TUGAS POKOK TIAP BAGIAN
ORGANISASI SANTRI IBNUL QOYYI
NAMA JUMLAH
NO BAGIAN PENGURUS
1 Ketua
2 Sekretaris
3 Bendahara
4 Keamanan 10
5 Pengajaran 10
6 Ta'mir Masjid 11
7 Penggerak Bahasa
8 Olah Raga
9 Kesenian
10 Ketrampilan
11 Perpustakaan
12 Penerimaan Tamu
TUGAS POKOK
·   Bertanggungjawab atas jalannya stabilitas OSIQ
·   Mengatur administrasi tiap-tiap bagian
2 ·   Mengontrol tugas dan kegiatan tiap bagian dan menegurnya dengan
bijaksana
·   Mengadakan konsultasi dengan staff  pengasuhan santri
·   Mencatat keluar-masuknya surat
·   Mencatat kejadian-kejadian penting
2 ·   Membuat dokumentasi bagian-bagian OSIQ
·   Membantu jalannya program kerja ketua OSIQ
·   Mengangkat sekretaris di tiap-tiap rayon
·   Memberikan bantuan ke bagian-bagian OSIQ
·   Mengatur iuran bulanan anggota OSIQ
2
·   Mengatur keluar masuknya keuangan OSIQ
·   Membuat laporan keuangan OSIQ sebulan sekali
·   Menjaga keamanan pondok
·   Mengaktifkan keliling rayon, dan kelas pada waktu belajar dan malam hari
·   Bertanggung jawab dalam pemukulan bel
·   Menindak anggota yang melakukan pelanggaran dengan hukuman yang
mendidik
·   Membantu staf Pengasuhan Santri di dalam pengabsenan pos-pos OSIQ
·   Bertanggungjawab atas terselenggaranya pelajaran sore
·   Bertanggungjawab atas berjalannya Muhadoroh
·   Menentukan pengajar pelajaran sore dan pengawas muhadoroh
·   Bertanggungjawab atas terlaksananya ketertiban masjid
·   Menentukan jadwal imamah
·   Menentukan jadwal khotib jum'at
·   Menyediakan Buku-buku yang berhubungan dengan ibadah sholat dan wirid
·   Bertanggungjawab atas jalannya bahasa resmi
·   Membuat grafik pelanggaran bahasa
7
·   Membagi penanggungjawab tiap-tiap bagian
·   Mendata identitas seluruh penggerak bahasa rayon
·   Bertanggungjawab atas jalannya lari pagi santri
·   Mengontrol jalannya kegiatan club-club olah raga
7 ·   Bertanggungjawab atas administrasi bagian
·   Menjadwal pertandingan dengan club luar
·   Bertanggungjawab atas peralatan olah raga
·   Bertanggungjawab atas jalannya kursus-kursus kesenian
·   Bertanggungjawab atas keberesan alat-alat kesenian
5
·   Bertanggungjawab atas hiasan-hiasan di Pondok
·   Membuat background untuk acara-acara pondok
·   Mengontrol jalannya kursus-kursus ketrampilan
5
·   Menerima pembuatan stiker dan kartu dengan sablon
·   Mengatur dan menertibkan buku-buku bacaan
·   Menjadwal waktu buka perpustakaan
5 ·   Menarik sumbangan wajib bagi siswa baru
·   Mengangkat asisten dengan persetujuan pembimbing
·   Mengadakan orientasi perpustakaan
8 ·   Menjaga kebersihan dan kerapian ruang tamu
·   Menerima tamu dan memanggil santri yang kedatangan tamu
 ·   Menyediakan makan 3 kali sehari bagi para tamu
·   Mendata tamu-tamu
·   Menjaga kesehatan lingkungan pondok
·   Melengkapi obat-obatan
13 Kesehatan 5
·   Memeriksa santri yang sakit bekerjasama dengan BKSM
·   Mengecek kotak obat P3K di rayon-rayon
·   Menyediakan kebutuhan santri sehari-hari
·   Menyediakan buku-buku pelajaran dan bacaan umum
14 Koperasi Pelajar 19 ·   Bekerjasama dengan took buku La Tansa dan penerbit buku-buku Islami.
·   Menjual barang-barang tertentu dengan bertuliskan lebel "Gontor"
·   Mencatat sirkulasi keuangan bagian tiap hari.
·   Menyediakan makanan-makanan basah untuk santri
·   Menjaga kebersihan dan kerapian warung
Koperasi    Warung
15 19 ·   Mengatur keluar masuknya  uang bagian
Pelajar
·   Membuka koperasi warung pelajar pada waktunya.
·   Menyediakan tempat-tempat makan bagi santri.
·   Menertibkan administrasi dapur
·   Menyiapkan makan 3 kali sehari
16 Koperasi Dapur 16
·   Membersihkan tempat makan 3 kali sehari
·   Menyediakan makan sahur dan buka bagi santri yang berpuasa
·   Melayani jasa pencucian pakaian santri
·   Melayani jasa pencucian jas
17 Penatu 6
·   Bekerjasama dengan para pekerja/tukang penatu
·   Menyediakan tempat khusus bagi pakaian yang tertinggal
·   Membuka kedai foto sesuai dengan jadwal
·   Mengadakan kursus fotografi setiap tahun sekali
·   Meliput dan mendokumentasi kejadian penting
18 Fotography 5
·   Menerima cuci cetak foto warna dan melayani jasa foto hitam putih
·   Menerima panggilan foto bagi organisasi, konsulat, klub dan perorangan
·   Mengadakan pameran photo-photo pondok pada bulan Syawal
·   Menerima dan melayani jasa photocopy dan laminating
·   Merawat mesin photocopy.
·   Menyediakan alat-alat tulis, macam-macam kertas dan note book.
19 Fotocopy 4
·   Memperbanyak dan menjual buku-buku kosakata dalam bahasa Arab dan
Inggris
·   Membuat kreasi baru dalam photocopy.
·   Menjaga kebersihan dan keindahan pondok.
·   Mengalokasikan pembuangan sampah pondok.
20 Bersih Lingkungan 10
·   Menyiram lingkungan pondok pada musim kemarau
·   Menindak santri yang membuang sampah tidak pada tempatnya.

LANGKAH-LANGKAH KETUA OSIQ

KETUA OSIQ

      Ketua OSIQ adalah penanggungjawab penuh atas jalannya seluruh aktifitas di pondok baik kedalam maupun
keluar.

      Beberapa fungsinya adalah :

Sebagai koordinator atau organisator.

Sebagai sumber informasi tentang kegiatan dan aktifitas di PPIQ.

       Dan beberapa langkah-langkah dalam keorganisasian adalah sebagai berikut :

Planning (perencanaan)

Organizing(pengarahan)

Actuating(pelaksanaan)

Controlling(pengontrolan)

Evaluating(pengevaluasian)

         Perlu diingat bahwasannya pedoman yang harus terus dipegang dan menjadi petunjuk jalannya
keorganisasian adalah buku program kerja, data-data, dan buku penunjang lainnya seperti AD/ART OSIQ.

     

PROGRAM HARIAN, MINGGUAN, DAN BULANAN

      Program hariannya adalah mulai dari shubuh membangunkan seluruh pengurus bagian-bagian OSIQ dan
mengecek bagian-bagian OSIQ beserta mengecek kehidupan santri di rayon mulai bagaimana ibadah, akhlaq,
belajar, disiplin dan bahasa secara keseluruhan. Ketua OSIQ dapat menjadi banyak fungsi seperti halnya bagian
keamanan dan posisinya di antara semua bagian adalah sebagai penengah dalam arti netral dan tidak condong
ke bagian manapun tapi di sisi lain harus bisa membacking pengurus harian karena bagian inilah yang sangat
sensitif dengan santri terutama bagian keamanan. Dalam kegiatan harianpun ada laporan ke staf pengasuhan
santri yang terdiri dari permasalahan dan solusi selama satu hari.

      Program  mingguannya adalah laporan kepada pembimbing dari staf pengasuhan santri yang terdiri dari
hasil usaha minggu sebelumnya dan program kerja seminggu yang akan datang beserta permasalahan-
permasalahan yang ada beserta solusinya. Dan salah satu program mingguannya adalah mengadakan
perkumpulan bersama dengan sekretaris, bendahara, dan keamanan yang diadakan setiap kamis siang setelah
dzuhur yang terdiri dari laporan dari tiap bagian pengurus harian terutama rayon.

      Program bulanannya adalah laporan ke Bapak Pimpinan beserta sekretaris, bendahara, dan keamanan yang
untuk ketua terdiri dari hasil usaha bulan sebelumnya, program kerja bulan yang akan datang, beserta
permasalahan dan solusinya.

PERKUMPULAN-PERKUMPULAN

Perkumpulan Ketua Bagian OSIQ:

1.      Pembahasan program kerja mingguan tiap-tiap bagian.

2.      Pembahasan evaluasi program minggu sebelumnya dan hasil usahanya.

3.      Evaluasi kinerja pengurus OSIQ.

4.      Penyampaian informasi kegiatan pondok dan beberapa pengumuman disiplin pengurus OSIQ.

5.      Solving problem.

Perkumpulan Pengurus Harian:

1.      Sebelumnya mengadakan perkumpulan face to face dengan memilih tempat yang dirahasiakan oleh ketua.

2.      Pengumuman dan pemberitahuan kegiatan dan aktifitas pondok seminggu yang akan datang.

3.      Laporan tiap-tiap bagian yang meliputi :

a.      Hasil usaha.

b.      Program kerja yang akan datang.

c.       Per-penanggungjawab.

d.     Keadaan rayon.
4.      Evaluasi program kerja minggu laludan kinerja pengurus harian.

5.      Pembahasan program kerja minggu yang akan datang.

6.      Solving problem.

Perkumpulan Kader Bagian-Bagian OSIQ:

1.      Pembahasan program kerja mingguan.

2.      Pembahasan evaluasi program minggu sebelumnya dan hasil usahanya.

3.      Evaluasi pengetahuan bagian OPPM dan administrasinya. 

4.      Solving problem.

Perkumpulan Ketua Rayon malam jum’at:

1. Pembahasan evaluasi rayon seminggu sebelumnya.

2. Penyampaian informasi kegiatan pondok dan beberapa pengumuman.
3. Penerapan sistem dan nilai pondok.
4. Solving problem.

MUSYAWARAH KERJA OSIQ DAN KOORDINATOR

1.      Berkonsultasi dengan staf pengasuhan santri tentang pengajuan calon-calon ketuanya 2 minggu sebelumnya.

2.      Berkonsultasi dengan staf pengasuhan santri mengenai jalannya acara MUKER dan peran ketua OSIQ dalam
acara tersebut.

3.      Setelah ketua ditetapkan dilanjutkan dengan penyusunan formasi.

4.      Sebagai pembantu umum yang bertugas membantu ketua MUKER dalam jalannya kepanitiaan.

5.      Memahami buku program kerja OSIQ keseluruhan.

Beberapa hal-hal penting yang perlu diperhatikan sewaktu jalannya acara MUKER OSIQ dan MUKER
KOORDINATOR:

1.      Ketua OSIQ adalah pimpinan sidang didampingi seorang sekretaris.

2.      Sebagai penambah informasi atau sesuatu yang kurang difahami peserta sewaktu menyimak penjelasan dari
bagian OSIQ.

3.      Sebagai peninjau sewaktu MUKER KOORDINATOR.

PENYUSUNAN FORMASI OSIQ, PBR, PBS DAN RESHUFFLE OSIQ

Pengurus Organisasi Santri PPIQ:

1. Pulpen dan kertas secukupnya.

2. Kandidat-kandidat ajuan dari bagian OSIQ.
3. Klasifikasi kelas lima yang terdiri dari nilai, kelas biasa, kelas intensif, intensif 2x beserta foto
terbaru.
4. Catatan khusus kelas lima dari bagian-bagian OSIQ, staf pengasuhan, dan staf KMI.

Panitia Bulan Ramadhan:

1. Pulpen dan kertas secukupnya.

2. Formasi OSIQ dan catatan khusus pengurus OSIQ.
 3. Data kelas lima beserta fotonya.
4. Dokumentasi PBR sebelumnya.

Panitia Bulan Syawwal      :

1. Pulpen dan kertas secukupnya.

2. Formasi OSIQ dan PBR revisi setelah yudisium yang diminta ke staf pengasuhan santri dan catatan
khususnya.
3. Data yudisium kelas lima beserta fotonya.
4. Data siswa pondok cabang yang terdiri dari nama, bagian, dan daerah beserta fotonya.
5. Dokumentasi PBS sebelumnya.

Reshuffle Pengurus Organisasi Santr PPIQ:

1. Pulpen dan kertas secukupnya.

2. Tempat penyusunan di halaqoh bawah tanah dengan tidak diketahui oleh orang.
3. Formasi OSIQ kelas lima, PBR, dan PBS beserta fotonya.
4. Data siswa pondok cabang beserta fotonya.
5. Foto siswa gontor 1.
6. Foto siswa pondok cabang.
7. Catatan khusus OSIQ, PBR, dan PBS.

PEMILIHAN KETUA RAYON, PENGURUS KELAS EMPAT, PENGURUS RAYON, DAN KADER OSIQ.

Hal – hal yang dapat membantu pemilihan:

1. Diusahakan keamanan PBR lengkap dari utusan tiap-tiap rayon.

2. Persiapan foto dan biodata kelas 3, 3 intensif dan 4 jauh hari sejak OSIQ kelas lima.
3. Kandidat-kandidat ajuan hasil musyawarah pengurus rayon beserta kriterianya.
4. Kandidat–kandidat ketua penggerak bahasa rayon diminta dari LCD dan CLI.

Ketua Rayon:

1. Pemilihan kandidat-kandidat terutama dari pengurus kelas empat yang dilanjutkan dari intensif.
2. Pemilihan diadakan setiap setelah shalat tarawih.
3. Setelah ketentuan kelas baru yang diminta ke KMI diadakan revisi kandidat.
4. Setelah ketetapan kelas baru dilanjutkan dengan penentuan setiap rayon.
5. Ketentuan pasti dari hasil musyawarah diajukan ke staf pengasuhan santri untuk diadakan
pertimbangan-pertimbangan.
6. Kandidat-kandidat ini akan di coba untuk menjadi penanggungjawab rayon sementara di bulan
syawwal.

Pengurus Kelas Empat:

1. Pemilihan kandidat-kandidat terutama hasil musyawarah ketua rayon dan pengurus kelas empat.
2. Nama-nama kandidat pengurus yang berinisialis kasyafi deserahkan kepada pembina gugus depan
supaya mengadakan pertimbangan dalam memilih calon peserta LP3 dan begitu juga setelah
ketentuan tetap.
3. Pemilihan diadakan setiap setelah shalat tarawih.
4. Setelah ketentuan kelas baru yang diminta ke KMI diadakan revisi kandidat.
5. Setelah ketetapan kelas baru dilanjutkan dengan penentuan setiap rayon.
6. Ketentuan pasti dari hasil musyawarah diajukan ke staf pengasuhan santri untuk diadakan
pertimbangan-pertimbangan.
7. Diadakan kerja/perkumpulan untuk kelas empat guna penyeleksian kandidat secara selektif.

Pengurus Rayon:

1. Data klasifikasi pengurus rayon dari biasa dan intensif tahun sebelumnya.
 2. Klasifikasi kelas 4 dan 3 intensif.
3. Pemilihan pertama diadakan untuk pengurus anak baru
4. Pemilihan kedua baru diadakan untuk pengurus anak lama.

Kader Bagian OSIQ:

1. Kandidat-kandidat ajuan dari bagian OSIQ beserta kriteria.

2. Pencaharian biodata dan foto kandidat.
3. Pengajuan kandidat ke staf pengasuhan santri.

PERAN KETUA OSIQ SEBAGAI PEMBANTU UMUM DI BERBAGAI KEPANITIAAN

1. Sebagai pembantu jalannya program kerja ketua.

2. Sebagai pemantau kinerja pengurus bagian-bagian OSIQ.
3. Sumber informasi dan masukan untuk ketua.
4. Sebagai pertimbangan sewaktu reshuffle pengurus OSIQ.
5. Mengadakan perkumpulan mingguan ( diadakan sendiri antara ketua dan pembantu umum ).

PERKUMPULAN DI BPPM SELAIN KEORGANISASIAN

Malam Takbiran Idul Adha beserta sholatnya.

1. Berkonsultasi dengan staf pengasuhan santri tentang penceramah, tata letak BPPM sewaktu acara,
dan waktu.
2. Penunjukan MC dari bagian penerangan, pembaca qur'an dan yang mengumandangkan takbir
sebelum acara dimulai pada H-3.
3. Penunjukan penanggungjawab dari bagian keamanan.
4. Pengumpulan ketua rayon pada H-1 guna pengarahan jalannya acara.
5. Koordinasi :
 Pengangkatan bangku dengan bagian keamanan seusai MUKER rayon.
 Penertiban dan pembersihan BPPM seusai sholat ashar dengan bagian keamanan pada
hari H.  
 Konsumsi bapak pimpinan dan ustadz senior dengan bagian penerimaan tamu yang
disiapkan setelah maghrib pada hari H.
 Sound sistem BPPM dengan bagian penerangan yang disiapkan setelah maghrib pada
hari H.
 Pembuatan letter background dengan bagian kesenian pada H-1.
 Surat undangan untuk bapak pimpinan, direktur KMI, ustadz-ustadz senior beserta
susunan acara dan teks MC dengan bagian sekretaris pada H-1.
 Taplak meja dengan bagian bendahara yang disiapkan setelah ashar pada hari H.
6. Pengecekan total BPPM setelah maghrib pada hari H yang terdiri dari : mimbar pimpinan, mimbar
penceramah, sound sistem, background, taplak meja, meja ustadz senior dan tajaddud MC,
pembaca qur'an dan pengumandang takbir.
7. Seusai acara diadakan pengangkatan bangku bagian luar BPPM dan dalam BPPM di tertibkan di
sebelah utara guna tempat shalat ied bagi jamaah wanita.

Adapun yang perlu dipersiapkan sebelum shalat ied adalah :

1. Mimbar dan panggung untuk khotib beserta sound sistem yang dipersiapkan setelah perkumpulan.
2. Pembersihan area shalat ied dibawah koordinasi bagian ta'mir masjid dan bagian keamanan oleh
seluruh siswa kelas lima.
3. Penggelaran karpet setelah pembersihan.
4. Kordinasi dengan bagian ta'mir selaku penanggungjawab tempat sholat dan bagian keamanan
selaku penjaga-penjaga di sektor-sektor tertentu sewaktu takbir keliling.
 Tulisan Background

PERINGATAN

MALAM TAKBIRAN HARI RAYA IDUL ADHA

Di Pondok Modern Darussalam Gontor Ponorogo

                                                                                                Tanggal

Malam Tahun Baru Islam 1 Muharram.

1. Berkonsultasi dengan staf pengasuhan santri tentang penceramah, tata letak BPPM sewaktu acara,
dan waktu.
2. Penunjukan MC dari bagian penerangan, pembaca qur'an pada H-3.
3. Penunjukan penanggungjawab dari bagian keamanan.
4. Pengumpulan ketua rayon pada H-1 guna pengarahan jalannya acara.
5. Koordinasi :

 Pengangkatan bangku dengan bagian keamanan seusai pelajaran sore.

 Penertiban dan pembersihan BPPM seusai sholat ashar dengan bagian keamanan pada
hari H. 
 Konsumsi bapak pimpinan dan ustadz senior dengan bagian penerimaan tamu yang
disiapkan setelah maghrib pada hari H.
 Sound sistem BPPM dengan bagian penerangan yang disiapkan setelah maghrib pada
hari H.
 Pembuatan letter background dengan bagian kesenian pada H-1.
 Surat undangan untuk bapak pimpinan, direktur KMI, ustadz-ustadz senior dan
undangan seluruh dewan guru yang ditempel di dapur guru beserta susunan acara
dan teks MC dengan bagian sekretaris pada H-1.
 Taplak meja dengan bagian bendahara yang disiapkan setelah ashar pada hari H.

6. Pengecekan total BPPM setelah maghrib pada hari H yang terdiri dari : mimbar pimpinan, mimbar
penceramah, sound sistem, background, taplak meja, meja ustadz senior dan tajaddud MC,
pembaca qur'an.
7. Seusai acara diadakan pengangkatan bangku bagian luar BPPM dan dalam BPPM di tertibkan di
sebelah utara guna persiapan acara drama antar rayon.

Tulisan Background

PERINGATAN

MALAM TAHUN BARU ISLAM 1 MUHARRAM 1432 H

Di Pondok Modern Darussalam Gontor Ponorogo

                                                                                    Tanggal

MUSYAWARAH KERJA RAYON

1.        PERSIAPAN
 1. Berkonsultasi dengan staf pengasuhan santri tentang jalannya acara, waktu, pengumpulan uang,
pemesanan nasi, dan tempat-tempat.
2. Mengumpulkan pengurus kelas empat guna penjelasan umum tentang musyawarah kerja rayon (10
hari sebelum acara)
3. Mengumpulkan pengurus kelas empat guna mengecek formasi panitia muker dan formasi
kepengurusan rayon beserta jumlah peserta yang terdiri dari

                  1. Ketua sidang                    2 Orang ketua rayon.

                  2. Utusan OPPM                  2 Orang yang telah ditentukan sebelumnya.

                  3. Seluruh bagian rayon      Keamanan

                                                                  Penggerak bahasa

                                                                  Sekretaris

                                                                  Bendahara

                                                                  Kesenian

                                                                  Olah raga

                                                                  Ketua kamar

Peserta sidang    Seluruh anggota rayon yang telah ditentukan.

Panitia MUKER  Beberapa orang yang telah ditentukan oleh Keamanan Kelas 4

                               Selaku Ketua Panitia

4. Mengumpulkan ketua rayon beserta pengurus kelas empat guna pengarahan jalannya acara
musyawarah kerja dan pembagian hasil musyawarah kerja tahun sebelumnya untuk difotokopi
beserta kertas suara  pada (6 hari sebelum acara)

5. Mengadakan koordinasi dengan :

 Bagian sekretaris tentang penentuan utusan OPPM dan utusan rayon dari kelas enam,
tempat-tempat musyawarah kerja yang terbagi 2 ruangan, pencetakan kertas suara,
pencetakan hasil musyawarah kerja rayon tahun sebelumnya, tata tertib muker,
susunan acara, teks pelantikan dan denah muker dengan persetujuan staf pengasuhan
santri.
 Bagian keamanan tentang pengawasan sewaktu acara berlangsung.
 Bagian fotografi tentang perfotoan sewaktu acara berlangsung.
6. Mengadakan Pra muker di rayon-rayon pada 3 hari sebelum acara dan mengecek dengan bantuan
keamanan pusat OPPM.
7. Mengecek barang –barang yang dibutuhkan berupa:
 Panggung pimpinan sidang beserta meja dan sofanya.
 Tempat-tempat untuk pengurus rayon baik penggerak bahasa maupun keamanan,
bagian-bagian rayon, peserta muker, notulen, konsumtor dan utusan kelas enam.
 Basatino.
 Table name.
 Background.
 Taplak meja.
 Mimbar.
 Palu.
 Peralatan konsumsi yang terdiri dari : piring, gelas atau botol,
 Bendera pondok dan bendera kebangsaan.
 2.    PELAKSANAAN

1. Persiapan tempat:

¨      Mengumpulkan ketua rayon setelah dzuhur dihari pelaksanaan dan memberi pengarahan tentang persiapan
tempat.

¨      Memulai penertiban tempat mulai setelah dzuhur dan memberi batas waktu sampai sebelum maghrib.

¨      Mengecek ketempat-tempat dilaksanakannya muker.

2. Acara:

¨      Seluruh pengikut muker pergi ketempat acara secara bersamaan setelah sholat isya tepat.

¨      Musyawarah dimulai pukul 20.00 WIB sampai 24.00 WIB dan langsung diadakan makan sahur bersama setelah
acara tepat.

¨      Menertibkan tempat seperti semula setelah acara selesai.

¨      Mengadakan absen bagi seluruh pengurus rayon setelah penertiban tempat.

c. Sidang
       

Ø  Dalam Musyawarah kerja terbagi 3 sidang : Pleno, Komisi dan Paripurna.

Ø  Pada sidang Pleno setiap bagian membacakan ketetapan MUKER bagiannya tahun kemarin dan para peserta
dipersilahkan memberikan pertanyaan sekaligus usulan yang menyangkut bagian tersebut.

Ø  Pada sidang Komisi para peserta memberikan tanggapan dan persetujuan terhadap semua usulan yang

Ø  Masuk untuk bagian yang bersangkutan dengan sepengetahuan Steering Committee.

Ø  Pada sidang Paripurna yang merupakan sidang terakhir, ketua sidang meminta tanggapan kembali kepada semua
peserta sidang atas hasil dari sidang komisi yang akan menjadi hasil MUKER.

Ø  Pada MUKER Rayon sidang komisi dan paripurna digabung menjadi satu sedangkan sidang pleno tetap
dilaksanakan pertama kali.

Ø  Setelah selesai sidang, hasil MUKER yang telah ditashihkan oleh utusan OPPM ditulis oleh Sekretaris rayon yang
kemudian dirombak dengan yang lama dan kemudian diberikan kepada ketua OPPM untuk dipertimbangkan
lagi.

                                                                                                                         

3. PENYELESAIAN
        

1. Ketua OPPM memberikan kepada Sekretaris rayon hasil MUKER yang telah disetujui oleh Ketua
OPPM dengan sepengetahuan Pengasuhan santri untuk ditulis dengan rapi dan berkop yang
kemudian ketetepan MUKER Rayon tersebut ditempel di Rayon untuk diketahui dan dilaksanakan
oleh anggota rayon.
2. Sekretaris rayon memberikan Ketetapan MUKER, Formatur dan anggaran kepada Sekretaris pusat
OPPM untuk didokumentasikan.

EXPO DARUSSLAM
 1. PERSIAPAN

1. Berkonsultasi dengan staf pengasuhan santri tentang pengadaan expo, waktu, tata letak tiap bagian
dan terop.

b.    Mengajukan anggaran untuk kebutuhan expo keseluruhan.

3. Mengadakan koordinasi antara ketua OPPM, ketua bagian-bagian OPPM, ketua Koordinator, ketua
marhalah dan seluruh ketua instansi swasta  guna persamaan persepsi yang diadakan (10 hari
sebelum acara)

adapun yang dimusyawarahkan adalah :

1.
Denah acara expo.
2.
Pendataan yang akan di-tampilkan, lomba-lomba (tempat dan waktu) dari setiap
instansi yang nantinya akan menjadi profil expo dan dikumpulkan pada H- 5.
3. Iklan yang bersangkutan dengan expo dan perlombaan dari setiap instansi.
4. Jalannya acara dari awal sampai akhir.
4. Mengadakan koordinasi :

v Dengan bagian koordinator tentang gerbang dan pagar yang dipersiapkan pada H-1 sore hari.

v Dengan bagian kesenian untuk memasang iklan expo yang akan ditempelkan pada H-2.

v Dengan bagian sekretaris tentang undangan bapak pimpinan dan direktur KMI dan denah dalam ukuran besar
atas persetujuan staf pengasuhan pada H-1.

v Dengan bagian penerimaan tamu tentang konsumsi bapak pimpinan yang disiapkan pagi harinya.

v Dengan bagian keamanan tentang penempatan sofa pimpinan dan mimbar pada malam hari.

v Dengan bagian penerangan tentang sound sistem sewaktu pembukaan pada malam hari.

5. Mengumpulkan ketua rayon guna pengarahan jalannya acara expo beserta perlombaan yang
ada paling lambat satu hari sebelum acara.
6. Memasang terop dengan bantuan seluruh pengurus OPPM dan seluruh instansi yang mengikuti
acara (2 hari sebelum acara).
7. Pencetakan buku pintar expo dan menjilidnya menjadi 3 untuk bapak pimpinan
8. Mengecek kesiapan expo pada malam hari sebelum acara dimulai dan memberi batas akhir
penyelesaian pukul 23.00 malam.
9. Menentukan penjaga stand ketika pembukaan acara expo.

Peralatan Yang dibutuhkan

Terop sebanyak sepuluh buah

Lampu-lampu untuk penerangan                                                Bag. Diesel

Sound Sistem                                                                           Bag. Penerangan

Gapura dari pionering                                                        Koordinator

Sofa dan mejanya                                                                 Sekretariat Pondok

Peralatan Bagian                                                                  Setiap Bagian Masing-masing

 2. PELAKSANAAN

a.    Pembukaan

v  Mengecek persiapan keseluruhan setelah shalat subuh tepat.

v  Mengecek setiap stand dan penjaganya sebelum pembukaan dimulai.

v  Mengadakan inspeksi bersama bapak pimpinan tepat setelah pembukaan.

b.   Perlombaan

v  Berkonsultasi dengan Staf Pengasuhan Santri mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan lancarnya
pelaksanaan perlombaan.

v  Menentukan hadiah-hadiah yang akan diberikan

v  Mempersiapkan dan Membeli hadiah-hadiah yang diperlukan baik dengan cara membeli, menyumbangkan
maupun meminta bantuan

v  Persiapan perlombaan yang dimulai dua hari sebelumnya dan mencapai puncak malam tahun baru tersebut
dengan pekerjaan :

Ø  Memasang  Tiang Pinang

Ø  Mengikat Hadiahnya

Ø  Menertibkan tempat perlombaan di lapangan hijau sesuai tempat 

        perlombaan

Ø  Membagi tempat perlombaan dan membatasinya dengan tali rafia

Ø  Menyiapkan Peralatan Band dan panggungnya

Ø  Menyiapkan Sound Speaker

v  Membuat daftar peserta dari setiap rayon

v  Pelaksanaan perlombaan dengan penilaian dilakukan oleh penanggung jawab acara

3. PENYELESAIAN

a.         Penertiban tempat expo dan pelepasan terop dilaksanakan oleh seluruh pengurus OPPM dan instansi yang
berpartisipasi dalam acara. 

b.        Laporan keuangan dari setiap bagian OPPM dan instansi beserta evaluasi kepada staf pengasuhan santri.

Surat-menyurat

v  Surat Peminjaman Sofa dan Mejanya

v  Surat Bantuan untuk perlombaan

PENATARAN MANAJEMEN DAN KEORGANISASIAN

1. Berkonsultasi dengan staf pengsuhan santri tentang jalannya acara, pemakalah, peserta, anggaran,
panitia, tempat dan semua hal yang bersangkutan dengan acara.
2. Pembentukan Panitia Pelaksana Penataran terdiri dari santri kelas 3 Int dan Kelas 4.
3. Musyawarah diantara mereka kemudian menghasilkan keputusan dengan dibentuk beberapa
bagian dan program kerja masing-masing :
 1. Ketua

1.      Menghubungi tutor/Pemakalah

2.      Mengkoordinir pelaksanaan Penataran

3.      Berkonsultasi dengan Ketua OPPM dalam segala sesuatu yang berkaitan dengan pelaksanaan Penataran

4.      Bertanggungjawab kepada Ketua OPPM atas terlaksananya penataran dengan segala kebutuhannya

2. Sekretaris

1.      Berkonsultasi dengan sekretaris OPPM dalam hal surat-menyurat (surat pinjaman, kesediaan, undangan, izin dll)

2.      Mendata dan merapikan surat-menyurat yang akan dibuat dokumentasi

3.      Membuat absent peserta

4.      Memperbanyak makalah dan membagikan pada peserta

5.      Membuat sertifikat

3. Bendahara

1.      Merancang anggaran dengan bekerjasama dengan Ketua Pelaksana dan Ketua OPPM

2.      Berhubungan dengan Bendahara OPPM dalam pencatatan segala pengeluaran dan pemasukan

3.      Menyelesaikan segala hutang piutang penataran 

4. Humas

1.      Bekerjasama dengan ketua dan sekretaris OPPM hal peminjaman dan izin serta pembagian surat undangan

2.      Mengembalikan segala peminjaman setelah selesai acara

5. Persidangan

1.      Membuat skema tempat penataran dengan dibantu oleh ketua dan sekretaris OPPM

2.      Bertanggungjawab atas ketertiban dan kerapian tempat penataran

6. Dekorasi

1.      Membuat back ground selama penataran

2.      Membeli peralatan dekorasi dengan berhubungan dengan bagian bendahara

7. Konsumtor

1.      Membuat anggaran tentang makanan yang akan dibeli

2.      Mengkoordinir pembelian konsumsi bagi peserta dan penatar

4. Pengajuan proposal kepada bapak pimpinan dan penyetujuan beliau terhadap pelaksanaan
penataran
5. Penyebaran surat mohon kesediaan kepada ustadz penatar dan persiapan pelaksanaan penataran
dalam segala segi baik dekorasi, peralatan dan konsumsi serta pelaksanaannya.
6. Pelaksanaan penataran dari hari Selasa malam sampai Jum’at malam dan pemberiaan kenang-
kenangan kepada al-Ustadz penatar.
Peralatan Yang Dibutuhkan

Proyektor dan layarnya                                                      Sekretariat Pondok

Meja penatar, kursi serta kain penutup                           Bag. Penerimaan Tamu dan Pengasuhan

Whiteboard                                                                              Pengasuhan Santri

Cangkir, nampan dan piring                                              Bag. Penerimaan Tamu

Panggung, Rangka Back Ground                                          Pengasuhan Santri

Kursi Biru Peserta, Bangku dan Meja                              Staf KMI

Taplak Meja                                                                          Bendahara OPPM

Sound Sistem                                                                          Bag. Penerangan

Kain Back Ground                                                                 Bag. Kesenian

Surat- Menyurat

Surat Undangan       :                       Bapak-Bapak pimpinan Pondok Modern

                                                            Bapak Direktur KMI

                                                            Staf Pengasuhan Santri

Staf KMI

Staf Administrasi

Staf Sekretaris Pimpinan

                                                            Al-Ustadz Penatar

                                                            Non OPPM

Surat Pinjaman         :                       Sekretariat Pondok

                                                            Bag. Penerimaan Tamu

                                                            Pengasuhan Santri

                                                            Staf KMI

Surat Izin                   :                       Staf KMI                                 Mawajjah

                                                            Bag PUSDAC                        Muhadharah dan Diskusi                                                                          

Pembimbing Pel. Sore         Pelajaran Sore

                                                            MABIKORI                           Pramuka                   

                                   

Tulisan Background

PENATARAN MANAJEMEN DAN KEORGANISASIAN

ORGANISASI PELAJAR PONDOK MODERN

DARUSSALAM GONTOR PONOROGO

 Dengan Tema : _________________________________

Oleh               : Al-Ustadz ________________________

                                                                                                                                    Tanggal

KEPANITIAN PERGANTIAN ORGANISASI PELAJAR PONDOK MODERN

1. Pengajuan nama-nama calon ketua P3OPPM yang terdiri dari 1 orang kelas biasa dan 2 orang
intensif beserta tambahan masing-masing 1 orang kelas biasa dan 1 orang intensif sebagai cadangan
(hasil musyawarah dengan ketua coordinator) pada H-14.
2. Setelah ketua ditentukan dilanjutkan dengan menyusun formasi dan pengajuan formasi
kepanitiaan.
3. Pembacaan panitia yang dilanjutkan dengan pengajuan anggaran tiap-tiap bagian dan program
kerja dengan dokumentasi sebagai patokan.

Awal Kepengurusan

1. Penentuan tempat panitia dengan persetujuan staf pengasuhan santri.

2. Pengajuan peminjaman komputer beserta perlengkapanya.
3. Meminta kalender tahunan ke staf pengasuhan santri guna penentuan jadwal/timing pergantian
pengurus dan penempelannya di seluruh Darussalam dengan persetujuan dari staf pengasuhan
santri.
4. Pembuatan kop surat dan kertas suara.
5. Pendataan panitia yang terdiri dari POT dan ruang muhadhoroh.
6. Pembuatan contoh-contoh surat  yang terdiri dari :
1. Surat izin perpustakaan.
2. Surat izin kegiatan kepramukaan.
3. Surat izin muwajjah.
4. Surat izin muhadhoroh.

Pemilihan Utusan tiap-tiap Konsulat

H-1

1. Undangan :
1. Bapak pimpinan guna pengarahan di masjid ( diserahkan kepada staf pengasuhan) .
2. Bapak direktur KMI.
3. Pembimbing pemilihan tiap-tiap konsulat.
2. Pengecekan tempat pemilihan yang terdiri dari papan tulis, meja dan bangkunya pada H-1.
3. Bantuan kapur tulis dari KMI.
4. Penempelan nama-nama konsulat di tempat pemilihan.
5.  

Persiapan Umum Pergantian Pengurus OPPM

H–8

B  Pengumpulan Ketua Konsulat tentang jumlah anggota konsulat

B  Mempersiapkan kertas pemilihan utusan konsulat dan memasukkan ke amplop

B  Penentuan guru pembimbing tiap-tiap konsulat oleh Staf Pengasuhan Santri

B  Penentuan kelas-kelas untuk tempat pemilihan utusan konsulat dan menempelkannya

B  Pembuatan surat mohon kesediaan kepada Bapak Pimpinan Pondok Modern untuk
melaksanakan taujiihaat dan irsyadaat pada besok harinya serta mengantarkannya

H–7

B  Menyiapkan amplop dan kapur didepan Pengasuhan Santri dan dibagikan oleh staf Pengasuhan Santri kepada
guru-guru pembimbing

B  Pemilihan utusan konsulat dan menyerahkan nama-nama utusan ke Staf Pengasuhan Santri

B  Pendataan nama-nama utusan konsulat

B  Pengumpulan utusan konsulat di kantor Pengasuhan Santri untuk pengarahan tentang pemilihan formatur oleh
Bapak Pimpinan oleh Bapak Pimpinan Pondok Modern di BPPM

H–6

B  Laporan Staf Pengasuhan Santri kepada Pimpinan Pondok Modern mengenai nama-nama utusan konsulat

B  Panitia meneruskan pekerjaan dan meneruskan Background serta pekerjaan lain yang belum terselesaikan
( pekerjaan harus sudah selesai sebelum H – 3 )

H–5

B  Penertiban Balai Pertemuan untuk mengadakan penentuan utusan konsulat dan pemilihan 10 besar dengan skema

B  Deret pertama dari barat                            :           Indonesia Barat

B  Deret kedua dari barat                                :           Jawa Barat

B  Deret ketiga dari barat                                :           Jawa Tengah

B  Deret keempat dari barat                            :           Jawa Timur

B  Deret kelima / Deret timur                        :           Indonesia Timur

B  Setiap meja 2 orang utusan

B  Pemasangan taplak di tiap-tiap meja

B  Persiapan sofa dan podium untuk Bapak Pimpinan

B  Pelaksanaannya pada malam hari setelah ‘Isya`

H–4

B  Pengajuan 10 besar kepada Bapak Pimpinan Pondok Modern ( Pagi )

B  10 besar menghadap Bapak Pimpinan Pondok Modern untuk mendengarkan keputusan mengenai formatur
OPPM I dan II

B  karantina 10 besar untuk membuat formatur Pengurus Organisasi Pelajar Pondok Modern di Midho`ah lantai Dua

H–3
B  Pengajuan Formatur Pengurus Baru Organisasi Pelajar Pondok Modern oleh Formatur I dan II disertai Staf
Pengasuhan Santri kepada Bapak Pimpinan Pondok Modern

B  Panitia bekerja seperti biasa untuk melaksanakan pekerjaan yang belum terselesaikan terutama bagian dekorasi
dan persidangan

B  Membuat surat undangan kepada Bapak Pimpinan Pondok Modern untuk menghadiri acara penentuan calon
pengurus OPPM

B  Selesainya semua pekerjaan terutama Background, papan bagian, papan kelas, papan hiasan yang akan ditempel
di Balai Pertemuan Pondok Modern Darussalam Gontor

B  Penempelan semua hiasan dinding kecuali Background

B  Penentuan pemain Piano Hymne Oh ... Pondokku dan Dirigentnya

B  Penentuan acara Laporan Pertanggungjawaban dan MC serta Qori’ disetiap acara dari kelas 5

H–2

B  Pemanggilan calon Pengurus OPPM yang baru oleh Staf Pengasuhan Santri dan pengarahan mengenai acara
pemanggilan yang akan diadakan malamnya

B  Persiapan tempat pemanggilan yang berada di kantor Pimpinan Aligarh

B  Setelah perkumpulan penentuan calon pengurus diadakan pengarahan oleh Staf Pengasuhan Santri untuk
persiapan pelaksanaan pergantian Pengurus OPPM

B  Penertiban Balai Pertemuan dan penempelan denah tempat duduk perkelas di papan tulis sebanyak 3 papan

B  Persiapan sambutan oleh ketua OPPM Lama, Baru, dan Ketua Panitia Pergantian OPPM

H–1

B  Pemeriksaan laporan pengurus lama oleh Staf Pengasuhan Santri dan Tajaddud pembaca laporan, pemberi
sambutan, MC, Qori’, Pianis, Dirijent, di Pengasuhan Santri

B  Latihan cara masuk Balai Pertemuan oleh Pengurus Lama dan Baru setelah Sholat Dzuhur

B  Penempelan background dan tulisannya