SOP Manajemen Platform Pemesanan Online

No.
SOP/HST/22 STANDARD OPERATING

Dokumen
Tgl. Berlaku 02/08/2023 PROCEDURE LOGO
PERUSAHAAN
PROSEDUR MANAJEMEN PLATFORM
Halaman 3
ONLINE
1. TUJUAN
Tujuan dari SOP Manajemen Platform Pemesanan Online adalah untuk mengatur dan
memelihara kehadiran homestay Anda di platform pemesanan online seperti
Booking.com, Airbnb, atau platform sejenis lainnya. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan
visibilitas homestay Anda, mengelola reservasi dengan efisien, dan memberikan
pengalaman positif kepada tamu.
2. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh tim manajemen homestay atau staf
yang bertanggung jawab atas manajemen platform pemesanan online.
3. DEFINISI
- Manajemen: Tim atau staf yang bertanggung jawab atas manajemen dan operasional
homestay.
- Platform Pemesanan Online: Platform atau situs web yang digunakan oleh tamu untuk
mencari, memesan, dan membayar penginapan seperti Booking.com, Airbnb, dan lainnya.
4. KEBIJAKAN
- Setiap reservasi yang diterima melalui platform pemesanan online harus dikelola dengan
teliti dan akurat.
- Semua informasi yang tercantum di platform pemesanan online, seperti harga,
ketersediaan, dan kebijakan, harus diperbarui secara teratur agar akurat.
5. RINCIAN PROSEDUR
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
Manajemen a. Daftarkan homestay Anda di platform pemesanan online
yang relevan.
5.1
b. Pastikan bahwa profil homestay, deskripsi, harga, dan
kebijakan telah diisi dengan akurat.
a. Pantau platform pemesanan online secara berkala untuk
memeriksa permintaan reservasi baru.
5.2
b. Tanggapi permintaan reservasi dengan cepat dan sesuai
dengan kebijakan homestay.
a. Pastikan bahwa kalender ketersediaan di platform
pemesanan online selalu diperbarui dan mencerminkan
5.3
ketersediaan aktual homestay.
b. Hindari tumpang tindih reservasi.
Konfirmasi setiap reservasi yang diterima, termasuk mengirim
5.4 pesan ke tamu dengan informasi penting seperti petunjuk
check-in dan kebijakan homestay.
a. Tanggapi pertanyaan atau permintaan tambahan dari tamu
yang telah memesan melalui platform pemesanan online.
5.5
b. Berikan bantuan yang diperlukan untuk memastikan tamu
memiliki pengalaman yang lancar.
5.6 a. Pantau ulasan dan umpan balik dari tamu yang telah
menginap.
b. Pertimbangkan untuk merespons ulasan dengan sopan dan
profesional.
a. Perbarui harga, deskripsi, atau kebijakan jika diperlukan,
misalnya dalam merespons perubahan musiman atau tren
5.7 pasar.
b. Pastikan bahwa informasi di platform pemesanan online
tetap akurat.
6. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Tgl. Berlaku 02/08/2023 PROCEDURE PERUSAHAAN
Halaman 2 PROSEDUR STRATEGI PROMOSI
7. TUJUAN
Tujuan dari SOP Strategi Promosi adalah untuk mengatur dan melaksanakan strategi
pemasaran yang efektif untuk mempromosikan homestay Anda, meningkatkan jumlah
reservasi, dan mencapai keberhasilan pemasaran.
8. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh tim pemasaran atau staf yang
bertanggung jawab atas promosi homestay.
9. DEFINISI
- Tim Pemasaran: Tim atau staf yang bertanggung jawab atas perencanaan dan
pelaksanaan strategi pemasaran untuk homestay.
- Promosi: Aktivitas yang digunakan untuk mempromosikan homestay kepada calon tamu,
seperti iklan, diskon, paket promosi, dan sejenisnya.
10. KEBIJAKAN
- Strategi promosi harus selaras dengan tujuan pemasaran homestay dan dapat
memberikan hasil yang positif dalam hal peningkatan reservasi.
- Evaluasi secara rutin terhadap efektivitas strategi promosi harus dilakukan untuk
menyesuaikan atau memperbaiki strategi yang ada.
11. RINCIAN PROSEDUR
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
Tim a. Identifikasi target pasar homestay Anda, termasuk
5.1 Pemasaran kelompok sasaran dan preferensi tamu potensial.
b. Buat rencana promosi berdasarkan target pasar.
a. Rencanakan berbagai jenis promosi yang akan digunakan,
seperti diskon musiman, paket promo, atau penawaran
5.2 khusus.
b. Tetapkan anggaran untuk promosi dan alokasikan sumber
daya dengan bijak.
a. Buat materi promosi yang menarik, termasuk gambar, teks,
video, atau materi promosi lainnya.
5.3
b. Pastikan bahwa materi tersebut mencerminkan citra
homestay dengan baik.
a. Sebarkan materi promosi melalui berbagai saluran, seperti
situs web homestay, media sosial, platform pemesanan
5.4 online, dan email kepada pelanggan.
b. Pastikan bahwa promosi juga dapat diakses oleh tamu
potensial yang mencari homestay di berbagai platform.
a. Pantau kinerja promosi dengan mengumpulkan data,
seperti jumlah reservasi yang berasal dari promosi tertentu,
5.5 ROI (Return on Investment), dan pengukuran lainnya.
b. Evaluasi efektivitas promosi dan pertimbangkan perubahan
atau penyesuaian yang diperlukan.
5.6 a. Berikan pelaporan secara rutin kepada manajemen tentang
hasil promosi dan rekomendasi untuk langkah selanjutnya.
b. Rencanakan promosi berdasarkan musim, peristiwa khusus,
atau tren pasar.
12. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 3 PROSEDUR MENANGGAPI KOMPLAIN
13. TUJUAN
Tujuan dari SOP Menanggapi Komplain adalah untuk memberikan panduan kepada staf
homestay tentang bagaimana menangani komplain tamu dengan baik, mengatasi masalah
dengan efisien, dan memastikan bahwa tamu merasa dihargai serta puas dengan layanan
yang diberikan.
14. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf homestay dalam menangani
komplain dari tamu.
15. DEFINISI
- Komplain: Pengaduan atau keluhan yang disampaikan oleh tamu mengenai pelayanan,
fasilitas, atau pengalaman mereka selama menginap.
- Staf Homestay: Termasuk resepsionis, staf layanan pelanggan, dan staf manajemen yang
berhubungan langsung dengan tamu.
16. KEBIJAKAN
- Setiap komplain tamu harus diberikan perhatian serius dan dianggap sebagai
kesempatan untuk memperbaiki pelayanan homestay.
- Semua komplain harus ditangani dengan cepat, secara profesional, dan dengan tekad
untuk mencari solusi yang memuaskan bagi tamu.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Terima komplain tamu dengan sikap ramah dan sabar.
Dengarkan dengan cermat dan biarkan tamu
5.1 mengekspresikan keluhannya.
b. Berikan tanggapan awal yang mengakui keluhan dan
menunjukkan empati.
a. Catat detail komplain tamu, termasuk waktu, tempat, nama
tamu, dan deskripsi lengkap masalah yang dihadapi.
5.2
b. Pastikan bahwa catatan komplain tersebut tersimpan
dengan aman dan dapat diakses jika diperlukan.
a. Evaluasi komplain untuk mengidentifikasi penyebab
masalah.
5.3
Staf b. Koordinasikan dengan staf lain atau manajemen jika
Homestay diperlukan untuk mencari solusi atau perbaikan yang tepat.
a. Berikan solusi atau tindakan perbaikan kepada tamu sesuai
dengan jenis komplain. Jika memungkinkan, berikan
5.4 kompensasi yang sesuai jika itu adalah kesalahan homestay.
b. Pastikan bahwa tamu memahami langkah-langkah yang
akan diambil untuk menyelesaikan masalah mereka.
a. Selalu tindak lanjuti dengan tamu untuk memastikan
bahwa komplain mereka telah ditangani dengan baik dan
5.5 mereka puas dengan solusi yang diberikan.
b. Jika komplain belum terselesaikan, jangan ragu untuk
melanjutkan upaya penyelesaian.
5.6 a. Catat semua komplain dan tindakan yang diambil untuk
peningkatan masa depan. Gunakan komplain sebagai peluang
untuk meningkatkan pelayanan homestay.
b. Diskusikan hasil komplain dengan tim manajemen untuk
evaluasi dan tindakan lebih lanjut.
18. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR MEMBALAS PESAN TAMU
Halaman 3
MELALUI MEDIA SOSIAL
19. TUJUAN
Tujuan dari SOP Membalas Pesan Tamu melalui Media Sosial adalah untuk memberikan
panduan kepada tim manajemen media sosial tentang cara merespons pesan tamu
dengan cepat, profesional, dan membantu melalui platform media sosial, meningkatkan
kepuasan tamu dan citra homestay.
20. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh tim manajemen media sosial dalam
merespons pesan tamu melalui platform media sosial homestay.
21. DEFINISI
- Tim Manajemen Media Sosial: Tim atau staf yang bertanggung jawab atas manajemen
dan interaksi dengan tamu melalui platform media sosial seperti Facebook, Instagram,
Twitter, dan lainnya.
- Pesan Tamu: Pesan atau permintaan yang diterima dari tamu melalui pesan pribadi atau
komentar di platform media sosial.
22. KEBIJAKAN
- Setiap pesan tamu yang diterima melalui media sosial harus ditanggapi dengan cepat dan
dengan sikap yang profesional.
- Tanggapan kepada tamu harus memberikan informasi yang akurat dan bermanfaat, serta
mengikuti kebijakan homestay.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
Tim a. Pantau platform media sosial homestay secara berkala
Manajemen untuk mengecek pesan baru dari tamu.
5.1
Media Sosial b. Jangan biarkan pesan tamu tidak terjawab lebih dari yang
diperbolehkan.
a. Tanggapi pesan tamu sesuai dengan urutan waktu
penerimaan.
5.2
b. Pastikan bahwa tanggapan pertama mencerminkan sikap
profesional dan ramah.
a. Dengarkan dengan cermat pesan tamu dan pastikan Anda
memahami keluhan atau permintaan mereka.
5.3
b. Jika perlu, ajukan pertanyaan tambahan untuk
memperoleh informasi yang lebih jelas.
a. Berikan informasi atau solusi yang sesuai untuk mengatasi
keluhan atau permintaan tamu.
5.4
b. Jika masalah tersebut memerlukan tindakan lebih lanjut,
koordinasikan dengan staf atau departemen yang relevan.
Pastikan bahwa tanggapan kepada tamu mencantumkan
informasi kontak tambahan jika diperlukan, seperti nomor
5.5
telepon atau alamat email, untuk komunikasi lebih lanjut jika
diperlukan.
5.6 a. Selalu tindak lanjuti dengan tamu untuk memastikan
bahwa masalah atau pertanyaan mereka telah ditangani
dengan baik.
b. Pastikan bahwa tamu puas dengan tanggapan dan solusi
yang diberikan.
24. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR MANAJEMEN MEDIA SOSIAL
25. TUJUAN
Tujuan dari SOP Manajemen Media Sosial adalah untuk mengatur dan memelihara
kehadiran online homestay Anda di platform media sosial dengan cara yang efektif untuk
mempromosikan homestay, berinteraksi dengan tamu potensial, dan mempertahankan
hubungan positif dengan tamu yang sudah ada.
26. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh tim digital marketing atau staf yang
bertanggung jawab atas manajemen media sosial homestay.
27. DEFINISI
- Tim Digital Marketing: Tim atau staf yang bertanggung jawab atas strategi dan
pelaksanaan pemasaran online, termasuk manajemen media sosial.
- Media Sosial: Platform online seperti Facebook, Instagram, Twitter, dan lainnya yang
digunakan untuk berinteraksi dengan audiens dan membagikan konten.
28. KEBIJAKAN
- Seluruh aktivitas media sosial harus sejalan dengan citra homestay dan tujuan
pemasaran.
- Balasan terhadap komentar atau pesan dari tamu atau calon tamu harus dilakukan
secara profesional dan cepat.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Tentukan strategi media sosial yang akan dijalankan,
termasuk jenis konten yang akan dibagikan, frekuensi posting,
5.1 dan tujuan komunikasi.
b. Rencanakan jadwal posting untuk platform media sosial
yang digunakan.
a. Buat dan persiapkan konten yang akan dibagikan di media
5.2 sosial, termasuk gambar, teks, dan tautan yang relevan.
b. Pastikan konten tersebut sesuai dengan citra homestay.
a. Posting konten sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
5.3 b. Gunakan tagar (#) yang relevan dan kategori yang sesuai
untuk meningkatkan jangkauan posting.
Tim Digital
a. Pantau dan tanggapi komentar, pesan, atau umpan balik
Marketing
dari pengikut atau tamu di platform media sosial.
5.4
b. Pastikan bahwa respon dilakukan secara profesional,
positif, dan cepat.
a. Jika ada pertanyaan atau permintaan dari tamu potensial,
berikan informasi yang lengkap dan bermanfaat sehubungan
5.5
dengan pemesanan atau fasilitas homestay
b. Lakukan reservasi jika diperlukan.
a. Pemantauan aktivitas media sosial homestay secara berkala
untuk mengukur efektivitas kampanye dan mengidentifikasi
5.6
area perbaikan.
b. Buat laporan perkembangan media sosial secara rutin.
30. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PEMBERSIHAN KAMAR
Halaman 2
SETELAH CHECK-OUT
31. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pembersihan Kamar Setelah Check-out adalah untuk memastikan bahwa
setiap kamar tamu di homestay Anda dibersihkan dengan teliti dan efisien setelah tamu
check-out, sehingga kamar siap digunakan oleh tamu berikutnya.
32. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf housekeeping dalam melakukan
pembersihan kamar setelah tamu check-out.
33. DEFINISI
- Staf Housekeeping: Staf yang bertanggung jawab atas membersihkan dan merapikan
kamar tamu.
- Check-out: Proses tamu meninggalkan kamar setelah selesai menginap.
- Pembersihan Kamar: Proses membersihkan, merapikan, dan mempersiapkan kamar
tamu untuk tamu berikutnya.
34. KEBIJAKAN
- Setiap kamar tamu harus dibersihkan dengan teliti dan efisien sesuai dengan standar
pembersihan homestay.
- Pembersihan kamar harus selesai sebelum tamu berikutnya check-in.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
Staf a. Periksa daftar kamar yang akan dibersihkan setelah tamu
Housekeepin check-out.
5.1
g b. Pastikan bahwa semua peralatan dan perlengkapan
pembersihan tersedia.
a. Pakaian pelindung dan alat pembersihan harus dikenakan
sebelum memulai pekerjaan.
5.2
b. Kosongkan semua sampah dan periksa apakah ada barang
yang tertinggal oleh tamu sebelumnya.
a. Kamar harus diudara dengan membuka jendela atau pintu
sebentar.
5.3
b. Ganti linen, termasuk sprei, sarung bantal, dan selimut jika
diperlukan.
a. Bersihkan semua permukaan, termasuk meja, kursi,
lemari, dan permukaan datar lainnya.
5.4
b. Bersihkan dan desinfeksi toilet, wastafel, dan shower atau
bathtub.
a. Cek ketersediaan perlengkapan dan peralatan tambahan
yang harus disediakan, seperti sabun, sampo, handuk, dan
5.5 perlengkapan lainnya.
b. Pastikan bahwa perlengkapan yang diperlukan telah
ditempatkan dengan rapi.
5.6 a. Vacuum atau sapu lantai untuk menghilangkan debu dan
kotoran.
b. Mop lantai jika diperlukan.
a. Periksa semua peralatan, seperti lampu, televisi, dan AC,
5.7 untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
b. Gantilah lampu yang rusak jika diperlukan.
a. Kembali mengecek kebersihan umum kamar dan
memastikan tidak ada yang tertinggal.
5.8
b. Tutup jendela dan pintu jika sudah cukup waktu untuk
pembersihan.
a. Catat jika ada kerusakan atau masalah yang memerlukan
perbaikan lebih lanjut dan laporkan kepada manajemen.
5.9
b. Catat juga jika ada barang tertinggal oleh tamu
sebelumnya.
Setelah pembersihan selesai, pastikan kamar siap digunakan
5.10 dan semua peralatan dan perlengkapan ditempatkan dengan
rapi.
36. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PENYEDIAAN KAMAR
Halaman 3
UNTUK TAMU BERIKUTNYA
37. TUJUAN
Tujuan dari SOP Penyediaan Kamar untuk Tamu Berikutnya adalah untuk memastikan
bahwa setiap kamar tamu di homestay Anda siap dan terorganisir dengan baik untuk tamu
berikutnya, sehingga tamu dapat menikmati penginapannya dengan nyaman.
38. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf housekeeping dalam
mempersiapkan kamar tamu untuk tamu berikutnya.
39. DEFINISI
- Staf Housekeeping: Staf yang bertanggung jawab atas membersihkan, merapikan, dan
mempersiapkan kamar tamu.
- Tamu Berikutnya: Tamu yang akan check-in dan menginap di kamar yang telah disiapkan.
40. KEBIJAKAN
- Setiap kamar tamu harus dipersiapkan dengan baik sebelum tamu berikutnya check-in.
- Persiapan kamar harus dilakukan sesuai dengan standar pelayanan homestay.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Periksa daftar kamar yang akan digunakan oleh tamu
berikutnya.
5.1
b. Pastikan bahwa semua peralatan dan perlengkapan
pembersihan dan penyediaan kamar tersedia.
a. Kosongkan semua sampah dan periksa apakah ada barang
5.2 yang tertinggal oleh tamu sebelumnya.
b. Pastikan bahwa kamar dalam kondisi bersih dan rapi.
a. Ganti linen, termasuk sprei, sarung bantal, dan selimut
5.3 dengan yang bersih dan segar.
b. Susun tempat tidur dengan rapi.
a. Bersihkan dan desinfeksi toilet, wastafel, dan shower atau
bathtub.
5.4 Staf b. Pastikan bahwa semua perlengkapan mandi dan handuk
Housekeepin yang diperlukan telah ditempatkan dengan rapi.
g a. Vacuum atau sapu lantai untuk menghilangkan debu dan
5.5 kotoran.
b. Mop lantai jika diperlukan.
a. Periksa semua peralatan di kamar, seperti lampu, televisi,
5.6 dan AC, untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
b. Gantilah lampu yang rusak jika diperlukan.
a. Periksa ketersediaan perlengkapan tambahan yang harus
disediakan, seperti air minum, perlengkapan mandi, handuk,
5.7 dan perlengkapan lainnya.
b. Pastikan bahwa perlengkapan yang diperlukan telah
ditempatkan dengan rapi.
5.8 Setelah kamar dipersiapkan, periksa ulang untuk memastikan
semua persiapan telah selesai dengan baik dan kamar siap
untuk tamu berikutnya.
a. Catat jika ada kerusakan atau masalah yang memerlukan
perbaikan lebih lanjut dan laporkan kepada manajemen.
5.9
b. Catat juga jika ada barang tertinggal oleh tamu
sebelumnya.
42. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PENGGANTIAN LINEN DAN
Halaman 2
PERLENGKAPAN KAMAR
43. TUJUAN
Tujuan dari SOP Penggantian Linen dan Perlengkapan Kamar adalah untuk memastikan
bahwa semua linen (seperti sprei, sarung bantal, selimut) dan perlengkapan kamar
(seperti handuk, perlengkapan mandi) di kamar tamu di homestay Anda tetap bersih,
segar, dan dalam kondisi terbaik untuk kenyamanan tamu.
44. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf housekeeping dalam mengganti
linen dan perlengkapan kamar secara berkala.
45. DEFINISI
- Linen: Termasuk sprei, sarung bantal, selimut, dan semua tekstil yang digunakan di
kamar tamu.
- Perlengkapan Kamar: Termasuk handuk, perlengkapan mandi, dan perlengkapan lain
yang diperlukan oleh tamu.
46. KEBIJAKAN
- Linen dan perlengkapan kamar harus diganti secara berkala sesuai dengan jadwal yang
telah ditetapkan.
- Semua linen dan perlengkapan yang diganti harus dalam kondisi bersih dan terawat
dengan baik.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Tentukan jadwal penggantian linen dan perlengkapan
kamar sesuai dengan standar pelayanan homestay.
5.1
b. Periksa daftar kamar yang akan mendapatkan penggantian
linen dan perlengkapan.
a. Gantilah semua linen yang termasuk sprei, sarung bantal,
dan selimut dengan yang bersih dan segar.
5.2
b. Cuci linen yang diganti sesuai dengan prosedur pencucian
yang telah ditetapkan.
Staf a. Gantilah semua handuk dan perlengkapan mandi yang
Housekeepin tersedia di kamar tamu.
5.3
g b. Pastikan bahwa semua perlengkapan kamar yang diganti
dalam kondisi baik.
Setelah penggantian selesai, pastikan bahwa semua linen
5.4 dan perlengkapan telah ditempatkan dengan rapi dan sesuai
standar homestay.
a. Catat jenis linen dan perlengkapan yang telah diganti serta
nomor kamar yang terkait.
5.5
b. Laporkan jika ada barang yang perlu diganti lebih sering
atau ada yang memerlukan perbaikan.
48. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PENCUCIAN DAN
Halaman 2
PENANGANAN LINEN
49. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pencucian dan Penanganan Linen adalah untuk memastikan bahwa
semua linen (seperti sprei, sarung bantal, selimut) yang digunakan di homestay Anda tetap
bersih, higienis, dan dalam kondisi terbaik untuk kenyamanan tamu.
50. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf housekeeping dalam mencuci,
merawat, dan menangani linen secara tepat.
51. DEFINISI
kamar tamu.
- Pencucian Linen: Proses mencuci dan merawat linen agar tetap bersih dan higienis.
52. KEBIJAKAN
- Linen harus dicuci secara teratur sesuai dengan jadwal pencucian yang telah ditetapkan.
- Semua linen harus dijaga dalam kondisi bersih dan bebas dari kontaminasi.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Tentukan jadwal pencucian linen sesuai dengan standar
pelayanan homestay.
5.1 b. Pisahkan jenis linen yang akan dicuci (seperti sprei, sarung
bantal, selimut) dan kelompokkan sesuai dengan warna dan
jenisnya.
a. Gunakan mesin cuci dan deterjen yang sesuai untuk
5.2 mencuci linen.
b. Ikuti petunjuk pencucian yang disarankan oleh produsen.
a. Setelah mencuci, pastikan linen dikeringkan dengan baik.
Jangan biarkan linen menjadi lembab atau berbau.
5.3
Staf b. Gunakan mesin pengering atau jemur di tempat yang
Housekeepin bersih dan terlindung dari debu dan hewan peliharaan.
g a. Setelah linen kering, periksa kualitas dan kebersihannya.
5.4 Pastikan tidak ada noda atau kerusakan.
b. Gantilah linen yang rusak atau kualitasnya tidak memadai.
a. Setelah cuci, kering, dan periksa, lipat linen dengan rapi
sesuai dengan standar homestay.
5.5
b. Simpan linen di tempat yang bersih dan terlindung dari
debu dan hewan peliharaan hingga digunakan.
a. Catat jenis linen yang telah dicuci, tanggal cuci terakhir,
dan catatan lain yang relevan.
5.6
b. Laporkan jika ada masalah atau kerusakan yang
memerlukan perbaikan lebih lanjut.
54. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PENYIMPANAN DAN
Halaman 2
DISTRIBUSI LINEN KE KAMAR
55. TUJUAN
Tujuan dari SOP Penyimpanan dan Distribusi Linen ke Kamar adalah untuk memastikan
bahwa semua linen (seperti sprei, sarung bantal, selimut) di homestay Anda disimpan
dengan rapi, terlindung dari kontaminasi, dan dapat dengan mudah didistribusikan ke
kamar tamu saat diperlukan.
56. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf housekeeping dalam menyimpan,
mengatur, dan mendistribusikan linen ke kamar tamu.
57. DEFINISI
kamar tamu.
58. KEBIJAKAN
- Linen harus disimpan dalam kondisi bersih dan terlindung dari kontaminasi.
- Distribusi linen ke kamar tamu harus dilakukan secara teratur sesuai dengan kebutuhan
tamu.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Tentukan lokasi penyimpanan linen yang bersih dan
terlindung dari kontaminasi, seperti lemari atau rak khusus.
5.1
b. Label setiap bagian penyimpanan sesuai dengan jenis linen
(sprei, sarung bantal, selimut, dsb.).
a. Pastikan bahwa semua linen yang masuk ke penyimpanan
telah dicuci, dikeringkan, dan diperiksa dengan baik.
5.2
b. Hanya menyimpan linen yang dalam kondisi baik dan
bersih.
a. Susun linen dengan rapi di dalam penyimpanan sesuai
dengan jenis dan ukurannya.
5.3
b. Pastikan bahwa semua linen disusun dalam urutan yang
Staf
sesuai untuk memudahkan distribusi.
Housekeepin
a. Catat setiap kali linen diambil atau disimpan kembali ke
g
penyimpanan.
5.4
b. Pastikan bahwa catatan distribusi dan penyimpanan selalu
diperbarui.
a. Ketika ada permintaan dari tamu atau dalam persiapan
kamar, ambil linen yang diperlukan dari penyimpanan.<br>
5.5
b. Pastikan linen yang diambil dalam kondisi bersih dan
segar.
a. Setelah pengambilan, distribusikan linen ke kamar tamu
yang memerlukannya.
5.6
b. Pastikan bahwa linen ditempatkan dengan rapi sesuai
dengan standar homestay.
60. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PERAWATAN FASILITAS
Halaman 2
UMUM
61. TUJUAN
Tujuan dari SOP Perawatan Fasilitas Umum adalah untuk memastikan bahwa semua
fasilitas umum di homestay Anda tetap dalam kondisi baik, aman, dan siap digunakan oleh
tamu, meningkatkan pengalaman mereka selama menginap.
62. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh tim perawatan atau staf yang
bertanggung jawab atas pemeliharaan fasilitas umum di homestay.
63. DEFINISI
- Penyimpanan Dana: Proses menerima dan mencatat dana yang disimpan oleh karyawan
atau anggota perusahaan dalam bentuk tabungan atau simpanan lainnya.
- Pihak Penanggung Jawab: Individu atau departemen yang bertanggung jawab atas proses
penyimpanan dana.
64. KEBIJAKAN
- Perawatan rutin harus dilakukan secara berkala sesuai dengan jadwal yang telah
ditetapkan.
- Perbaikan dan pemeliharaan darurat harus ditangani segera jika ditemukan masalah
yang mengancam keselamatan tamu atau mengganggu kenyamanan mereka.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Tentukan jadwal perawatan rutin untuk fasilitas umum,
termasuk daftar periksa yang harus dilakukan.
5.1 b. Pemeriksaan rutin dapat mencakup pemeriksaan visual,
penggantian suku cadang yang rusak, dan pemeliharaan
preventif.
a. Lakukan pemeriksaan rutin sesuai dengan jadwal yang telah
ditetapkan.
5.2
b. Catat temuan atau masalah selama pemeriksaan dan
Tim
prioritas yang diperlukan.
Perawatan
Selain perawatan rutin, tangani perbaikan dan pemeliharaan
5.3 darurat sesuai dengan kebutuhan. Jika ada masalah yang
mengancam keselamatan tamu, tangani dengan segera.
a. Setelah perawatan rutin atau pemeliharaan darurat selesai,
catat semua tindakan yang telah diambil dan perbaikan yang
5.4 telah dilakukan.
b. Pastikan bahwa fasilitas umum telah kembali berfungsi
dengan baik.
a. Tinjau laporan perawatan rutin dan pemeliharaan darurat.
5.5 Manajemen b. Setujui anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan untuk
perbaikan dan pemeliharaan.
5.6 Tim a. Rapatkan diri dengan staf atau tim terkait untuk
Perawatan memberikan pembaruan tentang perawatan dan
pemeliharaan yang telah dilakukan.
b. Koordinasikan dengan staf lain (seperti housekeeping atau
resepsionis) untuk memastikan fasilitas umum siap digunakan
setelah perawatan selesai.
66. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PEMBAYARAN GAJI
Halaman 2
KARYAWAN
67. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pembayaran Gaji Karyawan adalah untuk memastikan bahwa proses
pembayaran gaji karyawan di homestay Anda berjalan dengan benar, tepat waktu, dan
sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.
68. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh departemen keuangan atau sumber
daya manusia dalam melakukan pembayaran gaji kepada karyawan homestay Anda.
69. DEFINISI
- Departemen Keuangan: Departemen yang bertanggung jawab atas pengelolaan
keuangan dan pembayaran gaji.
- Karyawan: Individu yang bekerja di homestay Anda dan memiliki hak atas gaji sesuai
dengan perjanjian kerja.
- Pembayaran Gaji: Penyediaan gaji karyawan dalam bentuk uang atau transfer bank
sesuai dengan peraturan dan jadwal pembayaran.
70. KEBIJAKAN
- Semua karyawan harus menerima gaji sesuai dengan perjanjian kerja dan ketentuan
peraturan yang berlaku.
- Pembayaran gaji harus dilakukan tepat waktu dan dengan akurat.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Siapkan daftar gaji karyawan yang mencakup nama,
Departemen
5.1 jabatan, jumlah gaji, dan informasi lain yang diperlukan.
Keuangan
b. Verifikasi jam kerja dan absensi karyawan.
a. Hitung gaji karyawan berdasarkan perjanjian kerja,
Departemen
5.2 termasuk potongan dan tunjangan jika ada.
Keuangan
b. Persiapkan slip gaji individu.
a. Terima slip gaji dan verifikasi jumlah gaji yang diterima.
5.3 Karyawan b. Konfirmasi jika ada pertanyaan atau ketidaksesuaian
dengan slip gaji.
a. Lakukan transfer bank atau pemberian gaji sesuai dengan
Departemen metode pembayaran yang telah disepakati.
5.4
Keuangan b. Pastikan bahwa gaji karyawan telah ditransfer atau
diberikan tepat waktu.
a. Terima pembayaran gaji sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan.
5.5 Karyawan
b. Konfirmasi ke departemen keuangan jika ada masalah atau
keterlambatan dalam pembayaran gaji.
a. Catat pembayaran gaji dalam buku besar keuangan
Departemen homestay.
5.6
Keuangan b. Simpan catatan pembayaran gaji sebagai referensi dan
laporan keuangan.
72. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PEMERIKSAAN KEUANGAN
Halaman 2
SECARA BERKALA
73. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pemeriksaan Keuangan Secara Berkala adalah untuk memastikan bahwa
keuangan homestay Anda dikelola secara efisien, akurat, dan sesuai dengan prinsip-prinsip
akuntansi yang berlaku.
74. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh departemen keuangan dalam
melakukan pemeriksaan dan evaluasi berkala terhadap transaksi keuangan homestay.
75. DEFINISI
- Departemen Keuangan: Departemen yang bertanggung jawab atas pengelolaan
keuangan homestay.
- Pemeriksaan Keuangan: Proses pemeriksaan dan evaluasi terhadap transaksi keuangan,
catatan keuangan, dan laporan keuangan homestay.
- Ketepatan dan Kepatuhan: Mengevaluasi apakah transaksi keuangan telah dicatat
dengan benar dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
76. KEBIJAKAN
- Pemeriksaan keuangan secara berkala harus dilakukan untuk memastikan ketepatan dan
kepatuhan terhadap prosedur keuangan homestay.
- Temuan atau masalah yang ditemukan selama pemeriksaan harus dicatat dan
diselesaikan dengan tepat.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Tentukan jadwal pemeriksaan keuangan berkala, misalnya
bulanan, kuartalan, atau tahunan.
Departemen
5.1 b. Siapkan daftar item yang akan diperiksa, termasuk catatan
Keuangan
keuangan, laporan keuangan, bukti transaksi, dan dokumen
terkait lainnya.
a. Lakukan pemeriksaan keuangan terhadap item-item yang
Departemen
5.2 telah ditentukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
Keuangan
b. Verifikasi ketepatan pencatatan transaksi keuangan.
a. Evaluasi kepatuhan terhadap kebijakan keuangan homestay
Departemen dan peraturan yang berlaku.
5.3
Keuangan b. Catat temuan dan masalah yang ditemukan selama
pemeriksaan.
a. Tinjau temuan dan masalah yang dilaporkan oleh
departemen keuangan.
5.4 Admin
b. Tentukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan jika
ditemukan ketidaksesuaian atau masalah.
a. Lengkapi laporan hasil pemeriksaan keuangan dengan
Departemen rekomendasi perbaikan.
5.5
Keuangan b. Laporkan temuan dan hasil pemeriksaan kepada
manajemen atau pihak yang berwenang.
5.6 Manajemen a. Tinjau dan setujui rekomendasi perbaikan yang diajukan
oleh departemen keuangan.
b. Koordinasikan tindakan perbaikan yang diperlukan dengan
departemen terkait.
78. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PERAWATAN RUTIN UNTUK
Halaman 2
PERALATAN DAN FASILITAS
79. TUJUAN
Tujuan dari SOP Perawatan Rutin untuk Peralatan dan Fasilitas adalah untuk memastikan
bahwa semua peralatan dan fasilitas di homestay Anda tetap dalam kondisi yang baik,
aman, dan siap digunakan oleh tamu.
80. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh tim perawatan atau staf yang
bertanggung jawab atas pemeliharaan peralatan dan fasilitas di homestay.
81. DEFINISI
- Tim Perawatan: Tim atau staf yang bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perawatan
peralatan, fasilitas, dan properti homestay.
- Peralatan dan Fasilitas: Termasuk namun tidak terbatas pada peralatan dapur, AC,
pemanas air, televisi, lampu, toilet, shower, kolam renang (jika ada), dan fasilitas lain yang
digunakan oleh tamu.
82. KEBIJAKAN
- Perawatan rutin harus dilakukan secara berkala sesuai dengan jadwal yang telah
ditetapkan.
- Perbaikan dan pemeliharaan darurat harus ditangani segera jika ditemukan masalah
yang mengancam keselamatan tamu atau mengganggu kenyamanan mereka.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Tentukan jadwal perawatan rutin untuk peralatan dan
fasilitas, termasuk daftar periksa yang harus dilakukan.
Tim
5.1 b. Pemeriksaan rutin dapat mencakup pemeriksaan visual,
Perawatan
penggantian suku cadang yang rusak, dan pemeliharaan
preventif.
a. Lakukan pemeriksaan rutin sesuai dengan jadwal yang telah
Tim ditetapkan.
5.2
Perawatan b. Catat temuan atau masalah selama pemeriksaan dan
prioritas yang diperlukan.
Selain perawatan rutin, tangani perbaikan dan pemeliharaan
Tim
5.3 darurat sesuai dengan kebutuhan. Jika ada masalah yang
Perawatan
mengancam keselamatan tamu, tangani dengan segera.
a. Setelah perawatan rutin atau pemeliharaan darurat selesai,
catat semua tindakan yang telah diambil dan perbaikan yang
Tim
5.4 telah dilakukan.
Perawatan
b. Pastikan bahwa peralatan dan fasilitas telah kembali
berfungsi dengan baik.
a. Tinjau laporan perawatan rutin dan pemeliharaan darurat.
5.5 Manajemen b. Setujui anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan untuk
perbaikan dan pemeliharaan.
5.6 Tim a. Rapatkan diri dengan staf atau tim terkait untuk
Perawatan memberikan pembaruan tentang perawatan dan
pemeliharaan yang telah dilakukan.
b. Koordinasikan dengan staf housekeeping untuk
memastikan kamar siap digunakan setelah perawatan selesai.
84. FLOWCHART
No. Dokumen SOP/HST/14 STANDARD OPERATING
Tgl. Berlaku 02/08/2023
PROCEDURE LOGO
PROSEDUR PELAPORAN DAN PERUSAHAAN
Halaman 2 PERBAIKAN BILA DITEMUKAN
KERUSAKAN
85. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pelaporan dan Perbaikan Bila Ditemukan Kerusakan adalah untuk
memastikan bahwa setiap kerusakan atau masalah yang ditemukan di homestay Anda
dilaporkan dengan cepat dan ditangani dengan efisien untuk menjaga kenyamanan tamu.
86. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf yang bertanggung jawab dalam
mendeteksi, melaporkan, dan mengatasi kerusakan atau masalah yang terjadi di
homestay.
87. DEFINISI
- Staf Pelaporan: Staf yang bertugas untuk mendeteksi kerusakan atau masalah selama
pembersihan kamar atau inspeksi rutin.
- Kerusakan atau Masalah: Termasuk namun tidak terbatas pada kerusakan peralatan,
fasilitas rusak, atau ketidakberesan lain yang dapat mempengaruhi pengalaman tamu.
88. KEBIJAKAN
- Staf yang menemukan kerusakan atau masalah harus melaporkannya dengan segera
kepada pihak yang berwenang.
- Perbaikan harus dilakukan secepat mungkin untuk memastikan kenyamanan tamu.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Selama pembersihan kamar atau inspeksi rutin,
perhatikan adanya kerusakan atau masalah di kamar
tamu atau fasilitas umum.
5.1 Staf Pelaporan
b. Jika menemukan kerusakan atau masalah, catat
dengan jelas detailnya, seperti lokasi, jenis kerusakan,
dan sejauh mana dampaknya.
a. Laporkan temuan kerusakan atau masalah kepada
atasan atau manajemen sesegera mungkin.
5.2 Staf Pelaporan
b. Berikan informasi yang akurat dan lengkap tentang
kerusakan atau masalah yang ditemukan.
a. Tinjau laporan kerusakan atau masalah yang diterima
dari staf pelaporan.
5.3 Manajemen
b. Tentukan tindakan yang perlu diambil, termasuk
prioritas, anggaran, dan sumber daya yang dibutuhkan.
a. Jika diperlukan, tim perawatan atau teknisi akan
ditugaskan untuk memeriksa dan mengatasi kerusakan
5.4 Tim Perawatan atau masalah yang dilaporkan.
b. Lakukan perbaikan atau tindakan yang sesuai untuk
memperbaiki kerusakan atau masalah.
a. Setelah perbaikan selesai, staf pelaporan harus
memeriksa ulang area yang terdampak untuk
5.5 Staf Pelaporan memastikan bahwa masalah telah diatasi dengan baik.
b. Pastikan bahwa kamar atau fasilitas telah kembali
dalam kondisi yang baik.
90. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR PROSES CHECK-IN TAMU
91. TUJUAN
Tujuan dari SOP Proses Check-in Tamu adalah untuk memastikan bahwa proses check-in
tamu dilakukan dengan lancar dan efisien, sehingga tamu dapat segera memulai
penginapan mereka.
92. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf resepsionis saat tamu tiba untuk
melakukan check-in.
93. DEFINISI
- Resepsionis: Pihak yang bertugas di resepsionis homestay dan bertanggung jawab dalam
proses check-in tamu.
- Tamu: Orang yang akan menginap di homestay Anda.
- Pendaftaran Tamu: Proses penerimaan data tamu dan pemberian informasi awal kepada
tamu.
94. KEBIJAKAN
- Setiap tamu yang datang harus melewati proses check-in.
- Informasi yang relevan, seperti verifikasi identitas dan penjelasan tentang fasilitas dan
layanan, harus disampaikan kepada tamu.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Sambut tamu dengan ramah saat tiba di resepsionis.
b. Minta identifikasi tamu (KTP atau paspor) untuk verifikasi.
5.1 Resepsionis c. Periksa ketersediaan kamar sesuai dengan reservasi.
d. Catat data tamu (nama, alamat, nomor kontak) dalam
sistem.
a. Mengecek dan mencocokkan data tamu dengan sistem.
5.2 Admin b. Mengkoordinasikan alokasi kamar sesuai dengan informasi
dari resepsionis.
a. Jelaskan kepada tamu tentang peraturan menginap, jam
5.3 Resepsionis check-out, dan fasilitas yang tersedia.
b. Berikan kunci kamar dan kartu akses jika diperlukan.
a. Pastikan kamar telah disiapkan dengan baik sebelum
Housekeepin kedatangan tamu.
5.4
g b. Menyediakan perlengkapan kamar dan linen yang
diperlukan.
Digital Update status kamar yang sudah ditempati di sistem atau
5.5
Marketing platform pemesanan online.
a. Jika ada pertanyaan atau permintaan tambahan dari tamu,
Customer
5.6 tanggapi dengan baik.
Service
b. Berikan nomor kontak darurat jika diperlukan.
96. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR PROSES CHECK-OUT TAMU
97. TUJUAN
Tujuan dari SOP Proses Check-out Tamu adalah untuk memastikan bahwa proses check-
out tamu dilakukan dengan lancar, semua kewajiban pembayaran diselesaikan, dan tamu
meninggalkan homestay dengan baik.
98. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf resepsionis dan tamu saat tamu
akan melakukan proses check-out.
99. DEFINISI
proses check-out tamu.
- Tamu: Orang yang telah menginap di homestay Anda dan akan meninggalkan homestay
setelah masa menginapnya.
100. KEBIJAKAN
- Setiap tamu wajib melakukan proses check-out sebelum waktu check-out yang
ditentukan.
- Semua tagihan harus diselesaikan sebelum tamu diperbolehkan meninggalkan homestay.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Sambut tamu saat mereka datang ke resepsionis untuk
melakukan check-out.
5.1 Resepsionis
b. Verifikasi identitas tamu.
c. Periksa apakah ada tagihan yang belum dibayar oleh tamu.
a. Menyerahkan kunci kamar dan kartu akses jika diperlukan.
5.2 Tamu b. Melakukan pembayaran jika ada tagihan yang belum
dibayar.
a. Jika ada tagihan yang belum dibayar, terima pembayaran
dari tamu dan berikan struk pembayaran.
5.3 Resepsionis
b. Konfirmasi kepada tamu bahwa proses check-out telah
selesai.
Housekeepin a. Inspeksi kamar setelah tamu check-out.
5.4
g b. Pastikan tidak ada barang milik tamu yang tertinggal.
Digital a. Update status kamar yang sudah ditinggalkan oleh tamu di
5.5
Marketing sistem atau platform pemesanan online.
102. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR PERATURAN MENGINAP
103. TUJUAN
Tujuan dari SOP Peraturan Menginap adalah untuk memastikan bahwa semua tamu yang
menginap di homestay Anda memahami dan mematuhi peraturan yang berlaku, sehingga
pengalaman menginap mereka berjalan dengan lancar dan nyaman.
104. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur memberikan informasi kepada tamu tentang peraturan yang
harus diikuti selama menginap di homestay Anda.
105. DEFINISI
memberikan informasi peraturan menginap kepada tamu.
- Tamu: Orang yang akan atau sedang menginap di homestay Anda.
- Peraturan Menginap: Aturan-aturan yang berlaku di homestay, seperti jam check-in, jam
check-out, larangan merokok, dan lainnya.
106. KEBIJAKAN
- Setiap tamu wajib diberikan informasi tentang peraturan menginap saat proses check-in.
- Tamu diharapkan untuk mematuhi peraturan yang berlaku selama menginap di
homestay.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Sambut tamu saat mereka datang ke resepsionis untuk
melakukan check-in.
b. Jelaskan peraturan menginap yang berlaku, seperti jam
5.1 Resepsionis
check-in dan check-out, larangan merokok, dan aturan
lainnya.
c. Berikan salinan peraturan tertulis jika diperlukan.
a. Dengarkan penjelasan peraturan dari resepsionis.
b. Konfirmasi pemahaman dan persetujuan terhadap
5.2 Tamu
peraturan yang diberikan.
c. Tanda tangani jika ada salinan peraturan yang diberikan.
a. Simpan salinan peraturan yang ditandatangani oleh tamu
untuk referensi dan pengawasan.
5.3 Resepsionis
b. Ingatkan tamu secara sopan jika melanggar peraturan
selama menginap.
108. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR KEBIJAKAN PEMBAYARAN
109. TUJUAN
Tujuan dari SOP Kebijakan Pembayaran adalah untuk memastikan bahwa semua
pembayaran dari tamu, termasuk biaya penginapan dan layanan tambahan, ditangani
dengan benar dan efisien.
110. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf resepsionis dan tamu terkait
dengan proses pembayaran selama masa menginap.
111. DEFINISI
proses pembayaran dari tamu.
- Tamu: Orang yang menginap di homestay Anda dan berkewajiban membayar biaya
penginapan dan layanan tambahan jika ada.
- Kebijakan Pembayaran: Aturan-aturan dan prosedur yang berkaitan dengan
pembayaran, seperti metode pembayaran yang diterima, jatuh tempo pembayaran, dan
sebagainya.
112. KEBIJAKAN
- Setiap tamu wajib membayar biaya penginapan sesuai dengan tarif yang berlaku.
- Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan kebijakan yang berlaku di homestay.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Informasikan kepada tamu jumlah total biaya penginapan
dan layanan tambahan (jika ada) saat proses check-in.
5.1 Resepsionis b. Jelaskan metode pembayaran yang diterima (kas, kartu
kredit, transfer bank, dll).
c. Tentukan jatuh tempo pembayaran jika ada.
a. Konfirmasi jumlah total biaya yang harus dibayarkan.
b. Pilih metode pembayaran yang sesuai.
5.2 Tamu
c. Bayar biaya penginapan sesuai dengan yang telah
dijelaskan oleh resepsionis.
a. Terima pembayaran dari tamu dan berikan struk
pembayaran.
5.3 Resepsionis b. Pastikan pembayaran dicatat dalam sistem dengan benar.
c. Jika ada tagihan tambahan selama masa menginap,
tambahkan ke total pembayaran.
a. Mengecek dan mencocokkan pembayaran dengan data
5.4 Admin yang ada dalam sistem.
b. Merevisi status pembayaran tamu jika ada perubahan.
a. Simpan struk pembayaran sebagai bukti pembayaran.
5.5 Tamu b. Konfirmasi bahwa semua biaya telah dibayarkan saat
proses check-out.
114. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR KEBIJAKAN PEMBATALAN
Halaman 2
SEPIHAK
115. TUJUAN
Tujuan dari SOP Kebijakan Pembatalan Sepihak adalah untuk mengatur prosedur dan
kebijakan yang berlaku jika tamu harus membatalkan reservasinya, termasuk ketentuan
pembatalan dan pengembalian dana jika berlaku.
116. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh homestay Anda dalam menghadapi
pembatalan reservasi oleh tamu.
117. DEFINISI
- Homestay: Tempat akomodasi yang dimiliki dan dioperasikan oleh Anda.
- Tamu: Orang yang telah melakukan reservasi untuk menginap di homestay Anda.
- Kebijakan Pembatalan: Aturan yang mengatur kondisi dan ketentuan pembatalan
reservasi, termasuk batas waktu pembatalan dan denda jika berlaku.
118. KEBIJAKAN
- Tamu diharapkan untuk memahami dan mematuhi kebijakan pembatalan yang telah
ditetapkan oleh homestay.
- Pengembalian dana atau pemberian kredit untuk pembatalan akan sesuai dengan
kebijakan yang berlaku.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Menerima pemberitahuan pembatalan dari tamu secara
tertulis (email, pesan, dll).
5.1 Resepsionis b. Verifikasi data tamu dan reservasi.
c. Periksa kebijakan pembatalan untuk mengidentifikasi
apakah ada denda atau biaya pembatalan.
a. Mengecek data reservasi dan kebijakan pembatalan.
b. Menghitung jumlah dana yang akan dikembalikan (jika
5.2 Admin berlaku).
c. Mengevaluasi jika ada alasan khusus yang memungkinkan
pembatalan tanpa denda.
a. Terima pemberitahuan pembatalan dengan baik.
5.3 Tamu b. Konfirmasi jika ada persyaratan khusus yang
memungkinkan pembatalan tanpa denda.
a. Jika pembatalan memenuhi syarat tanpa denda,
komunikasikan keputusan tersebut kepada tamu.
5.4 Resepsionis b. Jika ada denda, jelaskan kepada tamu jumlah denda yang
akan dikenakan dan prosedur pengembalian dana jika
berlaku.
a. Proses pengembalian dana sesuai dengan kebijakan yang
5.5 Admin berlaku (jika berlaku).
b. Catat pembatalan dan pengembalian dana dalam sistem.
120. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR PENCATATAN RESERVASI
121. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pencatatan Reservasi adalah untuk memastikan bahwa setiap reservasi
tamu direkam dengan benar, tercatat dalam sistem, dan dapat diakses dengan mudah
untuk referensi dan pengelolaan kamar yang efisien.
122. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf resepsionis dalam mencatat setiap
reservasi tamu yang diterima.
123. DEFINISI
proses pencatatan reservasi.
- Tamu: Orang yang ingin melakukan reservasi untuk menginap di homestay Anda.
- Pencatatan Reservasi: Proses mencatat dan merekam informasi tamu, tanggal inap, jenis
kamar, dan persyaratan khusus dalam sistem homestay.
124. KEBIJAKAN
- Setiap reservasi tamu harus dicatat dengan lengkap dan akurat.
- Informasi reservasi harus dapat diakses dengan mudah untuk tujuan manajemen kamar
dan komunikasi dengan tamu.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Terima pesanan reservasi dari tamu melalui berbagai
saluran (telepon, email, situs web, platform pemesanan
online, dll).
5.1 Resepsionis
b. Minta informasi yang diperlukan, seperti nama tamu,
tanggal inap, jumlah tamu, jenis kamar yang diinginkan, dan
persyaratan khusus.
a. Cek ketersediaan kamar sesuai dengan permintaan tamu.
b. Konfirmasi harga dan syarat reservasi (deposit,
5.2 Resepsionis pembayaran di muka, dll).
c. Berikan informasi tentang kebijakan pembayaran dan
pembatalan kepada tamu.
a. Konfirmasi dan berikan informasi yang dibutuhkan kepada
resepsionis untuk melengkapi proses reservasi.
5.3 Tamu
b. Jika ada persyaratan khusus, sampaikan kepada
resepsionis.
a. Catat semua detail reservasi dalam sistem homestay
dengan akurat.
5.4 Resepsionis
b. Kirim konfirmasi reservasi kepada tamu melalui email atau
pesan teks.
a. Mengevaluasi dan memastikan bahwa semua reservasi
tercatat dengan benar dalam sistem.
5.5 Admin
b. Koordinasikan alokasi kamar dengan staf housekeeping jika
diperlukan.
126. FLOWCHART
No.
Dokumen
PERUSAHAAN
PROSEDUR PENJELASAN TENTANG
Halaman 2
FASILITAS DAN LAYANAN
127. TUJUAN
Tujuan dari SOP Penjelasan Tentang Fasilitas dan Layanan kepada Tamu adalah untuk
memberikan informasi kepada tamu tentang fasilitas yang tersedia di homestay Anda,
serta layanan yang dapat mereka nikmati selama menginap.
128. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur memberikan penjelasan tentang fasilitas dan layanan kepada
tamu saat proses check-in, sehingga tamu dapat memanfaatkannya dengan maksimal.
129. DEFINISI
- Resepsionis: Pihak yang bertugas di resepsionis homestay dan bertanggung jawab
langsung dalam proses check-in serta memberikan penjelasan kepada tamu.
130. KEBIJAKAN
- Setiap tamu yang melakukan check-in akan diberikan penjelasan tentang fasilitas dan
layanan homestay.
- Penjelasan harus mencakup informasi yang relevan dan penting untuk tamu.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
b. Jelaskan fasilitas homestay, termasuk akses ke kamar,
restoran, kolam renang, atau fasilitas lainnya.
5.1 Resepsionis c. Informasikan kepada tamu tentang layanan yang tersedia,
seperti layanan kamar, layanan laundry, atau sarapan pagi.
d. Berikan informasi kontak jika tamu membutuhkan bantuan
selama menginap.
132. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR VERIFIKASI IDENTITAS TAMU
133. TUJUAN
Tujuan dari SOP Verifikasi Identitas Tamu adalah untuk memastikan bahwa identitas setiap
tamu yang menginap di homestay Anda diverifikasi dengan benar sesuai dengan dokumen
yang sah.
134. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur verifikasi identitas tamu saat proses check-in untuk keperluan
keamanan dan identifikasi.
135. DEFINISI
langsung dalam proses check-in dan verifikasi identitas tamu.
- Identifikasi Valid: Dokumen sah seperti KTP, paspor, atau jenis identifikasi resmi lainnya.
136. KEBIJAKAN
- Setiap tamu wajib memberikan identifikasi valid saat check-in.
- Identifikasi yang diberikan harus sesuai dengan nama yang tercatat dalam pendaftaran
tamu.
- Identifikasi yang diberikan harus tetap menjadi data rahasia dan tidak disalahgunakan.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Memeriksa identifikasi tamu yang diberikan (KTP, paspor,
dll).
5.1 Resepsionis
b. Mencocokkan nama di identifikasi dengan data
pendaftaran tamu.
a. Jika identifikasi valid, catat informasi identifikasi di
pendaftaran tamu.
5.2 Admin
b. Jika identifikasi tidak valid, hubungi pihak yang
bersangkutan dan klarifikasi.
138. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR PENDAFTARAN TAMU
139. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pendaftaran Tamu adalah untuk memastikan bahwa setiap tamu yang
datang ke homestay Anda mendaftar dengan benar, memberikan informasi yang
diperlukan, dan menjalani proses check-in dengan lancar.
140. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur pendaftaran tamu, pengumpulan informasi penting, verifikasi
identitas, dan memberikan informasi awal kepada tamu tentang fasilitas dan layanan yang
tersedia.
141. DEFINISI
- Admin: Pihak yang bertanggung jawab atas administrasi umum homestay.
langsung dalam proses pendaftaran tamu.
142. KEBIJAKAN
- Setiap tamu wajib melakukan pendaftaran saat check-in.
- Tamu wajib memberikan identifikasi yang valid (KTP atau paspor) untuk verifikasi
identitas.
- Informasi pribadi tamu harus dijaga kerahasiaannya sesuai dengan hukum yang berlaku.
- Tamu akan diberikan informasi awal tentang fasilitas, layanan, dan peraturan homestay.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
b. Minta identifikasi tamu (KTP atau paspor) untuk verifikasi.
5.1 Resepsionis c. Periksa ketersediaan kamar sesuai dengan reservasi.
d. Catat data tamu (nama, alamat, nomor kontak) dalam
sistem
a. Mengecek dan mencocokkan data tamu dengan sistem.
5.2 Admin b. Mengkoordinasikan alokasi kamar sesuai dengan informasi
dari resepsionis.
a. Jelaskan kepada tamu tentang peraturan menginap, jam
5.3 Resepsionis check-out, dan fasilitas yang tersedia.
b. Berikan kunci kamar dan kartu akses jika diperlukan.
a. Pastikan kamar telah disiapkan dengan baik sebelum
Housekeepin kedatangan tamu.
5.4
g b. Menyediakan perlengkapan kamar dan linen yang
diperlukan.
Digital Update status kamar yang sudah ditempati di sistem atau
5.5
Marketing platform pemesanan online.
a. Jika ada pertanyaan atau permintaan tambahan dari tamu,
Customer
5.6 tanggapi dengan baik.
Service
b. Berikan nomor kontak darurat jika diperlukan.
144. FLOWCHART
No.
Dokumen LOGO
Halaman 2 PROSEDUR PENCATATAN PEMBAYARAN
145. TUJUAN
Tujuan dari SOP Pencatatan Pembayaran adalah untuk memastikan bahwa setiap
pembayaran dari tamu dicatat dengan benar, terverifikasi, dan tercatat dalam sistem
homestay Anda dengan akurat.
146. CAKUPAN
SOP ini mencakup prosedur yang harus diikuti oleh staf resepsionis dalam mencatat setiap
pembayaran yang diterima dari tamu.
147. DEFINISI
proses pencatatan pembayaran.
- Tamu: Orang yang membayar biaya penginapan dan layanan tambahan di homestay
Anda.
- Pencatatan Pembayaran: Proses mencatat dan verifikasi pembayaran tamu dalam sistem
homestay.
148. KEBIJAKAN
- Setiap pembayaran dari tamu harus dicatat dengan akurat dan verifikasi.
- Informasi pembayaran harus terdokumentasi dengan baik dan dapat diakses untuk
tujuan administrasi dan laporan keuangan.
TANGGUNG
NO. KEGIATAN
JAWAB
a. Terima pembayaran dari tamu sesuai dengan tagihan yang
diberikan.
5.1 Resepsionis b. Minta tamu untuk memberikan informasi pembayaran
yang diperlukan (misalnya, nomor kartu kredit, jika
pembayaran dengan kartu kredit).
a. Verifikasi jumlah pembayaran yang diterima dan pastikan
sesuai dengan tagihan yang tertera.
5.2 Resepsionis b. Catat pembayaran dalam sistem homestay dengan detail
yang lengkap, termasuk nomor faktur, tanggal pembayaran,
dan metode pembayaran.
a. Terima struk pembayaran atau bukti pembayaran sebagai
konfirmasi pembayaran.
5.3 Tamu
b. Pastikan jumlah pembayaran dan informasi yang tertera
pada struk pembayaran sesuai dengan yang diinginkan.
a. Mengevaluasi dan memastikan bahwa semua pembayaran
tercatat dengan benar dalam sistem.
5.4 Admin
b. Merekapitulasi dan memeriksa pembayaran secara berkala
untuk tujuan laporan keuangan.
Konfirmasi kepada tamu bahwa pembayaran telah tercatat
5.5 Resepsionis
dengan sukses dan terima kasih atas pembayarannya.
150. FLOWCHART

SOP Manajemen Platform Pemesanan Online

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP Manajemen Platform Pemesanan Online

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

No.

SOP/HST/22 STANDARD OPERATING

Anda mungkin juga menyukai