Bagian 7.

Ceritakan secara spesifik saat Anda dihadapkan dengan beberapa tugas dalam waktu yang
bersamaa

a. Seperti apakah situasinya pada saat itu? Kapan situasi tersebut terjadi?

Sebelum menjadi seorang trainer, saya adalah seorang asisten team leader yang bekerja di laoangan.
Saya sering menghadapi dengan beberapa tugas secara bersamaan. Tugas dari seorang asisten team
leader adalah membantu team leader dalam mengelola tim, melacak kinerja agent, membagi jobdesk
tiap shift, mengatur jadwal agent termasuk waktu istirahat masing-masing shift, melakukan asistensi
terhadap agent customer service, melakukan briefing agent sebelum bekerja dan mencatat target
harian. Tugas- tugas ini adalah tugas harian seorang asisten team leader. Di akhir minggu tugas seorang
asisten leader bertambah karena membuat pelaporan mingguan ke kantor pusat, sehingga semua tugas
harus diselesaikan dalam satu hari penuh.

. Apa yang Anda lakukan dalam mengatur tugas-tugas tersebut? Bagaimana Anda memastikan tugas-
tugas tersebut sesuai dengan waktu yang ditentukan?

Untuk memgatur tugas tugas yang ada, saya membuat skala prioritas. Mengatur tugas mana yang
dikerjakan terlebih dahulu dengan evaluasi urgensi dan dampak dar setiap tugas.

Banyaknya tugas harian seorang asisten leader, dan neyadari bahwa tugas tersebut tidak bisa dilakukan
sendiri. Maka saya memutuskan untuk berdiskusi dengan asisten lain untuk bisa bernagi tugas harian
seperti siapa yang membuat jadwal maupun jobdesk, dan melakukan briefing. Karena setiap kali shift
mulai harus dilakukan pembagian jobdesk bersama dengan briefing agent.

Untuk memastikan tugas tugas diselesaikan sesuai waktu yang ditentukan saya konsisten melakukan
komunikasi melaui grup kantor dengan team leader dan asisten lain tiap kali telah menyelesaikan tugas.
Agar tugas yang telah dibagi bisa terpantau dengan baik.

Sumber daya apa yang Anda butuhkan dalam membantu penyelesaian tugas-tugas tersebut? Apa
hambatan yang Anda temui dan bagaimana cara mengatasinya?

Untuk mendukung penyelesaian tugas harian, saya membutuhkan sumber daya teknologi berupa laptop
yang disambungkan dengan satu monitor. Hal ini bertujuan untuk membuka seluruh tugas yang telah
diurutkan, sehingga mempermudah saya berpimdah dari satu tugas ke tugas lain. Selain itu untuk
melakukan komunikasi grup, sya membutuhkan handphone karena komunikasi melaui aplikasi chat yang
terkoneksi dengan atasan yang lebih tinggi.

Hambatan yang saya alami ketika mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan yaitu melakukan
asistensi agent yang membutuhkan waktu lama. Apabila ada agent yang bertanya mengenai
kesulitannya, saya sebagaimana asisten team leader bertugas memberikan solusi penuelesaian.
Asistensi dilakukan di meja agent untuk melihat kondisi kasus tersebut sehingga saya harus berpindah
dari satu meja ke meja lain. Selain itu agent yang bertanya atau membutuhkan asistensi cukup banyak
dan bisa membuat antrian. Kondisi ini membuat saya meninggalkan tugas lainnya yang sedang saya
kerjakan dalam waktu yang cukup lama. Untuk mengatasinya, sebelum bekerja saya membuat checklist
tugas apa yang akan saya kerjakan hari ini. Saya juga menggunakan aplikasi pengingat waktu di google
calender. Sehingga tugas yang belum diselesaikan bisa terkoneksi melalui handphone.

D hasilnya

Hasil dari konsisten dan kedisplinan yang saya lakukan setiap hari, membuat saya mampu mengelola
tugas sesuai waktu yang ditentukan. Untuk tugas harian yang saya lakukan sebagai asisten team leader
selalu terselesaikan sebelum deadline. Ini terbukti dari setiap shift terkoordinasi secara baik dan
terstruktur. Karena apabila tidak mampu mengelola tugas harian dengan baik, akan mempengaruhi
kinerja shift selanjutnya yang tentu akan memberikan dampak yang tidak baik untuk perusahaan.
Komitmen saya dalam mengatur tugas dan disiplin waktu berdampak saya tidak menambah waktu atau
lembur kerja. Hasil dari penerapan strategi dalam menjalan kan berbagai tugas dalam waktu yang
bersamaan itulah yang menjadikan saya terbiasa untuk mengatur waktu dengan sebaik mungkin.
Meskipun pada awalnya terasa cukup berat tapi dengan dibiasakan akan menjadi bisa dan akhirnya
menjadi terbiasa. Komitmen itu membuahkan hasil yang konkret dalam karir saya sehingga dipercaya
menjadi seorang trainer.