PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN

BARANG/JASA PEMERINTAH

Berdasarkan Keppres No. 80 Tahun

2003 tentang Pedoman
Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah

OLEH : GALIH GUMELAR

1
 PENGERTIAN, JENIS, URGENSI, DAN
TEKNIK PENYUSUNAN DOKUMEN
PENGADAAN

1. Jenis Dokumen Pengadaan

a. Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Pemborongan/Jasa Lainnya
- Dokumen pemilihan penyedia
- Dokumen pasca/prakualifikasi

b. Dokumen Pengadaan Jasa Konsultansi

- Dokumen pemilihan penyedia
- Dokumen prakualifikasi

2
2. Urgensi penyusunan dokumen pemilihan penyedia
 Menjadi dasar dalam pelaksanaan dalam pelelangan sampai
pelaksanaan kontrak
 Kesalahan dokumen akan berakibat fatal
 Belum ada standar dokumen yang berlaku secara nasional

3. Informasi yang diperlukan dalam penyusunan

dokumen
 Peraturan perundang-undangan yang diterapkan
 Jenis kontrak
 Sumber dana
 Metoda pengadaan
 Nilai kontrak
 Standar-standar Nasional Indonesia
 dll.

4. Ketentuan Pokok
 Dokumen pengadaan disiapkan panitia/pejabat pengadaan dan
disahkan pengguna barang/jasa
 Isi harus lengkap dan jelas, serta tidak menimbulkan penafsiran
jamak (multi tafsir)
 Perubahan (adendum) dokumen diperkenankan sepanjang tidak
bertentangan dengan ketentuan perundang-undangan yang
berlaku 3
6. Isi Dokumen Pemilihan Penyedia
(format isi dokumen disesuaikan dengan kebutuhan, dapat dituangkan
dalam bentuk Bab-bab atau Pasal-pasal)

a. Pengumuman

b. Undangan kepada penyedia barang/jasa

c. Instruksi Kepada Peserta Pengadaan

d. Bentuk Penawaran dan Perjanjian

e. Syarat-syarat Kontrak

f. Data Kontrak

g. Spesifikasi Teknis

h. Daftar Kuantitas dan Harga 4

A. Pengumuman
Pengumuman memuat : lingkup pekerjaan,
persyaratan peserta, waktu dan tempat pengambilan
dan pemasukan dokumen, serta penanggung jawab
kegiatan pengadaan

B. Undangan :
 tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk
memperoleh dokumen dan keterangan lainnya;
 tempat, hari, tanggal, dan waktu pemberian
penjelasan;
 tempat, hari, tanggal, dan waktu penyampaian
dokumen penawaran;
 alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran;
 jadual pelaksanaan pengadaan sampai dengan
penunjukan pemenang.

5
C. Instruksi Kepada Penawar
1) Instruksi Umum
 Lingkup pekerjaan
 Sumber dana
 Persyaratan dan kualifikasi penyedia barang/jasa
 Jumlah dokumen penawaran
 Peninjauan lokasi (kalau diperlukan)
2) Uraian Dokumen
 Isi dokumen
 Penjelasan isi dokumen
 Perubahan isi dokumen (batas akhir waktu adendum,
pernyataan bahwa dokumen adendum bagian dari dokumen
pemilihan penyedia, serta kewajiban menyampaikan dokumen
adendum)
3) Penyiapan Penawaran
 Persyaratan bahasa yang digunakan
 Penulisan harga penawaran (penawaran untuk seluruh
pekerjaan, kewajiban untuk mengisi harga satuan, perlakuan
terhadap harga yang dicantumkan nol, mata uang penawaran
dan cara pembayaran, masa berlaku penawaran, surat
jaminan penawaran, serta bentuk penawaran alternatif 6
Ketentuan Surat Jaminan Penawaran
 Nilai jaminan ditentukan secara nominal antara 1% s.d 3% dari
HPS;
Contoh :
Nilai HPS suatu pekerjaan misalkan sebesar Rp. 1.000.000.000,-
Panitia pengadaan, menetapkan besarnya jaminan penawaran, misalkan sebesar 2% dari
HPS.
Ini berarti penyedia barang/jasa harus menyampaikan jaminan penawaran senilai Rp.
20.000.000,- (berapapun harga penawaran yang disampaikan untuk pekerjaan tersebut)

 Dikeluarkan oleh bank umum/perusahaan asuransi;

 Besar jaminan dicantumkan dalam angka dan huruf;
 Penulisan nama pengguna/pekerjaan yang dijamin = nama
pengguna/pekerjaan yang akan diadakan;
 Ketentuan pengembalian jaminan penawaran;
 Ketentuan penyitaan jaminan penawaran 7
4) Bentuk dan Penandatanganan Penawaran
 Dokumen penawaran terdiri dari : 1 asli dan beberapa copy
dimana setiap halaman/koreksi atas kesalahan harus diparaf
oleh orang yang sama dengan yang menandatangani surat
penawaran;

 Surat penawaran ditandatangani oleh direktur

utama/penerima kuasa yang namanya tercantum dalam akte
pendirian atau perubahannya/kepala cabang/wakil dari
konsorsium utama.

5) Pemasukan Penawaran
 Tata cara penyegelan dan penyampulan
 Penandaan sampul: “asli” dan “copy”, “data administrasi dan
teknis”, dan “data harga penawaran”;
 Batas akhir pemasukan, memuat tanggal, hari, dan waktu
pemasukan terakhir;
 Perlakuan terhadap penawaran yang terlambat;
 Larangan post bidding.
8
6) Pembukaan Penawaran dan Evaluasi
 prosedur pembukaan penawaran, termasuk pembuatan
berita acara;
 Kerahasian proses klarifikasi tidak
dimaksudkan untuk
 Klarifikasi dokumen penawaran mencari/menawarkan/
mengijinkan perubahan
harga/substansi
penawaran

 Pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran

 Koreksi aritmatik
 Konversi ke dalam mata uang tunggal
 Sistem evaluasi penawaran : kriteria, formulasi, dan tata
cara evaluasi, serta penilaian preferensi harga

9
7) Penetapan Pemenang Pengadaan
 Kriteria pemenang
 Wewenang pengguna barang/jasa untuk menerima dan menolak
penawaran
 Pengumuman pemenang
 Syarat penandatanganan kontrak
 Surat jaminan pelaksanaan
Nilai Penawaran Jenis Pengadaan
Yang Menang JK JP/B/JL
(NPM) 0 - 50 Jt > 50 jt 0 - 50 Jt > 50 jt
> 80% HPS TJ TJ TJ 5% x NPM
< 80% HPS TJ TJ TJ 5% x 80% x HPS

JK : Jasa Konsultansi
JP/B/JL : Jasa Pemborongan/Barang/Jasa Lainnya
TJ : Tanpa Jaminan

8. Data Lelang
Data/penjelasan untuk melengkapi Instruksi Kepada Penawar : uraian
pekerjaan, nama pengguna barang/jasa, direksi teknik, peralatan utama
yang diperlukan, jumlah copy dokumen penawaran yang disampaikan,
pekerjaan yang disubkontrakkan
10
D. Syarat-syarat Umum Kontrak
 Definisi
 Penerapan
 Spesifikasi teknis
 Jaminan dari penyedia dari tuntutan pihak lain dalam penggunaan
barang/jasa yang telah ada hak patennya
 Jaminan pelaksanaan
 Cara pembayaran
 Harga
 Perintah perubahan
 Perubahan kontrak
 Pengalihan pekerjaan
 Sub kontraktor
 Keterlambatan pelaksanaan
 Pertanggungan
 Ketentuan cidera janji
 Perlindungan pekerja
 Aspek lingkungan
 Keadaan darurat (force majeur)
 Kewajiban para pihak dalam hal terjadi kegagalan bangunan (khusus
untuk jasa pemborongan)
 Pemutusan kontrak
 Penyelesaian perselisihan
 Pajak dan pungutan lainnya
11
E. Syarat-syarat Khusus Kontrak
 Ketentuan yang bersifat khusus atau spesifik
 Sifatnya melengkapi, mengubah atau menambah ketentuan di
dalam syarat-syarat umum kontrak.
 Hal-hal yang termuat dalam syarat-syarat khusus kontrak :
– Penjelasan mengenai hubungannya dengan syarat-syarat
umum kontrak
– Syarat kontrak yang lebih spesifik/rinci sebagai
kelengkapan pasal-pasal dalam syarat umum kontrak
– Perubahan dan/atau penambahan pasal-pasal yang
tercantum dalam syarat-syarat umum kontrak.

F. Daftar Kuantitas dan Harga

 Jenis pekerjaan yang akan diadakan;
 Volume dan satuan ukuran pekerjaan;
 Kolom harga satuan pekerjaan (diisi oleh penawar);
 Kolom jumlah harga (diisi oleh penawar);
 Pajak (diisi oleh penawar);
 Total harga yang merupakan besarnya penawaran (diisi oleh
penawar). 12
G. Spesifikasi Teknis dan Gambar
 Barang atau bahan yang dipersyaratkan tidak mengarah pada
merk atau produk tertentu, kecuali untuk suku
cadang/komponen produk tertentu;
 Tidak menutup penggunaan produksi dalam negeri;
 Menggunakan standar nasional (SNI) dan dalam hal belum ada
standar dalam negeri baru menggunakan standar internasional;
 Gambar-gambar disain harus lengkap dan jelas;
 Kriteria kinerja produk yang diinginkan;
 Syarat-syarat bahan yang dipergunakan

H. Bentuk-bentuk Surat
1) Bentuk surat penawaran
 Nilai total harga penawaran dalam angka dan huruf
 Masa berlaku penawaran;
 Lamanya waktu penyelesaian pekerjaan;
 Besarnya nilai jaminan penawaran;
 Kesanggupan memenuhi persyaratan yang ditentukan; dan
 Ditandatangani oleh yang berwenang di atas materai dan
bertanggal.
13
2) Bentuk kontrak
 Tanggal mulai berlakunya kontrak;
 Nama dan alamat para pihak;
 Nama paket yang diperjanjikan;
 Harga kontrak dalam angka dan huruf;
 Pernyataan bahwa kata dan ungkapan yang terdapat dalam
syarat-syarat umum dan syarat-syarat khusus kontrak telah
ditafsirkan sama oleh kedua belah pihak;
 Kesanggupan memperbaiki kerusakan pekerjaan yang akan
dilaksanakan;
 Kesanggupan pengguna barang/jasa untuk membayar
kepada penyedia sesuai dengan jumlah harga kontrak;
 Ditandatangani oleh kedua belah pihak di atas materai.

14
3) Bentuk surat jaminan penawaran;
 Nama dan alamat pengguna, penyedia, dan pihak
penjamin;
 Nama paket pekerjaan yang diadakan/dijamin;
 Besar jumlah jaminan penawaran dalam angka dan huruf;
 Pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan penawaran
dapat dicairkan dengan segera sesuai dengan ketentuan
yang berlaku;
 Masa berlaku jaminan penawaran;
 Batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat
jaminan penawaran oleh pengguna barang/jasa kepada
pihak penjamin;
 Ditandatangani oleh pihak penjamin.

15
4) Bentuk surat jaminan pelaksanaan
 Nama dan alamat pengguna barang/jasa, penyedia
barang/jasa, dan pihak penjamin;
 Nama peket kontrak yang dijamin;
 Besar jumlah jaminan pelaksanaan dalam angka dan
huruf;
 Kewajiban pihak penjamin untuk mencairkan surat
jaminan pelaksanaan dengan segera kepada pihak
pengguna barang/jasa sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
 Masa berlaku jaminan pelaksanaan;
 Ditandatangani oleh pihak penjamin.

16
5) Bentuk surat jaminan uang muka
 Nama dan alamat pengguna barang/jasa, penyedia
barang/jasa, dan pihak penjamin;
 Nama peket kontrak yang dijamin;
 Nilai jaminan uang muka dalam angka dan huruf;
 Pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan uang muka
dapat dicairkan dengan segera sesuai dengan ketentuan
yang berlaku;
 Masa berlaku jaminan uang muka;
 Ditandatangani oleh pihak penjamin;

17
7. Khusus untuk Pengadaan Jasa Konsultansi:

Isi Dokumen Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi

a. Pengumuman

b. Undangan kepada penyedia jasa

c. Kerangka Acuan Kerja/Terms of References;

d. Rencana Kerja dan Syarat (RKS);

e. Konsep kontrak

18
A. Pengumuman dan Undangan
Pada dasarnya sama dengan dokumen pemilihan
penyedia jasa pemborongan/barang/jasa lainnya
B. Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Sebagai acuan dan informasi dalam rangka
menyiapkan kelengkapan administrasi, usulan teknis
dan penawaran harga
Sebagai acuan :
- Dalam evaluasi usulan, klarifikasi dan
negosiasi dengan konsultan terpilih
- Dasar pembuatan kontrak
- Evaluasi hasil kerja konsultan

19
 Lanjutan…Kerangka Acuan Kerja (KAK)

1. Uraian pendahuluan: gambaran garis besar pekerjaan yang

akan dilaksanakan, antara lain :
a. Latar belakang
b. Maksud dan tujuan
c. Lokasi
d. Asal sumber pendanaan
e. Nama dan organisasi pengguna barang/jasa

2. Data penunjang yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan :

a. Data dasar
b. Standar teknis
c. Studi terdahulu yang pernah dilaksanakan
d. Peraturan perundang-undangan yang harus digunakan

20
 Lanjutan…Kerangka Acuan Kerja (KAK)

3. Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan, yang berisi gambaran

mengenai:
a. Tujuan yang ingin dicapai
b. Keluaran yang akan dihasilkan (Output)
c. Keterkaitan antar kelauaran satu dengan yang lainnya
d. Peralatan dan material yang disediakan pengguna
barang/jasa dan yang harus disediakan oleh konsultan
e. Perkiraan jangka waktu penyelesaian pekerjaan
f. Kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus
disediakan
g. Perkiraan jumlah tenaga ahli/tenaga pendukung yang
diperlukan (person-month)
h. Jadual setiap tahapan pelaksanaan pekerjaan.

PENGADAAN DGN EVALUASI PAGU ANGGARAN,

JMLH TENAGA AHLI TIDAK DICANTUMKAN DLM
KAK/TOR
21
 Lanjutan…Kerangka Acuan Kerja (KAK)

4. Jenis dan jumlah laporan yang disyaratkan, antara lain:

a. Laporan pendahuluan
b. Laporan bulanan
c. Laporan antara
d. Laporan draft akhir
e. Laporan akhir

5. Ketentuan bahwa kegiatannya harus dilaksanakan di Indonesia,

kecuali kegiatan tertentu yang belum mampu dilaksanakan di
Indonesia.

6. Hal lain:
a. Fasilitas yang disediakan pengguna untuk membantu
kelancaran tugas konsultan
b. Persyaratan kerjasama dengan konsultan lain (apabila
diperlukan)
c. Pedoman tentang pengumpulan data lapangan
22
C. Rencana Kerja dan Syarat (RKS)
1) Petunjuk kepada konsultan :
 PPendahuluan;
 Kelengkapan dokumen penawaran;
 Penyiapan usulan teknis dan usulan biaya;
 Pemasukan dan pembukaan usulan teknis dan biaya;
 Evaluasi usulan teknis dan biaya;
 Klarifikasi dan negosiasi;
 Penetapan/penunjukan pemenang;
 Penandatanganan kontrak;
 Kerahasiaan.

23
 Lanjutan ...Rencana Kerja dan Syarat (RKS)

2) Usulan Teknis :
 USurat pengantar usulan teknis;
 Referensi perusahaan penyedia jasa konsultansi;
 Tanggapan atas KAK/TOR;
 Pendekatan dan metodologi serta rencana kerja untuk
pelaksanaan penugasan;
 Komposisi tim dan tugas masing-masing anggotanya;
 Daftar Riwayat Hidup tenaga ahli yang diusulkan;
 Jadual waktu penugasan tenaga ahli;
 Jadual waktu pelaksanaan pekerjaan;
 Data dan fasilitas yang harus disediakan oleh pengguna jasa
konsultansi.
3) Usulan Biaya :
 Surat pengantar usulan biaya;
 Ringkasan biaya yang diusulkan;
 Uraian biaya tiap kegiatan
 Uraian biaya langsung personil;
 Uraian biaya langsung non personil;
24
 Pengeluaran lainnya
 Lanjutan ...Rencana Kerja dan Syarat (RKS)

4) Format Kontrak :
(a) Bentuk kontrak
Pada intinya sama dengan dokumen pemilihan penyedia jasa
pemborongan/barang/jasa lainnya

(b)Syarat-syarat umum kontrak

Pada intinya sama dengan dokumen pemilihan penyedia jasa
pemborongan/barang/jasa lainnya

(c) Syarat-syarat khusus kontrak

Memuat informasi khusus yang terkait dengan hal-hal telah diatur dalam syarat-syarat
umum kontrak.

(d) Lampiran kontrak

• Penjelasan jasa yang akan dilaksanakan;
• Pelaporan yang diperlukan;
• Personil inti dan tenaga pendukung;
• Jam kerja personil inti;
• Kewajiban pengguna jasa;
• Biaya dalam mata uang;
• Format surat jaminan uang muka;

25