LAPORAN

PROGRAM PRAKTISI MENGAJAR

Mata kuliah :
Administrasi Rumah Sakit

Shelsabila Febriani
2210070160027

UNIVERSITAS BAITURRAHMAH
FAKULTAS ILMU KESEHATAN
PADANG T.A 2023
 IKHTISAR
Mahasiswa mendeskripsikan informasi atau ilmu yang diperoleh selama pertemuan
perkuliahan bersama Praktisi Ahli.

Pertemuan ke-10
Dalam pertemuan 10 praktisi mengajarkan tentang surat dan korespondensi. Surat
menurut hisyam dalam mustiastri (2015) adalah sarana untuk menyampaikan
informasi atau pertanyaan secara tertulis kepada pihak lain itu atas nama sendiri
ataupun atas nama jabatannya dalam organisasi. Surat mempunyai arti lain suatu
sarana komunikasi tertulis yang digunakan unyul menyampaikan informasi suatu
berita dari saru pihak ke pihak lain dengan memiliki suatu maksud atau isi yang
terdapat pada surat, baik itu berupa pemberitahuan, kerjasama, dan lain-lain. Surat
mempunyai tujuan dan manfaat memberi tahu atau menyampaikan, menerima atau
mendapat informasi dan memperlancar arus informasi. Fungsi surat untuk alat
pengingat atau berpikir, pendoman untuk bertindak, dokumen untuk bertindak. Jenis-
jenis surat yang pertama ada isi, jumlah penerima, keamanan isinya, urgensi
penyelesaian, prosedur pengurusan dan jangkauan. Praktisi juga menjelaskan
Korespondensi itu apa, korespondensi adalah salah satu sarana komunikasi tertulis
banyak yang dilakukan orang,sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa
factor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Dalam Administrasi system
yang di pergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan
dapat di ciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bila mana dokumen tersebut sewaktu-waktu di butuhkan. Konsep
formulir kantor adalah catatan yang berguna dalam mencapai tujuan khusus, catatan
dan laporan merupakan hasil akhir.

Pertemuan ke-11
Pada pertemuan 11 mempelajari manajemen arsip, praktisi menjelaskan arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalan berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Sistem arsip adalah pengaturan
atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor,
huruf, atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.
Pengelolaan arsip mulai dari pengawasan pemindahan, pemusnahan, pencatatan,
pengendalian, pendistribusian, penyimpanan pemeliharaan. Sistem kearsipan di
sebutkan ada beberapa yang pertama metode kearsipan mendatar, metode berdasarkan
wujud, metode berdasarkan intensitas kegunaan, metode vertical, metode klasifikasi.
Dan menjelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan pada pasal 3 uu No. 43 tahun
2009 di sebutkan menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai
alat bukti yang sah, menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakatan, berbangsa, bernegara.
Pertemuan ke-12
Pertemuan 12 praktisi menjelaskan keprotokolan dan presenter, pada UU RI No 9
tahun 2010 tentang keprotokolan. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang
berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata
tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukan nya dalam Negara, pemerintah,
atau masyarakat. Keprotokolan mempunyai azas-azas yang perlu ketahui yang
pertama kebangsaan, ketertiban dan kepastian hokum, keseimbangan,, timbal balik.
Tujuan keprotokolan memberikan penghormatan kepada pejabat Negara, pemerintah,
perwakilan Negara asing, tokoh masyarakat, tamu Negara. Peran keprotokolan
mediator dan koordinasi, sarana agar suatu acara berjalan lancer, penentu keberhasilan
suatu acara, menciptakan acara agar terkesan khidmat dan mengah. Presenter adalah
orang yang beratnggung jawab dalam memadu suatu program siaran, contohnya
pembicara seminar, pembawa berita atau news anchor. Tips menjadi presenter
terampil cepat dan tanggap, menguasai massa, tidak memberikan komentar, pandai
mengatur volume suara, posisi berdiri yang tepat, pandai menepatkan diri, sopan dan
simpatik. Kriteria presenter leadership, komunikatif, atraktif, simpati, menawan,
intelegensia tinggi, naluri antisipasi.

Pertemuan ke-13
Pada pertemuan 13 praktisi mengajarkan tentang KEHUMASAN yang di RS.
Menurut Rex F.Harlow Humas adalah sebagai metoda komunikasi (method of
communication) merupakan rangkaian atau system kegiatan (order or system of
action) melalui kegiatan komunikasi yang khas. Yang kedua sebagai perwujudan
(state of being) perwujudan kegiatan komunikasi yang ‘’dilembangkan’’ke dalam
bentuk biro, bagian divisi atau saksi. Menurut Doung Newsom dan Alan Scott orang
humas adalah penghubung antara antara public (masyarakat sasaran) dan lembaga
(organisasi). Tujuan humas di RS untuk menciptakan citra yang baik, memelihara
citra yang baik, memperbaiki citra yang rusak dan meningkatkan citra yang bak.
Tugas Humas menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian infrmas
yang benar secara lisan, tertulis, visual kepada public. Penggerak organisasi melalui
branding dengan memanfaatkan media digital III public relations humas RS di
sebutkan reugalasi layanan, era disruptif, perkembangan teknologi, dan layanan
jaminan kesehatan. Dalam RS ada tantangan ya perlu hindari system tetap eksis,
pelayanan inovasi bebas, dan manajemen murah, efisien, cepat. Di RS juga ada
Promosi kesehatan rumah sakit adalah proses memberdayakan pasien, keluarga
pasien, sumber daya manusia rumah sakit, pengunjung RS, dan masyarakat untuk
berperan serta aktif dalam proses asuhan untuk mendukung perubahan perilaku dan
lingkungan serta menjaga dan meningkatkan kesehatan menuju pencapaian derajat
yang optimal. Standar PKRS RS memiliki regulasi promosi kesehatan (paduan
PKRS), RS melaksanakan asesmen promosi kesehatan bagi pasien, keluarga pasien,
SDM RS, pengunjung RS dan masyarakat sekitar RS.
Pertemuan ke-14
Pertemuan pada 14 praktisi mengajarkan tentang penanganan pasien atau tamu
(costumer service excellence). Dalam customer service excellence ada persaingan,
complain, pelanggan tidak puas, strategi bersaing, budaya pelayanan RS, dan
pelayanan prima. Customer service excellence ada internal dan eksternal, pada
internal di jelaskan ada internal organisasi, harapan kerjasama, saling membantu,
kualitas kerja. Eksternal di jelaskan penggunaan jasa, harapan kelayakan produk atau
jasa, harga kompetetitif, kualitas dan keandalan. Tamu adalah seseorang yang
berkunjung ketempat orang lain ke tempat perjamuan. Jenis-jenis tamu itu ada tamu
dengan perjanjian sebelum nya dan tamu tanpa perjanjian. Hal yang perlu
diperhatikan dalan melayani tamu memberi salam dan menegur tamu dengan ramah
dan sopan, harus mengerti apa yang dibicarakan dan apa yang tidak boleh dibicarakan
dengan tamu, dapat melayani tamu dan memberi informasi yang dibutuhkan. Syarat
menerima tamu apabila sudah ada janji temui, apabila sedang ada tugas dikantor harus
memberitahukan, apabila tamu masuk hendaknya berdiri tersenyun dan bersalaman.
Praktisi juga menjelaskan etika menelepon siapkan terlebih dahulu nomor telepon
yang akan dihubungi, angkat gagang telepon dengan tangan kiri dan letakkan di
telinga sebelah kiri, gunakan tangan kanan untuk menekan nomor telepon. Etika
menerima telepon angkat telepne dengan menggunakan tangan kiri, jangan biarkan
telepn bordering lebih dari 3 kali, gunakan tangan kanan untuk menulis pesan yang
disampaikan pada lembar pesan telepon (LPT). Menjawab telepon secara singkat,
jelas dan hormat dengan terlebih dahulu memperkenalkan diri, dan tak lupa
mengucapkan salam secara formal seperti selamat pagi dan sebagainya, serta idetitas
perusahaan.

Pertemuan ke-15
Pada pertemuan ke 15 menngajarkan tentang kepuasan pelanggan, kepuasan
pelanggan adalah perasaan senang atau kecewa yang muncul setelah membandingkan
kinerja (hasil) produk yang dipikirkan terhadap kinerja (atau hasil) yang diharapkan.
Konsep dasar kepuasan pelanggan bentuk kepuasan mereka lebih setia, lebih banyak
komentar baik, dan tansaksi rutin. Bentuk tidak puas mereka voice respn (komplen ke
perusahaan), private respon, thirt party respon. Complain adalah reaksi ketidakpuasan
customer karena customer kepada pemberi pelayanan karena customer mendapatkan
layanan tidak sesuai harapan. Dampak complain kampanye negative, kehilangan
kepercayaan pasien, demoralisasi karyawan, berkurang nya pendapat. Alasan
pelanggan complain kebersihan lingkungan. Dokter, perawat, petugas lain.
Kenyamanan dan kemudahan fasilitas. Hal-hal yang perlu disiapkan saat akan
melakukan penanganan complain memperkuat produk kmowledge, mempelajari profil
konsumen yang akan dihadapi, buat skenari kemungkinan melakukan rekondasi
terhadap harapan pelanggan. Penanganan complain ada feel, feedback, fact, dan
focus. Tahapan penyelesaian menawarkan (offer), berikan pilihan (option), dan
meraih persetujuan (agreement). Factor terjadinya complain harapan yang tidak
sesuai, pelayanan selama proses tidak memuaskan, perilaku karyawan kurang
memuaskan. Manfaat complain bagi RS menunjukan kelemahan system, fenomena
gunung es, pasien dan atau keluarganya yang marah menyampaikan keluhaan nya
langsung pada kita, dan bukan pada orang lain.