JOBDESC KEPANITIAAN

Alpus Inc 9

A. EVENT
● Bertanggungjawab atas divisi Artis, Ticketing, Venue, dan Wall Of
Art
● Membuat rundown seluruh kegiatan
● Mengatur kerja sama dengan EO

1. Artist :
● Membuat wishlist artis untuk acara ClosINC
● Membuat proposal, ToR, MOU artis bersama sekretaris
● Melakukan pengajuan acara terhadap artis
● Selalu follow up terhadap hasil perundingan dengan wishlist
artis
● Menjadi penanggung jawab artis saat acara berlangsung
● Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut artis dan
bintang tamu
● Menyiapkan tempat untuk artis beristirahat
● Menyiapkan seluruh keperluan artis dibantu seksi lainnya
● Mengurusi fasilitas transportasi untuk para artis dan bintang
tamu lainnya

2. Speaker :
● Membuat wishlist speaker dan ustadz untuk acara InspirInc
dan Islamic Inc
● Membuat proposal, ToR, MOU speaker dan ustadz bersama
sekretaris
● Melakukan pengajuan acara terhadap speaker dan ustadz
● Selalu follow up terhadap hasil perundingan dengan wishlist
speaker dan ustadz
● Menjadi penanggung jawab speaker dan ustadz saat acara
berlangsung
● Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut speaker,
ustadz dan bintang tamu
● Menyiapkan tempat untuk speaker dan ustadz beristirahat
 ● Menyiapkan seluruh keperluan speaker dan ustadz dibantu
seksi lainnya
● Mengurusi fasilitas transportasi untuk para speaker dan
ustadz, bintang tamu lainnya

3. Ticketing :
● Merencanakan semua yang berkaitan dengan jadwal divisi
ticketing
● Menentukan target pembeli tiket Alpus Inc
● Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua
administrasi kerjasama
● Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala
● Memberikan konfirmasi pembelian/pemesanan tiket kepada
pembeli

4. Venue :
● Menentukan seluruh tempat pelaksanaan kegiatan Alpus Inc
● Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu
penerangan, WC, Rambu 2 pintu masuk, barang terlarang,
daerah bahaya, area parkir, dll)
● Memetakan dan membagi area sesuai kebutuhan acara (area
prod, penonton, posko, PMK & PPPK dsb)
● Membuat kesepakatan dan perjanjian dengan calon venue
(tempat pelaksanaan)
● Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran
operasional acara
● Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara (Ticket Box,
Jalur Penonton, Area Parkir, dll)
● Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi /
sarana promosi (Baliho, spanduk, banner, stand, panggung
display, dll ) di lokasi
● Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai
oleh pengelola tempat pertunjukan
 5. Wall Of Art :
● Bekerja sama dengan pihak guru serta murid untuk memilih
dan menyeleksi karya yang akan dipajang
● Memilih karya yang akan ditampilkan
● Menyediakan media untuk para pengunjung agar mereka bisa
ikut berpartisipasi dalam membuat karya
● Bekerja sama dengan panitia decoration serta venue terkait
display karya

B. FESTIVAL
● Bertanggung jawab atas divisi AOS, Decor, Medic
● Membuat rencana performance untuk opening dan closing
● Mengatur kerja sama dengan para PJ performer

1. Al Azhar On-Stage :
a. Performer AOS
Memeriahkan kegiatan OpenINC dan ClosINC dengan
menampilkan kreativitas dan bakat murid-murid SMAI
Al-Azhar 1 Jakarta, seperti :
1) Fashion Show
2) Modern Dance
3) Tari Tradisional
4) Band

b. Panitia AOS :
● Menyeleksi performer, menyediakan costume,
membantu proses persiapan, latihan, pementasan
performer AOS.
● Bekerja sama dengan pelatih modern dance, tari
tradisional

2. Decorations :
● Menyediakan konsep dekorasi kegiatan Alpus Inc. (dekorasi
panggung Close INC, panggung Inspire INC, panggung
Islamic INC.)
● Menyiapkan segala kebutuhan untuk dekorasi kegiatan
 ● Membuat dekorasi untuk kegiatan Alpus Inc (mengecat
lapangan, dekor panggung, dekor entrance)

3. Medic :
● Menyediakan pos kesehatan pada hari-H di beberapa titik
lokasi
● Bersiaga penuh (berpatroli) selama hari-H di area lokasi
● Berkoordinasi dengan layanan kesehatan (rumah sakit,
ambulans, dll.)

4. Stage Crew (Theater) :

● Bertugas untuk mengontrol panggung Inspirinc (performance

theater)
● Menjaga dan mengurusi semua hal yang bersangkutan
dengan panggung serta venue
● Bekerjasama dengan divisi decor untuk menghias panggung
Inspirinc
● Koordinasi dengan divisi logistic terkait keperluan stage
● Setting panggung, sound system dan decor untuk
performance
● Standby di area venue dan panggung saat performance

C. RELATIONS
Terdapat beberapa subdivisi, berikut tugasnya:
a. Promotion :
● Bertugas untuk mengenalkan sekaligus mempromosikan
acara Alpus Inc ke sekolah-sekolah lain.
● Bekerjasama dengan sekretaris dalam membuat wishlist
sekolah yang akan diajak berpartisipasi, serta menghubungi
pihak sekolah tersebut.
● Menyebarkan informasi terkait program yang kita laksanakan.
● Bertanggungjawab dalam meningkatkan daya tarik
masyarakat terhadap Inc.
 b. Media Partner :
● Membuat wishlist media partner
● Melakukan follow up dengan pihak yang diajak bekerjasama
● Mencari dan menjalin kerjasama dengan media publikasi
untuk mempromosikan acara Alpus Inc
● Bertugas untuk mempromosikan acara Alpus Inc ke
akun-akun media partner di sosial media. Contohnya:
Kerjasama dengan radio atau publikasi di @infokonser
@jakartakonser @info_pensi di instagram
● Memastikan seluruh perjanjian dengan media partner berjalan
sesuai dengan kesepakatan

c. Tenants :
● Membuat wishlist tenants
● Mencari calon tenants untuk seluruh rangkaian kegiatan Alpus
Inc
● Bertugas untuk menyediakan tempat sewa fnb serta membuat
rincian harga sewa dengan bendahara
● Melakukan negosiasi harga sewa
● Bekerjasama dengan logistic dalam mencari vendor untuk
keperluan tenants
● Bertanggungjawab atas keperluan tenda untuk tenants serta
keperluan lainnya (meja, kursi, dll.)
● Memastikan seluruh perjanjian dengan tenants berjalan
sesuai dengan kesepakatan

D. FUNDRAISING
Terdapat beberapa subdivisi, berikut tugasnya:
1. Sponsorship :
● Membuat wish list sponsor acara
● Membuat penawaran untuk calon sponsor
● Membuat proposal sponsor bersama sekretaris
● Membuat MOU untuk perusahaan yang menjadi sponsor
● Menyebarkan proposal kepada perusahaan yang ditargetkan
● Melakukan follow up proposal sponsor
● Mempresentasikan proposal kepada calon sponsor
● Membantu pihak sponsor dalam kegiatan acara
 ● Memastikan seluruh perjanjian dengan sponsor berjalan
sesuai dengan kesepakatan

2. Production :
● Mencari vendor untuk seluruh pembuatan dan keperluan
Alpus Inc (merchandise, kebutuhan panitia, dsb)
● Membuat kesepakatan antara Alpus Inc dan vendor
● Melakukan negosiasi harga barang
● Selalu melakukan konfirmasi kepada vendor mengenai status
produksi barang
● Bekerja sama dengan seluruh panitia yang membutuhkan
keperluan produksi
● Memastikan seluruh perjanjian dengan vendor production
berjalan sesuai dengan kesepakatan

E. DIGITAL
Terdapat beberapa subdivisi, berikut tugasnya:
1. Graphic Design :
● Membuat timeline design
● Membuat konsep design untuk seluruh rancangan kegiatan
Inc
● Membuat design untuk keperluan proposal, poster, flyer,
spanduk, ID card, merch, keperluan panitia dan semua konten
sosial media Alpus Inc.
● Koordinasi bersama semua sub divisi digital untuk membantu
membuat design yang diperlukan.
● Bertanggungjawab untuk backdrop saat acara.

2. Content :
● Membuat timeline dan jadwal post untuk setiap sosial media
(Instagram, Youtube, Tiktok dan Twitter)
● Membuat rancangan konsep untuk teaser serta trailer Alpus
Inc
● Bekerjasama dengan divisi website untuk menentukan isi
konten web
● Membuat strategi marketing yang terfokuskan di sosial media
● Selalu up to date dengan trend
 ● Membuat list ide konten untuk setiap platform sosial media
● Membuat konten untuk sosial media Alpus Inc yang bisa
menarik perhatian konsumen.
● Bertanggung jawab untuk mencari ide dan membuat video
trailer dan teaser untuk Alpus Inc
● Mengedit semua konten yang akan di share di sosial media
● Aktif di mengupdate semua kegiatan melalui sosial media
Alpus Inc

3. Dokumentasi :
● Bertugas untuk mendokumentasikan seluruh kegiatan Alpus
Inc dari awal sampai akhir.
● Membuat file gdrive untuk menyimpan semua hasil
dokumentasi.
● Koordinasi bersama panitia content untuk memberikan hasil
dokumentasi agar bisa di publikasikan di sosial media.
● Membantu divisi content dalam mengedit video

4. Website :
● Membuat website yang berisi keseluruhan kegiatan ALPUS
INC.
● Mengisi website dengan keterangan kegiatan, latar belakang,
sponsor, media partner, rundown, penjelasan ticketing, dll.
● Bekerjasama dengan tim graphic design dalam menentukan
design website
● Koordinasi bersama panitia content untuk mengisi website
tersebut.

F. SUPPORT
Terdapat beberapa subdivisi, berikut tugas nya
1. Logistic :
● Bertanggung jawab atas semua barang dan keperluan untuk
acara
● Mencari vendor yang menyediakan perlengkapan yang
dibutuhkan
● Membantu mempersiapkan semua alat dan perlengkapan
yang akan dipakai saat acara.
 2. Consumption :
● Bertanggung jawab atas semua kebutuhan konsumsi setiap
divisi dan sub divisi.
● Menyediakan konsumsi untuk pemain disaat Cup (Competinc)
● Koordinasi dengan bendahara untuk membahas biaya
konsumsi.
● Mencari vendor konsumsi yang cocok dengan dana yang ada.

3. Security :
● Bertanggung jawab atas semua keamanan sepanjang acara.
● Selalu standby di segala titik keamanan.
● Memastikan tidak akan ada kerusuhan.
● Membantu divisi ticketing di hari-h acara

G. CUP
Terdapat beberapa subdivisi, berikut tugasnya:
1. Deville :
a. Panitia
● Menyeleksi anggota deville
● Bertugas untuk membuat koreografi dan menentukan musik
untuk performance deville
● Menentukan kostum untuk para performer
● Bekerjasama dengan divisi festival untuk merencanakan
opening Inc

b. Performer

2. Panitia Lomba :
● Menjadi penanggung jawab lomba yang ada di Competinc
● Membuat sistematika dan mengurus pendaftaran lomba
● Mencari juri atau wasit (tergantung divisi lomba yang dipilih)
● Bekerjasama dengan divisi logistic untuk menyediakan
seluruh perlengkapan lomba
● Menentukan nominal jumlah hadiah untuk para pemenang
● Mengadakan technical meeting dengan para peserta sebelum
kegiatan Cup berlangsung
● Lomba-lomba Cup (Competinc)
a. Soccer
b. Basket Putri
c. Basket Putra
d. Band
e. Tari Tradisional
f. E-Sport (FIFA)

● Lomba-lomba Islamicinc
a. MHQ
b. Kaligrafi
c. Storytelling