Integrated System and Infrastructure

PROPOSAL PENAWARAN SISTEM LOGISTIK

BERBASIS WEB

Deskripsi
Tanggal 07 September 2023
Doc. No. PRO-AFA/23-09/00081
Subjek Proposal Penawaran Sistem
Logistik Berbasis Web
Versi 1.0.1
Ditujukan PT. Samudera Mandiri Logistik
Jl. Ende No.42, RT.8/RW.16,
Tanjung Priok, Jakarta Utara
14310.
UP
Pengembang AFA System

Non Disclosure Agreement

Dokumen ini bersifat Rahasia. Dokumen ini milik AFA System yang ditujukan hanya
untuk Bpk. xxx.

Tidak diperkenankan untuk memperlihatkan, menggandakan dan menyebarkan

dokumen ini tanpa seizin dari pengembang kecuali kepada Bpk. xxx, berikut tim
maupun manajemen yang dianggap dapat menjaga kerahasiaan dokumen ini.

A. LATAR BELAKANG
Sistem Logistik yang akan dibangun adalah metode yang digunakan perusahaan untuk
mengelola transaksi kegiatan export, import dan trucking termasuk didalamnya proses-proses
rekam data dan pengelolaan data customer, kegiatan export atau import, Cash Receipt,
Invoicing dan proses internal lainnya yang berkaitan.

Karena perkembangan teknologi, salah satunya adalah Cloud, bagaimana komunikasi antar
entitas bisnis semakin cepat mengakibatkan persaingan semakin ketat. Perusahaan harus
mengadopsi sarana untuk tetap menjaga pelayanan dan tidak mengecewakan customer.

Salah satu bagian yang menjadi front-line pada perusahaan logistik adalah pelayanan dan
komunikasi kepada customer. Untuk itu perlu dikembangan perangkat lunak yang bisa
menjembatani antara front-line dengan customer. Informasi apapun yang didapat dari
transaksi sistem akan direkam untuk penggunaan masa mendatang.

B. MANFAAT
1. Standarisasi Data dan Informasi
- Memudahkan manajemen untuk mengontrol kinerja pada setiap bagian di lingkungan
kerja dengan lebih baik dan transparansi.
- Standarisasi pelaporan, terutama untuk perusahaan yang biasanya terdiri dari banyak
unit dengan jumlah dan jenis yang berbeda-beda.
- Standarisasi transaksi kegiatan logistik sehingga terjadi peningkatan produktifitas,
efisiensi dan peningkatan kualitas kerja.
 Integrated System and Infrastructure

- Mengintegrasikan data dari setiap bagian, sehingga pemeliharaan data lebih mudah.
- Membantu menganalisa hasil pekerjaan dalam meningkatkan akurasi pelaporan data
secara realtime.

2. Mempermudah dan mempercepat proses:

- Pengolahan data
- Pencatatan
- Pencarian data
- Pelaporan pekerjaan.
3. Efisiensi
- Mengurangi redudansi
- Peningkatan pelayanan
- Peningkatan kontrol
- Akurasi laporan
- Mendapatkan informasi lebih cepat
4. Citra Perusahaan
- Membantu meningkatkan citra Perusahaan karena sesuai dengan standarisasi
prosedur dan kepedulian terhadap teknologi.

C. MODUL WEB SISTEM LOGISTIK

Modul-modul dalam Sistem Logistik dibagi menjadi beberapa bagian diantaranya:
1. Dashboard
Halaman utama atau awal yang berisi informasi grafik dan total Job Order, activity, cash
dan lainya.
- Total Job Order per-bulan
- Total Job Order aktif/berjalan
- List Job Order (descending)
- List cash receipt per-Job Order
- List balance cash receipt versus Invoice
- Grafik cash Invoice per-5 sampai 12 bulan
2. Master
- Customer, yang berisi data customer yang dilengkapi data due date invoice dan
NPWP yang berguna untuk pelaporan pajak jika perusahaan melakukan pungutan
pajak pada transaksinya.
- Activity, merupakan data kegiatan logistik yang akan digunakan pada saat proses
impor, ekspor maupun trucking beserta kriteria yang mengindikasikan dibagian
mana kegiatan tersebut akan dibayar.
- Vendor, berisi data vendor yang melakukan kegiatan logistik di perusahaan.
- Serial Faktur, berisi daftar nomor faktur yang telah diregistrasi untuk digunakan
pada pembuatan Invoice.
- Destination, berisi daftar destinasi yang digunakan pada transaksi destinasi tujuan
ekspor maupun destinasi asal impor.
- Vessel, berisi daftar nama kapal beserta kode callsign.
- Container, berisi daftar nomor container beserta type dan size.
- User/Employee, yang berisi daftar nama-nama karyawan dan pengguna sistem.
 Integrated System and Infrastructure

- Config, berisi konfigurasi lainya yang dibutuhkan pada sistem logsitik.

3. Import
- Job Order, memasukan data awal Job Order untuk kegiatan import, yang berisi data
BL dan data container. Cetak Job Order.
- Submit Receipt, memasukan list kegiatan beserta nilai (kasbon) berdasarkan
container dan Job Order.
- Submit Settlement, penyelesaian setiap kegiatan termasuk pembayaran
berdasarkan container dan Job Order.
4. Finance
- Activity Payment, berfungsi untuk menyelesaikan pembayaran kegiatan dengan
kriteria Activity Finance.
- Cash Receipt, berfungsi untuk menyelesaikan pembayaran Submit Receipt (kasbon)
berdasarkan Job Order dan mencetak tanda terima yang ditanda-tangani oleh
pemberi dan penerima kasbon.
- Cash Settlement, berfungsi untuk penyelesaian Cash Receipt (kasbon) dan
penyerahan dokumen pembayaran berdasarkan Job Order.
- Invoicing, berfungsi untuk pembuatan tagihan dengan menentukan kegiatan apa
saja yang akan ditagihkan berdasarkan Job Order dan Customer dengan
menyertakan nomor faktur jika sistem digunakan juga untuk memasukan data
eFaktur.
5. Report
- Job Order, berisi laporan Job Order yang selesai atau masih berjalan.
- Invoice, berisi laporan Invoice yang selesai dibayar atau belum.
- Cash Receipt, berisi laporan kasbon yang selesai atau belum.
6. Administrator
- APP LOG, berisi log atau history apa saja yang dikerjakan user di system.
- RBAC, berisi pengaturan user terhadap system, serta pengaturan sistem lainya.

D. TEKNOLOGI
Sistem Operasi Server - Linux
Bahasa Pemrograman PHP, JS, (X)HTML, CSS
Web Server Apache
Database Server MySQL atau Posgress
Reporting Tools Excel, PDF
Penerapan Sistem Publish pada Cloud VPS (Virtual Private Server)

E. WAKTU IMPLEMENTASI
Job Description Week
1 2 3 4 5 6 7 8
Server Registration and setup
System Development
Trial and Training
Monitoring and Support
 Integrated System and Infrastructure

F. PEMBIAYAAN DAN TERM

Keterangan Harga
Software Logistic System 25.000.000
Server registration 1 Year and setup 8.500.000
Monitoring and Support 1 Month 10.000.000
Discount 10.000.000
TOTAL 33.000.000

Tahapan pembayaran dilakukan sebagai berikut:

a. Tahap 1 (Pertama) sebesar 50% (lima puluh persen) akan dibayarkan pada saat ditanda
tanganinya Perjanjian Implementasi Sistem Logistik.
b. Tahap 2 (Kedua) sebesar 50% (tiga puluh persen) akan dibayarkan setelah tahap Trial
and Training selesai.

Lain-lainya:
a. Software sistem logistik ini hanya diperuntukkan untuk PT. Samudera Mandiri Logistik
Cabang Jakarta yang bertempat di Jl. Ende No.42, RT.8/RW.16, Tanjung Priok, Jakarta
Utara – 14310.
b. Harga tidak termasuk PPN.
c. Pemilik dapat mengembangkan sendiri source code Sistem Logistik setelah tahap
Monitoring dan support selesai atau masa tersebut tidak diperpanjang.
d. Tidak termasuk perangkat keras dan perangkat jaringan.

G. GARANSI DAN SUPPORT

a. Garansi perbaikan terhadap kesalahan sistem (Bugs Error) atau kesalahan kodefikasi
diberikan waktu 6 (enam) bulan. Garansi menjadi gugur jika ada perubahan terhadap
source code Sistem Logistik yang dilakukan secara tidak resmi atau diluar
sepengetahuan dari Pengembang.
b. Free Support adalah dukungan dari Pengembang terhadap masalah-masalah (bug) pada
penggunaan sistem secara umum, modifikasi tata letak minor dan perubahan laporan
minor serta proses back-up. Support tidak mencakup Data Entry, permasalahan
terhadap perangkat keras (hardware). Free Support diberikan selama 6 (enam) bulan
setelah Sistem Logistik diterapkan atau serah terima pekerjaan.
c. Reguler Support adalah support berjangka terhadap masalah-masalah pada operasional
penggunaan reguler, modifikasi tata letak minor dan perubahan laporan minor serta
proses back-up dengan spesifikasi dan waktu serta biaya yang disepakati dalam sebuah
Service Level Agreement (SLA) tersendiri.
d. Conditional Support adalah dukungan berbayar yang diberikan oleh Pemilik untuk
proses-proses seperti:
1. Modifikasi mayor pada User Interface dan Format Laporan.
2. Modifikasi workflow terkait dengan perubahan bisnis proses.
3. Penambahan modul baru.
 Integrated System and Infrastructure

Besarnya biaya atas conditional support adalah biaya wajar yang tergantung kepada
tingkat kesulitan/kerumitan permasalahan atau kebutuhan yang dihadapi dan akan
disepakati dalam kontrak tersendiri yang tidak akan menggugurkan Garansi dan
Support serta Lisensi atas Sistem Logistik jika masih berlaku.

H. PENUTUP
Demikian hal ini saya sampaikan, semoga dapat memenuhi kebutuhan pada Perusahaan
Bpk. xxx. Jika terdapat hal-hal yang belum jelas, kami bersedia untuk dihubungi dan
memberi penjelasan lebih lanjut.

Hormat saya,

Fandy Fadian
HP :
Email :