DATABASE IKATAN ALUMNI TEKNIK GEOLOGI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

YOGYAKARTA

TIM DATABASE IAGEOUPNVY

2022

1
DAFTAR ISI

Halaman Judul ……………………………………………………………………………………………………. 1

Daftar Isi …………………………………………………………………………………………………………….. 2
A. Platform Database ……...………………………………………………………………………………… 3
1. Platform Database …………………………………………………………………………………… 3
2. Nomor Induk Alumni ……………………………………………………………………………….. 5
B. Update dan Registrasi Baru Alumni IAGEOUPNVY …………………………………………. 6
C. Aktivasi Keanggotaan dan E-Card ………………………………………………………………….. 16

2
A. PLATFORM DATABASE

1. Platform Database
Platform database IAGEOUPNVY adalah sebuah platform digital yang dapat mengakses segala
informasi tentang alumni berdasarkan profil, profesi, lokasi sebaran geotaging, bidang
pekerjaan, jenis usaha, media sosial yang menghubungkan antara satu alumni dengan alumni
lintas generasi di seluruh Indonesia bahkan dunia. Platform ini terintegrasi di dalam website
https://www.iageoupn.or.id/.

Untuk masuk ke laman database dapat langsung masuk melalui link :

https://bit.ly/databaseiageoupnvy dan kan menunjukkan tampilan seperti di bawah ini.

Sebaran alumni geologi Jumlah Alumni yang

berdasarkan lokasi sudah teregistrasi
berdasarkan geotaging

Kolom pencarian alumni berdasarkan wilayah administrasi, angkatan dan bidang profesi

Kolom pencarian alumni

berdasarkan nama, Nomor
Induk Alumni (NIA).
Informasi ini akan
menampilkan profil alumni :
angkatan, media sosial,
profesi, tempat bekerja

1. Kotak Registrasi untuk registrasi keanggotaan alumni yang baru lulus atau
alumni yang sama sekali belum pernah mengisi form google form alumni.
2. Kotak Update untuk alumni yang pernah melakukan pengisian google
form dan butuh mengupdate data alumni seperti lokasi geotaging,
profesi, pekerjaan, tempat bekerj, kontak darurat, nama keluarga, dan
lain-lain
3. Kotak aktivasi digunakan untuk mengaktivasi keanggotaan alumni untuk
mendapatkan E-Card sebagai anggota aktif (Active Member) atau sebagai
anggota pasif (In-Active Member)

3
 Kolom pencarian alumni berdasarkan wilayah administrasi, angkatan dan bidang profesi

Lokasi geotaging alumni

berdasarkan geolokasi

Informasi dasar profil

alumni

Platform ini merupakan realtime update yang secara otomatis, informasi alumni akan
terupdate di dashboard ketika dilakukan update database, data akan bertambah jika ada yang
melakukan registrasi, setiap alumni akan mendapatkan Nomor Induk Alumni (NIA) secara
otomatisasi yang disesuaikan dengan penomoran yang sudah ditentukan.
Informasi Data Alumni
yang dapat di publish

Kolom pencarian alumni berdasarkan wilayah administrasi, angkatan, media sosial dan bidang profesi

Informasi sosial media dapat

digunakan sebagai media
komunikasi pengganti no pribadi

4
Data jaringan adalah dashboard visualisasi analisis data alumni yang dapat disesuaikan
dengan kebutuhan. Dapat menjadi bahan analisis untuk kebutuhan akreditasi jurusan.

Informasi data analisis alumni berdasarkan profesi,

level jabatan, sebaran administrasi, jumlah
angkatan. Ini bisa dikembangkan sesuai kebutuhan

2. Nomor Induk Alumni (NIA)

Nomor Induk Alumni adalah nomer code alumni yang digunakan sebagai sebuah coding bagi
sistem database yang memiliki keunikan dan karateristik yang dapat menunjukkan identitas
alumni. Nomor Induk Alumni telah dibuat oleh bidang database untuk dapat menjadi basic
dalam pengembangan sistem database seperti layaknya Nomer KTP.
NIA mencakup informasi tentang fakultas, jurusan, program studi, angkatan masuk,
tingkat/jenjang kelulusan dan nomer mahasiswa dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Sistem penomeran alumni yang dibuat secara otomatis di sistem

Keterangan Kode Nomor

Petrasa Wacana 111.2000.01.158
Fakultas Teknologi Mineral 1
Jurusan Teknik Geologi 1
Program Studi Teknik Geologi 1
Angkatan masuk 2000
Tahun dituliskan secara lengkap, untuk menghindari
perulangan nomor induk yang dibuat secara
otomatis ketika UPN masih tetap ada sampai
dengan tahun 2100 mendatang

5
 Tingkat/jenjang lulusan 00 : Tidak lulus
01 : D3/S1
02 : S2
03 : S3
Nomor Mahasiswa 1111000158 (Diambil 3 angka terakhir)
158

B. UPDATE DAN REGISTRASI BARU DATABASE ALUMNI

Database alumni menggunakan form KoboCollect, sebuah ODK open sourche yang memiliki
kapasitas data unlimited. Sama fungsinya dengan penggunaan Google Form yang selama ini
selalu digunakan untuk mendata alumni, namun data yang sudah terdata selama ini hanya
tersimpan di admin dan tidak bisa dilihat visualisasinya.
Semua alumni yang pernah mendata lewat google form secara tidak langsung telah
terigistrasi dalam database alumni, yang dimasukkan ke dalam sistem database pada form
KoboCollect yang digunakan, sehingga data yang pernah diinputkan oleh alumni akan
ditampilkan untuk dapat dilihat apakah perlu ada perubahan, jika ada perubahan alumni bisa
langsung melakukan update secara langsung dan hasilnya akan langsung divisualisasi secara
realtime dalam dashboard https://bit.ly/databaseiageoupnvy.
Update data dilakukan oleh alumni yang pernah mengisi google form pendataan alumni atau
yang sudah terdaftar dalam database alumni. Jika belum pernah melakukan pengisian google
form akan diinformasikan dan diarahkan untuk melakukan registrasi baru.

Klik Update untuk masuk ke link

form Update Data Alumni

6
 Klik Next Setiap selesai
menyelesaikan halaman form

Ketik nama lengkap, dengan

menggunakan huruf besar di
setiap awal kata

7
 Jika anda pernah mengisi data
alumni sebelumnya maka akan
muncul notifikasi : Anda sudah
teregistrasi

Jika anda belum pernah mengisi data alumni

sebelumnya, atau salah input nama, baik
huruf, besar kecil huruf, kurang huruf akan
muncul notifikasi : Anda belum terdaftar di
dalam database. Silahkan kembali ke awal
dengan klik Back pilih Registrasi Baru

8
Jika alumni sudah teregistrasi, bisa mengecek informasi database yang dulu pernah diinput,
untuk melakukan update silahkan dicek di setiap bagian mana yang butuh untuk di update,
karena data yang terupdate akan langsung dilink querynya langsung ke sistem database dan
tervisualisasi di https://bit.ly/databaseiageoupnvy.

Update tanggal lahir

Update Media Sosial sebagai pengganti

informasi kontak pribadi yang akan
dimunculkan dalam dashboard

Masukkan foto profil separuh badan

ukuran kurang dari 1MB

9
Nomor Induk Alumni (NIA) dibuat tersistem otomatis berdasarkan penjelasan pada Tabel 1.
Mohon dipastikan setiap alumni mengisi tahun angkatan, nomer mahasiswa (3 angka
belakang akan menjadi nomer urut sesuai angkatannya), jenjang pendidikan, Kode
Mahasiswa untuk secara otomatis mendapatkan NIA

Ketikkan Nomer Mahasiswa dimulai dari 111 untuk bisa memasukkan kode Fakultas,
Jurusan, Program Studi secara otomatis di NIA. Jika No Mahasiswa masih menggunakan
TG – 78145 silahkan diisi menjadi 11178145

Nomor Induk Alumni (NIA) akan terisi secara otomatis jika semua kolom di atas diisi
informasinya sesuai dengan penjelasan pada Tabel 1. Setiap orang akan mendapatkan
NIA yang berbeda dan akan otomatis diberikan setiap ada yang registrasi baru

Untuk mengetahui penyebaran alumni di dalam peta, setiap alumni perlu mengupdate lokasi
geotaging tempat tinggal atau tempat kerja, namun apabila dirasa lokasi geotaging yang
suseaui dengan lokasi rumahnya informasi ini dapat disamarkan dengan mengetikkan nama
desa atau kelurahan di mesin pencaharian geotaging dan dapat menaruh titik di sekitar
wilayah terdekat, ini bertujuan untuk dapat mengetahuai peta sebaran lokasi alumni secara
lebih spesifik.

10
 Pencaharian lokasi terdekat

Geotaging
lokasi otomatis
Titik kordinat
lokasi geotaging

Pilih Provinsi

Pilih Kabupaten Pilih Kecamatan

Ketikkan Desa/Kelurahan

11
Bagian pekerjaan wajib untuk diupdate, dalam form ini lebih distrukturisasi bidak profesi dan
sub – bidang profesi, level jabatan mulai dari tingkat mentri sampai dengan admin, data ini
tentunya akan terus berkembang dan setiap perubahan alumni harus melakukan update
secara langsung. Bidang profesi tidak hanya terbatas pada bidang tambang, oil & gas, namun
juga mencakup semua bidang, informasi ini juga akan berkembang seiring dengan variasi
profesi di setiap alumni.

12
13
 Pencaharian dengan mengetik lokasi terdekat

Untuk mengecek apakah isian

sudah benar, pilih back untuk
melihat kolom sebelumnya

Pastikan semua data sudah terisi,

lalu klik submit, tunggu sampai 5
menit

Apabila data sudah di update, makan data informasi alumni akan ditampilkan dalam
dashboard visualisasi dalam bentuk profil seperti gambar di bawah. Sistem query ini update
terlink dengan dashboard dan akan terupdate secara otomatis. Update visualisasi database
secara realtime di tampilkan setiap dua jam sekali setiap harinya pada jam ganjil, untuk
mengetahui profil alumni selain melalui pencarian nama bisa juga dengan mengarahkan
kursor mouse ke titik geotaging alumni nanti akan diinfokan profil alumni yang dipilih.

14
 Panah yang diarahkan ke
titik geotaging
memunculkan profil
Alumni

Catatatan : Untuk mendapatkan E-Card Alumni, wajib melakukan update dan registrasi
database.

15
C. AKTIVASI KEANGGOTAAN DAN E-CARD

Aktivasi keanggotaan bertujuan untuk memberikan kebermanfaatan kepada alumni, aktivasi

anggota dibagi menjadi 2 :
1. In-Active Member : Anggota yang sudah teregistrasi tapi tidak melakukan pembayaran
iuran, hanya mendapatkan E-Card, teregistrasi sebagai alumni IAGEOUPN dan IAUPN.
2. Active Member : Anggota yang sudah tergistrasi dan membayar iuran anggota,
mendapatkan manfaat seperti kartu anggota yang dicetak, kaos alumni, e-Card, dapat
mengikuti webinar/seminar gratis yang diadakan oleh IAGEO

Untuk dapat mengaktivasi keanggotaan setiap alumni wajib untuk melakukan update atau
registrasi, untuk mendapatkan Nomor Induk Alumni. Jika sudah melakukan registrasi atau
update data silahkan klik kotak Aktivasi, maka akan diarahkan ke link Form Aktivasi
Keanggotaan

Klik Aktivasi untuk masuk ke link

Aktivasi keanggotaan

16
Ketik nama lengkap

17
 Nama yang sudah teregistrasi
akan mendapatkan NIA

Bukti transfer yang di upload akan terveifikasi, untuk pengecekan bukti dukung

18
 Foto profil akan menjadi foto yang tertera di dalam E-Card, maksimal
ukuran kurang dari 1,5 MB agar foto yang terpasang di E-Card sesuai
posisinya

E-card akan dikirim otomatis lewat email yang dicantumkan lebih

kurang 1 jam setelah di veifikasi oleh sistem

Alamat pengiriman
yang dipilih

Akan muncul status keanggtaan alumni yang nanti juga akan

dimunculkan di dalam E-Card

19
 Pastikan semua data sudah terisi,
lalu klik submit, tunggu sampai 5
menit

Anda akan mendapatkan email E-Card dari email resmi

IAGEOUPNVY sesuai dengan data yang sudah diinput dikirim ke
alamat email anda dengan status keanggotaan

20
Pilihan tidak membayarkan iuran anggota akan tetap
mendapatkan E-card dengan status In Active Member

21
Pastikan semua data sudah terisi,
lalu klik submit, tunggu sampai 5
menit

22