SISTEM PENGKODEAN, PENYIMPANAN

DAN DOKUMENTASI REKAM MEDIS

Nomor Dokumen : 171.1/SOP/VIII/2018

Nomor Revisi :-
SOP
Tanggal Terbit : 26 Maret 2018
Halaman : 1/3

UPT PUSKESMAS
Suciyati J. Sangadji, S.ST
RAWAT INAP NIP.197605292001122002
OME

1. Pengertian System pengkodean merupakan kegiatan dalam memberikan kode nomer

rekam medis dan penyimpanan rekam medis.
Penyimpanan rekam medis adalah usaha melindungi dokumen rekam medis
dari kerusakan fisik dan kerahasiaan isi dari rekam medis itu sendiri, dokumen
rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah – langkah dalam mengatur rekam medis
agar mudah dicari kembali apabila dibutuhkan
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Rawat Inap Ome Nomor :
076/KAPUS/2018 Tentang isi rekam medis
4. Referensi PMK no. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis
5. Prosedur System pengkodean :
1. Petugas pendaftaran menerima nomer antrian dan membuat rekam
medis bila pasien tersebut pasien baru.
2. Petugas membuaat system pengkodean rekam medis menggunakan
kombinasi angka
3. Petugas menggunakan angka pengkodean untuk wilayah atau
kelurahan :
 01 (Rum Balibunga)
 02 (Rum)
 03 (Ome)
 04 (Fobaharu)
 05 (Jaya)
 06 (Gubukusuma)
 07 (Mareku)
 08 (Sirongo)
 09 (Afa – Afa)
 10 (Bobo)
 11 (Maitara)
 12 (Maitara Selatan)
  13 (Maitara Utara)
 14 (Maitara Tengah)
 15 (Pondek Pesantren Harisul Hairat Ome)
 16 (Luar Wilayah Kecamatan)
4. Petugas menggunakan nomor urut dengan angka
5. Petugas meminta kartu kunjungan pasien (bagi pasien lama)
6. Petugas mencari rekam medis dengan melihat nomer rekam medis
dikartu kunjungan.
System penyimpanan :
1. Petugas rekam medis menyimpan rekam medis dipisahkan berdasarkan
wilayah tempat tinggal pasien
2. Petugas mengurutkan dari bilangan terkecil (dipisahkan dalam wilayah
puskesmas dan diluar wilayah puskesmas)
3. Petugas menyimpan rekam medis selama 5 tahun
4. Setelah 5 tahun rekam medis dapat di musnahkan

6. Diagram Alir System Pengkodean

Petugas pendaftaran menerima Petugas membuat Menggunakan angka

nomer antrian dan membuar RM system pengkodean RM pengkodean untuk
bila pasien tersebut pasien baru menggunakan wilayah atau kelurahan
kombinasi angka

Petugas mencari RM dengan

nomer rekam medis dikartu Petugas meminta kartu Petugas menggunakan
kunjungan kunjungan pasien (bagi nomer urut RM dengan
Pasien lama) angka

System Penyimpanan

Petugas meyimpan RM dipisahkan

berdasarkan kelurahan wilayah Petugas mengurutkan Menyimpan RM selama
dari bilangan terkecil 5 tahun
(dipisahkan dalam dan
diluar wilayah pkm)

Setelah 5 tahun RM dapat

dimusnahkan

7. Unit terkait Ruang pendaftaran dan rekam medis

8. Dokumen terkait 1. Rekam medis
2. Buku ekspedisi rekam medis
9. Rekaman historis No. Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai Diberlakukan
perubahan