Laporan PKL Ai Fitri OTKP

i
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)
PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

SISTEM BUKU AGENDA DI NOTARIS DAN PPAT
YANI JAMIATUSYARIFAH, SH., M. Kn
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menyelesaikan

Program Praktik Kerja Lapangan (PKL)
KOMPETENSI KEAHLIAN
OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN
AI FITRI
NIS. 202110109
YAYASAN BINA DINAMIKA

SMK DHARMA KUSUMA CIANJUR
Jl. KH. Abdullah Bin Nuh RT 05/RW 18 Kelurahan Pamoyanan
Kecamatan Cianjur Kabupaten Cianjur
Email : info@smkdharmakusumacianjur.sch.id
2022
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : Ai Fitri
NIS : 202110109
Judul Laporan : Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Sistem Buku
Agenda Di Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH.,
M. Kn.
Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa Laporan Praktik Kerja

Lapangan (PKL) ini sepenuhnya merupakan hasil karya sendiri. Tidak ada bagian
di dalamnya yang merupakan plagiat (penjiplakan), pengambil alihan data,
tulisan atau pemikiran orang lain yang penulis akui sebagai hasil tulisan atau
pemikiran penulis sendiri ataupun pengutipan dengan cara-cara yang tidak sesuai
dengan etika keilmuwan yang berlaku.
Atas pernyataan ini saya siap menerima resiko atau sanksi yang dijatuhkan
kepada saya apabila dikemudian hari ditemukan pelanggaran etika keilmuwan
dalam karya tulis ini, atau klaim dari pihak lain terhadap keaslian karya tulis ini.
Cianjur, 21 Maret 2022

Yang Membuat Pernyataan,
Ai Fitri
i
LEMBAR PERSETUJUAN
Nama : Ai Fitri
NIS : 202110109
Judul Laporan : Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Sistem
Buku Agenda Di Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M.Kn.
Telah Disetujui Untuk Diajukan Pada Sidang Laporan PKL

Kompetensi Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
SMK Dharma Kusuma Cianjur
Menyetujui,
Pembimbing
Niken Jumita Septerina, SP.
ii
LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK SEKOLAH
Laporan Ini Telah Dipertahankan Dan Telah Diperbaiki Sesuai Dengan

Masukan Dewan Penguji Sidang Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Pada tanggal 22 Maret 2022
Mengesahkan
Kompetensi keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
Penguji Program Studi OTKP

Ketua
Yus Rahman Rusmana, SH. Niken Jumita Septerina, SP.
Mengetahui
Kepala SMK Dharma Kusuma Cianjur
Dudun Sudrajat, S. IP., MM.
iii
LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK INSTANSI
Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Yang Disusun Oleh :

Nama : Ai Fitri
NIS : 202110109
Kompetensi Keahlian : Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

DI NOTARIS DAN PPAT YANI JAMIATUSYARIFAH, SH., M. Kn.
Jl. Gatot Mangkupradja No. 45 Desa Nagrak, Kec. Cianjur, Kab. Cianjur
Tanggal 20 Desember 2021 s/d 18 Februari 2022
Telah disetujui Sebagai Laporan PKL Siswa

Cianjur, 18 Februari 2022

Mengetahui :
Pimpinan Notaris dan PPAT Pembimbing Instansi
Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. M. Rizqi Ardiansyah, S. Pd.
iv
KATA PENGANTAR
Assalamu „ alaikum Wr.Wb.
Alhamdulillah atas berkat ridho Allah SWT yang telah melimpahkan

rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan
laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan sebaik mungkin yang bisa penulis
lakukan. Dalam kompetensi keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran SMK
Dharma Kusuma Cianjur Tahun Pelajaran 2021/2022, di Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH,M.Kn.
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini saya buat sebagaimana yang telah
saya kerjakan selama masa PKL di kantor Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH,M.Kn. Sebagai bahan pertanggungjawaban saya dalam
melaksanakan PKL selama kurang lebih 2 (dua) bulan. Mulai Tanggal 20
Desember 2021 sampai dengan 19 Februari 2022. Penyusunan laporan PKL ini
juga dimaksud sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Praktik
Kerja Lapangan (PKL). Untuk itu kami ucapkan terimakasih kepada Yth:
1. Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dalam proses pembuatan

laporan.
2. Orang tua yang telah banyak membantu serta memberikan dorongan doa
sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
ini.
3. Bapak M. Fikri Febriansyah, S.E Selaku Ketua Yayasan SMK Dharma
Kusuma Cianjur.
4. Bapak Dudun Sudrajat, S.IP, MM Selaku Kepala SMK Dharma Kusuma
Cianjur.
5. Bapak Aji Nurjaman, S.S Selaku Wakasek Bidang Kurikulum SMK Dharma
Kusuma Cianjur.
6. Bapak Daud Syarifudin, S.Pdi Selaku Wakasek Bidang Kesiswaan SMK
Dharma Kusuma Cianjur.
v
7. Ibu Siti Melani Ulfah Nasdiani, Amd.Kep Selaku ketua pokja Praktik Kerja
Lapangan (PKL) Tahun Pelajaran 2021-2022 SMK Dharma Kusuma Cianjur.
8. Ibu Niken Jumita Septerina, SP Selaku Ketua Program Keahlian Otomatisasi
Tata Kelola Perkantoran.
9. Ibu Yani Jamiatusyarifah, SH,M.Kn. Yang telah memberikan saya izin untuk
melaksanakan PKL di kantornya.
10. Bapak Mochamad Rizqi Ardiansyah, S.Pd. Yang telah membimbing saya
dalam melakukan pekerjaan selama PKL.
11. Ibu Aan Risanah, Bapak Muhamad Faizal Fauzi, SH. Bapak Abdul Rohim,
SE, dan Bapak Eqi Rizqi Ramadhan Selaku Staff Kantor Notaris dan PPAT
Yani Jamiatusyarifah, SH,M.Kn.
12. Semua pihak baik secara langsung maupun tidak langsung yang telah
membantu penulis.
Semoga Allah SWT membalas amal kebaikan Bapak/Ibu dan semua pihak
yang telah membantu dan mendukung saya dalam pelaksanaan hingga
penyusunan laporan PKL ini. Amin yarobal alamin. Saya sangat menyadari bahwa
laporan PKL ini bukanlah suatu karya yang telah sempurna. Saran dan masukan
yang konstruktif/membangun terhadap laporan PKL ini sangat saya nantikan dan
terbuka bagi semua pihak untuk kesempurnaan laporan ini dikemudian hari.
Wassalamu ` alaikum Wr.Wb.
Cianjur, 21 Maret 2022
Penyusun,
Ai Fitri
vi
DAFTAR ISI
LEMBAR PERNYATAAN ..............................................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK SEKOLAH ............................................. iii
LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK INSTANSI ...............................................iv
KATA PENGANTAR ......................................................................................................v
DAFTAR ISI ................................................................................................................. vii
DAFTAR TABEL ............................................................................................................x
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................................xi
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................. xii
BAB I ................................................................................................................................1
PENDAHULUAN ............................................................................................................1
1.1. Latar Belakang ...............................................................................................1
1.2. Tujuan ............................................................................................................2
1.3. Manfaat ..........................................................................................................3
BAB II ...............................................................................................................................4
LANDASAN TEORI........................................................................................................4
2.1. Surat ....................................................................................................................4
2.1.1. Pengertian Surat ...............................................................................................4
2.1.2. Pengertian Surat Masuk ....................................................................................8
2.1.3. Pengertian Surat Keluar ....................................................................................8
2.1.4. Jenis – Jenis Surat .............................................................................................8
2.1.5. Perlengkapan Surat ......................................................................................... 14
2.1.6. Bagian – Bagian Surat .................................................................................... 16
2.1.7. Bentuk – Bentuk Surat .................................................................................... 20
2.2. Buku Agenda ..................................................................................................... 21
vii
2.2.1. Pengertian Buku Agenda ................................................................................ 21
2.2.2. Fungsi Buku Agenda ...................................................................................... 21
2.2.3. Jenis Buku Agenda ......................................................................................... 22
2.2.4. Istilah dalam Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda .................................... 24
2.3. Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda ................................................ 25
2.3.1. Pengertian Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda ........................... 25
2.3.2. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda .............................. 26
2.4. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda ................................................ 30
2.4.1. Pengertian Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda ........................... 30
2.4.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sitem Buku Agenda ................................ 31
BAB III ........................................................................................................................... 35
OBJEK PENELITIAN .................................................................................................. 35
3.1. Gambaran Umum Instansi/Perusahaan ......................................................... 35
3.1.1. Pengertian Notaris dan PPAT ................................................................... 35
3.1.2. Fungsi Notaris dan PPAT ......................................................................... 36
3.1.3. Peranan Notaris ........................................................................................ 36
3.1.4. Program Pokok ......................................................................................... 43
3.1.5. Fasilitas Utama dan Penunjang ................................................................. 44
3.1.6. Sarana dan Prasarana ................................................................................ 45
3.1.7. Jenis Pelayanan ........................................................................................ 47
3.2. Struktur Organisasi ....................................................................................... 48
3.2.1. Job Deskripsi ............................................................................................ 48
3.2.2. Struktur Organisasi ....................................................................................... 54
3.3. Sejarah Instansi/Perusahaan ......................................................................... 54
3.3.1. Waktu Pendirian ....................................................................................... 54
3.3.2. Kronologis Pendirian ................................................................................ 60
viii
3.3.3. Tujuan Pendirian ...................................................................................... 61
3.3.4. Peta Lokasi Perusahaan ................................................................................ 64
BAB IV............................................................................................................................ 65
HASIL DAN PEMBAHASAN ...................................................................................... 65
4.1. Hasil .................................................................................................................. 65
4.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda ............................ 65
4.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda ............................ 69
4.2. Pembahasan .................................................................................................. 75
BAB V ............................................................................................................................. 77
PENUTUP ...................................................................................................................... 77
5.1. Kesimpulan .................................................................................................. 77
5.2. Saran ............................................................................................................ 77
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 79
LAMPIRAN-LAMPIRAN
ix
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Format Buku Agenda Tunggal ........................................... 23
Tabel 2.2 Format Buku Agenda Surat Masuk ..................................... 23
Tabel 2.3 Format Buku Agenda Surat Keluar .................................... 23
Tabel 2.4 Format Buku Agenda Kembar ............................................ 24
Tabel 2.5 Format Lombar Disposisi.................................................... 28
Tabel 2.6 Format Buku Ekspedisi ....................................................... 29
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kartu Pos ............................................................................. 9
Gambar 2.2 Warkat Pos .......................................................................... 9
Gambar 2.3 Surat Bersampul .................................................................. 10
Gambar 2.4 Memorandum ..................................................................... 10
Gambar 2.5 Surat Telegram .................................................................... 11
Gambar 3.1 Logo Notaris dan PPAT ...................................................... 36
Gambar 3.2 Proses Pembuatan Salinan Akta .......................................... 47
Gambar 3.3 Struktur Organisasi .............................................................. 54
Gambar 3.4 Peta Lokasi .......................................................................... 64
Gambar 4.1 Mencatat Surat Masuk ......................................................... 66
Gambar 4.2 Melubangi Surat .................................................................. 67
Gambar 4.3 Mengarsipkan Surat Masuk ................................................. 68
Gambar 4.4 Menyimpan Surat ................................................................ 68
Gambar 4.5 Contoh Surat keluar Notaris ................................................ 70
Gambar 4.6 Contoh Surat Keluar PPAT ................................................. 71
Gambar 4.7 Mencatat Surat Keluar ......................................................... 72
Gambar 4.8 Mengetik Surat Keluar ........................................................ 72
Gambar 4.9 Mencap Surat Keluar ........................................................... 73
Gambar 4.10 Penyampulan Surat.............................................................. 74
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Target Pencapaian
Lampiran 2 Jurnal Kegiatan
Lampiran 3 Gambar Dokumentasi Kegiatan PKL
Lampiran 4 Daftar Nilai Peserta PKL
Lampiran 5 Daftar Nilai Peserta PKL Aspek Non-Teknis
xii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Penanganan surat perlu diterapkan untuk masing-masing unit

organisasi, karena sumber informasinya yang bermanfaat untuk kemajuan
organisasi secara maksimal. Oleh karena itu, informasi harus diperoleh
secara cepat, tepat, lengkap, dan akurat agar organisasi dapat berjalan
dengan baik. Informasi yang sudah diolah akan sangat berguna bagi
organisasi dalam proses pengambilan keputusan dan menentukan kebijakan.
Informasi yang akurat, autentik, dan dapat dipertanggungjawabkan salah
satunya berasal dari surat.
Surat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu

pihak kepada pihak lain. Surat masih digunakan sampai sekarang karena
surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya,
kelebihan tersebut surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain
berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan
bukti hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum. Sebuah surat, baik
itu surat masuk maupun surat keluar pasti mempunyai manfaat yang besar.
Hal itu menjadikan surat sebagai hal yang sangat penting karena melalui
surat suatu organisasi dapat berhubungan dengan pihak lain tanpa harus
bertatap muka secara langsung.
Pada kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.

diterapkan dua jenis penanganan surat diantaranya penanganan surat masuk
dan surat keluar yang dilakukan dengan menggunakan sistem buku agenda.
Penguasaan penanganan surat tersebut sangat dibutuhkan demi kelancaran
komunikasi dan mempengaruhi kemajuan sebuah organisasi antara Notaris
dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. dengan berbagai pihak baik di
dalam maupun di luar organisasi/Instansi. Namun yang menjadi
1
2
permasalahannya dalam penanganan surat masuk dan surat keluar di kantor

Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Masih kurang baik
dalam penyimpanan suratnya, diantaranya masih kurang lemari
penyimpanan dan ruangan arsip. Sehingga diperlukan penyimpanan yang
efektif, karena kerahasiaan surat akan terjaga, surat tersimpan dengan baik
dan surat mudah dicari jika suatu saat diperlukan. Berdasarkan latar
belakang di atas dapat diketahui mengenai pentingnya penanganan surat
dalam suatu organisasi/instansi dan sistemnya, maka penulis tertarik untuk
menulis Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan judul
“Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda Di
Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.”
Alasan penulis mengambil judul tersebut karena penulis ingin lebih

mengetahui tentang bagaimana penanganan surat masuk dan surat keluar
sistem buku agenda di Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.
Dan judul ini pun sesuai dengan bidang dan pengalaman yang penulis
lakukan selama Praktik Kerja Lapangan (PKL).
1.2. Tujuan
1.2.1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui dan memahami tentang Penanganan Surat
Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda.
1.2.2. Tujuan Khusus
1. Untuk mengetahui Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Sistem Buku Agenda di kantor Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.
2. Untuk mengetahui kendala yang dialami dalam Penanganan
Surat Masuk Dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda di kantor
Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.
3
1.3. Manfaat
1.3.1. Manfaat Bagi Penulis

1. Dapat meningkatkan pengetahuan tentang penanganan surat
masuk mulai dari penerimaan sampai disimpan.
2. Dapat meningkatkan pengetahuan tentang penanganan surat
keluar mulai dari pembuatan konsep sampai tahap pengiriman
surat.
3. Untuk mengasah keterampilan penulis atas apa yang telah
dipelajari secara materi di sekolah.
4. Dapat menambah pengalaman dan keterampilan mengenai tata
cara kerja di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah,
SH., M. Kn.
1.3.2. Manfaat Bagi Sekolah
1. Sebagai bahan penunjang pendidikan
2. Untuk meningkatkan citra sekolah kepada masyarakat maupun
perusahaan.
1.3.3. Manfaat Bagi Instansi
Laporan ini diharapkan dapat memberikan informasi guna
meningkatkan efektifitas dalam Penanganan Surat Masuk Dan Surat
Keluar Sistem Buku Agenda di kantor Notaris dan PPAT Yani
1.3.4. Manfaat Bagi Masyarakat
Diharapkan masyarakat bisa lebih mengetahui pentingnya
Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
secara efektif dan efisien.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Surat
2.1.1. Pengertian Surat
Secara umum surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk

menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak lain. Surat
juga dapat diartikan sebagai salah satu alat komunikasi yang cara
penyampainya secara tertulis baik oleh individu maupun
organisasi/instansi lain kepada pihak tertentu yang bertujuan untuk
memberikan informasi (Manis. 2019. Pengertian Surat, 1,
https://www.pelajaran.co.id/pengertian-surat/, diperoleh tanggal 29
Agustus 2019).
Adapun pengertian surat Menurut Para Ahli yaitu :
a. Pratama (1997:1)
Menurut Pratama, Surat adalah sebuah alat atau sarana yang

difungsikan untuk mengambil informasi juga pernyataan dengan
secara tertulis dari pihak yang satu ke pihak yang lainnya, baik itu
dilakukan atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu
instansi perusahaan atau pun juga sebuah organisasi.
b. Ys. Mario (2000:15)
Menurut Ys. Mario, Surat adalah alat komunikasi tertulis

atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi
secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain.
4
5
c. Yose Rizal (2003:2)
Menurut Yose Rizal, Surat adalah alat yang digunakan

untuk dapat menyampaikan maksud dengan secara tertulis atau
sebagai salah satu jenis komunikasi tulisan.
d. Agus Sugiarto (2005:2)
Menurut Agus Sugiarto, Surat sebagai suatu sarana

komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Lebih jelasnya, Surat
adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada
pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan
kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi,
pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.
e. Djoko Purwanto
Menurut Djoko Purwanto, Surat adalah sarana komunikasi

yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis
maupun non bisnis.
f. Prajudi Atmosudirdjo
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, Surat adalah helai kertas

yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama
kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat
tertentu dan memuat bahan komunikasi.
g. Diana Nababan
Menurut Diana Nababan, Surat adalah suatu alat

komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan
dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan
gambaran tentang pribadi pengirimnya.
6
h. Iis Sopyan
Menurut Iis Sopyan, Surat adalah suatu model komunikasi

tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan
informasi atau mempertukarkan ide.
i. J. Wajong
Menurut J. Wajong, Surat adalah pernyataan/ucapan tertulis

terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
j. Sugeng Rusmiwari
Menurut Sugeng Rusmiwari, Surat adalah alat komunikasi

yang menggunakan bahasa tulisan dalam kertas yang sangat erat
kaitannya dengan aktivitas manusia.
k. LG.Wursanto
Menurut LG.Wursanto, Surat adalah suatu alat

penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan,
pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara
tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
l. Suhanda Panji
Menurut Suhanda Panji, Surat adalah sehelai kertas atau

lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh
seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun
kedutaan dalam organisasi kantor (Manis. 2019. Pengertian Surat,
2, https://www.pelajaran.co.id/pengertian-surat/, diperoleh tanggal
29 Agustus 2019).
7
Menurut Mulyono (2021. Korespondensi SMK/MAK Kelas X : 53)

Secara umum, surat merupakan alat komunikasi tertulis. Meskipun
demikian, jika didefinikasikan lebih rinci, surat adalah alat
komunikasi tertulis yang dibuat oleh suatu pihak dan ditujukan kepada
pihak lain untuk menyampaikan informasi. Informasi dalam surat
tersebut dapat berupa hal-hal berikut.
a. Pernyataan
b. Pemberitahuan
c. Permohonan
d. Perintah
e. Laporan
Secara umum, tujuan seseorang atau lembaga menulis surat, antara

lain sebagai berikut.
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat yang dituju.

b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat atas isi/informasi
surat.
c. Berdasarkan pengertian tersebut dapat diketahui bahwa surat
mempunyai beberapa fungsi.
Fungsi surat antara lain sebagai berikut.
a. Surat merupakan dokumen tertulis sehingga surat menjadi bukti
tertulis dapat dijadikan bukti yang memiliki kekuatan hukum.
yang
b. Surat sebagai wakil dari pembuat surat, baik lembaga maupun
pribadi, yang membawa pesan atau informasi untuk penerima
surat.
c. Surat sebagai pedoman/pegangan untuk berkegiatan.
d. Surat sebagai catatan/dokumentasi historis dalam berkegiatan yang
nantinya dapat dipergunakan untuk kegiatan yang akan datang.
8
2.1.2. Pengertian Surat Masuk
“Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari

instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos
(kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (penerima surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor
80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah menyatakan bahwa, Surat masuk adalah semua surat dinas
yang diterima” (Pramono, 2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 46).
2.1.3. Pengertian Surat Keluar
“Surat keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban

atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi,
lembaga, kantor lain, atau perorangan agar terjalin rangkaian
hubungan timbal balik yang serasi yang berakibat menguntungkan
kedua belah pihak” (Pramono, 2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X :
62).
2.1.4. Jenis – Jenis Surat
Mulyono (2021. Korespondensi SMK/MAK Kelas X : 53-58) Jenis

surat banyak ragamnya. Untuk memudahkan mengetahui jenis-jenis
surat, kita dapat meninjau dari berbagai segi, antara lain sebagai
berikut :
a. Menurut Wujudnya
Ditinjau dari wujudnya, surat dapat dibedakan menjadi

beberapa jenis, antara lain sebagai berikut :
1) Kartu Pos merupakan surat yang ditulis pada secarik kartu

yang dapat diposkan. Kartu pos biasanya berukuran 10 × 15
cm.
9
Gambar 2.1 Kartu Pos
Sumber : Buku Korespondensi SMK/MAK Kelas X
2) Warkat Pos merupakan surat tertutup yang ditulis pada sehelai

kertas cetakan yang dapat dilipat menjadi amplop. Warkat pos
digunakan untuk menyampaikan informasi yang cukup
panjang dalam sehelai kertas.
Gambar 2.2 Warkat Pos
3) Surat Bersampul merupakan surat yang isi pesannya dibuat

pada kertas kertas terpisah. Pengiriman surat bersampul
menggunakan amplop dengan memasukkan kertas surat
tersebut ke dalamnya.
10
Gambar 2.3 Surat Bersampul
4) Memorandum atau Nota merupakan surat yang digunakan

untuk keperluan intern suatu instansi. Memorandum dan nota
berguna untuk memberi atau meminta informasi serta
petunjuk antara pejabat kantor.
Gambar 2.4 Memorandum
5) Telegram merupakan tanda berita yang tercetak dari jarak

jauh dengan sarana pesawat telegram dalam waktu tertentu.
Pesan telegram relatif singkat.
11
Gambar 2.5 Surat Telegram
b. Menurut Tujuannya
Ditinjau dari tujuannya, surat dapat dibedakan menjadi

1) Surat pemberitahuan, yaitu surat yang isinya memuat

pemberitahuan kepada seluruh anggota dalam suatu
lingkungan bagian dari suatu instansi atau perusahaan.
2) Surat perintah, yaitu surat yang dikeluarkan oleh suatu pihak
yang kedudukannya lebih tinggi kepada pihak yang berada di
bawahnya untuk melakukan sesuatu.
3) Surat permintaan, yaitu surat yang dikirim oleh instansi atau
perusahaan yang isinya memuat permintaan rincian informasi
secara lengkap mengenai suatu produk atau jasa yang
ditawarkan kepadanya.
4) Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan mengingatkan
kesalahan karyawan/ pegawai pada suatu instansi atau
perusahaan.
5) Surat panggilan, yaitu surat yang isinya memuat suatu
panggilan kepada seseorang baik secara pribadi maupun
ikatan dinas.
12
6) Surat susulan, yaitu surat penegasan atas surat yang pertama

atau adanya perubahan dalam surat pertama. suatu
7) Surat keputusan, yaitu surat yang isinya memuat keputusan
atas dasar pertimbangan yang digunakan untuk mengambil
sebuah keputusan.
8) Surat laporan, yaitu surat yang isinya memuat laporan kerja
untuk diberitahukan kepada pihak lain.
9) Surat perjanjian, yaitu surat kesepakatan antara dua pihak atau
lebih untuk melakukan sesuatu serta tidak melakukan sesuatu
sesuai kesepakatan diantara mereka. Surat perjanjian biasanya
berisi tentang hak dan kewajiban masing masing pihak yang
melakukan kesepakatan.
10) Surat penawaran, yaitu surat jual yang dikirimkan kepada
calon pembeli yang mengirimkan atau tidak mengirimkan
surat permintaan penawaran.
c. Menurut Sifat Isi dan Asalnya
Ditinjau dari sifat isi dan asalnya, surat dapat dibedakan

menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut :
1) Surat dinas, yaitu surat yang digunakan oleh suatu instansi

untuk kepentingan tugas dinas.
2) Surat niaga/bisnis, yaitu surat yang kegunaannya pada
kalangan lembaga lembaga usaha.
3) Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan oleh seseorang
kepada orang lain secara pribadi.
4) Surat sosial, yaitu surat yang isinya masalah sosial dan dibuat
oleh lembaga lembaga sosial.
13
d. Menurut Jumlah Penerima
Ditinjau dari jumlah penerimanya, surat dapat dibedakan

menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut :
1) Surat biasa, yaitu surat yang dikirim kepada satu orang atau
satu petugas lembaga.
2) Surat edaran, yaitu surat yang dikirim kepada orang banyak
atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada
khalayak umum.
3) Surat pengumuman, yaitu surat yang dibuat atau ditulis
dengan maksud ditujukan kepada sekelompok orang atau
sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu per satu.
e. Menurut Keamanan Isinya
Ditinjau dari keamanan isinya, surat dapat dibedakan menjadi

1) Surat sangat rahasia, yaitu surat yang kerahasiaannya harus

dijaga ekstra ketat karena isi dan alamat yang dituju tidak
boleh diketahui orang lain.
2) Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidak dimaksudkan
untuk diketahui oleh orang-orang di luar pihak-pihak yang
saling berkontak surat/pihak-pihak yang berkepentingan.
3) Surat biasa, yaitu surat yang berisi hal-hal yang biasa atau
tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan.
f. Menurut Jangkauannya
Ditinjau dari jangkauannya, surat dapat dibedakan menjadi

1) Surat intern, yaitu surat yang berasal dari dalam suatu instansi
itu sendiri dan ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.
14
2) Surat ekstern, yaitu surat yang berasal dari luar suatu instansi,
misalnya surat yang masuk melalui pos.
2.1.5. Perlengkapan Surat
Mulyono (2021. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 58-59)

Pembuatan sebuah surat memerlukan perlengkapan-perlengkapan
tertentu. Perlengkapan surat tersebut antara lain sebagai berikut :
a. Kertas Surat
1) Kertas, HVS atau juga disebut bond paper
2) Kertas stensil atau juga disebut duplicating paper
3) Kertas doorslag atau juga disebut bank paper
4) Union skin
5) Airmail paper
6) Kertas tulis bergaris
Selain jenis kertas seperti yang telah disebutkan, juga terdapat

benda-benda pos yang dijual di kantor pos, antara lain sebagai berikut.
1) Kartu pos
2) Warkat pos
3) Wesel pos, yaitu sarana pelayanan pengiriman uang melalui pos.
4) Kartu C7, yaitu kartu tanda tangan yang kegunaannya untuk urusan
pos, misalnya mengambil kiriman uang atau barang yang dikirim
melalui kantor pos tanpa harus meminta tanda tangan pejabat.
b. Ukuran Kertas
Kertas mempunyai beberapa jenis ukuran, antara lain sebagai

berikut :
1) Kertas folio (21 × 23) cm

2) Kertas kuarto (21 x 28) cm 3) Kertas dobel folio (42 x 33) cm
3) Kertas A0 (59,4 × 118,9) cm
4) Kertas A1 (59,4 x 84,1) cm 6) Kertas A2 (45 x 59,1) cm
15
5) Kertas A3 (42 x 29,7) cm

6) Kertas A4 (21 x 29,7) cm
7) Kertas A5 (14,8 x 21) cm
8) Kertas A6 (10,5 x 14,8) cm
c. Sampul Surat
Ada macam-macam sampul surat yang perlu diketahui,

antara lain sebagai berikut :
1) Berdasarkan ukuran kertas yang digunakan sampul surat

dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut.
(a) Sampul persegi empat (kuarto)
(b) Sampul persegi panjang (folio)
(c) Sampul berjendela (surat telegram)
2) Berdasarkan wujudnya sampul surat dibagi menjadi beberapa

jenis, antara lain sebagai berikut.
(a) Sampul banker (yang membuka bagian yang memanjang)
(b) Sampul pocket (yang membuka bagian yang pendek)
(c) Sampul berjendela (window), yaitu sampul berjendela

dengan tutup kertas kaca
(d) Aperture envelopes (jendela tidak memakai kaca)

16
2.1.6. Bagian – Bagian Surat
Mulyono (2021. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 61-64) Salah satu

syarat dan ketentuan penulisan surat yang baik dan benar perlu
memperhatikan bagian-bagiannya. Bagian-bagian surat yang akan
diuraikan berikut merupakan bagian-bagian surat resmi. Bagian-
bagian surat resmi antara lain sebagai berikut :
a. Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat atau kop surat merupakan bagian surat yang
paling atas. Kop surat berfungsi memberi informasi mengenai
nama, alamat, kegiatan dari lembaga pengirim. Selain itu, kop
surat juga bisa menjadi sarana promosi instansi pengirimnya. Isi
kop surat antara lain sebagai berikut :
1) Logo atau lambang instansi, lembaga, perusahaan atau
organisasi pengirim.
2) Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi
pengirim.
3) Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi
pengirim.
4) Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web
instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi pengirim.
Umumnya, setelah penulisan kop surat, di bawahnya terdapat

sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala/kop
surat dengan bagian bagian surat yang lain.
b. Tempat dan Tanggal Surat
Tempat dan tanggal surat merupakan bagian kedua yang harus

dicantumkan dalam pembuatan surat. Tempat dan tanggal surat
akan memberi informasi kepada pembaca di mana dan kapan surat
tersebut dibuat. Khusus untuk tempat, biasanya tidak ditulis karena
sudah tercantum dalam kop surat. Untuk surat tidak resmi harus
17
mencantumkan tempat karena tidak memiliki kepala/kop surat.

Berikut contoh penulisan tempat dan tanggal surat.
1) 30 Oktober 2017
2) Surakarta, 30 Oktober 2017 (untuk surat bukan resmi).
c. Nomor Surat
Surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga atau

instansi dibubuhkan nomor surat. Nomor surat biasanya ditulis
sesuai urutan, yakni nomor urut penulisan surat, kode surat,
tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat. Fungsi penomoran surat
tersebut antara lain sebagai berikut :
1) Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun

penemuannya kembali dalam pengarsipan. 2) Mengetahui
jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh suatu
lembaga atau instansi.
2) Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
3) Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat-
menyurat.
Berikut contoh penulisan nomor surat.
1) Nomor: 123/PMI/30/10/2017
2) Nomor: 078/LSPJ/01/11/2017
d. Lampiran
Lampiran merupakan bagian penjelas yang memberi informasi

apakah surat tersebut disertai berkas atau dokumen lain. Jika tidak
disertai, maka lampiran bisa ditiadakan.
18
e. Hal
Hal atau perihal merupakan bagian surat yang berfungsi

memberi petunjuk isi surat tersebut kepada pembaca.
f. Alamat Dalam
Alamat surat dibagi menjadi dua, yakni alamat luar dan alamat
dalam. Alamat luar merupakan alamat yang ditulis pada sampul
surat, sedangkan alamat dalam merupakan alamat yang ditulis di
dalam surat berupa alamat orang atau instansi yang dituju.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat dalam
surat, antara lain sebagai berikut :
1) Tidak perlu menggunakan kata "Kepada" karena sudah
menggunakan kata "Yang terhormat". Penggunaan kata
kepada mengurangi keefektifan kalimat.
2) Menggunakan kata "Yang terhormat" yang dapat disingkat
menjadi "Yth."
3) Menggunakan kata "Bapak", "Ibu" atau "Sdr" jika yang dituju
adalah seseorang bukan nama instansi. Kata "Bapak, Ibu, Sdr"
selalu ditulis dengan huruf kapital di awal kata dan diikuti
oleh nama orang.
4) Di setiap baris pada bagian alamat dalam tidak diakhiri oleh
tanda baca titik (.).
5) Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju secara
lengkap.
Contoh: Yth. Bapak Tugiyo
Kepala Sekolah SMK Bakti Mulia 1 Jalan Andalan Anda No.

25, Pucangsawit Jebres, Surakarta – 57126
19
g. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan kalimat pembuka yang
berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis
dengan huruf kapital di awal kata dan diakhiri oleh tanda baca
koma (,).
Contoh:
Dengan hormat, Salam pramuka,
Assalamualaikum wr. wb.,
h. Isi Surat
Isi surat dibagi menjadi tiga bagian, antara lain sebagai berikut :
1) Pembuka
Pembuka merupakan alinea pertama yang berfungsi sebagai
pengantar atau pendahuluan terhadap informasi yang
disampaikan di alinea isi.
2) Isi
Alinea isi berisi informasi yang akan disampaikan.
3) Penutup
Alinea penutup berisi ucapan terima kasih atau harapan dari
penulis surat kepada pembaca surat.
i. Salam Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat. Untuk menutup surat
biasanya menggunakan kata "Hormat saya" dan "Hormat kami".
Penulisan salam penutup diawali oleh huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca koma (,).
j. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan Setelah salam penutup,
bagian surat selanjutnya ialah nama jelas pengirim surat beserta
tanda tangannya.
20
k. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau
orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh Tembusan:
1. Kepala SMK Bakti Mulia 2
2. Pembina OSIS SMK Bakti Mulia 2
2.1.7. Bentuk – Bentuk Surat
Mulyono (2021. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 64-70) Bentuk-

bentuk surat dalam bahasa indonesia dibedakan menjadi beberapa
jenis, antara lain sebagai berikut :
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
Bentuk surat lurus penuh (full block style) merupakan bentuk

surat yang paling mudah. Surat bentuk ini, semua bagian suratnya
ditulis dari kiri.
b. Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk surat lurus mempunyai kemiripan dengan bentuk surat

lurus penuh. Hanya saja terdapat perbedaan pada penempatan
tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang, dan nama
jabatan yang terletak di sebelah kanan.
c. Bentuk Lekuk (Indented Style)
Ciri khas dari surat bentuk lekuk terletak pada penulisan

alamat tujuan yang bergerigi. Baris pertama dimulai dari margin
kiri dan baris kedua serta seterusnya dimulai dengan menjorok
lima hentakan. Tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan
jabatan, diketik di sebelah kanan, sedangkan pada isi surat diketik
masuk ke dalam lima hentakan setiap pergantian alinea baru.
21
d. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Bentuk surat setengah lurus merupakan campuran antara

bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat surat
sama dengan bentuk surat lurus hanya saja pada pengetikan
bagian isi surat sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap
alinea masuk lima hentakan.
e. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk surat alinea menggantung pengetikan pada baris

pertama setiap alinea diketik di sebelah kiri, kemudian baris
berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian alinea.
f. Bentuk Surat Resmi Gaya Baru
Bentuk surat resmi atau official style sering digunakan oleh

instansi-instansi pemerintah untuk penulisan surat dinas.
2.2. Buku Agenda
2.2.1. Pengertian Buku Agenda
“Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu tahun. Petugas yang
mengagendakan surat disebut agendaris” (Pramono, 2019. Kearsipan
SMK/MAK Kelas X: 49).
2.2.2. Fungsi Buku Agenda
Menurut Pramono (2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 50)

fungsi buku agenda adalah sebagai berikut :
a. Sebagai alat bukti surat masuk dan surat keluar

Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang
masuk atau sampai keluar bisa diidentifikasi dengan mudah.
22
Pencarian berkas-berkas penting juga akan terbantu dengan

adanya buku agenda kerja.
b. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun
waktu tertentu.
Terkadang ada keadaan dimana perusahaan, bisnis, atau

organisasi perlu melihat kembali berapa jumlah surat masuk
maupun surat keluar dalam waktu tertentu. Dengan membuat
rincian dalam buku agenda kerja, situasi seperti ini juga akan bisa
dilewati dengan mudah.
c. Untuk mengetahui penomoran surat keluar
Untuk mengeluarkan suatu surat, perusahaan, bisnis, atau

organisasi perlu membuat penomoran yang runtut dari satu surat ke
surat yang lain. Jika daftar surat yang dikeluarkan sebelum-
sebelumnya sudah terangkum dalam buku agenda kerja, maka
pemberian nomor akan semakin cepat dilaksanakan.
d. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat
Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau organisasi

mungkin perlu memilih surat-surat terlebih dahulu yang sudah
tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya secara urut pada buku
agenda kerja, maka pencarian tidak akan memakan waktu lama.
2.2.3. Jenis Buku Agenda
Menurut Pramono (2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 49-50)

ada tiga macam buku agenda, yang masing-masing dijelaskan sebagai
berikut :
a. Buku Agenda Tunggal/Campuran

Adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
23
Tabel 2.1 Format Buku Agenda Tunggal

No. Tgl. Tgl. dan M/K Dari/Kepa Perihal Lamp Ket.
Terima/Kirim No. Surat da .
b. Buku Agenda Berpasangan

masuk dihalaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan,
atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
Tabel 2.2 Format Buku Agenda Surat Masuk
No. Tgl. Terima Tgl dan Periha Lamp Diteruska Ket. Kode
Terima dari No. Surat l . n Kepada Arsip
Tabel 2.3 Format Buku Agenda Surat Keluar
No. Nomor Tanggal Dari Dikirim Perihal Lamp. Ket. File

Surat Surat Kepada
c. Buku Agenda Kembar

masuk dan surat keluar (masing-masing disediakan buku).
24
Tabel 2.4 Format Buku Agenda Kembar
Tanggal Surat Isi

No. Pencatatan M/K Nomor Tanggal Dari/Kepada Ringkas Ket.
2.2.4. Istilah dalam Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda
Menurut Pramono (2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 50-51) ada

beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda adalah
sebagai berikut :
a. Buku verbal adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat

keluar selama satu tahun. Buku verbal disebut juga buku agenda
keluar. Petugasnya disebut Verbalis.
b. Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mengantar surat

sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut
ekspeditor.
c. Buku arsip/klaper yaitu buku yang digunakan untuk mencatat surat
yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan
nomor urutnya masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan
dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan.
e. Blanko konsep yaitu blanko/formulir yang digunakan khusus untuk
membuat konsep surat.
f. Blanko surat yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang
telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.
g. Taklik yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang
bertanggungjawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum
ditandatangani oleh pimpinan.
25
h. Cap agenda yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat
masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian
yang diperoleh dari buku agenda tersebut.
2.3. Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
2.3.1. Pengertian Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
“Penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sistem

pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat
masuk” (Pramono, 2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 49).
“Setiap kantor akan menangani surat-surat setiap hari. Mungkin

satu hari ada satu surat, dua surat, puluhan surat, bahkan ratusan surat.
Setiap kantor tentu saja berbeda jumlah suratnya. Makin besar kantor
tersebut, makin banyak surat yang harus ditangani setiap harinya.
Dapat dibayangkan apabila suatu kantor setiap harinya menangani
surat berjumlah ratusan. Jika jumlah yang banyak tersebut tidak
ditangani dengan baik, tentunya akan merugikan banyak pihak,
khususnya bagi kantor yang bersangkutan” (Pramono, 2019.
Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 46-47).
Berikut ini kerugian yang timbul jika surat tidak ditangani dengan
baik:
1. Surat dan informasinya bisa hilang

2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukkan kertas yang
tidak tertata.
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun
dengan teratur.
26
Sementara itu, manfaat yang diperoleh dengan adanya penanganan

surat yang baik meliputi beberapa hal berikut :
1. Surat akan tercatat dengan baik

2. Prosedur penanganan surat jelas
3. Surat akan tersimpan baik sehingga mudah ditemukan
4. Rahasia akan terjaga
2.3.2. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

penjelasan mengenai prosedur penanganan surat masuk sistem buku
agenda adalah sebagai berikut :
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya
bekerja dibagian depan kantor atau Front Office, seperti satpam
dan resepsionis (receptionist). Selain itu, ada perusahaan yang
kecil penangannya suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.
Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip
karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor.
Apabila ada surat yang masuk, baik yang di antar oleh petugas
pos maupun oleh kurir, merekalah yang sering kali menerima
surat. Tugas penerima surat meliputi beberapa hal berikut :
1) Mengumpulkan setiap surat yang masuk

2) Meneliti ketepatan alamat.
3) Menandatangni bukti pengiriman bahwa surat sudah di
terima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. Jika
alamat tidak tepat, surat itu harus di kembalikan kepada
petugas pos atau kurir. Apabila sudah tepat, surat itu harus
diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau di bagian
administrasi.
27
b. Penyortiran Surat
Setelah surat di terima dari resepsionis, selanjutnya surat di
pisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Jika surat itu untuk
perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, surat dapat
diberikan langsung kepada alamat yang dituju. Apabila surat itu
merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, surat tersebut harus di proses lebih lanjut.\
c. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui
apakah surat tesebut merupakan surat dinas biasa, atau rahasia.
Untuk rahasia, petugas tidak di perbolehkan membaca surat,
kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat
penting dilakukan karena dapat diketahui volume surat masuk
setiap hari, minngu, bulan, dan tahun. Selain itu, juga
memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih
mudah ditemukan.
Setelah di catat , selanjutnya petugas membubuhkan
stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Petugas
kemudian memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan
melampirkan lembar disposisi untuk mencatat intruksi pimpinan
berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat
tersebut.
d. Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang
selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan
surat. Pengarahan surat di lakukan dengan oleh pimpinan karna ia
merupakan pihak yang akan bertanggung jawab terhadap
penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
28
intruksinya pada lembar disposisi dan menuliskan pihak yang

harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi
dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat
yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan
untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat
berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
Tabel 2.5 Format Lembar Disposisi
DISPOSISI
Indeks Rahasia :
Penting :
Biasa :
Kode Tanggal
Penyelesaian :
Tgl/No. :
Asal :
Isi Ringkas
Instruksi : Diteruskan Kepada :
Sudah Digunakan harap segera kembali :
Kepada :
Tanggal :
29
e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya dilembar
disposisi, surat beserta lembar disposisinya diberikan kepada
orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis dilembar
disposisi. Jika orang yang di maksud tersebut lebih dari satu,
sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut
diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, pihak yang menerima
harus menandatangani bukti penerimaan dibuku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yakni ekspedisi intern dan
ekspedisi ekstern.
1.) Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/ pengiriman/ distribusi surat yang
disampaikan didalam linngkungan organisasi/ perusahaan
sendiri.
2.) Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk
mencatat penyampaian/ pengiriman/ distribusi surat kepada
pihak lain diluar organisasi/ perusahaan.
Tabel 2.6 Format Buku Ekspedisi
No. Tanggal Tanggal Perihal Ditujukan Nama Tanda

Kirim dan No. Kepada Penerima Tangan
Surat
30
f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu, seperti sitem abjad, sistem subjek, sistem
wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
2.4. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
2.4.1. Pengertian Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
“Penanganan surat keluar sistem buku agenda adalah sistem

pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat
keluar” (Pramono, 2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 49).
“Pengurusan surat-surat keluar (baik surat tindak lanjut dari surat

masuk ataupun surat keluar yang bersifat intern) pada umumnya
menempuh prosedur yang sama dengan surat masuk, yaitu dimulai
dari kegiatan pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan,
pencatatan, pengiriman, dan diakhiri dengan kegiatan penyimpanan.
Surat keluar dapat disebabkan oleh tiga faktor berikut” (Pramono,
2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X : 46-47).
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang

diterima.
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin
mengundang rapat maka dibuat surat undangan rapat.
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat edaran dan
surat pemberitahuan.
31
2.4.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sitem Buku Agenda

langkah-langkah penanganan surat keluar sistem buku agenda dijelaskan
sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep
Konsep surat sering disebut sebagai draf. Saat pengetikan belum

menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau
mesin tik elektrik), konsep surat dibuat secara tertulis di atas kertas
bergaris/ kertas buram/ lembar konsep surat untuk membuat surat.
Hal ini untuk mengurangi kesalahan jika diketik secara langsung.
Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena
sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang
ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah
langsung diketik dengan komputer. Namun, masih ada yang tetap
menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan,
kemudian diketik dengan menggunakan komputer.
Walaupun hanya konsep, pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat

dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan
surat, dengan bagian-bagian surat dibuat lengkap, termasuk juga
bentuk suratnya sehingga tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi
pada saat pengetikan.
Pembuatan konsep dapat dilakukan dengan cara berikut :

a. Sentralisasi : Dipusatkan pada unit tertentu yang
menangani kegiatan administrasi penyuratan.
b. Desentralisasi : Dibuat oleh masing-masing unit atau
bagian tertentu sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh pihak-pihak berikut :
a. Atasan atau pimpinan
32
1) Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap, biasanya

untuk surat rahasia.
2) Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
3) Konsep dibuat secara garis besar, lalu diselesaikan secara
lengkap oleh sekretaris.
4) Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau
pembantunya.
b. Orang yang ditunjuk (konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya

untuk membantu konsep surat.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat, konsep

sebaiknya ditulis dilembar konsep surat. Selain agar lebih rapi,
hal itu juga memudahkan dalam membuat konsep, mencegah ada
informasi yang tertinggal, serta jelas dalam pertanggung
jawabannya.
2. Persetujuan konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, konsep

tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya
adalah memastikan konsep surat tersebut sudah sesuai atau
memerlukan perbaikan. Jika konsep sudah mendapat persetujuan dari
pimpinan, pimpinan akan memberi tanda paraf (acc) pada konsep
tersebut.
3. Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan

selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk
registrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor
surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara
33
pengisiannya dapat dilihat pada materi pengurusan surat masuk

sistem buku agenda.
4. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan

mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru
tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga
sampul surat yang akan digunakan.
5. Pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut

diketik atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil
apapun walaupun hanya satu huruf. Apalagi jika berupa angka-angka
harus teliti karena beda angka adalah kesalahan fatal. Konseptor juga
harus memeriksa pengetikan tersebut sehingga benar-benar sesuai
dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya
dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.
6. Penandatanganan surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, pejabat yang

berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut harus
membubuhkan tandatangan diatas nama terang.
7. Pemberian cap dinas
Surat yang telah di tanda tangani oleh penanggung jawab

selanjutnya di beri cap dinas/stempel sebagai tanda surat sudah sah.
Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan di ragukan
keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubukan di sebelah kiri tanda
tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
34
8. Melipat Surat
Surat yang asli dikirm ke alamat yang dituju dengan di lipat secara
rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya
atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip tanpa dilipat karena akan di
simpan dalam map/folder laci feeling cabinet. Surat yang nantinya
akan dimasukan ke dalam sampul berukuran besar tidak perlu dilipat.
Melipat surat harus memperhatikan ukuran sampul yang akan
digunakan.
9. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya di masukan ke dalam

sampai yang telah di sediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi,
selain itu perhatikan juga hal- hal berikut :
a. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

b. Cantumkan nomor surat jika di perlukan.
c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, cap dinas/stempel
harus dibubuhkan pada sampul di sebelah kiri,.
d. Berikan prangko secukupnya.
10. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat di

pisahkan dalam prosedur pengurusan surat, baik surat masuk maupun
surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat
dengan tepat. Berikut ini hal yang perlu di perhatikan dalam
menggunakan jasa pengiriman surat.
a. Jenis surat.
b. Informasi yang tercantum dalam surat.
c. Tujuan/alamat Surat.
d. Volume/banyaknya surat.
35
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut
a. Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk

mengatur langsung surat kepada alamat yang di tuju. Saat
menyerahkan surat kepada orang yang dituju, petugas kurur
meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah
disampaikan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.
b. Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan di serahkan
ke petugas pos dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern
untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim
melalui pos. Jika hanya dimasukan ke kotak pos yang tersedia di
tempat umum, cukup di catat saja dalam buku ekspedisi bahwa
pengiriman di lakukan melalui kotak surat.
c. Melalui perusahaan jasa pengirim.
d. Melalui internet.
11. Penyimpanan surat
Surat yang asli di kirimkan kepada alamat yang di tuju, sedangkan

tebusan atau lembar ke-2 di simpan sebagai arsip. Penyimpanan
dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan, misalnya
sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem
wilayah.
BAB III
OBJEK PENELITIAN
3.1. Gambaran Umum Instansi/Perusahaan
3.1.1. Pengertian Notaris dan PPAT

1. Pengertian Notaris
Berdasarkan bunyi pasal 1 peraturan jabatan Notaris
(staatbald 1860 nomor 3) bahwa yang di maksud dengan
Notaris adalah pejabat umum yang satu satunya berwenang
untuk membuat akta otentik mengenai semua perbuatan,
perjanjian, dan penetapan, yang diharuskan oleh suatu
peraturan umum atau oleh yang berkepentingan di kehendaki
untuk dinyatakan dalam suatu akta otentik, menjamin
kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan
gresse, salinan dan kutipannya semuanya sepanjang
pembuatan akta itu oleh suatu peraturan umum tidak juga di
tugaskan atau di kecualikan kepada pejabat atau orang lain.
2. Pengertian PPAT
Berdasarkan peraturan pemerintah nomor 24 tahun
2006 tentang perubahan atas peraturan pemerintah nomor 37
tahun 1998 mengenai peraturan jabatan Pejabat Akta Tanah,
disebutkan bahwa, “PPAT adalah pejabat umum yang diberi
wewenang dalam pembuatan akta-akta otentik terkait
perbuatan hukum tertentu, seperti hak atas tanah ataupun Hak
Milik Atas Satuan Rumah Susun.”
Adapun Logo Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah,

SH.,M.Kn. Kabupaten Cianjur.
35
36
Gambar 3.1 Logo Notaris dan PPAT
3.1.2. Fungsi Notaris dan PPAT

Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat
akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan ketetapan
yang di haruskan oleh peraturan perundang undangan dan atau yang
di kehendaki oleh yang berkepentingan untuk dinyatakan dalam akta
otentik, menjamin kepastian tanggal pembuatan akta, menyimpan
akta, memberikan grosee, salinan dan kutipan akta semuanya itu
sepanjang pembuatan akta-akta itu tidak juga di tugaskan atau di
kecualikan kepada pejabat lain atau orang lain yang di tetapkan oleh
undang undang Republik Indonesia Nomor 30 tahun 2004 tentang
jabatan Notaris.
3.1.3. Peranan Notaris
Peran notaris sebagai pejabat umum sekaligus selaku profesi
hukum harus mengedepankan pelayanan kepada masyarakat. Fungsi
dan peran dari Notaris dalam mobilitas hukum di masyarakat
sangatlah di butuhkan, sebagaimana di tuangkan dalam ketentuan
pasal 16 UUJN mengenai kewajiban Notaris, maka kewajiban
seorang Notaris sangatlah urgent demi menjamin kepastian dan
ketertiban hukum, perlindungan dan pemenuhan hak asasi yang
berintikan kebenaran dan keadilan bagi masyarakat yang
membutuhkannya.
37
Urgensi dan peran Notaris juga harus mampu ikut serta dalam
menyukseskan tujuan negara sebagaimana di tuangkan dalam
pembukuan, juga isi yang terkandung dalam batang tubuh UUD
1945, yang di rumuskan di tuangkan dalam konsideren yang
melatarbelakangi di bentuknya undang-undang tentang jabatan
notaris sebagai berikut :
a. Bahwa Negara Republik Indonesia seabagai negara hukum
bedasarkan Pancasila dan Undang-undang dasar Republik
Indonesia 1945 menjamin kepastian, kertertiban dan
perlindungan hukum, yang berintikan kebenaran, dan keadilan.
b. Bahwa untuk menjamin kepastian, ketertiban dan perlindungan
hukum di butuhkan alat bukti tertulis yang bersifat otentik
mengenai keadaan, peristiwa atau perbuatan hukum yang di
selenggarakan melalui jabatan tertentu.
c. Bahwa Notaris merupakan jabatan tertentu yang menjalankan
profesi dalam pelayanan hukum kepada masyarakat, perlu
mendapatkan perlindungan dan jaminan demi tercapainya
kepastian hukum.
d. Bahwa Notaris dalam proses pembangunan makin meningkat
sebagai salah satu kebutuhan masyarakat.
Berdasasarkan ruh dari payung hukum Notaris tersebut diatas,
maka dapat kita ketahui bahwa, tugas dan peran Notaris dalam
mobilitas hukum di tengah masyarakat sangat di butuhkan demi
penegakan, perlindungan, dan pemenuhan hak asasi berupa hak
untuk mendapatkan keadilan dan rasa aman sebagai subyek hukum
demi kesejahteraan dan kemakmuran.
1. Berkaitan dengan kewenangan Notaris yang terkait dengan
jabatannya memang, notaris tidak bisa lepas dengan segala
peraturan yang telah di atur sedemikian rupa oleh negara.
Notaris sebagai pejabat umun, mau tidak mau harus mengikuti
kehendak negara tersebut yang telah di tuangkan dalam undang-
38
undang jabatan notaris, namun meskipun Notaris terikat pada

hukum normatif negara, ternyata notaris tetap bisa
melaksanakan mendaftar dalam khusus.
2. Membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan
yang memuat uraian sebagaimana di tulis dan di gambarkan
dalam surat yang bersangkutan.
3. Melakukan pegesahan kecocokan fotocopy dengan surat aslinya
(legalisir).
4. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan perbuatan
akta .
5. Membetulkan akta yang berhubungan dengan pendirian
yayasan.
6. Membuat akta kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang
terdapat pada minuta akta yang telah di tanda tangan, dengan
membuat berita acara (BA) dan memberikan catatan tentang hal
tersebut pada minuta akta asli yang menyebutkan tanggal dan
nomor BA pembetulan, dan salinan tersebut di kirimkan kepada
pihak (pasal 51 UUJN).
Adapun hal-hal yang harus di patuhi oleh seorang notaris:
1. Kewajiban Notaris menurut UUJN (pasal 16)
1) Bertindak jujur, seksama, mandiri, tidak berpihak dan
menjaga kepentingan pihak yang terkait grosee, akta,
salinan akta dan kutipan berdasarkan minuta akta.
2) Wajib memberikan dalam perbuatan hukum.
3) Membuat akta dalam bentuk minuta akta dan
menyimpannya sebagai bagian dari protokol notaris, dan
notaris menjamin kebenarannya, Notaris tidak wajib
menyimpan minuta akta apabila akta di buat dalam bentuk
original.
4) Mengeluarkan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam
UUJN, kecuali ada alasan untuk menolaknnya.
39
5) Kewajiban merahasiakan yaitu merahasiakan segala sesuatu

yang berhubungan dengan akta dan surat surat lainnya
adalah untuk melindungi kepentingan semua pihak yang
terkait.
6) Menjilid akta yang di buatnya dalam 1 bulan menjadi 1
buku/ bundel yang memuat tidak lebih dari 50 akta dan jika
jumlahnya lebih maka dapat di jilid dalam buku lainnya,
mencatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun
pembuatannya pada sampul setiap buku, hal ini di
maksudkan bahwa dokumen resmi bersifat otentik tersebut
memerlukan pengamanan baik terhadap akta nya sendiri
maupun terhadap isinya untuk mencegah penyalahgunaan
secara tidak bertanggung jawab.
7) Membuat daftar dan akta protes terhadap tidak di bayarnya
atau tidak diterimanya surat berharga.
8) Membuat daftar akta yang berkenaan dengan wasiat
menurut uraian waktu pembuatan akta setiap bulan dan
mengirimkan daftar akta yang di maksud atau daftar akta
nihil ke daftar pusat wasiat departemen hukum dan HAM
paling lambat tanngal 5 tiap bulannya dan melaporkan ke
majelis pengawas daerah selambat lambatnya tanggal 15
tiap bulannya.
9) Mencatat dalam repotorium tanggal pengiriman daftar
wasiat pada setiap akhir bulan.
10) Mempunyai cap/stempel yang memuat lambang negara
Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya di
tuliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang
bersangkutan.
11) Membacakan akta di hadapan penghadap dengan di hadiri
minimal 2 orang saksi dan di tanda tangani pada saat itu
juga oleh para penghadap, notaris dan para saksi.
40
12) Menerima magang calon Notaris.

2. Adapun syarat menjadi Notaris yaitu :
1) Warga Negara Indonesia
Karena Notaris adalah pejabat umum yang menjalankan
sebagian dari fungsi publik dari Negara, khususnya di
bagian hukum perdana, kewenangan ini tidak dapat
diberikan kepada Warga Negara Asing, karena menyangkut
dengan menyimpan rahasia Negara, Notaris harus
bersumpah setia atas Negara Republik Indonesia, sesuatu
yang tidak mungkin bisa di taati sepenuhnya oleh Warga
Negara Asing.
2) Berumur minimal 27 tahun
Umur 27 tahun dianggap sudah stabil secara mental dan
emosional.
3) Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
Diharapkan notaris tidak akan melakukan perubahan
perbuatan asusila, amoral dll.
5) Pengalaman
Telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja
sebagai karyawan Notaris dalam waktu 1 tahun berturut-
turut pada kantor Notaris, atas prakarsa sendiri atau
rekomendasi organisasi Notaris setelah lulus magister ke
notariatan, supaya telah mengetahui praktik Notaris,
mengetahui struktur hukum yang dipakai dalam pembuatan
aktanya, baik otentik ataupun di bawah tangan, dan
mengetahui administrasi Notaris.
6) Ijazah
Berijazah sarjana hukum dan lulusan strata dua
kenotariatan, telah mengerti dasar-dasar hukum Indonesia.
41
7) Non PNS
Tidak berstatus Pegawai Negeri, Pejabat Negara, Advokat,
Pemimpin maupun karyawan BUMN, BUMD, dan
perusahaan Swasta atau jabatan lain yang oleh undang-
undang di larang untuk di rangkap dengan jabatan Notaris.
Notaris tidak boleh merangkap jabatan karena Notaris
dilarang memihak dalam kaitannya sebagai pihak netral
supaya tidak terjadi benturan kepentingan.
3. Prosedur Pengangkatan Notaris
Untuk dapat melaksanakan tugas jabatan Notaris, maka
sebelumnya harus dilakukan tahapan-tahapan sebagai berikut:
Mengajukan permintaan ke Departemen hukum dan HAM untuk
pengangkatan sebagai Notaris, dengan melampirkan:
1) Nama Notaris yang akan dipakai,
2) Ijazah-ijazah yang di perlukan,
3) Surat pernyataan tidak memiliki jabatan rangkap.
Apabila semua dokumenn tersebut sudah lengkap dan telah
diterima oleh Departemen Hukum dan HAM, maka si calon
Notaris menunggu turunnya surat keputusan menteri Hukum dan
HAM, baru setelah surat keputusan nya turun, calon Notaris
akan di tempatkan di wilayah tertentu.
Adapun syarat yang harus Notaris lakukan:
1) Notaris harus bersedia isi sumpah sebagai mana di sebutkan
dalam pasal 4 dalam waktu maksimal 2 bulan sejak tanggal
surat keputusan pengangkatan sebagai Notaris. Notaris
mengucapkan sumpah sesuai dengan agamanya masing-
masing dihadapan menteri atau pejabat yang ditunjuk.
2) Sumpah jabatan yaitu: “Melaksanakan jabatan dengan
Amanah, Jujur, Seksama, Mandiri dan tidak berpihak
Kelima sifat ini adalah dasar karakter seorang pejabat
Notaris”.
42
a) Amanah, dapat dipercaya melaksanakan tugasnya yaitu

melaksanakan perintah dari para pihak/orang yang
menghendaki Notaris untuk menuangkan maksud dan
keinginannya dalam suatu akta para pihak
membutuhkan tanda tangannya pada akhir akta.
b) Jujur, tidak bohong atau menutup-nutupi segala
sesuatunya.
c) Seksama, yaitu berhati-hati dan teliti dalam menyusun
redaksi akta agar tidak merugikan para pihak.
d) Mandiri, Notaris memutuskan sendiri akta yang dibuat
itu berstruktur hukum yang tepat serta dapat
memberikan penyuluhan hukum kepada klien.
e) Tak berpihak, netral, tidak memihak pada satu pihak.
f) Menjaga sikap, tingkah laku dan menjelaskannya
kewajiban sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan,
martabat dan tanggung jawab sebagai Notaris.
g) Diluar kantor menjaga sikap dan tingkah laku,
maksudnya harus mempunyai sifat professional baik
dalam atau luar.
h) Menjalankan kewajiban sesuai dengan kode etik
profesi, kehormatan, martabat dan tangung jawab
sebagai Notaris, menjaga kehormatan martabat profesi
Notaris, termasuk tidak menjelekkan sesama keluarga
Notaris atau perang tarif.
i) Akan merahasiakan isi akta dan keterangan yang
diperoleh dalam pelaksanaan jabatan :
Merahasiakan isi akta dan keterangan yang diperoleh,
Maksudnya Notaris harus mendengarkan keterangan
dan keinginan klien sebelum menuangkannya dalam
bentuk akta. Notaris berkewajiban untuk merahasiakan
seluruh isi akta dan seluruh keterangan yang di
43
dengarnya. Hal ini berkaitan dengan “hak ingkar” yaitu

hak yang dimiliki oleh Notaris. Notaris berhak untuk
tidak menjawab pertanyaan hakim bila terjadi masalah
atas akta notarial yang dibuatnya. Keterangan/kesaksian
yang diberikan oleh Notaris adalah sesuai dengan yang
dituangkannya dalam akta tersebut. Hak ini gugur
apabila berhadapan dengan Undan-undang tindak
pidana korupsi.
j) Tidak memberikan janji atau menjanjikan sesuatu
kepada siapapun baik secara langsung atau tidak
langsung dengan nama atau dalih apapun :
Yaitu berkaitan dengan hal pemberian uang untuk
pengangkatan di wilayah tertentu. Pada saat di sumpah,
notaris sudah menyiapkan segala sesuatu untuk
melaksanakan jabatannya seperti Kantor, Pegawai,
Saksi, Protokol Notaris, Plang Nama, dan lain-lain.
Setelah disumpah, notaris hendaknya menyampaikan
alamat kantor Notaris, Cap, Paraf, Tanda Tangan dan
lain-lain kepada menteri hukum dan HAM, organisasi
notaris dan majelis pengawasan.
3.1.4. Program Pokok
Notaris mampu memberikan layanan hukum yang baik pada
masyarakat, instansi maupun lembaga untuk mewujudkan pelayanan
Prima dengan mengutamakan pelayanan yang profesional, cepat,
tepat, efisien, murah dan bebas pungli (pengutan Liar) Program
pokok kenotariatan ini yaitu dengan dilaksanakannya kegiatan
pelatihan layanan AHU Online. Layanan AHU Online sangat
mempermudah bagi Notaris untuk mendaftarkan diri menjadi
Notaris.
44
Sementara itu, upaya dan kebijakan dalam mencegah pencucian

uang dalam hal Notaris menerbitkan Akta PT dan badan Hukum
sosial salah satunya adalah melakukan kajian terkait badan hukum
yang beresiko tinggi. Bentuk tanggung jawab Notaris apabila terjadi
tindak pidana pencucian uang melalui pembelian saham dan Notaris
sebagai pembuat akta-akta terkait jual beli saham tersebut maka
Notaris dapat di Mintai pertanggung jawaban secara pidana dan
dikenakan sanksi adminitratif Selain itu, di jelaskan juga terkait
pelayanan Kenotariatan sejak 25 Maret 2014 yang juga menjadi
salahsatu tugas dan Fungsi Ditjen AHU yang telah dilaksanakan
secara Online. Pelayanan tersebut berupa pengangkatan Notaris,
pemberhentian Notaris, Perpindahan Notaris, perpanjangan masa
jabatan Notaris, pembuatan Sertifikat Cuti, perubahan Data notaris
yang meliputi perubahan nama, penambahan gelar akademik,
perubahan alamat Kantor, dan aktivasi akun Notaris.
Layanan pengesahan badan hukum adalah Ditjen AHU yang
berkaitan dengan proses pengesahan, pendirian, perubahan, dan
pemberitahuan anggaran Dasar hingga berakhirnya suatu badan
hukum. Peraturan menteri Hukum dan HAM Tahun 2016 mengenai
Badan Hukum menjelaskan tentang tata cara pengajuan permohonan
pengesahan badan hukum dan persetujuan perubahan anggaran.
3.1.5. Fasilitas Utama dan Penunjang
Fasilitas yang terdapat di Kantor Notaris & PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M.Kn. :
1. Komputer untuk memproses data, menghimpun mencatat, dan
mengolah bahan-bahan keterangan
2. Wifi untuk mengakses internet
3. Telpon kantor dan Fax untuk mempermudah komunikasi dengan
pihak lain.
45
3.1.6. Sarana dan Prasarana

1. Berikut adalah Sarana Di Kantor Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. :
a. Komputer
b. Mesin Fotocopy
c. Printer
d. Mesin TIK
e. Meja
f. Kursi
g. Lemari Arsip
h. AC
i. Filling Cabinet
j. Map dan Cover Notaris
k. Cover PPAT
l. Pensil
m. Pulpen
n. Stempel/ Cap Notaris Dan PPAT
o. Map Snelhecter
p. Buku Agenda
q. Buku Klaper
r. Amplop
s. Bindex
t. Perforator
u. Stapler dan Staples
v. Lakban
w. Benang
x. Jarum
y. Stopmap
z. Gunting
46
2. Berikut adalah Prasarana Di Kantor Notaris dan PPAT Yani

Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. :
a. Ruang Pimpinan Notaris dan PPAT
Adalah ruangan khusus untuk pimpinan Notaris dan PPAT

yang berfungsi sebagai tempat pertemuan antara staff dan
pimpinan untuk keperluan tertentu.
b. Ruang Penerimaan Tamu

Adalah ruangan yang disediakan oleh kantor Notaris dan
PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. untuk menerima tamu
yang memiliki keperluan. Ruangan ini berada di depan dengan
dua pintu. Dengan adanya ruangan ini, maka tamu tidak dapat
keluar-masuk area privat di kantor Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Sehingga keamanan kantor dapat
terjaga dan tamu dapat menunggu di ruangan yang nyaman.
c. Ruang Tunggu

PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. untuk menunggu
notaris yang sedang ada keperluan lain.
d. Ruang Kerja Staff Notaris dan PPAT

PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Untuk melakukan
kegiatan yang berhubungan dengan Notaris maupun PPAT
e. Ruang Pembacaan Akta

PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Untuk membacakan
akta notaris.
47
f. Ruang Arsip

PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Untuk melaksanakan
kegiatan kearsipan.
g. Ruang Belakang
Adalah ruangan untuk :
1. Dapur
2. Mushola
3. Toilet
3.1.7. Jenis Pelayanan

Prosedur dan Pelayanan Pembuatan Salinan Akta di Kantor
Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn
Gambar 3.2 Proses Pembuatan Salinan Akta
Membuat Salinan
Akta
Persyaratan Untuk Menerima Berkas

Membuat Akta Persyaratan
Pemeriksaan Berkas Memasukkan Data
Proses Membuat Minuta Pembacaan Akta

Akta
Proses Online Ditjen

Proses Pembuatan Salinan
AHU
Akta
48
3.2. Struktur Organisasi
3.2.1. Job Deskripsi

Adapun job deskripsi kerja organisasi di kantor Notaris Yani
Jamiatusyarifah, SH., M.Kn. Adalah sebagai berikut :
1. Notaris terdiri dari pembuatan :

a. Akta PPJB (Perjanjian Pengikatan Jual Beli)
PPJB dibuat untuk melakukan pengikatan sementara

sebelum pembuatan Akta Jual Beli (AJB) resmi dihadapan
Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT), secara umum isi PPJB
adalah kesepakatan penjual untuk mengikatkan diri akan
menjual kepada pembeli dengan di sertai pemberian uang
tanda jadi atau uang muka berdasarkan kesepakatan.
Demikian juga dalam PPJB tersebut menyatakan kesediaan
pembeli untuk membeli objek.
b. Akta Kuasa
Adalah Akta yang menguasakan kepada penjual yang akan

melakukan transaksi jual beli.
c. Akta Yayasan
Adalah akta yang bertujuan untuk membuat sebuah yayasan

didalamnya ada struktur kepengurusan terdiri dari pembina,
ketua, wakil ketua, sekretaris, bendahara, dan pengawas.
Syarat suatu yayasan telah tercantum di Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia (KEMENKUMHAM) dan memiliki
Surat Keputusan (SK) dari Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia (KEMENKUMHAM).
49
Adapun Syarat Pembuatan Akta Yayasan, yaitu :
1. Nama Yayasan yang akan dipesankan, minimal 3

alternatif nama yayasan masing-masing , nama yayasan
terdiri dari 3 kosakata
2. KTP Pembina
3. KTP Pengurus (Ketua, Sekretaris, Bendahara)
4. KTP Pengawas
5. Domisili Yayasan
d. Akta Perkumpulan
Adalah akta yang berbentuk organisasi kemasyarakatan

yang mengikuti peraturan pemerintahan per undang –
undangan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Terdiri dari
ketua, Wakil ketua, Sekretaris, Bendahara, dan Pengawas.
Syarat suatu yayasan telah tercantum di Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia (KEMENKUMHAM) dan memiliki
Surat Keputusan (SK) dari Kementerian Hukum dan Hak
Asasi Manusia (KEMENKUMHAM).
Berikut syarat pembuatan akta perkumpulan, yaitu :
1. Nama perkumpulan yang akan dipesankan/dibuatkan

2. KTP Ketua
3. KTP Sekretaris
4. KTP Bendahara
5. KTP Pengawas
6. Domisili Perkumpulan
7. Anggaran Dasar Perkumpulan
50
e. Akta PT (Perseroan Terbatas)
PT adalah singkatan dari perseroan terbatas yaitu suatu

bentuk perusahhan yang dimana modalnya terbagi atas saham-
saham, dan tanggung jawab dari para pemegang saham
perseroan terbatas berdasarkan pada jumlah saham yang
dimiliki. Adapun alat-alat atau perlengkapan dari organ isasi
perseroan terbatas, yaitu diantaranya seperti Direksi,
Komisaris dan rapat umum para pemegang saham.
Berikut syarat pembuatan akta PT yaitu :
1. KTP, NPWP, No HP, dan Email Direktur

2. KTP, NPWP, No HP, dan Email Komisaris
3. Domisili PT dan Modal Usaha
4. Email dan No Telepon PT
5. Jenis- jenis usaha yang sesuai dengan KBLI
f. Akta CV (Comanditaire Vennootchap) atau Persekutuan

Komanditer
Comanditaire Vennootchap atau disingkat dengan CV

adalah persekutuan 2 (dua) orang atau lebih untuk mendirikan
badan usaha yang dimana sebagai anggotanya memiliki
tanggung jawab yang tidak terbatas dan sebagiannya lagi
memiliki tanggungjawab yang terbatas. Jika dalam bahasa
indonesia CV dikenal dengan sebutan persekutuan
komanditer.
51
Berikut Syarat Pembuatan Akta CV, yaitu :
1. KTP dan NPWP Direktur

2. KTP dan NPWP Komanditer
3. Modal Usaha
4. Domisili
5. Jenis Usaha yang Sesuai Dengan Kode KBLI
Para permodal yang ada pada CV atau persekutuan

komanditer terdiri dari sekutu aktif dan pasif. Sekutu aktif
merupakan sekutu yang memiliki tanggungjawab untuk
memberikan modal dan juga pikiran maupun tenaganya untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Sedangkan sekutu pasif
merupakan sekutu yang hanya menyetorkan modal saja untuk
perusahaan. Lalu dari segi pembagian keuntungannya
tergantung kesepakatan yang telah di sepakati bersama. Syarat
CV yang telah terdaftar yaitu yang sudah di daftarkan ke situs
ditjen AHU melalui sistem administrasi badan usaha.
g. SKMHT (Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan)
Adalah surat kuasa yang diberikan pemberi hak tanggungan

kepada kreditur sebagai penerima hak tanggungan untuk
membebankan hak tanggungan atau objek hak tanggungan.
h. Warmerking
Artinya dokumen atau surat yang dibuat dibawah tangan

tersebut ditandatangani di hadapan notaris, setelah dokumen
atau surat tersebut dibacakan atau dijelaskan oleh notaris yang
bersangkutan. Sehingga tanggal dokumen atau surat yang
bersangkutan sama dengan tanggal legalisasi dari notaris.
52
2. PPAT terdiri dari pembuatan :

a. Akta Jual Beli
Adalah akta yang dibuat oleh PPAT untuk peralihan hak
atas tanah dan bangunan. Pembuatan Akta Jual Beli (AJB) juga
merupakan syarat yang harus ada dalam jual beli tanah.
Pembuatan AJB dilakukan setelah seluruh pajak yang
timbulkarena jual beli sudah dibayarkan oleh para pihak sesuai
dengan kewajibannya masing-masing.
Adapun syarat untuk membuat AJB yaitu :
1. KTP dan KK penjual dan pembeli

2. Untuk pihak penjual disertakan dengan persetujuan dari
istrinya
3. Tanda bukti hak (Sertifikat atau leter C)
4. SPPT (Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang)
b. Akta Hibah
Merupakan suatu persetujuan dengan nama seorang
penghibah menyerahkan suatu barang secara cuma-cuma,
tanpa dapat menariknya kembali, untuk kepentingan sesorang
yang menerima penyerahan barang itu. Undang-undang hanya
mengakui penghibahan-penghibahan antara orang-orang yang
masih hidup.
Berikut syarat pembuatan akta hibah :
1. KTP pemberi hibah

2. KTP persetujuan
3. Pemberi hibah
53
c. Akta Pembagian Hak Bersama (APHB)
Dalam pembuatan Akta Pembagian Hak Bersama (APHB)

tidak selalu diikuti dengan pemecahan tanah. Akta Pembagian
Hak Bersama dibuat manakala ada sebidang tanah yang
kepemilikannya adalah milik bersama dari beberapa orang,
kemudian akan dibuat menjadi milik satu orang atau lebih.
d. Akta Pemberian Hak Tanggungan (APHT)
Akta Pemberian Hak Tanggungan mengatur persyaratan

dan ketentuan mengenai Pemberian Hak Tangungan dari
debitor kepada kreditor, yang berhubungan dengan hutang
yang dijaminkan dengan Hak Tanggungan.
Adapun syarat untuk membuat APHT yaitu :
1. Sertipikat dijamin ke bank

2. Surat keterangan waris
3. KTP dan KK ahli waris
4. Tanda bukti hak
5. SPPT
e. Setipikat Hak Guna Bangunan
Adalah kewenangan yang diberikan pemerintah atau suatu
hak yang didapatkan untuk menggunakan sebuah lahan yang
bukan miliknya sendiri dengan jangka waktu 30 tahun atas
permintaan pemegang hak mengikat keperluan serta keadaan
bangunan-bangunannya dab dapat diperpanjang sampai
dengan jangka waktu maksimum 20 tahun.
54
3.2.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.3 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI
NOTARIS DAN PEJABAT PEMBUAT AKTA TANAH (PPAT)
YANI JAMIATUSYARIFAH, SH., M. Kn.
NOTARIS & PPAT
Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.
Koordinator Kenotariatan Koordinator PPAT
Aan Risanah Abdul Rohim, SE
Staff Notaris Staff Notaris Staff PPAT

M. Rizqi Ardiansyah, S.Pd. M. Faisal Fauzi, SH. Eqi Rizqi Ramadhan
3.3. Sejarah Instansi/Perusahaan
3.3.1. Waktu Pendirian

Lembaga kemasyarakatan yang dikenal sebagai “notariat”
timbul karena kebutuhan dalam pergaulan sesama manusia, yang
menghendaki adanya alat bukti mengenai hubungan hukum
keperdataan yang ada dan/atau terjadi di antara mereka, kekuasaan
umum untuk di mana dan apabila Undang-Undang mengharuskan
demikian atau hal tersebut dikehendaki oleh masyarakat, untuk
membuat alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan otentik.
55
Masuknya lembaga ini ke Indonesia tidak dapat terlepas dari

sejarah masuknya lembaga ini di negara-negara Eropa, khususnya
Belanda. Hal ini disebabkan oleh karena perundang-undangan yang
berlaku di Indonesia di bidang notariat tersebut berakar pada
“Notariswet” di Belanda tanggal 8 Juli 1842, dan “Notariswet”
yang bersangkutan sebagian besar mengambil contoh dari Undang-
Undang Notaris Perancis dari 25 Ventose an XI (16 Maret 1803)
yang dulunya pernah berlaku di Belanda. Dengan demikian, apabila
ingin sungguh-sungguh mempelajari dan mengerti Perarturan
Jabatan Notaris.
1. Notariat dalam abad pertengahan di Italia
Lembaga Notariat muncul dari kebutuhan masyarakat.
Sejarah Lembaga Notariat berasal dari Italia Utara, pada abad 11
atau 12, di mana pada masa itu Italia Utara merupakan pusat
perdagangan. Lembaga Notariat disebut sebagai Latijnse
notariaat. Masyarakat membutuhkan alat bukti atas hubungan
hukum keperdataan yang timbul dari perdagangan tersebut. Pada
masa itu Notaris diangkat oleh penguasa umum untuk
kepentingan masyarakat umum dan menerima uang jasanya dari
masyarakat pula.Konsepsi yang demikian kemudian meluas ke
daerah Eropa melalui Negara Spayol sampai ke Amerika
Tengah dan Amerika Selatan. Negara-negara seperti Inggris dan
Skandinavia tidak mengikuti resepsi dari Latijnse
notariaat, walaupun di Negara-negara tersebut kemudian
dikenal juga istilah Notaris, namun memiliki arti yang berbeda,
karena pengertian Notaris di Negara-negara civil law dan
Negara-negara common law berbeda. Ciri-ciri Notaris pada
Negara-negara civil law antara lain diangkat oleh penguasa
untuk kepentingan masyarakat umum dan mendapatkan
honorium dari masyarakat umum.
56
Pada tahun 1888 diadakan peringatan delapan abad

derdirinya sekolah umum Bologna. Sekolah hukum Bologna
merupakan sekolah hukum tertua didunia yang didirikan oleh
Irnesius. Dikatakan bahwa Bologna berasal dari sekolah
notariat. Irnecius senidir menciptakan suatu karya dibidang
kenotariatan, diantaranya:
1. Summa Artis Notariae oleh Rantero di Perugia
2. Summa Artis Notariae oleh Rolandinus
Passegeri di Bologna (Pada abad ke-13)
3. Les trios notaries oleh Papon, seorang ahli hukum Perancis
(Pada tahun 1568)
Rolandinus Passegeri sendiri merupakan selebritis dari para
Notaris sepanjang abad.Karya-karyanya masih digunakan
sampai abad ke-17 dan pembagian isi dan karya-karyanya masih
tetap dipertahankan sampai abad ke-19. Rolandinus ini terdiri
atas sejarah Notaris, tugas syarat-syarat, bentuk akta, dan
sebagainya. Buku ini kemudian menjadi acuan dari buku-buku
berikutnya. Bagian dari karyanya ini secara garis besar terbagi
menjadi tiga, yakni:
1. Hukum perjanjian,
2. Hukum waris, dan
3. Hukum acara perdata.
Lembaga notariat memperoleh namanya dari nama
pengabdinya, yakni dari nama “notarius”. Istilah “notarius”
ditemukan dalam buku-buku hukum dan tulisan-tulisan Romawi
Klasik, untuk menandakan suatu golongan orang-orang yang
melakukan suatu bentuk pekerjaan tulis-menulis tertentu, akan
tetapi “notarius” tidaklah benar-benar sama dengan “Notaris”.
Arti dari nama “notarius” secara lambat laun berubah dari
artinya yang semula.
57
Pada abad ke-2 dan ke-3 sesudah Masehi dan bahkan jauh
sebelumnya, “notarii” memiliki makna golongan orang yang
memiliki keahlian untuk mempergunakan suatu bentuk tulisan
cepat di dalam menjalankan pekerjaan mereka. Pada awalnya,
para “notarii” memiliki tugas untuk mencatat atau menuliskan
pidato yang diucapkan dahulu oleh Cato dalam senat Romawi,
kemudian pada abad ke-5 dan ke-6 nama “notarii” diberikan
kepada para penulis pribadi dari Kaisar. Sejak abad ke-5 itulah
nama “notarii” diartikan sebagai para pegawai istana. Pegawai
istana yang bersangkutan tersebut memiliki perbedaan
tingkatnya sendiri di kalangan mereka sendiri, berhubung para
pejabat istana menduduki berbagai macam tempat di dalam
administrasi yang bersangkutan.Sebelum munculnya istilah
“notarii”, sebelumnya terlebih dahulu dikenal istilah
“tabeliones” dan “tabularii”.
Masa Kemerosotan di Bidang Notariat
Pada abad ke-14 terjadi kemerosotan di Bidang Notariat
yang disebabkan karena pemerintah yang membutuhkan uang
kemudian menjual jabatan-jabatan Notaris tanpa memperhatikan
kemampuan dan keahlian pada individu yang ada, sehingga
menimbulkan banyak keluhan-keluhan dari masyarakat. Pada
masa itu muncul istilah “kebodohan dari para Notaris adalah
sasaran empuk bagi para pengacara”, hal ini disebabkan karena
Notaris pada zaman itu tidak tahu apa yang harus ia buat.
2. Notariat dalam abad ke-17 di Indonesia
Notariat mulai masuk di Indonesia pada permulaan abad ke-
17 dengan adanya “Oost Ind. Compagnie” di Indonesia. Pada
tanggal 27 Agustus 1620, Melchior Karchem diangkat sebagai
Notaris pertama di Indonesia walaupun pada saat itu beliau
masih menjabat sebagai Sekretaris dari College Van Schepenen.
Lima tahun kemudian yakni pada tanggal 16 Juni 1625, setelah
58
jabatan notaries public dipisahkan dari jabatan secretarius van

den gerechte dengan surat keputusan Gubernur Jenderal tanggal
12 November 1620, maka dikeluarkanlah instruksi pertama
untuk para Notaris di Indonesia, yang hanya berisikan 10 pasal,
diantaranya ketentuan bahwa para Notaris terlebih dahulu diuji
dan diambil sumpahnya. Namun kenyataannya para Notaris
pada waktu itu tidak mempunyai kebebasan dalam menjalankan
jabatannya oleh karena mereka merupakan pegawai dari Oost
Ind. Compagnie. Bahkan pada tahun 1632 dikeluarkan plakaat
yang berisi ketentuan bahwa para Notaris, sekretaris dan pejabat
lainnya dilarang untuk membuat akta-akta transport, jual-beli,
surat wasiat dll jika tidak mendapat persetujuan dari Gubernur
Jenderal dan “Raden van Indie” dengan ancaman kehilangan
jabatannya. Setelah pengangkatan Melchior Kerchem sebagai
Notaris di tahun 1620, jumlah Notaris terus bertambah. Pada
tahun 1650 ditentukan bahwa di Batavia akan diadakan hanya 2
orang Notaris dan untuk menandakan bahwa jumlah tersebut
telah mencukupi dikeluarkan ketentuan bahwa para
“prokureur” dilarang untuk mencampuri pekerjaan Notaris,
dengan maksud agar dengan demikian masing-masing golongan
dapat memperoleh penghasilannya dengan adil.
Di tahun 1654 jumlah Notaris di Batavia bertambah lagi
menjadi 3 dan di tahun 1751 jumlahnya menjadi 5 orang dengan
ditentukan bahwa 4 daripadanya harus bertempat tinggal di
dalam kota (yakni 2 di bagian barat dan 2 di bagian timur),
sedangkan yang seorang lagi harus tinggal di luar kota.
Sejak masuknya notariat di Indonesia sampai dengan tahun
1822, notariat ini hanya diatur oleh 2 buah reglemen yang
terperinci, yakni dari tahun 1625 dan 1765. Reglemen tersebut
sering mengalami perubahan olehkarena apabila dirasakan ada
kebutuhan, bahkan sering terjadi peraturan yang tidak berlaku
59
lagi, diperbaharui, dipertajam atau dinyatakan berlaku kembali

atau diadakan peraturan tambahannya.
Peraturan-peraturan lama di bidang notariat yang berasal
dari Republiek der Vereenigde Nederlanden tetap berlaku dan
bahkan setelah berakhirnya kekuasaan Inggris di Indonesia,
peraturan-peraturan lama tersebut tetap berlaku tanpa perubahan
sampai dengan tahun 1822. Dalam hal ini perlu diperhatikan
bahwa Ventosewet tidak pernah dinyatakan berlaku di Indonesia.
Pada tahun 1822 (Stb No 11) dikeluarkan Instructie voor de
Notarissen in Indonesia yang terdiri dari 34 pasal. Ketentuan
dalam Instructie tersebut ternyata merupakan resume dari
peraturan yang ada sebelumnya, suatu bunga rampai dari
plakkat-plakkat yang lama. Selama 38 tahun
usianya, Instructie tersebut tidak banyak mengalami perubahan.
Pada tanggal 26 Januari 1860 diundangkanlah Peraturan
Jabatan Notaris (Notaris Reglement Stb No 3) yang mulai
berlaku tanggal 1 Juli 1860. Peraturan Jabatan Notaris ini terdiri
dari 66 pasal dimana 39 diantaranya mengandung ketentuan
mengenai hukuman, disamping banyak sanksi untuk membayar
penggantian biaya, ganti rugi dan bunga. Ke-39 pasal tersebut
terdiri dari 3 pasal mengenai hal-hal yang menyebabkan
hilangnya jabatan, 5 pasal tentang pemecatan, 9 pasal tentang
pemecatansementara dan pasal 22 mengenai denda.
Pasal-pasal yang terdapat dalam peraturan jabatan Notaris
adalah copy dari paal-pasal dalam Notarieswet yang berlaku di
Belanda. Namun didalam Peraturan Jabatan Notaris tidak diatur
mengenai pendidikan Notaris, yang diatur hanya mengenai ujian
Notaris. Kemudian perlu adanya suatu pendidikan untuk jabatan
Notaris beserta persyaratan ujian. Hal ini kemudian
dilaksanakan, dengan dimulainya pendidikan Notariat pada
programpasca sarjana di Universitas Indonesia, dan kemudian
60
disusul Universitas Pajajaran. Universitas Gajah Mada, dan

Terakhir Universitas Sumatra Utara. Namun demikian masih
disayangkan, pendidikan Notariat di Indonesia belum diatur
dalam suatu perundang-undangan, dan juga belum dijadikan
satu-satunya pendidikan Notariat, dimana masih tetap diadakan
ujian Negara sebagai salah satu prasyarat untuk dapat menjadi
Notaris. Perlu diperhatikan bahwa yang dapat diterima untuk
pendidikan Notariat pasca sarjana adalah semua sarjana hukum
yang telah lulus dari Fakultas Hukum Universitas Negeri atau
yang disamakan dengan itu.
Sejarah Notariat di Indonesia juga pernah megalami
kemerosotan, yakni ketika pada tahun 1954 diundangkan
Undang-Undang mengenai Wakil Notaris dan Wakil Notaris
sementara. Undang-undang tersebut telah menyebabkan
timbulnya hal-hal yang tidak diinginkan yang memerosotkan
nama baik dari Notaris. Dengan adanya kemerosotan itu maka
pemerintah pun melaksanakan peremajaan dikalangan Notaris
agar Notaris yang menjabat adalah Notaris ynag benar-benar
terjamin kualitasnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghilangkan
kekecewaan masyarakat pada jabatan Notaris.
3.3.2. Kronologis Pendirian

Pertama kali Ibu Yani Jamiatusyarifah, SH., M, Kn. Ditetapkan
sebagai Notaris pada tanggal 26 juni 2013. Karena di masyarakat
sering ada kesalah pahaman antara Notaris dan PPAT dianggap sama
padahal sangat berbeda Notaris mencakup dalam pembuatan akta
yayasan, CV, PT, Perkumpulan, PPJB, Salinan Akta Kuasa.
Biasanya berhubungan dengan Kementrian hukum dan Hak Asasi
Manusia (KEMENKUMHAM).
61
Sedangkan PPAT mencakup tentang jual beli tanah yang

biasanya berhubungan dengan aparat daerah atau dengan Badan
Pertahanan Nasional (BPN) Ikatan Notaris indonesia (I.N.I) yang
merupakan wadah perkumpulan/organisasi bagi para notaris.
Kantor Notaris dan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) Yani

Jamiatusyarifah, SH., M, Kn. sebagai perangkat daerah mempunyai
peranan penting, dalam pembuatan Akta Yayasan, Pembuat Akta
CV, Pembuatan Akta Perseroan Terbatas.
3.3.3. Tujuan Pendirian

Berdasarkan sejarah, Notaris adalah seorang pejabat
negara/pejabat umum yang dapat diangkat oleh negara untuk
melakukan tugas-tugas negara dalam pelayanan hukum kepada
masyarakat demi tercapainya kepastian hukum sebagai pejabat
pembuat akta otentik dalam hal keperdataan. Dalam pasal 1 angka 1
UUJN, Notaris didefinisikan sebagai pejabat umum yang berwenang
untuk membuat akta otentik dan kewenangan lainnya sebagaimana
yang dimaksud dalam UUJN. Definisi yang diberikan UUJN ini
merujuk pada tugas dan wewenang yang dijalankan oleh Notaris
Artinya Notaris mempunyai tugas sebagai pejabat umum dan
memiliki wewenang untuk membuat akta otentik serta kewenangan
lainnya yag diatur oleh UUJN.
Notaris disebutkan pula sebagai pejabat umum ditegaskan
dalam bab 1 pasal 1 peraturan jabatan Notaris di Indonesia (Ord Stbl.
1860 no. 3, mulai berlaku tanggal 1 juli 1860) yang menyebutkan:
Notaris adalah pejabat umum yang satu-satunya berwenang untuk
membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian dan
penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh
yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta
otentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan
62
memberikan grosee, salinan dan kutipannya semuanya sepanjang

pembuatan akta itu oleh suatu peraturan umum tidak juga ditugaskan
atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain. Akta otentik
menurut pasal 1868 Kitab Undang-undang Hukum Perdata ialah
suatu akta yang didalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-
undang dibuat oleh atau dihadapan pegawai umm yang berkuasa
untuk itu ditempat dimana akta berada, sedangkan istilah Openbare
Ambtenaren yang menurut kamus hukum adalah pejabat yang
mempunyai tugas untuk membuat akta otentik guna melayani
kepentingan publik.
Jabatan Notaris merupakan suatu lembaga yang diciptakan oleh
Negara menetapkan Notaris sebagai jabatan merupakan suatu bidang
pekerjaan atau tugas yang sengaja dibuat oleh aturan hukum untuk
keperaluan dan fungsi tertentu.
Akuntabilitas atas pekerjaanya kepada masyarakat kehadiran
Notaris Uuntuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang memerlukan
dokumen hukum (akta) otentik dalam bidang hukum perdata,
sehingga Notaris mempunyai tanggung jawab untuk melayani
masyarakat, masyarakat dapat menggugat secara perdata Notaris dan
menuntut biaya ganti rugi dan bunga jika ternyata akta tersebut dapat
dibuktikan dibuat tidak sesuai aturan hukum yang berlaku, hal ini
merupakan bentuk akutanbilitas Notaris kepada masyarakat.
Kemudian berdasarkan pasal 15 UUJN kewenangan dan tujuan
didirikannya Notaris adalah sebagai berikut :
1. Kewenagan umum berdasarkan pasal 25 ayat 1 UUJN yaitu
kewenangan untuk membuat akta secara umum dengan batasan
sepanjang tidak dikecualikan kepada pejabat lain yang ditetapkan
oleh undang-undang .
2. Menyangkut akta yang harus dibuat atau berwenang membuat
akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian dan ketetapan
63
yang diharuskan oleh aturan hukum atau dikehendaki oleh yang

bersangkutan.
3. Mengrenai subjek hukum (orang atau badan hokum) untuk
kepentingan siapa akta itu dibuat atau dikehendaki oleh yang
berkepentingan.
4. Kewenangan khusus berdasarkan pasal 15 ayat (2) UUJN yaitu
untuk melakukan tindakan hukum tertentu, seperti :
a. Mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tangal
surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus.
b. Membukukan surat dibawah tangan dengan mendaftar dalam
buku khusus.
c. Membuat copy dari asli surat dibawah tangan berupa salinan
yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan
dalam surat bersangkutan.
d. Melakukan pengesahan kecocokan potocopy dengan surat
aslinya.
e. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan
pembuatan akta.
f. Membuat copy dari asli surat dibawah tangan berupa salinan
yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan
dalam surat yang bersangkutan.
g. Melakukan pengesahan kecocokan fotocopy dengan surat
aslinya.
h. Memberikan penyuluhan hukum sehubungan dengan
pembuatan Akta.
i. Membuat akta yang berkaitan dengan pertahanan.
j. Membuat akta risalah relang.
64
Kewenangan yang akan ditentukan kemudian berdasarkan pasal

15 ayat (3) UUJN adalah kewenangan yang ditentukan berdasarkan
aturan hukum lain yang akan datang kemudian (ius constitendum).
Kewenangan yang dimaksud disini adalah kewenangan yang
kemudian lahir setelah terbentuk peraturan perundang-undangan
dalam bentuk Undang-undang, namun juga dapat ditemukan
wewenang Notaris bukan dengan peraturan perundang-undangan
dikemudian hari, dapat saja melalui tindakan hukum tertentu yang
harus dibuat dengan akta Notaris seperti pendirian partai politik yang
wajib dibuat dengan akta Notaris.
3.3.4. Peta Lokasi Perusahaan
Gambar 3.4 Peta Lokasi

BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil
Mengenai prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar sistem buku
agenda di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. adalah
sebagai berikut :
4.1.1. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
1. Penerimaan Surat
Surat biasanya langsung diantar oleh petugas pengirim

surat, bisa oleh petugas pos ataupun pesuruh dari perusahaan
pengirim surat itu sendiri. Surat tersebut juga langsung masuk ke
kantor Notaris dan PPAT.
2. Penyortiran Surat
Untuk menangani surat masuk, pertama kali yang dilakukan

adalah mengelompokkan atau memilah surat-surat masuk
berdasarkan tingkat kepentingan surat, apakah surat tersebut untuk
pimpinan Notaris dan PPAT atau untuk bagian staff Notaris dan
PPAT. Bukan hanya itu surat-surat masuk tersebut dipisahkan
antara surat yang berasal dari intern maupun ekstern. Surat-surat
masuk tersebut dapat disortir dengan cara :
a. Meneliti asal sumber surat tersebut. Sumber dapat dilihat dari

isi pengirim, alamat atau stempel pos. Dari asal sumber ini,
dapat dengan segera memperoleh tanda-tanda tentang penting
atau tidaknya suatu surat, baik yang bersifat dinas maupun
pribadi.
65
66
b. Meneliti cara pengiriman surat. Cara pengiriman surat yang

dipergunakan oleh pengirim dapat juga memberikan petunjuk
apakah sebuah surat tergolong surat penting.
3. Pembukaan Surat
a. Membuka amplop jika surat masuk dalam keadaan
beramplop. Caranya dengan membuka kaitan stapler yang
mengikat surat, atau jika amplop surat direkatkan dengan lem
bisa dibuka dengan penggunting tipis pada bagian sisinya.
b. Jika surat yang diterima sudah dalam keadaan terbuka, maka
surat tersebut sudah dapat diproses ke tahap berikutnya, yaitu
pencatatan atau mengagendakan surat.
4. Pencatatan Surat
Setelah proses pembukaan surat, tugas selanjutnya adalah

mencatat surat yang masuk ke dalam buku agenda surat masuk.
Gambar 4.1 Mencatat Surat Masuk

67
Di dalam buku agenda surat masuk tersebut terdapat

beberapa kolom yaitu :
a. Nomor urut, untuk menuliskan penomoran agenda untuk

keperluan pengarsipan
b. Tanggal penerimaan surat , untuk menuliskan tanggal
diterimanya surat tersebut
c. Nomor surat, untuk menuliskan nomor surat yang dikirim dari
pengirim
d. Alamat pengirim, untuk menuliskan nama instansi atau
perusahaan yang mengirimkan surat
e. Isi surat, untuk menuliskan isi dari surat secara khusus
f. Lampiran, untuk menuliskan jumlah surat yang dikirim
g. Perihal, untuk menuliskan intisari surat secara keseluruhan
5. Penyimpanan Surat
Surat yang telah ditindaklanjuti, maka surat langsung

diarsipkan. Surat masuk diarsipkan ke dalam map snelhecter,
setelah itu dimasukkan ke dalam lemari arsip. Cara mengarsipkan
surat di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M.
Kn. adalah sebagai berikut :
a. Surat dilubangi dengan menggunakan perforator.
Gambar 4.2 Melubangi Surat

68
b. Surat diurutkan sesuai dengan nomor surat

c. Masukkan surat ke dalam map snelhecter
Gambar 4.3 Mengarsipkan Surat Masuk
d. Setelah itu map tersebut dimasukkan ke dalam lemari arsip
Gambar 4.4 Menyimpan Surat Ke Lemari Arsip

69
4.1.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
1. Pembuatan Konsep Surat

Saat surat menjadi sarana yang sangat penting dalam alat
komunikasi antar instansi Pemerintah ataupun antar perusahaan,
maka Kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M.
Kn. menggunakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan kepada pihak yang lain untuk menyampaikan
warta atau pesan. “Bahasa yang digunakan dalam surat harus
menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat
dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat pada sasaran”.
Dalam surat resmi penggunaan kata-kata harus
menggunakan bahasa baku, lain halnya dengan surat tidak resmi
anda bisa menggunakan bahasa tidak baku atau bahasa sehari-hari.
Dalam Instansi Pemerintah pun juga begitu, mempunyai format
tersendiri saat mengeluarkan surat keluar. Contoh terdapat pada
kop surat atau kepala surat dan juga nomor surat keluarnya.
Penomoran surat di Kantor Notaris dan PPAT memiliki kriteria
berbeda di setiap bagiannya. Kriteria tersebut berdasarkan pada
keperluan nya yaitu untuk keperluan Notaris atau PPAT (Pejabat
Pembuat Akta Tanah).
a. Contoh pada Notaris adalah sebagai berikut :
Nomor : 17/NOT-YJS/I/2022
Keterangan :
17 : Nomor urut surat
NOT-YJS :Kode Notaris
I : Bulan pembuatan surat
2022 :Tahun pembuatan surat
Bentuk surat yang digunakan pada notaris adalah bentuk formal
70
Gambar 4.5 Contoh Surat Keluar Notaris
b. Contoh pada PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah) adalah

sebagai berikut :
Nomor : 47/PPAT-YJS/I/2022
Keterangan :
47 : Nomor urut surat
PPAT-YJS : Kode PPAT
I : Bulan pembuatan surat
2022 : Tahun pembuatan surat
Bentuk surat yang digunakan pada PPAT adalah bentuk lurus
(Block Style)
71
Gambar 4.6 Gambar Surat Keluar PPAT)
2. Persetujuan Konsep
Setelah konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan,
konsep surat tersebut diperiksa oleh pimpinan.
3. Pencatatan Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, serlanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar
untuk mendapatkan nomor surat sesuai dengan aturan pemberian
surat yang berlaku di kantor Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Jenis buku agenda yang digunakan di
adalah buku agenda kembar.
72
Gambar 4.7 Mencatat Surat Keluar
4. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan
pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya di ketik dengan
menggunakan komputer dan aplikasi Microscoft Word.
Gambar 4.8 Mengetik Surat Keluar

73
5. Pemeriksaan Pengetikan
Setelah surat diketik, lalu diperiksa oleh pimpinan agar
tidak ada kesalahan pengetikan dalam surat.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, surat
ditandatangani oleh pimpinan Notaris dan PPAT Yani
7. Pemberian Cap Dinas
Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, selanjutnya
diberi cap dinas/ stempel sesuai dengan keperluannya karena
terdapat Notaris dan PPAT. Pemberian cap dinas dibubuhkan
disebelah kiri tandatangan dengan menyinggung sedikit dari
tandatangan tersebut.
Gambar 4.9 Mencap Surat Keluar
8. Penyampulan Surat
Surat selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul/map yang telah
disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi. Selain itu
perhatikan juga hal-hal berikut :
a. Tempelkan nama dan alamat instansi diatas sebelah kiri
b. Tempelkan nama dan alamat tujuan surat dibawah sebelah
kanan
74
Gambar 4.10 Penyampulan Surat
9. Pengiriman Surat
Pengiriman surat di kantor Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Dilakukan dengan empat cara
berikut:
a. Melalui kurir
b. Melalui pos
c. Melalui perusahaan jasa pengiriman
d. Melalui internet
10. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju,
sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan map snelhecter
disusun sesuai dengan nomor dan disimpan ke lemari arsip.
75
4.2. Pembahasan
Berdasarkan hasil yang telah dijelaskan sebelumnya diatas maka dapat

diketahui bahwa prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar sistem
buku agenda yang ada di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah,
SH., M. Kn. Yaitu sebagai berikut :
1. Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda yaitu :

a. Penerimaan surat
b. Penyortiran surat
c. Pembukaan surat
d. Pencatatan surat
e. Penyimpanan surat
2. Prosedur penanganan surat keluar sistem buku agenda yaitu :
a. Pembuatan konsep surat
b. Persetujuan konsep
c. Pencatatan surat
d. Pengetikan konsep surat
e. Pemeriksaan pengetikan
f. Penandatanganan surat
g. Pemberian cap dinas
h. Penyampulan surat
i. Pengiriman surat
j. Penyimpanan surat
Dalam melakukan penanganan surat masuk dan surat keluar sistem buku
agenda di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Sudah
dilakukan sesuai dengan prosedur yang yang sama dengan teori yang telah
dijelaskan di bab sebelumnya. Buku agenda yang digunakan dalam
pencatatan surat masuk dan surat keluar yang ada di kantor Notaris dan PPAT
yani jamiatusyarifah, SH., M. Kn. menggunakan jenis buku agenda kembar
yaitu baik surat masuk maupun surar keluar memiliki buku masing-masing
76
dalam pencatatannya. Penanganan di kantor tersebut juga memiliki 2 (dua)

kepentingan yaitu untuk kepentingan Notaris dan kepentingan PPAT, Maka
dalam pencatatannya pun berbeda buku dan masing-masing mempunyai buku
agenda. Dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa prosedur penanganan
surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda yang ada dikantor tersebut
sudah sesuai dengan prosedur yang ada di teori, namun ada kekurangan
dalam hal penyimpanan surat. Penyimpanan surat yang dilakukan di kantor
tersebut belum memadai, sehingga perlu adanya penambahan ruangan
penyimpanan arsip agar sesuai dengan kepentingannya juga surat lebih
mudah dicari dan terjaga dengan baik.
Berdasarkan kegiatan yang dilakukan di kantor Notaris dan PPAT Yani

Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. penanganan surat masuk dan surat keluar sistem
buku agenda dengan menggunakan jenis buku agenda kembar memiliki
prosedur yang sama dengan teori.
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan penanganan surat masuk dan surat keluar

sistem buku agenda di Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.
Yaitu sebagai berikut :
1. Penanganan surat menyurat di kantor Notaris dan PPAT Yani

Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Masih menggunakan sistem nomor dimana
diisi sesuai nomor pada buku agenda.
2. Penanganan surat masuk dan surat keluar sudah cukup baik
3. Penanganan surat di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH.,
M. Kn. Membutuhkan staff khusus untuk menangani surat.
4. Penyimpanan arsip di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah,
SH., M. Kn. Sudah memadai tetapi masih kurang ruangan dalam
penyimpanan arsip.
5.2. Saran
Ada beberapa hal yang saya dapatkan saat pelaksanaan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) berlangsung di kantor Notaris dan PPAT Yani
Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. Juga berdasarkan hasil pembahasan dan
kesimpulan, maka dari itu ada beberapa saran dari saya diantaranya :
1. Saran Untuk Sekolah

Sekolah perlu memberikan penekanan pada masalah budaya kerja
yang berlaku pada masalah budaya kerja dan berlaku pada instansi
pemerintah maupun swasta. Maka dari itu para siswa/siswi cenderung
mudah beradaptasi dalam dunia kerja.
77
78
Sekolah perlu menerapkan sistem praktek kerja langsung dalam

setiap pembelajaran sehari-hari, supaya siswa/siswi dapat lebih mudah
dan paham mengenai dunia kerja yang sebenarnya.
2. Saran Untuk Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.

a. Dalam penanganan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda
di kantor Notaris dan PPAT Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn.
Sebaiknya dijalankan sesuai dengan prosedur yang lebih efektif.
b. Perlunya keefektifan dan keefisienan dalam penanganan surat,
sehingga surat tersimpan dengan baik dan terjaga.
c. Dalam penyimpanan arsip perlu ditambah ruangan atau lemari arsip
yang memadai.
d. Kepada pimpinan Notaris dan PPAT yaitu Ibu Yani Jamiatusyarifah,
SH., M. Kn. Saya harap agar tidak bosan memberikan pengarahan
dan bimbingan kepada saya dan peserta PKL seterusnya.
e. Untuk para karyawan , saya harap agar bisa memperkenalkan,
menjelaskan, mengarahkan, dan membimbing berbagai jenis kegiatan
di kantor sehingga peserta PKL dapat belajar dengan maksimal,
hubungan dengan antar karyawan juga harus dipertahankan dan
ditingkatkan agar pelaksanaan PKL tersebut dapat berjalan dengan
lancar dan efisien.
3. Saran Untuk Adik Kelas
Untuk adik-adiku yang ku cintai, rajin-rajinlah belajar. Utamakan
pendidikan, baik pendidikan agama ataupun pendidikan umum di masa
depan. Bila sedang melaksanakan PKL kerjakanlah apa yang mampu
kalian kerjakan dan tanyakan apa yang kalian tidak mengerti, jangan malu
untuk bertanya apapun, karna sesungguhnya itu akan membantu kalian
dalam memecahkan suatu masalah dalam hal PKL.
Patuhilah aturan-aturan yang berlaku di kantor, tingkatkanlah

kedisiplinan dan bertindak dewasa dalam hal pola pikir dan perilaku agar
pelaksanaan dapat berjalan dengan baik.
79
DAFTAR PUSTAKA
Pramono, Joko. 2019. Kearsipan SMK/MAK Kelas X. Yogyakarta: Andi.
Mulyono, Agus. 2021. Korespondensi SMK/MAK Kelas X. Jakarta: Bumi Aksara.
Manis. 2019. Pengertian Surat, 1, https://www.pelajaran.co.id/pengertian-surat/,

diperoleh tanggal 29 Agustus 2019.
LAMPIRAN - LAMPIRAN
Gambar Dokumentasi Kegiatan PKL
Mengetik Laporan Bulanan Notaris
Mengetik Pernyataan Kekayaan Yayasan

Mengetik Akta
Menjahit Salinan Akta

Menstempel Akta
Mendampingi Pembacaan Akta

Mencari Berkas Notaris yang Akan Diambil Klien
Membuat Tanda Terima

Mengarsipkan Kwitansi
Menyusun Warkah Notaris

Mengarsipkan Warkah Notaris
Mencari Warkah Notaris

Mengisi BPHTB
Mengetik Data Sertipikat

Menulis Data Dibuku Daftar PT
Fotocopy Berkas
Scan Berkas
Menulis Data Dibuku Daftar Yayasan

Mengetik Akta Jual Beli
Mencatat Surat Keluar

Buku Agenda Surat Masuk Format Buku Agenda Surat Masuk
Buku Agenda Surat Keluar Format Buku Agenda Surat Keluar

RIWAYAT HIDUP
Nama : Ai Fitri
NIS : 202110109
NISN : 0046270113
Tempat/Tanggal Lahir : Cianjur, 26 Oktober 2004
Alamat : Pasir Gede Raya Jalan Kacapi
No. Telp/HP : 082318261709
Email : aifitri1305@gmail.com
Nama Orang Tua Kandung
a. Ayah : Miftah Huljanah

b. Ibu : Iis Hermawati
Riwayat Pendidikan
No Tingkat Pendidikan Tahun Lulus
1 SDN Sayang Heulang 2017
2 SMPN 3 Cianjur 2020

Laporan PKL Ai Fitri OTKP

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan PKL Ai Fitri OTKP

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

i

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Menyelesaikan

YAYASAN BINA DINAMIKA

Saya yang bertandatangan di bawah ini :

Menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa Laporan Praktik Kerja

Cianjur, 21 Maret 2022

Telah Disetujui Untuk Diajukan Pada Sidang Laporan PKL

Niken Jumita Septerina, SP.

Laporan Ini Telah Dipertahankan Dan Telah Diperbaiki Sesuai Dengan

Penguji Program Studi OTKP

Yus Rahman Rusmana, SH. Niken Jumita Septerina, SP.

Dudun Sudrajat, S. IP., MM.

Laporan Kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Yang Disusun Oleh :

LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

Tanggal 20 Desember 2021 s/d 18 Februari 2022

Telah disetujui Sebagai Laporan PKL Siswa

Cianjur, 18 Februari 2022

Pimpinan Notaris dan PPAT Pembimbing Instansi

Yani Jamiatusyarifah, SH., M. Kn. M. Rizqi Ardiansyah, S. Pd.

Alhamdulillah atas berkat ridho Allah SWT yang telah melimpahkan

1. Allah SWT yang telah memberikan kelancaran dalam proses pembuatan

Wassalamu ` alaikum Wr.Wb.

Cianjur, 21 Maret 2022

LEMBAR PERSETUJUAN ........................................................................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK SEKOLAH ............................................. iii

LEMBAR PENGESAHAN DARI PIHAK INSTANSI ...............................................iv

KATA PENGANTAR ......................................................................................................v

DAFTAR ISI ................................................................................................................. vii

DAFTAR TABEL ............................................................................................................x

DAFTAR GAMBAR .......................................................................................................xi

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................. xii

1.1. Latar Belakang ...............................................................................................1

1.2. Tujuan ............................................................................................................2

1.3. Manfaat ..........................................................................................................3

2.1. Surat ....................................................................................................................4

2.1.1. Pengertian Surat ...............................................................................................4

2.1.2. Pengertian Surat Masuk ....................................................................................8

2.1.3. Pengertian Surat Keluar ....................................................................................8

2.1.4. Jenis – Jenis Surat .............................................................................................8

2.1.5. Perlengkapan Surat ......................................................................................... 14

2.1.6. Bagian – Bagian Surat .................................................................................... 16

2.1.7. Bentuk – Bentuk Surat .................................................................................... 20

2.2. Buku Agenda ..................................................................................................... 21

2.2.2. Fungsi Buku Agenda ...................................................................................... 21

2.2.3. Jenis Buku Agenda ......................................................................................... 22

2.2.4. Istilah dalam Pengurusan Surat Sistem Buku Agenda .................................... 24

2.3. Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda ................................................ 25

2.3.1. Pengertian Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda ........................... 25

2.3.2. Prosedur Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda .............................. 26

2.4. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda ................................................ 30

2.4.1. Pengertian Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda ........................... 30

2.4.2. Prosedur Penanganan Surat Keluar Sitem Buku Agenda ................................ 31

BAB III ........................................................................................................................... 35

OBJEK PENELITIAN .................................................................................................. 35

3.1. Gambaran Umum Instansi/Perusahaan ......................................................... 35

3.1.1. Pengertian Notaris dan PPAT ................................................................... 35

3.1.2. Fungsi Notaris dan PPAT ......................................................................... 36

3.1.3. Peranan Notaris ........................................................................................ 36

3.1.4. Program Pokok ......................................................................................... 43

3.1.5. Fasilitas Utama dan Penunjang ................................................................. 44

3.1.6. Sarana dan Prasarana ................................................................................ 45

3.1.7. Jenis Pelayanan ........................................................................................ 47