Teknik Penulisan Laporan

yang Efektif
Sri Wahyuni
Tujuan Pembelajaran
Standar Kompetensi:
Menerapkan teknik penulisan laporan yang efektif

Kompetensi Dasar
1. menjelaskan tujuan laporan
2. menggambarkan karakteristik pembaca laporan
3. menyesuaikan informasi yang dibutuhkan pembaca
4. melaksanakan pembuatan kerangka laporan
5. melatih penyusunan draft laporan
6. melaksanakan teknik pendukung dalam penulisan laporan
7. memodifikasi laporan dengan tepat
1. Tujuan laporan
a. Tujuan umum
1) menginformasikan
2) menjelaskan
3) menginstruksikan
4) mengevaluasi
5) merekomendasikan
6) memprovokasi
7) membujuk
b. Tujuan khusus

Tujuan spesifik laporan bergantung pada output dan sasaran khusus dari laporan
tersebut.
Misalnya:
Laporan hasil Kajian Akademis tentang Komunikasi Utang Pemerintah bertujuan
untuk menemukan penyebab masalah untuk kemudian memberikan saran atau
rekomendasi bagaimana strategi komunikasi yang terbaik untuk mengomunikasikan
utang kepada masyarakat.
2. Pemahaman Karakteritsik Pembaca Laporan.

Untuk mengenali dan memahami karakteristik pembaca laporan, kita dapat

menggunakan pertanyaan-pertanyaan berikut.
a. Seberapa homogen pembaca laporan?
b. Bagaimana familiaritas pembaca terhadap laporan?
c. Berapa lama durasi atau waktu yang mereka miliki untuk membaca laporan?
d. Seberapa mendalam pengetahuan mereka tentang isi atau substansi laporan?
e. Apa tujuan mereka menginginkan laporan tersebut?
3. Penentuan informasi yang dibutuhkan Pembaca
Setelah dapat mengenali karakteristik pembaca, informasi dapat difokuskan kepada
a. informasi yang dibutuhkan pembaca
b. informasi yang ingin diketahui pembaca
c. informasi yang ingin diangkat pembaca

Agar dapat menentukan informasi yang dibutuhkan pembaca, kita dapat melakukan
konsultasi dengan pihak yang menugaskan, pihak yang membaca laporan, dan pihak
pengambil keputusan.
Pelibatan pihak-pihak tersebut akan memperbesar peluang diterimanya laporan.
Buatlah daftar pertanyaan yang jawabannya adalah informasi yang dibutuhkan
pembaca. Misalnya dengan menggunakan mindmap (peta pikiran).
Misalnya pada saat melakukan investigasi tentang bagaimana utang pemerintah
menjadi pembicaraan publik di media massa, berikut ini pertanyaan yang dapat
dimunculkan.
a. Apa yang terjadi?
b. Apakah informasi tentang utang sudah disampaikan?
c. Bagaimana strategi komunikasinya?
d. Apa akibatnya?
4. Pembuatan Kerangka Laporan
Kerangka laporan berisi sekumpulan gagasan utama yang menggambarkan inti dari
laporan yang akan dibuat.

Manfaat membuat kerangka laporan antara lain sebagai berikut:

a. memperlihatkan struktur laporan secara menyeluruh;
b. mengingatkan pembuat laporan tentang informasi yang akan dibutuhkan sebelum laporan
dibuat.
Tahapan membuat kerangka laporan ada 3 langkah, yaitu
1) menulis judul laporan
2) membuat sistematika laporan secara menyeluruh
3) mempertimbangkan rencana penyajian informasi dalam batang tubuh
Cara menyusun kerangka laporan berdasarkan hierarki/level:
a) Tentukan ide utama (main point) yang akan disampaikan.
b) Tentukan kalimat-kalimat utama (main lines of argument) yang akan
mendukung ide utama.
c) Tambahkan beberapa subargumen untuk setiap main argument.
d) Tambahkan beberapa bukti/data untuk setiap subargumen.

Kerangka laporan dapat disusun dengan alternatif klasifikasi informasi

menggunakan urutan kejadian, 5W1H, dan lokasi.
Untuk mengecek kerangka laporan yang kita buat sudah memadai atau
belum, pertanyaan-pertanyaan berikut dapat kita gunakan.
a) Apakah semua komponen kerangka laporan perlu ada?
b) Adakah area/topik yang belum tercantum?
c) Adakah area/topik yang tidak perlu?
d) Apakah tingkatan/level sudah tepat?
e) Apakah urutan penyajian informasi sudah tepat?
f) Apakah bahasa yang digunakan sudah memenuhi kaidah?
g) Apakah penomoran secara hierarki sudah benar?
5. Penyusunan Draf Laporan
a. Kumpulkan data yang tepat
Data sangat penting untuk mendukung laporan. Pengumpulan data sangat bergantung
pada jenis laporan yang dibuat. Parameter data yang dipilih ringkas dan relevan dengan
gagasan dalam laporan.

1) Data internal, data yang berasal dari unit kerja sendiri. Data ini dapat dikumpulkan
dengan cepat. Misalnya data realisasi anggaran.
2) Data eksternal. Jika data eksternal sudah tersedia dari riset-riset atau survei
sebelumnya, tidak perlu mengumpulkan data sendiri. Data yang sudah ada dapat
digunakan (dipinjam).
 b. Pisahkan data relevan menjadi beberapa bab yang berbeda.
Laporan bisnis sebaiknya tidak terlalu dipenuhi angka dan data. Menyusun data menjadi
beberapa bab yang berbeda adalah salah satu kunci keberhasilan laporan bisnis.
Contoh: data penerimaan dipisah dengan data analisis pengguna jasa (customer).
c. Susun laporan menjadi beberapa bab yang dapat dibaca dengan cepat, sesuai dengan
kerangka laporan.
d. Kerjakan yang paling mudah terlebih dahulu.
Bisa jadi beberapa bab bergantung pada hasil analisis atau input dari bab lain. Oleh karena
itu, Anda dapat mengerjakan bab-bab tersebut secara terpisah sambil menunggu analisis
diselesaikan.
e. Tarik simpulan dan rekomendasi yang spesifik
Simpulan yang jelas harus ditarik secara logis dari data yang diteliti dalam laporan. Setelah
itu berikan rekomendasi yang jelas dan spesifik tentang tindakan terbaik berdasarkan
simpulan tersebut.
f. Cantumkah sumber jika diperlukan
Anda mungkin perlu menjelaskan asal informasi yang Anda tuangkan dalam laporan.
Tulislah semua sumber tersebut dalam daftar pustaka untuk menyediakan sumber bagi
orang lain yang ingin menindaklanjuti dan meneliti data tersebut lebih lanjut. Untuk daftar
pustaka, gunakan format yang tepat sesuai dengan panduan dalam EYD.
6. Penggunaan Teknik Pendukung dalam Penulisan Laporan
Penggunaan teknik pendukung berupa ilustrasi perlu memperhatikan variasi warna, poin-
poin dalam box, dan enam prinsip.
a. Variasi warna
Seringkali akan sangat bermanfaat jika dalam laporan disertakan tabel atau grafik yang
menampilkan data kuantitatif. Gunakan variasi warna untuk menarik perhatian dan
membantu membedakan informasi.
b. Poin-poin dalam box
Jika memungkinkan, gunakan bullet points, angka, atau data dalam box agar lebih
mudah dibaca. Halaman yang penuh dengan teks sangat melelahkan bagi pembaca.
Rangkumlah poin-poin penting dari teks laporan dalam sebuah kotak. Cara ini akan
membuat data lebih terbaca dan membantu menunjukkan signifikansinya.
c. Enam prinsip
Penggunaan ilustrasi dalam bentuk grafis perlu mengikuti enam prinsip, yaitu
konsistensi, pengontrasan, keseimbangan, penekanan, konvensi, dan kesederhanaan.

Jenis ilustrasi yang dapat digunakan adalah tabel dan gambar (grafik, bagan, diagram,
peta, denah, foro, dan gambar lainnya).
Berikut ini beberapa contoh penggunaan tabel dan grafik.
1) Tabel
Tabel adalah daftar berisi ikhtisar sejumlah (besar) data/informasi, biasanya berupa kata-
kata dan bilangan yang tersusun secara bersistem, urut ke bawah dalam lajur dan deret
tertentu dengan garis pembatas sehingga dapat dengan mudah disimak.
Tabel memiliki baris yang memanjang ke bawah dan kolom yang memanjang ke samping.
Contoh

Tabel disamping menunjukkan data kecelakaan lalu

lintas selama H-6 sampai dengan H+6 Lebaran Tahun
2015 dan 2016. Data yang disajikan adalah data jumlah
kejadian dan trennya (dalam angka dan persentase).
2. Grafik
Grafik adalah lukisan pasang surut suatu keadaan dengan garis atau gambar (tentang
turun naiknya hasil, statistik, dan sebagainya) atau penyajian informasi dalam bentuk
gambar, bukan dalam bentuk teks. (KBBI)
Grafik berguna untuk menyajikan data agar lebih menarik, mudah dicerna, dan lebih
jelas.
Grafik akan sangat diperlukan ketika kita menyajikan banyak data. Untuk melakukan
perbandingan, menunjukkan hubungan, melihat perkembangan, grafik bisa membantu
kita untuk menyajikan data dengan lebih jelas dan lebih mudah.
Setiap jenis grafik mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Berikut ini penggunaan
berbagai jenis grafik yang dapat kita gunakan sesuai dengan kebutuhan dalam
menyajikan data secara visual.
a) Grafik Batang
Grafik Batang, digunakan untuk menunjukkan perbandingan di antara variabel yang berbeda
atau menunjukkan perbandingan variabel dari waktu ke waktu.
Contoh:

Grafik batang di samping menunjukkan data penjualan

buku kamus dari empat bahasa yaitu bahasa Indonesia,
bahasa Inggris, bahasa Jepang, dan bahasa Jerman selama
bulan Januari s.d. Maret.
b) Grafik Garis
Grafik Garis digunakan untuk menunjukkan perubahan pada periode waktu tertentu (jam,
bulan, triwulan, semester, tahun).
Grafik garis sangat efektif untuk hal-hal berikut:
 mengidentifikasi tren atau pola naik turunnya suatu data;
 memperbandingkan beberapa variabel pada periode waktu yang sama.
Contoh:
Grafik tersebut menjelaskan perkembangan nilai ekspor
Kalimantan Barat selama periode Januari 2016 sampai dengan
Desember 2017.
Perkembangan tersebut dapat dilihat dari data per bulannya,
dari bulan Januari sampai dengan Desember 2016 untuk dilihat
trennya. Selain itu juga dapat dilihat perbandingan nilai ekspor
pada bulan yang sama antara tahun 2016 dan 2017.
c) Grafik Lingkaran
Grafik lingkaran digunakan untuk membandingkan bagian-bagian terhadap keseluruhan.
Pada grafik lingkaran, data ditampilkan dalam bentuk persentase. Grafik ini tidak bisa
digunakan untuk menampilkan perubahan antarwaktu.

Grafik lingkaran di samping menujukkan tingkat kepuasan

pasien sebuah rumah sakit terhadap pelayanan di Instalasi
Gawat Darurat. Dari total 100% pasien yang menggunakan
layanan IGD, dapat dilihat persentase pasien yang
menyatakan sangat puas, puas, kurang puas, tidak puas,
dan sangat tidak puas terhadap layanan IGD.
d) Grafik Area

Grafik area mirip dengan grafik garis. Keduanya sama-sama bisa digunakan untuk melihat
perubahan antarwaktu untuk satu atau dua kelompok data. Grafik area digunakan untuk
melihat perubahan dari dua kelompok yang berhubungan tetapi tetap dalam satu kesatuan.

Contoh:
Perkembangan Penduduk Cacat di Negara X
300

250
Grafik area berikut ini menyajikan data perkembangan
200
penduduk cacat berdasarkan kelompok jenis kelamin (laki-laki
150
dan perempuan) tahun 1976 sampai degan 2002 di negara X.
100

50

0
1976 1978 1980 1982 1984 1986 1988 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2002

Perempuan Laki-laki
7. Modifikasi/penyuntingan draf laporan
Langkah berikutnya dari tahapan penyusunan laporan setelah menyusun draf dan
menggunakan grafis adalah melakukan penyuntingan.
Menyunting adalah suatu kegiatan memeriksa kembali suatu tulisan atau naskah sebelum
dipublikasikan. Penyuntingan dilakukan untuk menyiapkan naskah laporan siap cetak atau
siap terbit dengan memperhatikan sistematika penyajian, isi, dan bahasa.

Berikut ini langkah-langkah melakukan penyuntingan laporan:

a) Baca ulang draf laporan yang telah dibuat dengan penuh ketelitian dan kehati-hatian;
b) Identifikasi dan mengecek kesalahan penggunaan bahasa. Kesalahan bahasa memberikan kesan
bahwa penulisan laporan tidak dikerjakan dengan serius. Hindari penggunaan kata-kata yang
rumit atau bertele-tele dan kata yang tidak formal.
Secara umum, laporan diitulis dalam bentuk kalimat pasif yang biasanya lebih baik daripada
kalimat aktif.
Beberapa kesalahan bahasa yang perlu dicek
1) kesalahan penggunaan kata baku dan tidak baku
2) kesalahan ejaan
3) kesalahan tanda baca
4) kesalahan diksi atau pilihan kata
5) kesalahan struktur
6) kesalahan konjungsi atau kata penghubung
c) mengecek tata letak (layout) laporan yang meliputi penempatan posisi judul,
subjudul, sub-subjudul, urutan penomoran, penempatan tabel dan gambar
d) mengecek indentasi, spasi, dan tingkat kerapatan antarbaris
e) memperbaiki kesalahan-kesalahan yang telah teridentifikasi tersebut dengan
menghapus, mengganti, atau menambahkan unsur-unsur bahasa dalam draf
laporan
f) Tahap terakhir adalah membaca ulang draf laporan yang telah dikoreksi sebelum
di-publish atau dicetak.
Terima kasih