. Menggunakan IT untuk memecahkan masalah
7. Resiko dan hambatan proses
8. Fleksibilitas waktu proyek
9. Budaya perusahaan
10. Masalah infrastruktur
11. Integrasi Sistem
12. Tidak ada kesesuaian antara personil proses dan teknologi
 Page |1

Pokok Bahasan

1. Konversi Sistem

2. Kesuksesan Implementasi ERP

3. Kegagalan Implementasi ERP

Konversi Sistem

Tujuan konversi sistem adalah menggantikan sistem lama menjadi sistem baru, dimana sistem
baru tersebut harus lebih baik, lebih user-friendly, dan cara kerja menjadi lebih efisien
dibandingkan dgn sistem lama.

Metode umum konversi dari sistem lama ke sistem baru adalah :

1. Sistem Parallel

2. Sistem Direct Cut Over

3. Sistem Pilot Approach

4. Sistem Phase In Methode

Sistem Parallel

Yaitu mengoperasikan sistem baru dan sistem lama secara bersamaan (pd suatu saat yg
ditentukan). Setiap hasil proses dievaluasi, disambung. Apabila sistem baru lebih baik dari
sistem lama maka baru dilakukan penggantian sistem yg baru.

Bertahun-tahun yang lalu implementasi metodologi ERP menyerukan paralel atas jalannya
sistem ( baru dan lama solusi ERP ). Selama beberapa tahun terakhir proses ini telah lulus
pengujian penerimaan pengguna daripada paralel penuh.

Pengujian penerimaan pengguna memungkinkan pengguna dan mitra implementasi ERP Anda
untuk menguji skenario kunci dan proses bisnis dalam sistem ERP sebelum go live. Ini akan
menyoroti potensi masalah - dengan konfigurasi , pelatihan atau sistem lingkup di lingkungan tes
sebelum tanggal go live .

Implementasipengujian penerimaan pengguna mirip dengan paralel running dimana pengguna

dapat menguji dan membandingkan hasil pengujian dari sistem ERP baru dan lama untuk
pembenaran. Perbedaan utama adalah bahwa pengujian penerimaan pengguna menggunakan
pengujian skenario utama untuk jangka waktu yang relatif singkat dan karena itu memakan
waktu kurang dari tradisional ERP sistem paralel run yang melibatkan double entry dari semua
proses .
 Page |2

Kelebihan sistem parallel:

1. Memungkinkan pengecekan data pada sistem lama

2. Menambahkan rasa aman bagi pengguna

Kekurangan sistem parallel:

1. Masalah biaya yang relatif besar

2. Penggunaan tenaga kerja menjadi dua kali untuk sistem lama dan sistem yg baru

3. Tidak mudah membandingkan kualitas hasil output sistem baru terhadap sistem lama

4. Sistem baru langsung digunakan untuk menggantikan sistem lama, pada suatu saat atau
periode yang ditentukan

Sistem Direct Cut Over

Sistem konversi ini dapat dilakukan apabila persyaratan berikut :

1. Telah dilakukan pengetesan sistem secara ekstensif

2. Adanya toleransi terhadap waktu tunggu (time delay)

3. Pengguna dipaksa harus menggunakan sistem baru

Resiko yg akan timbul akibat pelaksanaan sistem ini:

1. Delay yang lama berakibat makin banyak kesalahan

2. Pengguna menggunakan sistem yang belum dikenal

3. Pengguna tidak berkesempatan membandingkan antara sistem lama terhadap sistem baru

Sistem Pilot Approach (Distributed Approach)

Strategi konversi ini dilakukan apabila terhadap beberapa lokasi atau site, misalnya pada sistem
bank, franchise, restoran, supermarket dan lainnya. Pengujian dan pengoperasiannya dilakukan
pada suatu site terpilih dan apabila hasilnya memuaskan baru dilakukan konversi di site lain.
 Page |3

Sistem Phase-In method (Prototipe Approach/Gradual Approach

Strategi konversi ini menggabungkan dua jenis approach pertama dengan mengurangi sebanyak
banyaknya risiko yang dapat terjadi. Artinya pada saat awal dilakukan parallel run, selanjutkan
pada pertengahan periode secara bertahap sistem lama digantikan sistem baru.

Keuntungan :

1. Pengguna terlibat dalam konversi ini

2. Dapat mendeteksi bila terjadi kesalahan sistem atau data

Kesuksesan Implementasi ERP

implementasi sistem ERP secara khusus memerlukan beberapa modul untuk

diinplementasikan dan diintegrasikan kedalam busines, sehingga ada beberapa perbedaan
strategi implementasi yang tersedia untuk perusahaan (Okrent dan Vokurka, 2004). Dengan
mengimplementasikan ERP, tidak serta merta suatu perusahaan langsung memperoleh dampak
yang menguntungkan dan survive dalam dunia busines. Banyak perusahaan berbondong-
bondong untuk mengimplementasikan ERP, dan ternyata tidak dapat mencapai efisiensi dan
penghematan biaya sesuai yang mereka rencanakan. Walaupun sebuah system ERP
menawarkan keuntungan-keuntungan untuk perusahaan pengadopsinya, namun banyak
perusahaan yang gagal dalam implementasinya sehingga menyebabkan kerugian karena
investasi besar untuk sistem ERP tidak Memberikan keuntungan-keuntungan. Tujuh puluh
persen dari keseluruhan.
Keuntungan yg bisa diukur :

• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan kontrol keuangan
• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Manfaat Sistem ERP

Menawarkan sistem terintegrasi didalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan

keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien

Memungkinkan melakukan integrasi secara global

Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang terjadi pada sistem yang
terpisah

Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja dan lebih mampu
menjawab semua pertanyaan yang ada
 Page |4

Beberapa hal yang dapat mempengaruhi Kesuksesan dari Implementasi ERP pada perusahaan

1. User focus dan Technology Focus

2. Tata Kelola dan Alokasi SDM

3. Dukungan Vendor dan Konsultan

4. Pelatihan

User Focus Vs Technology Focus

• user focus : implementasi sistem ERP untuk mendukung proses bisnis user

• Technology focus : implementasi ERP dengan teknologi terbaru atau proses yang lebih
komplek, sehingga memungkinkan terjadi perubahan proses bisnis user

• Sebaiknya sistem ERP fokus pada kebutuhan user, fokus teknologi dapat
dipertimbangkan setelah fokus user selesai

3. Tata Kelola Dan Alokasi SDM

Implementasi ERP yang efektif memerlukan dukungan dan komitmen dari pimpinan manajemen

Tim yang terlibat dalam implementasi ERP harus orang yang berpengalaman di bidangnya
masing-masing dan memiliki pengaruh

Tim yang ideal melibatkan user , spesialis TI di perusahaan, orang-orang yang dapat bekerja
antar departemen, orang yang memahami proses bisnis dengan baik

Dukungan Vendor Dan Konsultan

Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan vendor dan jasa konsultasi ERP

Penggunaan konsultan secara menyeluruh perlu dihindari, karena berarti konsultan akan masuk
terlalu jauh dalam bisnis perusahaan

Pelatihan

terkadang Sumber Daya Manusia internal perusahaan merasa belum siap untuk mengikuti
training (pelatihan), merasa tidak bisa atau merasa tidak aman jikau menerima perubahan.
Permasalahan ini akan berdampak mengganggu atau menghambat proses persiapan Sumber
 Page |5

Daya Manusia. Untuk mengatasi hal tersebut, maka perusahaan dapat menempuh beberapa
tahapan sebagai berikut :

Mensosialisasikan bahwa teknologi diperlukan untuk meningkatkan daya saing dan

kemampuan perusahaan. Untuk itu Sumber Daya Manusia harus memiliki daya adaptasi
dengan lingkungan teknologi yang terus berkembang.
Pelatihan dilakukan secara bertahap, karena peningkatan ketrampilan membutuhkan tahapan
proses, jika tidak Sumber Daya Manusia akan mengalami kesulitan dalam beradaptasi.
Penggantian Sumber Daya Manusia perusahaan dengan melakukan perekrutan terhadap
tenaga kerja baru yang sudah menguasai teknologi informasi. Namun perlu dipertimbangkan,
karena penggantian tenaga kerja baru dapat dirasakan sebagai ancaman atas kelangsungan
pekerjaan bagia Sumber Daya Manusia yang ada.
Menciptakan dan mempersiapkan penghargaan bagi Sumber Daya Manusia yang berhasil
menyelesaikan pelatihan dan mempersiapkan diri dengan baik. Penghargaan tersebut dapat
memberikan dorongan bagi Sumber Daya Manusia untuk berkembang

Jenis-jenis Pelatihan untuk karyawan

Dalam pelatihan ERP untuk karyawan, materi pelatihan yang disusun secara sistematika dan
sederhana, sehingga mudah dipelajari dan dapat dijadikan sebagai buku panduan bagi setiap
level pengguna dalam menjalankan suatu aplikasi program. Agar pelatihan dapat memberikan
hasil yang optimal kepada peserta pelatihan, maka perlu diperhatikan jenis-jenis pelatihan, yaitu
sebagai berikut :

Operator Training
Materi pelatihan yang diberikan pada operator training merupakan prosedur-prosedur teknis yang
perlu dibicarakan dalam operator training, seperti :
- Aktivitas Rutin (Daily Run Activities)
Merupakan langkah-langkah teknis dalam menjalankan suatu aplikasi program, yaitu dari mulai
sampai mengakhiri suatu transaksi harian.
- Penyusunan Laporan-laporan (Periodic Report Preparation)
Merupakan langkah-langkah teknis dalam membuat atau mempersiapkan penyusunan laporan-
laporan dari suatu aplikasi program.
- Prosedur dalam keadaan darurat (Emergency Procedure)
 Page |6

Merupakan tindakan-tindakan teknis yang harus dilakukan jika terjadi keadaan darurat, seperti
komputer server hange, terjadi mati lampu, dan lain sebagainya,

Direct Pengguna Training

Materi pelatihan yang diberikan kepada level direct pengguna atau secondary pengguna, yaitu
staf (personil) yang secara langsung terlibat dalam menangani atau menggunakan sistem ERP.
Hal-hal yang perlu dibahas dan diuji, adalah sebagai berikut :
- Data Entry Procedure, yaitu langkah melakukan data entri setiap transaksi aplikasi program.
- Inquiries, yaitu perintah-perintah yang harus dientry dalam setiap transaksi aplikasi program
- Mengedit (mengubah) data yang sudah dientry, yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan
dalam melakukan mengedit suatu data yang sudah dilakukan entry sebelumnya.
- Running Report , yaitu perintah-perintah yang harus dilakukan dalam menyusun suatu laporan-
laporan dari suatu aplikasi program.

Management Pengguna Training.

Materi pelatihan yang diberikan kepada level management berupa konsep mengenai Sistem
Informasi dan Komputerisasi, Pengendalian (kontrol) dalam sistem informasi, Prosedur dasar
perubahan dari manual ke otomatisasi.

Pelatihan yang buruk menjadi salah satu faktor terbesar gagalnya implementasi

Beberapa kegagalan yang berhubungan dengan pelatihan :

Memberikan pelatihan karyawan pada software tertentu tanpa memperhatikan proses bisnisnya

Memusatkan perintah pada urutan eksekusi tanpa memberikan penjelasan kenapa ada urutan
tersebut

Menyingkat waktu pelatihan

Menyelesaikan masalah dengan cara sistem yang lama tanpa mencari penyelesaian dengan cara
sistem yang baru

• Beberapa masalah lain mencakup : keberagaman user, komplektifitas sistem,

keberagaman metode pelatihan

• Beberapa vendor mengantisipasi hal ini dengan menyediakan pelatihan yang fleksibel
dengan berbagai macam media :

Web based virtual learning

Computer based training

Video course
 Page |7

Self study books

Pop up help screens

Antisipasi kegagalan

(Enterprise Resource Planning) dapat disebabkan oleh integrasi sistem yang ada, tidak ada
kesesuaian antara orang, teknologi, dan proses. Sehinggan sebuah organisasi atau perusahaan
tidak dapat pulih dari biaya investasi yang besar. Berikut ini ada beberapa peluang kegagalan
yang perlu diantisipasi :
 Implementasi yang didasari, oleh system yang berpeluang gagal lebih besar dibandingkan
yang didasari oleh bisnis.
 Adanya pengguna yang kurang terlatih.
 Tidak dapat memahami, bagaimana aplikasi enterprise dapat mengubah bisnis.
 Pengguna belum dapat menyadari bahwa disetiap tindakan mereka, pada sistem dapat
berpengaruh langsung ke aspek operasional perusahan atau organisasi.
 Perusahaan kaget karena adanya kesengajaan pengetahuan antara pelatihan yang diberikan
dengan yang diperlukan oleh karyawan untuk bekerja secara efektif menggunakan sistem
ERP (Enterprise Resource Planning).
 Selain itu ada tujuan ideal sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah meningkatkan
proses yang integrasi internal ke konektivitas eksternal sehingga dapat mendukung rantai
nilai bisnis secara menyeluruh.
Untuk dapat mencapai tujuan ERP (Enterprise Resource Planning yang ideal beberapa vendor
sudah menyediakan antisipasi strategi. Para vendor ini membuat produknya yang lebih fleksibel
dan yang lebih mudah untuk diimplementasikan, misalnya strategi berbasis komponen, ERP
berbasis web, ERP yang modular yang bisa dipergunakan per modulnya.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
• Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
• Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
• Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

• Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada
rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor
 Page |8

ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat
membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal,
implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis
perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari
awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
• Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau
terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang
dibutuhkan.
• Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
• Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
• Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah
atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).
• Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar
siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu
menyediakan data yang up-to-date.
• Kurangnya komunikasi antar personel.
• Cacatnya project design dan management.
• Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
• Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
• Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain
sebagainya.
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat
implementasi ERP:
• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan
hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus
terlibat dan memberikan dukungan
• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri
praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih
terjamin keberhasilannya

Kegagalan ERP biasanya disebabkan oleh :

1. Integrasi sistem
2. Tidak ada kesesuaian antara personil, proses dan teknologi
3. User kurang terlatih
4. Tidak memahami bagaimana aplikasi enterprise mengubah bisnis dan tidak siap
mengikuti disiplin ilmu baru
 Page |9

5. User belum sepenuhnya menyadari setiap tindakan mereka pada sistem berpengaruh pada
operasional perusahaan
6. Hasil pelatihan (training) yang kurang sesuai sehingga terjadi ketimpangan ketika
training dan implementasi
7. Waktu dan biaya implementasi melebihi anggaran
8. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
9. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
10. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
11. Kurangnya edukasi dalam tahap implementasi akan memberikan kesulitan bagi user yang
justru akan memperlambat proses bisnis

Di antara pemain industri termasuk SAP (Systeme Anwendungen Produkte), Oracle, QAD, SSA,
Jenzabar, Datatel, PeopleSoft, Baan, JD Edwards, Scala, Navision, SunGard hanya untuk
menyebutkan tapi beberapa. Bahkan di dalam diri mereka satu sama lain mengkategorikan ke
High-end dan low-end jangkauan. Dalam Kenya penampang perusahaan memang pada sifat suka
berperang dari melakukan atau berencana untuk berinvestasi dalam solusi bisnis ERP. Masa
depan akan melihat pertempuran sengit untuk pangsa pasar beralih ke merger dan akuisisi untuk
keuntungan strategis dan kompetitif.

Ada banyak hype saat vendor untuk memindahkan produk mereka, dan selalu akan menjual dan
bercerita tentang kisah sukses mereka dan bagaimana akan melompati ke dalam visi Anda.
Mereka tidak pernah mengatakan kepada dari setiap kegagalan proyek ERP tersebut, dan
tampaknya tidak ada perhatian dibayar untuk pelajaran yang dipetik dari skenario terkenal
FoxMeyer Corporation, yang menyebabkan kebangkrutan dan pertempuran hukum yang panjang
di ruang sidang dengan konsultan mereka setelahnya.

Jika tidak benar direncanakan untuk, investasi dapat mendorong perusahaan keluar dari bisnis.
Pusat untuk masalah yang rock dunia usaha sejauh ERP atau secara umum kegagalan proyek IT
menyangkut masih tetap sama selama bertahun-tahun.

Contoh berikut adalah tipikal dari proyek yang gagal dari statistik yang tersedia dari kekacauan
kelompok Standish database.

The Drug FoxMeyer sistem ERP menyebabkan kegagalan implementasi runtuhnya seluruh
perusahaan.

Fox Meyer Drug (FMD) adalah salah satu perusahaan farmasi terbesar di dunia. Kompetisi yang
ketat membuat perusahaan ini butuh sebuah sistem yang dapat meningkatkan penekanan biaya
perusahaan dan membantu membuat rantai keputusan. Berdasarkan pada supply chain
analysis (analisis rantai persediaan), FMD memutuskan bahwa ERP (Enterprise Resources
Planning) adalah solusi terbaik atas permasalahan yang dihadapinya. Namun, perusahaan ini
akhirnya mengalami kebangkrutan pada tahun 1996.
 Page |10

Di tahun 1992, perusahaan memilih menggunakan jasa Arthur Andersen(Anderson Consulting

Group), yang menyarankan agar FMD mengimplementasikan SAP (R/3). Saat
itu SAP (Systemanalyse and Programmentwicklung) adalah vendor terbesar ERP. Bahkan,
sampai sekarang SAP masih tetap eksis.

Pada September 1993, FMD dan SAP menandatangani kontrak kerjasama. Arthur Andersen
bertugas untuk mengimplementasikan software R/3 ini. Proyek jutaan dolar ini meliputi: sistem
pergudangan, inventory control, customer service, marketing, strategic planning, pengiriman
dan handling. SAP R/3 ini adalah sistem yang pertama kali dipakai di industri farmasi yang
menggunakan fungsi gudang otomatis. Biaya pengimplementasian SAP ini dianggarkan sebesar
US$65 juta. Sistem ERP ini diharapkan dapat menghemat US$40 juta per tahun di FMD.

Pendekatan yang dilakukan dalam implementasi sistem ini adalah pendekatan bertahap. Pada
tahun 1994, FMD menandatangani kontrak untuk menambah aplikasi di 6 gudang baru. SAP dan
Anderson merencananakan implementasi sistem di gudang tersebut dilakukan pada bulan Januari
dan Februari tahun 1995.

FMD memulai penggunaan R/3 saat fasilitas dan pesanan pelanggan terpenuhi. Akan tetapi,
karena kesalahan data, data-data penjualan yang selama ini terjadi menjadi tidak akurat. FMD
mengeluarkan US$16 juta untuk memperbaiki kesalahan ini. Pendekatan bertahap ini baik
digunakan karena perusahaan cepat mengidentifikasi kesalahan yang terjadi pada sistem. Namun,
kesalahan yang terjadi sudah terlampau banyak. Biaya implementasi mencapai lebih dari
US$100 juta. Ini berarti terjadi over-budgetting. Selain itu, kinerja R/3 lambat, dan gagal
memberikan keuntungan. Akhirnya pada tahun 1996, FMD mengalami kebangkrutan dan
diakuisisi oleh pesaing terbesarnya, McKesson Corp. sebesar US$80 juta.

Pada tahun 1998, dewan pengawas kebangkrutan FMD menuntut US$ 500 juta kepada SAP, dan
tuntutan yang sama juga diajukan kepada Andersen Consulting. FMD menuduh SAP berbuat
curang dengan menawarkan FMD sebuah sistem yang gagal. Sedangkan Andersen Consulting
dinilai tidak dapat mengatur implementasi dengan baik. Namun, keduanya menyangkal dan
malah menuduh FMD tidak bisa memanajemen perusahaan dengan baik.

Kegagalan ERP ini disebabkan karena tidak adanya keterlibatan perencanaan implementasi
dari end-user. Perencanaan hanya dilakukan oleh manajemen tingkat atas dari FMD, Andersen
Consulting dan pihak teknisi. End-user tidak dilibatkan sehingga terjadi gap yang besar antara
pengguna dan perencana sistem. Selain itu, tidak ada pelatihan khusus untuk para pengguna SAP
di FMD.

Faktor lainnya adalah kesalahan pemilihan jenis software. SAP R/3 ini dirancang untuk
perusahaan manufaktur, bukan perusahaan wholesalers yang memiliki banyak transaksi. Sebagai
informasi, R/3 hanya dapat menangani 10.000 transaksi per hari, padahal transaksi yang terjadi
di FMD adalah 420.000 per hari. Selain itu, implementasi R/3 pada perusahaan itu sedikit
 Page |11

dipaksakan. Tidak ada blueprint (rancangan) pengimplementasian pada FMD. Pada akhirnya
sistem gagal karena rencana yang tidak matang.

Kesimpulannya, dalam mengimplementasikan sebuah sistem, banyak hal yang harus

dipertimbangkan. Mulai dari perencanaan, pengimplementasian, dan pelatihan khusus kepada
para pengguna sistem. Selain itu, perusahaan harus melibatkan end-user agar sistem dapat
berjalan dengan baik.
 Page |1

Evaluasi Dan Pengukuran Kinerja ERP

Tidak semua proyek teknologi informasi diperusahaan berjalan mulus. Faktor kesiapan SDM
dlm perusahaan dan kualitas konsultan sbg mitra kerja sama belum tentu menjamin keberhasilan
implementasi proyek sistem informasi.

Merupakan suatu kenyataan bahwa belum tente setiap sumber daya manusia baik dari pihak
perusahaan maupun pihak konsultan memiliki semangat yang sama dalam mengerjakan suatu
proyek Sistem Informasi.

Perlunya pertimbangan dalam melakukan pemilihan sumber daya manusia yang tepat dalam
menangani sebuah proyek sistem informasi. Adalah tugas manajemen untuk melakukan
penyeleksian terhadap staff atau karyawan sebagai project leader yang tepat untuk terlibat aktif
dan menangani proyek sistem informasi,dimana orang yang benar benar memiliki bersemangat
untuk mengikuti proyek sistem informasi secara tuntas.

Menurut Richardus Eko Indrajit, untuk dpt memperlihatkan hubungan antar manfaat (value) bagi
SDM perusahaan dan konsultan terhadap potensi keberhasilan sebuah proyek Sistem Informasi
dapat terlihat dalam matrik berikut :

Hubungan manfaat sumber daya manusia

Kuadran Satu

Memiliki sebuah lingkungan dimana SDM dari kedua pihak merasa mendapatkan manfaat dari
proyek yg dikerjakan. Dalam keadaan ini, biasanya proyek akan berjalan cukup lancar, karena
semua pihak saling bekerja sama dgn baik. Tidak ada perasaan curiga dan ingin mendapatkan
suatu dari keberhasilan proyek TI. Dilihat dari sisi keuangan proyek, biasanya prinsip “ value for
money” menjadi pertimbangan utama. Dengan demikian, akan tercipta suasana”win-win”, yg
 Page |2

merupakan keadaan ideal sebuah proyek dimana hal ini yg akan memperkecil resiko terjadinya
kegagalan implementasi proyek TI.

Kuadran Dua

Mewakili sebuah situasi dimana hanya pihak perusahaan (klien) saja yg merasa mendapatkan
banyak manfaat dari keterlibatan SDM didalam menangani proyek TI. Sementara pihak
konsultan merasa tidak memperoleh manfaat yg signifikan dengan keberadaan proyek TI
tersebut, sehingga pihak konsultan cenderung tidak banyak terlibat secara intens dalam proyek
TI. Fenomena ini kadang membuat pihak perusahaan menuntut hal-hal yg lebih daripada
semesting(over demanding). Walaupun pada mulanya resiko kegagalan proyek TI cukup kecil,
namun suasana yg berlarut-larut(jika proyek TI berjangka relatif panjang), maka akan dapat
meningkatkan resiko kegagalan proyek TI. Hal ini disebabkan, karena pihak konsultan akan
melakukan pekerjaan lain diluar proyek tsb, sehingga akan menurunkan kualitas pemberian jasa
konsultan

Kuadran Tiga

Merupakan situasi yg terbalik dari kuadran dua, dimana pihak konsultan yg merasa mendptkan
manfaat dgn adanya proyek TI. Sementara bagi pihak perusahaan, SDM merasa cenderung
menjadi beban, sehingga dari pihak perusahaan akan menyerahkan kepada pihak konsultan untuk
mengerjakan proyek TI. Keadaan ini, akan membuat pihak SDM perusahaan akan memberikan
berbagai kritik sbg manifestasi ketidaksetujuan terhadap berbagai hasil kerja yg dilakukan pihak
konsultan.Keadaan ini akan membuat resiko kegagalan proyek yg tinggi, terlepas dari berkualitas
atau tidaknya output yg dihasilkan dr proyek TI tersebut. Dan tidak sedikit terjadi keadaan dmn
pihak perusahaan menjadi acuh tak acuh terhadap hasil kerja yg dilakukan pihak konsultan. Pada
situasi ini, pihak konsultan akan diuntungkan karena disamping mendapatkan jasa konsultan,
juga dapat dijadikan sarana pelatihan, penelitian dan pengembangan TI bagi pihak konsultan.

Kuadran Empat

Kedua belah pihak dengan berbagai alasan dan kondisi, tidak memperoleh manfaat apapun dari
proyek TI tersebut, sehingga kedua belah pihak biasanya sama – sama menginginkan agar
proyek diselesaikan dengan cepat dan dengan kualitas seadanya(minimum quality). Tidak jarang
terjadi pelanggaran etika bisnis oleh salah satu maupun kedua belah pihak, yg tentunya dapat
menimbulkan resiko dikemudian hari
 Page |3

Strategi yg mendukung keberhasilan implementasi ERP

1. Pengguna fokus dan teknologi fokus

2. Tata kelola dan alokasi SDM
3. Dukungan konsultan
4. Pelatihan

Penggunaan Fokus dan Teknologi Fokus

Berarti pengguna berusaha agar sistem ERP dapat mendukung proses yang saat ini sedang
berlangsung, sehingga sistem ERP ditentukan untuk fleksibel. Untuk itu implementasi sistem
ERP harus berfokus pada kebutuhan pengguna. Dan setelah fokus pada pengguna terpenuhi,
maka fokus pada teknologi dapat dipertimbangkan.

Tata Kelola dan Alokasi SDM

Inovasi bisnis yang efektif memerlukan dukungan pimpinan management. Team yang terlibat
pada implement sistem ERP,haruslah orang – orang yang memiliki reputasi dan integrasi pada
bidangnya dan memiliki akses atau pengaruh yang kuat diperusahaan, sehingga dapat menjaga
agar proyek implementasi sistem ERP tetap berjalan pada jalurnya. Team haruslah melibatkan
pengguna, spesialis teknologi informasi, yaitu orang yang memahami proses bisnis perusahaan
dengan baik. Meskipun sistem ERP merupakan paket sofware yang besar dan kompleks, tapi
penetapan waktu implementasi harus didefinisikan dengan jelas, misalnya antara 6 s/9 bulan.
Jika proyek terlalu lama, maka akan menambahkan risiko kompleksitas dan kegagalan. Jika
proyek terlalu besar, maka harus dilakukan dekomposisis sistem menjadi proyek – proyek kecil
yang memiliki sasaran bisnis yang jelas dan manfaat terhitung

Dukungan Konsultan

Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan konsultasi luar dalam melakukan
implementasi sistem ERP, yang bertujuan terjadinya transfer pengetahuan dan pengalaman dari
pihak konsultan pada tahap implementasi sistem ERP. Sebelum menuju pihak konsultan luar
untuk implementasi sistem ERP, sebaiknya pihak internal perusahaan telah menentukan hal – hal
yang akan dilakukan perbaikan (improved), menentukan goal – setting dan kalkulasi keuntungan
menggunakan konsultan luar tersebut. Maka, pihak konsultan dpt memberikan pelatihan kepada
pengguna, menyusun standar prosedur, dan hal lain yang diperlukan, sehingga terjadi transfer
pengetahuan dan pengalaman seperti yg diinginkan pihak perusahaan.

Pelatihan

Pelatihan merupakan aspek penting pada implementasi sistem ERP. Beberapa faktor penyebab
kegagalan implementasi sistem ERP adalah akibat buruknya materi pelatihan yang diberikan
 Page |4

kepada pengguna. Kesuksesan implementasi sistem ERP, dapat dipengaruhi oleh tingkat
penyerapan dan penerimaan manajemen dan pengguna (karyawan) terhadap pelatihan.

Evaluasi Sistem Baru

Tujuan dari aktivitas review evaluasi sistem baru adalah :

1. Menentukan apakah tujuan dan objectivitas sistem tercapai

2. Menentukan apakah prosedur operasional, aktivitas operasi dan kontrol sudah sempurna

3. Menentukan apakah keperluan pengguna telah dipenuhi

4. Menentukan apakah batasa sistem perlu diperhatikan

Tahapan Evaluasi

Evaluasi harus dipertimbangkan dengan teliti. Dengan melalui evaluasi dapat mengetahui cara
yang tepat untuk mencapai tujuan yang diinginkan atau yang akan dilakukan serta dapat
menentukan faktor-faktor keberhasilan. Evaluasi dapat juga mengetahui masalah-masalah yang
terjadi yang berkaitan dengan tujuan yang diinginkan atau dilakukan. Evaluasi dalam ERP dapat
dibagi menjdi 2 yaitu:
 Page |5

1. Evaluasi Keuangan adalah fokus pada identifikasi penyimpangan antara anggaran yang
sudah ditetapkan dengn biaya aktual yang dikeluarkan.
2. Evaluasi Teknis adalah fokus pada criteria teknis seperti MIPS (Million Instruction Per
Second) yang pada saat itu berhasil dilaksanakan.

Evaluasi Keuangan/Financial
Pada evaluasi financial atas kinerja sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah dengan
cara menerapkan rangkaian kerja evaluasi berbasis Balance Scorecard (BSC). Tujuannya
menggunakan BSC (Balance Scorecard) adalah agar dapat menjawab pertanyaan pada masing-
masing perspektif. Macam-macam perspektif berikut ini:
1. Perspektif keuangan :
Pada perspektif keuangan menyangkut tentang seberapa besar biaya implementasi, secara
keuangan sistem ERP masuk ke dalam investasi kapital yang melibatkan pengeluaran dan
pemasukan. Permasalah yang muncul dalam perspektif ini adalah bagaimana mengkonversikan
asepk dalam ERP menjadi aspek yang bisa dihitung (tangible) sehingga bisa masuk biaya atau
keuntungan

2. Perspektif Customer : Hal yang harus diperhatikan pengguna adalah tingkat kepuasan
customer pada proyek implementasi ERP ini. Ada 2 parameter yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi proyek implementasi ERP (Enterprise Resource Plannning) yaitu :
1. Seberapa besar proses bisnis yang bisa ditangani oleh sistem ERP ini,
2. Berapa transksi yang bisa dihandle oleh sistem dibandigkan dengan banyaknya transaksi
yang tidak berhasil atau gagal.
3. Perspektif proses Internal: Aspek ini lebih menekankan pada kondisi internal untuk dapat
memberikan kepuasan kepada pelanggan. Perspektif proses iternal dibagi dua kriteria :
1. Proses yang diperlukan untuk mengoperasikan sistem (sudut pandang operasional)
 Page |6

2. Proses yang diperlukan untuk peningkatan dan perbaikan kapasitas sistem (sudut pandang
pengembangan)
3. Perspektif Inovasi dan Pembelajaran : mencakup kualifikasi, ketergantungan terhadap
konsultan.

Evaluasi Teknis
Evaluasi Teknis terdapat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kinerja diantaranya
adalah bentuk arsitektur aplikasi yang dikembangkan, pertumbuhan data, dan populasi user
serta infrastruktur jaringan. Ada 9 tahapan yang bias digunakan untuk mengevaluasi dan
mengukur kerja sistem ERP (Enterprise Resource Planning) dari aspek ini :
a. Mendefinisikan ukuran kinerja yang dibutuhkan.
b. Membuat program pengujian (Test Bed) dengan semua koponen yang sudah terpasang.
c. Konfigurasi dn sesuaikan keseuruhan infrastruktur berdasarkan rekomendasi vendor.
d. Menjalankan unit test untuk menjamin bahwa semua fungsi berjalan dengan baik.
e. Menjalankan integration test untuk menjamin kompabilitas dan konektivitas antar semua
komponen.
f. Mengaktifkan semua alat bantu monitoring.
g. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap untuk semua fungsi utama pada saat
beban kerja normal.
h. Melaukan pengujian untuk berbagai kondisi beban kerja (terutama untuk kondisi kerja
maksimum dn minimum)
i. Jika kebutuhan tidak berhasil dipenui, lakukan perubahan pada software, hardware
ataupun jaringan, kemudian mengulangi pengujian.

Pemelihaaraan Sistem ERP

Aktivitas pemeliharaan meliputi aksi korektif terhadap permasalahan yang ditemui, adaptasi
prosedur untuk fitur atau kebutuhan baru yang diperlukan. Aktivitas pemeliharaan sistem ERP
perfektif sebagai tanggapan atas upgrade aplikasi program , dan aktivitas pemeliharaan preventif
untuk kegiatan administrasi rutin.

Secara garis besar, klasifikasi aktivitas pemeliharaan sistem ERP dapat dilihat pada tabel
berikut :
 Page |7

Pada aktivitas pemeliharaan ERP (Enterprise Resource Planning) meliputi aksi koreksif untuk
masalah yang ditemui, adptasi prosedur untuk fitur atau kebutuhan baru yang ditambahkan,
pemeliharaan perspektif sebagai tanggapa atas upgrade software dan pemeliharaan preventif
untuk administrasi rutin.
Besarnya aktivitas yang diakukan pada pemeliharaan, tergantung pada siklus hidup software
itu sendiri. Aktivitas ini akan berkurang seiring dengan waktu.
Jenis-jenis Pemeliharaan dan Tugas Umumnya
1. Korektif
Meliputi :
a. Aplikasi tambahan yaitu ada tambahan aplikasi dari vendor berupa sebuah objek baru atau
patch.
b. Troubleshooting yaitu menyelesaikan masalah yang ada berdasarkan laporan dari pengguna.

2. Adaptif
Meliputi :
a. Transfer adalah implementasi fitur yang baru.
b. Testing adalah pengujian setelah adanya perubhan yang ada.
c. Modifikasi atau peningkatan fitur yaitu kostumasi internal.
d. Otorisasi yaitu pengubahan atau pengelolaan pada password.
e. Penyesuaian antar muka seperti halnya implementasi antar muka dengan software yang lain.

3. Perfektif
Upgrade versi seperti penyesuaian dan perencanaan versi baru.

4. Preventif
a. Administrasi misalnya ambang batas, ukuran file.
b. Monitoring alur kerja yang menelusuri aktifitas pemeliharaan.

Pengembangan Sistem ERP

Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi
perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem
informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya
manusia perusahaan (O’Brien, 2005). Konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang
pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi di dalam
perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”.
Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu
perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis
 Page |8

di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep
ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat memberikan nilai tambah
berupa: penghapusan proses-proses yang tidak perlu (process elimination), penyederhanaan
proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yang
redundan (process integration), dan pengotomatisasian proses-proses yang manual (process
automation).

Perkembangan pola bisnis dan kemajuan teknologi informas dan komunikasi, dapat
mempengaruhi pola implementasi sistem ERP dimasa mendatang, antara lain:

1. Penggunaan aplikasi berbasis web, khususnya untuk memudahkan koordinasi dgn mitra
kerja pada supply chain

2. Meningkatkan sistem yang menggunakan inteligensia buatan(artificial intelligent)untuk

mendukung proses perencanaan

3. Meningkatkan penggunaan sistem ERP pada perusahaan berskala menengah, dgn

teknologi yg lebih stabil danwaktu implementasi yg relatif vcepat dan biaya instalasi yg
lebih mudah

4. Sistem cenderung bersifat fleksibel dan modular (mendukung pendekatan implementasi

best of breed)

5. Meningkatnya dukungan pihak ketiga(bolt ons) sebagai penyedia aplikasi yang diakses
oleh sistem antara(middleware)

Be-One system

Sistem Be-one ini diimplementasikan pada tahun 2004 dan berpusat pada aplikasi Enterprise
Resource Planning (ERP) dari SAP. di dalam ERP yang sistem nya diimplementasikan oleh
Soltius Indonesia ini ada beberapa modul utama antara lain Material Manajement, Sales and
Distribution, Production Planning, Fund Managemet, Controlling dan Financial accounting.
Dengan sistem ini data bisa seragam dan menjadi acuan dari semua kegiatan transaksi.

Sistem Be-one ini adalah sistem yang terintegrasi dari hulu sampai ke hilir, dari transaksi hingga
pelaporan untuk manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang dilakukan tenaga
penjualan dimasukan ke dalam PDA di lapangan saat melakukan transaksi penjualan. Pada akhir
hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem di Area Sales dan Marketing Office
(ASMO), untuk selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem yang ada di kantor
pusat, dan semua data tersebut yang terkena dampak dari transaksi penjualan pun akan ter-
update.
 Page |9

Gambar Modul dari Be-One system

Modul-modul dari Be-one system tersebut antara lain adalah ;

 Be-one Portal
 Be-one ASMO & Mobile meliputi (Sales Administration & Management System serta
Sales Force automation & Mobile Management.
 Be-one Deal untuk pembayaran
 Be-one Synergy (HRMS) untuk pengelolaan karyawan
 Be-one Poli untuk Healt care
 Be-one Intellegence (Business Intelegence) untuk menganalisa pasar
 Be-one Business Planning & Simulation untuk Perencanaan Perusahaan
 Be-one War Map & War Room. untuk menganalisa pasar

Gambar Terintegrasi dengan system ERP sebagai satu kesatuan sistem.

Dampak bisnis dari penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut terasa dengan meningkatnya
produktivitas bisnis seperti meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan proses bisnis itu
sendiri. Semisal, data menjualan dari kira-kira 1000 tenaga penjualan di seluruh Indonesia dapat
dikumpulkan dan dilaporkan pada hari yang sama, dengan begitu manajemen Bentoel dapat
segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yang dilakukan, dan untuk selanjutnya
 Page |10

bisa melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu tidak ada lagi inkonsistensi
atau dispute di antara unit-unit dalam perusahaan. Dengan demikian pengambilan keputusan bisa
menjadi tajam dan cepat.

Contoh lain adalah dengan adanya modul business intellegence, orang pemasaran bisa
mengetahui produk, profil serta value seperti apa produk yang laku di suatu pasar. Hal ini telah
dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel memasarkan salah satu produk barunya dengan
mampu menjual dua kali lipat dari produk yang di luncurkan sebelumnya. Waktu dari produksi
produk tersebut pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning maupun
segmentasinya dapat diketahui dengan pas berdasarkan informasi yang dikumpulkan dari
business Intellegence tersebut. Dengan penerapan ERP di PT.Bentoel Prima tersebut. Revenue
Bentoel mengalami kenaikan yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2
triliun, lalu setelah menerapkan ERP mampu meningkat hingga Rp.6,9 triliun pada tahun
2008.Dari sisi Volume produksi juga mengalami peningkatan, yang sebelumnya hanya 6,6 miliar
batang di tahun 2005 menjadi 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market share nya pun meningkat
dua kali lipat.

EVOLUSI SISTEM INFORMASI

 Page |11

Sebagian besar perusahaan masih menggunakan sistem informasi yang tidak terintegrasi yang
didukung hanya kegiatan bidang fungsional bisnis individu yang mana perusahaan akan
memiliki sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, dan sebagainya masing-masing
dengan hardware sendiri, perangkat lunak, dan metode pengolahan data dan informasi. Sistem
infomasi seperti ini dikenal dengan nama Silo. untuk meminimalkan

ketidakefisienan maka bisnis saat ini membutuhkan perangkat lunak yang terintegrasi untuk
mengelola semua bidang fungsional yang mana di sebut dengan sistem ERP yang terintegrasi.
Sistem ERP saat ini berkembang sebagai akibat dari tiga hal :

1. kemajuan teknologi Hardware dan Software diperlukan untuk mendukung sistem (kekuatan
komputasi, memori, dan komunikasi )
2. Pengembangan visi sistem informasi yang terintegrasi, dan
3. rekayasa ulang perusahaan untuk beralih dari fokus fungsional untuk fokus proses bisnis.

Pengembangan perangkat keras Komputer dan Software

Perangkat komputer dan software berkembang dari tahun 1960 dan 1970-an . komputer kini
banyak merubah cara bisnis dilakukan, seiring dengan waktu komputer akan lebih cepat, lebih
kecil dan lebih murah sehinggga dapat dibawa untuk mobile (berpindah-pindah), begitu pula
dengan perangkat lunak. Perangkat lunak yang digunakan semakin canggih seperti contoh
perangkat lunak database relasional dikembangkan, menyediakan bisnis dengan kemampuan
untuk menyimpan, mengambil, dan menganalisis volume data yang besar. Perangkat lunak
spreadsheet, alat bisnis yang mendasar saat ini, menjadi populer pada 1980-an. Dengan
spreadsheet, manajer dapat melakukan analisis bisnis yang kompleks tanpa harus bergantung
pada seorang programmer komputer untuk mengembangkan program kustom.