MICE

Tenaga Fungsional Dalam Industri MICE

1. Meeting Planner

Peranan meeting planner yaitu orang yang berperan dalam merencanakan, mengelola,
menyelenggarakan dan mengevaluasi kegiatan, mengelola, menyelenggarakan dan mengevaluasi
kegiatan yang berkaitan dengan meeting, convention / congress / conference, exhibition dan incentive
tour / trip.

Definisi meeting planner sebagai manager melaksanakan fungsi – fungsi manajemen dalm proses suatu
meeting dimana terdapat perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), memimpin (leading),
mengkoordinasikan (coordinating), mengkomunikasikan (communicating) dan mengendalikan (control)
apa saja yang terkait dengan suatu pertemuan.

Fungsi Meeting Planner :

a. Membantu dan menciptakan rencana pertemuan dan materi yang dibutuhkan

b. Memilih venue / ruang pertemuan dengan fasilitas yang mendukung
c. Negosiasi fasilitas – fasilitas yang dibutuhkan
d. Merencanakan harga jual dan biaya permodalan
e. Melakukan reservasi dan akomodasi jika diperlukan
f. Memastikan transportasi dan cadangan pilihan
g. Menyiapkan acara pertemuan
h. Menyiapkan buku panduan pertemuan dan fasilitas panggung
i. Menyiapkan prosedur pendaftaran
j. Mengatur ruang pendukung yang akan digunakan, seperti convention bureau, outside service
dan hospitalilty committee
k. Mengkoordinasikan dengan staff ruang pertemuan atau ruang pameran
l. Mengkoordinasikan dengan staff ruang pertemuan atau ruang pameran
m. Mengkoordinasikan dengan manager ruang pameran
n. Menyediakan ruang staff untuk koordinasi acara sebelum dan sesudah event
o. Penanganan barang peserta tidak bermasalah di bea cukai atau instansi terkait
p. Merencanakan ruang serba guna
q. Mengatur pameran
r. Mengatur makan dan minum
s. Menyiapkan perlengkapan audio visual
t. Memilih dan menetapkan pembicara pertemuan
u. Membukukan hiburan untuk peserta / panitia
v. Menjadwalkan publikasi dan promosi
w. Menciptakan acara khusus untuk tamu dan event
x. Memproduksi dan mencetak materi event
y. Menyebarkan ucapan terimakasih kepada semua pihak yang mendukung
z. Mengadakan evaluasi / pertanggungjawaban diakhir event
2. PCO (Profesional Convention / Congress / Conference Organizer)
Adalah professional dalam mempersiapkan, merencanakan dan melaksanakan suatu
pertemuan/konvensi dengan garapan mengolah budget, melakukan koordinasi dan memberikan
nasihat untuk program ilmiah, sosial, pekerjaan administrasi dan memasarkannya.
Fungsis dan Tugas PCO :
a. Merencanakan dan melaksanakan bidding (Penawaran)
b. Menyusun perencanaan dan pengelolaan anggaran untuk penyelenggaraan kegiatan
c. Merencanakan dan dapat menyelenggarakan kegiatan
d. Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi
e. Menyiapakn tempat penyelenggaraan
f. Mengkoordinasikan keperluan akomodasi
g. Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relation
h. Menyelenggarakan perjalanan sebelum, selama dan pasca konvensi
i. Mengurus / mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea cukai dan kemigrasian bagi
convention yang akan segera di ekspor atau dikirim kembali ke luiar negeri.
3. Penata Pameran (Exhibition Organizer dan Exhibition Manager)
EO perlu mencermati hal – hal sebagai berikut :
a. Tema Pameran
b. Tujuan Pameran
c. Lokasi Pameran
d. Rancangan jadwal acara pameran
e. Luas tempat pameran
f. Rancangan standar ruang pertemuan dan penambahan stand – stand
g. Seleksi pembeli, undangan

Tanggung jawab Exhibition Manager

a. Menyeleksi pameran
b. Membuat anggaran
c. Mempersiapkan pameran dagang
d. Meyelesaikan masalah pokok pameran
e. Menyeleksi dan melatih staff / karyawan
f. Evaluasi pameran dagang
g. Menampilkan kepribadian yang baik
4. Destination Managemen Company (DMC)
DMC identic dengan ground transportation / ground service operators yaitu perusahaan yang
mengkoordinasikan suatu pertemuan atau konvensi saja.

Struktur