Materi k.d 3.

Struktur organisasi

Struktur organisasi sebagai suatu garis hirarki yang mendeskripsikan berbagai komponen yang
menyusun perusahaan, dimana setiap individu atau Sumber Daya Manusia pada lingkup perusahaan
tersebut kemudian memiliki posisi dan fungsinya masing-masing.

Adapun beberapa hal yang membuat struktur organisasi dalam perusahaan kemudian menjadi
sangat penting, adalah karena berbagai fungsinya, sebagai berikut :

1. Memberi Kejelasan Tanggung Jawab

Masing-masing anggota dalam hierarki sebuah struktur organisasi dalam perusahaan memiliki
tanggung jawab tentang tugas-tugas dan segala kewajiban yang harus mereka pertanggungjawabkan
pada atasannya langsung yang telah memberikan wewenang terhadapnya.Inilah pentingnya
memiliki struktur organisasi perusahaan, yaitu memberikan kejelasan mengenai pelaksanaan atau
pengimplementasian terhadap kewenangan yang perlu dipertanggungjawabkan oleh masing-masing
anggota yang berada dalam struktur organisasi tersebut.

2. Menjelaskan Kedudukan dan Koordinasi Masing-masing Penyusun Perusahaan

Seorang karyawan, yang namanya tercantum dalam hierarki struktur organisasi sebuah perusahaan,
sebenarnya dapat lebih mempermudah dalam mengkoordinasikan kedudukan dan hubungannya
dengan fungsi pekerjaan yang telah dipercayakan kepadanya.Hal ini sangat dibutuhkan untuk
menghindari adanya kesalahan informasi atau komunikasi (missed communication) yang berdampak
negatif pada bisnis Anda yang sedang berkembang, serta dapat digunakan sebagai landasan dalam
menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan komunikasi dan diskusi antar jenjang atau jabatan
dalam struktur organisasi tersebut.

3. Menjelaskan Bagaimana Jalur Hubungan antara Masing-masing Hierarki

Dalam sebuah organisasi, sangat dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam hierarki
atau jenjang struktur organisasi tersebut. Ini dibutuhkan untuk mengefektifkan jalur penyelesaian
sebuah pekerjaan sehingga dapat saling memberikan keuntungan pada masing-masing anggota
dalam struktur organisasi tersebut.

4. Memberikan Uraian Tugas yang Dibebankan Secara Jelas

Setiap tugas atau deskripsi pekerjaan yang terdapat dalam sebuah struktur organisasi dalam
perusahaan tentunya akan sangat membantu semua pihak yang terkait di dalamnya. Baik itu atasan,
maupun bawahannya dalam struktur organisasi tersebut.Bagi seorang atasan, setiap deskripsi
pekerjaan bawahannya akan membantu mereka dalam melakukan pengawasan dan pengendalian
bila ada uraian pekerjaan yang tidak sesuai.Sedangkan bagi seorang bawahan, setiap deskripsi
pekerjaan yang jelas dapat membantu mereka untuk lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan
tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.
Jenis-jenis Struktur Organisasi pada Perusahaan

Terdapat 6 jenis struktur organisasi yang dikenal dalam sebuah perusahaan, berikut ini beberapa
diantaranya :

1. Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization)

Struktur organisasi fungsional merupakan jenis struktur organisasi ini yang paling umum digunakan
oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam struktur organisasi fungsional, pembagian kerjanya
kemudian dilakukan berdasarkan pada fungsi masing-masing manajemen.Diantaranya Manajemen
Keuangan, Manajemen Pemasaran dan Sumber Daya Manusia, Manajemen Produksi, dan lain-lain.
Setiap karyawan yang memiliki skill dan keterampilan yang sama, akan dikelompokkan ke dalam satu
unit kerja.Inilah yang menyebabkan jenis struktur organisasi ini sangat tepat diterapkan pada sebuah
organisasi maupun perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk atau jasa
layanan.Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah dapat menekan biaya operasional perusahaan,
dan memudahkan tim manajerial untuk melakukan pengawasan dan evaluasi pada kinerja
karyawan.Namun sayangnya, menerapkan jenis organisasi ini dapat berdampak pada kesulitan
dalam berdiskusi dan berkomunikasi antara unit kerja yang satu dengan lainnya. Selain itu, pelatihan
manajemen umum bagi karyawan juga memiliki keterbatasan.

2. Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization)

Struktur organisasi divisional adalah jenis struktur organisasi yang melakukan pengelompokan
berdasarkan pada kesamaan produk, jasa/servis/layanan, pasar, dan letak geografisnya.Jenis
struktur organisasi ini, lazimnya diterapkan pada sebuah perusahaan berskala menengah hingga
perusahaan besar, karena biasa operasional yang dikeluarkan akan lebih tinggi jika dibandingkan
dengan struktur organisasi fungsional.Dengan menerapkan struktur organisasi divisional, berarti
perusahaan Anda lebih memiliki kemudahan pengelolaan karena memecah divisi-divisi dalam
perusahaan menjadi bagian yang lebih kecil.Sedangkan kelemahannya terletak pada masalah alokasi
sumber daya, serta distribusi biaya-biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.

3. Struktur Organisasi Lini

Jenis struktur organisasi ketiga yang akan kita bahas adalah struktur organisasi lini. Dalam struktur
organisasi lini, hubungan antara atasan dengan bawahan terjadi secara langsung dan vertikal.Dimana
sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan karyawan dengan jabatan terendah dalam struktur
organisasi ini dihubungkan dengan garis komando atau garis wewenang.Itulah sebabnya, jenis
struktur organisasi ini juga lebih dikenal dengan struktur organisasi militer. Kelebihan menggunakan
struktur organisasi lini adalah kesatuan pimpinan terletak pada satu orang.Sedangkan kelemahannya
adalah adanya ketergantungan pada satu orang dalam struktur hirarkinya. Jenis organisasi ini sangat
tepat jika diterapkan pada organisasi kecil seperti kedai nasi, warung tegal, bengkel, maupun rukun
tetangga.

4. Struktur Organisasi Lini dan Staff

Jenis struktur organisasi ini adalah penggabungan antara beberapa kombinasi dari struktur
organisasi lini dengan asas komando, akan tetapi tugas pimpinan dibantu oleh beberapa staff.Setiap
staff pada struktur organisasi lini dan staff memiliki peran dalam memberikan saran, masukan,
bantuan pikiran, ide-ide dan gagasan baru, serta data-data informasi yang dibutuhkan oleh
pimpinannya.
Struktur organisasi lini dan staff sangat cocok diterapkan pada perusahaan berskala kecil karena
memiliki kelebihan yaitu pada tingginya disiplin moral para karyawan sesuai dengan deskripsi
tugasnya masing-masing. Akan tetapi, solidaritas para karyawannya masih kurang karena banyak
dari mereka yang tidak saling mengenal satu sama lain.

5. Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization)

Struktur organisasi matriks adalah sebuah struktur organisasi yang merupakan penggabungan antara
struktur organisasi fungsional dengan struktur organisasi divisional dengan tujuan untuk saling
melengkapi dan menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua struktur organisasi
tersebut.Struktur organisasi jenis ini sering juga dikenal dengan nama struktur organisasi proyek
karena setiap karyawan pada unit kerja struktur organisasi fungsional harus mengerjakan proyek-
proyek organisasi yang dibebankan kepadanya.Penerapan jenis struktur organisasi ini menyebabkan
terjadinya sistem komando dimana seorang karyawan diharuskan memberikan laporan kepada dua
orang pimpinan yaitu pimpinan pada unit kerja divisional dan fungsional.Struktur organisasi matriks
sangat cocok diterapkan pada perusahaan berskala besar hingga perusahaan-perusahaan tingkat
multinasional karena kemampuannya mencapai tingkat koordinasi yang sangat diperlukan dalam
menjawab tuntutan ganda pada lingkungan perusahaan.Namun sayangnya, struktur organisasi
matriks juga memiliki kelemahan, dimana terkadang karena adanya tuntutan ganda tersebut malah
menimbulkan adanya kebingungan.

6. Struktur Organisasi Komite atau Proyek

Jenis struktur organisasi terakhir yang lazim digunakan oleh perusahaan adalah struktur organisasi
komite. Dalam struktur organisasi ini, setiap tugas kepemimpinan dan tugas-tugas khusus lainnya
harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan secara kolektif oleh sekelompok pejabat yang
berupa dewan atau komite.Organisasi dalam Komite biasanya terdiri dari pimpinan komite
(Executive Committee) yang merupakan pimpinan dengan kewenangan lini, dan staff committee
yang merupakan karyawan dengan kewenangan staff.Kelebihan jenis struktur organisasi ini adalah
pelaksanaan pengambilan keputusan yang berlangsung dengan baik karena melalui musyawarah
bersama antara pemegang saham dengan dewan. Sedangkan kelemahannya terletak pada
penghindaran tanggung jawab jika terjadi masalah.

Contoh Jabatan Pada Struktur Organisasi

Terdapat beberapa nama jabatan yang setidaknya akan selalu terpampang dalam sebuah struktur
organisasi, namun tidak terbatas pada empat jabatan berikut. Sekali lagi, semua tergantung kepada
industri, jenis perusahaan, skala perusahaan, dan kebutuhan perusahaan.

1. Direksi

Direksi merupakan orang yang bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam mengurus
perseroan terbatas. Jajaran direksi merupakan bagian yang penting. Posisinya berada di paling atas
dari seluruh jabatan.Umumnya satu perseroan memiliki satu orang direktur utama, tiga wakil
direktur utama, serta enam direktur. Tetapi ini bisa mengikuti sesuai jenis perusahaan dan
kebutuhannya. Jajaran direksi memiliki wewenang untuk mengambil keputusan terhadap
perseroan.Direksi juga yang jabatan yang harus bisa mempertanggungjawabkan setiap keputusan
perusahaan. Fungsi dari jajaran direksi adalah sebagai penentu arah perusahaan.Misalnya jenis
bisnis apa yang akan dikembangkan dan jenis produk apa yang harus diproduksi. Direksi juga
merupakan orang-orang yang mengatur jadwal kegiatan perusahaan.
2. Manajer

Jabatan manajer adalah jabatan yang bertanggung jawab untuk mengintegrasikan macam-macam
variabel dan karakteristik dari pegawainya dalam mencapai tujuan perusahaan. Tugas dari manajer
adalah membuat pengarahan dan keputusan, kebijakan, supervisi, dan mengembangkan potensi
karyawan agar dapat memajukan perusahaan.Manajer biasanya diposisikan di tiap
divisi/departemen dan menjadi pengelola utama, misalnya manajer pemasaran, manajer HRD,
manajer produksi, dan sebagainya. Manajer akan menerima laporan dari team leader dan anggota
lainnya, lalu menyampaikannya pada jajaran yang lebih tinggi.

3. Divisi atau Departemen

Bagian ini dipimpin oleh kepala divisi (atau disebut juga kepala departemen) yang memiliki tugas
untuk memimpin bidang tugas dari departemennya. Ada berbagai departemen atau divisi yang ada
di sebuah struktur organisasi perusahaan sesuai dengan karakteristik perusahaan. Di antaranya
adalah departemen pemasaran dan penjualan, departemen HRD & GA, departemen produksi, dan
lain sebagainya.

4. Administrasi dan Gudang

Jabatan ini terdiri dari accounting, CMT, dan kasir. Tugasnya adalah mengatur keuangan perusahaan
dan mencatat setiap pengeluaran dan pemasukan bahkan mengurus hal-hal yang berhubungan
dengan outsourcing.

Saran Merancang Struktur Organisasi

1. Rancang Struktur Organisasi Sesuai Dengan Visi Dan Misi

Sebelum membuat susunan organisasi perusahaan yang baku, maka pastikan dulu bahwa visi, misi,
dan tujuan atau sasaran organisasi telah dibuat dengan jelas. Tak jarang beberapa pihak, terutama
perusahaan startup yang terburu-buru dalam membuat struktur tanpa memperhatikan kejelasan
tentang apa yang diharapkan dari organisasi perusahaan yang dibangunnya.Oleh karena itu,
hindarilah membuat bagan organisasi tanpa memiliki simpulan tujuan organisasi yang jelas. Di dalam
organisasi terdapat dua hal penting yaitu mutu organisasi dan birokrasi yang keduanya dibahas pada
buku Organisasi Dan Birokrasi.

2. Rancang Struktur Organisasi Setelah Merumuskan Bisnis

Poin penting yang juga diperhatikan untuk membuat struktur organisasi perusahaan adalah
mengetahui sasaran bisnis yang ingin dicapai. Rumuskan apa saja bisnis yang ingin dijalani dan apa
saja sasarannya.Hal ini akan membantu anda dalam mengenal bisnis, proses atau aktivitas apa yang
dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari organisasi perusahaan Anda. Dengan demikian, akan
lebih mudah mengembangkan struktur dengan kejelasan aktivitas.

3. Pertimbangkan Bakat Serta Talenta Pekerja

Langkah berikutnya yang wajib dilakukan adalah melakukan analisis dan pengamatan terhadap
kemungkinan tersimpannya keahlian-keahlian pada pekerja Anda. Bisa saja selama ini organisasi
Anda memiliki banyak talenta tersimpan, tapi tidak ditemukan, digunakan atau dioptimalkan untuk
pertumbuhan perusahaan.
Oleh karena itu, bagi pemilik perusahaan amatlah penting mengenali karakter dan kemampuan
karyawan Anda, sehingga dengan menggunakan talenta yang ada dan mengoptimalkan bakatnya
akan membuat bisnis berjalan lebih baik.Hal ini pada akhirnya akan berpengaruh pada bagaimana
sebuah organisasi berjalan dan perilaku organisasi untuk mencapai tujuannya, seperti halnya yang
dibahas pada buku Perilaku Organisasi dibawah ini.

4. Pertimbangkan Usia Pekerja

Dalam jenjang karir, ada enam tahapan yang dilalui seseorang, mulai dari masa Trial, Establishment,
Transition, Growth, Maintenance dan Withdrawal. Dalam agenda membentuk struktur organisasi
perusahaan, faktor usia menjadi salah satu yang patut dipertimbangkan, sehingga Anda mampu
menempatkan mereka pada posisi atau jabatan-jabatan yang sudah dirancang. Usia merupakan
indikator umum dari tingkat kedewasaan, kematangan, dan kecekatan melakukan kerja.

5. Posisi/Jabatan yang Tidak Sesuai dengan Kompetensi Karyawan

Bukan rahasia lagi, jika di setiap perusahaan tidak akan selalu ada posisi yang terbaik buat setiap
pekerja. Sering kali talenta, background pendidikan, dan kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu
ada pada pekerja.Atau juga posisi yang ditempati pekerja tidak selalu sesuai dengan bakat dan
talentanya. Membentuk susunan organisasi yang tepat dengan mempertimbangkan bakat dan
kemampuan yang dimiliki pekerja adalah sesuatu yang ideal. Namun, ketika hal ini tidak selalu
terwujud dan menimbulkan masalah pada di lapangan, perlu dilakukan evaluasi terhadap struktur
yang ada.

6. Berlakukan Self – Assessment

Pada Pekerja Ketika operasional perusahaan sudah berjalan sekian waktu, mungkin anda perlu
melakukan evaluasi ulang terkait penempatan posisi setiap pekerja. Kegiatan self assessment
(menilai diri sendiri) mungkin perlu dilakukan untuk memastikan bahwa jabatan mereka saat ini
masih relevan dengan bakat dan talenta mereka.Seperti yang disebutkan di atas, hindarilah
menempatkan seseorang tanpa mempertimbangkan bakat dan talenta mereka, karena hal ini
dipastikan membuat mereka menghasilkan kinerja rendah.

7. Buat Struktur Organisasi Perusahaan yang Ramping

Ramping namun efisien, itulah bentuk struktur organisasi terbaik yang diimpikan oleh setiap pemilik
perusahaan. Struktur organisasi perusahaan sebaiknya memang harus memperhatikan prinsip
kerampingan untuk menghindari birokrasi rumit yang memperlambat operasional.Sebagai langkah
awal, mungkin Anda hanya perlu membuat struktur jabatan yang cukup vital yang harus dimiliki
perusahaan. Ketika perusahaan masih belum besar dan personil-personil Anda masih bisa
menangani beberapa bidang pekerjaan, maka Anda bisa membuat struktur organisasi perusahaan
yang ramping.Mungkin Anda tidak perlu membuat divisi Humas ketika urusan itu masih bisa
ditangani oleh divisi lain. Namun, ketika perusahaan sudah berkembang besar dan urusan yang
ditangani sudah semakin kompleks, tentu sah-sah saja untuk mengembangkan struktur organisasi
tersebut.
Contoh-contoh Struktur Organisasi

1. Struktur Organisasi Mahasiswa

2. Struktur Organisasi Karang Taruna

3. Struktur Organisasi Perusahaan / Company

4. Struktur Organisasi Pemerintah / Kementrian

Persyaratan Personil Administrasi

Materi k.d 3.3

Persyaratan personil administrasi

Dalam menjalankan tugasnya, maka personil kantor harus memenuhi persyaratan dan kualifikasi
yang dibutuhkan dalam kegiatan administrasi kantor. Berikut ini persyaratan - persyaratan personil
kantor.

1. Memiliki Keterampilan

Keterampilan merupakan syarat pokok yang harus dimiliki oleh personil kantor. Dengan memliki
keterampilan dalam bidang administrasi, maka semua tugas dan tanggung jawabnya dapat
terlaksana dengan baik.

2. Memiliki Pengetahuan dalam Bidang Administrasi

Pengetahuan administrasi berfungsi untuk meningkatkan kinerja dalam pekerjaan administrasi

dalam kantor. Syarat pengetahuan biasanya mencakup pengetahuan yang mendasari suatu profesi
tertentu.

3. Memiliki Kepribadian yang Baik

Kepribadian yang baik merupakan watak dari seseorang sehingga dalam pelaksanaan tugas dan
tanggung jawabnya dilaksanakan secara sungguh - sungguh, jujur, dan disiplin. Di bagian manapun
dia ditempatkan, seorang karyawan kantor sudah seharusnya mampu melaksanakan semua
pekerjaan yang diberikan kepadanya dengan baik dan benar. Ada beberapa syarat kepribadian yang
diperlukan oleh seorang personil kantor sebagai berikut:

a. Dapat menyimpan rahasia

Personil kantor yang baik dan bertanggung jawab adalah personil yang dapat menjaga dan
menyimpan rahasia suatu perusahaan.
b. Tekun dan rajin
Hal ini berarti setiap melaksanakan pekerjaannya selalu dikerjakan dengan sungguh - sungguh,
cermat, dan teliti.
c. Kesabaran
Sabar dalam hal ini berarti teliti, tidak cepat putus asa, dan ulet dalam melaksanakan setiap
pekerjaannya.
d. Kerapian
Artinya setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, tertata rapi, dan tidak berantakan.
e. Loyalitas
Dalam hal ini adanya kesetiaan teehadap perusahaan dan pekerjaannya sehingga akan tercipta
rasa memiliki, saling menjaga, dan membela nama baik perusahaan.
Kd 3.5

Fungsi fungsi manajemen

Planning (perencanaan)

Perencanaan merupakan proses pendefinisian tujuan organisasi, pembuatan strategi untuk

mencapai tujuan, serta pengembangan rencana aktivitas organisasi. Tahap perencanaan
sangat penting dan tidak boleh dilewatkan. Fungsi perencanaan bermanfaat untuk
meminimalisir risiko atau kesalahan yang mungkin dilakukan dalam kegiatan organisasi.
Perencanaan juga bermanfaat untuk memastikan jika visi misi perusahaan sudah sejalan
dengan arah dan tujuannya. Contoh: perusahaan A bergerak di bidang penjualan pakaian.
Perusahaan ini dibentuk dengan tujuan memperoleh profit dan mengenalkan produk dalam
negeri. Strategi yang dilakukan ialah dengan memaksimalkan promosi dan memilih bahan
berkualitas untuk pakaiannya. Perusahaan A juga menentukan desain pakaian, warna dan
bahan yang diperlukan.

Organizing (pengorganisasian)

Pengorganisasian adalah proses penyusunan atau penentuan sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan perusahaan. Sumber daya organisasinya meliputi sumber daya manusia
(karyawan dan atau tenaga ahli), sumber daya fisik (mesin, tanah, gedung), sumber daya
operasional (kebijakan, sistem informasi, merk atau brand). Fungsi pengorganisasian
dilakukan dengan pembagian tugas untuk sumber daya manusia, penetapan struktur
perusahaan dan garis wewenangnya, mengalokasi sumber daya alam, serta merekrut,
menyeleksi dan melatih sumber daya manusia. Contoh: setelah menentukan sejumlah
strategi, perusahaan A merekrut sejumlah karyawan dan tenaga ahli. Perusahaan ini juga
mengelompokkan karyawan ke bidang mana saja yang diperlukan, seperti penjahit, divisi
pembelian bahan, divisi promosi, dan lainnya. Perusahaan A juga membeli sejumlah mesin
dan peralatan lainnya yang dibutuhkan.

Actuating (pelaksanaan)

Pelaksanaan merupakan proses penerapan atau implementasi dari semua rencana, konsep,
ide, serta gagasan yang telah dibuat sebelumnya, untuk meraih tujuan bersama. Dalam
implementasinya, wajar jika ditemui beberapa kendala, namun ada pula yang langsung
sukses dan berhasil. Fungsi pelaksanaan biasanya dilakukan dengan membimbing serta
memberi motivasi kepada sumber daya manusia serta peningkatan kemampuan bekerja
karyawan. Pada tahap ini, semua rancangan yang telah disusun, dipastikan berjalan dan
diimplementasikan dengan baik. Baca juga: Perbedaan Akuntansi Manajemen dan Akuntansi
Keuangan Penerapan fungsi actuating dalam manajemen usaha adalah melaksanakan
semua rencana atau gagasan yang sudah dibuat. Contoh: perusahaan A memulai proses
produksi pakaiannya, para petinggi perusahaan membimbing sumber daya manusia dan
selalu memberikan motivasi. Semua ide yang telah dirancang sebelumnya,
diimplementasikan semaksimal mungkin.

Controling (pengendalian)

Pengendalian adalah bentuk kontrol atau evaluasi terhadap kinerja organisasi. Hal ini
dilakukan untuk memastikan jika apa yang telah direncanakan, disusun serta dijalankan
sudah sesuai dengan apa yang telah dirancang sebelumnya. Fungsi pengendalian dilakukan
dengan mencari tahu apa saja yang tidak sesuai dengan rancangan, menentukan dan
menganalisa letak permasalahannya, berusaha mencari solusinya, serta melakukan
pengawasan kinerja sumber daya manusia. Contoh: setelah perusahaan A memproduksi
pakaian dan menjualnya, mereka melakukan evaluasi. Ternyata masih ditemui beberapa
kendala dalam pelaksanaannya, misalnya kesalahan teknis saat produksi dan penjualan.
Solusinya ialah mencegah hal itu terulang kembali dan memastikan semuanya berjalan
dengan baik.

k.d 3.7

pencatatan surat/dokumen masuk dan keluar

Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam suatu instansi atau
perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang dikirim oleh instansi atau perusahaan lain.
Namun, surat masuk juga bisa berasal dari instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari
bagian yang lain.

Setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan dapat dikatakan sebagai
surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat dapat digunakan sebagai bahan yang otentik
sekaligus landasan bagi institusi atau perusahaan untuk melaksanakan suatu kegiatan.

Maka dari itu, dalam perusahaan atau institusi perlu melakukan pengaturan atau
pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga kegiatan institusi atau perusahaan bisa
terlaksana secara maksimal.

Sementara itu, pengertian surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh
sebuah instansi atau perusahaan untuk dikirimkan kepada lain, baik itu perorangan atau
bagian dari suatu instansi atau perusahaan.

Selain itu, surat keluar bisa dipahami sebagai surat yang sudah lengkap dari suatu instansi,
organisasi, perusahaan, atau lembaga lainnya. Surat yang sudah lengkap yaitu surat yang
memiliki tanggal, nomor, stempel, hingga tanda tangan oleh pihak yang berwenang.
Surat keluar biasanya digunakan sebagai bentuk inisiatif untuk memberikan jawaban atau
tanggapan terkait isi dari surat masuk yang telah terima. Maksud dari pembuatan surat
keluar adalah untuk menciptakan hubungan timbal yang baik sehingga kedua belah pihak
bisa mendapatkan suatu keuntungan tertentu.

Proses pengelolaan surat keluar bisa ditentukan oleh besar kecilnya suatu perusahaan atau
organisasi. Misalnya saja, untuk perusahaan atau organisasi yang terbilang masih kecil dan
tidak terlalu memiliki kegiatan yang kompleks.

Maka pengaturan dan pengelolaan surat bisa diberikan kepada seorang pegawai saja.
Namun, bagi perusahaan atau organisasi yang memiliki kegiatan yang sangat kompleks,
pengelolaan surat perlu melibatkan beberapa pegawai dengan tugasnya masing-masing.

B. Tujuan dan Fungsi Surat Masuk dan Surat Keluar

Setelah mengetahui tentang pengertian surat masuk dan surat keluar, pada bagian ini kita
akan mulai memahami tentang tujuan dan fungsi surat masuk dan surat keluar. Dengan
memahami tujuan dan fungsinya, Kamu bisa jadi akan lebih matang dalam mengatur dan
mengelola surat masuk dan surat keluar di suatu perusahaan.

1. Fungsi Surat Masuk

Fungsi yang paling utama dari surat masuk dan surat keluar yaitu sebagai sarana komunikasi
antara pihak perusahaan atau instansi dengan pihak yang lain. Beberapa fungsi dan tujuan
surat masuk yang lain yaitu, sebagai berikut:

a. Sebagai alat komunikasi

b. Sebagai wakil dari penulis

f. Sebagai alat bukti tertulis

2. Fungsi Surat Keluar

Hampir sama dengan dengan surat masuk, salah satu fungsi dari surat keluar adalah sebagai
media komunikasi atau interaksi sebuah perusahaan atau instansi dengan pihak lainnya.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan tujuan secara umum dari surat keluar, diantaranya
yaitu:

a. Sebagai alat tata usaha

b. Sebagai wakil penulis

c. Sebagai media komunikasi tertulis

d. Sebagai alat bukti tertulis

e. Sebagai alat ukur kemajuan suatu perusahaan atau instansi

C. Manfaat Mengelola Surat Masuk dan Keluar

Setiap sebuah perusahaan atau lembaga lainnya pasti memerlukan sistem pengelolaan
terkait surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan sendiri dilakukan agar kegiatan atau
aktivitas dari sebuah perusahaan atau lembaga bisa berlangsung secara optimal sehingga
mampu mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dengan mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal, maka suatu perusahaan
atau lembaga bisa memiliki kinerja yang optimal dan cenderung meningkat. Hal ini
dikarenakan sistem komunikasi yang telah diatur sehingga penyebaran surat menjadi lebih
cepat dan tepat.

Nah, beberapa manfaat mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal yang perlu
diperhatikan yaitu, sebagai berikut:

1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.

2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.

3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan ketika
diperlukan.

4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik
maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

D. Tahapan Pengelolaan Surat Masuk

Penerimaan surat masuk dapat terlaksana dengan baik apabila dilakukan sesuai dengan
tahapan yang baik pula. Berikut ini adalah beberapa tahapan penerimaan surat yang baik,
yaitu:

1. Penerimaan surat
Pola pengelolaan atau nerimaan surat masuk di setiap kantor pada dasarnya berbeda-beda.
Khusus pengelolaan sistem buku agenda, penerimaan surat dilakukan oleh Tata Usaha.

2. Penyortiran surat
Surat yang telah diterima oleh bagian tata usaha atau bagian administrasi akan dilakukan
pemisahan atau penyortiran.
3. Pembukaan surat
Surat dibuka menggunakan peralatan yang sesuai, yaitu mesin pembuka surat atau pisau
pembuka surat. Kemudian, Kamu dapat melakukan pencocokan alamat surat dengan alamat
pada amplopnya. Jika terdapat perbedaan data antara alamat amplop dengan isi surat,
maka amplop dapat disatukan dibelakang surat dengan stapler. Namun, apabila ada
kesamaan data antara alamat tujuan pada amplop dengan alamat pada kertas surat, maka
amplop tidak perlu disatukan.

4. Pencatatan atau registrasi

Pencatatan surat dapat dikerjakan dengan memakai buku agenda. Pencatatan sendiri sangat
penting untuk dilakukan. Hal ini bisa digunakan untuk mengetahui volume surat yang
masuk, dalam kurun waktu harian, mingguan, bulanan, bahkan juga tahunan.

5. Penyertaan lembar disposisi

Kemudian, surat yang dilampiri lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan atau
atasan terkait dengan penanganan hingga proses selanjutnya dari masuknya surat tersebut.

6. Pencatatan di buku ekspedisi intern

Selanjutnya, surat dapat disampaikan kepada pihak yang dituju. Surat tersebut bisa divatat
dalam buku ekspedisi intern.

7. Pendistribusian surat
Berikutnya, surat bisa didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah atau unit
kerja sehingga bisa segera diproses lebih lanjut.

8. Klasifikasi surat
Cara untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau sekretaris dalam unit
pengolah atau unit kerja harus membaca beberapa surat yang telah dilakukan penyortiran.

9. Penyampaian surat
Kemudian, beberapa surat yang ada di secretaries desk file dapat segera disampaikan
kepada atasan atau pimpinan. Hal ini dapat membuat ia dapat memberikan disposisi surat.

10. Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan

Setelah pimpinan atau atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga hal yang bisa
ditindaklanjuti dari disposisi surat. Tiga hal itu, yakni surat diedarkan, surat dibalas, atau
surat disimpan.

E. Tahapan Pengelolaan Surat Keluar

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada dasarnya berbeda. Berikut ini adalah
beberapa tahapan pengelolaan surat keluar yang perlu diperhatikan, diantaranya yaitu:
1. Pembuatan konsep surat
Konsep surat bisa disebut juga dengan istilah draft. Pembuatan konsep surat dapat disusun
dan dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau yang sesuai dengan keinginan pimpinan.
Oleh karena itu, dalam sebuah surat harus memiliki konsepnya.

2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah disetujui dan diberi kode atau nomor surat, surat dapat langsung
diserahkan kepada unit pengolah. Setelah itu, seorang kepala unit pengolah harus memiliki
tekun dan teliti pada saat melakukan pemeriksaan pada hasil pengetikan konsep surat
tersebut. Setelah melalui koreksi, maka konsep surat tersebut telah memiliki bentuk surat
yang sesuai dengan ketentuan yang ada.

3. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Kemudian, konsep yang telah disetujui oleh pimpinan tersebut dapat dilakukan pengetikan
dalam bentuk akhir pada kertas, tentu saja dengan kepala surat atau kop surat.

4. Penandatanganan
Selanjutnya, surat yang telah diketik di kertas dapat diserahkan kepada pimpinan atau pihak
yang memiliki wewenang untuk memberikan tanda tangan.

5. Pencatatan
Dalam proses melakukan pencatatan, beberapa kegiatan yang perlu dilakukan yaitu, sebagai
berikut:

a. Surat yang telah diberi tanda tangan, di stempel serta kelengkapan yang lain, seperti
lampiran dan amplop.

b. Surat dinas resmi ini perlu dicatat terlebih dahulu dalam agenda oleh petugas yang
disebut agendaris.

c. Surat dinas yang telah selesai dilakukan pencatatan dalam buku agenda telah siap dikirim
kepada pihak yang dituju.

6. Pengiriman surat
Untuk pengiriman surat sendiri bisa dikerjakan dengan dua macam cara, yaitu dikirim secara
langsung atau melalui pos.

7. Penyimpanan surat
Pada saat mengatur surat keluar, lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sementara
lembar yang kedua bisa disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan. Sistem kearsipan
setiap organisasi atau perusahaan biasanya berbeda.
F. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat
1. Kartu kendali
Kartu kendali dapat dipahami sebagai alat untuk melakukan penelusuran dan pengendalian
terhadap proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar atau surat dinas lainnya.

Kartu kendali bisa juga digunakan untuk menjadi pengganti dari buku agenda. Hal ini
dikarenakan buku agenda bisa jadi akan mempersulit jurnal dalam penemuan informasi
suatu surat masuk dan surat keluar secara cepat.

Sementara itu, kartu kendali bisa diartikan sebagai prosedur pencatatan dan pengendalian
surat. Hal ini bisa menjadi kontrol terhadap suatu surat masuk dan surat keluar sejak masuk
sampai disimpan.

Kartu kendali sangat mempermudah untuk menemukan informasi daripada buku agenda.
Kartu kendali memiliki susunan yang lebih sistematis berupa kotak, sedangkan buku agenda
susunannya kronologis.

2. Lembar disposisi
Lembar disposisi dapat dipahami sebagai lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat,
entah untuk diberikan oleh atasan kepada bawahan maupun sebaliknya. Lembar disposisi
biasanya dipakai untuk melakukan pencatatan pendapat singkat dari pimpinan mengenai
suatu surat.

Oleh karena itu, surat tidak perlu digandakan walaupun pemrosesan melalui lebih dari satu
unit kerja. Lembar disposisi juga dapat disiapkan oleh petugas tata usaha bagian satuan
kerja pengarah sehingga pimpinan hanya perlu mengisi kolom isi disposisi serta penentuan
penerusannya. Lembar disposisi bisa dibuat berukuran setengah kuarto.

3. Folder
Folder merupakan semacam map, tetapi tidak dengan daun penutup. Dalam folder biasanya
berisi tab, tab sendiri yaitu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menampilkan judul
dari file yang bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dapat disusun bebas sehingga bisa
membuat daya muat dokumen.

Folder biasnaya terbuat dari kertas manila dengan panjang 35 cm, lebar 24 cm. Sementara
itu, ukuran panjang tab yaitu 8-9 cm dengan lebar hanya 2 cm. Folder diisi dengan dokumen
atau arsip sehingga merupakan bagian terkecil dalam klasifikasi suatu masalah.

4. Guide (penunjuk atau pemisah)

Guide dapat diartikan sebagai penunjuk tempat berbagai berkas itu disimpan. Guide juga
memiliki fungsi sebagai pemisah antara beberapa berkas tersebut. Guide sendiri memiliki
bentuk berupa segi panjang dan terbuat dari kertas setebal 1 cm, panjang 33-35 cm dan
tinggi 23-24 cm. Guide juga memiliki mempunyai tab atau bagian yang menonjol di atasnya,
hal ini membuat guide dapat berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode
klasifikasi dan disusun secara berdiri.

5. Tickler File (berkas pengingat)

Tickler file dapat diartikan sebagai suatu alat yang berbentuk seperti kotak. Alat ini memiliki
fungsi untuk menyimpan kartu kendali atau kartu pinjam arsip.

6. Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan alat yang biasa digunakan untuk melakukan penyimpan terhadap
folder yang telah berisi berbagai lembaran arsip sekaligus beberapa guidenya. Filling cabinet
sendiri memiliki bentuk laci empat dan terbuat dari logam yang kuat, tahan air, tahan panas
serta praktis.

7. Buku agenda
Buku agenda merupakan buku yang memiliki isi kolom-kolom keterangan atau data dari
surat yang dicatat. Buku agenda sendiri bisa dipakai sebagai alat bantu untuk menemukan
suatu surat yang sebelumnya disimpan di file. Buku agenda juga bisa menjadi referensi
pertama untuk mencari surat.

G. Macam-Macam Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut ini adalah tiga jenis surat masuk dan keluar yang biasa digunakan dalam suatu
organisasi atau perusahaan, di antaranya yaitu:

1. Surat Pribadi
Surat pribadi yaitu surat yang ditujukan kepada seorang pejabat atau pegawai. Sesuai
namanya, surat ini bersifat pribadi yang dikirimkan oleh suatu pihak, baik itu perorangan
maupun perusahaan atau lembaga yang lain.

2. Surat Dinas
Surat dinas merupakan surat resmi yang ditujukan kepada suatu instansi atau organisasi
untuk keperluan administrasi. Surat dines sendiri ada beberapa jenis, yaitu:

a. Surat dinas rutin/ biasa

b. Surat dinas penting

c. Surat dinas rahasia

3. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis dan dikirim oleh badan-badan usaha atau perusahaan
yang mengandung kepentingan tentang suatu bisnis.
Nah, itulah penjelasan singkat terkait pengertian surat masuk dan surat keluar yang menjadi
penting bagi perusahaan. Dimana, pengertian surat masuk dan surat keluar sudah sering
dipakai dalam berbagai aktivitas administrasi, baik dalam lingkup sebuah perusahaan
maupun dalam organisasi tertentu.

Untuk menemukan informasi lebih lanjut terkait pengertian surat masuk dan surat keluar
serta informasi terkait lainnya, Grameds dapat melihat rekomendasi buku & artikel yang ada
dibawah ini terkait pegertian surat masuk dan surat keluar.